GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 IMPACTXRM XRM CRM CONTACTS GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhoud Inhoud... 1 IMPACTXRM Contacts... 3 Contacts Algemene Informatie... 3 Extra IMPACTXRM gegevens... 5 Gebruikersvoorkeuren... 9 Gebruikershandleiding IMPACTXRM Contacts Menu Contacten beheren Contacten delen Contacten aanmaken Contacten enkel toevoegen op de IMPACTXRM Server Meerdere contacten delen Contacten privatiseren Contacten zoeken Contacten downloaden Contacten verwijderen Uitgebreide zoekopdrachten Tijdslijn van een contact Andere opties op de Outlook Contactfiche Historiek beheren Kenmerken beheren Pop-ups Kenmerk toevoegen aan contact CataloogItems toevoegen aan een contact Pop-Up toevoegen aan een contact Pop-up met vrij in te vullen tekst Pop-up voor één bepaald kenmerk van een contact Pop-up voor één bepaalde relatie van een contact Pop-up bij ieder contact met een bepaalde kenmerk Pop-up bij ieder contact met een bepaalde relatie Relaties beheren Relatie toevoegen IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 Bijlagen beheren Bijlage toevoegen aan contactfiche Bijlage uit ontvangen toevoegen aan contactfiche Bijlage opzoeken Formulieren beheren Dossiers beheren IMPACTXRM Dossiers Dossier aanmaken Dossier opzoeken Extra info op dossierfiche Historiek toevoegen aan een dossier Kenmerken aan een dossier toekennen Formulieren aan een dossier toekennen Cataloog Items toevoegen aan een dossier Relaties toevoegen aan een dossier Bijlagen aan een dossier toekennen Bijlage van een dossier versturen per mail s binden aan een dossier Opportuniteiten toevoegen aan een dossier Taken boeken (aan uzelf en anderen) vanuit een dossier Afspraken boeken (aan uzelf en anderen) vanuit een dossier Dossier beschikbaar maken voor tijdsregistratie IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 IMPACTXRM Contacts Contacts Algemene Informatie De IMPACTXRM Contacts Module vormt voor gebruikers de meest toegepaste module in het IMPACTXRM gamma. Het is dan ook deze module die ervoor zorgt dat contactpersonen binnen de IMPACTXRM Account gedeeld kunnen worden en dat extra gegevens van de contacten, hun relaties en bijlagen kunnen worden bijgehouden. Belangrijk om te weten is het feit dat contactpersonen, ondanks het gebruik van IMPACTXRM Contacts, nog steeds kunnen worden behandeld alsof het contactpersonen waren van VOOR het gebruik van IMPACTXRM Contacts. Het is niet omdat u op een gegeven moment IMPACTXRM Contacts heeft geïnstalleerd dat er iets zou moeten veranderen aan de manier waarop contactpersonen worden bijgehouden in Outlook. Na de installatie van IMPACTXRM Contacts worden enkele zones anders weergegeven dan in een standaard Outlook configuratie: 1. Een extra Menu in de IMPACTXRM Werkbalk, nl. IMPACTXRM Contacts. Via dit Menu kunt u verschillende bewerkingen uitvoeren. Een overzicht van de verschillende opties: Import/Export Contacten Categoriseren Instellingen Deze bewerkingen worden later in deze handleiding verder uitgelicht. 2. Onderaan de lijst met contactpersonen zult u nu ook een extra IMPACTXRM Zone, genaamd IMPACTXRM Contacts, zien. Deze uitbreiding maakt het mogelijk om contacten te zoeken in de online database. Deze uitbreiding ziet er als volgt uit: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 3. Daarnaast zult u merken dat op de Outlook-Contactfiche zelf het één en ander is aangepast. Er is een IMPACTXRM Status -zone (rechts) die u toelaat belangrijke extra gegevens in te vullen (zoals btw- en rijksregisternummer), de private status van het contact aan te passen, duplicaten te zoeken, enz. 4. Tevens vindt u ook de IMPACTXRM View-Switch (bovenaan) die u toelaat te wisselen tussen de effectieve contactgegevens, en de extra gegevens die werden ingevuld zoals kenmerken, relaties, bijlagen, enz. De Outlook contactfiche ziet er nu als volgt uit: 5. Verder in de handleiding zal er ook vaak over een IMPACTXRM Contactfiche (preview) worden gesproken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 6. De IMPACTXRM Contactfiche ziet er als volgt uit: Het is in vele gevallen niet nodig om alle contacten (die aanwezig zijn in de online database) te downloaden naar uw outlook. U kunt alle informatie van het contact raadplegen door de Preview van een contact te bekijken, of door op het contact te dubbelklikken. Een scherm verschijnt in beeld, dit scherm noemen wij de IMPACTXRM Contactfiche. Indien u echter de contactgegevens ook op uw telefoon, pda, ipad... wilt raadplegen is het wel nodig om de contactfiche te downloaden naar uw Outlook. (tenzij u gebruik maakt van onze mobiele applicatie IMPACTXRM MOBILE). Extra IMPACTXRM gegevens Na het openen van een Outlook contactfiche kunt u alle extra informatie raadplegen via de IMPACTXRM View-Switch. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 Tabblad Relaties Relaties worden gebruikt om contacten met elkaar te verbinden. Zo kan men de link leggen tussen een zaakvoerder en zijn bedrijf, tussen partners, tussen moeder- en dochterondernemingen, enz. Een relatie werkt steeds in twee richtingen en heeft dus twee omschrijvingen, een heengaande omschrijving, en een terugkerende omschrijving. Een voorbeeld: Wanneer men de relatie tussen een zaakvoerder en zijn bedrijf wenst bij te houden dan heeft men een relatietype nodig met volgende omschrijvingen: - Heengaande omschrijving: is zaakvoerder van - Terugkerende omschrijving: heeft als zaakvoerder In IMPACTXRM CRM worden deze omschrijvingen benoemd als: Relaties (heen) en Relaties (terug). Tevens is het mogelijk om bij de relatie ook de functie van het contact bij te houden. Als u aan de rechterkant op de Extra gegevens ophalen knop klikt, verschijnen er een aantal extra tabbladen: Tabblad Historiek Op het tabblad Historiek is het mogelijk om belangrijke meldingen i.v.m. het contact te delen. Dit kan bv een telefoongesprek zijn waarin de klant u iets toevertrouwt. U kunt deze zaken hier registeren. Tabblad Kenmerken "Kenmerken" is de term die gebruikt wordt om "EXTRA VELDEN" aan te duiden. Wanneer u m.a.w. vindt dat de standaard Outlook-fiche niet volstaat om alle gewenste gegevens van een contactpersoon bij te houden, dan kunt u dit oplossen door een kenmerk aan te maken via de instellingen van IMPACTXRM Contacts. U kunt bijvoorbeeld als leverancier van schoenen de schoenmaat van een contactpersoon bijhouden. Of u kunt als boekhouder het soort btw-aangifte, jaarrekening, enz. bijhouden per bedrijf. Op basis van deze kenmerken kunt u gerichte opzoekingen gaan doen. (Bijvoorbeeld: vraag een lijst op van alle "kwartaalaangevers" of vraag een lijst van alle personen met een schoenmaat groter dan 43, enz.) Subtabblad Datagroepen In sommige gevallen is het nodig om de database in te delen in verschillende groepen, zoals bijvoorbeeld Food en Non-Food. Opgelet! Een contact kan aan meerdere datagroepen toegewezen worden. Subtabblad Sectoren Vooral om gerichte mailingen te versturen is het belangrijk om de sector van het contact bij te houden. Bijvoorbeeld : Vrije beroepen Industrie Voeding IT.. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 Subtabblad Cataloog Items In sommige gevallen is het aangewezen om uw producten in catalogen als cataloogitems toe te voegen aan de contactfiche. Zo kan men onmiddellijk zien welk product de klant heeft aangekocht, of in welk product de prospect interesse heeft. Subtabblad Pop-ups Hier kunt u een pop-up aanmaken met eigen tekst. U kunt ook een periode aangeven waarin deze pop-up zal verschijnen. Binnen die periode verschijnt deze pop-up dan telkens u de contactfiche van het contact opent. Tabblad Bijlagen Bijlagen zijn de bestanden die aan een contactfiche gelinkt worden. Bijlagen kunnen op 3 manieren beschikbaar zijn: o Op de eigen pc: enkel deze gebruiker kan de bijlage openen. (Subtabblad Lokaal) o Op een gedeelde locatie binnen het bedrijf: elke gebruiker met de juiste rechten kan de bijlage openen. (Subtabblad Server) o Op de online- IMPACTXRM Server : elke gebruiker kan met de juiste rechten, om het even waar (dus ook buiten het bedrijf) de bijlage openen. (Subtabblad Server) Bijlagen kunnen zo vanuit de contactfiche opgeroepen worden. Tabblad Dossiers Per contact kunt u gegevens groeperen in Dossiers. Alle s, bijlagen, enz. rond een bepaald onderwerp kunnen in een specifiek dossier opgeslagen worden. Veelgebruikte voorbeelden hiervan zijn boekhouders die per contact en per afzonderlijk boekjaar een dossier aanleggen, of advocaten die per contact en per rechtszaak een dossier aanleggen. Een dossier kan men toevoegen als eigenaar en/of als relatie. Dossiers als eigenaar zijn Dossiers waarvan het contact eigenaar is. Dossiers als relatie zijn dossiers waarvan het contact een relatie is van het dossier. Vb.; een bouwbedrijf heeft een dossier met als naam werf Lodorp Lotenhulle. Het bouwbedrijf is eigenaar van het dossier. De architect heeft hetzelfde dossier, als relatie. Tabblad Formulieren Hier vindt u per contact een overzicht van alle aangemaakte formulieren. U kunt eveneens nieuwe formulieren toevoegen alsook bestaande formulieren bewerken en verwijderen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 Als u aan de rechterkant op de Mail knop klikt, verschijnt een extra tabblad: Tabblad bindingen Per contact kunt u s binden, hierbij wordt een gelinkt aan contact(en) of dossier(s). Hierbij kunt u zelf aanduiden met welk contact of dossier de gelinkt moet worden. Als er bijvoorbeeld een contact is, voor wie die ook belangrijk is, dan kan deze ook gekoppeld worden, los van het e- mailadres van het betreffende bericht. De bindingen (m.a.w. met wie dit contact e- mailbindingen heeft) en de mailinglijsten waartoe dit contact behoort, kunt u via de optie bindingen in de View-Switch bekijken en eventueel verwijderen. De gelinkte mails mogen uit de lokale Outlook verwijderd worden. Subtabblad Mailinglijsten Via de subtab Mailinglijsten ziet u in welke Mailinglijsten het adres van het contact voorkomt. Als u aan de rechterkant op de Sales knop klikt, verschijnt een extra tabblad: Tabblad Opportuniteiten Een Opportuniteit is een verkooptraject waarbij verschillende opeenvolgende fases doorlopen moeten worden. Via de contactfiche kunt u de opportuniteiten van het contact bekijken, toevoegen, bewerken en eventueel verwijderen. Zo kan niet enkel de medewerker, maar ook de manager alle stappen en opportuniteiten opvolgen. Meer info, zie Handleiding IMPACTXRM Sales. Als u aan de rechterkant op de Planning knop klikt, verschijnen twee extra tabbladen: Tabblad Taken Hier kunt u taken toevoegen, bewerken en verwijderen. Tabblad Planning Via de contactfiche kunt u de gedeelde agenda van het contact bekijken en krijgt u een overzicht van alle afspraken die gekoppeld zijn aan dit contact, in het heden en in het verleden. U kunt er via het subtabblad Historiek eveneens afspraken boeken, aanvragen, bewerken of verwijderen. Subtabbladen ATS-ATS2-ATS3 Frequenties aanpassen en voorkeuren van bezoeken worden hier ingesteld. Dit is enkel toegankelijk indien u met ATS werkt. Meer info hierover zie Handleiding IMPACTXRM -Planning-ATS. Subtabblad Projectplanning Het contact opnemen in de projectplanning roosters. Meer info hierover zie Handleiding IMPACTXRM Planning-Projectplanning. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 Als u aan de rechterkant op de Services knop klikt, verschijnen twee extra tabbladen: Tabblad Tickets Hier ziet u een overzicht van alle tickets gelinkt aan het contact. U kunt hier ook een nieuw ticket aanmaken, tickets bewerken of verwijderen. Tabblad Contracten Verschillende contracten, vervaldata, serienummers.. zijn allemaal te raadplegen via de contactfiche. Meer info zie Handleiding IMPACTXRM Services. Als u aan de rechterkant op de Commerce knop klikt, verschijnt een extra tabblad: Tabblad Commercieel Een contact kan een klant zijn of een leverancier, Via de contactfiche kunt u alle facturatiegegevens bijhouden, zoals BTW-status, kortingen, betalingstermijnen... Tevens kunt u hier een historiek raadplegen van alle bestelbonnen, leveringsbonnen, en verkoop facturen. Zo kan ook de vertegenwoordiger de openstaande facturen raadplegen (indien hij hiertoe gemachtigd is) (en indien men een koppeling heeft met het facturatieprogramma). Gebruikersvoorkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Gebruikershandleiding Als gebruiker bent u verantwoordelijk voor de correcte invoer van gegevens in de Outlook Contactfiches. Daarnaast hebt u er alle baat bij om correcte informatie te kunnen raadplegen. Wees daarom steeds alert, nauwgezet en consequent wanneer u contactgegevens aanmaakt of wijzigt. IMPACTXRM Contacts Menu Een gedetailleerd overzicht van de opties : Import/Export Deze optie is uiterst geschikt wanneer u nog maar pas met IMPACTXRM Contacts aan de slag bent gegaan. Wij weten dat u waarschijnlijk reeds over een hoop contacten beschikt in uw Outlook, en dat u niet geneigd bent deze één voor één te gaan publiceren binnen IMPACTXRM CRM. Daarom voorzien wij een import/export-systeem dat u de mogelijkheid biedt om grote hoeveelheden contacten in één beweging te publiceren in IMPACTXRM CRM. Na het openen van de optie Import/Export verschijnt het volgend scherm: Contacten uploaden in Outlook via het tabblad Contacten uploaden. Aan de linkerzijde van het scherm wordt een boomstructuur weergegeven met de bestaande mappen in uw Outlook. U kunt doorheen deze mappen navigeren door een map aan te klikken. Wanneer u een map aanklikt, verschijnt rechts een schematische lijst van de contacten die zich in deze map bevinden. Private contacten worden aangeduid door het slot -icoon, gedeelde contacten worden aangeduid IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 door het wereldbol -icoon. De pictogrammen van de contacten kunnen van stijl (Bijvoorbeeld kleinere pictogrammen) veranderd worden via de knop Stijl wijzigen bovenaan. Ook de sortering van de contacten (van A Z of van Z A) kan omgedraaid worden via de knop Sortering omkeren. U kunt meerdere contacten tegelijk selecteren en daarna op de Deel of Maak Privaat knoppen klikken om de hierboven beschreven acties in één enkele beweging uit te voeren. Door het aanvinken van de box Geforceerd schakelt u de controle op duplicaten uit. LET OP: het geforceerd publiceren van contacten wordt door IMPACTXRM AFGERADEN. Contacten importeren via het tabblad Import. Contacten kunnen vanuit Excel geïmporteerd worden. Wij raden u aan de Excel file grondig te controleren alvorens de import uit te voeren! o Lege rijen verwijderen o Noteer welke kolommen u wenst te importeren Na het aanklikken van het tabblad Import ziet u het volgend scherm: Een overzicht: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 a) Tabblad Bestand lezen. (OPGELET : enkel XLS BESTANDEN ) U selecteert de map waar de contactgegevens zich bevinden via de knop Openen. De geselecteerde contacten verschijnen in het kader. Vervolgens kiest u een werkblad. U vinkt de optie Eerste rij bevat headers aan indien de titel van de kolom in de eerste rij staat, dat is de hoofding van elke rij in het Excel file dat u wilt mee inlezen. Bij Range vult u meestal niets in. U kunt eventueel rijen wissen via de knop Rijen wissen of u kunt alle data uit het kader wissen door de knop Leegmaken aan te klikken Klik op Inlezen om de data te importeren. Het is mogelijk dat u uw bestand niet kunt inlezen. Afhankelijk van het besturingssysteem van uw computer dient u bij de instellingen te bepalen met welke versie van OLEBD u het Excelbestand wenst in te lezen. Om het probleem op te lossen gaat u naar IMPACTXRM Contacts - Instellingen Wijzig OLEBD 12.0 naar 4.0, of omgekeerd. Klik op Bewaren en probeer uw Excelfile terug in te lezen. b) Tabblad Mapping. Hier kunt u eventueel een Mapping inlezen. Als u reeds een lijst van contacten hebt geïmporteerd, kunt u beslissen om deze werkwijze op te slaan, zodat u deze kunt gebruiken bij een volgende import die op dezelfde manier mag gebeuren. Een mapping kan worden opgeslaan in het tabblad Uitvoeren (zie verder in deze handleiding). c) Tabblad Contact. De headers van de kolommen (uit Excel) kunnen gelinkt worden met de naam van het veld in IMPACTXRM. De Bron en het Doel dienen eerst ingevuld te worden. De Bron geeft het veld van de header aan in de Excellijst. Het Doel geeft aan waar het veld van de header opgeslagen wordt in het juiste veld van de Contactfiche van IMPACTXRM. Via de knoppen Toevoegen en Verwijderen kunt u de kolommen en hun benaming aanvullen of verwijderen. Herhaal deze handeling voor elke kolom. d) Tabblad Groepen/Sectoren Hier kiest u bij welke Datagroepen en Sectoren deze contacten behoren in IMPACTXRM. