Communicatieplan C02 Prestatieladder 2014

Transcriptie

1 koopmans TBI 1 juli 2015 Versie van 10 Marssteden TD Enschede Postbus AL Enschede Communicatieplan C02 Prestatieladder 2014 Telefoon Fax juli 2015 Versie van 10 Marssteden TD Enschede Postbus AL Enschede Telefoon Fax info@koopmans.nl Bank IBAN NL71RBOS BIC RBOSNL2A KvK BTW NL B01 ISO 9001 gecertificeerd

2 koopmans TB I 2 van 10 Interne goedkeuring Naam Functie Afdeling Handtekening Datum Frank Westerink Auteur KAM Tom Schreurs MT-Lid MT

3 koopmans TB I 3 van 10 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uitgangspunten Eisen vanuit Handboek C02 Prestatieladder Eisen vanuit NEN-EN-ISO 50001: Communicatiedoelstellingen 5 3 Doelgroepen Intern Extern 6 4 Kernboodschappen 7 5 Communicatiemiddelen Intern Intranet Koopmanskoop Medewerkersbijeenkomsten MT Overleg Afdelings-/Werkgroepen-/Commissieoverleg KAM adres Extern Website TBI Duurzaamheid jaarverslag Folders, Koopmanskoop etc Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties Persberichten C0 2 Prestatieladder communicatietabel 9 6 Taken en Verantwoordelijkheden 10 pf { C02 N.

4 koopmans tbi 4 van 10 1 Inleiding In dit communicatieplan wordt beschreven hoe Koopmans intern en extern gaat communiceren over haar energiebeleid (onderdeel van het KAM- beleid), C0 2- voetafdruk, reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve interne en externe communicatie is essentieel en verplicht voor een succesvolle implementatie van het energiemanagementprogramma alsmede van de C0 2- uitstoot reducerende maatregelen. Koopmans streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers bij het milieuvraagstuk. Door effectieve en gerichte communicatie naar haar medewerkers wil Koopmans bewustzijn creëren en haar medewerkers stimuleren om te participeren in het reduceren van de energiebehoefte. Koopmans wil daartoe haar medewerkers stimuleren om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdrages als optimalisaties binnen het bedrijf. 1.1 Uitgangspunten In deze paragraaf worden de achtergronden voor het communicatieplan beschreven. Dit plan geeft invulling aan de interne en extern communicatie voor de C0 2.Prestatieiadder en het energiemanagement en -beleid van Koopmans Eisen vanuit Handboek C02-Prestatieladder Vanuit de invalshoek 'transparantie' worden eisen gesteld aan de interne en extern communicatie van Koopmans in het kader van de C0 2.Prestatieladder. Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de C0 2.Prestatieladder binnen de sector en daarbuiten. In het C0 2-Prestatieladder handboek wordt extern communiceren nader gespecificeerd Eisen vanuit NEN-EN-ISO 50001:2011 Vanuit de NEN-EN-ISO staat beschreven dat Koopmans verantwoordelijkheid draagt voor het verzorgen van de communicatie rondom de energieprestaties en het energie management systeem, afgestemd op de omvang van de organisatie. Hier wordt Koopmans geacht een proces vast te stellen en te implementeren waarmee personen die voor of namens de organisatie werken, opmerkingen of suggesties voor verbetering van het energie management systeem kunnen indienen. Koopmans wordt vrij gelaten in de keuze om de communicatie rondom het energiebeleid ook extern te communiceren. Mocht Koopmans besluiten tot externe communicatie, dan moet Koopmans een methode voor de externe communicatie vaststellen en implementeren.

