Companyweb. Inhoudsopgave. Deel I Inleiding. Deel II Hoe van start gaan? Deel III Rapport. Deel IV Adrescontrole Softconstruct nv

Transcriptie

1

2 I Inhoudsopgave Deel I Inleiding 1 Deel II Hoe van start gaan? 1 Deel III Rapport 2 Deel IV Adrescontrole 5

3 Inleiding 1 1 Inleiding Toga voorziet naast DPA ook de functionaliteit om met rapporten op te vragen én adrescontroles uit te voeren. Hiervoor dien je een abonnement te hebben bij Heb je al een abonnement bij, ga dan meteen naar stap 2 Hoe ga je van start maar vergeet niet te verwittigen dat je geïntegreerd werkt met Toga zodat je van de volledige functionaliteit kan genieten zoals het rechtstreeks bewaren van rapporten in Toga. Heb je nog geen abonnement bij, dan kan je een proefabonnement starten om van deze functionaliteit te proeven. Hiervoor ga je naar Mogelijks krijg je bovenaan de site een Cookies-balk, deze moet je aanvaarden om verder te kunnen. Gebruik als login CWTOGA met het wachtwoord DEMO. In het volgende scherm vervolledig je de pagina met jouw kantoorgegevens. Hierdoor ontvang je jouw persoonlijke login en wachtwoord via . In stap 2 leggen we uit waar je deze credentials in Toga kan invullen. 2 Hoe van start gaan? behoort niet tot de DPA-functies maar wordt wel door Toga aangeboden. Via de website van kan je je registreren en kies je zelf wat je login en wachtwoord is. Let wel dat dit een betalende service is. Van zodra je geldige aanmeldgegevens hebt voor kan je deze invullen in Toga via Onderhoud, Algemeen.

4 2 3 Rapport Rapporten kan je in een dossier opvragen. Bij het opvragen van rapporten wordt er een bepaalde kost aangerekend. Deze kost kan je terugvinden bij de kantoorkosten. Van zodra het rapport is aangemaakt kan je het terugvinden bij de documenten. Voor DPA zijn er 3 rapporten beschikbaar, nl. Rijksregister, CBB (Centraal Bestand Beslagrechten) en Graydon. Dit wordt verder uitgelegd in de handleiding van "DPA" en in de algemene handleiding van Toga. Daarnaast heb je nog een 4de rapport beschikbaar, nl.. Dit rapport gaan we hieronder verder toelichten. Het rapport van kan je opvragen via het tabblad "Dossiergegevens" bij de contactfiche. Rechts onderaan het tabblad zie je 4 knoppen staan waarmee je het rapport kunt aanvragen. Zoals eerder gezegd gaan we enkel de optie "" verder toelichten.

5 Rapport 3 Zoals eerder gezegd is geen functie van DPA. Hier hoef je je ook niet te identificeren met je identiteitskaart. Een opzoeking via kan je enkel doen op KBO-nr. Van zodra je dat hebt opgegeven klik je op "Detailrapport laden". Je krijgt het resultaat te zien. Als je dat wil bewaren klik je op "Detailrapport bewaren".

6 4 Vervolgens krijg je terug een melding dat er een rapport is aangemaakt. Klik op OK. Het rapport kan je terugvinden bij de documenten in het dossier genaamd "NAAM CLIËNT ('KBO-nr.') detail rapport". Rapporten van aanvragen zijn altijd PDF-documenten.

7 Rapport 4 5 Adrescontrole De andere functionaliteit is de adrescontrole. Dat kan je terugvinden via het tabblad "Algemene gegevens" bij de contactfiche. Links bovenaan zie je een datum staan, dat is de datum van de laatste controle. Als je met je muis er op gaat staan (niet klikken), dan komen er 4 knoppen tevoorschijn, nl. ID inlezen, Advocaat, Graydon en. ID inlezen is een optie die al beschikbaar was in Toga. Advocaat en Graydon zijn functies van DPA en worden verder uitgelegd in de handleiding "DPA" en in de algemene handleiding van Toga. Hier gaan we het enkel hebben over. Voor deze dienst worden geen kosten aangerekend. Als een fiche online gecontroleerd is, of er is manueel een wijziging gebeurd aan de adresgegevens, dan wordt de controledatum aangepast, en wordt ook het nieuwe adrescontrolelogboek aangevuld met welke gegevens er aangepast zijn. Je zult ook zien dat de controledatum dan groen wordt. Hieraan kan je zien dat het adres recentelijk nog gecontroleerd is. Momenteel staat deze termijn op 6 maanden. Een tweede plaats waar je deze adrescontrole terug vindt is bij het maken van documenten. Als je nu een nieuw document maakt, dan zullen de contactfiches in het nieuw document-scherm verschillende kleuren kunnen hebben, nl. rood of groen als ze reeds gecontroleerd zijn, en lichtblauw als ze kunnen gecontroleerd worden maar nog nooit gecontroleerd zijn. Enkel fiches met een ingevuld KBO-nummer zullen dus een kleur krijgen in het nieuw document-scherm.

8 6 Zoals eerder gezegd is geen functie van DPA. Om met de adrescontrole te doen kan je zoeken op KBO-nummer. Van zodra je op OK klikt worden de adresgegevens gecontroleerd en eventueel geupdate. Dat kan je zien aan de controledatum links bovenaan de contactfiche die in het groen wordt gemarkeerd. Aanmaak documenten Zoals eerder gezegd kan je ook een adrescontrole doen bij het maken van documenten. Klik hiervoor op "Nieuw document". Er wordt een venster geopend waar je één of meerdere partijen kunt selecteren. De partijen waar een KBO-nummer is ingevuld kunnen verschillende kleuren hebben, nl. rood, groen of lichtblauw. Rood wil zeggen dat ze gecontroleerd zijn maar het is niet meer up-to-date. Groen wil zeggen dat ze gecontroleerd zijn én het is ook up-to-date. Lichtblauw wil zeggen dat ze nog nooit zijn gecontroleerd maar wel gecontroleerd kunnen worden omdat het KBO-nummer is ingevuld.

9 Adrescontrole 7 Adressen online controleren Bij het maken van een document kunnen de adresgegevens van één of meerdere partijen automatisch online gecontroleerd worden op basis van hun KBO-nummer. Onderaan het venster zie je de optie "Adressen online controleren indien mogelijk" aangevinkt staan. Dit wordt vanaf nu standaard altijd aangevinkt. Als je dat liever niet wilt, kan je het daar uitvinken en Toga zal dat ook onthouden bij het aanmaken van andere documenten.

10 8 De online adressencontrole kan je instellen via Onderhoud, Algemeen. Onder het scherm kan je kiezen of je de adrescontrole via Graydon of via wilt doen. Of zelfs geen controle. Van zodra je de inloggegevens van hebt ingevuld zal de optie "" standaard worden voorgesteld.

11 Adrescontrole 9 Logboek adrescontrole Telkens er een gegeven gewijzigd is wordt dit bewaard bij de contactfiche bij "Logboek adrescontrole". Daar zie je een chronologische lijst wie wanneer en via welke weg het adres heeft aangepast.

12 10