Handleiding makelaar

Transcriptie

1 Handleiding makelaar

2 Inhoudsopgave 1. HOE BEGINNEN? DE CONFIGURATIE INSTELLEN ALGEMEEN ALGEMEEN SMARTPHONE TOEGANG FORMULIEREN COMMUNICATIE VOORKEUREN HOE GEEFT U TOEGANG AAN EEN KLANT? INDIVIDUELE ACTIVATIE PROCEDURE VAN MYBROKER (KLANT PER KLANT) SCENARIO 1: UW KLANT HEEFT NOG GEEN TOEGANG TOT MYBROKER SCENARIO 2: UW KLANT BESCHIKT AL OVER MYBROKER SCENARIO 3: UW KLANT HEEFT NOG GEEN TOEGANG TOT MYBROKER MAAR WEL AL EEN ACTIVATIE LOPEN PROCEDURE OM MYBROKER IN MASSA TE ACTIVEREN VERZENDING VAN EEN ACTIVATIE EN/OF VRAAG OM HET FORMULIER TE TEKENEN BIJ DE INTEGRATIE VAN EEN ANTWOORDRECORD DE UITNODIGINGSBRIEVEN DE KLANT VRAAGT ZELF TOEGANG TOT MYBROKER CREATIE VAN EEN NIEUWE MYBROKER GEBRUIKER VERBINDING MAKEN MET EEN EID WAT KAN DE KLANT DOEN IN MYBROKER? ZIJN GEGEVENS RAADPLEGEN MIJN GEGEVENS MIJN RISICO S MIJN CONTRACTEN MIJN SCHADEGEVALLEN MIJN DOSSIERS MIJN DOCUMENTEN VERSTUREN VAN FORMULIEREN WIJZIGEN VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS ADRES WIJZIGEN EEN FAMILIELID TOEVOEGEN SCHADE AANGIFTE KLANTENFICHE BERICHTEN STUREN DE STATUS VAN DE BERICHTEN BEKIJKEN OVERZICHT VAN DE AANVRAGEN IN BRIO EEN AANVRAAG TOEWIJZEN WAARSCHUWING ONBEHANDELDE MYBROKER AANVRAGEN DE GEBRUIKERS VAN MYBROKER GEBRUIKERS MET TOEGANG: Pagina 2 van 82

3 5.2. GEBRUIKERS IN AFWACHTING: UNIEKE GEBRUIKERS VERZEKERINGSNEMER MYBROKER MAKELAAR OP TABLET OM TE BEGINNEN DOWNLOAD VAN MYBROKER OP DE TABLET BESTELLING VAN HET CERTIFICAAT EN INSTALLATIE VAN MYBROKER HET OFF LINE BEHEER VAN UW DOCUMENTEN PROSPECTEN CONSULTEREN CREATIE VAN EEN PROSPECT OP BASIS VAN DE ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART OP PC FORMULIEREN KLANTENFICHE EN FINANCIEEL OVERZICHT ONDERTEKENEN EEN PROSPECT TOEVOEGEN CONSULTATIE VAN PROSPECTEN MYBROKER SMART Pagina 3 van 82

4 MyBroker MyBroker geeft u de mogelijkheid om uw klanten online en op een beveiligde manier toegang te verlenen tot hun verzekeringsgegevens. Verder kunnen uw klanten op een eenvoudige manier met u communiceren via voorgedefinieerde formulieren, zoals een schade aangifte, of via vrije berichten. De applicatie is beschikbaar op verschillende platformen: PC, tablet (ipad of Android) en smartphone. Uw klant kan zijn gegevens consulteren en met u communiceren via zijn PC of tablet. Met zijn smartphone kan hij een schadeaangifte indienen. Als u een klant toegang verleent is MyBroker automatisch op alle platformen beschikbaar. Maar de gegevens die uw klant kan raadplegen worden bepaald door de parameters die u instelt. U bepaalt dus welke informatie beschikbaar is. Opmerking: deze handleiding is bestemd voor de makelaar, maar er bestaat ook een handleiding voor de eindconsument. U kunt deze vinden op onze site: ben.portima.be (rubriek Beheerpakketten Handleidingen ). 1. Hoe beginnen? de configuratie instellen Voordat u klanten toegang verleent tot MyBroker moet u de configuratie ervan nazien via het menu MyBroker Configuratie Algemeen 1 Vul de gegevens van uw kantoor in. Makelaar site: deze gegevens worden overgenomen uit de Makelaargegevens. Om ze aan te passen, neemt u het menu Extra Makelaargegevens en dan gaat u naar het tabblad Alg 1. Hier kan u de juiste URL van uw website ingeven. Klantenzone site: hier verschijnt automatisch het URL adres van de klantenzone. Dit adres kunt u op uw website gebruiken om uw klant vanuit uw website door te sturen naar MyBroker. Hebt u geen eigen website, dan moet u deze link aan uw klant bezorgen zodat hij toegang krijgt tot de welkom pagina van MyBroker. Disclaimer: wanneer u zich registreert zal BRIO u vragen om de voorwaarden te lezen en te aanvaarden door dit veld aan te vinken. Pagina 4 van 82

5 1.2. Algemeen 2 Logo tonen Lid Brocom : aanvinken naargelang uw situatie. Meertalige welkom tekst: via het menu Wat doen kunt u in 4 talen een welkomtekst ingeven. Parameters betreffende de kleur van de titelbalk, de tekstkleur en uw logo Smartphone Op dit tabblad kunt u de openingsuren van uw kantoor invullen zoals ze zullen verschijnen in de toepassing MyBroker Smart. U kunt ook een aangepast (kleiner) logo bepalen Toegang Bepaal hier per context de toegang die uw klanten krijgen. Als uw klantendossiers niet up-to-date zijn kunt u hier de parameters dusdanig instellen dat uw klanten toch toegang krijgen tot het strikt noodzakelijke. 1. Eerst kunt u de toegang voor uw klanten configureren per context, waarbij iedere context onafhankelijk is van de andere: verzekeringsnemer, risico-objecten, contracten en/of schadegevallen. 2. Daarna bepaalt u voor elke context of de toegang algemeen moet blijven (u vinkt dan Overzicht aan) of gedetailleerd mag zijn (dan vinkt u ook Detail aan). 3. Ten slotte bepaalt u ook of er al of niet toegang mag zijn tot de activiteiten voor elke context. Pagina 5 van 82

6 Contracten toont: Uw contracten, maar eventueel ook de contracten andere producent. Er verschijnt dan bij deze contracten de melding Contract in beheer bij een andere makelaar. de laatste gevraagde premie. de contract aanvullingen die in hun definitie als exporteerbaar/afdrukbaar aangevinkt werden. de referentie en de URL naar de algemene voorwaarden. Schadegevallen toont: de schadedossiers: de lopende schades, de afgesloten schades met de mogelijkheid om een limietdatum te bepalen, de schadebetalingen, de activiteiten van de schades en zelfs de acties van de verbonden schadescenario s. Verbonden documenten toont: alle verbonden documenten waarvoor aangevinkt wordt dat ze voor de klant zichtbaar mogen zijn (zoals in onderstaand voorbeeld van een verbonden document). In het overzicht BRIO van de verbonden documenten (van bijvoorbeeld een verzekeringsnemer) neemt u de nieuwe functie Documenten MyBroker in het menu Wat doen. Pagina 6 van 82

