Handleiding. Adsolut Nieuwe gebruiker

Transcriptie

1 Handleiding Adsolut Nieuwe gebruiker G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC

2 Adsolut - Nieuwe gebruiker Inhoud 1. Doel van document Terminologie Nieuwe gebruiker Medewerker aanmaken... 6 Bestaande medewerker (aangemaakt vanuit gebruiker)... 6 Nieuwe medewerker (niet gekoppeld aan gebruiker) Menu-rechten

3 Adsolut - Nieuwe gebruiker 1. D O E L V A N D O C U M E N T Wanneer er een nieuwe medewerker start te werken met Adsolut, dienen er een aantal acties te gebeuren om deze medewerker aan te maken als gebruiker in Adsolut. Dit document licht toe hoe het gebruikersbeheer in elkaar zit in Adsolut maar ook hoe en waar de gebruiker aangemaakt moet worden. Verder wordt er ook aandacht besteed aan het beheren van de machtigingen, op niveau van menu, rapportage, prestaties, HRM, etc. Veel leesplezier! 2

4 Adsolut - Nieuwe gebruiker 2. T E R M I N O L O G I E In Adsolut zijn er een aantal termen die van toepassing zijn wanneer het over een eindgebruiker gaat. Het is belangrijk deze te kennen, hieronder volgt een lijst: Gebruiker: Een gebruiker is een persoon die in Adsolut kan aanloggen en gebruik kan maken van Adsolut. Een gebruiker kan actief of inactief gezet worden, wat invloed heeft op het totaal aantal beschikbare licenties. Wanneer er een gebruiker wordt aangemaakt, wordt automatisch ook een medewerker aangemaakt. Elke gebruiker heeft een unieke code. Medewerker: Een medewerker is een persoon die in Adsolut is aangemaakt en mogelijk gekoppeld is een aan gebruiker. In de medewerkersfiche staan de persoonlijke gegevens gekoppeld. Het is niet noodzakelijk zo, dat een medewerker ook kan aanloggen. Elke medewerker heeft een unieke code. Menurechten: Menurechten worden toegepast op niveau van de medewerker die gekoppeld is aan een gebruiker. Door de menurechten in te stellen, wordt bepaald welke menupunten een ingelogde gebruiker kan zien. Licentie: De licentie geeft aan hoeveel gebruikers er totaal actief kunnen worden gezet, in Adsolut. Gebruikersgroepen: Een gebruikersgroep is een verzameling van een aantal gebruikers die al dan niet toegang hebben tot een aantal sub-dossiers. 3

5 3. N I E U W E G E B R U I K E R Best uit te voeren door een systeembeheerder. Om een nieuwe gebruiker aan te maken, moet het volgende gebeuren: 1. Systeembeheer>Gebruikersbeheer: 2. Nieuw Dit venster dient aangevuld te worden met gebruikersgegevens van de nieuwe gebruiker. Hieronder volgt een overzicht van de velden en hun toepassing: Code: moet een unieke, nog niet bestaande gebruikerscode zijn. Opgelet, dit is de code waarmee een gebruiker kan inloggen en zal geïdentificeerd worden, in Adsolut. Indien er een gebruiker wordt aangemaakt, wordt er ook meteen een (blanco) medewerkersfiche aangemaakt, met dezelfde code. Naam: moet de naam bevatten Windows credentials: Indien Adsolut is geïnstalleerd in een domein omgeving met een active directory, kan de gebruiker gekoppeld worden aan een Windows gebruiker. Hiervoor moet Single Sign-On actief zijn in de configuratie van Adsolut (zie handleiding Algemeen Single Sign-On ). Indien hiermee wordt gewerkt, moet een gebruiker enkel correct aanloggen in Windows en zal deze log-in ook opgehaald worden bij het aanloggen in Adsolut zelf. Initieel wachtwoord: Enkel van toepassing indien er niet met een windows credential gewerkt worden. Hier kan alvast een wachtwoord ingegeven worden die van toepassing is op deze gebruiker. De gebruiker kan achteraf, bij het aanloggen, zelf zijn/haar wachtwoord wijzigen indien nodig. Administrator: Hiermee kan een gebruiker gemarkeerd worden als administrator in Adsolut. Volledige relaties toegang: Hiermee kan aangegeven worden of de gebruiker toegang heeft tot de boekhoudkundige dossiers van alle relaties. Actief: Hiermee wordt een gebruiker gemarkeerd als actief, waardoor de gebruiker in kwestie ook kan aanloggen. Dit heeft bijgevolg invloed op het totaal aantal beschikbare licenties. Mobile user: Niet van toepassing. MAC Address: Niet van toepassing.