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 e) Tabblad Kenmerk-Velden Hier vult u de Bron en het Kenmerk in. Via de toegevoegd worden. knop kunnen eventueel kenmerken f) Tabblad Relatie-Velden Hier vult u de contactrelatie in, bijvoorbeeld is medewerker van. U vult het Type relatie, de Bron en het Doel in. Bij Type relatie kunnen eventueel nog relaties toegevoegd worden. Vink de optie Omkeren aan als u de relatie wilt omkeren. Bijvoorbeeld Is medewerker van wordt omgekeerd naar Heeft als medewerker. De optie Beslisser wordt aangevinkt als u enkel contacten in de lijst wenst te zien die in één of andere relatie als beslisser zijn aangeduid. Indien u het adres van de gerelateerde wilt overnemen, vinkt u deze optie aan. g) Tabblad Uitvoeren U vinkt Ik bevestig dat ALLE parameters van de IMPORT correct zijn ingevuld aan als alle tabbladen en bijhorende velden correct vervolledigd werden. Bij De MAPPING bewaren met volgende omschrijving: geeft u in onder welke omschrijving de data bewaard mogen worden. Bij De IMPORT identificeren via volgende omschrijving geeft u een naam voor deze bepaalde import, zo kunt u later deze import-data opnieuw opvragen. BELANGRIJK: Om de ingevoerde gegevens te bewaren klikt u op de knop Bewaren. Vervolgens klikt u op de knop Uitvoeren om de data te IMPORTEREN. Na de import is het aangewezen om uw import te checken door een opzoeking uit te voeren op basis van de importcode. Contacten categoriseren U of uw administrator zal in de IMPACTXRM Contacts Instellingen één welbepaalde categorie aangeduid hebben die automatisch wordt toegepast voor gedeelde contacten. In veel gevallen zal dit de categorie IMPACTXRM zijn. Voor meer info over categorieën kunt u terecht bij de Helpfuncties van Microsoft Outlook. Via deze optie kunt u in één beweging de categorieën van uw contactpersonen up-to-date brengen. Het onderstaand overzicht toont de voordelen van het gebruik van categorieën aan. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 Het gebruik van categorieën maakt het zeer eenvoudig om in één oogopslag te zien welke contacten gedeeld zijn, en welke contacten privaat zijn. Instellingen Zie gebruikersvoorkeuren. Contacten beheren Contacten delen IMPACTXRM Contacts heeft enerzijds tot doel om de bestaande contactinformatie op uw Outlook Contactfiche uit te breiden. Anderzijds is het de bedoeling dat u en uw collega s contactinformatie kunnen delen wanneer u dit wenst. Daarom zijn er binnen IMPACTXRM Contacts twee verschillende types Contacten : Private contacten Met private contacten worden contacten bedoeld die NIET in de IMPACTXRM Databases gekend zijn. Ze zijn ENKEL in uw Outlook bekend, los van het feit of ze binnen Outlook in een gedeelde map bewaard worden (Exchange) of niet. Een privaat contact wordt aangegeven door het slot-icoon op het scherm en hierbij is de optie Privaat aangevinkt. Gedeelde contacten Met gedeelde contacten worden contacten bedoeld die ZOWEL in uw Outlook gekend zijn, als in de IMPACTXRM Databases. De gegevens in Outlook worden permanent gesynchroniseerd met de gegevens die op de server bekend zijn. Ze worden aangegeven door het wereldbol-icoon. Om de diverse methodes onder de loep te nemen om contacten te delen en te privatiseren bekijken we elke mogelijke situatie in detail. Contacten aanmaken U maakt een nieuw contact aan in uw Outlook IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 Wanneer u een nieuwe Contactfiche in Outlook aanmaakt (via de Outlook Werkbalk of de IMPACTXRM Werkbalk) zal dit in alle mogelijke gevallen een privaat contact zijn. Contacten zijn standaard steeds privaat. Het is enkel wanneer u zelf beslist dat het interessant is om het contact te delen in de IMPACTXRM Databank, dat dit effectief gebeurt. Belangrijk om te weten is dat u voor zowel privépersonen als bedrijven een contactfiche dient aan te maken en dat deze op identiek dezelfde wijze worden behandeld door IMPACTXRM. Wanneer u een privépersoon toevoegt, zult u voornaam en familienaam invullen. (klik hiervoor steeds op Volledige naam zodat de naam in de juiste velden wordt ingebracht) Om snel een nieuw bedrijf als contact toe te voegen kunt u gewoon de naam van het bedrijf in het veld Bedrijf invullen. Wanneer u een nieuw contact toevoegt, hebt u de volgende keuzes: 1. Een contact Privaat houden in Outlook: STANDAARD staat Privaat steeds aangevinkt (rechts onderaan in de contactfiche). Zo zal het contact niet gedeeld worden met de IMPACTXRM Databank. Het contact blijft dus enkel beschikbaar in de lokale Outlook fiche. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 2. Een contact Delen met IMPACTXRM Databank: U kunt het contact delen met de IMPACTXRM Databank, door de Privaat - box uit te vinken rechts onderaan de contactfiche.. Vervolgens verschijnt het wereldbol-icoon. Het contact bevindt zich op deze manier zowel op de IMPACTXRM Server als op de lokale fiche Duplicaten: Wanneer tijdens de publicatie van het contact zou vastgesteld worden dat een contact met soortgelijke naam of adres (een duplicaat ) reeds aanwezig is op de server, dan zal IMPACTXRM Contacts hierover een melding weergeven. Rechts (bij IMPACTXRM Status ) worden in het scherm Duplicaten en Relaties de duplicaten zichtbaar. Indien er duplicaten gevonden werden ( Dubbele contactpersoon gevonden -melding), hebt u de keuze tussen twee opties: o Indien u kiest voor Nieuwe contactpersoon toevoegen, dan zal de nieuwe contactfiche gepubliceerd worden. Het kan bijvoorbeeld dat de persoon wel dezelfde naam heeft, maar niet dezelfde persoon is. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 Markeer UPLOAD hoeft u niet aan te vinken, daar de upload automatisch gebeurt bij het uitvinken van Privaat. o Indien u kiest voor Gegevens van de geselecteerde contactpersoon bijwerken, dan zal de geselecteerde contactpersoon bijgewerkt worden, en ziet u een overzicht van de veranderingen die zullen worden toegepast. U kunt eventueel de naam van het contact selecteren in het scherm Duplicaten en onderaan rechts op de wereldbol klikken. Zo wordt dit contact gekoppeld aan het reeds bestaand contact op de IMPACTXRM Server. Nu wordt het bestaand contact ook gedownload in uw lokale Outlook. Relatie toevoegen tijdens het aanmaken van de contactfiche: Wanneer u een privépersoon toevoegt, zult u voornaam en familienaam invullen. (klik hiervoor steeds op Volledige naam zodat de naam in de juiste velden wordt ingebracht) Wanneer u een bedrijf invoert typt u deze in het veld Familienaam of Bedrijf. Het systeem zal dit correct opslaan. IMPACTXRM zal u tevens onmiddellijk een relatie voorstellen indien u een persoon toevoegt én de bedrijfsnaam invult. Het scherm IMPACTXRM Contactbeheer verschijnt in beeld: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 Klik op Ja indien u een relatie wenst te leggen met het ingevulde bedrijf: Het contacten-zoeken scherm verschijnt in beeld. Automatisch zal het systeem zoeken naar de naam die u invulde bij Bedrijf. Selecteer het gewenste contact en klik op Wegschrijven. Het relatiescherm verschijnt in beeld. Het relatietype die ingesteld werd door uw administrator zal automatisch ingevuld zijn maar kan overschreven worden. Vul hier eventueel verdere gegevens aan, zoals functie ed. Klik op Bewaren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 Contacten enkel toevoegen op de IMPACTXRM Server Een contact toevoegen op de IMPACTXRM server, hoewel u het niet echt nodig hebt in uw persoonlijke Outlook: U vinkt het veld Markeer VERWIJDER aan. Dit zal ervoor zorgen dat, na de publicatie, het contact in UW OUTLOOK wordt GEWIST. Het blijft wel ter beschikking op de IMPACTXRM Server. Meerdere contacten delen In vele gevallen hebt u een pak contacten in uw outlook die u wenst te delen met uw collega s eens u van start gaat met IMPACTXRM CRM. Het is dan niet nodig om ieder contact te openen en het contact te delen door Privaat uit te vinken. Via het menu IMPACTXRM Contacts gaat u naar Import-Export. Onderstaand scherm wordt weergegeven: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 In het linker deel van het scherm klikt u Contactpersonen aan, het systeem zal uw contactpersonen uit uw outlook uploaden in het rechterdeel van het scherm. Private personen worden weergeven met het sloticoon, reeds gedeelde contacten met de wereldbol. Rechts onderaan kunt u kiezen welke personen u wenst weer te geven in de lijst. Vink hiervoor Privaat of Gedeeld uit. U selecteert de gewenste contactpersonen en klikt op Deel om deze te delen op de server. Ook omgekeerd is het mogelijk om contacten te privatiseren, daarvoor klikt u na het selecteren van de contacten op Maak Privaat. Contacten privatiseren U hebt in het verleden een contact gedeeld met uw collega s, maar u wenst dit eigenlijk niet verder te delen. M.a.w. u wenst het contact te privatiseren In dit geval gaat u naar de betreffende contactfiche en vinkt u de Privaat -box aan. Er zijn echter wel voorwaarden verbonden aan deze privatisering. Wanneer op de server reeds andere gegevens gekoppeld zijn aan het contact (kenmerken, relaties, bijlagen, enz.) dan is het NIET MEER MOGELIJK om het contact te privatiseren omdat anders alle belangrijke gegevens op de server zouden verloren gaan. Indien dit toch uw bedoeling zou zijn, raadpleeg uw Administrator. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens ingevuld werden, dient u steeds de aanpassingen aan de contactfiche op te slaan. Klik hiervoor op Opslaan (links bovenaan) in de Outlook Contactfiche OF sla op via de sneltoets: Crtl+S. Contacten zoeken Uiteraard is het invoeren van gegevens van primordiaal belang bij het opzetten van systemen als IMPACTXRM Contacts. Het is echter pas op het moment dat we ook de nodige gegevens kunnen opzoeken en uitvoeren dat het interessant wordt. Om contacten op te zoeken, zijn diverse mogelijkheden beschikbaar binnen Outlook. Gecombineerd met de mogelijkheden die IMPACTXRM CRM u biedt, moet u in staat zijn gelijk welke opzoeking succesvol te verrichten. Het schema hieronder toont de diverse opzoek-zones binnen Outlook: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 Figuur 1 1. U zoekt een contactpersoon BINNEN UW EIGEN Outlook Hier gelden de normale spelregels die door Outlook zelf worden bepaald. U zoekt in uw contactenbestand van Outlook zelf (zie Figuur 1: 1). 2. U wenst een contactpersoon op te zoeken binnen de IMPACTXRM Databank Het is mogelijk om te zoeken in de IMPACTXRM Zoek-zone onderaan (figuur 1:3) Hier hebt u een aantal mogelijkheden: Herstellen: Deze knop laat u toe uw selectie te wissen en opnieuw te beginnen Snel zoeken: Wanneer u snel een contact wenst te zoeken in de IMPACTXRM Databank, kunt u dit doen door in de IMPACTXRM Snelzoeker (bij de IMPACTXRM Contact Zoek-zone onderaan ) de gewenste naam of gedeelte van de naam in te vullen. Dan zal er gezocht worden in de contactfiche op de naam van het contact maar ook op de naam die ingevuld is bij het bedrijf. U kunt tevens snel zoeken op basis van adresgegevens, adres of telefoonnummer. Vink hiervoor de gewenste optie aan. Vervolgens klikt u op de knop Snel zoeken. Hier kunt u verschillende zoekopties aanduiden. U kunt zoeken op naam, adresgegevens, , land, taal, datagroep, enz. Deze opties behoren tot het Snel Zoeken. Het is voldoende om een deel van de IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 naam in te tikken en op de enter toets te drukken. Weet u de volledige naam, typ dan de naam, een komma, en de eerste letters van de voornaam. Voordeel is dat u veel selectiever te werk kunt gaan en een kleiner aantal contacten als resultaat zal hebben. Voor het ingeven van de zoekterm gelden volgende spelregels: o Wanneer u zoekt naar gegevens waar de letters an in VOORKOMEN, dan geeft u gewoon an in. Er wordt in dit geval gezocht naar alle namen of adressen waar an in voorkomt. Dit kan zowel in het begin, in het midden, als op het einde van de naam zijn. o Wanneer u zoekt naar gegevens die BEGINNEN met an, dan geeft u an* in. o Wanneer u zoekt naar gegevens die EINDIGEN met an, dan geeft u *an in. OPMERKING: De opzoekingen zijn NIET hoofdlettergevoelig. Uitgebreid zoeken Wilt u Uitgebreid Zoeken kunt u de aanvullende velden invullen. Klik hiervoor eerst op Uitgebreid Zoeken in de IMPACTXRM -zoek-zone. Het scherm Contacten zoeken verschijnt in beeld met 3 tabbladen: o Tabblad Zoeken In het bovenste gedeelte hebt u de mogelijkheid om te zoeken op naam en voornaam, adresgegevens, , website en telecom zoals in het snelzoek-gedeelte. Hier krijgt u echter enkele bijkomende opties, zoals BTW nummer, gearchiveerde contacten en relaties. In het gedeelte Filters geeft u bepaalde kenmerken op en op basis van deze kenmerken wordt de zoekactie IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 uitgevoerd (bijvoorbeeld: alle Dealers Gelijk aan - Actieve dealers begin 28/08/2010 ). Deze Filters kunnen samen met de overige selectiecriteria worden opgeslagen om later opnieuw te gebruiken. (Om een filter op te slaan als query, voer eest de filter uit, klik op Filter Bewaren en voer de zoekopdracht uit door op Zoeken te klikken. Op de tab resultaten klikt u onderaan op de knop Bewaren om de zoekopdracht op te slaan als query. Geef een benaming in en klik op Bewaren.) Gebruik de knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen om filters aan te maken, aan te passen of te verwijderen. Het is mogelijk om meerdere filters te combineren. U kunt kiezen uit filter EN filter of Filter OF filter. Om de tweede mogelijkheid te gebruiken vinkt u het veld of aan, indien u dit niet aanvinkt zal het automatisch en zijn. Bij het veld Opmerking is het mogelijk om te zoeken op extra info die ingevuld staat op een contactfiche. Bij het veld Opmerkingen (Kenmerken) is het mogelijk om te zoeken op de extra info die ingevuld staat bij een kenmerk in het veld Opmerking. Bij Relaties kunt u aanduiden wie de Beslisser is in het bedrijf. Als u deze optie aanvinkt bij Zoeken, zullen alleen de contacten in de lijst verschijnen die beslisser zijn in het bedrijf. Vinkt u de optie SOUNDEX aan, dan zal de zoeker opzoeken op basis van hoe een naam, woord uitgesproken wordt, m.a.w. op basis van de uitspraak. Typt u bijvoorbeeld Marc dan worden alle contacten met deze klanken in de naam opgezocht. Dit zijn dan: Marc, Mark, Marcel, enz. Diverse andere zoekmogelijkheden zijn mogelijk zoals Land, Postcode, Taal, Datagroep, Sector, Verantwoordelijke,... Onderaan, naast de knop Zoeken kunt u ingeven welke contactpersonen doorzocht moeten worden. TOP 250 betekent bijvoorbeeld dat de 250 laatst toegevoegde contacten doorzocht zullen worden. Indien u * invoert, dan worden ALLE contacten doorzocht. Wenst u een opzoeking te doen naar contacten die niet aan bepaalde criteria voldoen? Bepaal uw filters en vink zoek contacten die niet aan deze criteria voldoen aan! De knop Nieuwe Selectie onderaan wist alle door u ingevoerde gegevens, en laat u een nieuwe zoekopdracht instellen. o Tabblad Geavanceerd Zie verder Uitgebreide zoekopdrachten. o Tabblad Resultaten Hier verschijnen de resultaten van de zoekopdracht. U kunt hier dan selecteren welke contactpersoon u zoekt. U kunt dan vervolgens de contactfiche bekijken ( Preview ); downloaden; downloaden en IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

