BRIO. Het exporteren en het importeren van standaardbrieven en schadegeval scenario s.

Transcriptie

1 BRIO Het exporteren en het importeren van standaardbrieven en schadegeval scenario s.

2 Inhoudsopgave 1 HET EXPORTEREN EN IMPORTEREN VAN STANDAARDBRIEVEN MODELBRIEVEN DELEN Eén enkele brief Meerdere brieven IMPORTEREN VAN DE MODELBRIEVEN HET EXPORTEREN EN IMPORTEREN VAN SCHADESCENARIO S DELEN VAN DE SCHADESCENARIO S IMPORTEREN VAN DE SCHADESCENARIO S... 7 Pagina 2 van 7

3 1 Het exporteren en importeren van standaardbrieven Deze functionaliteit biedt BRIO gebruikers de mogelijkheid om hun modelbrieven te delen. Een BRIO gebruiker kan dus bepaalde modelbrieven doorsturen naar een andere BRIO gebruiker, die deze modelbrieven vervolgens kan inlezen in zijn eigen BRIO pakket. Er zijn dus 2 stappen : 1 Het exporteren van deze standaardbrieven door de «verzender». 2 Het importeren van deze standaardbrieven door de «ontvanger». Opgelet : de gebruiker die zijn brieven deelt en deze die ze inleest, moeten beide met hetzelfde pakket van BRIO werken (BRIO naar BRIO) Modelbrieven delen Het is zowel mogelijk om één bepaalde brief te delen, dan wel een pakket van brieven. Wanneer een brief gedeeld wordt, dan wordt deze brief opgeslagen op een server bij Siemens en dit gedurende maximaal een maand. De bestemmeling/ontvanger van de geëxporteerde brieven zal per verwittigd worden waar hij de brieven kan ophalen Eén enkele brief Via het menu Extra Standaardbrieven zoekt u de brief die u wenst te delen. In het detailscherm van een brief werd een veld toegevoegd, namelijk «Oorsprong brief». De oorsprongcode staat standaard op Makelaar en deze code is niet wijzigbaar. Andere mogelijkheden die kunnen voorkomen zijn Teledesk, Portima of Maatschappij. Om uw brief te delen klikt u in het menu «Wat doen» op de functie «Standaardbrief delen». Het onderstaande scherm verschijnt : Pagina 3 van 7

4 Geef de datum in tot wanneer de brief beschikbaar zal blijven voor de ontvanger. Deze datum dient te liggen tussen minimum 1 dag en maximum 1 maand vanaf de dagdatum. Standaard stelt BRIO de maximum duur voor : vandaag + 30 dagen. Bevestig vervolgens door op OK te klikken. Er wordt een batchverwerking opgestart. Het resultaat is een link naar de gedeelde brief. Deze link moet naar de ontvanger gestuurd worden. Wanneer de batchverwerking afgelopen is toont BRIO een venster om een te sturen. De mail omvat alle nodige informatie voor de ontvanger: code en naam van de brief, de link en de uiterste datum van beschikbaarheid. U moet enkel nog het adres van de bestemmeling ingeven en op « versturen» klikken in het menu «Wat doen». Nu is het aan de ontvanger om de brief te importeren. Pagina 4 van 7

5 Meerdere brieven Er werd speciaal een programma voorzien om meerdere brieven in één keer te delen. U vindt dit programma via het menu Extra Andere functies en dan de knop Standaardbrieven delen in het menu Wat doen. U kunt alle brieven exporteren, ofwel filteren op context, taal, bestemmeling of verzendwijze. Geef vervolgens de geldigheidsdatum in tot wanneer de ontvanger de brieven kan ophalen. Klik nu op OK en bevestig de exportering door nogmaals op OK te klikken. Er wordt een batchverwerking opgestart. Wanneer de batchverwerking afgelopen is toont BRIO een venster om een te sturen. De mail omvat alle nodige informatie voor de ontvanger: code en naam van de brieven, de link en de uiterste datum van beschikbaarheid. U moet enkel nog het adres van de bestemmeling ingeven en op « versturen» klikken in het menu «Wat doen». Nu is het aan de ontvanger om de brief te importeren. Opmerking U kunt dit programma ook gebruiken om één enkele brief te exporteren. Indien een brief herhalende paragrafen bevat, worden deze paragrafen ook mee geëxporteerd. De functionaliteit om brieven te delen, werd toegevoegd aan de gebruikersrechten, zodat u de toegang tot deze functionaliteit kunt afschermen. Ga hiervoor naar het menu «Extra Gebruikersgroepen»en klik in de groep op het tabblad «Bevoegdheden Verzekeringen». Pagina 5 van 7

6 1.2. Importeren van de modelbrieven De ontvanger krijgt dus een waarin een link staat naar de server waarop de gedeelde modelbrieven zich bevinden. Door op de link te klikken wordt BRIO automatisch opgestart en komt de ontvanger terecht in de batchverwerking. Hier zal een batch opstarten die de brieven importeert en toevoegt aan de brieven die reeds aanwezig zijn in de gegevensbank van de ontvanger. Indien de naam van een brief (of herhalende paragraaf) al bestaat in de gegevensbank van de ontvanger, zal BRIO de naam van de toegevoegde modelbrief automatisch aanpassen door aan de briefnaam _1 toe te voegen. Zo wordt de brief BKP001 bijvoorbeeld hernoemd tot BKP001_1. Pagina 6 van 7

7 Het volstaat dus voor de ontvanger om op OK te klikken om de importering te starten. 2 Het exporteren en importeren van schadescenario s Er werd een gelijkaardige functionaliteit ontwikkeld die toelaat schadescenario s te exporteren en importeren. Dit programma werkt dus volgens dezelfde principes : 1 Het delen van de schadescenario s (en daaraan verbonden modelbrieven)door de verzender. 2 Het importeren van de schadescenario s (en daaraan verbonden modelbrieven) door de ontvanger Delen van de schadescenario s Ook hier bestaat de mogelijkheid om één enkel schadescenario dan wel een pakket van scenario s te delen. Om één enkel scenario te exporteren, zoekt u het scenario op via het menu «Extra Schadegeval scenario s» en u neemt vervolgens de functie Schadegeval scenario delen in het menu Wat doen. Meerdere scenario s exporteert u via het menu Extra Andere functies en vervolgens de knop Scenarios delen in het menu Wat doen. De procedure is gelijkaardig aan deze van de modelbrieven (zie hoger) Importeren van de schadescenario s Zoals bij de modelbrieven krijgt de ontvanger een met daarin de link die hem zal toelaten het importeren van de scenario s en daaraan de verbonden standaardbrieven automatisch te lanceren. *** Pagina 7 van 7