7 Onderstaand venster verschijnt en toont alle documenten van de verzekeringsnemer. De documenten die zichtbaar moeten zijn kunnen aan- of uitgevinkt worden. Klik vervolgens op Opslaan en bevestig de wijzigingen. In het overzicht van de verbonden document kan men de kolom Zichtbaar MyBroker laten verschijnen en er kan ook op deze kolom gefilterd worden. Het activeren van de kolom gebeurt via de functie Personaliseren van het overzicht Activiteiten: de activiteiten tonen vanaf een bepaalde datum om niet het hele verleden te tonen. Om de gewenste opties aan te vinken klikt u op Wijzigen en nadien op Opslaan. Bij wijziging van de parameters in de configuratie MyBroker wordt er gevraagd of de bestaande gebruikers aangepast moeten worden. Als u Ja antwoordt verschijnt onderstaand scherm: Pagina 7 van 82

8 De aangevinkte parameters worden overgedragen naar alle gebruikers. Als u het veld Bestaande gepersonaliseerde instellingen van alle gebruikers overschrijven afvinkt, dan worden de prioriteiten die voorheen voor bepaalde gebruikers bepaald werden opnieuw overschreven. Alle gebruikers worden bijgewerkt, dus zowel de gebruikers met toegang als deze in afwachting. De verwerking gebeurt in batch. Na afloop ervan wordt de goede werking ervan bevestigd Formulieren Hier beslist u welke gestructureerde formulieren u ter beschikking stelt van uw klanten. Momenteel hebt u keuze uit 5 formulieren: 1. Wijziging van de persoonlijke gegevens 2. Wijziging van een adres 3. Toevoeging van een familielid 4. Schade aangifte 5. Klantenfiche De werking van deze formulieren wordt verderop uitgelegd. Pagina 8 van 82

9 1.6. Communicatie Naast gestructureerde formulieren kunt u ook toelaten dat uw klant met u communiceert via vrije berichten (niet gestructureerd) Voorkeuren Aanvragen: vink dit veld aan als u een verbonden document wilt maken van elke behandelde aanvraag via MyBroker. Logbestand gebruik MyBroker: laat U toe om een overzicht te verkrijgen van de wijze waarop uw klanten MyBroker gebruiken. Dit overzicht toont de klanten die MyBroker gebruikt hebben en wat zij geconsulteerd hebben. Vink het veld Logbestand bijhouden aan en vervolledig de datum vanaf wanneer u dit logbestand wilt bijhouden. Hoe het logbestand van een gebruiker raadplegen zie p 53. Manier om families te tonen: laat toe om te bepalen welke gegevens van het gezin de klant mag zien. o Alles volledig gescheiden en dus enkel de verzekeringsnemer zelf tonen. o De gegevens tonen van de echtgeno(o)t(e), samenwonende en kinderen die op hetzelfde adres wonen. o De hele familie. Dit wil zeggen alle relaties van de groep Familie op hetzelfde adres. Wij vestigen echter uw aandacht op het juridisch advies volgens hetwelk enkel het gescheiden tonen van de gegevens wettelijk is en beantwoordt aan de regels met betrekking tot de bescherming van het privé leven. Het is dus uw verantwoordelijkheid om de parameter juist in te stellen! Als u de parameter wijzigt zal BRIO bij het opslaan vragen of de wijziging doorgevoerd moet worden naar alle gebruikers van MyBroker die al toegang hebben. OPMERKING: beperking van de gebruikersrechten Er werden beperkingen voorzien in het beheer van de toegangsrechten tot de klantenzone. U kunt dus de toegang afsluiten tot de aanvragen, tot het verlenen van toegang, tot de gebruikers en tot de configuratie. Hiervoor neemt u het menu Extra- Gebruikersgroepen. Kies dan de gewenste groep en klik op het tabblad Bevoegdheden Verzekeringen. Pagina 9 van 82

10 Pagina 10 van 82

11 2. Hoe geeft u toegang aan een klant? Om uw klanten op een eenvoudige wijze toegang te verlenen tot MyBroker werd een activatiemethode op punt gesteld die u toelaat proactief toegang te geven, zodat u niet moet wachten tot de klant zelf toegang vraagt. Concreet komt het hierop neer dat u een (of brief) stuurt waarin een link zit. Via deze link komt de klant op een activatiepagina waar hij zijn adres ingeeft en een wachtwoord kiest. Vervolgens heeft de klant onmiddellijk toegang tot zijn gegevens. U moet dus geen bevestiging meer geven. De klant kan nu naar MyBroker gaan op zijn PC of op zijn tablet (als hij de app download uit de app store). Hij kan nu ook MyBroker Smart downloaden om vanaf zijn smartphone een schade aan te geven. Naast de push methode kan de klant natuurlijk altijd zelf vanaf uw website naar MyBroker gaan en toegang vragen. Deze procedure wordt verderop uitgelegd. De push activatie kan individueel, dus klant per klant, of in massa, meerdere klanten in één keer, gebeuren. In het kader van Twin Peaks II heeft u de verplichting om uw klanten een Klantenfiche te laten ondertekenen. Dankzij MyBroker is het mogelijk om de klant via dit platform de Klantenfiche te laten tekenen aan de hand van een Portima certificaat. De klant heeft dus geen identiteitskaart lezer nodig. De activatieprocedure van MyBroker biedt hierbij de mogelijkheid om de klant uit te nodigen om zijn klantenfiche te vervolledigen en te ondertekenen Individuele activatie procedure van MyBroker (klant per klant) Deze procedure bestaat uit het sturen van een met een link erin die toelaat MyBroker te activeren en ook de Klantenfiche te vervolledigen en te ondertekenen. Deze uitnodigingen zijn typebrieven * die enkel per verzonden kunnen worden. Ze variëren in functie van het betreffende scenario: 1. Uw klant beschikt nog niet over MyBroker: dan bevat de uitnodiging zowel de activatie van MyBroker als het verzoek om het formulier te ondertekenen. 2. Uw klant beschikt al over MyBroker: hij ontvangt dan een uitnodiging om de Klantenfiche te vervolledigen en te ondertekenen. 3. Uw klant beschikt nog niet over MyBroker maar er werd al een activatie verstuurd waarop hij nog niet gereageerd heeft: de uitnodiging bevat een herinnering voor de activatie van MyBroker en het verzoek om het formulier te ondertekenen. Er worden ook twee activiteiten gemaakt in het activiteitenrapport: 1. een activiteit van het type Communicatie verzonden , die automatisch wordt afgesloten. 2. een activiteit van het type Taak Formulier in te vullen/te ondertekenen - Klantenfiche om de opvolging te verzekeren. * Beschikbaar in BRIO, BRIOclassic en BRIOplus. In de praktijk Scenario 1: Uw klant heeft nog geen toegang tot MyBroker De activatie en de uitnodiging om de Klantenfiche in te vullen moeten verstuurd worden. Pagina 11 van 82

12 In BRIO Klik vanuit de Verzekeringsnemer in het menu Waar naartoe op MyBroker beheer. Klik in het menu Wat doen op Gebruiker toevoegen. De verzekeringsnemer en zijn adres worden automatisch ingevuld. Om de activatie en de uitnodiging om de Klantenfiche in te vullen te versturen, kiest u in het menu voor het veld Soort taak het formulier Klantenfiche. De aangepaste brief wordt automatisch geselecteerd. Als u voor deze gebruiker wilt afwijken van de standaard instellingen van MyBroker kan u het daarvoor voorziene vakje aanvinken. Klik op OK. Klik op Als inhoud en in het menu Wat doen. Pagina 12 van 82

