IMPACTXRM CRM SALES GEBRUIKERSHANDLEIDING. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 IMPACTXRM CRM SALES GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM Sales Algemene informatie... 2 Gebruikersvoorkeuren... 4 Gebruikershandleiding... 5 IMPACTXRM Sales Menu... 5 Leads beheren... 7 Leads aanmaken... 7 Leads opvolgen s aan een Lead binden/koppelen Lead converteren naar Opportuniteit Opportuniteiten beheren Opportuniteiten aanmaken Opportuniteiten opvolgen en zoeken Actieve opportuniteiten Vervallen opportuniteiten Historiek Opportuniteiten bijwerken Meerdere functionaliteiten bij Opportuniteiten s binden/koppelen aan opportuniteiten Taak binden/ aanmaken Afspraak binden/aanmaken Bijlage toevoegen aan een opportuniteit CataloogItems toevoegen aan een opportuniteit Formulieren Externe offertes Meerdere opportuniteiten in één klik bijwerken Opportuniteiten vernieuwen IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 IMPACTXRM Sales Algemene informatie De IMPACT Sales Module vormt een handige tool voor gebruikers. Het is dan ook deze module die ervoor zorgt dat u een verkooptraject (opportuniteit) nauwgezet kunt vastleggen en opvolgen. Via dit opvolgingssysteem kan de verkoper het verkooptraject in verschillende fasen opdelen en deze op de voet opvolgen. De manager kan eveneens het traject inkijken en zo de resultaten en fasen opvolgen. Eveneens is het een handige tool om verkregen leads bij te houden en op te volgen. Verder in deze handleiding wordt het verschil tussen leads en opportuniteiten beschreven. Deze module maakt diverse bewerkingen mogelijk: bijhouden van uw verkoop-opportuniteiten, koppelen van opportuniteiten aan contacten, overzichten van actieve opportuniteiten, vervallen opportuniteiten, historieken, enz. Na de installatie van IMPACT Sales worden er verschillende extra Menu s en Opties toegevoegd aan de standaard Outlook configuratie: 1. Een extra Menu in de IMPACT CRM Werkbalk, nl. IMPACT Sales. Via dit Menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Lead aanmaken: via deze knop kunt u een nieuwe lead aanmaken. Opportuniteit aanmaken: via deze knop kunt u een nieuwe opportuniteit aanmaken. Nabij deadline: deze knop biedt u een overzicht van de opportuniteiten waarvan de deadline nabij is Overzicht Leads: raadpleeg hier een overzicht van uw leads. (aantal leads/aantal vervallen leads).. Vervallen: raadpleeg hier uw vervallen opportuniteiten (aantal afhankelijk van uw vervallen opportuniteiten). Historiek: raadpleeg hier de historiek van uw opportuniteiten. Vernieuwen: klik hier voor een update van de opportuniteiten. Instellingen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Meer uitleg over deze functies en hun gebruik volgt in deze handleiding. 2. Op de Outlookcontactfiche bij de IMPACT ViewSwitch staat aan de rechterkant een knop Sales Een klik op deze knop opent het tabblad Opportuniteiten. Er verschijnt een lijst met alle Opportuniteiten die aan deze contactfiche gelinkt zijn. De Opportuniteiten kunt u vervolgens Bekijken, Toevoegen en Verwijderen. 3. Ook in het contextmenu ( dat verschijnt bij het bekijken van uw mails, door een klik op de rechtermuisknop) krijgt u de mogelijkheid om een nieuwe lead of opportuniteit aan te maken Bij gebruik van deze functie wordt de inhoud van de mail automatisch verwerkt in uw lead/opportuniteit. Deze wordt hier ook aan gekoppeld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 Gebruikersvoorkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Menu Na installatie van IMPACT Sales wordt het IMPACT CRM Menu uitgebreid met een IMPACT Sales item met de volgende sub-items: Lead aanmaken Opportuniteit aanmaken.. Nabij deadline Overzicht Leads(aantal & vervallen).. Vervallen Historiek Vernieuwen Instellingen Elk van deze opties zorgt voor een uitbreiding van de functionaliteiten van Microsoft Office. Een gedetailleerd overzicht van de opties : Lead aanmaken Aanmaken van een nieuwe Lead. Voor meer info, zie Leads beheren-lead aanmaken Opportuniteit aanmaken Aanmaken van een nieuwe Opportuniteit en bijhorende fiche in de IMPACT Sales. Voor meer info, zie Opportuniteiten beheren Opportuniteiten aanmaken. Nabij deadline Uw Actieve Opportuniteiten worden hier weergegeven. Dit zijn de actieve opportuniteiten waar nog actief aan gewerkt wordt, en dit tegen een welbepaalde deadline. Overzicht Leads (../..) Een overzicht van uw leads wordt weergegeven. (Het aantal leads en vervallen leads wordt weergegeven) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 Vervallen Opportuniteiten Alle Vervallen Opportuniteiten worden hier weergegeven. Dit zijn de opportuniteiten waarvan de deadline van een bepaalde fase in het verkooptraject verstreken is. De opportuniteit is dus nog niet afgewerkt en wacht op afhandeling van een bepaalde fase. Historiek De Historiek of geschiedenis van de opportuniteiten wordt hier weergegeven. U kunt dus alle opportuniteiten en hun bijhorende fiche opvragen. Vernieuwen Klik hier voor een update van de opportuniteiten. Instellingen Deze optie is bestemd voor administrators. Contacteer uw administrator of zie IMPACT CRM voor Administrators. Tevens krijgt men twee extra mogelijkheden in het contextmenu (dat raadpleegbaar is tijdens het bekijken van uw mails, na het met de rechtermuisknop klikken op de mail waar u een lead of opportuniteit van wilt aanmaken). Voor meer info hierover, zie Leads beheren en Opportuniteiten beheren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 Leads beheren In vele gevallen begint het verkooptraject met een Lead. U vangt ergens iets op, krijgt een mail van een collega/vriend met enkele gegevens in die kunnen leiden naar een verkooptraject. Om deze niet uit het oog te verliezen is het mogelijk om deze op te volgen binnen IMPACT CRM. Leads wordt voornamelijk gebruikt om te vermijden dat u van iedere lead een opportuniteit moet maken, en zo tal van verloren verkooptrajecten in uw historiek hebt. U hebt het ongetwijfeld al eens meegemaakt, een vriend zegt u eens te bellen naar een kennis van hem omdat hij overtuigd is dat deze uw product zal kopen. Bij een eerste contact krijgt u echter te horen dat deze kennis helemaal geen interesse heeft. Het zou dan ook te gek zijn om een opportuniteit te creëren en bijhorende contactfiche als dit op een andere manier kan. Leads aanmaken Een lead kan op twee verschillende manieren worden aangemaakt. 1. Via de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Sales Lead aanmaken 2. Via het contextmenu IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 Het is tevens mogelijk om een lead aan te maken tijdens het bekijken van uw s door met de rechtermuisknop op een (geopend of op de naam) te klikken en de optie Lead aanmaken aanklikken. Dit kan handig zijn als u een lead wilt aanmaken bij het ontvangen van een waar gegevens instaan die betrekking hebben tot de nieuwe lead. De inhoud van de mail zal dan ook zichtbaar zijn in de leadfiche. Als u één van de bovenstaande methodes hanteert om een lead aan te maken, verschijnt het volgende scherm: Vervolledig de velden: Datagroep: maak (indien u binnen uw bedrijf werkt met datagroepen) een keuze uit de verschillende datagroepen. Verantwoordelijke: standaard bent u de verantwoordelijke, maar dit kan overschreven worden. Categorie: Selecteer de gewenste categorie. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 Deadline: geef de datum in wanneer u deze lead moet opvolgen. Bron: selecteer de bron waardoor u tot deze lead gekomen bent Bedrijfsnaam-Naam-Voornaam-Telefoon-... Interesse: vul hier de mogelijke interesses in van de lead.