6 Opstartdossier: Hiermee kan bepaald worden of een gebruiker onmiddellijk moet gestuurd worden naar een sub-dossier, bij het aanloggen. Indien dit blanco is, zal de gebruiker steeds in het hoofddossier terecht komen. Opgelet! Zodra een gebruiker aangevinkt staat als actief, zal deze gebruiker in mindering gebracht worden bij het aantal gebruikers beschikbaar in de licentie. Dit kan steeds geraadpleegd worden, via het overzicht van de gebruikers: Maximum aantal gebruikers: Het totaal aantal aangekochte toegelaten gebruikers, volgens de licentie Aantal actieve gebruikers: Het totaal aantal gebruikers die aangevinkt staan als Actief 3. Gebruikersgroepen en relaties Verder kan er vanuit het overzicht van de gebruikers, een aangemaakte gebruiker ook gekoppeld worden aan een gebruikersgroep en/of kunnen gebruikers toegang verleend worden aan specifieke relaties: De gebruiker is hiermee aangemaakt en kan in principe nu al aanloggen in Adsolut. Het enige wat nu nog rest, is het aanvullen van de medewerkersfiche.

7 4. M E D E W E R K E R A A N M A K E N Best uit te voeren door een HR-beheerder. Het is echter ook mogelijk om een medewerker aan te maken, zonder dat hier een gebruiker aan is gekoppeld. De aangemaakte medewerker kan dan niet aanloggen in Adsolut, maar het is wel mogelijk dat een Adsolut gebruiker wel uren kan registeren voor deze medewerker. B E S T A A N D E M E D E W E R K E R ( A A N G E M A A K T V A N U I T G E B R U I K E R ) Zoals aangegeven in hoofdstuk 2, wordt er automatisch een medewerker aangemaakt, bij het aanmaken van een gebruiker. Wanneer de gebruikerscode en de medewerkerscode identiek zijn aan elkaar, zijn deze met elkander verbonden. Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten en wensen in Adsolut, kunnen een heel aantal persoonlijke gegevens worden aangevuld op de medewerkersfiche: HRM>Medewerkers: Het beschrijven van deze velden valt buiten het nut van deze handleiding, maar enkele handigheden worden wel aan getoetst: Functie Lees eid : Deze functie laat toe om met een SmartCard reader, de elektronische identiteitskaart van een medewerker uit te lezen. Vanaf de kaart kunnen dan persoonlijke gegevens zoals naam, geboortedatum, rijksregisternummer, pasfoto, etc. worden overgenomen. N I E U W E M E D E W E R K E R ( N I E T G E K O P P E L D A A N G E B R U I K E R ) Een nieuwe gebruiker kan aangemaakt worden, via volgende weg: Vervolgens kunnen dezelfde functies gebruikt worden, als hierboven beschreven, om de medewerker aan te vullen met persoonlijke gegevens.

8 5. M E N U - R E C H T E N Wanneer er sprake is van een medewerker die gekoppeld is aan een gebruiker en dient aan te loggen in Adsolut, is het nodig deze gebruiker de nodige menu-rechten toe te kennen. Adsolut voorziet standaard een aantal voor gedefinieerde menu s die gebruikt kunnen worden. Het is ook mogelijk een bestaand menu uit te breiden en naar eigen hand te zetten. Om dit te bekomen, wordt er best contact opgenomen met ons (helpdesk@adsolut.be). Opgelet! Er worden reeds standaard menu s, samen met Adsolut aangeleverd. Dit zijn menu s die ook mee worden geüpdatet. Het is afgeraden deze menu s zelf aan te passen, aangezien die aanpassingen bij een volgende update terug overschreven worden. Wanneer er bijkomende menu s zijn voorzien, krijgen deze een andere prefix, die bij een update niét overschreven worden. 1. Menu-rechten worden als volgt ingesteld HRM>Medewerkers>Rechten Algemeen: In kolom menulayout kan een menu opgehaald worden dat van toepassing is op de medewerker in kwestie. Hieronder volgt een overzicht van het nut van de overige velden: Veldkiezer: Laat al dan niet het gebruik van de veldkiezer toe (zie ook de handleiding Adsolut Algemene werking ) Exporteer: Laat al dan niet het exporteren van gegevens toe. Templateaccess: Laat al dan niet het gebruik van dossier sjablonen toe. Filters: Laat al dan niet toe of er met filters kan gewerkt worden