EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE DOE JE DAT?

Transcriptie

1 EEN GOEDE COMMUNICATIEMIX SAMENSTELLEN: HOE DOE JE DAT?

2 COMMUNICATIEKANALEN KIES JE IN FUNCTIE VAN: 1. Doelstelling(en) van je communicatie 2. Doelgroep(en) die je wil bereiken 3. Boodschap die je wil overbrengen 4. Eigenschappen eigen aan het kanaal zelf

3 IEDEREEN MOET VOLGENDE MAAND WETEN DAT DE PROCEDURE VERMISTE PERSONEN IS VERANDERD. WE ZULLEN HET IN HET PERSONEELSMAGAZINE ZETTEN. AKKOORD OF NIET AKKOORD?

4 1. INTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLINGEN

5 1. DOELSTELLINGEN VAN DE INTERNE COMMUNICATIE 1. Informeren, kennis overdragen taakinformatie, procedures, instructies -> het faciliteren van werkprocessen beleidsinformatie, strategie, achtergrond -> richting geven aan de organisatie HRM informatie > informeren rond sociale info, personeelsinfo 2. Overtuigen & werven: besef, houding of gedrag beïnvloeden voldoende deelnemers aan activitetien werven, aanhangers van een idee genereren Motiveren en binden: werknemers op duurzame wijze blijven informeren positief omgaan met interactie -> een feedback cultuur installeren bevorderen van werksfeer en organisatiecultuur

6 1.INFORMEREN & KENNIS OVERDRAGEN TAKEN Intranet Maandelijkse nieuwsbrief to all / per doelgroep Lijncommunicatie Informatielijn, telefonische helpdesk Werkoverleg Mededelingen ad valvas Digitale informatieschermen BELEID Intranet Maandelijkse nieuwsbrief Personeelsblad Stafvergaderingen Personeelsbijeenkomst HRM Intranet Maandelijkse nieuwsbrief Personeelsblad Mededelingen ad valvas Digitale informatieschermen

7 2. OVERTUIGEN EN WERVEN VOORAL MONDELING Werkoverleg, afdelingsoverleg Cursus / training Workshop Presentatie Personeelsbijeenkomst Maar ook: Ondersteun met schriftelijke informatiedragers

8 3. MOTIVEREN EN BINDEN PUBLIEK BLIJVEND INFORMEREN Intranet of nieuwsbrief : achtergrond beleidsinformatie Personeelsblad: organisatie en management vertelt INPUT / FEEDBACK MOGELIJK MAKEN Blog Forum op intranet Ideeënbus Sociale media: Interne gesloten facebookgroep: mensen verbinden -> overschrijdend afdelingen, locaties en biedt meteen interactie Spreekuur leidinggevende BEVORDEREN ORGANISATIECULTUUR & BETROKKENHEID Personeelsfeest: netwerking, binding Meetings voor kaderpersoneel: netwerking, collegialiteit Team-meetings/teambuilding: netwerking, beleidsinfo

9

10 TRAP VAN QUIRKE

11 MET EEN BERICHT OP INTRANET EN EEN MEDEDELING OP HET PRIKBORD, WETEN OOK DE SCHOONMAKERS WEL DAT ZE VOLGENDE WEEK LANGS EEN ANDERE WEG DE PERSONEELSPARKING OP MOETEN AKKOORD OF NIET AKKOORD?

12 2. INTERNE DOELGROEPEN

13 2. INTERNE DOELGROEPEN FUNCTIES directie, middenmanagement, medewerkers dokters, verpleegkundigen, administratief medewerkers, onderhoudspersoneel, afdeling x, y, gepensioneerden, vrijwilligers, stagiaires, langdurig zieken, uitbestede diensten (bv. catering) PC of niet Eigen werkplek of niet Voltijds halftijds Hoog opgeleid laag opgeleid Jong oud

14 2. INTERNE DOELGROEPEN Communicatiemiddelen voor leidinggevenden maandelijkse stafvergadering specifieke managementnieuwsbrief Communicatiemiddelen voor specifieke groepen eigen zone op intranet / teamvergaderingen / teambuildings nieuwsbrieven per doelgroep: bv. hoofdverpleegkundigen, administratie medewerkers, vrijwilligers gebruikers van een specifieke computertoepassing; aan deze groep personeelsblad ook aan gepensioneerden of langdurig zieken sturen digitale schermen voor mensen zonder beeldscherm

15 OM ER VOOR TE ZORGEN DAT IEDEREEN ZICH GEDRAAGT CONFORM DE NIEUWE AFSPRAKEN ALS DE GEZONDHEIDSINSPECTIE KOMT, STUURT DE DIRECTEUR EEN UIT MET EEN LINK NAAR DE GEDRAGSREGELS OP INTRANET AKKOORD OF NIET AKKOORD?