(indien de lead gecreëerd werd vanuit een , zal hier het onderwerp van de staan) Commentaar: vul eventueel commentaar in betreffende de lead. Indien de lead gecreëerd werd vanuit een , zal hier de hoofdtekst van de mail staan. Historiek Toevoegen : vul eventueel commentaar in omtrent enige vorm van contact dat u in verband met de lead hebt gehad. Selecteer of u bij een contact op bezoek bent geweest, een mail hebt verstuurd, kies een contactpersoon en geef de datum aan. Het Historiek venster geeft een overzicht van alle commentaar dat zowel door u als door uw collega s is toegevoegd. verzenden: mogelijkheid om vanuit het lead-scherm een mail te sturen naar het ingevoerde adres Aan een mailinglijst toevoegen: dit adres toevoegen aan een bestaande mailinglijst. Kies een contact: kies een contact uit uw bestaande database om aan de lead te koppelen. Converteren naar Opportuniteit: zie verder. Bewaren: sla de lead op. Leads opvolgen Via de IMPACT CRM Werkbalk- IMPACT Sales Overzicht Leads ziet u een overzicht van de aangemaakte leads. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Overzicht van de verschillende mogelijkheden: 1. Groepeer uw leads door de kolom naar deze zone te slepen. 2. Zoekveld met mogelijkheden om te zoeken op naam, interesse, deadline, categorie, verantwoordelijke, bron en datagroep. 3. Een geselecteerde lead. U kan deze nu bewerken (4), een mail versturen (6) en Converteren naar een Opportuniteit (7) (zie Lead converteren naar Opportuniteit). 4. De verschillende bewerkingen: Toevoegen voor een nieuwe lead. Bewerken om een geselecteerde lead te openen en bewerken. Verwijderen om een lead te verwijderen. 5. Import: via deze knop kunt u leads importeren vanuit een mapping of Excel-bestand via deze knop kunt u rechtstreeks een mail versturen naar de contactpersoon in de geselecteerde lead. 7. Converteren naar Opportuniteit. Via deze mogelijkheid kunt u van een lead een opportuniteit maken, alle gegevens die u reeds in de lead invulde zullen meegenomen worden naar de opportuniteit. Indien u via Converteren naar Opportuniteit een lead naar een opportuniteit omzet, kunt u de nieuwe opportuniteit aan een contact linken, en de lead vervolgens verwijderen. U kunt eveneens het adres uit eventuele mailinglijsten verwijderen. Bij het openen van een geselecteerde lead (dubbelklik op de lead of klik op Bewerken ) verschijnt het Leadscherm in beeld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 Overzicht van de verschillende mogelijkheden: 1. Selecteren van datagroep. 2. Selecteren van Verantwoordelijke. 3. Selecteren van Categorie. 4. Deadline instellen wanneer u deze lead terug wilt opvolgen 5. Selecteren van de Bron van de lead. 6. Bedrijfsnaam-naam-voornaam en telefoongegevens. Na de bedrijfsnaam en Naam-Voornaam hebt u via de knop de mogelijkheid om een contactfiche aan te maken van het Bedrijf of van de persoon. Alle ingevulde gegevens uit de lead zullen mee overgenomen worden. 7. adres 8. Interesse: vul hier de mogelijke interesses in van de lead.(indien de lead gecreëerd werd vanuit een , zal hier het onderwerp van de staan) 9. Vul hier eventueel commentaar in. Indien de lead gecreëerd werd vanuit een , zal hier de hoofdtekst van de staan. 10. Historiek Toevoegen : vul eventueel commentaar in omtrent enige vorm van contact dat u in verband met de lead hebt gehad. Selecteer of u bij een contact op bezoek bent geweest, een mail hebt verstuurd, kies een contactpersoon en geef de datum aan. Het Historiek venster geeft een overzicht van alle commentaar dat zowel door u als door uw collega s is toegevoegd verzenden: klik op de knop om een mail te verzenden naar de contactpersoon. Deze mail zal automatisch gekoppeld worden en in de historiek weergegeven worden (tabblad ). 12. Aan een mailinglijst toevoegen: klik op de knop om het adres toe te voegen aan een bestaande mailinglijst. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 13. Kies een contact: Kies een contact in uw bestaande database om aan de lead te koppelen. 14. Converteren naar Opportuniteit: zie volgend hoofdstuk. 15. Verwijderen : Lead verwijderen uit de lijst. 16. Bewaren: alle doorgevoerde aanpassingen bewaren. s aan een Lead binden/koppelen Het is mogelijk om een te koppelen aan een lead. Dit kan op de volgende manieren: a. Open een bestaande (nieuw, ontvangen, enz.), Vink privaat uit en klik op het tabblad Leads (een tabblad bij Bindingen). Klik vervolgens op Toevoegen om een leadbinding toe te voegen. U krijgt een nieuw scherm met een overzicht van alle leads. Hieruit kiest u de lead waar de aan gelinkt moet worden en klikt u op Wegschrijven. Wanneer u nu de sluit, zal de binding volbracht en opgeslagen worden. b. Plaats uw cursor op een ongeopende en klik met de rechtermuisknop. Kies vervolgens de optie Manueel koppelen. Klik op het tabblad Leads Toevoegen en selecteer de gewenste lead. c. Verstuur een vanuit de Leadfiche en de zal AUTOMATISCH gelinkt worden aan de betreffende lead. OPMERKING: U kunt de binding ook ONGEDAAN maken door de optie PRIVAAT aan te vinken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 Lead converteren naar Opportuniteit Indien een Lead zich verder ontwikkelt maakt men een opportuniteit aan om het verkooptraject te starten. U bent nu zeker dat de lead kan eindigen in een verkoop. Selecteer daarvoor de betreffende lead in het overzicht. (3) Klik daarna op de knop Converteren naar Opportuniteit (7). Het volgend venster verschijnt: Duidt hier aan aan welk contact u de opportuniteit wilt linken. U kan ook kiezen om het gekoppeld adres uit de mailinglijsten te verwijderen, en de lead te verwijderen eens hij omgezet is in een opportuniteit. Via deze mogelijkheid kunt u van een lead een opportuniteit maken, alle gegevens die u reeds in de lead invulde zullen meegenomen worden naar de opportuniteit. Ook de aan de lead gekoppelde mails zullen automatisch gekoppeld worden aan de nieuwe opportuniteit. Vul daarna de gegevens van de opportuniteit verder aan. (Zie Opportuniteiten beheren- Aanmaken) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 Opportuniteiten beheren Opportuniteiten aanmaken Een Opportuniteit kan op verschillende manieren aangemaakt worden: Via de IMPACT CRM Menu balk IMPACT Sales Opportuniteit aanmaken. Via de knop Sales in de IMPACT CRM Contactfiche (preview) Tabblad Opportuniteiten Toevoegen. Via de ViewSwitch in de Outlook Contactfiche Opportuniteiten. Via het contextmenu IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 Het is tevens mogelijk om een opportuniteit aan te maken tijdens het bekijken van uw s door met de rechtermuisknop op een (geopend of op de naam) te klikken en de optie Opportuniteit aanmaken aanklikken. Via Converteren naar Opportuniteit na het afwerken van een lead. (Zie Leads beheren-lead converteren naar Opportuniteit). Indien u een lead converteert naar een opportuniteit wordt de historiek tevens meegenomen naar de nieuwe opportuniteit. U kunt de nieuwe opportuniteit aan een contact linken, en de lead vervolgens verwijderen. U kunt eveneens het adres uit eventuele mailinglijsten verwijderen. De ideale manier om een opportuniteit aan te maken, is via de contactfiche (Outlook of IMPACT Contactfiche), omdat het contact in de opportuniteit al ingevuld is. Als u één van de bovenstaande methodes hanteert om een opportuniteit aan te maken, verschijnt het volgend