Communicatieplan Stichting Welzijn Baarn

Transcriptie

1 Communicatieplan Stichting Welzijn Baarn Namen: Xavier van der Stelt Anika Schouten Janneke Geerling Kelly Hoogenboezem Utrecht, 5 juni 2013

2 Inhoudsopgave Blz. 1. Inleiding Wat speelt er momenteel bij SWB? Wat verstaan wij onder interne communicatie? Doelgroepen en actoren Middelenmix en de communicatiedoelstellingen De trap Quirke De middelenmix De communicatiedoelstellingen Planning Aanstelling Budget Evaluatiemomenten

3 1. Inleiding Naast het strategisch adviesrapport, willen wij u ook een praktisch communicatieplan aanreiken om het advies te kunnen implementeren. Dit communicatieplan is gebaseerd op het doelen/middel- model van Quirke. Dit model heeft vijf oplopende doelen die u kunt nastreven met interne communicatie: ervan weten, begrip hebben, ondersteunen, zich betrokken voelen en zich verbonden voelen. Bij elk doel reiken wij middelen aan die u kunt gebruiken om deze doelen te bereiken. 1 Dit model vormt de basis voor dit communicatieplan. 1 Reijnders, E (2006). Interne communicatie voor de professional: naar een interactie-visie. Assen: Van Gorcum 3

4 2. Wat speelt er momenteel bij SWB? Het communicatieplan is geschreven op basis van de komende verandering in SWB. Het gaat hier om het samenkomen van 4 instellingen. Deze verandering is vanuit de gemeente opgelegd wegens financiële overwegingen. De verandering brengt gevolgen met zich mee voor het personeel en de vrijwilligers van SWB. Zij zullen hun locatie misschien moeten verlaten en gaan samenwerken met de andere instellingen. Uit de interviews en schriftelijke enquêtes is gebleken dat het personeel en de vrijwilligers graag geinformeerd worden over situaties die voor hen van belang zijn. De komende verandering is voor hen van belang wat betekent dat er gecommuniceerd moeten gaan worden om de overgang naar komende verandering zo goed mogelijk te laten verlopen. Naast behoefte aan informatie is er onder een aantal vrijwilligers behoefte aan participatie bij het onderwerp. De betrokkenheid onder het personeel en de vrijwilligers is hoog bij de instelling waar men werkzaam is, maar laag bij de instellingen waar men niet werkzaam is. Zo voelt een vrijwilliger van de Leuning zich betrokken bij de Leuning, maar niet bij één van de andere instellingen van SWB. Ondanks dat uit interviews en schriftelijke enquêtes het gevoel van één stichting door een groot aantal personeelsleden en vrijwilligers wordt erkend zien vele vrijwilligers het nog als apart opererende instellingen. De communicatie zal dus moeten leiden tot meer saamhorigheidsgevoel, maar ook moeten leiden naar het behouden en creëren van betrokkenheid. Zo moeten de huidige onduidelijkheden die heersen onder het personeel en de vrijwilligers, beantwoord moeten worden door middel van communicatie vanuit de directie. Naast een praktisch intern communicatieplan voor de komende verandering heeft u gevraagd naar een algemeen communicatieplan om het personeel en vrijwilligers zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn in de toekomst. Dit zal aan bod komen in dit communicatieplan. 3. Wat verstaan wij onder interne communicatie? Om duidelijk te stellen wat wij onder interne communicatie verstaan binnen dit plan hebben wij het begrip geoperationaliseerd. Wij kunnen nu, op basis van de verschillende definities uit de literatuur, een conclusie trekken over wat interne communicatie inhoudt. Wij definiëren interne communicatie als volgt: Interne communicatie is een continue uitwisseling van boodschappen binnen een organisatie, dat via eenrichtingsverkeer en tweerichtingsverkeer of op een formele/ informele kan worden doorgegeven met daarbij als doel de medewerkers te informeren, instrueren en te motiveren. Bezien vanuit de literatuur duidt het eenrichtingsverkeer op de actie-visie en het tweerichtingsverkeer op de interactievisie. De actie-visie zal wordt herkend door de informatieoverdracht van de directie naar het personeel en de vrijwilligers. Het zal ook herkend worden in de informatieoverdracht van het personeel naar vrijwilligers. De interactievisie wordt beantwoord door participatie van het personeel en de directie in het veranderproces door middel van vergaderingen. Onder vrijwilligers zal het mogelijk zijn in gesprek te gaan met hun leidinggevende door middel van persoonlijk contact of door deel te nemen in een comité die de mogelijkheid geeft vergaderingen bij te wonen met directie en het personeel over zaken die voor vrijwilligers van belang zijn, zoals de komende verandering. 4

