Communicatieparagraaf project vrijwilligers in de bibliotheek - Breda

Transcriptie

1 Communicatieparagraaf project vrijwilligers in de bibliotheek - Breda Naast de reguliere projectcommunicatie (informeren over project, voortgang en resultaten) en de communicatie gericht op het werven van cursisten is in dit project in- en extern draagvlak van belang voor het slagen van het project. Hieronder wordt een mogelijke communicatiestrategie beschreven voor het verkrijgen van draagvlak. Daarna zijn alle communicatiemomenten verwerkt in de communicatieplanning. Communicatiestrategie Betrek medewerkers in een vroeg stadium Betrek medewerkers met goede contacten met samenwerkingspartners vanaf het begin bij het project. Hun contacten komen ten goede van het project en hoe meer betrokkenen bij het project hoe beter voor het interne draagvlak. Maak weerstand en angst bespreekbaar Informeer bij de start van het project (of zo snel mogelijk daarna) alle medewerkers persoonlijk, bv tijdens werkoverleggen. Geef beknopt informatie over het project, maar maak vooral eventuele weerstand en angst bespreekbaar. Neem hiervoor de tijd en vraag goed door, zodat je een duidelijk beeld hebt wie 'vooren tegenstanders' zijn en waarom. Voorbeeld vragen: Wat vind je van de nieuwe dienstverlening? Wat vind je ervan dat we hiervoor vrijwilligers inzetten? Wat betekent dit voor jouw werk? Wat betekent dit voor jou persoonlijk? Kaart als leidinggevende aan dat je persoonlijk blij bent dat de bibliotheek in deze tijden van bezuinigingen een nieuwe dienst kan aanbieden en dat met de inzet van vrijwilligers de bibliotheek mensen digivaardiger kan maken. En dat je daarom hoopt dat dit experiment slaagt. Hiervoor doe je een beroep op alle medewerkers. Om hun vrijwilligerswerk goed uit te kunnen oefenen is het van belang dat de nieuwe vrijwilligers zich welkom voelen en bij eventuele vragen zonder aarzelen contact opnemen met een bibliotheekspecialist. Wanneer bekend is waar de weerstand/angst vandaan komt en wie er met name last van heeft, kan deze informatie gebruikt worden bij het verdere communicatietraject. Een optie is om verschillende interne doelgroepen te onderscheiden (bv front- en backoffice, maar denk ook aan voor- en tegenstanders). Informeer regelmatig over de voortgang Informeer medewerkers en vrijwilligers regelmatig (minstens iedere maand, bv tijdens ieder werkoverleg) over de projectvoortgang (en eventuele resultaten). Draagvlak bij gemeente Betrokken ambtenaren bij de gemeente informeren over projectplan en -resultaten. Idealiter tijdens persoonlijk regulier overleg met de directeur van bibliotheek Breda. Communicatieplanning Onderstaande planning kan het beste worden geïntegreerd in de projectplanning. Wanneer? Welke actie? Wie? Budget? Fase 1: Projectstart nov Achterhalen welke bibliotheekmedewerkers goede contacten