13 De mail verschijnt in Outlook. Klik op Verzenden. De activiteit als bewijs van de verzending verschijnt nu. Klik op Opslaan. Deze activiteit wordt automatisch afgesloten. Een tweede activiteit met als datum de datum van vandaag + 14 dagen wordt gemaakt om de opvolging van uw uitnodiging te verzekeren. De klant Uw klant ontvangt de met daarin de link om zijn klantenzone te activeren. Er wordt hem eveneens gevraagd om het formulier Klantenfiche te vervolledigen bij zijn eerste bezoek aan de klantenzone. Door nu te klikken op de link komt de klant op de welkom pagina van MyBroker. Zijn e- mail adres is al ingevuld. Hij moet enkel nog zijn wachtwoord kiezen. De klantenzone verschijnt nu op het scherm en het formulier Klantenfiche wordt met een rood uitroepteken getoond. Door op het formulier Klantenfiche te klikken kan de klant de fiche nazien en vervolledigen. Pagina 13 van 82

14 Door te klikken op Bevestigen wordt de getekende versie doorgestuurd naar BRIO voor verdere behandeling. De klant kan ook zijn gegevens raadplegen. Voor meer uitleg over wat de klant allemaal kan doen verwijzen wij u naar pagina 29. In BRIO Klik op de aanvraag om deze te behandelen. Pagina 14 van 82

15 Het tabblad Bijlagen bevat het formulier, ondertekend met het Portima certificaat. Klik op Opslaan. Het document wordt bewaard en de gegevens van de klant worden geactualiseerd. Het verbonden document bevat alle informatie betreffende de handtekening. Het overzicht van de verbonden documenten van de verzekeringsnemer toont de informatie Klantenfiche wettelijke in de kolom Documenttype Scenario 2: Uw klant beschikt al over MyBroker Enkel de uitnodiging om het formulier Klantenfiche in te vullen moet opgestuurd worden. Pagina 15 van 82

16 In BRIO Klik vanuit de Verzekeringsnemer in het menu Waar naartoe op MyBroker beheer. Kies het adres van gebruiker met toegang tot MyBroker en klik in het menu Verrichting op de lijn op MyBroker taak versturen. De Soort taak wordt automatisch ingevuld: Formulier in te vullen/te ondertekenen - Klantenfiche. De juiste brief werd al geselecteerd. Klik op OK. Klik nu op Als inhoud en in het menu Wat doen. Pagina 16 van 82

17 De verschijnt in Outlook: klik op Verzenden. Een activiteit van het type Communicatie verzonden wordt gecreëerd en afgesloten. Een tweede activiteit van het type Taak Formulier in te vullen/te ondertekenen Klantenfiche wordt gemaakt met als vervaldatum de dag datum De klant Uw klant ontvangt dus de waarin gevraagd wordt om naar de klantenzone te gaan. de welkom pagina van MyBroker toont het formulier Klantenfiche met een en met de vraag om het document zo snel mogelijk terug te sturen. Door te klikken op het formulier ziet de klant de aanduiding Nieuw. Nu kan de klant zijn gegevens nazien en vervolledigen. Door op de knop Bevestigen te klikken wordt de getekende versie doorgestuurd naar BRIO en komt daar terecht bij de MyBroker aanvragen in afwachting. Opmerking: als uw klant gebruik maakt van een tablet, wordt het document op dezelfde wijze getekend. Pagina 17 van 82

18 Scenario 3: uw klant heeft nog geen toegang tot MyBroker maar wel al een activatie lopen U kan de activatie en de uitnodiging om de Klantenfiche in te vullen gelijktijdig versturen. In BRIO Klik vanuit de Verzekeringsnemer in het menu Waar naartoe op MyBroker beheer. Selecteer de gebruiker en klik in het menu Verrichting op de lijn op Activatie opnieuw versturen. Er verschijnt een bericht dat er al een activatiecode werd verstuurd. Kies de taak Formulier in te vullen/te ondertekenen Klantenfiche. De aangepaste brief wordt automatisch geselecteerd. Klik op OK. Klik op Als inhoud en in het menu Wat doen. De mail verschijnt in Outlook. Klik op Verzenden. De activiteit als bewijs van de verzending verschijnt nu. Klik op Opslaan. Deze activiteit wordt automatisch afgesloten. Een tweede activiteit met als datum de datum van vandaag + 14 dagen wordt gemaakt om de opvolging van uw uitnodiging te verzekeren. De klant Uw klant ontvangt de met daarin de link om zijn klantenzone te activeren. Er wordt hem eveneens gevraagd om het formulier Klantenfiche te vervolledigen bij zijn eerste bezoek aan de klantenzone. Door nu te klikken op de link komt de klant op de welkom pagina van MyBroker. Zijn e- mailadres is al ingevuld. Hij moet enkel nog zijn wachtwoord kiezen. Pagina 18 van 82

19 De klantenzone verschijnt nu op het scherm. Het formulier Klantenfiche wordt met een rood uitroepteken getoond. Door op het formulier Klantenfiche te klikken kan de klant de fiche nazien en vervolledigen. Door te klikken op Bevestigen wordt de getekende versie doorgestuurd naar BRIO voor verdere behandeling Procedure om MyBroker in massa te activeren De hierboven beschreven procedure kan ook massaal uitgevoerd worden voor meerdere of voor al uw klanten die een adres in BRIO hebben. Dit programma vindt u via het menu MyBroker Uitnodigingen/taken versturen. U kiest of u de verzending wenst uit te voeren van: o Uitnodigingen en taken: activatie MyBroker en aanvragen om het formulier Klantenfiche te tekenen. o Enkel uitnodigingen: dus enkel activatie MyBroker. o Enkel taken: dus enkel aanvragen om het formulier Klantenfiche te tekenen. Kies in voorkomend geval ook de gewenste taak. Geef eventuele andere criteria in en klik dan op Zoeken. Pagina 19 van 82

20 De batch verwerking start: het resultaat wordt getoond in een werkbestand dat u kan bewaren. Via het menu Verrichting op de lijn kunt u een verzekeringsnemer aan of uitvinken, consulteren, een uitnodiging/taak schrappen uit de lijst of nog MyBroker van de klant consulteren. Via het menu Wat doen kunt u een uitnodiging/taak toevoegen aan de lijst. Als Opmerking aangevinkt staat, dan is de verzending van de onmogelijk. Door de cursor op het aanvinkveld te plaatsen kan u de reden hiervoor zien. De gebruiker heeft bijvoorbeeld al toegang met dit adres tot een of meerdere dossiers. Het is dan niet meer nodig om hem de uitnodiging te sturen, de taak volstaat. Pagina 20 van 82

21 Als u op Opslaan klikt wordt het werkbestand bewaard. Klik vervolgens op Ja als u de verzending van de s wilt starten. Configureer dan de toegang voor alle aangevinkte verzekeringsnemers en klik op OK. Er volgt een bevestiging van de verzending. Voor elke aangevinkte verzekeringsnemer vertrekt er een . Deze kan u terugvinden in de verbonden documenten van de verzekeringsnemer. Werd er een taak gevraagd, dan is er eveneens een activiteit gemaakt. Opmerking: De verzending verloopt via een server bij Portima die ervoor zorgt dat de s verspreid en met tussenpozen verzonden worden, zodat u niet op een zwarte lijst van spammers belandt. Pagina 21 van 82

