IMPACTXRM CRM SERVICES GEBRUIKERSHANDLEIDING. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 IMPACTXRM CRM SERVICES GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM Services Algemene informatie... 2 Gebruikersvoorkeuren... 4 Gebruikershandleiding... 5 IMPACTXRM Service Menu... 5 Tickets beheren Tickets aanmaken... 7 Ticket bekijken Ticket bewerken TicketPool Ticket CheckOut Mijn Tickets Ticket afsluiten of CheckIn Tickets zoeken - overzicht Contracten beheren Contracten aanmaken Vervaldagen Contracten verlengen Contracten zoeken overzicht Tickets en Contracten bijwerken - vernieuwen IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 IMPACTXRM Services Algemene informatie De IMPACT Services module is de module die ervoor zorgt dat u tickets en contracten nauwgezet kunt vastleggen en opvolgen. Een Ticket is iets dat moet gebeuren. Een ticket kan vier zaken inhouden: een vraag, een suggestie, een probleem of andere. Daarom wordt het dan ook vaak als klachtenbeheer toegepast. Een Contract is een terugkerend contract dat wel of niet automatisch verlengd kan worden na de vervaldatum. Voorbeelden zijn, onderhoudscontracten, licentieovereenkomsten, opvolging van de BTW controles, lidmaatschappen Deze module maakt diverse bewerkingen met Contracten en Tickets mogelijk: Bijhouden en opvolgen van uw tickets en contracten. Koppelen van tickets en contracten aan bedrijven. Historieken opvragen van tickets en contracten. Vervaldata van contracten bijhouden, melden en/of automatisch verlengen. Na de installatie van IMPACT Services, worden enkele knoppen en menu s toegevoegd aan de standaard Outlook configuratie: 1. Een extra Menu in de IMPACT CRM Werkbalk, nl. IMPACT Services. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Nieuw Ticket Mijn Tickets TicketPool TicketHistoriek Nieuw Contract Vervaldag lijst IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Overzicht Contracten Vernieuwen Instellingen Al deze bewerkingen worden verder in deze handleiding uitgelicht. 2. Op de Outlookcontactfiche via de IMPACT CRM ViewSwitch ( bovenaan) knop- tabbladen Tickets en Contracten Er verschijnen twee tabbladen : Tickets: Er verschijnt een lijst met alle Tickets die aan deze contactfiche gelinkt zijn. De Tickets kunt u vervolgens Bekijken, Toevoegen en Verwijderen. Contracten: Er verschijnt een lijst met alle Contracten die aan deze contactfiche gelinkt zijn. De Contracten kunt u vervolgens Bekijken, Toevoegen en Verwijderen IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 3. Ook in het contextmenu (dat verschijnt bij het bekijken van uw mails bij een klik op de rechtermuisknop) krijgt u de mogelijkheid om een nieuw ticket te maken of een bestaand ticket te openen om de binnengekomen mail te koppelen aan een bestaand ticket. Gebruikersvoorkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Gebruikershandleiding IMPACTXRM Service Menu Na de installatie van IMPACT Services, worden enkele knoppen en menu s toegevoegd aan de standaard Outlook configuratie: 1. Een extra Menu in de IMPACT CRM Werkbalk, nl. IMPACT Services. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Nieuw Ticket: Aanmaken van een nieuw ticket. Meer info, zie Tickets Beheren. Mijn Tickets: Dit zijn de tickets waar u verantwoordelijk voor bent. (deze tickets zijn met een Checkout door u uit de ticketpool gehaald). TicketPool: Dit is de verzameling of een pool van tickets waar nog geen verantwoordelijkheid voor opgenomen werd. Als een nieuw ticket toegevoegd wordt, komt het in de ticketpool terecht. (Meer info, zie Terminologie ). TicketHistoriek: De Historiek of geschiedenis van ALLE tickets wordt hier weergegeven. U kunt dus alle tickets en hun bijhorende fiche opvragen. Nieuw Contract: Aanmaken van een nieuw contract. Meer info, zie Contracten Beheren. Vervaldaglijst: De lijst met alle Vervallen, Wachtende en Einde contracten. U kunt dus zien voor welke contracten u een factuur moet sturen (vervallen), welke contracten nog in de wachtrij staan om te vervallen (wachtend) en welke contracten beëindigd worden (einde). Overzicht Contracten: De Historiek of geschiedenis van ALLE contracten wordt hier weergegeven. U kunt hier alle contracten opvragen. Vernieuwen: na het aanpassen van tickets en contracten is het aangewezen te klikken op de knop vernieuwen. Instellingen: Deze optie is bestemd voor administrators. 