Activiteitenrapport in BRIO4YOU

Transcriptie

1 Quick User Guide Activiteitenrapport in BRIO4YOU Inleiding Met het activiteitenrapport in BRIO4YOU kunt u meldingen die aan minstens één gebruiker gekoppeld zijn bewaren en beheren. Bijvoorbeeld: taken, afspraken en gebeurtenissen. Twin Peaks II eist dat een registratie van elke activiteit van verzekeringsbemiddeling wordt bijgehouden. Ook deze taak wordt dankzij BRIO4YOU voor u vereenvoudigd dankzij het Activiteitenrapport, dat u via MyBroker ook kan openstellen voor uw klanten. Niet alleen uw taken kunnen bijgehouden worden in het activiteitenrapport maar ook de ontvangen- en uitgaande telefoons en zelfs uw verstuurde en ontvangen s en briefwisseling. Korte inhoud 1. Zicht per gebruiker 1 2. Activiteiten aanmaken 3 3. Activiteiten uitgaande en inkomende telefoons 6 4. Activiteitenrapport gebruiken met BRIOClassic 7 5. Activiteitenrapport gebruiken met BRIO of BRIOplus Standaardacties Automatische activiteiten gekoppeld aan contracten Automatische verzending Herinnering briefwisseling versturen Schrappen, afsluiten, verplaatsen en archiveren van activiteiten Handelingen / Opleidingen Oefenen met BRIO4YOU 19 Deze Quick User Guide is bestemd voor de gebruikers van volgende BRIO4YOU-pakketten*: * Enkel de functionaliteit PaperLess Workflow (PLW / PLWplus) bevindt zich niet in BRIOclassic 1

2 1 Zicht per gebruiker U kunt BRIO4YOU zo instellen dat u onmiddellijk opstart met een overzicht van uw activiteitenrapport in plaats van het zoekscherm. Hoe? Op niveau van de gebruiker: via Extra Mijn gegevens Instellingen Wijzigen Opstartscherm Op kantoorniveau: via Extra Makelaargegevens Voorkeuren 1 Wijzigen Opstartscherm Activiteiten kunnen vier statussen hebben die elk in het rapport worden weergegeven aan de hand van een specifieke kleur: Onopgevolgde Huidige Toekomstige Afgesloten (oranje) (groen) (blauw) (wit) Indien u de openstaande activiteiten van een andere gebruiker wilt raadplegen, klikt u bovenaan rechts op het vergrootglas om de gewenste gebruiker op te zoeken. 2

3 2 Activiteiten aanmaken 2.1 Vanuit een bepaald dossier Deze activiteiten zijn gelinkt aan een verzekeringsnemer, contract, schadegeval, risico-object en worden gebruikt voor de opvolging van uw dossier. Zo heeft u een activiteitenrapport (logboek) van alle ondernomen stappen voor een bepaald dossier. En kan elke gebruiker van het kantoor dit rapport vanuit het dossier op een handige manier raadplegen. Open de verzekeringsnemer, contract, schadegeval of risico-object en via Waar naartoe kiest u voor Activiteitenrapport. Elke gebruiker van het kantoor krijgt eerst het overzicht van alle reeds aangemaakte activiteiten zowel de openstaande als de afgesloten activiteiten van dat dossier. Hoe een activiteit met een context aanmaken? Stap 1: Ga naar het scherm van het desbetreffende schadegeval, contract, risico-object Stap 2: Klik in het menu Waar naartoe op Activiteitenrapport Stap 3: Klik in het menu Wat doen op Activiteit maken 3

4 Activiteit: geef een duidelijke omschrijving van de taak die dient te gebeuren. Vervaldatum: kies hier datum van uitvoering van de activiteit. Referentie: Aangezien we een activiteit aanmaken vanuit een bepaalde context, verwijst BRIO4YOU hiernaar. Zo zijn alle activiteiten zichtbaar voor alle gebruikers van het kantoor Verzender/bestemmeling De gebruiker die de activiteit aanmaakt, is de verzender van de melding. De bestemmeling(en) van een activiteit zijn diegenen die de activiteit zullen zien verschijnen in hun rapportoverzicht (Menu Activiteitenrapport Activiteiten). U bepaalt zelf wie de bestemmelingen zijn in het tabblad Bestemmelingen van de activiteit. Opmerkingen: Een activiteit zonder context is enkel zichtbaar voor de gebruikers die in de activiteit als bestemmeling zijn aangeduid. Een activiteit met context is zichtbaar voor alle gebruikers wanneer ze in de desbetreffende fiche naar activiteitenrapport gaan van het dossier. Enkel de gebruikers die als bestemmeling zijn aangeduid in de activiteit zullen deze in hun activiteitenrapport zien staan. 4