scherm: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 Een overzicht van de gegevens die ingevuld moeten worden. De Opportuniteitenfiche wordt opgedeeld in twee velden en zes tabbladen: 1. Algemeen Alle keuzemenu s in dit veld worden samengesteld door de administrator. Indien er dus bijkomende keuzes moeten aangemaakt worden in de keuzelijsten, neemt u contact op met uw administrator. Extern Nr. Mogelijkheid om een referentienummer toe te kennen. DataGroep (optioneel) U kiest hier tot welke DataGroep deze opportuniteit behoort. Titel In het veld Titel, wordt het onderwerp van de opportuniteit ingevuld. Dit veld is bovendien VERPLICHT. Het ingeven van een eenvoudige, gemakkelijk herkenbare titel is van groot belang, want op basis van deze titel zult u de verkoops-opportuniteiten herkennen als ze worden weergegeven in de resultatenlijst (zie Historiek opportuniteiten ). Product Hier kunt u het product omschrijven waarrond het salestraject draait. Commentaar Hier kunt u eventuele opmerkingen of commentaar i.v.m. de opportuniteit vermelden. Dit commentaar kunt u later nog wijzigen of toevoegen. Groep De Groep duidt aan tot welke soort groep (soort contact) de opportuniteit behoort. Subgroep Maak uw keuze uit de bestaande subgroepen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 Status De Status geeft aan in welke fase van het verkooptraject of de opportuniteit u zich bevindt. Vb. Fase 1: geen actie ondernomen Fase 2: Opvolging voor demo- Fase 3: Opvolging na demo Fase 4: Opvolging na offerte. Bron De Bron geeft aan hoe dit contact bij u terecht gekomen is. Vb. Via klant, via dealer... Brontype Het Brontype geeft aan via welke actie dit contact bij u terecht gekomen is. Vb. Via mail, via website, via telefoon... DeadLine Dit is de deadline voor de specifiek geselecteerde status. Door invoer van deze datum verschijnt de opportuniteit in het overzicht van vervallen opportuniteiten. Budget Het Budget geeft aan welke prijs (in euro) werd vastgelegd voor de specifieke opportuniteit. Gew. Budget Het gewogen budget, dit is de berekening van Budget * Succespercentage Verantwoordelijke De Verantwoordelijke geeft aan wie algemeen verantwoordelijk is voor de opportuniteit. Het gaat om de persoon die de opportuniteit opvolgt, monitort. Dit zal meestal de verkoper zijn, maar kan echter ook de salesmanager zijn. Hij/zij kan al dan niet uitvoerder zijn. Bijvoorbeeld: de commerciële directeur is de verantwoordelijke en volgt het verloop van de opportuniteit op, terwijl de verkoper de uitvoerder is. Uitvoerder De uitvoerder is de persoon die de betreffende fase (status) in de opportuniteit moet uitvoeren of afwerken. Indien de verkoper de verantwoordelijke is, zal het meestal ook hij/zij zijn die de fase uitvoert. Bijvoorbeeld Willem is de commerciële directeur, dus de Verantwoordelijke maar niet de Uitvoerder. Sigrid is de Uitvoerder van deze specifieke fase (status). Sigrid zal bijvoorbeeld een afspraak moeten maken, een prijsofferte opmaken, een demo geven, het contract afsluiten... Willem volgt alleen mee.. De verantwoordelijke, evenals de uitvoerder, krijgt de opportuniteit te zien in zijn/haar account, onder Mijn Opportuniteiten. Indien de verantwoordelijke en de uitvoerder eenzelfde persoon zijn, dan krijgt deze de opportuniteit natuurlijk slechts één keer te zien in zijn account. De verantwoordelijke kan zo de opportuniteit (ongeacht de uitvoerder) opvolgen en de uitvoerder weet welke acties hij/zij moet ondernemen. Succes % Het Succes % geeft het succespercentage van de status/fase aan. Het percentage start IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 standaard op 10% en naar gelang de fase waarin de opportuniteit zich bevindt, kan dit stijgen tot 100. Contact Bij Contact plaatst u de naam van het contact (meestal is dit een bedrijf). Gebruik hiervoor de datapicker rechts bij het contactveld. Indien de contactfiche nog niet bestaat in de database krijgt u de mogelijkheid deze aan te maken. Een bijkomend veld is voorzien om eventueel de naam van een verantwoordelijke binnen het desbetreffende bedrijf in te vullen. Maakt u de opportuniteit vanuit de contactfiche aan, wordt het contactveld automatisch ingevuld. 2. Afsluiting Indien de opportuniteit reeds werd afgesloten, dan verschijnen de dag, datum en het uur van afsluiting in het rechterveld bij Historiek. Opnieuw worden alle keuzemenu s samengesteld door de administrator. WinstReden De WinstReden geeft aan waarom er bij u aangekocht werd en dus waarom de opportuniteit met winst of WON werd afgewerkt. Bijvoorbeeld door een goede prijs/kwaliteit verhouding, goede service, vertrouwde omgeving, enz. Als er winst is, wordt het Succes % automatisch op 100% geplaatst en wordt de deadline leeggemaakt. Tevens kan men aangeven wanneer een traject vermoedelijk zal gewonnen worden, een Offertedatum, Offertenummer en Besteldatum toevoegen. VerliesReden De VerliesReden geeft aan waarom er NIET bij u aangekocht werd en waarom de opportuniteit met verlies of LOST afgewerkt werd. Bijvoorbeeld door slechte prijs/kwaliteit, slechte service, enz. Als er verlies is, wordt het Succes % automatisch op 0% geplaatst en wordt de deadline leeggemaakt. Tevens kan men het contact (concurrent) toevoegen bij het veld Verloren aan. Gebruik hiervoor de datapicker. Opnieuw openen Het is mogelijk om een traject dat Verloren was te heropenen. Opslaan voor selectie Om eenzelfde opportuniteit aan een groep contacten toe te voegen maakt u gebruik van Opslaan voor selectie. Hiervoor maakt de opportuniteit volledig aan, enkel bij het contact vult u niets in. Na het aanklikken van Opslaan voor selectie, krijgt u het zoekscherm voor contacten te zien, waar u de contacten selecteert. Er wordt een opportuniteit aangemaakt voor alle geselecteerde IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 contacten. Bijvoorbeeld: na een beurs geeft u alle contacten die u bezochten een opportuniteit met dezelfde instellingen. 3. Tabblad Historiek De Historiek geeft alle toegevoegde commentaar ( dat via Commentaar toevoegen toegevoegd werd) van de voorbije fases in de opportuniteit weer. Het is eigenlijk een RAPPORT waar duidelijk gerapporteerd wordt over alle stappen of fasen van de opportuniteit. Bovendien kunt u zien welke gebruiker op welke moment (datum en tijdstip) een commentaar toegevoegd heeft. Ook ziet u iedere wijziging van verantwoordelijke of uitvoerder in de historiek verschijnen. Zowel de verantwoordelijke als de uitvoerder kan commentaar toevoegen. De naam die bij het commentaar* verschijnt, is de naam van de persoon (ingelogde account) die het commentaar* toevoegde. Dit veld kan NIET meer aangepast of gewijzigd worden, enkel verwijderen is mogelijk. Historiek toevoegen *U hebt de keuze uit Bezoek, Brief, Brief (Aangetekend), Commentaar, , Telefoon en Fax. Hier kunt u commentaar i.v.m. elke fase van de opportuniteit neerschrijven. De datum van het commentaar* is standaard ingesteld als de huidige datum, maar deze kunt u wijzigen indien u bijvoorbeeld gisteren een afspraak maakte, maar pas vandaag de kans kreeg om de data in te vullen. Opmerking: Alle commentaar die hier neergeschreven en bewaard wordt, kan NIET GEWIJZIGD worden en verschijnt in de historiek. Wel kunt u commentaar verwijderen. Wijziging via melden Indien deze optie aangevinkt staat (wordt bepaald door de administrator binnen uw bedrijf), wordt elke wijziging (van eender welke gebruiker) via gemeld aan de verantwoordelijke van de opportuniteit. Selectie verwijderen Het is mogelijk om een commentaar* te verwijderen door deze aan te vinken in de historiek en Selectie verwijderen aan te klikken. 