2. Op de Outlookcontactfiche via de IMPACT CRM ViewSwitch ( bovenaan) knop- tabbladen Tickets en Contracten IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 Er verschijnen twee tabbladen : Tickets: Er verschijnt een lijst met alle Tickets die aan deze contactfiche gelinkt zijn. De Tickets kunt u vervolgens Bekijken, Toevoegen en Verwijderen. Contracten: Er verschijnt een lijst met alle Contracten die aan deze contactfiche gelinkt zijn. De Contracten kunt u vervolgens Bekijken, Toevoegen en Verwijderen 3. Ook in het contextmenu (die verschijnt bij het bekijken van uw mails bij een klik op de rechtermuisknop) krijgt u de mogelijkheid om een nieuw ticket te maken of een bestaand ticket te openen en de te koppelen aan het ticket. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 Tickets beheren. Tickets aanmaken Een Ticket kan op verschillende manieren aangemaakt worden. 1. Via de IMPACT CRM Werkbalk- IMPACT Services - Nieuw Ticket 2. Via de knop Tickets in de IMPACT CRM Contactfiche (preview) Tabblad Tickets - Toevoegen. 3. Via het contextmenu. Het is tevens mogelijk om een ticket aan te maken tijdens het bekijken van uw s.( geopend of op de naam) te klikken en de optie Nieuw Ticket aanklikken. De meest ideale manier om een ticket aan te maken is via de contactfiche ( Outlook of IMPACT CRM Preview ), omdat het contact in het ticket dan reeds ingevuld is. Als u één van de bovenstaande methoden hanteert om een ticket aan te maken, verschijnt het volgende scherm: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 Een overzicht van de gegevens die ingevuld moeten worden. De Ticketfiche wordt opgedeeld in één algemeen veld (1.) en zeven tabbladen (2.): 1. Algemeen: Titel : In het veld Titel, wordt het onderwerp van het ticket ingevuld. Dit veld is bovendien VERPLICHT. Het ingeven van een gemakkelijke, herkenbare titel is van groot belang, want op basis van deze titel kunt u de tickets herkennen als ze worden weergegeven in de resultatenlijst (zie Overzicht Tickets ). Datagroep: De DataGroep is een bepaalde groep van contacten voor dit ticket (zie IMPACT General Algemene instellingen ). U kiest hier tot welke DataGroep dit ticket hoort. U kunt bijvoorbeeld een DataGroep aanmaken per sector, of per soort klanten, prospecten. Commentaar : Hier kunt u eventuele opmerkingen of commentaar i.v.m. het ticket vermelden. Dit commentaar kunt u later nog wijzigen of toevoegen. Indien u een ticket aanmaakt via de optie Nieuw ticket in het contextmenu dan zal het systeem hier de inhoud van de mail plaatsen. Type: Het Type duidt het soort ticket aan. Een ticket kan: een probleem, suggestie, vraag of andere zijn. Hier duidt u dus aan over welk soort ticket het gaat, bijvoorbeeld een vraag over de installatie van een toestel of een klacht over een product/dienst (probleem). Prioriteit: De Prioriteit duidt aan hoe dringend het ticket behandeld of afgewerkt moet worden. De prioriteit van een ticket kan variëren van Top tot Zeer laag. Deadline: De deadline is de einddatum. Het is de datum waarop het ticket afgewerkt moet zijn. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 Bron: De Ticketbron duidt aan wat de bron van het ticket is, m.a.w. tot welke datagroep behoort het ticket. BronType: Het Brontype geeft aan via welke actie dit contact bij u terecht gekomen is. Bijvoorbeeld, via een lead van persoon X, via een seminarie voor webdesign, via een mailing voor product X,de website van IMPACT CRM, enz. % Afgewerkt: Het % Afgewerkt geeft aan hoeveel procent van het ticket reeds werd afgewerkt. Het percentage start standaard op 0% en dit kan stijgen tot 100%. Contact: Bij het Contact plaatst u de naam van het contact. Zo wordt het ticket gelinkt aan dit contact. BELANGRIJK: tickets en contracten worden aan bedrijven gelinkt, NIET aan contactpersonen. Indien het contact nog niet bestaat in de IMPACT database kan het vanuit het Contacten zoeken scherm worden toegevoegd. Start u het ticket vanuit de contactfiche, dan is het contact automatisch ingevuld. Indien u de contactfiche van het bedrijf eerst wilt raadplegen in IMPACT CRM, dan kunt u dit doen door op het witte vierkante icoon (datapicker) te klikken. Contact-info: Hier kunt u de naam van de specifieke contactpersoon van het bedrijf invullen. Door op de knop Contact te klikken, kunt u de contactfiche bekijken van de naam die u invulde bij Contact. Extra identificatie: s verzenden naar: Hier vult u in naar welk adres de s i.v.m. de tickets (start, wijziging en afwerking) gestuurd moeten worden. U kunt indien gewenst de optie CC aanvinken. Categorieën: De Ticketcategorie duidt aan over welke soort ticket het gaat, over welke activiteit in het bedrijf. Groepen: Een TicketGroep is een verzameling van mensen die tot een groep binnen het bedrijf behoren. Bijvoorbeeld de techniekers, de verkopers, de ontwikkelaars, enz. Via het deze optie zorgt u voor het toekennen van de bevoegdheid, wie het ticket dus kan zien en opvolgen (CheckOut). 