25 openen; bewaren of verwijderen. (Meer informatie over deze functies vindt u bij Contacten Downloaden. Via de optie Toon gerelateerde contacten: kunt u de contacten, waar de contactpersoon een relatie mee heeft, bekijken (bijvoorbeeld Marc Heeft als medewerkers ). Elk resultaat kan dan ook geëxporteerd worden naar Excel. (indien u over voldoende rechten beschikt. Indien niet, contacteer uw administrator). Zet uw muisknop op een veld van de lijst, klik rechtermuisknop en kies voor Naar Excel exporteren. Als u onderaan op klikt verschijnt een kaart waarop de gevonden contacten aangeduid zijn. Kies of u enkel de geselecteerde contacten of alle gevonden contacten wenst weer te geven. De Export knop is enkel van toepassing voor Administrators. Door op de knop te klikken kunt u een sturen naar het geselecteerd contact. Contacten downloaden Wanneer u de gegevens van een contact op de server wenst te raadplegen, dan kunt u kiezen voor de volgende opties nadat u het contact hebt opgezocht (zie Contacten zoeken ): 1. Het contact downloaden Via de knop Download kunt u het contact downloaden. Deze optie zorgt ervoor dat in uw Outlook een nieuwe contactfiche wordt aangemaakt. Alle gegevens die op de IMPACTXRM Server bekend zijn, worden overgenomen in de lokale fiche. Er wordt bovendien een link gelegd tussen de fiche in Outlook en de IMPACTXRM Server-gegevens. Vanaf nu worden alle gegevens permanent gesynchroniseerd tussen Outlook en de IMPACTXRM Server. Contacten die worden gedownload, komen in uw Contactpersonen HOOFDMAP terecht. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