5 4. Doelgroepen en actoren Het communicatieadvies zal betrekking hebben op drie interne doelgroepen die verdeeld zijn over vier locaties in Baarn. Het betreft de volgende doelgroepen: De directie Het personeel o 16 personeelsleden ( meest PT, 10,2 fte) De vrijwilligers o 311 vrijwilligers o De gemiddelde leeftijd onder vrijwilligers ligt rond de Middelenmix en communicatiemomenten In dit hoofdstuk worden de in te zetten middelen en de aan te raden communicatiemomenten doorgenomen. Dit hoofdstuk biedt verduidelijking voor de planning in het volgende hoofdstuk. Dit hoofdstuk laat zien wat er bereikt kan worden met de in te zetten middelen. De middelenmix en de communicatiemomenten worden gebaseerd op het model de trap van Quirke. Dit model vindt u in de volgende paragraaf. 5.1 De trap Quirke In onderstaand model vindt u de trap van Quirke. Dit model bevat vijf doelen om een verandering intern te communiceren en hierbij zowel het personeel en de vrijwilligers in mee te nemen. Dit model vormt de rode draad voor de communicatieplanning in hoofdstuk 7. In deze paragraaf lichten wij kort dit model toe. 1 Ervan weten: In deze fase zendt SWB informatie naar het personeel en de vrijwilligers om hen op de hoogte te stellen van de komende verandering 2 Begrip hebben: In deze fase zendt SWB informatie naar het personeel en de vrijwilligers om hen te overtuigen van de noodzaak van de komende verandering. In deze fase zit SWB momenteel 3 Ondersteunen: In deze fase zendt SWB informatie naar het personeel en de vrijwilligers, maar biedt zij hen ook ondersteuning door communicatie. Zoals het aan gaan van persoonlijk contact 4 Zich betrokken voelen: In deze fase communiceert SWB met het personeel en de vrijwillgers. Er is interactie en SWB moet het personeel en vrijwilligers betrekken bij de verandering 5 Zich verbonden voelen: In deze fase communiceert SWB met het personeel en de vrijwilligers. SWB moet samen één team vormen; we gaan het samen doen. 2 2 Reijnders, E (2010). Basisboek interne communicatie. Assen: Van Gorcum 5

6 5.2 De middelenmix Middel / overig Wat kan het middel bereiken? Informeren of communiceren? Brieven Voornamelijk om de nieuwsbrief te verspreiden Informeren onder de mensen die niet online actief zijn Mailen Snelle manier om informatie te verspreiden binnen de Informeren organisatie Om iedereen te informeren over ontwikkelingen in de Informeren organisatie Snelle manier om informatie te verspreiden binnen de Informeren informatie Persoonlijk contact Zodat er een informele sfeer blijft binnen de Communiceren organisatie en er aan deze belangrijke behoefte van de vrijwilligers wordt voldaan Bijeenkomsten Voor het personeel om verschillende onderwerpen als Communiceren werkwijze, functioneren van de organisatie en ontwikkelingen te bespreken. Voor de vrijwilligers om hen de gelegenheid te geven onderwerpen aan te kaarten. Comité van Het comité van inrichting zorgt ervoor dat vrijwilligers Communiceren inrichting zich betrokken voelen bij de verandering en geeft beeldvorming over de verandering. Hoe vaak zet ik het in? 1 x per maand Indien nodig 1x per maand Dagelijks updaten Stimuleren Minstens 1 x per jaar voor het personeel en minstens 1 x per jaar voor de vrijwilligers Gedurende het verandertraject 6

7 5.3 De communicatiedoelstelling Communicatiedoelstellingen zijn doelstellingen voor communicatie-uitingen. Deze doelstellingen beschrijven het doel van de geplande (communicatie) acties. Het is belangrijk om vooral communicatiedoelstellingen te formuleren om uiteindelijk te kunnen evalueren of het gewenste doel bereikt is. 3 Deze communicatiedoelstellingen kunnen behaald worden door het inzetten van de bijbehorende communicatiemiddelen. Er zijn twee communicatiedoelstellingen opgesteld voor SWB. Omdat het nog onduidelijk is in welk tijdsbestek SWB over zal gaan naar een nieuwe locatie wordt er geen tijdsdoel verbonden aan deze communicatiedoelstellingen. De doelstellingen die wij voor u geformuleerd hebben, luidt als volgt: 60% van het personeel en de vrijwilligers vinden dat ze voldoende en tijdig geïnformeerd worden door SWB. 60% van het personeel en de vrijwilligers hebben een positieve houding ten aanzien van de komende verandering. Het is belangrijk om het personeel en de vrijwilligers voldoende te informeren, zodat zij op de hoogte zijn van zowel interne als externe ontwikkelingen van SWB. Het is daarbij ook belangrijk om het personeel en de vrijwilligers op tijd te informeren. Op deze manier voelen zij zich niet achtergesteld en voorkomt u onduidelijkheid. Het is belangrijk dat het personeel en de vrijwilligers een positieve houding creëren of behouden ten opzichte van de komende verandering. 3 Muilwijk, E (Z.D.) Communicatiedoelstellingen. Geraadpleegd op van 7