16 3. COMMUNICATIEBOODSCHAP

17 3. COMMUNICATIEBOODSCHAP Eenvoud van de boodschap Complexiteit / gevoeligheid / persoonsgebondenheid van de boodschap Pop-up bericht Digitaal scherm Intranet Nieuwsbrief Persoonlijke , brief Meetings, presentaties: alle / doelgroep Opleiding / training / workshop 1-op-1 gesprek Schriftelijke kanalen Mondelinge kanalen

18 4. EIGENSCHAPPEN EIGEN AAN HET KANAAL ZELF

19 EIGENSCHAPPEN EIGEN AAN COMMUNICATIEMIDDEL ZELF KANAAL VOORDEEL NADEEL Persoonlijke communicatie Communicatie op papier Audiovisuele communicatie Digitaal Meest effectief Tweerichting Meer uitleg mogelijk Snel Grote afstanden overbruggen Herleesbaar in eigen tempo Iedereen zelfde informatie Soms visueel (bv. personeelsblad) Combinatie horen en zien Grote impact, beter onthouden Snel Steeds actueel Ideaal voor minder complexe info Tweerichting Minder goed onthouden Interpretatie, vertekening Eenrichting Onbekend of de ontvanger de info leest Arbeidsintensief (duur) Digitale drager nodig Soms als onpersoonlijk ervaren Bereikt de niet-digitale medewerkers niet

20 HOE MAAK JE NU EEN COMMUNICATIEPLAN?

21 LEG EERST EEN BASISSTRUCTUUR VAST DIE VOOR 80% VAN DE INTERNE COMMUNICATIE WERKT VASTE OVERLEGSTRUCTUREN INTRANET PERSONEELSBLAD NIEUWSBERICHTEN (DIGITAAL OF OP PAPIER) CREËEER AANSLUITENDE COMMUNCATIEKANALEN NDIEN NODIG

22 BASISSTRUCTUUR

23 COMMUNICATIEMATRIX communicatie middel Nieuwsbrief leidinggevenden Maandelijkse nieuwsbrief doel soort info doelgroep frequentie eigenaar Informeren, achtergrond beleid Informeren Taken, beleid leidinggevenden Elke 14 dagen Taken,beleid, HRM Intranet Informeren Taken, beleid, HRM Iedereen - Iedereen - Afdelingen 1 x per maand dagelijks directeur communicatie communicatie, afdelingshoofden Personeelsblad Informeren/ betrekken Beleid, Human interest, Motivatie Iedereen 4 x per jaar personeelsdienst

24 GEÏNTEGREERDE COMMUNICATIE Snelbericht Intranet Personeelsblad Posters Nieuwsbrief Lijncommunicatie Teambijeenkomsten

25 COMMUNICATIEPLAN VOOR EEN SPECIFIEK PROJECT

26 VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS Doelstelling: 80% van onze medewerkers laat zich vaccineren tegen de griep -> gedrag beïnvloeden Doelgroep: Alle medewerkers, maar in de eerste plaats de medewerkers die dagelijks direct in aanraking komen met patiënten en bewoners Boodschap: Griepvaccinatie is belangrijk. Op die manier voorkomen we dat we zelf ziek worden, maar ook dat onze bewoners, patiënten de ziekte van ons kunnen overkijgen. We willen daarom dat iedereen zich komt inenten in november. Timing: september november

27 Voorbeeld: griepvaccinatie voor medewerkers EERSTE HELFT SEPTEMBER Fase 1: Informeren via - Posters - Flyers personeelsrestaurant - Poll op intranet: voor/tegen griepvaccinatie - Arbeidsgeneesheer aan het woord in personeelsmagazine herfst (verschijnt 1/9) - Intranet: nieuwsberichten homepage EIND SEPTEMBER/ BEGIN OKTOBER Fase 2: werven - Maandelijkse nieuwsbrief - Inranet: nieuwsberichten homepage Lijncommunicatie via - Nieuwsbrief aan hoofdverpleegkundigen - Mondelinge herhaling hoofdverpleegkundigenvergadering Intranet pagina: wie/wat/waarom/hoe/waar/wanneer inenten EIND NOVEMBER - DECEMBER Fase 3: betrekken / feedback geven: Personeelsmagazine winter: getuigenissen over waarom van vaccinatie Maandelijkse nieuwsbrief: bedankt! SEPTEMBER, OKTOBER, NOVEMBER

28 VOORBEELD: GRIEPVACCINATIE VOOR MEDEWERKERS Doelstelling Doelgroep Boodschap Medium Timing Frequentie Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor INFORMEREN iedereen onze patiënt personeelsmagazine 1/sep 1 x per 3 maanden INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt posters prikklokken (opvallend) 5/sep tot 1 dec INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers is belangrijk voor onze patiënt flyers personeelsrestaurant 10/sep INFORMEREN iedereen Griepvaccinatie medewerkers: doe jij ook mee? poll intranet: stemmogelijkheid 10/sep tot 24 sept INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie pagina op intranet 5/sep To t 1 dec zichtbaar INFORMEREN iedereen Wie/wat/waarom griepvaccinatie nieuwsbericht op intranet 10/sep, 17/sep 2 x herhalen WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan nieuwsbericht op intranet 24/sep, 8/okt 2 x herhalen (2 weken) WERVEN WERVEN WERVEN iedereen Periode griepvaccinatie gaat nu in: meld je aan maandelijkse nieuwsbrief 30/sep verpleegkundigen Zet je medewerkers aan om zich in te enten wekelijkse nieuwsbrief 1/okt, 8 okt, hoofdverpleegkundigen 15 okt 3 x herhalen verpleegkundigen Zet je medewerkers aan om zich in te enten hoofdverpleegkundigenvergadering: agendapunt 5/okt FEEDBACK / BETREKKEN iedereen Bedankt voor jullie medewerking. maandelijkse nieuwsbrief 30/okt FEEDBACK / BETREKKEN iedereen Aantal inentingen. Duiding via interviews medewerkers personeelsmagazine 1/dec 1 x per 3 maanden

29 MEER INFO OF VRAGEN?