26 Zijn de voorkeurinstellingen van de user goed ingesteld, dan zal dit automatisch gebeuren. Indien niet, vraag advies aan de administrator in uw bedrijf. Indien u contactgegevens ook op uw mobiele toestellen wilt raadplegen kunt u gebruik maken van IMPACTXRM MOBILE. 2. Het contact downloaden en openen Via de knop Download/Open wordt de contactfiche gedownload (Idem als punt 1) en wordt de fiche onmiddellijk en automatisch geopend. 3. Het contact NIET downloaden Via de knop Preview raadpleegt u de gegevens op de server. In uw Outlook wijzigt er niets. U krijgt enkel de contactfiche te zien, wij noemen deze contactfiche verder in deze handleiding De IMPACTXRM Contactfiche. Het wordt dus niet gedownload. U kunt snel bijkomende gegevens of extra info (kenmerken, bindingen, planning, opportuniteiten, enz.) opvragen via de verschillende icoontjes. Deze icoontjes of knoppen bevinden zich nu aan de rechterzijde van het scherm. Figuur 2. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

27 Door op de i -knop te klikken, komen de historiek, kenmerken, relaties, bijlagen en dossiers in een nieuw venster tevoorschijn, elk op een apart tabblad. (figuur2.) Contacten verwijderen Om contacten te verwijderen dient u als user contact op te nemen met uw administrator. Geef de naam van het contact door en vraag of dit contact verwijderd kan en mag worden. Uw administrator zal verdere stappen ondernemen. Uitgebreide zoekopdrachten Uitgebreide zoekopdrachten maken het mogelijk heel gericht naar bepaalde contacten of groepen van contacten te zoeken. Hiervoor klikt u op de knop Uitgebreid zoeken rechts onderaan de lijst met contactpersonen in Outlook. Uiteraard kunt u via deze weg ook de eenvoudige opzoekingen op naam, adres, telefoon en uitvoeren via de knop Snel Zoeken. Het scherm Zoeken dat geopend wordt na de knop Uitgebreid Zoeken aangeklikt te hebben, is onderverdeeld in drie tabbladen: 1. Tabblad Zoeken Deze tab is op zich weer onderverdeeld in de groepen Algemeen, Filters en Opties. 1. Algemeen: Hier kunt u de eenvoudige opzoekingen doen zoals beschreven in Snel Zoeken van rubriek Contacten zoeken. Als extra optie hebt u de mogelijkheid om ook in gearchiveerde contacten te zoeken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

28 2. Filters: Via deze optie kunt u filters inbouwen in uw zoekopdracht. Deze filters worden opgebouwd op basis van de gebruikte kenmerken in IMPACTXRM Contacts. Gebruik de knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen om nieuwe filters toe te voegen of filters te bewerken/verwijderen. Wanneer u een filter toevoegt kunt u aanduiden op basis van welk Kenmerk u de filter wenst te bouwen, welke Operator u wenst te gebruiken en wat de Waarde van de filter is. U kunt eventueel de Opties aanduiden (indien dit door de administrator werd opgegeven) en de begin- en einddatum ingeven. Klik steeds op Filter bewaren om de Filter op te slaan. De filters kunnen later opnieuw gebruikt of bewerkt worden. Ze worden namelijk opgeslagen in het kader onder Queries. Voorbeeld 1: U wenst een lijst te zien van alle contacten die gehuwd zijn in de periode tussen en Hiervoor voegt u een nieuwe filter toe met volgende specificaties: Kenmerk: Burgerlijke stand (keuzelijst) Operator: = (is gelijk aan) Waarde: Gehuwd Begindatum vanaf: Begindatum tot: Voorbeeld 2: U wenst een lijst te zien van alle contacten die een schoenmaat hebben tussen 40 en 45. Hiervoor voegt u een nieuwe filter toe met volgende specificaties: Kenmerk: Schoenmaat Operator: Tussen (x:y) Waarde: 40:45 Voorbeeld 3: U wenst een lijst te zien van alle contacten die ongehuwd zijn. Hiervoor voegt u een nieuwe filter toe met volgende specificaties: Kenmerk: Operator: Burgerlijke stand (keuzelijst) <> (Niet gelijk aan) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

29 Waarde: Gehuwd 3. Opties: Wanneer u de box Beslisser aanvinkt wenst u enkel contacten in de lijst te zien die in één of andere relatie als beslisser zijn aangeduid. Vinkt u de optie SOUNDEX aan, dan zal de zoeker opzoeken op basis van hoe een naam, woord uitgesproken wordt, m.a.w. op basis van de uitspraak. Typt u bijvoorbeeld Marc dan worden alle contacten met deze klanken in de naam opgezocht. Dit zijn dan: Marc, Mark, Marcel, enz. U vult de overige Opties naar wens in. Wanneer u de nodige filters hebt opgesteld, kunt u onderaan het zoekscherm klikken op Zoeken. De opzoeking wordt dan uitgevoerd en de eerste 250 resultaten worden in de lijst weergegeven. U kunt de beperking tot 250 opheffen door in de selectielijst voor aantallenbeperking te kiezen voor * in plaats van TOP250, ofwel, door het getal 250 te wijzigen in een getal naar uw keuze. Door een rechtermuisklik op de resultatenlijst krijgt u meerder opties, zoals Afdrukken om de lijst af te drukken, Export om de lijst te exporteren naar Excel en de layout van de lijst aan te passen. Sommige van deze zaken zullen niet mogelijk zijn indien u niet over voldoende rechten beschikt. De tab Geavanceerd : Deze tab is onderverdeeld in een aantal sub-tabbladen. Via deze kunt u uw zoekopdracht alsnog verfijnen. U kunt zoeken naar contacten waar dossiers, formulieren, afspraken, taken, IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

30 opportuniteiten, tickets of contracten aan verbonden zijn, contacten die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt of binnen een bepaalde periode verjaren, of zelfs contacten die klant zijn of leverancier. a. Queries Via de knop Bewaren in de resultaten-tab kunt u opzoekingen Bewaren. Dit houdt in dat u de opzoeking een omschrijving meegeeft waarna de opgestelde filters worden bewaard. U hoeft dan enkel de gewenste opzoeking (filter) te selecteren en op Uitvoeren te klikken. Een opgeslagen opzoeking noemt men ook wel een Query. b. Dossiers Zoek contacten waar een dossier aan verbonden is. U kunt zoeken naar omschrijving, sleutel of verantwoordelijke, aanduiden of het contact al dan niet eigenaar of relatie is van het dossier, en eventuele filters toevoegen. c. Formulieren Zoek contacten waar een formulier aan verbonden is. U kunt verder de periode bepalen waarin deze formulieren zijn aangemaakt, en door wie. U kunt eveneens filters toepassen. d. Datums Zoek contacten die binnen een bepaalde periode of door een specifieke persoon zijn aangemaakt, of door een bepaalde persoon. U kunt ook contacten opzoeken die binnen een bepaalde periode jarig zijn. e. Commercieel Zoek contacten die ofwel klant of leverancier zijn van uw bedrijf, en vul eventueel verdere gegevens aan. f. Afspraken Zoek contacten aan de hand van afspraken. Zo kunt u bijvoorbeeld alle contacten zoeken met afspraken met betrekking tot een bepaald dossier, of alle contacten die geen afspraken hebben voor opleidingen of demonstraties. g. Taken Zoek contacten waaraan taken verbonden zijn. Vul eventueel de parameters verder aan, en bepaal bijvoorbeeld het type taak, de gebruiker, of er al dan niet een dossier aan de taak verbonden is etc. h. Opportuniteiten Zoek contacten op basis van opportuniteiten. Vul eventueel de parameters verder aan. Zo kunt u bijvoorbeeld alle contacten weergeven die aan een gewonnen opportuniteit IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

31 verbonden zijn, of alle contacten waarvan de opportuniteiten een deadline hebben die binnen een bepaalde periode valt. i. Tickets Hier kunt u alle contacten opvragen die aan tickets verbonden zijn. Vul eventueel de parameters verder aan. Zo kunt u bijvoorbeeld alle contacten weergeven waar openstaande of afgesloten tickets aan verbonden zijn, contacten met een ticket dat door een specifieke gebruiker is uitgecheckt j. Contracten Zoek contacten waaraan contracten verbonden zijn. Vul eventueel de parameters aan om te bepalen of het contract al dan niet actief is, door wie het aangemaakt is U kunt eveneens het vakje Zoek contacten die NIET aan de criteria voldoen onderaan aanvinken om alle contacten weer te geven voor wie de opgegeven zoekcriteria niet geldig zijn. Hebt u bijvoorbeeld een opzoeking gedaan naar alle contacten met een verloren opportuniteit, dan zal u na het aanvinken van dit vakje de contacten te zien krijgen die ofwel een gewonnen of busy opportuniteit hebben, of waaraan helemaal geen opportuniteit aan gebonden is. 4. De tab Resultaten : Eenmaal de resultaten zijn weergegeven, zijn de volgende opties beschikbaar: a. De Download knop: Download het geselecteerde contact. Gedownloade contacten komen standaard in de Hoofdmap van uw contactpersonen in Outlook terecht. U beslist zelf in welke map ze NA IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

32 de download terechtkomen. Meer gedetailleerde info vindt u in de rubriek Contacten downloaden. b. De Download/Open knop: Idem als punt a, maar na het downloaden wordt de fiche automatisch weergegeven. Meer gedetailleerde info vindt u in de rubriek Contacten downloaden. c. De Verwijderen knop: Op deze manier verwijdert u het contact op de IMPACTXRM Server. Indien u de optie Lokaal aanvinkt, wordt het contact eveneens geschrapt in uw Outlook. d. De Archivering knop: Op deze manier archiveert u het contact op de IMPACTXRM Server. e. De Rapport knop Deze knop laat u zowel een testrapport als de contactfiche van de geselecteerde contacten zien, printen of mailen. f. De Select All knop: Via deze knop is het mogelijk om de gehele lijst te selecteren om vb. een mail te versturen naar alle contacten g. De Preview knop: Bekijk de gegevens die op de server gekend zijn ZONDER de gegevens te downloaden in een Outlook Contactfiche. Eerst krijgt u enkel de contactgegevens. Wenst u de bijkomende gegevens te zien (kenmerken, relaties ) klik dan op het blauwe i-knopje bovenaan rechts (rode pijl). h. De Refresh knop i. De Bewaren knop: De opzoeking bewaren als query zodat u de filters bij een volgende opzoeking niet opnieuw hoeft te bouwen. De query verschijnt dan onder de tab Geavanceerd. j. De Export knop Deze knop is enkel beschikbaar voor Administrators. k. De -knop: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31