5 2.1.2 Gebruik van activiteit Wanneer u in het scherm van uw activiteitenrapport uw cursor op een activiteit houdt, verschijnt het menu Verrichting op de lijn. Met dit menu kunt u allerlei acties op de geselecteerde activiteit uitvoeren, zoals: De activiteit wijzigen, schrappen, afsluiten, opschorten of overdragen Naar de verzekeringsnemer, het contract, het schadegeval of risico-object gaan waarop de activiteit betrekking heeft De bijlage van de activiteit bekijken of opslaan op uw computer De beschikbare opties in dit menu zijn afhankelijk van het type activiteit. 2.2 Vanuit het globaal overzicht Deze activiteiten zijn niet gelinkt aan een verzekeringsnemer, contract, schadegeval of risico-object en worden beschouwd als algemene activiteiten op niveau van het kantoor. Hoe een melding zonder context aanmaken? Stap 1: Ga naar het menu Activiteitenrapport => Activiteiten Stap 2: Klik in het menu Wat doen op Activiteit maken 5

6 Een activiteit gemaakt op niveau van kantoor, komt ook in uw overzicht van activiteitenrapport, maar is niet gelinkt aan een bepaald dossier. 3 Activiteit maken: uitgaande en ontvangen telefoon Vanuit een bepaald dossier (verzekeringsnemer, contract, schadegeval, risico-object) is het mogelijk om een activiteit aan te maken als uitgaande en ontvangen telefoon. Zo worden de telefoons ook bewaard in BRIO4YOU. Vanuit het dossier (verzekeringsnemer, contract, schadegeval, risico-object) kiest u bij Wat doen voor activiteit maken (uitgaande telefoon) of activiteit maken (ontvangen telefoon). Bij het opslaan zal BRIO4YOU vragen om deze activiteit af te sluiten. Kies hier altijd voor JA. Vergeet niet om via Activiteitenoverzicht vanuit een bepaald dossier de tabel 19 - Soort com. (code) aan te vinken via Personaliseren van het overzicht. 6

7 4 Het activiteitenrapport via BRIOClassic In dit hoofdstuk bespreken we het activiteitenrapport als u met BRIOClassic werkt. Hoe kunt u elk document, taak, telefoon terugvinden op niveau van een bepaald dossier. Het maken van een taak als activiteit, uitgaande en ontvangen telefoons hebben we reeds besproken in de vorige hoofdstukken. 4.1 Mails / documenten koppelen aan een activiteit Wenst u een ontvangen te koppelen aan een activiteit, dan dient u eerst uw mail vanuit MS Outlook te bewaren op uw lokale harde schijf van uw computer. 7

8 Ga naar uw dossier (verzekeringsnemer, contract, schadegeval of risico-object) en via Waar naartoe kiest u voor Activiteitenrapport - Activiteit maken. Opgepast: U kiest bij vervaldatum de datum van vandaag. Bij soort activiteit kiest u voor Communicatie - Ontvangen en u vermeldt reeds de afsluitdatum. Via Wat doen hebt u de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen. Elke bijlage die u wenst te koppelen aan BRIO4YOU mag niet groter zijn dan 2.66 MB! In het tabblad vervolg van uw activiteit vindt u de koppeling naar uw bijlage terug. Via Verrichting op de lijn nadat u de activiteit geselecteerd hebt, biedt BRIO4YOU de mogelijkheid om de bijlage te bekijken of de bijage op schijf weg te schrijven. 8

9 Wanneer u een of briefwisseling verstuurt vanuit BRIOClassic, wordt er automatisch een afgesloten activiteit gemaakt met koppeling naar uw verzonden / briefwisseling. Wat is nu het voordeel om het activiteitenrapport te gebruiken zoals hierboven beschreven. Zo heeft u een perfect overzicht van alle ondernomen stappen voor een bepaald dossier. Deze stappen zijn taken, telefoons die u gevoerd heeft of desbetreffende s die u ontvangen of verstuurd heeft. 9

