IMPACTXRM ATS. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 ATS VOOR ADMINISTRATORS... 2 Algemene Informatie... 2 ATS inschakelen... 2 Frequenties aanpassen beperken Bezoekschema s... 4 Contacten indelen in schema s... 5 Contacten zoeken op basis van bezoekschema s... 6 Functionaliteiten van ATS... 7 Afspraken boeken via ATS... 9 Frequentie van bezoek aanpassen ATS VOOR GEBRUIKERS Algemene Informatie Bezoekschemas Contacten zoeken op basis van bezoekschema s Functionaliteiten van ATS Afspraken boeken via ATS Frequentie van bezoek aanpassen ATS Mogelijkheden binnen IMPACTXRM MOBILE Contactschema s Frequentie van bezoek aanpassen Afspraken boeken via ATS IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 ATS VOOR ADMINISTRATORS Algemene Informatie Wat is ATS en waarvoor dient het? ATS staat voor Appointment Tracking en Scheduling. ATS is vooral een hulpmiddel voor een gebruiker die op regelmatige basis dezelfde contacten moet bezoeken. Zoals een vertegenwoordiger die elke 4 weken dezelfde klant bezoekt en dus niet projectmatig verkoopt. ATS zorgt niet voor de boeking van afspraken maar helpt u herinneren wanneer het volgende bezoek zou moeten ingepland worden. ATS is dus een ondersteuning bij het opstellen van de agenda. ATS inschakelen Indien men wenst te werken met ATS dienen er enkele aanpassingen te gebeuren bij de IMPACTXRM Gebruikersinstellingen. Hiervoor gaat u via de IMPACTXRM Werkbalk naar IMPACT Planning en kiest u de optie Instellingen. Onderaan in het vak ATS vinkt u ATS inschakelen aan. Bij ATS Werkwijze bepaalt u hoe het systeem volgend voorstel moet berekenen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Volgens laatste afspraak: Het systeem kijkt naar de laatste afspraak en op basis van het schema ( en eventuele aanpassingen van frequentie) berekent het een nieuw voorstel. Volgens laatste afspraak MET bezoekrapport: Het systeem kijkt naar de laatste afspraak MET BEZOEKRAPPORT en op basis van het schema (en eventuele aanpassingen van frequentie) berekent het een nieuw voorstel. Indien er GEEN BEZOEKRAPPORT is ingevuld blijft het systeem bezoeken voorstellen, ook al is er reeds een afspraak geweest waar geen bezoekrapport werd ingevuld. Bij deze optie bent u dus verplicht om een bezoekrapport in te vullen. Frequenties aanpassen beperken. Indien bepaalde gebruikers de frequentie van bezoek niet mogen aanpassen is het mogelijk om deze beveiliging aan te passen per gebruiker. Ga hiervoor via de IMPACTXRM Werkbalk naar IMPACT General Instellingen - Gebruikers. Selecteer de gewenste gebruiker en klik op bewerken. Het Gebruikersinstellingen-scherm verschijnt in beeld: ga naar tabblad IMPACT Planning Maak gebruik van het schuifbalkje om de beveiliging per gebruiker aan te passen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 Bezoekschema s ATS is gebaseerd op bezoekschema s. Het is dus nodig om de contacten (klanten die regelmatig moeten bezocht worden) in bezoekschema s in te delen. Enkele voorbeelden van schema s : 1. Gebaseerd op dagen: Maandag Dinsdag-Woensdag-Donderdag-Vrijdag 2. Gebaseerd op regio: West-Vlaanderen - Oost-Vlaanderen Limburg - Kust1 Kust 2 3. Gebaseerd op bezoektermijnen: 2wekelijks- maandelijks- 3maandelijks 4. Gebaseerd op chauffeurs: Tom- Niels- Kristof 5. Gebaseerd op chauffeur én dagen: Maandag Tom- Maandag Niels-Maandag Kristof Dinsdag Tom- Dinsdag Niels Gebaseerd op grootte klant: A-klant, B-klant, C-klant Alle contacten (klanten) worden dus ingedeeld in verschillende bezoekschema s. Hiervoor dient men eerst de bezoekschema s aan te maken. Om deze aan te maken gaat u naar de Algemene Instellingen van IMPACT Contacts. Hier kiest u het tabblad Bezoekschema s. Klik op Toevoegen om een nieuw schema aan te maken. Het scherm Bezoekschema verschijnt in beeld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Geef een Sleutel en Omschrijving in. Daarna beslist u of u ATS wilt inschakelen. Indien u dit niet aanvinkt werkt u wel met bezoekschema s maar zullen de functionaliteiten van ATS niet actief zijn. Dit is perfect mogelijk, de gebruiker organiseert dan zelf de