33 Stuur een naar de geselecteerde opzoeking l. De Map knop Deze knop toont u waar de gevonden contacten zich bevinden op de kaart. Kies of u een selectie, of de gehele lijst contacten wenst weer te geven op de kaart. m. De groep: Relaties en Beslisser : Wanneer u een bepaalde selectie hebt gemaakt, kunt u, gebaseerd op deze selectie, een lijst weergeven van gerelateerde contacten. U kunt de resultaten verfijnen door eventueel aan te duiden dat u ENKEL beslissers wenst te zien. Voorbeeld 1: U wenst alle medewerkers van uw klanten MET beslissingsmacht weer te geven. Hiervoor doet u het volgende: 1) Open het scherm Uitgebreid Zoeken. 2) Voeg een filter toe waarin u aanduidt dat het om KLANTEN gaat 3) Klik op Zoeken om de resultaten weer te geven 4) Selecteer de relatie Is Medewerker van Heeft als medewerker. 5) Vink Beslisser aan 6) Klik op Tonen Voorbeeld 2: U bent boekhouder, en wenst een lijst te zien van ALLE klanten van Notaris X. Hiervoor doet u het volgende: 1) Open het scherm Uitgebreid Zoeken. 2) Vul in het vak Naam de naam in van Notaris X. 3) Klik op Zoeken om de resultaten weer te geven. 4) Selecteer de relatie Is klant van Heeft als klant. 5) Klik op Weergeven. Algemene tips bij het zoeken van contacten: o Wees voorzichtig wanneer u de beperking tot 250 resultaten opheft. U zou een opzoeking kunnen doen die enkele tienduizenden resultaten oplevert. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 32

34 o Wanneer u een filter wenst in te bouwen die tot doel heeft enkel de contacten weer te geven die een bepaald kenmerk hebben, dan bouwt u de filter op door het gewenste kenmerk te selecteren, en Geen Operator te selecteren. De filter zal dan alle contacten weergeven die het kenmerk bezitten, los van de eventuele Waarde. o Filters zijn CUMULATIEF. Dit wil zeggen dat wanneer u 3 filters tegelijk toepast, de contacten aan ALLE 3 van de filters dienen te voldoen alvorens ze in de lijst worden opgenomen. o U kunt filters combineren in een WEL WEL NIET structuur. Dit wil zeggen dat u PER FILTER kunt aanduiden of de contacten WEL dan NIET in de selectie dienen voor te komen. Zo zou u een selectie van contacten kunnen aanmaken die: - WEL het kenmerk Mailing hebben; - WEL het kenmerk Klant hebben; - NIET het kenmerk BlackListed hebben. o U kunt ook filters combineren met verschillende waarden: Met het kenmerk Mailing OF met het kenmerk Blacklisted. Tijdslijn van een contact Een tijdslijn is een overzicht van alle bewerkingen in verschillende categorieën op de contactfiche. Om de tijdslijn van een contact te bekijken gaat u naar de extra zone IMPACTXRM Status op de contactfiche en klikt u op het icoon. (dit is enkel toegankelijk vanuit een Outlookcontactfiche en niet vanuit de IMPACTXRM Contactfiche (preview)) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 33

35 Het scherm Tijdslijn verschijnt in beeld: In de linker kolom (1) ziet u de verschillende categorieën van bewerkingen; bijwerken contactgegeven, e- mails, afspraken, taken, tickets, facturen en opportuniteiten. In het grootste gedeelte, rechts (2), ziet u telkens wanneer er een actie is geweest in de mogelijke bewerkingen. Bovenaan (3) ziet u de datum van/tot wanneer deze tijdslijn wordt weergegeven. In dit voorbeeld is dat de afgelopen 2 jaar. U kunt met de pijltjes (4) naar de vorige twee jaar gaan. (of volgende) In de balk bovenaan ziet u op welke datum en in welke maand uw cursor zich bevindt. (zie onderstaande) Indien u met uw cursor op een icoontje gaat staan krijgt u meer informatie omtrent de bewerking ( in dit voorbeeld is dat een verzonden . ( zie onderstaande) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 34

36 Daarnaast is het ook mogelijk om deze (via de rechtermuisknop) te openen en te bekijken. Bij elke categorie hebt u deze mogelijkheden. Op deze manier krijgt u een volledig overzicht van alle sectoren op de contactfiche. Andere opties op de Outlook Contactfiche Naast de hierboven beschreven functionaliteiten beschikt IMPACTXRM Contacts nog over enkele handige tools om de Outlook Contactfiches foutloos in te vullen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 35

37 1) Extra gegevens: Via de IMPACTXRM Status -balk kunt u nog enkele extra gegevens aanvullen. a. Btw Nummer U kunt het btw-nummer van het bedrijf opzoeken en aanvullen. Via het Informatie (i) -icoon kunt u gratis het btw-nummer opzoeken via Credit Consult. Dit nummer moet ingesteld zijn bij de Contacts instellingen. Door op de Loep te klikken kunt het btw-nummer checken in de EU-database. U kunt vervolgens ook de Balans opmaken. b. Registratienummer Hier vult u eventueel het intern klantennummer van het bedrijf in. c. Taal Hier kiest u de taal die van toepassing is op het openstaand contact. d. Verantwoordelijke Hier selecteer je de verantwoordelijke voor de contactfiche, dit is de persoon die ervoor moet zorgen dat de gegevens correct zijn. e. Schema U kunt u contacten indelen in schema s. Bijvoorbeeld: U bent vertegenwoordiger en hebt klanten op eenzelfde route, bv. route Roeselare, route Kortrijk, route Aalter... Meer informatie hierover zie Handleiding Planning-ATS. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 36

38 f. Geen mailings De optie Geen mailings vinkt u aan wanneer dit contact geen mailings wil ontvangen. g. Tijdslijn Alle geregistreerde sector op de contactfiche in één overzicht. Met de mogelijkheid om alle zaken (afspraken-taken- wijzigingen contactfiche..) te bekijken en te openen. (Zie verder Timeline van een contact) h. Mailmerge IMPACTXRM Documents wordt ook wel de Documenten Generator of MailMerge genoemd. Deze functie maakt het mogelijk om contactgegevens uit IMPACTXRM automatisch te genereren of mergen in een Word-document. Dit kan zowel vanuit IMPACTXRM CRM als vanuit Word. Via de knop op de contactfiche kunt u meteen dit contact mergen naar een template in Word. Meer uitleg i.v.m. de documentengenerator, zie aparte handleiding IMPACTXRM Documents. i. Rapport Een standaard rapport van dit contact. j. Duplicaten Indien er reeds een contact bestaat met dezelfde naam, dan kunt u dit hier opzoeken Meer info over Duplicaten vindt u bij Contacten delen. k. IMPACTXRM Maps IMPACTXRM CRM beschikt ook over een MAPS systeem (kaarten tonen) via deze knop: Dit gebeurt in samenwerking met Bing. Op de contactfiche, links onderaan de duplicatenlijst, ziet u een knop IMPACTXRM Maps waarmee het adres (van het betreffende contact) op een kaart gevisualiseerd wordt. l. Kopiëren van klembord Via de functie Kopiëren van klembord kunt u adressen (en andere gegevens) vanop websites of uit s kopiëren naar het klembord en in uw fiche plakken. Dit is zeer handig, want als u een nieuw contact wilt aanmaken, kunt u de gegevens zeer snel en zonder fouten invoeren. Hiervoor doet u het volgende: Kopieer het gewenste adres (en eventuele andere gegevens). Maak een nieuwe contactfiche aan. Klik op de knop ( Kopiëren van klembord ) rechts onderaan (bij IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 37

39 IMPACTXRM Status ). Het gekopieerde adres zal op het scherm weergegeven worden met het allereerste woord geselecteerd. Klik op één van de knoppen aan de rechterzijde van het scherm om aan te duiden waar u het geselecteerde woord wenst in te vullen. Herhaal deze actie tot u alle woorden verwerkt hebt. Indien één van de velden uit meerdere woorden bestaat dan klikt u meerdere malen op de gewenste knop. De verticale balk uiterst rechts >>> gebruikt u om een woord over te slaan. Zijn al de gegevens op de juiste plaats klik dan op Sluiten. m. CreditCheck IMPACTXRM CRM geeft u de mogelijkheid om de creditwaarde van het contact te checken en datum, score en website van de check hier in te vullen. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens ingevuld werden, dient u steeds de aanpassingen aan de contactfiche op te slaan. Klik hiervoor op Opslaan (links bovenaan) in de Outlook Contactfiche OF sla op via de sneltoets: Crtl+S 2. Bedrijf of contact van hetzelfde bedrijf toevoegen via bestaand contactformulier Om een contactfiche van een medewerker van hetzelfde bedrijf OF een contactfiche van het bedrijf zelf aan te maken, kunt u gebruik maken van een handige functie in Outlook: Nieuwe contactpersoon van hetzelfde bedrijf Ga in een bestaande en geopende contactfiche (volledig ingevuld) naar het tabblad Contact (Outlook) en klik vervolgens op het zwarte driehoekje onderaan op de knop Opslaan en nieuw. Vervolgens kunt u kiezen tussen twee opties. Kies de optie Nieuwe contactpersoon van hetzelfde bedrijf. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 38

40 Een nieuwe contactfiche wordt geopend waarbij de basisgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, telefoon, website, enz. worden overgenomen en dus zijn ingevuld. U dient dus enkel specifieke gegevens aan te vullen: a. Voor een medewerker van hetzelfde bedrijf: Voornaam, naam, functie en adres aanvullen. Pas ook eventueel het telefoonnummer aan. b. Voor bedrijfs-contactfiche: Verplaats de bedrijfsnaam naar het veld Volledige naam (Full Name). Selecteer hiervoor de bedrijfsnaam, knip via Ctrl + X, plaats de cursor in het veld Full Name en plak via Ctrl + V. Vul vervolgens het adres en eventueel het telefoonnummer aan. Vink vervolgens, indien gewenst, "Privaat" weg om het contact/bedrijf te delen en vul de overige gegevens aan (kenmerken, relatie, bijlagen, bindingen, enz.). Om een geboortedatum van een contact bij te houden, kunt u gebruik maken van een handige functie in Outlook: Bij de Details van een contact hebt u de mogelijkheid om geboortedatum of verjaardag in te geven. Historiek beheren In bepaalde gevallen is het nodig om notities te kunnen maken bij een contact. Belangrijke mededelingen die niet mogen verloren gaan maar die niet in kenmerken, salesopportuniteiten... horen. Hiervoor kunnen we beroep doen op het tabblad Historiek. Om een notitie toe te voegen aan het historiekblad van een contact maakt u gebruik van de View-Switch die zich bovenaan de Outlook-Contactfiche bevindt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 39