5 I koopmans TBI 5 van 10 2 Communicatiedoelstellingen Specifiek voor Koopmans en het behoud van het C0 2Prestatieiadder certificaat niveau 4 is het doel de organisatie te ondersteunen bij het behalen van de doelstelling: Koopmans gaat jaarlijks 5% op C02 uitstoot beperken om in 2015 in totaal 15% (gerelateerd aan de omzet) ten opzicht van 2009 te hebben beperkt.dit realiseren wij dooreen optimale afstemming tussen product, proces en organisatie". De communicatiedoelstellingen voor 2014 zijn: Minimaal één keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de C0 2_voetafdruk van Koopmans. Minimaal twee keer per jaar de in- en externe doelgroepen informeren over de voortgang van de emissie-inventaris en reductiedoelstellingen. Zowel eigen medewerkers als die van derden actief betrekken bij en bewust maken van het belang van C0 2-reductie en hen stimuleren zich maximaal in te zetten om het elektra- en brandstofverbruik waar mogelijk te reduceren en daarmee de genoemde reductiedoelstelling te halen.

6 koopmans I tbi 6 van 10 3 Doelgroepen 3.1 Intern Management Team: Het is de rol van het MT om medewerkers te stimuleren en activeren om gedragsverandering rondom het reduceren van C02 uitstoot te realiseren. Tevens is het de rol van het MT om te communiceren en te informeren over C0 2 reductie. Werkgroep Duurzaamheid VGM Commissie: Het is de rol van de VGM Commissie om veiligheid, gezondheid en milieu vorm te geven als beleid en hiervoor alle medewerkers bewust maken van de dagelijkse praktijk van het milieu. KAM Commissie: Het is de rol van de KAM Commissie om kwaliteit, Arbo en milieu vorm te geven als beleid en hiervoor alle medewerkers bewust maken van de dagelijkse praktijk van het milieu. Overige medewerkers van Koopmans 3.2 Extern Opdrachtgevers: ontwikkelaars, woningcorporaties, etc. Partners van Koopmans: bedrijven waarmee Koopmans langdurige samenwerkt volgens de principes van Co-creatie. Leveranciers en onderaannemers: levering van materiaal, materieel en diensten. Eindconsumenten: de bewoners van de woningen die Koopmans realiseert. NGO's die actief zijn op het gebied van C0 2-reductie. Het overkoepelend orgaan van de C0 2-Prestatieladder, SKAO, alsmede de volgers van dit initiatief (o.a. Rijkswaterstaat en de Rijksgebouwendienst) Overheden die betrokken zijn bij C0 2-reductie.

7 koopmans TB I 7 van 10 4 Kernboodschappen De kernboodschappen van Koopmans ten aanzien van C02-reductiezijn: De energiedoelstellingen van Koopmans staan verwoord in het Kwaliteit-, Arbo- en Milieubeleid (KAM). Deze worden intern en extern bekend gemaakt. De C0 2-voetafdruk van Koopmans in ton/ C0 2 (incl. toelichting op de cijfers) Koopmans streeft naar een reductie van haar C0 2-uitstoot (gerelateerd aan de omzet) van 15% in de periode 2009 tot De reductiemaatregelen van Koopmans zijn verwerkt in het "Energie Management Actieplan 2014". Alle medewerkers kunnen/iedereen kan door concrete maatregelen en gedragsverandering bijdragen aan C0 2-reductie. Koopmans neemt deel aan en initieert diverse initiatieven op het gebied van C0 2-reductie. " q g