afspraken. Bijvoorbeeld: D-klanten moeten niet bezocht worden maar worden wel ingedeeld in de groep D-klant. Daarna beslist u de Frequentie van wederkerige afspraken voor contacten die behoren tot het desbetreffend bezoekschema. Indien u of een gebruiker een wijziging doet aan de frequentie van een bestaand schema (zie ook Frequentie van bezoek aanpassen), en u wenst de contacten en hun schema bij te werken, klikt u op de knop Contacten Bijwerken. Belangrijk : Klik steeds op bewaren om de wijzigingen op te slaan. Zo niet, gaan uw wijzigingen verloren. Contacten indelen in schema s Om een contact toe te wijzen aan een schema volgt u de volgende procedure. Open de desbetreffende contactfiche. Rechts van de Outlook-Contactfiche maakt u een keuze uit de keuzelijst in het veld Bezoekschema. Alles begint dus met bezoekschema s, deze zijn dan ook van primordiaal belang bij het gebruik van ATS! Minstens even belangrijk is het invullen van de verantwoordelijke voor het contact. In dit geval zal dit dus de gebruiker zijn die het contact moet bezoeken. Dit is de hoofdverantwoordelijke van het contact! IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 BELANGRIJK: Een contact met bezoekschema maar zonder verantwoordelijke zal NIET in de ATS functionaliteit kunnen opgenomen worden!! Beide dienen dus steeds ingevuld te zijn. In sommige gevallen zal een contact door meerdere gebruikers bezocht worden. We denken aan een firma die brillen verkoop, de ene verantwoordelijke bezoekt het contact met monturen, de andere met glazen, elk met hun eigen bezoekschema. Om meerdere verantwoordelijken toe te kennen gaat u op het contact naar de optie Planning tabblad ATS (ATS2 - ATS3 ) Tabblad ATS : weergave van de hoofdverantwoordelijke die u heeft bepaald. De hoofdverantwoordelijke kan hier de afspraakvoorkeuren vervolledigen. Op de tabbladen ATS2 en ATS3 kan men de tweede en/of derde verantwoordelijke toevoegen met zijn eigen bezoekschema én voorkeuren. Belangrijk : Klik steeds op bewaren om de wijzigingen op te slaan. Zo niet, gaan uw wijzigingen verloren. Contacten zoeken op basis van bezoekschema s Zodra u met bezoekschema s werkt is het ook mogelijk om te zoeken naar contacten die tot een bepaald schema behoren. Hiervoor gaat u naar Uitgebreid zoeken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 Maak uw keuze van schema in het veld Bezoekschema en klik op Zoeken. U krijgt alle contacten te zien die tot het desbetreffende schema behoren. Functionaliteiten van ATS Om gebruik te maken van de functionaliteiten van ATS gaat u via de IMPACTXRM-Werkbalk naar IMPACT- Planning en kiest u voor de optie ATS. Nogmaals, het systeem zal geen afspraken voor u of de gebruikers boeken maar u enkel raad geven wanneer een volgend bezoek zou moeten ingepland worden! IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 Het scherm wordt in twee verdeeld, met verschillende opties Overzicht van de verschillende opties in het linker deel van het scherm: 1. Zoekcriteria Verantwoordelijke: standaard zal hier uw eigen naam staan. Het is echter mogelijk om op basis van ATS ook afspraken te plannen en te boeken voor andere gebruikers. Indien u dit wenst, selecteert u de gebruiker en klikt u op Zoeken. In het rechterscherm krijgt u dan de agenda te zien van de gebruiker die u selecteerde. Bezoekschema: Selecteer eventueel een bezoekschema en klik op zoeken om enkel contacten te zien in het desbetreffende schema. Met voorgestelde afspraken: Vink dit aan indien u alle contacten wilt zien waarvoor het systeem een afspraak voor kan voorstellen, u hebt ook de mogelijkheid om een datum tussen x en x in te vullen. Het systeem zoekt naar alle contacten die een afspraak in de toekomst moeten hebben, maar waar er geen zijn. Met afspraken: Vink dit aan indien u alle contacten wilt zien die reeds een afspraak hebben. 2. Resultaten : Hier ziet u de resultaten van de opzoeking. 3. Gegevens van het geselecteerd contact in de resultaten: Contact: Contactgegevens. Vorig bezoek: datum van het vorig bezoek. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 Volgend gepland bezoek: datum van het volgend gepland bezoek. ATS Bezoek voorstel: voorstel voor afspraak van ATS Het systeem houdt rekening met het schema én de frequenties die hiervoor ingesteld zijn. Tevens houdt het systeem rekening met de frequenties die eventueel afwijkend zijn van het vastgestelde schema voor het contact (zie frequentie aanpassen). Rechts zult u de agenda zien op de dag van het voorstel. Contactknop: Hier kan men contactfiche openen van het geselecteerde contact. Overzicht van de opties in het rechterdeel van het scherm: Hier ziet u drie tabbladen: 1. Tabblad info: dit tabblad zal standard openstaan, maar is verder niet van belang. 2. Tabblad Kalender: Hier ziet u de agenda van de geselecteerde gebruiker in het linkerdeel van het scherm. Afspraken openen, boeken, en verplaatsen behoren hier tot de mogelijkheden. (zie ook Afspraken boeken) 3. Tabblad Kaart: Hier ziet u een kaart waarop de reeds geplande bezoeken afgebeeld worden door gekleurde pins. Elke dag heeft een kleur. Zo hebt u een overzicht van waar uw afspraken zich bevinden. Indien u met uw cursor een pin aanduidt, krijgt u meer info omtrent de afspraak te zien. Afspraken boeken via ATS Om uw afspraken te boeken gaat u via de IMPACTXRM Werkbalk naar IMPACT Planning en kiest u de optie ATS. Het ATS scherm wordt geopend. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Standaard wordt uzelf weergegeven maar het is ook mogelijk om te boeken voor een andere gebruiker, selecteer de desbetreffende gebruiker indien nodig. U selecteert het contact waarvoor u wenst te boeken in het linker deel van het scherm. Dubbelklik in de agenda op een dag en het afsprakenscherm van Outlook wordt geopend. Vervolledig uur en eventueel Afspraakgroep-Afspraakbron- AfspraakType -AfspraakBronType. Eventueel ook Dossier-Opportuniteit of Ticket vervolledigen. Klik op Bewaar en Sluiten. Frequentie van bezoek aanpassen. Het is mogelijk om de frequentie van een bezoek aan te passen. Bijvoorbeeld: U hebt een klant in het schema 3-maandelijks. Deze klant heeft echter wat betalingsmoeilijkheden en u (of uw vertegenwoordiger) wilt deze klant de komende tijd meer bezoeken. Dan is het niet nodig om deze klant in een ander schema in te delen. U, of de verantwoordelijke (vertegenwoordiger), kan de frequentie aanpassen (indien u dit als administrator toelaat, zie instellingen gebruikers). Hiervoor gaat u naar de contactfiche van de klant. Navigeer naar Planning tabblad ATS (ATS2 - ATS3 ) Hier ziet u dat ATS ingeschakeld is en op basis van het schema ziet u de frequentie van de bezoekregeling. Hier is het mogelijk om de maanden, weken en dagen aan te passen. Tevens kunt u hier de bezoekvoorkeuren ingeven. Bijvoorbeeld: de klant wenst niet bezocht te worden op zaterdag en zondag, en enkel in de voormiddag van maandag tot donderdag. Op vrijdag de ganse dag. Dan vult u de voorkeuren als volgt in: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 Maandag voormiddag, Dinsdag voormiddag, Woensdag voormiddag, Donderdag voormiddag, Vrijdag de hele dag, Zaterdag nooit. Indien u hier de frequentie aanpast zal het systeem hier ook rekening mee houden bij de komende voorstellen. Indien de gebruiker deze frequentie niet mag aanpassen dient u dit in de instellingen aan te passen (zie instellingen gebruikers). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 ATS VOOR GEBRUIKERS Algemene Informatie Wat is ATS, en wat is de bedoeling ervan? ATS staat voor Appointment Tracking en Scheduling. ATS is vooral een hulpmiddel voor een gebruiker die regelmatig dezelfde contacten moet bezoeken. Zoals een vertegenwoordiger die regelmatig dezelfde klanten moet bezoeken en dus niet projectmatig verkoopt. ATS zorgt niet voor de boeking van afspraken maar helpt u herinneren wanneer het volgende bezoek zou moeten ingepland worden. ATS is dus een ondersteuning bij het opstellen van de agenda. Bezoekschemas ATS is gebaseerd op bezoekschema s. Het is dus nodig om de contacten (klanten die regelmatig moeten bezocht worden) in schema s in te delen. Enkele voorbeelden van schema s : 1. Gebaseerd op dagen: Maandag Dinsdag-Woensdag-Donderdag-Vrijdag 