2. Tabblad Historiek: De Historiek geeft de commentaar, dat aan het contact werd gegeven over het ticket, en de basisgegevens (zoals datum en persoon van inchecken en outchecken) weer. Het is eigenlijk een RAPPORT waar duidelijk gerapporteerd wordt over alle stappen of fasen voor het afwerken en afsluiten van het ticket. Dit veld kan NIET meer aangepast of gewijzigd worden. De commentaar kan ingevoerd worden via het tabblad Acties bij Commentaar. Algemene data IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Onderaan dit tabblad ziet u enkele basisgegevens i.v.m. dit ticket: wie het ticket aanmaakte, wanneer aangemaakt, door wie en wanneer uitgecheckt. Afgesloten De optie Afgesloten vinkt u enkel aan wanneer het ticket afgewerkt werd en er verder niets meer moet gebeuren. Wanneer u deze optie aanvinkt, kan het ticket niet meer bewerkt worden, maar u kunt het wel nog opzoeken en raadplegen via Overzicht Tickets. OPGELET: Deze optie aanvinken is dus de LAATSTE STAP om het ticket AF TE SLUITEN. BELANGRIJK : Na aanmaken van een ticket klikt u op Bewaren om de wijzigingen op te slaan. Eens het ticket bewaard is zal het in de ticketpool zitten en is het mogelijk om het uit te checken en te bewerken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 Tabblad Acties Om gebruik te kunnen maken van de opties op dit tabblad, dient het ticket eerst te worden uitgecheckt. Dit doet u door onderaan op CheckOut te klikken. Commentaar : Hier kunt u commentaar toevoegen aan het ticket. U typt de tekst in het kader Commentaar en klikt op Toevoegen. Dit commentaar verschijnt dan op het tabblad Historiek. U kunt de optie Ticket sluiten na toevoegen aanvinken, dan wordt het ticket afgesloten na toevoegen van commentaar. Klik op Toevoegen om de commentaar toe te voegen aan de historiek. Gedelegeerd aan: Hier kunt u het ticket delegeren aan een ander contact die dit ticket verder zal moeten behandelen. U kunt een template versturen vanuit de ticketfiche. Bij de standaardinstellingen van IMPACT Services, werden de templates ingesteld. Via het keuzemenu binnen kunt u een standaard kiezen voor het ticket (Cfr. Templates). Klik op Opstellen en u ziet de template die u gekozen hebt verschijnen. Hebt u geen template nodig en wilt u dus manueel een nieuw samenstellen, klik dan op opstellen en maak uw aan zoals gewenst. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 Automatisch staat de ingesteld als gedeeld, dus bij het verzenden zal het bewaard worden bij het contact, in dit geval het bedrijf. Tabblad Overzicht van alle gekoppelde s van dit ticket. Tabblad Planning Overzicht van alle afspraken gekoppeld aan dit ticket. Hier heeft u ook de mogelijkheid om een afspraak te boeken in de agenda van de gebruikers. Tabblad Contact Via dit tabblad kunt u de basiscontactgegevens van de contacten, die betrokken zijn bij dit ticket, bekijken. U kunt de contactfiches openen via een dubbelklik op de contactnaam. Indien gewenst kunt u zelfs een verzenden naar een contact via een dubbelklik op het adres van het contact. Tabblad Bijlagen Via dit tabblad kunt u bijlagen die bij dit ticket horen, toevoegen, openen en verwijderen via de bijhorende knoppen. Tabblad Extra Via dit tabblad krijgt u een overzicht van de contracten die aan dit ticket gelinkt zijn alsook een overzicht van de cataloogitems met betrekking tot het ticket. Mogelijkheid tot bewerken van het contract doormiddel van de knop Bewerken Mogelijkheid om cataloogitems toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens voor het ticket ingegeven werden, klikt u op Bewaar en Sluiten om alle data op te slaan. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 Ticket bekijken U kunt het ticket bekijken zonder het te bewerken of te bewaren: U opent het ticket (via de knoppen Mijn Tickets of Overzicht Tickets in de werkbalk + dubbelklik op een ticket) en na het bekijken klikt u op de knop Sluiten in de ticketfiche. Ticket bewerken U kunt de algemene informatie van het ticket bewerken en de gegevens opslaan, zonder het ticket te sluiten, via de knop Bewaren in de ticketfiche. Om historiek toe te voegen aan een ticket dient men eerst op de Checkout knop te klikken. TicketPool Een TicketPool is de verzameling of een pool van tickets waar nog geen verantwoordelijkheid voor opgenomen werd. Als een nieuw ticket toegevoegd wordt, komt het in de ticketpool terecht. Zo kunnen de bevoegde gebruikers het nieuwe ticket zien, opvragen en ze kunnen eventueel via Checkout de verantwoordelijkheid over het ticket op zich nemen. Als iemand zich het ticket via de Checkout knop toegeëigend heeft, dan wordt het uit de ticketpool gehaald. De Ticketpool en het aantal tickets in die pool kunt u raadplegen via: De knop TicketPool in de IMPACT CRM Werkbalk. U ziet, via het icoontje meteen hoeveel tickets nog in de ticketpool zitten en dus nog uitgecheckt moeten worden Volgend scherm wordt weergegeven: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 In de lijst met resultaten (onderaan) krijgt u een overzicht van alle tickets uit de ticketpool (de optie Wachtend staat aangevinkt). Dit is duidelijk zichtbaar aan de hand van de kolom CheckOut. In deze kolom staat GEEN enkele naam vermeld. Niemand heeft dus reeds de verantwoordelijkheid op zich genomen. Onderaan, bij Aantal ziet u hoeveel tickets nog in de TicketPool zitten (hier 0). U kunt vervolgens de tickets toevoegen, bewerken, verwijderen en contactfiches van contacten bekijken via de bijhorende knoppen. Indien gewenst kunt u het ticket ook uitchecken via de knop CheckOut in de ticketfiche (meer info, zie Ticket CheckOut ). Ticket CheckOut Het ticket komt, na het aanmaken, in de TicketPool terecht (Meer info over TicketPool, zie TicketPool.). Iedereen die bevoegdheid heeft (vastgelegd via de instelling Groepen in de ticketfiche) kan het ticket in de ticketpool zien en eventueel de verantwoordelijkheid voor het ticket op zich nemen door het outchecken van het ticket. Dit gebeurt via de knop CheckOut in de ticketfiche. Wie een ticket outcheckt, ziet het ticket verschijnen onder Mijn Tickets (icoon). Mijn Tickets Mijn Tickets zijn de tickets waar u bevoegdheid over hebt. U hebt de verantwoordelijkheid over deze IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 tickets, want u hebt dit ticket outgecheckt. U hebt volledige toegang tot deze tickets en kunt ze naar wens afwerken en afsluiten. Eventueel kunt u ook, indien nodig, Inchecken (zie hierboven). Mijn Tickets kunt u raadplegen en bewerken via de knop Mijn Tickets in de IMPACT CRM Werkbalk. U ziet onmiddellijk hoeveel tickets u hebt. In de lijst met resultaten (onderaan) krijgt u een overzicht van al uw eigen tickets (de optie Bezig staat aangevinkt). Dit is duidelijk zichtbaar aan de hand van de kolom CheckOut. In deze kolom staat steeds enkel uw eigen naam vermeld. Onderaan, bij Aantal ziet u over hoeveel tickets u de verantwoordelijkheid hebt. U kunt vervolgens tickets toevoegen, bewerken, verwijderen en contactfiches van contacten bekijken via de bijhorende knoppen. Als verantwoordelijke van een ticket moet het ticket zo snel mogelijk afgesloten worden. U hebt als verantwoordelijke twee keuzes om een ticket af te werken: afsluiten of CheckIn. Meer info hierover, zie Ticket afsluiten of CheckIn. Ticket afsluiten of CheckIn Nadat iemand het ticket Outgecheckt heeft is hij/zij dus verantwoordelijk is voor het ticket (het is nu Mijn Ticket ). Het ticket moet dan ook zo snel mogelijk (afhankelijk van het niveau van prioriteit) afgewerkt en afgesloten worden. De verantwoordelijke heeft twee opties: 1. Het ticket zelf afwerken en vervolgens afsluiten door de optie Afgesloten op het tabblad Historiek in de ticketfiche aan te vinken. Vervolgens klikken op Bewaren. OF IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 2. Het ticket als het ware doorgeven aan iemand anders. Dit omdat hij/zij het ticket niet kan afwerken en afsluiten. Bijvoorbeeld omdat hij/zij het probleem niet kan oplossen OF omdat de uren (van het oplossen van het probleem) nog gefactureerd moeten worden en dit dus nog deel uitmaakt van het ticket. Om het ticket door te geven worden eventueel opnieuw de categorieën en groepen aangeduid en vervolgens klikt u op de knop CheckIn. Zo komt het ticket opnieuw in de TicketPool terecht, wachtend op een checkout en verdere afsluiting. Het afgesloten ticket kan dan via Overzicht Ticket opgezocht worden. Hiervoor vinkt u de optie Afgesloten aan (meer info, zie Ticket zoeken overzicht ). Tickets zoeken - overzicht Een Ticket kunt u opzoeken en raadplegen via de knop Ticket Historiek in de IMPACT CRM Werkbalk. U ziet meteen het aantal tickets dat op 100% afgewerkt staat, maar nog niet is afgesloten (linker cijfer). Bovendien ziet u hoeveel tickets er in totaal bestaan in de historiek (rechter cijfer). Ook is het mogelijk om bij een contactfiche via de IMPACT CRM -View-Switch of de knop Tickets alle tickets te raadplegen betreffende dit contact. De snelste manier om tickets te zoeken en een overzicht te krijgen, is via de IMPACT Services Werkbalk. Alle nodige gegevens zijn meteen zichtbaar via het icoontje: het aantal tickets dat op 100% afgewerkt staat, maar nog niet is afgesloten (linker cijfer) en het totaal aantal tickets dat er zijn (rechter cijfer). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 Als u één van deze methoden hanteert, verschijnt het volgend scherm: U kunt hier dan ALLE tickets opzoeken. De volgende gegevens kunt u raadplegen: 1. De opzoeking kan gebeuren op basis van een aantal Parameters : Wachtend: De wachtende tickets, die nog in de TicketPool zitten. Bezig: De tickets die reeds outgecheckt werden en niet meer in de TicketPool zitten, maar nog niet afgesloten werden. Afgesloten: De tickets die afgewerkt en afgesloten werden. Type: Het soort ticket (suggestie, probleem, vraag, andere). Categorie: Over welke activiteit in het bedrijf gaat het. Prioriteit: hoe dringend moet het ticket behandeld of afgewerkt worden. Contact: De naam van het contact/bedrijf. Gedelegeerde: de persoon aan wie het ticket gedelegeerd werd Nummer: het ticketnummer, of alle tickets waarvan het nummer kleiner dan, gelijk aan, groter dan een bepaald cijfer is. DataGroep: De groep van contacten voor dit ticket. TicketGroep : de groep dat bij het ticket hoort, b.v. ondersteuning, ontwikkeling IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 Bron: De bron van het ticket, m.a.w. tot welke datagroep behoort het ticket. BronType: Via welke actie het contact bij het ticket terechtgekomen is. Aangemaakt: De periode waartussen het ticket gecreëerd werd. DeadLine: De datum waarvoor het ticket afgewerkt en afgesloten moet zijn. Text: Alle woorden van het ticket. Zowel titel, commentaar als historiek. CheckOut Door: Wie nam de verantwoordelijkheid voor het ticket op zich. CheckOut Op: Op welke datum werd outgecheckt. CheckIn Door: Wie plaatste het ticket opnieuw in de ticketpool. CheckIn Op: Op welke datum werd ingecheckt. Maximum: Het maximaal aantal resultaten die weergegeven mogen worden. U kiest zelf welke parameters u gebruikt voor de opzoeking. Klik de knop Zoeken aan om de opzoeking te starten. 2. De Resultaten Onderaan worden de resultaten van de opzoeking van de tickets weergegeven. U kunt vervolgens tickets Toevoegen, Bewerken en Verwijderen. U kunt eveneens de contactfiche van een specifiek contact bekijken via de knop Contact. 3. Info U kunt basisinformatie i.v.m. het ticket zien. Deze basisinformatie bestaat uit de Toegevoegde Commentaar van de actieve fase uit de ticketfiche. Selecteer het ticket en zet uw muis op info en u ziet de volledige tekst. 4. Totaal U kunt bij Totaal zien hoeveel resultaten van de opzoeking weergegeven worden. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 Contracten beheren Contracten aanmaken Een Contract kan op twee manieren aangemaakt worden: 1. Via de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Services Nieuw Contract. 2. Via de knop Services op de IMPACT CRM View-Switch- tabblad Contracten - Toevoegen Als u één van deze methoden hanteert om een contract aan te maken, verschijnt het scherm Contract : Een overzicht van de gegevens die ingevuld moeten worden: De contractfiche wordt opgedeeld vier tabbladen: Algemeen Alle keuzemenu s in dit veld worden samengesteld door de administrator. Dus indien er bijkomende keuzes moeten aangemaakt worden in de keuzelijsten, neemt u contact op met uw administrator. Type Het Type is het soort contract. Dit kan bijvoorbeeld een abonnement zijn, een onderhoudscontract... Selecteer het gewenste contract. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 Automatisch te verlengen Wanneer u de optie Automatisch te verlengen aanvinkt, dan zal het contract nadat het vervalt, AUTOMATISCH verlengd worden voor dezelfde duur van het contract. U hoeft enkel in de lijst van einde contract deze contracten te selecteren en te verlengen. Vinkt u deze optie NIET aan, dan zal in de lijst van einde contract, AV niet aangevinkt zijn. Bedrag Het Bedrag geeft aan welke prijs (in euro) er is vastgelegd voor het specifieke contract. Contact Bij het Contact plaatst u de naam van het bedrijf. Zo wordt het contract gelinkt aan de contactfiche van het bedrijf. BELANGRIJK: tickets en contracten worden aan bedrijven