22 2.3. Verzending van een activatie en/of vraag om het formulier te tekenen bij de integratie van een antwoordrecord Er bestaat een parameter waardoor de verzending van de activatiebrief MyBroker gebeurt bij de integratie van een antwoordrecord productie (NZ of bijvoegsel). Nadat het antwoordrecord werd opgeslagen en na het eventuele venster voor de verzending van de Informatieplicht, opent het venster om de voor activatie van MyBroker te versturen. De verzekeringsnemer moet wel over een adres beschikken. In functie van het feit of de klant al of niet reeds toegang heeft tot MyBroker wordt het geschikte document voorgesteld. Heeft de klant al toegang, dan wordt enkel het formulier om de klantenfiche te tekenen gestuurd. Heeft de klant nog geen toegang, dan worden de activatie en de vraag om het formulier te tekenen gestuurd. Heeft de klant al een activatie gehad, maar zonder erop te reageren, dan wordt er een nieuwe activatie samen met het verzoek om het formulier te tekenen gestuurd. Door op OK te klikken wordt de procedure verder uitgevoerd zoals hoger beschreven. U kunt deze parameter activeren via het menu Extra - Makelaargegevens en dan het tabblad Uitnodiging MyBroker. Pagina 22 van 82

23 2.4. De uitnodigingsbrieven De uitnodigingsbrieven zijn te vinden via het menu Extra Makelaargegevens in het tabblad Uitnodiging MyBroker. Er bestaan 5 activatie brieven: 1. Enkel activatie per individueel 2. Enkel activatie per brief individueel 3. Enkel activatie per massaal 4. Activatie en uitnodiging om de Klantenfiche te ondertekenen per individueel of massaal met MyBroker taak 5. Enkel uitnodiging om de Klantenfiche te ondertekenen per individueel of massaal met MyBroker taak Om een brief aan te passen klikt u op de gele enveloppe en daarna op wijzigen. Klik vervolgens in het menu Wat doen op Word document wijzigen. Voer de aanpassingen uit en bewaar het document door op Opslaan te klikken in het BRIO venster. Pagina 23 van 82

24 2.5. De klant vraagt zelf toegang tot MyBroker De klant kan via uw website zelf ook vragen om toegang te krijgen tot MyBroker. Als uw website over een knop MyBroker beschikt brengt deze link hem immers rechtstreeks naar het welkom scherm van MyBroker (zie hoger onder Configuratie op pagina 4). Op dit welkom scherm heeft de consument de mogelijkheid om Een nieuwe MyBroker gebruiker te creëren Aan te loggen met zijn eid (elektronische identiteitskaart) Creatie van een nieuwe MyBroker gebruiker Door op deze knop te klikken verschijnt er een inschrijvingsformulier. Pagina 24 van 82

25 De consument vult zijn gegevens in en klikt op de knop Bevestigen. Volgend bericht verschijnt: Enige tijd later ontvangt uw klant een , waarin hij gevraagd wordt om zijn e- mailadres te bevestigen door te klikken op de link die in de is opgenomen. Na op de link geklikt te hebben wordt de klant gevraagd om een wachtwoord te kiezen. Er wordt hem opnieuw een bevestigingsmail gestuurd. Als hij naar de klantenzone navigeert, zal hij eveneens zien dat zijn aanvraag in afwachting is van de behandeling door zijn makelaar. Pagina 25 van 82

26 In BRIO De aanvraag komt dus automatisch in BRIO ( MyBroker Aanvragen ) terecht met het statuut in afwachting. Door op deze aanvraag te klikken opent BRIO een zoekscherm, waarbij de naam en het e- mailadres al ingevuld zijn. U kunt één van beide velden eventueel verwijderen om op te zoeken. Klik vervolgens op Zoeken. BRIO toont het resultaat van de opzoeking. Klik op de gevonden klant: BRIO maakt een vergelijking tussen de gegevens die in BRIO aanwezig zijn en de gegevens die de klant bij zijn aanvraag heeft ingevuld. U kan de gegevens die u wenst over te nemen aanvinken volgens hetzelfde principe gebruikt bij de integratie van ASWeb berichten. Standaard staan de gegevens van BRIO aangevinkt. Klik op het tabblad Gegevenstoegang om te beslissen over de soort toegang die u uw klant verleent en klik op Opslaan. De toegangsaanvraag van uw klant wijzigt naar het statuut Aanvaard en zijn klantenfiche wordt aangepast (zie verder onder Verzekeringsnemer). De klant De klant krijgt de bevestiging per en kan naar zijn klantenzone gaan door op de link te klikken. Navigeert de klant vanuit uw website naar de klantenzone, dan kan hij nu klikken op Aanmelden om zijn dossier te bekijken. Pagina 26 van 82

27 Hij vult zijn adres en wachtwoord in en komt in zijn persoonlijke klantenzone terecht Verbinding maken met een eid De klant kan ook zich verbinden met MyBroker via zijn elektronische identiteitskaart. Daartoe klikt hij op de knop Aanmelden met eid. Dan klikt hij op Aanmelden. Hij plaatst zijn identiteitskaart eerst in de lezer, selecteert het certificaat Citizen CA en klikt op OK. Pagina 27 van 82

28 Na het ingeven van zijn PIN code klikt hij opnieuw op OK. Ten slotte geeft hij zijn adres in en bevestigt de aanvraag. Een boodschap die bevestigt dat de aanvraag verstuurd is verschijnt en de aanvraag zelf staat in afwachting van behandeling. Nadat u de aanvraag aanvaard heeft wordt de klant hiervan per verwittigd. Pagina 28 van 82

29 3. Wat kan de klant doen in MyBroker? 3.1. Zijn gegevens raadplegen De gegevens waartoe de klant toegang heeft werden door u vastgelegd in de configuratie. Het welkom scherm toont de toegelaten formulieren. De werking van deze formulieren wordt verderop uitgelegd (pagina 33) Mijn gegevens Klik in de linker kolom op Mijn gegevens : de gegevens verschijnen aan de rechterkant van het scherm. Selecteer het gegeven waarvan u de details wilt zien en klik in de zone of op het pijltje. Het detail scherm verschijnt. Klik op het kruis om het detailscherm opnieuw te sluiten. Pagina 29 van 82

30 Mijn risico s Klik in de linker kolom op «Mijn risico s»: de lijst van de risico s verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Via het veld Zoeken kunnen er filters toegepast worden. Selecteer het gegeven waarvan u de details wilt zien. U ziet dan de verbonden contracten en waarborgen en de verbonden schades (dit telkens in functie van de geactiveerde parameters). Pagina 30 van 82

31 Mijn contracten De consultatie van de contracten verloopt gelijkaardig. Klik in de linker kolom op «Mijn contracten»: de lijst van de contracten verschijnt in de rechter kolom. Klik op een contract om de risico-objecten en de waarborgen te consulteren Mijn schadegevallen Hetzelfde principe geldt voor de consultatie van de schadegevallen. Pagina 31 van 82

