INTERNE COMMUNICATIE -Doelstelling -

Transcriptie

1 INTERNE COMMUNICATIE -Doelstelling -

2 Programma vandaag Mededelingen / vragen Theoriecollege: doelstelling Praktijk: consult per groep INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 2

3 Consult 12.45u u. Groep u u. Groep u u. Groep u u. Groep u u. Groep 5 Aan de slag Zorg dat je 5 min. voor tijd in omgeving verkeert!! INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 3

4 Interne communicatie als functie (H10) Structuur Interne Media Advisering Directie Beleidskader Agendasetting Directie Communicatieve vaardigheden bevorderen Bron van HRMinformatie Directie Communicatie HRM Verkoop Contract Support USA EU Middenkader Communicatie Ondersteuning Vertaling naar lokale organisatie Afstemming Mode Events Medewerkers

5 Verder van invloed Andere stafafdelingen: IT, Marketing, Strategie, Financieel, Facilitair Bron van veel informatie richting medewerkers Kan ook veel winnen bij reactie en input van de medewerker Ondernemingsraad (blz. 137)

6 Volwassenheid interne communicatie Ambachtelijk: stukjes schrijven Regie: invloed op de onderwerpen Consultant: gericht werken aan ontwikkeling van de organisatie Partner: communicatief management, compleet programma

7 Eigenschappen voor interne communicatie Beinvloeding begrijpen (o.a. Machiavelli) Schakelen tussen strategie en uitvoering Brede interesse voor organisatie-aspecten Communiceren op meerdere niveaus Interactieve media begrijpen Slagvaardig Stressbestendig

8 Interne communicatie als managementinstrument Interne Communicatie Uit het stamwoord communis (Latijn) is een hele reeks Engelse woorden afgeleid: #common #commune #community #communism #communion #communication. De Engelse taal toont duidelijk de verwantschap tussen de woorden 'gemeenschap' en 'communicatie'. Management Het woord managen wordt op grote schaal gehanteerd. De herkomst van het woord is waarschijnlijk Frans. Manager is daar vanouds le soigneur d un champion, de verzorger van een kampioen. Instrument

9 Introductie interne communicatie (H1) Maatschappelijke trends: Globalisering Prosumer, vlakke wereld (Friedman) Continue verandering Effeciëntie Productiever en slimmer IT (Interactieve media) Sociale omgang Interne cultuur, wij-gevoel Kunnen beïnvloeden van de cultuur

10 Functies van interne communicatie (H2) Organisatie: richten Mensen: motiveren & verbinden Kennis: optimaal gebruik van ervaring R&D Inkoop Productie Verkoop Logistiek Werkprocessen: van idee naar klant HRM Marketing Financieel Communicatie

11 Faciliteren van het werkproces de vergeten functie Goed inwerkprogramma, servicedesks, mentorprogramma, handboeken, belangrijk: communicatie in dezelfde taal Taakinformatie: Stroomschema s, werkinstructies Des te minder gedetailleerde informatie, des te meer coördinatie en afstemming Coördinatievormen: Direct toezicht, standaardisering van werkzaamheden, standaardisering van vaardigheden, onderlinge aanpassing

12 Voorbeeld van een stroomschema

13 Optimaal gebruik van aanwezige kennis Kennis zichtbaar maken en een communicatiecultuur stimuleren waarin kennis delen de norm is Goede structuur voor kennismanagement Harde kant Zachte kant Expliciete kennis Databases Wiki s Vakopleidingen Inwerkprogramma Impliciet Persoonvinder Forums Communities Kennisevenementen Competenties

14 Mensen motiveren en verbinden Feedback staat centraal Horen of je het goed doet! Meer in hoofdstuk 4

15 De organisatie richten Beleid, missie en visie Gezamenlijke doelen: Een gevoel van gemeenschap Roadshows, discussies Beleid: Vooraf betrekken Uitleggen wat er is bepaald Vooraf is beter dan achteraf: Mensen moeten het beleid wel kunnen plaatsen Zelfde informatieniveau, betekenis delen, tijd hebben en gelijke spelregels

16 Perspectief van de medewerker Werkproces: Wat moet ik doen, wanneer en op welke wijze? Kennis uitwisselen: Hoe kan ik dit het best aanpakken? Mensen trekken aan de bel als de eerste 2 functies niet goed zijn geregeld! Motivatie: Waarom doen we dit? Wat bindt ons? Richten: Waarmee houden we rekening? Wat is het kader waarbinnen we werken? Meer in hoofdstuk 4

17 Communicatierichtingen en -kanalen Parallelle Communicatie, via o.a. bijeenkomsten, AV, digitale media Directie Persoonlijke communicatie via de lijn Communicatie HRM Verkoop Contract Support USA EU Mode Events Mode Events Diagonale communicatie Horizontale Communicatie (top down / bottom up)

18 Communicatiekanalen Meerdere kanalen om het doel te bereiken Hoe kies je een kanaal? Ten eerste: wat wil je bereiken bij wie? Criterium: rijk vs arm Soorten: Persoonlijke communicatie Schriftelijke communicatie Audiovisuele communicatie Digitale communicatie

19 KANAAL: VOORDEEL: NADEEL: Persoonlijk Schriftelijk Audiovisueel Digitaal Meest effectief, tweerichting. Snel, grote afstanden overbruggen, herleesbaar in eigen tempo, iedereen zelfde info Combinatie horen en zien, grote impact Snel, actueel, tweerichting Minder goed onthouden,vertekening duur Eenrichting, imago van medium, onbekend of ontvanger info leest Duur, arbeidsintensief per bereikt persoon