4. Tabblad Contact Via dit tabblad kunt u de basiscontactgegevens bekijken van de contacten die betrokken zijn bij deze opportuniteit, dus ALLE relaties. Is het ingevulde Contact een bedrijf, dan ziet u de gegevens van het bedrijf en bovendien die van ALLE werknemers (relaties). Is het contact de naam van een persoon, dan zult u enkel de contactgegevens van deze persoon en van het gerelateerde bedrijf zien. U kunt de contactfiches openen via een enkele klik op de contactnaam. Indien gewenst kunt u zelfs een verzenden naar een contact via een enkele klik op het adres van het contact. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 Meteen wordt een nieuwe geopend en de is nu automatisch aan de opportuniteit gekoppeld. Tevens ziet u hier maximum 3 externe relaties (de titel hiervan is aanpasbaar door uw administrator). Een externe relatie kan de naam van de dealer zijn, een ander bedrijf die een relatie heeft met dit contact of salestraject. 5. Tabblad Acties U kunt een versturen vanuit de opportuniteitenfiche. De zal AUTOMATISCH gelinkt worden aan de betreffende opportuniteit. Via het keuzemenu binnen kunt u een standaard kiezen voor een bepaalde fase (zie Templates). Klik op opstellen en de template die u gekozen hebt verschijnt. Hebt u geen template nodig, klik op opstellen en maak uw aan zoals gewenst. Automatisch staat de ingesteld als gedeeld, dus bij verzenden zal het bewaard worden bij de opportuniteit. Automatisch staat Auto-Onderwerp ingesteld, de titel van uw opportuniteit wordt automatisch als onderwerp ingevuld. OPMERKING: u kunt de binding ook ONGEDAAN maken door de optie PRIVAAT aan te vinken. Dossier Via Dossier Aanmaken is het mogelijk om vanuit een opportuniteit een Dossier te maken. Er zal een koppeling zijn tussen de Opportuniteit en het Dossier. Via Dossier Openen kan men het gekoppelde Dossier openen. Planning Hier kunt u zowel uw eigen agenda als de agenda van de uitvoerder per datum (zie IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 keuzemenu) inkijken via de knop Bekijk Agenda. Indien u machtiging hebt tot de agenda en taken van de uitvoerder, zult u rechtstreeks kunnen boeken in zijn/haar agenda via de knop Boeken. Indien dit niet lukt, gelieve uw administrator te verwittigen. Historiek opnemen in de afspraak zal automatisch aangevinkt zijn. Bij het boeken van een afspraak zal dus de historiek van de opportuniteit zichtbaar zijn. U kunt er ook voor kiezen om enkel de meest recente historiekitems op te nemen. Vink hiervoor Enkel LAATSTE historiek opnemen in de afspraak. 6. Tabblad Via dit tabblad ziet u welke s gebonden zijn aan de betreffende opportuniteit. Met andere woorden, de tab toont een lijst met alle s die vanuit deze opportuniteitenfiche verstuurd werden of die aan deze opportuniteit gekoppeld werden (via Bindingen Opportuniteiten ). Van hieruit kunt u eveneens de gekoppelde s, alsook de eventuele bijlagen van deze opportuniteit bekijken en verwijderen. Dit via de bijhorende knoppen Bekijken en Verwijderen. 7. Tabblad Taken Via dit tabblad ziet u welke taken er reeds uitgevoerd werden die gekoppeld zijn aan de opportuniteit. Het is tevens mogelijk om van hieruit een nieuwe taak voor uzelf of een andere gebruiker aan te maken. Zie verder, Taak binden/aanmaken 8. Tabblad Bijlagen Het is eveneens mogelijk om een bijlage toe te voegen aan een opportuniteit. Hiervoor werd er in de opportuniteitenfiche een tabblad Bijlagen toegevoegd: Via dit tabblad ziet u welke bijlagen toegevoegd werden aan de betreffende opportuniteit. U kunt bij een opportuniteit kiezen hoe u een bijlage toevoegt: ofwel lokaal (ofwel op de eigen pc of op een gedeelde locatie), ofwel op de online server (op iedere locatie raadpleegbaar). Om een bijlage toe te voegen aan de opportuniteit gaat u naar het tabblad Bijlagen in de gewenste opportuniteitsfiche en klikt u op de knop Toevoegen (ofwel lokaal opslaan, ofwel op online server opslaan ). Van hieruit kunt u eveneens de bijlagen openen en bekijken, alsook de eventuele bijlagen van deze opportuniteit verwijderen. Dit via de bijhorende knoppen Openen en Verwijderen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 9. Tabblad CataloogItems Via dit tabblad hebt u de mogelijkheid om aan te duiden in welke cataloogitems ( producten/diensten) het prospect interesse heeft. U kunt bedragen invullen en uw budget updaten. 10. Tabblad Formulieren Via dit tabblad hebt u de mogelijkheid om een formulier toe te voegen. Selecteer hiervoor het gewenste formulierdesign en klik op Toevoegen. Vervolgens kunt u het formulier invullen en bewaren. In het bovenste deel van het venster verschijnen de toegevoegde formulieren, in het onderste verschijnt de data die aan het geselecteerd formulier gelinkt is. U kunt een bestaand formulier evenwel Bewerken of Verwijderen. 11. Tabblad Externe Offertes In sommige gevallen is het nodig om externe offertes aan te vragen. Voeg de binnengekomen offertes toe, met aanvraagdatum, datum van ontvangst, en de datum waarop ze voltooid zijn. U kunt ook bijhouden welke reeds geaccepteerd zijn. 12. Tabblad Tags Via dit tabblad is het mogelijk tags toe te voegen aan opportuniteiten. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens voor de opportuniteit ingegeven werden, klikt u op Bewaar en Sluiten om alle data op te slaan. Bij het gewoon Sluiten van de opportuniteit verschijnt een waarschuwing Wijzigingen opslaan?. Deze waarschuwing verschijnt enkel wanneer u aanpassingen aangebracht hebt en u het venster gewoon sluit i.p.v. op de Bewaren -knop te klikken. Dit waarschuwingsscherm werd toegevoegd als beveiliging om het verlies van data te voorkomen (door per ongeluk op Sluiten te klikken, zonder te bewaren). Opportuniteiten opvolgen en zoeken Actieve opportuniteiten Dit zijn de actieve opportuniteiten waar nog actief aan gewerkt wordt en dit tegen een welbepaalde deadline. Ze worden aangeduid als BUSY. Deze opportuniteiten kunnen geraadpleegd worden via: De IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Sales Nabij deadline. Naast het icoon verschijnt het aantal opportuniteiten waarvan de deadline binnen een bepaalde periode valt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 De opportuniteit van een contact kan men raadplegen via de knop Sales op de IMPACT - Contactfiche (preview). De opportuniteit van een contact kan men tevens raadplegen via de IMPACT -ViewSwitch bij de Outlookcontacfiche - tabblad Opportuniteiten. De snelste manier om de actieve opportuniteiten te raadplegen is via de IMPACT CRM -Werkbalk. Alle nodige gegevens zijn meteen zichtbaar. Bij het opzoeken van actieve opportuniteiten met de Nabij deadline knop verschijnt volgend scherm: Bij DeadLine geeft u een bepaalde tijdsperiode aan. Als u vervolgens op zoeken klikt, verschijnt een overzicht van alle opportuniteiten waarvan de deadline binnen die tijdsperiode valt. Selecteer de gewenste opportuniteit om te bekijken en/of te bewerken. Tevens is het mogelijk om meerdere parameters toe te voegen. (zie Opportuniteiten opvolgen en zoeken - Historiek ). Vervallen opportuniteiten Dit zijn de opportuniteiten waarvan de deadline, voor een bepaalde fase in het verkooptraject, verstreken is. De opportuniteit is dus nog niet afgewerkt en wacht op afhandeling van een bepaalde fase. De Vervallen Opportuniteiten kunnen geraadpleegd worden via: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