10 5 Het activiteitenrapport via BRIO / BRIOplus In dit hoofdstuk bespreken we het activiteitenrapport als u met de module PLW(plus) werkt. Hoe kunt u elk document, taak, telefoon terugvinden op niveau van een bepaald dossier. Het maken van een taak als activiteit, uitgaande en ontvangen telefoons hebben we reeds besproken in de vorige hoofdstukken. Werkt u met BRIO of BRIOplus zonder de PLW-module geactiveerd te hebben, dan dient u de stappen zoals beschreven in hoofdstuk 4 te volgen. U kunt wel op een snelle manier de module activeren via Extra - PLW Explorer v s / documenten toewijzen aan een activiteit Ga naar uw lokale s en wijs het nodige mail toe aan het bepaald dossier. Vink activiteit maken en afgesloten aan. 10

11 Om niet te vergeten een afgesloten activiteit te maken bij het toewijzen, kunt u dit in BRIO4YOU standaardiseren. Via Extra van de Paperless Workflow vinkt u bij voorkeuren de volgende opties aan. Via Verrichting op de lijn nadat u de activiteit geselecteerd hebt, biedt BRIO4YOU de mogelijkheid om de bijlage te bekijken. 5.2 Verstuurde s / briefwisseling koppelen aan een activiteit Wanneer u een of briefwisseling verstuurt vanuit BRIO of BRIOplus, wordt er automatisch een afgesloten activiteit gemaakt met koppeling naar uw verzonden / briefwisseling. 11

12 Wat is nu het voordeel om het activiteitenrapport te gebruiken zoals hierboven beschreven? Zo heeft u een perfect overzicht van alle ondernomen stappen voor een bepaald dossier. Deze stappen zijn taken, uitgaande en ontvangen telefoons en toegewezen en verzonden s / briefwisseling. 5.3 Activiteit exporteren naar MS Outlook U kunt alle activiteiten vanuit het activiteitenrapport in BRIO4YOU exporteren naar Outlook. Hoe? Stap 1: Neem het detailscherm van de activiteit in BRIO4YOU Stap 2: Klik in het menu Wat doen op Outlook bijwerken 5.4 Een activiteit als een outlook vergadering maken Hoe? Stap 1: Neem het detailscherm van de activiteit in BRIO4YOU Stap 2: Klik in het menu Wat doen op Een outlook vergadering maken 12

13 6 Standaardacties 6.1 Wat is een standaardactie? Een standaardactie is een vooraf vastgelegde activiteit die gebruikt wordt om een nieuwe activiteit aan te maken. Bij het afsluiten van een activiteit of bij het versturen / toewijzen van briefwisseling / waaraan een standaardactie verbonden is, zal BRIO4YOU op basis van deze verbonden actie automatisch een nieuwe activiteit aanmaken. Standaardacties worden vooral gebruikt bij duidelijk omschreven procedures die systematisch dezelfde acties gebruiken. 6.2 Hoe een standaardactie aanmaken? Via Activiteitenrapport Standaard-acties klik in het menu Wat doen op Standaard-actie maken 13

14 6.3 Standaardactie verbinden met een activiteit? Open de detailfiche van de activiteit, klik op Wijzigen, open het tabblad Vervolg. Klik op het vergrootglas naast het veld Verbinden met actie en kies de actie die u wilt verbinden. Indien u werkt met BRIOClassic en u heeft een document gelinkt aan een activiteit waar aan u een standaardactie wenst aan te koppelen, dient u deze stappen te ondernemen. 6.4 Standaardactie verbinden met activiteit uitgaande- of ontvangen telefoon? Naar aanleiding van het gesprek dient u een taak aan te maken. In plaats van eerst de activiteit uitgaande- of ontvangen telefoon op te slaan en nadien een taak aan te maken. Kunt u dit doen vanuit het scherm van de activiteit uitgaande of ontvangen telefoon. Via Wat doen kiest u voor Activiteit maken - uitgaande of ontvangen telefoon. Ga naar het tabblad Vervolg. Klik op het vergrootglas naast het veld Verbinden met actie en kies de actie die u wilt verbinden. 6.5 Standaardactie verbinden met een brief vanuit BRIO4YOU Wenst u een standaardactie aan te maken nadat u een brief verstuurt vanuit BRIO4YOU, dan kunt u dit instellen op niveau van de standaardbrieven. Ga naar Extra - Standaardbrieven - zoek de brief waaraan u een standaardactie wenst te koppelen. Bij de optie Parameters dient u te kiezen voor standaardactie. 14