2 nov nov hebben met betrokken partijen (bv UWV, ROC, klantmanagers gemeente) en met hen bespreken hoe zij de contacten kunnen aanwenden voor een positieve bijdrage aan het projectresultaat (bv werven van vrijwilligers, maatschappelijke stagiaires en/of cursisten. Maar denk bv ook aan intern draagvlak vergroten). Afspraken maken met alle betrokken samenwerkingspartners (vragen wat zij van de bibliotheek nodig hebben om hun aandeel in het project goed uit te voeren). Informeren 'Wij'. Informeren medewerkers en vrijwilligers van bibliotheek Breda tijdens en werkoverleggen of in persoonlijke gesprekken/mail. Het is het teamleiders beste om eventuele weerstand/angst meteen bespreekbaar te maken, zodat je wellicht een deel al meteen weg kan nemen. Kondig aan het begin van het project de plannen aan en vraag medewerkers wat ze ervan vinden. Neem hiervoor de tijd en reageer op eventuele vragen. Het is zeer zinvol bij de start van het project te weten wie 'voor-en tegenstanders' zijn en waardoor weerstand/angst wordt veroorzaakt. Projectplan op bnbibliotheek.nl Petra? Projectplan naar Probiblio? Petra? Gemeente informeren over projectplan tijdens regulier overleg directeur? Persbericht naar BibliotheekBlad? Patricia Fase 2: Werven vrijwilligers (cursus klik&tik en helpdesk) Medewerkers en vrijwilligers informeren over voortgang/ werven vrijwilligers (middel: Ning-platform. (intern communicatiemiddel)) Persoonlijk contact Breda Actief (bespreken o.m. gewenste profiel vrijwilliger, planning, inhoud training, gewenste ureninzet) En later gezamenlijk vaststellen welke vrijwilligers met de training van Cinop starten. Fase 3: Inwerken vrijwilligers Medewerkers en vrijwilligers informeren over voortgang/ inwerken vrijwilligers (middel: Ning-platform. (intern communicatiemiddel)) Tirza/patricia? Tirza/patricia Training Cinop/ Breda Actief Vrijwilligerswijzer (document met alle info die vrijwilliger nodig heeft) gereed Introductieprogramma/ kennismaking in de bibliotheek Voorbereiding door Patricia. Uitvoering door Eventueel attentiebeleid vaststellen (bv bij geboorte/ adoptie, internationale Vrijwilligersdag (7), ziekte, afscheid) Tirza?

3 Fase 4: Werven Cursisten Opnieuw persoonlijk contact met betrokken samenwerkingspartners over doorverwijzen cursisten naar de bibliotheek. Medewerkers en vrijwilligers informeren over voortgang/ werving Cursisten (middel: Ning-platform. (intern communicatiemiddel)) Artikel op website, in externe nieuwsbrief (en evt flyers en posters voor in de bibliotheek) en social media (twitter,?) om klanten te informeren over nieuwe dienst van de bibliotheek en eventueel cursisten te werven. (is boodschap: 'nieuwe dienst' of 'experiment'?) Persbericht uit om Bredase burgers te informeren over de nieuwe dienst van de bibliotheek en eventueel cursisten te werven. (lokale en regionale media) Advertentie in huis-aan-huiskrant om cursisten te werven (data trainingen feb en maart bekend?) 24 Tussentijdse resultaten delen met het bibliotheekveld tijdens symposium Vrijwilliger in de bibliotheek. eventueel benodigde cursusmaterialen ontwikkelen (bv flyer met belangrijkste info + contactinfo bieb) Fase 5: Start eerste training door vrijwilligers feb Medewerkers en vrijwilligers informeren over voortgang/start van de training middels Ning-platform. (intern communicatiemiddel) teamleiders? tirza/patricia feb Training van de cursisten vrijwilligers feb Werkoverleg/ bilateraal overleg met vrijwilligers (wat gaat goed? Kan beter?) Op basis van deze info evt bijsturen Fase 6. Evaluatie? maart Training evalueren met cursisten en? maart Training (en helpdeskwerkzaamheden) evalueren met vrijwilligers half maart? Input leveren voor rapportage van Cinop (welke informatie moet er naar Cinop? Op welke wijze?) Informeren medewerkers en vrijwilligers over het projectresultaat en over eventueel vervolg (voortzetting dienst) tijdens werkoverleggen/ persoonlijke gesprekken/mail. Klanten informeren over het resultaat van de training en over het vervolg (blijvende dienst van de bibliotheek? Nieuwe cursisten oproepen?) via website, nieuwsbrief en persbericht in lokale en regionale media en social media. en? Persbericht naar BibliotheekBlad Patricia Gemeente informeren over projectresultaten, liefst tijdens regulier overleg, en aangeven wanneer vrijwilligersbeleid directeur?