2. Gebaseerd op regio: West-Vlaanderen - Oost-Vlaanderen Limburg - Kust1 Kust 2 3. Gebaseerd op bezoektermijnen: 2wekelijks- maandelijks- 3maandelijks 4. Gebaseerd op chauffeurs: Tom- Niels- Kristof 5. Gebaseerd op chauffeur én dagen: Maandag Tom- Maandag Niels-Maandag Kristof Dinsdag Tom- Dinsdag Niels Gebaseerd op grootte klant: A-klant, B-klant, C-klant Alle contacten (klanten) worden dus ingedeeld in verschillende schema s. Hiervoor dient u eerst bezoekschema s aan te maken. Dit gebeurt door de administrator binnen uw bedrijf. Om een contact toe te wijzen aan een schema volgt u volgende procedure. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 Open de desbetreffende contactfiche. Rechts van de Outlook-Contactfiche maakt u een keuze uit de keuzelijst in het veld Bezoekschema. Contactschema s kunnen ook gebruikt worden ZONDER gebruik te maken van ATS! U deelt uw contacten in schema s in maar maakt geen gebruik van de functionaliteit om een voorstel van volgend bezoek te krijgen. U organiseert dus zelf uw agenda en bezoeken. Alles start met bezoekschema s, ze zijn dus van primordiaal belang bij het gebruik van ATS! Minstens even belangrijk is het invullen van de verantwoordelijke voor het contact. In dit geval zal dit dus de gebruiker zijn die het contact moet bezoeken. BELANGRIJK: Een contact met bezoekschema maar zonder verantwoordelijke zal NIET in de ATS functionaliteit kunnen worden opgenomen!! Beide dienen dus steeds ingevuld te zijn. In sommige gevallen zal een contact door meerdere gebruikers bezocht worden. We denken aan een firma die brillen verkoop, de ene verantwoordelijke bezoekt het contact met monturen, de andere met glazen, elk met hun eigen bezoekschema. Om meerdere verantwoordelijken toe te kennen gaat u op het contact naar de optie Planning tabblad ATS (ATS2 - ATS3 ) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 Tabblad ATS : weergave van de hoofdverantwoordelijke die door u is bepaald. De hoofdverantwoordelijke kan hier de afspraakvoorkeuren vervolledigen. Op de tabbladen ATS2 en ATS3 kunt u de tweede en/of derde verantwoordelijke toevoegen met zijn eigen bezoekschema én voorkeuren. Belangrijk : Klik steeds op bewaren om de wijzigingen op te slaan. Zo niet, gaan uw wijzigingen verloren. Contacten zoeken op basis van bezoekschema s Zodra u met bezoekschema s werkt is het ook mogelijk om te zoeken naar contacten die tot een bepaald schema behoren. Hiervoor gaat u naar Uitgebreid zoeken. Maak uw keuze van schema in het veld Bezoekschema en klik op Zoeken. U krijgt alle contacten die tot het desbetreffende schema behoren te zien. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 Functionaliteiten van ATS Om gebruik te maken van de functionaliteiten van ATS gaat u via de IMPACTXRM-Werkbalk naar IMPACT- Planning en kiest u voor de optie ATS. Nogmaals, het systeem zal geen afspraken voor u of de gebruikers boeken maar u enkel raad geven wanneer een volgend bezoek zou moeten ingepland worden! Het scherm wordt in twee verdeeld, met verschillende opties Overzicht van de verschillende opties in het linker deel van het scherm: 4. Zoekcriteria Verantwoordelijke: standaard zal hier uw eigen naam staan. Het is echter mogelijk om op basis van ATS ook afspraken te plannen en te boeken voor andere gebruikers. Indien u dit wenst selecteert u de gebruiker en klikt u op Zoeken. In het rechterscherm krijgt u dan de agenda van de door u geselecteerde gebruiker, in het tabblad Kalender. Bezoekschema: Selecteer eventueel een bezoekschema en klik op zoeken om enkel contacten te zien in het desbetreffende schema. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 Met voorgestelde afspraken: Vink dit aan indien u alle contacten wilt zien waar het systeem een afspraak voor kan voorstellen, u hebt de mogelijkheid om ook nog een datum tussen x en x in te vullen. Het systeem zoekt naar alle contacten die in de toekomst een afspraak moeten hebben maar waar er geen zijn. Met afspraken: Vink dit aan indien u alle contacten wilt zien die reeds een afspraak hebben. 5. Resultaten : Hier ziet u de resultaten van de opzoeking. 