32 Mijn dossiers De knop Mijn dossiers gevolgd door het aantal wijst er op dat met hetzelfde adres de gebruiker toegang heeft tot meerdere dossiers. Het dossier dat actief is staat rechts van de knop aangegeven. Via de knop Mijn dossiers kan men een ander dossier kiezen en raadplegen. Opmerking: het omgekeerde kan ook: meerdere personen kunnen elk met hun eigen e- mailadres toegang krijgen tot hetzelfde dossier Mijn documenten Via de knop Mijn documenten heeft men toegang tot de verbonden documenten. Pagina 32 van 82

33 Maar daarnaast is er in elk onderdeel van MyBroker (Mijn gegevens, Mijn risico s, Mijn contracten en Mijn schadegevallen) eveneens een knop Documenten die toelaat de documenten van de context te consulteren. Door dus op de knop te klikken verschijnen alle documenten van de gevraagde context. Enkel de context Mijn gegevens toont alle documenten van alle contexten. Klik op een document om het te bekijken. Alle documenten behalve foto s en afbeeldingen worden als PDF getoond, ongeacht hun oorsprong Versturen van formulieren Naast het consulteren van zijn portefeuille kan uw klant ook met u communiceren door middel van 5 voor-gedefinieerde formulieren: Wijzigen van persoonlijke gegevens Adres wijzigen Familielid toevoegen. Schade aangeven Klantenfiche Deze berichten komen toe in de klantenzone binnen BRIO en kunnen automatisch geïntegreerd worden Wijzigen van persoonlijke gegevens In MyBroker klikt men links op de knop Mijn gegevens en daarna op de naam van de persoon van wie men de gegevens wilt aanpassen. Pagina 33 van 82

34 Klik op de knop Gegevens wijzigen. Vervolledig het formulier en klik dan op Bevestigen. Een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij de makelaar verschijnt. Pagina 34 van 82

35 IN BRIO Klik op het bericht om het te behandelen. BRIO vergelijkt de gegevens die de klant stuurt met de gegevens die reeds in BRIO aanwezig zijn en biedt u zoals bij een antwoordrecord de mogelijkheid de gegevens te kiezen die in BRIO moeten worden aangepast. Het aanvaarden van de gegevens gebeurt door de groene V aan te klikken in de rechterkolom. Als u ook een activiteit wenst moet u het betreffende vakje aanvinken. Klik op Opslaan. BRIO vraagt bevestiging van de actualisering van de gegevens. Als u op Ja klikt wordt de verzekeringsnemer bijgewerkt en wordt de aanvraag van uw klant gewijzigd naar het statuut Aanvaard. In functie van de parameter kan er ook een verbonden document worden gemaakt met de gegevens van de aanvraag van de klant. Kijk de criteria na en klik dan op OK. Pagina 35 van 82

36 Bevestig ook, indien gewenst, de creatie van de activiteit. De gegevens van de verzekeringsnemer worden bijgewerkt en de aanvraag van de klant krijgt het statuut Aanvaard Adres wijzigen Vanaf MyBroker klikt u links op de knop Mijn gegevens en daarna op de knop Adres wijzigen. Geef eerst de aanvangsdatum van het nieuwe adres in en vervolgens de adresgegevens. Bevestig welke gezinsleden betrokken zijn bij de adreswijziging. Klik ten slotte bovenaan het formulier op Bevestigen. Pagina 36 van 82

37 Een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij de makelaar verschijnt. IN BRIO Klik op het bericht om het te behandelen. De integratie van de adreswijziging laat u toe een adreswijziging in BRIO te realiseren volgens de vertrouwde methode. Klik hiertoe op het bericht om het te behandelen. BRIO toont het huidige en het nieuwe adres. De betrokkenen die met de adreswijziging te maken hebben zijn al aangevinkt, maar u kunt ze terug uitvinken. Via het aanvinkveld Maatschappij inlichten kunt u de verzending van de adreswijziging naar de maatschappijen doorsturen. Klik op Opslaan om BRIO bij te werken Een familielid toevoegen Vanaf MyBroker klikt u links op de knop Mijn gegevens en daarna op de knop Familielid toevoegen. Kies dan de aard van het toe te voegen familielid, vervolledig de gegevens en bevestig de aanvraag. Een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij zijn makelaar verschijnt. Pagina 37 van 82

38 IN BRIO Klik op het bericht om het te behandelen. BRIO stelt voor om een nieuwe betrokkene te creëren. Klik op Opslaan, bevestig de creatie van een relatie kind verbonden aan de groep Familie van de verzekeringsnemer. Bevestig ook, indien gewenst, de creatie van het verbonden document en de activiteit Schade aangifte Het formulier Schade aangifte is beschikbaar ofwel vanuit Mijn risico s ofwel vanuit Mijn contracten. Door op de knop te klikken verschijnt het in te vullen formulier. Algemene gegevens De algemene gegevens worden automatisch vermeld. De naam en de voornaam kunnen niet gewijzigd worden; de andere velden kunnen wel aangevuld of gewijzigd worden. Pagina 38 van 82

39 Mijn beschadigde goederen a) Als de klant is vertrokken vanuit het risico-object, dan is dit risico-object al vermeld. Hij kan zijn andere risico-objecten zien door op de pijl te klikken. Om een ander risico-object toe te voegen, klikt men op + en selecteert men het risicoobject in het toegevoegde veld met behulp van het uitrolmenu. In het veld Omschrijving ander risico kan een aanvullende omschrijving toegevoegd worden. (Bijvoorbeeld in geval van twijfel over de keuze van het object zoals dat in BRIO is gedefinieerd). b) Als de klant vertrokken is vanuit het contract, dan is het veld ingevuld indien het contract slechts één risico-object omvat. Indien het contract meerdere risico-objecten dekt, is het veld leeg. Het risico-object in kwestie moet dan geselecteerd worden. Enkel de risico-objecten van het contract worden voorgesteld. Pagina 39 van 82 Opgelet: een risico-object kan slechts één enkele keer geselecteerd worden.

40 Mijn schadegeval - omschrijving Via dit tabblad kan er informatie over het schadegeval worden ingevoerd: datum en uur van het schadegeval, omschrijving, Btw-plichtige, proces-verbaal. Verplichte velden zijn aangeduid met een sterretje. Toegevoegde documenten Er kunnen bijlagen (proces-verbaal, foto) bij de aangifte worden gevoegd door te klikken op de knop Documenten toevoegen. Het volgende venster maakt het mogelijk het document te zoeken: selecteer het document en klik op Open. Het document wordt toegevoegd: men ziet de grootte en er kan een omschrijving worden ingevoerd. Ter herinnering: de maximale grootte per document bedraagt 2 Mb. Er kunnen maximaal 10 documenten toegevoegd worden. Pagina 40 van 82

41 Het totale maximum van de documenten mag niet meer dan 10 Mb bedragen. De klant kan eender welk soort document versturen. Om daarna deze bijlagen naar de maatschappijen te kunnen sturen via een bericht Administratieve opening, moeten het documenten zijn in pdf, jpg of tiff formaat (Telebib2 normen). Klik op de knop Bevestigen om de aangifte te versturen. Een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij de makelaar verschijnt. IN BRIO Klik op het bericht om het te behandelen. BRIO toont de gegevens op dezelfde manier als een antwoordrecord: BRIO toont de vergelijking tussen de BRIO gegevens en de aanvraag gegevens: u kiest welke gegevens in BRIO aangepast zullen worden. Door op het risico-object te klikken, kan u via het menu Verrichting op de lijn de verbonden contracten of het risico-object zien en het risico-object schrappen. Via het menu Wat doen kan er een risico-object worden toegevoegd. Klik op de tab Schadegeval : u ziet dan de informatie betreffende het nieuwe schadegeval. Pagina 41 van 82