25 De IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Sales Vervallen. Het aantal vervallen opportuniteiten waar u voor verantwoordelijk bent wordt ook weergegeven naast het icoontje. Selecteer de gewenste opportuniteit om te bekijken en/of te bewerken. Tevens is het mogelijk om meerdere parameters toe te voegen. (zie Opportuniteiten opvolgen en zoeken - Historiek ). Historiek De Historiek of geschiedenis van de opportuniteiten wordt hier weergegeven en kunt u opvolgen. U kunt alle opportuniteiten en hun bijhorende fiches opvragen. U hebt ook de mogelijkheid om tal van parameters toe te voegen om gerichte opzoekingen in de historiek door te voeren. De Historiek van de Opportuniteiten kan geraadpleegd worden via: De IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Sales Historiek. Volgend scherm wordt weergegeven: Dit scherm bestaat uit twee delen en vier tabbladen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

26 a. Tabblad Algemeen In dit deel voegt men de algemene parameters toe. U kan één parameter ingeven of meerdere parameters waaraan uw opzoeking moet voldoen. Hieronder de verschillende mogelijkheden: WON: De gewonnen opportuniteiten, afgewerkt met winst. Staat automatisch aangevinkt, uitvinken indien u GEEN gewonnen opportuniteiten wilt raadplegen. LOST: De verloren opportuniteiten, afgewerkt met verlies. Staat automatisch aangevinkt, uitvinken indien u GEEN verloren opportuniteiten wilt raadplegen. BUSY: De actieve opportuniteiten die nog niet afgewerkt werden en dus nog bezig zijn. Staat automatisch aangevinkt, uitvinken indien u GEEN actieve opportuniteiten wilt raadplegen. ON HOLD: De actieve opportuniteiten die nog niet afgewerkt werden maar even on hold geplaatst werden. Staat automatisch niet aangevinkt, aanvinken indien u actieve, on hold opportuniteiten wilt raadplegen. Groep: kies de soort groep waartoe de opportuniteit behoort. Status: kies de status waarin de opportuniteit zich bevindt. Sedert: de datum waarop de bovenstaande status werd gecreëerd. Succes %: Het succesratio van de opportuniteit, deze varieert volgens het traject. Contact: De naam van het contact binnen het bedrijf. Het adres (of een deel ervan) van het contact van de opportuniteit. Subgroep: de subgroep voor deze opportuniteit. DataGroep: De datagroep voor deze opportuniteit. Bron: Hoe dit contact bij de opportuniteit terechtgekomen is. DeadLine: De datum waarvoor de fase afgewerkt moet zijn. Creatie: De periode waartussen de opportuniteit gecreëerd werd. Historiek: De periode waartussen de opportuniteit bestond. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