6. Gegevens van het geselecteerd contact in de resultaten: Contact: Contactgegevens. Vorig bezoek: datum van het vorig bezoek. Volgend gepland bezoek: datum van het volgend gepland bezoek. ATS Bezoek voorstel: voorstel voor afspraak van ATS Het systeem houdt rekening met het schema én de frequenties die hiervoor ingesteld zijn. Tevens houdt het systeem rekening met de frequenties die eventueel afwijkend zijn van het vastgestelde schema voor het contact (zie frequentie aanpassen). Rechts zult u automatisch de agenda zien op de dag van het voorstel. Contactknop: Hier kan men de contactfiche openen van het geselecteerde contact. Overzicht van de opties in het rechterdeel van het scherm: Hier ziet u drie tabbladen: 1. Tabblad info: dit tabblad zal standard openstaan, maar is verder niet van belang. 2. Tabblad Kalender: Hier ziet u de agenda van de geselecteerde gebruiker in het linkerdeel van het scherm. Afspraken openen, boeken, en verplaatsen behoren hier tot de mogelijkheden. (zie ook Afspraken boeken) 3. Tabblad Kaart: Hier ziet u een kaart waarop de reeds geplande bezoeken afgebeeld worden door gekleurde pins. Elke dag heeft een kleur. Zo hebt u een overzicht van waar uw afspraken zich bevinden. Indien u met uw cursor een pin aanduidt, krijgt u meer info omtrent de afspraak te zien. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 Afspraken boeken via ATS Om uw afspraken te boeken gaat u via de IMPACTXRM Werkbalk naar IMPACT Planning en kiest u de optie ATS. Het ATS scherm wordt geopend. Standaard wordt u zelf weergegeven, maar het is ook mogelijk om te boeken voor een andere gebruiker, selecteer de desbetreffende gebruiker indien nodig. U selecteert het contact waarvoor u wenst te boeken in het linker deel van het scherm. Dubbelklik in de agenda op een dag en het afsprakenscherm van Outlook wordt geopend. Vervolledig uur en eventueel Afspraakgroep-Afspraakbron- AfspraakType -AfspraakBronType. Eventueel ook Dossier-Opportuniteit of Ticket vervolledigen. Klik op Bewaar en Sluiten. Frequentie van bezoek aanpassen. Het is mogelijk om de frequentie van een bezoek aan te passen. Bijvoorbeeld: U hebt een klant in het schema 3-maandelijks. Deze klant heeft echter wat betalingsmoeilijkheden en u (of uw vertegenwoordiger) wilt deze klant de komende tijd meer bezoeken. Dan is het niet nodig om deze klant in een ander schema in te delen. U, of de verantwoordelijke (vertegenwoordiger), kan de frequentie aanpassen (indien u dit als administrator toelaat, zie instellingen gebruikers). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 Hiervoor gaat u naar de contactfiche van de klant. Navigeer naar Planning tabblad ATS (ATS2 - ATS3 ) Hier ziet u dat ATS ingeschakeld is en op basis van het schema ziet u de frequentie van de bezoekregeling. Hier is het mogelijk om de maanden, weken en dagen aan te passen. Tevens kunt u hier de bezoekvoorkeuren ingeven. Bijvoorbeeld: de klant wenst niet bezocht te worden op zaterdag en zondag, en enkel in de voormiddag van maandag tot donderdag. Op vrijdag de ganse dag. Dan vult u de voorkeuren als volgt in: Maandag voormiddag, Dinsdag voormiddag, Woensdag voormiddag, Donderdag voormiddag, Vrijdag de hele dag, Zaterdag nooit. Indien u hier de frequentie aanpast zal het systeem hier ook rekening mee houden bij de komende voorstellen. Indien de gebruiker deze frequentie niet mag aanpassen dient u dit in de instellingen aan te passen (zie instellingen gebruikers). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 ATS Mogelijkheden binnen IMPACTXRM MOBILE Ook de functionaliteiten van ATS zijn geïntegreerd binnen de mobiele applicatie. Om gebruik te maken van de functionaliteiten van ATS dient u deze eerst te activeren via de Algemene Instellingen. Onder de Agenda instellingen kunt u bepalen of u de functie ATS al dan niet wenst te activeren. Selecteer Ja bij ATS gebruiken? en tik op Bewaren. Contactschema s ATS is gebaseerd op bezoekschema s. Het is dus nodig om de contacten (klanten die regelmatig moeten bezocht worden) in schema s in te delen. Enkele voorbeelden van schema s : 