4 gereed is. Projectresultaat op bnbibliotheek.nl en eventueel op de agenda van de commissie? Petra of Patricia Rapporteren resultaten aan Probiblio (welke informatie moet worden en gerapporteerd? Op welke wijze?) Petra? Fase 7. Borging (acties als project doorgang vindt) Inplannen reguliere werkoverleg/ bilaterale gesprekken vrijwilligers Communicatie met vrijwilliger borgen. Stel vast welke taak-, beleids-, p&o- en omgevingsinformatie hij/zij nodig heeft en via welke weg deze informatie de vrijwilliger bereikt (coördinator/ werkoverleg/ interne nieuwsbrief/ intranet/website/ prikbord). Klik&tik als dienst opnemen op de website van de bibliotheek Structurele samenwerking met Breda actief voor de inzet van vrijwilligers in de bibliotheek Structurele samenwerking met partijen die cursisten kunnen doorverwijzen naar de bibliotheek + regelmatig wervingsacties voor cursisten

5 Bijlage 1; Communicatiedoelgroepen, -doelstellingen en middelen. Doelgroepen Opdrachtgevers/subsidieverstrekkers - BNB (doel: ervaring opdoen met vrijwilligers en deze ervaring delen) - Probiblio (doel: helpdeskondersteuning realiseren met vrijwilligers) - Gemeente Breda (verzoek: kwaliteitsbeleid vrijwilligers opzetten) Samenwerkingspartners - Breda Actief; vrijwilligersorganisatie die zich richt op hoger opgeleiden, jongeren etc. Levert mogelijk ook eerste cursisten aan. - UWV; toeleiding van klanten/cursisten naar de bibliotheek voor het volgen van cursus Klik&Tik. - Cinop; adviesbureau gericht op leren, opleiden en ontwikkelen (doel: vrijwilligers inzetten bij educatieve projecten. Verzorgt projectbeschrijving, training en rapportage). - ETV.nl levert de applicatie (doel: bijdrage leveren aan de vermindering van laaggeletterdheid in Nederland middels een website met oefenmateriaal waarmee gebruikers belangrijke basisvaardigheden ontwikkelen en basiskennis opdoen die helpen om goed in de maatschappij te functioneren). - Gemeente Breda; levert via klantmanagers cursisten aan. - Digistagiaires (maatschappelijke stagiaires te werven via bibliotheekcontacten en via Breda Actief) - Vrijwilligers (werving via Breda Actief, komen tevens in dienst van Breda actief). - Wij (verzorgt vrijwilligers voor de bibliotheek voor diensten als bibliotheek-aan-huis ed). - ROC; kunnen cursisten doorsturen voor Klik&Tik in de bibliotheek. Interne doelgroepen - Medewerkers bibliotheek Breda (onderscheid maken front en backoffice/leidinggevenden/mt/bestuur?) - Vrijwilligers bibliotheek Breda Andere doelgroepen - Cursisten - Bibliotheekklanten - Brabants bibliotheekveld - Landelijk bibliotheekveld Communicatiedoelstellingen BNB: Informeren over voortgang en resultaat van het project Probiblio: Informeren over voortgang en resultaat van het project Gemeente Breda: Informeren over projectopzet en de resultaten. Koppelen aan het verzoek van de gemeente om kwaliteitsbeleid vrijwilligers op te zetten. Motiveren en activeren om via klantmanagers klanten/cursisten aan te leveren voor de cursus Klik&Tik. Breda Actief: Motiveren en activeren om op korte termijn vrijwilligers te werven en op te leiden (in samenwerking met Cinop) Motiveren en activeren om cursisten aan te leveren voor eerste training.