27 Verantwoordelijke: De verantwoordelijke voor de fase waarin de verkoops-opportuniteit zich bevindt. Uitvoerder: De uitvoerder voor de fase waarin de verkoops-opportuniteit zich bevindt. BronType: Actie via welke dit contact bij de opportuniteit is terechtgekomen. Titel: De titel (geheugensteun) die aan de opportuniteit gegeven werd. Nummer Budget: De prijs (in euro) die werd vastgelegd voor de specifieke opportuniteit. b. Tabblad Afsluiting WinstReden: Waarom er aangekocht werd en dus waarom de opportuniteit met winst of WON werd afgewerkt. VerliesReden: Waarom er NIET aangekocht werd en de opportuniteit met verlies of LOST afgewerkt werd. Verloren aan: Aan wie, of aan welke concurrent de opportuniteit verloren werd. Besteldatum: datum van bestelling. Verwachte afsluiting: datum van verwachte afsluiting. Opnieuw openen: datum waarop de opportuniteit terug geopend is. c. Tabblad Commentaren Hier kan men woorden intypen die in de Algemene Commentaar of in de Historieken van Commentaar voorkomen. Tabblad Externe Relaties IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

28 Geef hier eventuele externe relaties in. Daarnaast zijn er nog de parameters Geblokkeerde en Maximaal : Geblokkeerde: Bij het aanmaken van taken (gekoppeld aan een opportuniteit) kan men kiezen om de opportuniteit te blokkeren tot de taak is uitgevoerd. Bij het aanvinken van deze parameter krijgt men enkel de opportuniteiten die geblokkeerd zijn. Maximaal: Het maximaal aantal resultaten die weergegeven mogen worden. Wanneer u de maximum aantal resultaten Maximaal aanpast bij de opzoeking naar opportuniteiten (historiek, actieve en vervallen opportuniteiten), dan wordt het laatst ingevulde getal bewaard en de volgende keer opnieuw ingelezen. Dit getal Maximaal staat standaard op 50 ingesteld en dit betekent dat de eerste 50 resultaten weergegeven zullen worden. Wijzigt u dit getal bijvoorbeeld naar 300 en voert u een zoekopdracht uit, dan zal 300 als standaard genomen worden voor de volgende opzoeking. Klik op de knop Zoeken om de opzoeking te starten. Met een klik op de knop Tabblad herstellen wist u alle opzoekingsdata die u in het huidige tabblad hebt ingegeven, de knop Nieuwe Selectie laat u alle opzoekingsdata in alle tabbladen wissen om zo een nieuwe opzoeking uit te voeren. d. Resultaten: Onderaan worden de resultaten van de opzoeking van de opportuniteiten weergegeven. U kunt vervolgens opportuniteiten Toevoegen, Bewerken en Verwijderen. U kunt eveneens de contactfiche van een specifiek contact bekijken via de knop Contact, of een rapport maken van de opzoeking via de knop Rapport. (hiervoor dient men ook de IMPACT Reports module te installeren). Nog enkele extra s bij de historiek van Opportuniteiten: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