1. Gebaseerd op dagen: Maandag Dinsdag-Woensdag-Donderdag-Vrijdag 2. Gebaseerd op regio: West-Vlaanderen - Oost-Vlaanderen Limburg - Kust1 Kust 2 3. Gebaseerd op bezoektermijnen: 2wekelijks- maandelijks- 3maandelijks 4. Gebaseerd op chauffeurs: Tom- Niels- Kristof IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 5. Gebaseerd op chauffeur én dagen: Maandag Tom- Maandag Niels-Maandag Kristof Dinsdag Tom- Dinsdag Niels Gebaseerd op grootte klant: A-klant, B-klant, C-klant Alle contacten (klanten) worden dus ingedeeld in verschillende schema s. Hiervoor dient u eerst bezoekschema s aan te maken. Dit gebeurt door de administrator binnen uw bedrijf. Bezoekschema s kunnen ook gebruikt worden ZONDER gebruik te maken van ATS! U deelt uw contacten in schema s in maar maakt geen gebruik van de functionaliteit om een voorstel van volgend bezoek te krijgen. U organiseert dus zelf uw agenda en bezoeken. Alles start met bezoekschema s, deze zijn dus van primordiaal belang bij het gebruik van ATS! Minstens even belangrijk is het invullen van de verantwoordelijke voor het contact. In dit geval zal dit dus de gebruiker zijn die het contact moet bezoeken. BELANGRIJK: Een contact met bezoekschema maar zonder verantwoordelijke zal NIET in de ATS functionaliteit kunnen opgenomen worden!! Beide dienen dus steeds ingevuld te zijn. Om een contact toe te wijzen aan een schema zijn er twee mogelijkheden: 1. Open de desbetreffende contactfiche. Tik op bewerken en selecteer het bezoekschema en tik op Bewaren. 2. Open de desbetreffende contactfiche, tik op ATS voorkeuren en selecteer Bezoekschema. In dit geval kunt u onmiddellijk de voorkeurdagen ingeven en/of bewerken én meerdere verantwoordelijken ingeven! Deze tweede optie is dus de meest voor de hand liggende. Frequentie van bezoek aanpassen. Het is mogelijk om de frequentie van een bezoek aan te passen. Bijvoorbeeld: U hebt een klant in het schema 3-maandelijks. Deze klant heeft echter wat betalingsmoeilijkheden en u, als vertegenwoordiger, wilt deze klant de komende tijd meer bezoeken. Dan is het niet nodig om deze klant in een ander schema in te delen. U kunt de frequentie aanpassen (indien uw administrator u dit toelaat). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 Hiervoor gaat u naar de contactfiche van de klant. Tik op de knop ATS Voorkeuren om te openen. Hier ziet u dat ATS ingeschakeld is. U hebt de mogelijkheid om drie verschillende bezoekschemas in te stellen, voor drie verschillende verantwoordelijken. Op basis van het schema ziet u de frequentie van de bezoekregeling. Hier is het mogelijk om de maanden, weken en dagen aan te passen. Tevens kunt u hier de voorkeuren van bezoek ingeven. Bijvoorbeeld: de klant wenst niet bezocht te worden op zaterdag en zondag, en enkel in de voormiddag van maandag tot donderdag. Op vrijdag de ganse dag. Dan vult u de voorkeuren als volgt in: Maandag voormiddag, Dinsdag voormiddag, Woensdag voormiddag, Donderdag voormiddag, Vrijdag de hele dag, Zaterdag nooit. Indien u hier de frequentie aanpast zal het systeem hier ook rekening mee houden bij de komende voorstellen. Indien u naar beneden scrolt is het mogelijk om voor de tweede en derde verantwoordelijke de gegevens te vervolledigen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 Afspraken boeken via ATS. Om een afspraak te boeken gaat u via de homepagina naar de functionaliteit ATS. U krijgt een overzicht van alle contacten die in een schema zijn ingedeeld in twee verschillende kleuren: De contacten waarvan de voorgestelde datum reeds vervallen is, zijn paars. De contacten waarvan de voorgestelde datum niet vervallen is, zijn grijs. Tik op één van de voorgestelde data om de afspraak in te plannen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene informatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reports Gebruikershandleiding IMPACTXRM Documents Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding voor Administrators Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Copyright IMPACTXRM NV. Alle rechten voorbehouden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23