8 6. Planning Maand Juli 2013 Juli 2013 Juli 2013 Augustus 2013 Augustus September 2013 September 2013 September 2013 September 2013 Oktober 2013 Oktober 2013 November 2013 Activiteit Punten die aanbod moeten komen; -Veranderingen die ingevoerd gaan worden op basis van het verkregen advies -Uitleg aan het personeel over dat het surfersysteem meer gebruikt gaat worden -Uitleg over de opzet van een comité van inrichting -Wat wordt van hen verwacht komende periode -Gelegenheid voor een gesprek tijdens de vergadering -Iemand verantwoordelijk stellen voor het organiseren van de teambuilding die één keer per jaar gaat plaatsvinden De nieuwsbrief -Aankaarten dat er in september een bijeenkomst gehouden wordt voor alle vrijwilligers -Alle ontwikkelingen in de organisatie -Alle veranderingen die op basis van het advies nu gaan plaatsvinden in het bedrijf -Beleidsinformatie -Algemene informatie Zorgen dat het mededelingenbord goed zichtbaar is op de locatie. Elke dag geactualiseerd Bijeenkomst voor vrijwilligers -Over het aanmelden bij het comité van inrichting -Stand van zaken in de organisatie -Uitleg over het uitje naar de nieuwe locatie -Op de hoogte stellen van het jaarlijkse terugkomen van de bijeenkomst -Huidige stand van zaken bespreken -De invulling van de teambuilding dag wordt besproken -Personeel mag zelf punten aankaarten tijdens de vergadering Start van comité 8

9 November 2013 November 2013 November 2013 November 2013 December 2013 December 2013 December 2013 Januari 2014 Teambuilding Invulling wordt gegeven door het personeelslid die het organiseren van de teambuilding op zich neemt Eerste vergadering van het comité -Hoe is het afgelopen jaar gegaan -Wat staat ons te wachten voor 2014 Nieuwjaarsborrel voor iedereen Planning na overgang naar één locatie Maand Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Activiteit Nieuwjaarsborrel voor iedereen Bijeenkomst personeel Bijeenkomst vrijwilligers Teambuilding 9

10 7. Aanstelling In ons strategisch advies adviseren wij om structuur in de communicatie aan te brengen door het aanstellen van een interne communicatieprofessional. In dit hoofdstuk lichten wij kort nog even toe waarom wij dit belangrijk achten. Wanneer er een interne communicatiespecialist is, kan deze zich alle dagen richten op de belangrijke facetten van interne communicatie. Tevens staat deze persoon direct onder de directie, waardoor beleidsplannen op een goede manier door gecommuniceerd kunnen worden naar het lagere niveau in de organisatie. De voordelen van het hebben van een interne communicatiespecialist: Biedt houvast voor de interne communicatie Eén persoon verantwoordelijk voor de communicatie binnen SWB, dit zorgt voor eenduidigheid Eén persoon verantwoordelijk voor de externe communicatie van SWB Geeft expertise in de organisatie op het gebied van communicatie Zorgt voor de informatievoorzieningen onder andere tijdens veranderingen Kan een duidelijke structuur aanbrengen in de interne communicatie De interne communicatie blijft continu prioriteit, er zullen geen momenten zijn waarin niet gecommuniceerd wordt binnen SWB De interne en externe communicatie worden op elkaar afgestemd Andere medewerkers hebben weer de ruimte om zich volledig op hun eigen taken te richten en kunnen de interne communicatie aan de professional overlaten. 8. Budget Activiteit Kosten communicatiespecialist Extra kosten Ongeveer 20 uur per week P.M Teambuilding dag P.M per post 0,54 cent x 100 = 54 *P.M = Post memorial 10

11 9. Evaluatiemomenten Het is belangrijk dat de plannen die uitgevoerd worden, geëvalueerd worden. Wij zullen in dit hoofdstuk uitleggen op welke manier u de opgestelde doelstelling kan evalueren. Wanneer deze behaald zijn kunt u weer nieuwe doelstellingen formuleren. Om de opgestelde doelstellingen te kunnen evalueren (60% van het personeel en de vrijwilligers vinden dat ze voldoende en tijdig geïnformeerd worden door SWB en 60% van het personeel en de vrijwilligers hebben een positieve houding ten aanzien van de komende verandering) raden wij u aan om dit tijdens de bijeenkomst dit te meten. U kunt dit punt dan op de agenda zetten en vervolgens direct terugkrijgen wat het personeel of de vrijwilligers vindt van de informatie en de komende verandering. U kunt deze evaluatie het beste zes maanden na invoering van het communicatieplan uitvoeren. Dit houdt dus in dat u in de maand januari een bijeenkomst organiseert, waarin u dit onderwerp bespreekbaar maakt. 11