29 Info Onderaan de resultaten vind u een veld Info. Hier ziet u de laatste info die toegevoegd is aan de geselecteerde opportuniteit. Totaal U kunt bij Totaal zien hoeveel inkomsten (binnenkomend geld) de opportuniteit(en) reeds opbrachten. Bijvoorbeeld: U wilt nagaan hoeveel u verkocht in de maand juni. U geeft bij Creatie de datums 1/06/ /06/2010 in en zoekt onder Verantwoordelijke naar uw eigen naam. Vervolgens krijgt u een lijst met alle opportuniteiten uit de maand juni met de nodige gegevens. Onderaan bij Totaal ziet u hoeveel inkomsten het u genereerde. Opportuniteiten bijwerken Om een opportuniteit bij te werken gaat u via de IMPACT CRM Werkbalk IMPACT Sales Nabij Deadline, Vervallen Opportuniteiten of Historiek naar het overzicht. Voer eventueel een opzoeking uit. Meer info, zie Opportuniteiten opvolgen en zoeken Selecteer de gewenste opportuniteit. Klik op de Bewerken-Knop. Het opportuniteitenscherm verschijnt IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

30 Verschillende wijzigingen (hierboven reeds beschreven, zie Opportuniteiten aanmaken ) kunnen nu uitgevoerd worden: Om een traject bij te werken verandert men de status en einddatum en vult men tevens commentaar in in het linkerscherm. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens voor de opportuniteit ingegeven werden, klikt u op Bewaar en Sluiten om alle data op te slaan. Bij het gewoon Sluiten van de opportuniteit verschijnt een waarschuwing Wijzigingen bewaren. Deze waarschuwing verschijnt enkel wanneer u aanpassingen aangebracht hebt en u het venster gewoon sluit i.p.v. op de Bewaren -knop te klikken. Dit waarschuwingsscherm werd toegevoegd als beveiliging om het verlies van data te voorkomen (door per ongeluk op Sluiten te klikken, zonder te bewaren). Het is tevens mogelijk om via de IMPACT View-Switch de opportuniteit op de OutlookContactfiche te openen en te bewerken via het tabblad Opportuniteiten, door de opportuniteit te selecteren en op Bewerken te klikken. Via de IMPACT Contactfiche is dit mogelijk via de Selecteer de opportuniteit en klik op Bewerken. -knop aan de rechterzijde van de contactfiche. Meerdere functionaliteiten bij Opportuniteiten s binden/koppelen aan opportuniteiten Het is mogelijk om een te koppelen aan een opportuniteit. Dit kan op de volgende manieren: d. Open een bestaande (nieuw, ontvangen, enz.) en klik op het tabblad Opportuniteiten (een tabblad bij Bindingen). Hiervoor moet Privaat worden uitgevinkt. Klik vervolgens op Toevoegen om een opportuniteitenbinding toe te voegen. U krijgt een nieuw scherm Historiek van de opportuniteiten met een overzicht van alle opportuniteiten. Het is mogelijk dat u een lange lijst met opportuniteiten krijgt. Om nu snel de nodige opportuniteit op te zoeken, kunt u in het veld (op het scherm Historiek van de IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

31 opportuniteiten ) de opportuniteit opzoeken via de naam of het domeinnaam (bijvoorbeeld office of officedo.be). Hieruit kiest u de opportuniteit waar de aan gelinkt moet worden en klikt u op Wegschrijven. De opportuniteit verschijnt in de lijst. Wanneer u nu de sluit, zal de binding volbracht en opgeslagen worden. e. Plaats uw cursor op een ongeopende en klik rechtermuisknop. Kies vervolgens de optie manueel koppelen. Klik op het tabblad Opportuniteiten Toevoegen en kies de nodige opportuniteiten (zie werkwijze vorige). f. Verstuur een vanuit de Opportuniteitenfiche en de zal AUTOMATISCH gelinkt worden aan de betreffende opportuniteit. U kunt op 2 manieren een versturen in de oportuniteitenfiche: Via het tabblad Contacts : U klikt op de adresgegevens van een contact en meteen wordt een nieuwe geopend. De is nu aan de opportuniteit gekoppeld. Via het tabblad Acties : Onder kiest u een template of u klikt op de knop Opstellen om een nieuwe samen te stellen. De is nu aan de opportuniteit gekoppeld. OPMERKING: u kunt de binding ook ONGEDAAN maken door de optie Privaat weer aan te vinken. Taak binden/ aanmaken Vaak is het nodig om tijdens een traject een taak voor uzelf of andere gebruikers aan te maken betreffende het traject. Dit kan op volgende manier: a. Ga naar de desbetreffende opportuniteit. ( zie Opportuniteit zoeken ) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

32 b. Klik op Tabblad Taken c. Selecteer Gebruiker d. Klik op Toevoegen Volgend scherm verschijnt: Hier kan men de Opportuniteit blokkeren tot de aangemaakte taak uitgevoerd is. Zolang de taak niet uitgevoerd is kan er geen nieuwe status meer aangemaakt worden. Maak je keuze. e. Het gewone Outlook-Taakscherm wordt geopend. Maak de taak aan. De taak zal gekoppeld zijn aan de opportuniteit en verschijnt in de takenlijst op het tabblad Taken. Afspraak binden/aanmaken Het is mogelijk om een afspraak te koppelen aan een opportuniteit. Dit kan op de volgende manier: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31