42 Bestaat het schadegeval al in BRIO, dan kunt u het bericht koppelen aan dat bestaand schadegeval via het menu Wat doen. Via de tab Bijlage(n) kan u de door de klant verzonden documenten raadplegen. Wanneer u klikt op Opslaan vraagt BRIO of u het schadegeval wil aanmaken. Klikt op Ja : het klassieke scherm voor de aanmaak van een schadegeval gaat open. Selecteer de betrokken waarborg en klik op Toevoegen aan schadedossier. Vul eventueel de velden Aansprakelijkheid in. Klik op Opslaan. Vul de vragenlijst in en klik op Opslaan. Het venster van het verbonden document verschijnt: controleer de opties en klik op OK. Het schadegeval is aangemaakt in BRIO. Opmerking Het is ook mogelijk voor de klant om een schadeaangifte te maken via MyBroker, zonder dat u hen toegang hebt gegeven tot de consultatie van de schadedossiers. De klant zal dan, bij het consulteren van een contract of risico-object, beschikken over de knop Schade aangifte. Pagina 42 van 82

43 Klantenfiche Via MyBroker kunnen klanten die over toegang beschikken tot hun gegevens vanaf nu de Klantenfiche ondertekenen zonder dat ze over een kaartlezer moeten beschikken. Het systeem werkt met een Portima certificaat. De welkom pagina van MyBroker toont het formulier Klantenfiche met een en met de vraag om het document zo snel mogelijk terug te sturen. Door te klikken op het formulier ziet de klant de aanduiding Nieuw. Nu kan de klant zijn gegevens nazien en vervolledigen. Door op de knop Bevestigen te klikken wordt de ondertekende versie doorgestuurd naar BRIO en komt daar terecht bij de MyBroker aanvragen in afwachting. De klant krijgt de bevestiging dat zijn aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting staat voor behandeling door zijn makelaar. Opmerking: als uw klant gebruik maakt van een tablet, wordt het document op dezelfde wijze ondertekend. In BRIO Klik op de aanvraag om deze te behandelen. Het tabblad Bijlagen bevat het formulier, ondertekend met het Portima certificaat. Klik op Opslaan. Het tabblad Bijlagen bevat het formulier, ondertekend met het Portima certificaat. Klik op Opslaan. Pagina 43 van 82

44 Het document wordt bewaard en de gegevens van de klant worden geactualiseerd. Het verbonden document bevat alle informatie betreffende de handtekening. Het overzicht van de verbonden documenten van de verzekeringsnemer toont de informatie Klantenfiche wettelijke in de kolom Documenttype. In het scherm verzekeringsnemer wordt de aanwezigheid van een ondertekende klantenfiche aangeduid door een aanvinkveld in de schermhoofding (het aanvinken gebeurt automatisch). Verder wordt het veld Communicatiemiddel ingevuld met indien het adres ingevuld werd in het formulier. Ook Datum akkoord communicatie wordt automatisch ingevuld. Pagina 44 van 82

45 3.3. Berichten sturen Vanuit MyBroker kunnen uw klanten ook vrije berichten sturen. Zowel algemene berichten als berichten betreffende hun algemene gegevens, of betreffende een bepaald contract, risico of schadegeval. Hierbij bestaat ook de mogelijkheid om één of meerdere bijlagen toe te voegen. Daartoe gebruikt men de knop Documenten toevoegen. Dezelfde regels zijn van toepassing als deze van de schade aangifte: - de maximale grootte per document bedraagt 2 Mb - er kunnen maximaal 10 documenten toegevoegd worden - het totale maximum van de documenten mag niet meer dan 10 Mb bedragen. Voorbeeld: vanuit een contract, klikken op Nieuw bericht. Het onderwerp en het contractnummer worden automatisch ingevuld. Geef uw bericht in en klik op Bevestigen. Pagina 45 van 82

46 Er volgt een boodschap die bevestigt dat het bericht goed verzonden is en in afwachting staat van behandeling door de makelaar. Opmerking: Indien de consument een bericht stuurt vanuit de algemene context Mijn aanvragen, moet hij zelf het onderwerp bepalen en een context kiezen. IN BRIO Klik op de aanvraag om deze te behandelen. U kunt een antwoord terugsturen en een activiteit maken voor de aanvraag zelf en een tweede voor uw antwoord. Vink het eerste aanvinkveld Activiteit maken aan. Geef uw antwoord in en vink dan het tweede aanvinkveld Activiteit maken aan. De context is al voor ingevuld, maar kan gewijzigd worden. Pagina 46 van 82

47 Klik op Opslaan. Klik op OK om een verbonden document te maken. De eerste activiteit verschijnt op het scherm: o o o o o De activiteit herneemt de oorspronkelijke tekst van de aanvraag. De vervaldatum is de datum van behandeling van de aanvraag. Soort activiteit is: Communicatie en Soort communicatie is: Ontvangen MyBrokerbericht. Standaard wordt de activiteit afgesloten. De correspondent is standaard de verzekeringsnemer. De tweede activiteit verschijnt: o o o o De activiteit herneemt het antwoord. De vervaldatum wordt standaard niet ingevuld. Soort activiteit is: Communicatie en Soort communicatie is: Ontvangen MyBrokerbericht. De correspondent is niet ingevuld. Geef de vervaldatum en de correspondent in en klik dan op Opslaan. Pagina 47 van 82

48 De aanvraag is verwerkt De status van de berichten bekijken De klant kan alle aanvragen terugvinden die hij naar zijn makelaar heeft gestuurd, alsmede hun status en het eventuele antwoord van zijn makelaar door te klikken op de knop Mijn aanvragen. De consument kan zijn berichten filteren op status: alle, in afwachting, in behandeling of behandeld. Door een bepaalde aanvraag aan te klikken kan de consument het bericht lezen en het eventuele antwoord van zijn makelaar zien. Pagina 48 van 82

49 4. Overzicht van de aanvragen in BRIO Alle aanvragen van uw klanten worden in BRIO gecentraliseerd in het menu MyBroker en vervolgens Aanvragen. Het overzicht van de aanvragen is vergelijkbaar met het overzicht van de ontvangen ASWeb berichten. U vindt zowel de aanvragen tot het verlenen van toegang, als de gestructureerde formulieren (wijziging van de persoonlijke gegevens, adreswijziging, toevoeging van een familielid, schade aangifte en klantenfiche) en de vrije berichten. Een aanvraag kent 3 statussen. Elk status heeft een eigen kleur: Behandeld = groen In afwachting = rood In behandeling = blauw 4.1. Een aanvraag toewijzen U kan een bericht aan een bepaalde medewerker van het kantoor toewijzen. Immers, net zoals voor een klassiek ASWeb antwoordrecord beschikt u in het menu Verrichting op de lijn over de functie Aanpassen/Toewijzen. Pagina 49 van 82

