Payroll Professional 2 e editie sessie: Efficiënt communiceren over de payroll. Bart.Vanlangendonck@sdworx.com Annelies.Baelus@sdworx.

Transcriptie

1 Payroll Professional 2 e editie sessie: Efficiënt communiceren over de payroll Bart.Vanlangendonck@sdworx.com Annelies.Baelus@sdworx.com

2 Doel van deze workshop Deze workshop wil u inzicht geven in proactieve en reactieve communicatie en ook al enkele praktische handvaten meegeven, zodat u de eerstvolgende communicatie in uw organisatie optimaal kan organiseren. 2

3 Proactief of reactief? Proactief: vooraf, op eigen initiatief Reactief: in reactie op vragen, opmerkingen, Kies zeker voor proactieve communicatie als de ontvangers: - effecten zullen ondervinden - actie moeten ondernemen In deze situaties is vaak combinatie proactief-reactief nodig. 3

4 De proactieve aanpak : het communicatieplan 1. Doel van de communicatie bepalen :, zodat 2. Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet 3. Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses, ) 4. Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen - Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord, ) - Mondeling (presentatie, individueel) 4

5 Push of pull? Push: initiatief van de verzender mail, brief, persoonlijk aanspreken, verplichte infosessies Pull: initiatief gaat uit van de ontvanger intranet, info beschikbaar op personeelsdienst, niet-verplichte infosessies Belangrijke informatie of indien actie wordt verwacht ( need to know ) Push (minstens voor de kernboodschap) Extra achtergrondinformatie of optionele informatie ( nice to know ) Pull (minstens voor de context) 5

6 Schriftelijk of mondeling? Voordeel schriftelijk - Indien complex dan kan je herlezen - Kan worden bewaard - Vermijdt discussie want staat zwart op wit - Economisch want kan in één keer naar grote groepen Voordeel mondeling - Bijsturing/nuancering mogelijk tijdens brengen booschap - Feedback en vragen mogelijk tijdens brengen boodschap - Ondersteuning non-verbaal mogelijk Voor belangrijke zaken bij voorkeur combinatie van beide 6

7 De proactieve aanpak : het communicatieplan 1. Doel van de communicatie bepalen :, zodat 2. Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet 3. Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses, ) 4. Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen - Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord, ) - Mondeling (presentatie, individueel) 5. Kernboodschap vastleggen : kort krachtig klantstandpunt 6. Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen 7

8 Logische opbouw in doelgerichte communicatie 5 basis stappen 1. Betreft : 2. Kernboodschap op kop (Executive Summary) 3. Dan pas meer uitleg voor wie de achtergrond wil weten 4. Een concreet voorbeeld ter illustratie 5. Contact : waar kan men terecht met verdere vragen? 8

9 De proactieve aanpak : het communicatieplan 1. Doel van de communicatie bepalen :, zodat 2. Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet 3. Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses, ) 4. Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen - Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord, ) - Mondeling (presentatie, individueel) 5. Kernboodschap vastleggen : kort krachtig klantstandpunt 6. Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen 7. Check: Duidelijk? Acceptabel? (2nd opinion, try-out, ) 9

10 Uitsmijter Interne communicatie is een hygienefactor. Ze wordt als evident beschouwd zolang ze goed verloopt. Pas als het misgaat en dus te laat krijgt communicatie plots de volledige aandacht. filmpje 10

11 Succes!

12 De proactieve aanpak : het communicatieplan 1. Doel van de communicatie bepalen :, zodat 2. Doelgroep afbakenen : wie wel, wie niet 3. Doelgroep verkennen (voorkennis, houding, interesses, ) 4. Kanaal en aanpak (push/pull) kiezen - Schriftelijk (mail, brief, intranet, prikbord, ) - Mondeling (presentatie, individueel) 5. Kernboodschap vastleggen : kort krachtig klantstandpunt 6. Opbouw voorbereiden : 5 basis stappen 7. Check: Duidelijk? Acceptabel? (2nd opinion, try-out, ) 12

13 De reactieve aanpak : LEON Luisteren Erkennen Oplossing Nazorg andere voelt zich gehoord en kalmeert probleem of gevoel erkennen, begrip tonen oplossing formuleren (eigen belang mee in balans!) afspraken opvolgen, nadien nog eens informeren, L (N) E O 13