8 koopmans I TBI 8 van 10 5 Communicatiemiddelen 5.1 Intern Intranet Op het Intranet is een speciaal deel ingericht om medewerkers (UTA en CAO) te informeren over het beleid van Koopmans en de resultaten ten aanzien van C0 2 reductie. Tevens wordt er geregeld een nieuwsbericht op de homepage geplaatst Koopmanskoop Dit personeelsblad gaat naar alle medewerkers en gepensioneerden van Koopmans. Ook hierin zal regelmatig over dit onderwerp worden gecommuniceerd Medewerkersbijeenkomsten Belangrijke thema's op dit gebied komen indien daarvoor aanleiding is aan bod in centrale bijeenkomsten voor medewerkers MT Overleg Specifiek voor het MT wordt regelmatig een vergadering belegd. Hierin zal C0 2 reductie soms een onderwerp zijn als onderdeel van het vaste agendapunt 'KAM' Afdelings-/Werkgroepen-/Commlssieoverleg Afdelingen, werkgroepen en commissies hebben regelmatig overleg. Hier kan aangeschoven worden om thema's toe te lichten. Bij de KAM-Commissie die maandelijks plaatsvindt is altijd een directievertegenwoordiger aanwezig KAM De afdeling KAM komt om de week bij elkaar om de laatste ontwikkelingen te bespreken. Besluiten of mogelijkheden met betrekking tot C0 2 kunnen hierdoor snel en efficiënt tot de essentie bij de besluitvormers terecht komen adres Koopmans hecht grote waarde aan de individuele bijdrage door medewerkers of relaties en wil de inbreng van initiatieven stimuleren en waar mogelijk steunen. Daarom is er een adres aangemaakt waar iedereen ideeën naar toe kan sturen: c02@k00pmans.nl. 5.2 Extern Website De website van Koopmans is zowel intern als extern toegankelijk en daarom uitermate geschikt om het beleid van Koopmans op het onderwerp milieu uit te dragen. Koopmans heeft speciaal voor het onderwerp C0 2-Prestatieladder een deel van haar website ingericht. De website is altijd te raadplegen en kan daarom goed dienen als communicatiemiddel. De website kan zowel statische als dynamische informatie bevatten. Dit instrument is een massa mediaal communicatiemiddel TBI Duurzaamheid jaarverslag Dit verslag bevat uitgebreide verantwoordingsinformatie over de duurzaamheidsprestaties van alle TBI-bedrijven op sociaal, milieu- en economisch gebied. TBI rapporteert in dit verslag over onze duurzaamheidsprestaties, als onderdeel van de strategie voor duurzaam ondernemen.

9 Koopmans TBI 9 van Folders, Koopmanskoop etc. Koopmans stuurt enkele keren per jaar de Koopmanskoop naar zakelijke relaties. Verder ontwikkelt zij af en toe folders en boekjes over specifieke onderwerpen. Ook het thema C0 2 reductie kan in deze uitingen een keer aan bod komen Bijeenkomsten, gesprekken, presentaties Directie- en stafleden houden regelmatig presentaties bij opdrachtgevers, netwerkbijeenkomsten etc. Hierin kan dit onderwerp opgenomen worden Persberichten Door middel van de media kan een breed publiek waaronder diverse commerciële en maatschappelijke organisaties worden bereikt. Bij belangrijke mijlpalen wordt van dit medium gebruik gemaakt. 5.3 C0 2-Prestatieladder communicatietabel In de onderstaande tabel is te zien welke boodschap met welk communicatiemiddel intern of extern gecommuniceerd kan worden. Interne communicatie Externe communicatie Intranet / Website Koopmanskoop Medewerkers bijeenkomsten MT-overleg KAM Commissie adres Website TBI Duurzaamheid jaarverslag Folders, Koopmanskoop, etc. Bijeenkomsten, gesprekken, etc. Persberichten i Milieubeleid X X X X X X C02 Footprint X X X X X X X Reductiedoelstellingen en maatregelen X X X X X X Input medewerkers X X X X X X Deelname initiatieven X X X X X X

10 koopmans TBI 10 van 10 6 Taken en Verantwoordelijkheden De directie van Koopmans is eindverantwoordelijk voor de communicatie zoals omschreven in dit communicatieplan C0 2-Prestatieladder. De communicatieadviseur verzorgt jaarlijks de interne en externe communicatie over het energiebeleid, het milieumanagement en de reductiedoelstellingen van Koopmans. Dit gebeurt in samenwerking met andere betrokken afdelingen. De afdeling KAM zorgt ervoor dat de communicatieadviseur alle relevante informatie ontvangt. Q2