6 UWV: Motiveren en activeren om klanten/cursisten aan te leveren voor de cursus Klik&Tik. Cinop: Informeren over projectverloop Afstemmen praktische zaken training vrijwilligers Digistagiaires Enthousiasmeren voor een maatschappelijke stage in de bibliotheek (via bibliotheekcontacten en Breda Actief). Nieuwe vrijwilligers Enthousiasmeren en activeren om zich als vrijwilliger aan de bibliotheek te verbinden (onder meer via Breda Actief). Enthousiasmeren en activeren om deel te nemen aan de training door Cinop/ Breda Actief Informeren over hun taken en verantwoordelijkheden als vrijwilliger bij bibliotheek Breda Informeren over bibliotheek Breda en wat op het moment speelt Motiveren om minimaal een half jaar Klik&tik-cursussen te verzorgen in de bibliotheek. Huidige vrijwilligers Informeren over het project en de keuze om deze vrijwilligers via Breda Actief te werven. (geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich melden?) Wij Informeren over het project en de keuze om deze vrijwilligers via Breda Actief te werven. ROC Motiveren en activeren om klanten/cursisten aan te leveren voor de cursus Klik&tik (via bibliotheekcontacten). Bibliotheekklanten Informeren over de nieuwe dienstverlening van de bibliotheek. Bibliotheekveld Informeren over het project en het projectresultaat. Medewerkers bibliotheek Breda (onderscheid maken front en backoffice/leidinggevenden/mt/bestuur?) Informeren over het project. Draagvlak creëren voor de inzet van vrijwilligers voor deze nieuwe dienstverlening van de bibliotheek. Open houding van medewerkers in de samenwerking met de nieuwe vrijwilligers. Cursisten Informeren over het Taal&werkplein in de bibliotheek en enthousiasmeren voor deelname aan de Klik&tik-cursus. Communicatiemiddelen BNB: Projectplan, eindrapportage en presentatie op 24 uari tijdens symposium. Gemeente Breda: Projectplan, eindrapportage, kwaliteitsbeleid. Vindt regulier overleg plaats tussen directeur bibliotheek en gemeente? Kan dit daar op de agenda? Intern kortsluiten hoe gemeente het beste geïnformeerd kan worden. Nieuwe vrijwilligers Persoonlijke contacten Breda Actief (Wat heeft Breda actief hiervoor nodig?) Wervingsbericht in de externe nieuwsbrief/website (koppelen aan nieuwe dienstverlening). Introductieprogramma/kennismaking in de bibliotheek 'Vrijwilligerswijzer' (document met alle info die vrijwilliger nodig heeft) Werkoverleg of bilaterale gesprekken (persoonlijke begeleiding door coördinator (?) Welke informatie en middelen heeft zij hiervoor nodig? Attentiebeleid (bv bij geboorte/adoptie, internationale Vrijwilligersdag (7), ziekte, afscheid

7 Cursisten Bibliotheekveld Wervingsadvertentie in huis-aan-huis-krant Breda. Bericht op de website in de externe nieuwsbrief Via bnbibliotheek.nl, symposium 24/1/12, persberichten BibliotheekBlad (bij start en afronding) Medewerkers bibliotheek Breda (onderscheid maken front en backoffice/leidinggevenden/mt/bestuur?) Projectplan en voortgang bespreken tijdens werkoverleg, toelichting keuze, bespreekbaar maken hoe medewerkers hierin staan. Ophalen waar weerstand/angst zit. Project voortgang via Ning-platform Bibliotheekklanten Externe nieuwsbrief, website, persbericht (evt. flyers, posters in de bibliotheek). Via persoonlijk contact te informeren (wat heeft nodig ter ondersteuning vd gesprekken?) - Breda Actief - Cinop - Klantmanagers gemeente Breda - UWV (Nog andere bibliotheekmedewerkers geschikte contacten bij UWV? Wat hebben zij nodig?) - ROC (Nog andere bibliotheekmedewerkers geschikte contacten met klantmanagers gemeente? Wat hebben zij nodig?) - Digistagiaires (wat heeft Breda Actief nodig ter ondersteuning? Bv Leaflet met projectinfo?) - Probiblio (Wat heeft Petra nodig ter ondersteuning? Bv rapportage?) - Wij - Huidige vrijwilligers (geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich melden?)