15 6.6 Standaardactie verbinden met een vanuit BRIO4YOU Wenst u een standaardactie aan te maken nadat u een verstuurt vanuit BRIO4YOU, dan kunt u dit instellen op niveau van de makelaargegevens. Dit wordt verder uitgelegd in hoofdstuk Standaardactie koppelen bij het toewijzen van documenten via PLW(plus) Zoals reeds vermeld in hoofdstuk 5, dient u altijd een afgesloten activiteit te maken. Zo heeft u het bewijs in uw activiteitenrapport van het dossier. Meestal zal bij het toewijzen van een toch nog een opvolging dienen te gebeuren. Hier gaan we dan ook gebruik maken van een standaardactie. Bij het toewijzen van de , kiest u voor een afgesloten activiteit met een openstaande standaardactie. Van zodra u op OK klikt, zal BRIO4YOU de plaatsen bij uw verbonden documenten, zal er automatisch een afgesloten activiteit aangemaakt worden als bewijs wanneer de mail ontvangen is en zal er een openstaande activiteit aangemaakt worden voor een eventuele opvolging. 15

16 7 Automatische activiteiten gekoppeld aan contracten 7.1 Wat zijn automatische activiteiten? U kunt uw activiteitenrapport in BRIO4YOU zo instellen dat er voor nieuwe contracten en bijvoegsels automatisch een activiteit wordt aangemaakt. Het doel van een dergelijke activiteit is om de ontvangst van de maatschappijstukken op te volgen: Wanneer u op Maatschappijstukken ingeven klikt, wordt de activiteit automatisch afgesloten Wanneer u de stukken niet binnen de voorziene termijn ontvangt, kunt u vanuit de activiteit een herinnering versturen naar de maatschappij (op papier of via ASWeb) Kunt een overzicht vragen van alle activiteiten die hierop betrekking hebben, via een handige tool opvragen. 7.2 Hoe instellen? Via Extra Makelaargegevens Voorkeuren 1 Automatische activiteiten 7.3 Hoe een herinnering sturen naar de maatschappij? Vanuit de agendamelding zelf (voor één specifieke herinnering) : 16

17 Via Agenda Automatische meldingen herinneringen (voor meerdere herinneringen in één keer) Bij het opslaan zal BRIO4YOU de verzending van de briefwisseling herinneringen starten. 8 Automatische verzending In de makelaargegevens kunt u verzendingsparameters instellen bij het versturen van correspondentie vanuit BRIO4YOU. Dit is handig wanneer u een vanuit BRIO4YOU verstuurt en automatisch een openstaande activiteit wordt aangemaakt voor de opvolging. Via Extra - Makelaarsgegevens - ga naar tabblad Verzending. Via Wat doen kiest u voor Verzendingsparameters toevoegen Bij verzendingswijze kiest u voor en kiest u een vooraf aangemaakte Standaardactie. 17

18 9 Herinnering briefwisseling versturen Voor agendameldingen die werden aangemaakt als archief van uw briefwisseling (en voor zover de melding nog open staat), kunt u een herinnering versturen met de oorspronkelijk verstuurde brief in bijlage. Hoe een herinnering briefwisseling versturen? U moet eerst een standaardbrief in de context Herinnering briefwisseling aanmaken: Vanuit het overzicht van agendameldingen: via Verrichting op de lijn Herinnering versturen Vanuit de agendamelding: via Wat doen Herinnering versturen 10 Schrappen, afsluiten, verplaatsen en archiveren van activiteiten Schrappen: om activiteiten volledig uit uw database te verwijderen Afsluiten: om meerdere activiteiten in één beweging af te sluiten Archiveren: om afgesloten activiteiten te archiveren Verplaatsen: om activiteiten te verplaatsen van andere verzekeringsnemer naar andere of binnen de verzekeringsnemer zelf. Hoe? Via Extra Andere functies van Activiteiten/Verbonden documenten kunt u verschillende activiteiten tegelijk schrappen, afsluiten, verplaatsen en archiveren. U kunt een individuele activiteit schrappen, afsluiten, verplaatsen of archiveren vanuit de activiteit zelf via het menu Wat doen. 18

19 11 Handleidingen / Opleidingen Via de knop komt u terecht op de website BEN en vindt u alle documentatie voor alle opleidingen weer. Via de website kunt u de kalender opvragen van alle opleidingen die worden gegeven op onze verschillende locaties. 12 Oefenen met BRIO4YOU Wilt u uw opgedane BRIO4YOU-kennis in alle veiligheid oefenen? Dat kan! U hebt namelijk toegang tot een oefenversie van BRIO via de website via een Portima verbinding. Profiteer hier dus van! Werkt u met BRIOClassic dan gebruikt u de volgende login: USER: USNC10001 PASSWORD: demo Werkt u met BRIO dan gebruikt u de volgende login: USER: USN10001 PASSWORD: demo *** 19