gelinkt, NIET aan contactpersonen. Indien u de contactfiche van het bedrijf eerst wilt raadplegen in IMPACT CRM, dan kunt u dit doen door op de Contact -knop te klikken. Wilt u een contact opzoeken, gebruik dan het witte vierkanteicoontje (datapicker). Extern Nummer Het Extern Nummer is een specifiek identificatienummer, door u of uw bedrijf toegewezen. Op deze manier kan het contract snel geïdentificeerd worden. Startdatum De Startdatum is de datum waarop het contract ondertekend en dus ook officieel gestart werd. Referentiedatum Om de startvervaldatum juist te hebben, kiest u hier een bepaalde datum. U zorgt ervoor dat via de keuze van deze datum, de vervaldatum op het juiste moment valt. De Referentiedatum is de datum waarop er aangerekend wordt voor de producten of diensten. Deze referentiedatum zal dan ook de continue opvolging van de facturen bepalen. De startdatum is bijvoorbeeld 08/01/2010. Daarom kiest u bijvoorbeeld voor een referentiedatum 01/01/2010 en een maandelijks contract. Dan zijn de volgende vervaldagen: 01/02 /2010; 01/03/2010; 01/04/2010; 01/05/2010; enz. Volgende Vervaldag De Volgende Vervaldag is de eerstvolgende datum waarop het contract vervalt. Er zal op die dag dan een factuur verstuurd worden naar de klant. Bijvoorbeeld: een tweemaandelijks contract met referentiedatum 15/01/2010. Hierbij is de volgende vervaldag: 15/03/2010 Einddatum De Einddatum is de datum waarop het contract ten einde loopt (tenzij er het automatisch verlengd wordt). Wanneer u bijvoorbeeld een contract voor 5 jaar afsluit op 01/01/2010, dan zal deze ten einde lopen op 01/01/2015. Afgesloten De optie Afgesloten wordt aangevinkt als het contract beëindigd werd (afgesloten) en NIET meer verlengd wordt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 Commentaar Hier kunt u eventuele opmerkingen of commentaar i.v.m. het contract vermelden. Dit commentaar kunt u later nog wijzigen of toevoegen. Vervaldagen De Vervaldagen zijn de dagen waarop het contract vervalt en een tussentijdse factuur opgesteld en verstuurd moet worden. Op het tabblad Vervaldagen kunt u de instellingen voor de templates, om vervaldagen te melden bij het contact, instellen. Opgelet: Dit kan enkel indien de administrator dit toestaat bij de algemene instellingen van IMPACT Services. Indien u deze functie niet beschikbaar is, neem contact op met uw administrator. Er kunnen drie meldingen (i.v.m. het vervallen van het contract) naar een contact verstuurd worden. Hiervoor kiest u de gewenste instellingen op het tabblad: U vinkt de optie De melding NIET naar het contact versturen aan als u niet wenst dat een naar het contact verstuurd wordt met de melding dat de vervaldag verstreken is. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 Bij De melding naar DIT adres versturen kunt u het adres ingeven waar de melding wel naar verstuurd moet worden. U moet dit echter niet invullen, dit is optioneel. Einde Contract Het Einde Contract is de einddatum of de datum waarop het contract definitief ten einde loopt. Op het tabblad Einde Contract kunt u de instellingen voor de templates, om het einde van het contract te melden bij het contact, instellen. Opgelet: Dit kan enkel indien de administrator dit toestaat bij de algemene instellingen van IMPACT Services. Indien deze functie niet beschikbaar is, neem contact op met uw administrator. Er kunnen drie meldingen (i.v.m. het einde van het contract) naar een contact verstuurd worden. Hiervoor kiest u de gewenste instellingen op het tabblad: U vinkt de optie De melding NIET naar het contact versturen aan als u niet wenst dat een naar het contact verstuurd wordt met de melding dat het einde contract verstreken is. Bij De melding naar DIT adres versturen kunt u het adres ingeven waar de melding wel naar verstuurd moet worden. U moet dit echter niet invullen, dit is optioneel. CataloogItems Op het tabblad CataloogItems hebt u de mogelijkheid om cataloogitems toe te voegen aan het contract, aan de hand van de knop Toevoegen. Er verschijnt een nieuw venster, waar u met behulp van de datapicker een cataloogitem kunt kiezen, waarna u het aantal en het prijs kunt specifiëren. Cataloogitems kunt u achteraf nog bewerken of verwijderen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 SerieNummers Op het tabblad SerieNummers kunt u serienummers (identificatienummers) van bepaalde toestellen of producten toevoegen, bewerken en verwijderen via de bijhorende knoppen: Dit kan interessant zijn als er toestellen of producten zijn die bijvoorbeeld onderhouden moeten worden. Bij een onderhoudscontract kunt u dan snel het serienummer opvragen of opzoeken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