50 4.2. Waarschuwing onbehandelde MyBroker aanvragen Via de parameters van de gebruiker is het mogelijk om bij het opstarten van BRIO een waarschuwing te laten verschijnen met het aantal nog onbehandelde MyBroker aanvragen. Deze waarschuwing verschijnt elke keer wanneer u op het globaal zoekscherm komt. Ter herinnering: het aan- of uitzetten van deze parameter gebeurt door via het menu Extra Mijn gegevens en vervolgens op het tabblad Instellingen in het gedeelte BRIO Messenger de parameter Onbehandelde MyBroker-aanvragen aan of uit te zetten. Pagina 50 van 82

51 5. De gebruikers van MyBroker Het beheer van de gebruikers (de klanten die toegang gevraagd hebben tot hun gegevens) gebeurt in BRIO via het menu MyBroker, die 2 soorten gebruikers kent: Gebruikers met toegang Gebruikers in afwachting 5.1. Gebruikers met toegang: In dit overzicht vindt u alle gebruikers terug die minstens één keer hun gegevens hebben bekeken. Vanaf een gebruiker kunt u via het menu Verrichting op de lijn ondermeer: Verzekeringsnemer toevoegen: laat U toe om toegang tot een andere verzekeringsnemer te verlenen die u via het vergrootglas opzoekt. Pagina 51 van 82

52 Klik op Opslaan : u ziet nu de 2 verzekeringsnemers. Toegang schrappen of opschorten Consulteren wie deze verzekeringsnemer kan zien: dit toont een pop-up met het overzicht van de gebruikers die toegang hebben tot de gegevens van de verzekeringsnemer. MyBroker beheer verzekeringsnemer: opent het overzicht van de gebruikers (met toegang of in afwachting) die toegang gekregen hebben tot deze verzekeringsnemer. Pagina 52 van 82

53 Door op een gebruiker te klikken ziet u de gegevens en de toegangsmodaliteiten van deze gebruiker. De verzekeringsnemer tonen of openen De aanvragen van de verzekeringsnemer bekijken Het gebruik van MyBroker voor deze gebruiker tonen Er verschijnt een lijst met de acties die de gebruiker uitgevoerd heeft: consultatie, bericht, adreswijziging. Worden ook getoond: de datum en het uur, de context, de verzekeringsnemer van de context en het feit of er een verwerking in BRIO gebeurd is Gebruikers in afwachting: Geeft het overzicht van de gebruikers aan wie u de activatiecode via push gestuurd hebt en die nog niet gereageerd hebben en dus de procedure om toegang te krijgen nog niet doorlopen hebben. Pagina 53 van 82

54 Vanaf een gebruiker kunt u via het menu Verrichting op de lijn onder andere: Activatie opnieuw versturen 5.3. Unieke gebruikers Vanuit het overzicht van de gebruikers (met toegang of in afwachting) kunt u gemakkelijk terugvinden hoeveel keer de gebruiker toegang gehad heeft (per adres). Gebruik hiervoor de knop Unieke gebruikers Verzekeringsnemer Tabblad Mybroker : hier vindt u de datum waarop uw klant het laatst toegang had tot MyBroker, de datum waarop de activatiebrief gestuurd werd en of de klant instellingen heeft die afwijken van de algemene configuratie van MyBroker. Door op de gele enveloppe te klikken krijgt u toegang tot de detailgegevens van de gebruiker en zijn instellingen van MyBroker. Pagina 54 van 82

55 Via het menu Wat doen kan u vervolgens zijn toegang tot MyBroker schrappen of opschorten, toegang verlenen tot een bijkomend dossier, zien wie en wat de gebruiker ziet, het gebruik van MyBroker nakijken of MyBroker (preview) openen. Tabblad Algemeen 1 : vanuit dit tabblad kan u via het menu Wat doen de preview starten van MyBroker (om te zien wat de consument zal zien) of MyBroker makelaar starten (zie pagina 56). Via het menu Waar naartoe heeft u toegang tot het beheer van MyBroker en de te behandelen MyBroker aanvragen. MyBroker beheer biedt volgende mogelijkheden: de activeringsbrief versturen, een taak voor ondertekening van documenten versturende toegang tot MyBroker schrappen of opschorten, zien wie toegang heeft gehad, wat de gebruikers gedaan hebben en de preview bekijken. Pagina 55 van 82

56 6. MyBroker Makelaar De applicatie MyBroker op tablet laat u toe om alle dossiers van uw klanten online te raadplegen, ongeacht of deze klanten zelf toegang hebben tot hun gegevens Op tablet Om te beginnen Uw MyBroker in BRIO4YOU moet voorafgaandelijk geconfigureerd zijn (zie hierboven op pagina 4) en u moet beschikken over: een ipad 2 of Android 4.0 (of latere versie, met geïntegreerde camera) met WIFI- en 4Gverbindingsmogelijkheid. Resolutie 1280 x 800 (of meer) - Scherm 10 inch (of meer). Een beveiligde mobiele verbinding: ofwel een 4G PortiLink Mobile Everywhere-abonnement om overal toegang te hebben tot MyBroker, ofwel een WIFI PortiLink-verbinding om op kantoor toegang te hebben tot MyBroker op uw tablet. Meer informatie over PortiLink kan u terugvinden op een mobiele certificaat. Om veiligheidsredenen, de applicatie MyBroker verleent immers toegang tot al uw klantendossiers, dient de bestelling en installatie van uw certificaat te gebeuren door de LRA van uw kantoor. Het is dus noodzakelijk dat u zich met uw tablet voor de PC van de LRA bevindt en dat deze laatste aanwezig is Download van MyBroker op de tablet Klik op uw tablet op het icoontje van de App Store of Play Store Geef in het zoekveld mybroker in. Wanneer de toepassing gevonden wordt, klikt u MyBroker aan: eerst zal u de beschrijving van de applicatie zien. Klik op de knop Installeer. Indien gevraagd, bevestig met het paswoord van uw Apple ID (voor ipad). Het downloaden van de toepassing vangt aan. Zodra het downloaden beëindigd is verschijnt het MyBroker icoon op uw tablet. Pagina 56 van 82

57 Om verder te gaan met de installatie moet u over een speciaal certificaat voor tablet beschikken. U moet dit certificaat via uw LRA aanvragen Bestelling van het certificaat en installatie van MyBroker De aanvraag van een certificaat, gebeurt net zoals bij andere certificaten, door de LRA in My AS/Web. Vanaf PC van de LRA Open AS/Web (programma s AS2 - ASSURNET - ASWebPortal). Klik op Mijn gebruikers. Het scherm met al uw gebruikers wordt getoond. Kies in de linker kolom de gewenste gebruiker. Aan de rechterkant van het scherm ziet u het (de) certifica(a)t(en) van deze gebruiker. Pagina 57 van 82

58 Kies het certificaat waarvoor u de knop Tablet, die zich onderaan het scherm bevindt, wilt activeren. Pagina 58 van 82

59 De bestelling van een certificaat voor tablet zal 2 codes genereren: 1. Een DC code (Download Code) die per gestuurd wordt naar de gebruiker. Deze code kan ook naar uw GSM gestuurd worden. 2. De QR code die de gebruiker moet scannen met behulp van de applicatie MyBroker. Opmerking: de applicatie MyBroker beschikt over een ingebouwde lezer van QR codes. Het is dus niet nodig om een speciale software te installeren. Klik dan nu op de knop Tablet. Het programma stelt voor om uw DC code per te sturen. Bevestig dit door op OK te klikken. Er wordt een bevestiging getoond voor de verzending van de DC code en vervolgens verschijnt er een QR code. Deze code moet u scannen met behulp van MyBroker. Laat de code op het scherm van uw PC staan en neem uw tablet. Opmerking: Als u het scherm met de QR code afgesloten hebt, of u bent uw DC code kwijt, dan is het steeds mogelijk om deze codes opnieuw op te vragen via het AS/Web portaal Mijn Gebruikers. U kiest gewoon het tablet certificaat in de lijst met certificaten en klikt vervolgens op de knop Geheime codes onderaan het scherm. Pagina 59 van 82