33 Open een afspraak, in het IMPACT Status gedeelte kunt u op het tabblad Opportuniteit door middel van de datapicker de gewenste opportuniteit selecteren. Eens deze opportuniteit weergegeven wordt krijgt u tevens enkele mogelijkheden om uw opportuniteit te bewerken vanuit het afsprakenscherm: Aanpassen van status, deadline, budget en succes%. Voor meer mogelijkheden klikt u op bij de opportuniteit. Maakt u een afspraak rechtstreeks vanuit een opportuniteit dan zal deze AUTOMATISCH gelinkt worden aan de betreffende opportuniteit. Een afspraak maken vanuit een opportuniteit doet u door de desbetreffende opportuniteit te openen en in het rechter gedeelte te kiezen voor het tabblad Acties. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 32

34 Door middel van de knop Boeken is het mogelijk om een afspraak vast te leggen. Er wordt dan rechtstreeks een afspraak in de agenda van de uitvoerder of de huidige gebruiker geboekt. Indien u als verantwoordelijke voor de fase afspraak maken niet de uitvoerder bent, kies dan bij Uitvoerder de juiste persoon. Indien u machtiging hebt tot zijn agenda en taken, zult u rechtstreeks kunnen boeken in zijn agenda. Indien het niet lukt, gelieve uw administrator te verwittigen. Hier kunt u ook bladeren in de agenda van de verantwoordelijke door middel van gebruik te maken van de groene pijltjes. Bij aanklikken van Bekijk agenda krijgt u de agenda van de verantwoordelijke te zien. Bijlage toevoegen aan een opportuniteit Het is mogelijk om bepaalde bijlagen te binden aan een opportuniteit, bijvoorbeeld offertes, plannen... Dit kan op volgende manier: a. Ga naar de desbetreffende opportuniteit. Hierboven beschreven, zie Opportuniteit zoeken. b. Klik op het Tabblad Bijlagen c. Maak de keuze tussen Toevoegen (lokaal) (ofwel op de eigen pc of op een gedeelde locatie), of Toevoegen (server) (op iedere locatie raadpleegbaar). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 33

35 d. De bijlage zal verschijnen in de lijst. Hierna kan men deze openen, bewerken (Design) en verwijderen. CataloogItems toevoegen aan een opportuniteit Om een beter inzicht te krijgen in de interesses van een prospect hebt u de mogelijkheid om aan te duiden welke cataloogitems besproken zijn tijdens het salestraject. CataloogItems toevoegen aan een opportuniteit doet u door de desbetreffende opportuniteit te openen en in het rechter gedeelte te kiezen voor het tabblad CataloogItems. Klik op Toevoegen om een Cataloog Item toe te voegen aan de opportuniteit. Selecteer het item door middel van de dropdown en geef eventueel het aantal en de prijs in (de totaalprijs wordt automatisch berekend). Klik op Bewaren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 34

36 Klik op BudgetUpdate om het bedrag weer te geven in het veld Budget bij de algemene instellingen van de opportuniteit. Formulieren Formulieren zijn vooraf gedefinieerde vragenlijsten, checklijsten of bezoekverslagen. De administrator kan per opportuniteitstatus een formulier voorzien die men dient in te vullen zodat niets vergeten raakt in het salestraject. Indien dit het geval is zal het formulier automatisch geopend worden indien men desbetreffende status selecteert. Men kan echter ook zelf een formulier kiezen en deze toe voegen aan het salestraject. Een formulier toevoegen aan een opportuniteit doet u door de desbetreffende opportuniteit te openen en in het rechter gedeelte te kiezen voor het tabblad Formulieren. Selecteer het formulierdesign en klik op Toevoegen. Vul formulier in. Zodra deze toegevoegd is kan men de antwoorden op de vragen in het onderste gedeelte van het scherm bekijken. U hebt natuurlijk ook de mogelijkheid om het formulier in zijn geheel te bekijken, bewerken of te verwijderen via de gekende knoppen. Wanneer een formulier werd ingevuld, verschijnt het ook in de afspraakhistoriek en in de historiek van de opportuniteit. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 35

37 Externe offertes Indien men offertes opvraagt bij verschillende leveranciers heeft men de mogelijkheid om deze op te volgen in de opportuniteit. Gebruik de knop Toevoegen om een nieuwe offerte toe te voegen Contact: Selecteer leverancier Intern nummer: geef event intern nummer Extern nummer: geef event extern nummer Aangevraagd op: selecteer aanvraagdatum Ontvangen op: Selecteer datum van ontvangst Bestand: Selecteer de offerte. Geaccepteerd: Vink aan indien deze offerte geaccepteerd is. Bekijken: klik om offerte te openen Klik op Bewaren om wijzigingen op te slaan Meerdere opportuniteiten in één klik bijwerken Het is mogelijk om meerdere opportuniteiten in één handeling bij te werken. U kunt voor de geselecteerde opportuniteiten de status, gewonnen opportuniteiten, verloren opportuniteiten, verantwoordelijke, uitvoerder en datagroep in één keer wijzigen Hiervoor selecteert u meerdere opportuniteiten ( SHIFT of Ctrl-Toets) in het resultaten-scherm Na deze handeling verschijnt er een knop Wijzigen ; IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 36

38 Klik op deze knop en het volgende scherm verschijnt: Wijzig nu de status, gewonnen opportuniteiten, verloren opportuniteiten, verantwoordelijke, uitvoerder of datagroep. Klik op Uitvoeren om de geselecteerde opportuniteiten in één handeling te wijzigen. Opportuniteiten vernieuwen Via de knop Vernieuwen in het IMPACT Sales Menu kunt u vernieuwen. Er wordt, na een druk op deze knop, een update gemaakt van de opportuniteiten. Wanneer u bijvoorbeeld een opportuniteit afwerkte en WON, dan zal de actieve opportuniteit van status veranderen en in de IMPACT CRM Werkbalk zal bij Actieve Opportuniteiten één opportuniteit minder aangeduid staan (bijvoorbeeld i.p.v. 5 actieve opportuniteiten, zullen er nu 4 staan). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 37

39 In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene informatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reports Gebruikershandleiding IMPACTXRM Documents Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding voor Administrators Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Copyright IMPACTXRM NV. Alle rechten voorbehouden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 38