25 BELANGRIJK: Nadat alle gegevens voor het contract ingegeven werden, klikt u op Bewaren op het tabblad Algemeen om alle data op te slaan. Vervaldaglijst lijst van vervallen contracten De Vevaldaglijst is een overzicht van de contracten die binnen een bepaald termijn (door de administrator ingesteld) zullen vervallen, ten einde lopen of wachtend zijn. De Vervaldaglijst kunt u opvragen via de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Services Vervaldaglijst. Het eerste cijfer geeft de Vervallen contracten weer, het tweede cijfer de Wachtende contracten en het derde cijfer Einde Contract. Zo ziet u aan de hand van het icoontje meteen de status van de contracten. Na het aanklikken verschijnt volgend scherm: Het Vervaldag lijst venster bevat drie tabbladen: Vervallen contracten: Dit zijn contracten waarvoor een tussentijdse actie ondernomen moet worden, bijvoorbeeld een factuur opsturen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

26 Wachtende contracten: Dit zijn contracten die binnenkort zullen vervallen en waar dus binnenkort een actie voor ondernomen moet worden. Einde Contract : Dit zijn contracten die definitief ten einde lopen (en eventueel verlengd moeten worden). Enkele bewerkingen die u op de tabbladen kunt uitvoeren: U kunt de contracten eventueel bewerken via de bijhorende knop Bewerken. U kunt de contactfiches van contacten bekijken via de bijhorende knop Contact. De Vervallen en Wachtend contracten kunt u, indien gewenst Afpunten via de bijhorende knop. Als u een Vervallen of Wachtend contract afpunt, dan zal automatisch de nieuwe vervaldatum berekend worden. Het selecteren van de contracten kan snel gebeuren aan de hand van enkele sneltoetsen: Alle contracten selecteren: Selecteer het eerste contract, hou de SHIFT-toets ingedrukt en klik op het laatste contract. Enkele contracten selecteren: Selecteer een contract, hou de ALT-toets ingedrukt en klik vervolgens op de resterende gewenste contracten. De contracten kunt u, indien gewenst, Vernieuwen via de bijhorende knop. Via de knop Vernieuwen kunt u een nieuwe vervaldaglijst opzoeken. De vervaldaglijst die standaard verschijnt, wordt samengesteld op basis van de standaardinstellingen die uw administrator instelde. Dus als de administrator instelde dat u 7 dagen voor de vervaldag verwittigd moet worden, zal enkel een lijst verschijnen met die contracten die binnen 7 dagen vervallen (voor vervallen, einde en wachtende contracten). Deze lijst is echter beperkt. Indien u zelf wilt opzoeken welke contracten vervallen tegen een specifieke datum, dan kunt u dit opzoeken aan de hand van de knop Vernieuwen en de keuzelijst met data: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

27 c De Einde Contracten kunt u, indien gewenst, Verlengen via de bijhorende knop op het tabblad Einde Contract. c U selecteert een specifiek contract uit de lijst en klikt op de knop Verlengen. Het contract wordt dan verlegd met de Totale Contractduur van het oorspronkelijk contract. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

28 Als het contract bijvoorbeeld een totale contractduur van 24 maanden had, dan zal bij het Verlengen het contract verlengd worden met 24 maanden. Het contract zal dan in totaal (voorlopig) 48 maanden lopen. In de kolom AV kunt u zien of de optie Automatisch te verlengen bij het aanmaken van een contract wel of niet aangevinkt werd voor het contract. Dit wil zeggen dat u als verantwoordelijke weet dat er geen acties naar de klant ondernomen moeten worden om het contract te verlengen. Selecteer die contracten en klik op de knop Verlengen en het contract is terug verlengd voor de volledige contractduur. Als de optie Automatisch te verlengen NIET aangevinkt staat in de kolom AV dan weet u dat er eventueel bepaalde acties moeten ondernomen worden naar de klant toe om dit contract te verlengen. Of dat het contract inderdaad gewoon gestopt wordt. Contracten verlengen Contracten kunnen op twee manieren verlengd worden: AUTOMATISCH Bij het aanmaken of het bewerken van een contractfiche vinkt u de optie Automatisch te verlengen aan. Dan weet u op de vervaldag dat het contract AUTOMATISCH mag verlengt worden (er moeten GEEN acties naar de klant ondernomen worden). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