20 Interne media - trends

21 Proces van interne communicatie (H3) Situatie: wanneer, welk onderdeel, met wie, welke aanwezigen? Effect Boodschap Zender Kanalen: Gesprek, Bijeenkomst, Intranet, Magazine Ontvanger Effect Feedback Zender houd informatie vast! Informatiemacht Selectie(ve perceptie)

22 Conclusies n.a.v het communicatieproces Werk met doelstellingen (effect) Welk effect wil je bereiken Kennis/houding/gedrag Werk met doelgroepen (ontvanger) Betrokkenheid (willen begrijpen) Kennis (kunnen begrijpen) Gewoontes

23 Kanaalkeuze en het beoogde effect

24 Analyse Strategie/missie Structuur (Organogram) Cultuur Leiderschapstijl Publieksgroepen Basisstructuur IC Doelstelling Doelgroep Strategie Taktiek Middelen Uitvoering Evaluatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 24

25 Het integraal ondernemingsmodel (IOM) Uitgangspunt: drie taken van een organisatie 1. Richten (missie en organisatiedoelen) 2. Inrichten (faciliteren van organisatie) 3. Verrichten (core business) Weggeman e.a., 1992 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 25

26 Inrichten ESH-model Evenwicht-Samenhang-Heterogeniteit model Evenwicht: alle elementen zijn even belangrijk Samenhang: verandering in één element, consequenties voor andere elementen Heterogeniteit: binnen elk element een meetbare, harde kant en een zachtere, niet-meetbare kant INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 26

27 Inrichten ESH-model strategie structuur managementstijl cultuur systemen personeel Weggeman e.a., 1992 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 27

28 Strategie onderneming HOE gaan we het geformuleerde doel bereiken? Maken van keuzes INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 28

29 Omgevingsanalyse Evaluatie Ondernemingsplan Missie, org. doelstellingen generieke ondernemingstrategieën Analyse communicatieomgeving Evaluatie Communicatieplan Generieke communicatiestrategieën Analyse communicatieproject Evaluatie Uitvoering Specifieke doelen en strategieën INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 29

30 Structuur Organisatietypen volgens Minzberg: 1. Simpele structuur (brandweer, eenmanszaak) IC:Vrij informeel, vooral eenrichtingsverkeer, top-down 2. Machinebureaucratie (auto-industrie, staatsbedrijven) IC: gestandaardiseerd, schriftelijk, lijn beslist, bureaucratisch 3. Professionele bureaucratie (advocatenkantoor, hogeschool) IC: Nauwelijks top-down INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 30

31 Structuur 4. Divisiestructuur (multinationals) IC: verticale communicatie, schriftelijk, weinig horizontale communicatie tussen divisies 5. Adhocratie (reclamebureau) IC: nauwelijks lijncommunicatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 31

32 Systemen Regels en procedures om medewerkers te sturen. IC is ook een systeem Communicatiekanalen elk kanaal heeft zijn eigen voor- en nadelen/eigenschappen Communicatierichtingen koppelen aan type informatie en kanalen Informele communicatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 32

33 Communicatiekanalen en type informatie Persoonlijk/lijn: - taak; beleid; motiverend Persoonlijk/parallel: Schriftelijk: AV Digitale media - beleid; P&O - beheer; commercieel; beleid - beleid; commerciëel; P&O - alle vormen INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 33

34 Communicatiesoorten Lijncommunicatie Via hiërarchische lijn parallelle communicatie vanuit één punt tegelijkertijd naar alle medewerkers formele communicatie informele communicatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 34

35 Verband ESH en IC Strategie en IC Input bij strategieformulering (bottom up) Output van strategie (top down) Structuur en IC Wat gedeeld wordt door structuur, wordt weer geheeld door IC Systemen en IC IC is zelf een systeem van regels basisstructuur INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 35

36 Soorten informatie Interne communicatie taakinformatie beleidsinformatie kennismanagement Motiverende informatie werkinstructie procesinformatie commerciële informatie beheerinformatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 36

37 Vaststellen doelen IC Doelen m.b.t. Beleidsinformatie: Langetermijncommunicatiedoelen (missie) Communicatiedoelen wetgebonden (Arbo e.d.) Communicatiedoelen n.a.v. beleid afdeling (kwaliteit e.d.) Kortetermijncommunicatiedoelen (project, verandering e.d) Doelen m.b.t. Taakinformatie INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 37

38 Doelstellingen Welk effect wil je bereiken bij welke doelgroep? Formuleer de doelstellingen dus per doelgroep! Effect wordt weergegeven in termen: kennis/houding/gedrag Van algemeen naar specifiek INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 38

39 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 39

40 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 40

41 INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 41

42 Eisen formulering doelstellingen S M A R T Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdslimiet INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 42

43 Boodschap Centrale thema (bijv. veiligheid, gezelligheid) Boodschap per doelgroep Op basis van argumenten die doelgroep aanspreekt: what s in it for me? Aangepast aan kenmerken van doelgroep INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 43

44 BEKENDMAKING BEÏNVLOEDING Strategie: communicatiekruispunt EENRICHTINGSVERKEER INFORMEREN OVERREDEN DIALOGISEREN FORMEREN TWEERICHTINGSVERKEER INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 44

45 Strategie: communicatiekruispunt Informeren: accent op informatieverstrekking Overreden: accent op beïnvloeden, overtuigen Dialogiseren: accent op open uitwisseling van ideeën (groepen zijn gelijkwaardig, overleg) Formeren: accent op aangaan van samenwerkingsverbanden (groepen staan tegenover elkaar, conflicthantering, afstemming) INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 45

46