41 In het bovenste gedeelte vindt u een overzicht van de bestaande historiek. Hier is het ook mogelijk na het selecteren van een notitie deze te verwijderen via de knop Selectie Verwijderen. In het onderste gedeelte voegt men een notitie toe. U hebt de mogelijkheid om het type van de notitie bij te vermelden, zoals Telefoon, , Bezoek... Klik steeds op Toevoegen na het ingeven van de notitie om te Bewaren. Kenmerken beheren Kenmerken worden als volgt beschreven: "Kenmerken" is de term die gebruikt wordt om "EXTRA VELDEN" aan te duiden. Wanneer u m.a.w. vindt dat de standaard Outlook-fiche niet volstaat om alle gewenste gegevens van een contactpersoon bij te houden, dan kunt u dit oplossen door een kenmerk aan te maken via de instellingen van IMPACTXRM Contacts. U kunt bijvoorbeeld als leverancier van schoenen de schoenmaat van een contactpersoon bijhouden. Of u kunt als boekhouder het soort btw-aangifte, jaarrekening, enz. bijhouden per bedrijf. Op basis van deze kenmerken kunt u gerichte opzoekingen gaan doen. (Bijvoorbeeld: vraag een lijst op van alle "kwartaalaangevers" of vraag een lijst van alle personen met een schoenmaat groter dan 43, enz.) BELANGRIJK: Kenmerken zijn pas beschikbaar bij een contact wanneer het contact gekend is in de IMPACTXRM Databank. Met andere woorden: u kunt enkel KENMERKEN gebruiken bij een contact wanneer het om een GEDEELD contact gaat. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 40

42 Om het overzicht van de bestaande kenmerken bij een contact te raadplegen, maakt u gebruik van de View- Switch die zich bovenaan de Outlook-Contactfiche bevindt. U klikt op de pijl zodat de extra IMPACTXRM CRM opties worden weergegeven. De tab Relaties verschijnt. Klik op aan de rechterkant om het Kenmerken tabblad te openen. Via het tabblad Kenmerken krijgt u een overzicht van de bestaande kenmerken en hun respectievelijke waarden. Het is ook mogelijk om te werken met een kenmerken blad: (dit wordt bepaald door uw administrator) Deze tabbladen zijn ook ter beschikking bij de IMPACTXRM Contactfiche na het aanklikken van de icoontjes aan de rechterzijde van het scherm. In geval u werkt met de eerste optie: gebruik de knoppen Toevoegen, Bewerken of Verwijderen om de gewenste actie uit te voeren. Wanneer u een kenmerk toevoegt of bewerkt, verschijnt het kenmerkendetailscherm. Indien u met kenmerk blad werkt, vult u de waarde van de kenmerken in bij elk kenmerk. LET OP: U kunt een kenmerk niet verwijderen zolang het in gebruik is. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 41

43 Naast het tabblad Kenmerken zijn er nog enkele subtabladen: Datagroepen Een datagroep is een verzameling van gegevens die geraadpleegd kan worden via IMPACTXRM CRM. Elke database kan dus uit verschillende datagroepen (meestal contacten) bestaan waartoe men al dan niet toegang heeft. Een contact kan tot verschillende datagroepen behoren. Sectoren Hier kan men de sector van het contact selecteren uit de keuzelijst. Cataloogitems CataloogItems zijn de producten die het contact koopt/volgt bij het bedrijf. Deze zijn ingedeeld in catalogen. Pop-ups In sommige gevallen is de contactinformatie zéér belangrijk en wenst men dat deze door elke gebruiker onmiddellijk zichtbaar is bij het openen van een contact Er zijn verschillende mogelijkheden binnen het systeem: 1. Pop-up met vrij in te vullen tekst : Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met tekst die u zelf hebt samengesteld. Het is ook mogelijk om géén tekst in te voeren, in dit geval verschijnt de pop-up niet. 2. Pop-up voor één bepaald kenmerk van een contact: Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met de waarde van het kenmerk. Vink hiervoor als pop-up aan bij het aanmaken van het kenmerk. 3. Pop-up voor één bepaalde relatie van een contact: Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met de relatie. 4. Pop-up bij ieder contact met een bepaalde kenmerk: In sommige gevallen beslist men op bedrijfsniveau om een bepaalde Pop-up te laten verschijnen bij het openen van een contact. Deze pop-ups worden door de administrator ingesteld. 5. Pop-up bij ieder contact met een bepaalde relatie: In sommige gevallen beslist men op bedrijfsniveau om een bepaalde Pop-up te laten verschijnen bij het openen van een contact. Deze pop-ups worden door de administrator ingesteld. Kenmerk toevoegen aan contact. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 42

44 Om een kenmerk toe te voegen aan een contact maakt u gebruik van de View-Switch die zich bovenaan de Outlook-Contactfiche bevindt. U klikt op de pijl zodat de extra IMPACTXRM CRM opties worden weergegeven en kies tabblad Kenmerken. U krijgt een overzicht van de bestaande kenmerken en hun respectievelijke waarden. Ofwel Klikt u op aan de rechterzijde van de IMPACTXRM Contactfiche. Kies tabblad Kenmerken om een overzicht te krijgen van de bestaande kenmerken en hun respectievelijke waarden, en welke als pop-up weergegeven worden. Gebruik de knop Toevoegen of Bewerken om de gewenste actie uit te voeren. Wanneer u een kenmerk toevoegt of bewerkt, verschijnt het kenmerken-detailscherm. U gebruikt dit scherm om de nodige gegevens in het systeem in te voeren of om de gegevens te raadplegen. Indien er gewerkt wordt met Kenmerken-Blad is het niet mogelijk om zelf een onbeperkt aantal kenmerken toe te voegen! Uw administrator bepaalt dan welke kenmerken er dienen aangevuld te worden. Indien u een kenmerk wenst toe te voegen dient u contact op te nemen met uw administrator. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 43

45 Naar gelang het type kenmerk zult u bij Waarde een ander invoer-component te zien krijgen. Wanneer uw administrator bepaald heeft dat bij een kenmerk een datum dient ingevuld te worden, dan verschijnt een datum-selector. Wanneer een kenmerk van het type Keuzelijst is, dan zal een lijst met de mogelijke keuzes verschijnen. Raadpleeg uw administrator voor meer informatie over de diverse kenmerken. Naast de keuze van het kenmerk kunt u dus ook de waarde, de begin- en einddatum invullen. Daarnaast kunt u ook, indien uw administrator dit heeft voorzien, de nodige opties aanvinken voor zowel het kenmerk als voor de waarde. Een kenmerk kan van het type keuzelijst zijn, en daarnaast beschikken over een optielijst ( Kenmerk-Opties ), waarbij elke keuze uit de keuzelijst (Waarde) over zijn eigen optielijst ( Waarde-Opties ) beschikt. Eventueel kunt u ook een opmerking noteren. Vink Als Pop-up aan indien u dit kenmerk wenst te laten verschijnen als pop-up elke keer als dit contact geopend wordt. Klik op Bewaren om de gegevens op te slaan. CataloogItems toevoegen aan een contact Via de IMPACTXRM ViewSwitch gaat u naar de extra informatie. Tabblad Kenmerken Subtabblad Cataloog Items. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 44

46 Klik op Toevoegen en selecteer de Cataloog waartoe uw CataloogItem behoort. Daarna selecteert u het Item en klikt u op Wegschrijven Geef aantal en eventuele prijs in. Klik op Bewaren om toe te voegen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 45

47 Pop-Up toevoegen aan een contact In sommige gevallen is de contactinformatie zéér belangrijk en wenst men dat deze door elke gebruiker onmiddellijk zichtbaar is bij het openen van een contact Er zijn verschillende mogelijkheden binnen het systeem: 6. Pop-up met vrij in te vullen tekst 7. Pop-up voor één bepaald kenmerk van een contact 8. Pop-up voor één bepaalde relatie van een contact 9. Pop-up bij ieder contact met een bepaald kenmerk 10. Pop-up bij ieder contact met een bepaalde relatie Hieronder beschrijven we de verschillende opties: Pop-up met vrij in te vullen tekst Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met tekst die u zelf hebt samengesteld, voorbeeld: Om een Pop-up te laten verschijnen met vrij in te vullen tekst bij een bepaald contact opent u de contactfiche en gaat men via de View-Switch Kenmerken naar het tabblad Pop-ups Klik op Toevoegen om een Pop-up aan te maken: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 46

48 Van: Selecteer (eventueel) datum vanaf wanneer u de Pop-up wenst weer te geven. Tot: Selecteer (eventueel) datum tot wanneer u de Pop-up wenst weer te geven. Tekst: Geef hier uw tekst in Klik op Bewaren. Vanaf de ingestelde datum zal de Pop-up verschijnen bij het openen van een contactfiche. Bij het leeglaten van het veld Van en/of Tot zal de Pop-up altijd verschijnen. Gebruik de knoppen Bewerken en Verwijderen om desbetreffende acties uit te voeren. Pop-up voor één bepaald kenmerk van een contact Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met de waarde van het kenmerk. Voorbeeld: Om een Pop-up te laten verschijnen met waarde van een bepaalde kenmerk bij een contact opent u de contactfiche en gaat u via de View-Switch naar het tabblad Kenmerken. Bij het toevoegen (of bewerken) van een kenmerk hebt u de mogelijkheid om het aan te vinken als Pop-up. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 47

49 Na aanvinken klikt u op Bewaren. Vanaf heden zal het kenmerk met waarde verschijnen bij het openen van het contact. In het overzicht van de kenmerken zult u Als Pop-up aangevinkt zien staan, zo hebt u ten alle tijde een overzicht van de kenmerken die als pop-up verschijnen. Pop-up voor één bepaalde relatie van een contact Bij het openen van een contactfiche verschijnt er een Pop-up met de relatie. Voorbeeld: Om een Pop-up te laten verschijnen met de relatie van een contact opent u de contactfiche en gaat u via de View-Switch naar het tabblad Relaties. Bij het toevoegen (of bewerken) van een relatie hebt u de mogelijkheid om deze aan te vinken als Pop-up. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 48

50 Na aanvinken klikt u op Bewaren. Vanaf heden zal de pop-up met relatie verschijnen bij het openen van het contact. In het overzicht van de relaties zult u Als Pop-up aangevinkt zien staan, zo hebt u ten alle tijde een overzicht van de relaties die als pop-up verschijnen. Pop-up bij ieder contact met een bepaalde kenmerk In sommige gevallen beslist men op bedrijfsniveau om een bepaalde Pop-up te laten verschijnen bij het openen van een contact. Deze pop-ups worden door de administrator ingesteld. Deze pop-ups kunnen ingesteld worden op kenmerken en op relaties. Deze instellingen zijn enkel toegankelijk voor de administrator van het bedrijf. Pop-up bij ieder contact met een bepaalde relatie In sommige gevallen beslist men op bedrijfsniveau om een bepaalde Pop-up te laten verschijnen bij het openen van een contact. Deze pop-ups worden door de administrator ingesteld. Deze pop-ups kunnen ingesteld worden op kenmerken en op relaties. Deze instellingen zijn enkel toegankelijk voor de administrator van het bedrijf. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 49

51 Relaties beheren Wanneer u wenst aan te duiden dat het ene contact gerelateerd is aan een ander contact, dan kunt u dit doen via de IMPACTXRM View-Switch, Relaties op de Outlook-Contactfiche. Bij het aanklikken van de tab Relaties verschijnt een overzicht van de reeds bestaande relaties van een contact. Relaties zijn pas beschikbaar bij een contact wanneer het contact gekend is in de IMPACTXRM CRM Databank. Met andere woorden: u kunt enkel RELATIES gebruiken bij een contact wanneer het om een GEDEELD contact gaat. Relatie toevoegen Bij de IMPACTXRM CRM Contactfiche (Preview) klikt u terug op de i-knop en kiest u de tab Relaties Omdat relaties steeds in twee richtingen werken, zijn op het overzicht van de relaties twee lijsten aanwezig. De bovenste lijst omvat de heengaande relaties en de onderste lijst omvat de terugkerende relaties. Zie rubriek Terminologie voor meer informatie omtrent heengaande en terugkerende relaties. Wanneer u een relatie verkeerd hebt aangemaakt (u hebt bijvoorbeeld opgegeven dat de bvba OPTICS zaakvoerder is van Jan Vandevelde, waar dit eigenlijk andersom zou moeten zijn, dan kunt u de knoppen Naar beneden of Naar boven gebruiken om de relatie om te keren. Via de knoppen Preview en Openen kunt u de gegevens van het gerelateerde contact bekijken. De optie Preview geeft de gegevens weer die op de IMPACTXRM Server bekend zijn, terwijl de optie Openen eerst in uw Outlook zal kijken of het contact aanwezig is en het zo nodig zal downloaden. Wanneer u een relatie wenst toe te voegen, klikt u op de bovenste of op de onderste knop Toevoegen. Het relatie-scherm verschijnt in beeld waar u de detailgegevens van de relatie kunt invullen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 50