29 Vervolgens ziet u bij Vervaldaglijst, bij het tabblad Einde Contract in de kolom AV dat de optie aangevinkt staat. Het contract mag met andere woorden Automatisch verlengd worden. U klikt op de knop Verlengen en het contract wordt dan verlegd met de Totale Contractduur van het oorspronkelijk contract. MANUEEL Bij een contract dat NIET ingesteld staat om automatisch te verlengen staat de optie (in de kolom AV bij Vervaldaglijst tabblad Einde contract ) NIET aangevinkt. Dan weet de verantwoordelijke dat er bepaalde acties naar de klant moeten ondernomen worden. U kunt het contract MANUEEL verlengen via de knop Verlengen. Deze vindt u terug bij Vervaldaglijst (knop of IMPACT CRM IMPACT CRM Services Overzicht Contracten Vervaldaglijst) tabblad Einde Contract Verlengen. Het contract wordt dan verlegd met de Totale Contractduur van het oorspronkelijk contract. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

30 Contracten zoeken overzicht Een Contract kunt u opzoeken en raadplegen via de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Services Overzicht Contracten Na aanklikken verschijnt het scherm Overzicht Contracten. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

31 U kunt hier dan ALLE contracten opzoeken. De volgende gegevens kunt u raadplegen: 1. De opzoeking kan gebeuren op basis van een aantal Parameters : Actief: De contracten die nog niet stopgezet werden (nog geen einde contract) en dus nog actief zijn. Afgesloten: De contracten die afgesloten/stopgezet werden, ze werden met andere woorden NIET verlengd. Type: Het soort contract (maandelijks, tweejaarlijks of per kwartaal). Contact: De naam van het contact/bedrijf. DataGroep: De groep van contacten voor dit contract. Startdatum: De datum waarop het contract ondertekend en dus ook gestart werd. Einddatum: De datum waarop het contract ten einde loopt. Vervaldag: De eerstvolgende datum waarop het contract vervalt. Er zal op die dag dan een factuur verstuurd worden naar de klant. Gebruiker: De gebruiker die het contract beheert, opvolgt en de meldingen ontvangt. Commentaar: De commentaar die bij het contract geschreven werd. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

32 Intern Nr: Het intern IMPACT CRM nummer, het bestaat uit jaartal/maand/totale volgnummer. Het jaartal en maand verwijst naar het jaar en de maand van de creatie. Het voordeel van dit Intern nummer is dat u zo een indicatie hebt van het totaal aantal contracten dat er aangemaakt werden. Bovendien geeft dit nummer geen indicatie van hoeveel contracten er per maand aangemaakt werden. Het eerste volgnummer kan dan ook door u bepaald worden, bijvoorbeeld Extern Nr: Het specifieke identificatienummer dat u als bedrijf kunt toewijzen. Op deze manier kan het contract snel geïdentificeerd worden. Maximum: Het maximaal aantal resultaten die weergegeven mogen worden. U kiest zelf welke parameters u gebruikt voor de opzoeking. Klik op de knop Zoeken om de opzoeking te starten. 2. De Resultaten Onderaan worden de resultaten van de opzoeking van de contracten weergegeven. U kunt vervolgens contracten Toevoegen, Bewerken en Verwijderen. U kunt eveneens de contactfiche van een specifiek contact bekijken via de knop Contact. De knop Herberekenen laat u alle zoekresultaten opnieuw berekenen. 3. Info U kunt basisinformatie i.v.m. het contract zien. Deze basisinformatie bestaat uit het Commentaar dat toegevoegd werd in de contractfiche. Selecteer het contract en verplaats uw muis op info, en u ziet de volledige tekst. U kunt hier eveneens de contracten toevoegen, bewerken, verwijderen en contactfiches van contacten bekijken via de bijhorende knoppen. Tickets en Contracten bijwerken - vernieuwen Via de knop Vernieuwen in de IMPACT Services Werkbalk kunt u uw tickets en contracten bijwerken. Er wordt, na een druk op deze knop, een update gemaakt van de tickets en contracten. Wanneer u bijvoorbeeld een ticket outcheckte dan zal het ticket uit de TicketPool verwijderd worden en bij Mijn Tickets zal een ticket toegevoegd worden. De status van beide knoppen ( TicketPool en Mijn Tickets ) in de IMPACT CRM Werkbalk zal veranderen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31

33 In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene informatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reports Gebruikershandleiding IMPACTXRM Documents Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding voor Administrators Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Copyright IMPACTXRM NV. Alle rechten voorbehouden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 32