52 Nu hebt u 2 opties: 1. U linkt een ander contact (met aparte contactfiche) aan dit contact. U kunt het gewenste RelatieType selecteren en het contact selecteren met wie de relatie dient te worden gelegd. U kunt het contact selecteren door op de datapicker rechts te klikken of u kunt een gedeelte van de naam invullen en op ENTER drukken, waarna u uw keuze maakt uit de lijst met gevonden contacten. Verder kunt u volgende zaken verduidelijken: a. Het vak Functie Maak hier uw keuze uit de keuzelijst. b. Het selectievakje Beslisser Het kan interessant zijn om te weten of iemand binnen een firma een beslisser is of niet. Hierdoor kunnen mailingen op een meer gerichte manier worden uitgestuurd en weet u als vertegenwoordiger onmiddellijk op welk niveau u aan het onderhandelen bent. c. Het vakje Als Pop-up IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 51

53 Vink aan indien deze relatie als pop-up moet verschijnen elke keer deze contactfiche geopend wordt. d. Het vak Neem het adres van de gerelateerde over In veel gevallen zult u de volledige gegevens van een bedrijf in uw contactfiche opnemen. U zult de bedrijfsnaam, telecom gegevens en adresgegevens volledig invullen. Daarnaast zult u misschien ook een aparte contactfiche aanmaken voor de zaakvoerder of voor de medewerkers. Het is echter niet altijd zo dat u voor die zaakvoerder of medewerkers over een privéadres beschikt. In dit geval kunt u, tijdens het relateren van de zaakvoerder aan het bedrijf, aanduiden dat u bij de zaakvoerder hetzelfde adres als dat van het bedrijf wenst te gebruiken. Zo komen mailingen en brieven goed terecht. Wanneer het adres van de firma zou gewijzigd worden, zal het adres van de gerelateerde zaakvoerder automatisch aangepast worden. Klik op Bewaren om de Relatie op te slaan. 2. U maakt gebruik van vereenvoudigd relatiebeheer (Uw administrator beslist of u hier gebruik van kunt maken). Hierbij worden er enkel bedrijfsfiches aangemaakt (en eventueel individuele fiches voor aparte contactpersonen). Binnen de bedrijfsfiches gaat men alle bijkomende info linken: kenmerken, bijlagen, bindingen,. En dus ook RELATIES: Binnen het bedrijf zijn er 1 of meerdere contactpersonen. Deze contacten houden jullie bij via vereenvoudigd relatiebeheer-fiches. Hoe? Ga naar de contactfiche van een bedrijf - klik op ViewSwitch (balk-pijltje) IMPACTXRM CRM Tab Relaties Toevoegen Het relatiedetailscherm verschijnt: Selecteer Relatietype en de functie binnen het bedrijf. Daaronder vult u de velden Naam, Straat, telefoon, Fax, GSM, , Titel en Taal in. Eventueel aanvinken Geen mailings IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 52

54 Het vak Beslisser kan ook nog aangevinkt worden. Dit is dus een vereenvoudigde contactfiche. Niet alle gegevens dienen aangevuld te worden. U kunt nu geen s, bijlagen, etc. linken aan een contactpersoon. Dit alles dient te gebeuren op de bedrijfsfiche. o De algemene functionaliteiten blijven wel behouden: o Opzoeken op basis van contactnaam Indien u zoekt op contactnaam, dan zal het bedrijf waartoe het contact behoort in de resultatenlijst verschijnen. Vb. Zoekt u op Sigrid of Demuyt, dan zal IMPACTXRM XRM in de resultatenlijst verschijnen. o versturen Om een te versturen naar een contactpersoon (binnen een bedrijfsfiche), kunt u snel de volgende methode hanteren: Ga naar de tab Relaties, selecteer de gewenste relatie en klik op het icoontje rechts onderaan het bijhorende kader. Een nieuwe wordt geopend met het ingevulde adres. Relaties met contacten verschijnen ook op de Contacts tab van Opportuniteitfiche. De in de vereenvoudigd relatiebeheer-fiche ingevulde gegevens verschijnen ook op de tab Contacts van een Opportuniteit en u kunt dus ook meteen een versturen door op het adres te klikken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 53

55 s verstuurd vanuit Opportuniteitfiche tab Contacts, worden automatisch aan de opportuniteit gelinkt en verschijnen onder tab van de opportuniteit. Bijlagen beheren Wanneer u een document opzoekt dat te maken heeft met een bepaald contact, dan is het uiteraard zeer handig om dit document te kunnen raadplegen vanop de Outlook Contactfiche. Wij spreken dan van een Bijlage Een bijlage kan een document of afbeelding zijn maar ook een link naar een webpagina. (zie bijlage toevoegen) Deze handige oplossing start u door op de Outlook-Contactfiche via de IMPACTXRM View-Switch naar de tab Bijlagen te gaan. Wanneer u deze tab gekozen hebt verschijnt een overzicht van de reeds bestaande bijlagen bij het contact. Deze pagina is onderverdeeld in twee tabbladen : 1. Lokaal Zoals de omschrijving doet vermoeden, zijn dit LOKALE bijlagen. Dit wil zeggen dat de bijlagen zich op uw eigen pc bevinden. Dus u kan enkel die bijlage openen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 54

56 2. Indien u toegang hebt tot het bedrijfsnetwerk, kan u deze bijlage linken met het IMPACTXRM contact, zodat iedereen die de rechten heeft, vanuit de contactfiche de bijlage kan openen. LET OP: Wanneer u bestanden als bijlage aan een contactfiche hangt EN u wijzigt of verwijdert achteraf de locatie van het bestand, dan is de LINK tussen het bestand en de contactfiche VERBROKEN. Bijgevolg kan de bijlage niet meer vanop de contactfiche worden geopend. 3. IMPACTXRM Server Hier worden de bijlagen beheerd die op de IMPACTXRM Servers worden bijgehouden. Deze bijlagen zijn dus overal beschikbaar, ook buiten het bedrijf, voor zover u over een internetverbinding beschikt én wanneer u over voldoende rechten beschikt om de bijlagen te openen. Gelieve er rekening mee te houden dat het bijhouden van bijlagen op de IMPACTXRM Server deel uitmaakt van een overeenkomst voor opslag en dat er BEPERKINGEN kunnen zijn in de HOEVEELHEID SCHIJFRUIMTE die door uw account kan worden aangewend. 4. Indien de klant over een eigen webruimte beschikt, kunnen daar ook de online bijlagen bewaard worden. Gebruik de knoppen Toevoegen, Bewerken en Verwijderen om de gewenste acties uit te voeren. Bijlage toevoegen aan contactfiche Om een bijlage aan een contactfiche toe te voegen gaat u op de Outlook-Contactfiche via de IMPACTXRM View-Switch naar de tab Bijlagen. Wanneer u deze tab gekozen hebt, verschijnt een overzicht van de reeds bestaande bijlagen bij het contact. Deze pagina is onderverdeeld in twee tabbladen : Kies of u de bijlage Lokaal of op de Server wilt opslaan. (meer info, zie Bijlagen beheren) Gebruik de knop Toevoegen om de gewenste actie uit te voeren. Selecteer het gewenste bestand op uw pc. Kies een map om dit bestand in te bewaren en klik op Bewaar. Indien u een link naar een website wenst toe te voegen als bijlage klikt u op toevoegen en sluit u eerst de pagina met bestanden. Daarna vult u het pad in bij het veld Pad (incl. Klik hierna op Bewaar. Om deze webpagina te openen selecteert u de bijlage en klikt men op openen. Vanaf heden is het niet meer nodig om bijlagen die u ontvangt via op te slaan alvorens u ze kunt opslaan als bijlage aan uw contacten en/of dossiers. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 55

57 Bijlage uit ontvangen toevoegen aan contactfiche Om een bijlage aan een via mail ontvangen contactfiche toe te voegen, zoals een ingescand document, gaat u naar uw Postvak In. U hebt twee mogelijkheden: 1. Selecteer de mail met bijlage die u wilt opslaan. Klik rechtermuisknop en kies Bijlage verwerken. 2. Open de . In de zone bindingen hebt u op het tabblad Acties een extra optie Bijlagen verwerken. Na één van deze acties uit te voeren verschijnt het scherm Bijlagen verwerken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 56

58 Vink de bestanden aan die u wenst te koppelen. U kunt ook gebruik maken van de knop Alles (DE)- Selecteren Klik op Aan een contact koppelen of Aan een dossier koppelen Het gekende zoekscherm verschijnt in beeld. Zoek uw contact/dossier op en klik op Wegschrijven. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 57

59 Pas eventueel de omschrijving van uw bijlage aan en selecteer map. Klik op Bewaren. Extra optie : PDF opslaan als WORD Document Tijdens het verwerken van uw bijlagen krijgt u de mogelijkheid om een PDF te converteren naar een WORD bestand. OPGELET: Hiervoor hebt u een licentie Doc to Work nodig. Voor meer inlichtingen contacteer onze sales afdeling via sales@impactxrm xrm.com Bijlage opzoeken Om een bijlage op te zoeken gaat u naar de Outlook-Contactfiche via de IMPACTXRM View-Switch naar de tab Bijlagen te gaan. Wanneer u deze tab gekozen hebt verschijnt een overzicht van de reeds bestaande bijlagen bij het contact. Selecteer het gewenste bestand en klik op Openen om het te bekijken. Wenst u het te bewerken? (enkel voor documenten) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 58

60 Klik dan op CheckOut, bewerk het bestand en klik daarna terug op CheckIn, zodat het terug beschikbaar is voor iedereen. Extra weetje omtrent CheckOut en CheckIn: Documenten die op de server bewaard worden dienen voor bewerkingen eerst naar uw pc verhuisd te worden. Dit dient voornamelijk om te vermijden dat andere medewerkers tegelijkertijd wijzigingen gaan uitvoeren aan het zelfde bestand waar u net aan het werken bent, en dat die wijzigingen met elkaar in conflict zouden komen. Het is dan ook zeer belangrijk om na het bewerken van een bestand dit terug naar de server te verhuizen (CheckIn). Formulieren beheren Formulieren zijn vooraf gedefinieerde vragenlijsten, checklijsten of bezoekverslagen. De administrator kan per contact een formulier voorzien die men dient in te vullen. U kunt zelf aan elk contact formulieren toevoegen. Dit doet u door de contactfiche van het desbetreffend contact te openen. Klik vervolgens op Extra gegevens ophalen. Het tabblad Formulieren verschijnt. Selecteer het formulierdesign en klik op Toevoegen. Vul het formulier in. Zodra u het formulier hebt ingevuld, verschijnen de antwoorden op de vragen in het rechterdeel van het scherm. U hebt natuurlijk ook de mogelijkheid om het formulier in zijn geheel te bekijken, te bewerken of te verwijderen via de knoppen Bekijken, Bewerken en Verwijderen. Dossiers beheren IMPACTXRM Dossiers Na installatie van IMPACTXRM Contacts kan men ook gebruik maken van Dossiers. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 59

61 Dossiers zijn handig om bijvoorbeeld verschillende bijlagen aan een contact met betrekking tot eenzelfde onderwerp bij elkaar te houden. Dossiers worden ook aangemaakt en gebruikt bij tijdsregistratie. Meer hierover in de handleiding IMPACTXRM Time. Dossier aanmaken Een dossier aanmaken kan op vier verschillende manieren: 1. Via rechtermuisknop tijdens het bekijken van , via het Context Menu, Nieuw Dossier 2. Vanuit de IMPACTXRM Contactfiche (Preview) via, tabblad Dossier, kies als eigenaar of als relatie en klik op Toevoegen. De ideale manier om een dossier aan te maken, is via de contactfiche, omdat het contact in het dossier al ingevuld is. Eenmaal u het dossier hebt aangemaakt, vervolledigt u de hoofdkenmerken van het dossier (sleutel, omschrijving,dossierstatus, verantwoordelijke, contact, financiële info, deadline, enz.). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 60

62 Bij het aanmaken van een dossier wordt automatisch een Intern Nummer aangemaakt (zie screenshot hierboven, bovenaan rechts). Dit bestaat uit jaartal / maand / teller. Bijvoorbeeld 2012/0011/0088, dit wil zeggen: dossier 88, gecreëerd in november(11de maand) van Vul eventueel de deadline (van het dossier) aan en u kunt het dossier ook een achtergrondkleur geven zodat het dossier snel zichtbaar is bij de Dag Planning (Enkel voor IMPACTXRM Time gebruikers). U bent NIET verplicht een contact te selecteren voor het dossier. Opgelet, dit zorgt er wel voor dat u het dossier NIET kunt openen vanuit gelijk welke contactfiche. Nadat u de diverse velden hebt ingevuld, kunt u op Bewaren klikken, waarna de uitgebreide vensters van het dossier verschijnen. Wenst u het dossier nu onmiddellijk te sluiten dan kunt u nogmaals op Bewaren klikken. Op de extra tabs (die verschijnen nadat u klikt op de icoontjes aan de rechterzijde van het scherm) Historiek, Kenmerken, Bijlagen, Relaties, bindingen, Opportuniteiten en Time kunt u de diverse uitgebreide handelingen uitvoeren, identiek zoals u dit zou doen voor een contact. Zie IMPACTXRM Contacts voor Gebruikers voor meer informatie. Op de extra tabs (die verschijnen nadat u op de icoontjes aan de rechterzijde van het scherm klikt) Planning en Taken kunt u, rechtstreeks vanuit het dossier, taken of afspraken voor uzelf of uw medewerkers boeken. Op de extra tabs (die verschijnen nadat u op de icoontjes aan de rechterzijde van het scherm klikt) Time kunt u, rechtstreeks vanuit het dossier, jobs boeken binnen de tijdsregistratie. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 61

63 Om een taak toe te wijzen vanuit het dossier doet u het volgende: 1. Maak uw keuze uit de lijst met gebruikers (hierin verschijnen enkel de gebruikers die hun gedeelde mappen binnen Microsoft Exchange hebben aangeduid). 2. Klik op Toevoegen. U ziet op het taakoverzicht per dossier eveneens een overzicht van alle reeds aan dit dossier gekoppelde taken, samen met hun status en eventuele afwerkingsdatum. Idem voor het aanmaken van afspraken betreffende het dossier, dit gebeurt dan in het tabblad Planning. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 62

64 Dossier opzoeken Een dossier kunt u het gemakkelijkst opzoeken via de contactfiche van het contact waaraan het dossier is gekoppeld. U opent via de IMPACTXRM ViewSwitch de tab Dossiers. U krijgt twee tabbladen te zien: Als Eigenaar en Als Relatie. Onder de tab Als Eigenaar vindt u de dossiers waarvan het contact eigenaar is. Onder de tab Als Relatie bevinden zich alle dossiers waarvan het contact geen eigenaar is, maar wel een relatie mee heeft. U selecteert het gewenste dossier en klikt op Open om het dossier in te kijken of u klikt op Bewerken om het dossier eventueel te bewerken. Daarnaast kunt u een dossier opzoeken in het IMPACTXRM Contacts Zoekveld onderaan uw Outlook- Contactpersonen. U kunt: 1. Snel zoeken op Omschrijving, Sleutel en Naam van het Contact, Locatie en Verantwoordelijke (laatste = onderaan). IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 63

65 2. Gebruik maken van Filters om dossiers op te zoeken (zie Contacten Zoeken ) 3. Kiezen of inactieve dossiers al dan niet dienen opgenomen te worden. Extra info op dossierfiche Wanneer u een dossier opzoekt en de dossierfiche bekijkt, dan kunt u snel bijkomende gegevens of extra info opvragen via de verschillende icoontjes. U kunt kenmerken, bijlagen, relaties en formulieren opvragen via het i-icoontje), bindingen (enveloppe-icoontje), opportuniteiten (duim-icoontje), planning & taken (agenda-icoontje) en aanduiden of het dossier beschikbaar moet zijn voor tijdsregistratie. Deze icoontjes of knoppen bevinden zich nu aan de rechterzijde van het scherm. U kunt de knoppen ALTIJD aanklikken, dus tijdens het navigeren door de verschillende tabbladen heen. In het Dossier-scherm werd een extra knop ( rechts) voorzien om de opportuniteiten die gerelateerd zijn aan het dossier op te vragen. U krijgt zowel de opportuniteiten van het dossier te zien als van alle relaties van het dossier. Subtabblad Extras In sommige gevallen heeft een dossier een ander adres dan het contactadres. Bijvoorbeeld: Dossier gekoppeld aan bouwheer en adres van het dossier Werf Lotenhulle, Lodorp IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 64

66 Historiek toevoegen aan een dossier Net als bij een contact hebt u de mogelijkheid om een historiek toe te voegen aan een dossier. U volgt hiervoor dezelfde procedure. Kenmerken aan een dossier toekennen Om kenmerken toe te kennen aan een dossier, wordt dezelfde werkwijze als bij contacten toegepast. U zoekt een dossier op of u maakt een nieuw aan (zie Dossier aanmaken en Dossier opzoeken ). Vervolgens klikt u op Bewerken en klikt u op Extra gegevens ophalen. Het tabblad Kenmerken verschijnt. Maak gebruik van de knoppen Toevoegen, Bewerken of Verwijderen. Formulieren aan een dossier toekennen Om formulieren aan een dossier toe te voegen wordt dezelfde werkwijze gehanteerd als bij contacten. U zoekt een dossier op of u maakt een nieuw aan (zie Dossier aanmaken en Dossier opzoeken ). Vervolgens klikt u op Bewerken en klikt u op Extra gegevens ophalen. Het tabblad Formulieren verschijnt. Selecteer een formulier in het drop-down menu en klik vervolgens op de knop Toevoegen. Links verschijnen de formulieren die aan het dossier gekoppeld zijn, rechts verschijnt de data die in het geselecteerd formulier opgenomen is. Maak verder gebruik van de knoppen Bewerken of Verwijderen. Cataloog Items toevoegen aan een dossier Om cataloogitems toe te kennen aan een dossier, wordt dezelfde werkwijze als bij contacten toegepast. U zoekt een dossier op of u maakt een nieuw aan (zie Dossier aanmaken en Dossier opzoeken ). Vervolgens klikt u op Bewerken en gaat u naar het tabblad Kenmerken, subtabblad Cataloog Items. Maak gebruik van de knoppen Toevoegen, Bewerken of Verwijderen. Relaties toevoegen aan een dossier Hier wordt eveneens dezelfde werkwijze als bij contacten toegepast. U zoek een dossier op of een maakt een nieuw aan (zie Dossier aanmaken en Dossier opzoeken ). Vervolgens klikt u op Bewerken en gaat u naar het tabblad Relaties. Maak gebruik van de knoppen Toevoegen, Bewerken of Verwijderen. Klik na iedere bewerking die u wilt opslaan op Bewaren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 65

67 Bijlagen aan een dossier toekennen Hier wordt eveneens dezelfde werkwijze als bij contacten toegepast. U zoekt een dossier op of u maakt een nieuw aan (zie Dossier aanmaken en Dossier opzoeken ). Vervolgens klikt u op Bewerken en gaat u naar het tabblad Bijlagen. Maak gebruik van de knoppen Toevoegen, Bewerken of Verwijderen. Klik na iedere bewerking die u wilt opslaan op Bewaren. Bijlage van een dossier versturen per mail In veel gevallen moet men de bijlagen van een dossier doorsturen via mail. U moet deze hiervoor niet eerst opslaan op uw pc. U opent de contactfiche van de bestemmeling en klik op het mailicoon om een nieuwe mail te sturen. In de binding-zone vinkt u eerst Privaat uit, daarna klikt u de tab Dossiers aan. Na klikken op Toevoegen wordt volgend scherm weergeven: Hier zoekt u in de bestaande dossiers in uw database, selecteert u het gewenste dossier en klikt op wegschrijven. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 66

68 U zult het dossier in de binding-zone terug vinden: Klik op Bijlagen om de Bijlagen van het dossier te openen en selecteer het gewenste bestand. Daarna klikt u op Copy. In uw mail klikt u met de rechtermuisknop en Plakt u de bijlage. (Indien dit grote bijlagen zijn kan dit enige tijd in beslag nemen). s binden aan een dossier Op de tab Bindingen (die verschijnt nadat u op klikt aan de rechterzijde van het scherm) kunt u de s die aan het dossier gekoppeld/gebonden werden bekijken. De werkwijze voor het binden van e- mails aan dossiers is dezelfde als voor het koppelen van s aan contacten (zie delen met contacten ) maar dit gebeurt dan natuurlijk via de tab Dossiers. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 67

69 Opportuniteiten toevoegen aan een dossier Op de tab Opportuniteiten (die verschijnt nadat u op aan de rechterzijde van het scherm klikt) kunt u de opportuniteiten die aan het dossier gekoppeld/gebonden werden, bekijken, verwijderen en eventueel nieuwe aanmaken. De werkwijze voor het aanmaken, bewerken en verwijderen van opportuniteiten binnen dossiers is dezelfde als beschreven onder Opportuniteiten beheren, maar hier natuurlijk specifiek voor dossiers. Taken boeken (aan uzelf en anderen) vanuit een dossier Wanneer u binnen een dossier een aantal taken wenst bij te houden (zowel voor uzelf als voor anderen), is het mogelijk om de betreffende taak te koppelen aan het dossier. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: 1. Wanneer u over de IMPACTXRM Planning Module beschikt, kunt u aan de rechterzijde van het taakscherm ( IMPACTXRM Status ) zowel het contact als het dossier of opportuniteit selecteren zodat de link tot stand komt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 68

70 2. U kunt vanuit de tab Taken op het dossierscherm rechtstreeks een taak aanmaken voor uzelf of een medewerker. Deze tab verschijnt nadat u op het derde laatste icoontje aan de rechterzijde van het scherm klikt. U gaat als volgt tewerk: a) Kies de gewenste uitvoerder (Let op: indien u taken boekt voor anderen dient u ervoor te zorgen dat u minstens schrijfrechten hebt op hun Taken-map binnen de Microsoft Exchange omgeving). b) Klik op Toevoegen en vervolgens Bewaren. U zult merken dat alle benodigde referenties gelegd zijn om de taak aan het dossier te binden: Afspraken boeken (aan uzelf en anderen) vanuit een dossier Dit gebeurt op dezelfde manier als taken toevoegen (hierboven beschreven). Dossier beschikbaar maken voor tijdsregistratie IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 69