60 Het volgende scherm laat u dan toe de DC code te verzenden of de QR code te bekijken. Vanaf de tablet Klik op het icoontje MyBroker Het scherm MyBroker wordt geopend: klik op de knop Ik ben makelaar. Nu gaat u de QR code die op het scherm van de PC van uw LRA staat moeten scannen en de DC code moeten ingeven die u per ontvangen heeft. Klik in het volgende scherm op de knop Installeer een certificaat ; Pagina 60 van 82

61 Aanvaard de gebruiksvoorwaarden via de daartoe voorziene knop. De camera van uw tablet wordt nu geactiveerd. Neem uw ipad vast en benader het scherm van uw PC waarop de QR code getoond wordt. Zodra uw ipad dicht genoeg bij het scherm komt, ontdekt de camera de QR code en scant deze automatisch. Geef de 6 cijfers van de DC code die u via ontvangen heeft in. Pagina 61 van 82

62 De installatie van het 'tablet' certificaat voor uw tablet is nu bezig. Bij het opstarten van MyBroker verschijnen er gedurende enkele seconden twee splash screens: het icoon MyBroker gevolgd door uw logo, de naam van uw kantoor en in voorkomend geval het Brocom logo. Als u in verbinding bent met het Portima netwerk verschijnt nadien het scherm om een verzekeringsnemer (of een prospect) op te zoeken. Standaard is het tabblad Verzekeringsnemer actief. De welkom tekst verdwijnt na de eerste opzoeking. Geef de naam in van uw klant en klik op de knop Zoeken (of op het vergrootglas). De lijst met verzekeringsnemers verschijnt. Pagina 62 van 82

63 Kies de gewenste verzekeringsnemer. Het dossier verschijnt nu op uw tablet, met als eerste scherm de formulieren. Via de knop Instellingen kunt u de taal veranderen. Opmerking: Om veiligheidsredenen is het zeer aangeraden om uw MyBroker-applicatie te beveiligen met een PIN-code. U kan deze PIN-code instellen door naar de opties van MyBroker te gaan (zie het startscherm van de applicatie). Klik vervolgens op Beveiligingscode Het off line beheer van uw documenten U kunt uw documenten lokaal op uw tablet opslaan voor u naar uw klanten of naar een expertise vertrekt. Is er dan ter plaatse geen internet verbinding beschikbaar, dan kunt u de documenten die u op voorhand heeft gekozen toch raadplegen Documenten downloaden op uw tablet: Vanuit het dossier van uw klant klikt u eerst op de gewenste context en vervolgens op de knop Documenten. Pagina 63 van 82

64 De lijst met documenten verschijnt: u ziet zowel de documenten op niveau betrokkene als deze van de gevraagde context. Er is een zoekveld voorhanden om bepaalde documenten te kunnen terugvinden. Om de documenten te downloaden op uw tablet klikt u op het icoon dat rechts naast het document staat. Zodra het document volledig op uw tablet geplaatst is verschijnt ter bevestiging het teken Om de download van een document op uw tablet te annuleren klikt u op het icoon met de groene V. Pagina 64 van 82

65 Navigeer doorheen de verschillende contexten en kies alle gewenste documenten. Opmerking: vanuit de context Mijn gegevens zal de knop Documenten alle documenten van alle contexten tonen, gesorteerd op creatiedatum met de meest recente bovenaan. Wanneer alle documenten gedownload zijn en u terug wilt keren naar het dossier van uw klant, klikt u op het pijltje linksboven. Documenten consulteren op uw tablet: Het zoekscherm vertoont nu een nieuw onderdeel Mijn bewaarde documenten. Daarin ziet u de verzekeringsnemer met het aantal lokaal opgeslagen documenten. Door op de verzekeringsnemer te klikken verschijnen de documenten, geklasseerd per context. Klik op het document dat u wilt raadplegen. Pagina 65 van 82

66 Gebruikt u de PLWplus module, dan ziet u de documenten geklasseerd in functie van uw boomstructuur uit de PLWplus module. De contexten die documenten bevatten worden in het vetjes getoond. Pagina 66 van 82

67 Via het pijltje linksboven kan u terugkeren naar het zoekscherm. Om documenten voor een volgende verzekeringsnemer op te slaan gaat u op dezelfde manier te werk : zoek de verzekeringsnemer en selecteer de documenten die u wilt downloaden. Als u nu terugkeert naar het zoekscherm ziet u alle verzekeringsnemers met lokaal bewaarde documenten. De gebruikte schijfcapaciteit wordt met een progressiebalk aangegeven. Klikt u op deze balk, dan wordt het aantal bewaarde documenten getoond, evenals de maximale opslagcapaciteit. Standaard werd de limiet op 200 documenten vastgelegd. U kunt de limiet verhogen tot maximum 500 documenten via de knop Opties in de rechterboven hoek. Vervolgens klikt u in het menu op Beheer van de schijfruimte. Pagina 67 van 82

68 Het is aanbevolen om regelmatig de opgeslagen documenten op te kuisen om de harde schijf niet te overbelasten. Het is immers niet de bedoeling van deze app om alle documenten van alle BRIO dossiers te bewaren op uw tablet. Om alle documenten van een verzekeringsnemer in één keer te verwijderen klikt u op de x naast de verzekeringsnemer. Ter herinnering, alle documenten uit BRIO worden in MyBroker als PDF getoond (behalve foto s) Prospecten consulteren MyBroker makelaar biedt de mogelijkheid om prospecten te consulteren: Kies in het menu Prospecten. Pagina 68 van 82

69 Om een prospect op te zoeken klikt u op het tabblad Prospecten. Geef de naam van de prospect in en klik op het vergrootglas om het zoeken te starten (of op de knop Zoek van het klavier). De lijst met prospecten verschijnt. Kies de gewenste prospect. Het dossier verschijnt op het scherm en u bevindt zich op het startscherm met de beschikbare formulieren. Pagina 69 van 82

70 Creatie van een prospect op basis van de elektronische identiteitskaart Vanuit het welkom scherm klikt u op de nieuwe knop bovenhoek. in de rechter Het creatiescherm verschijnt. Klik hier op de knop eid uitlezen. Pagina 70 van 82

71 De app vraagt nu om de lezer aan te sluiten (mocht dit nog niet gebeurd zijn) en om vervolgens de identiteitskaart in de lezer te plaatsen. De identiteitskaart wordt gelezen en de gegevens worden op het scherm getoond. Klik op de knop Bevestigen : u krijgt een bevestiging als de gegevens correct naar BRIO verzonden werden. Pagina 71 van 82

72 In BRIO U vindt de aanvraag voor creatie van de prospect terug in het overzicht van de te behandelen MyBroker aanvragen (Menu MyBroker Aanvragen ). Klik op de aanvraag om de verwerking te starten. Om de nieuwe betrokkene van het type Prospect in BRIO te creëren moet u klikken op Opslaan en vervolgens het bijwerken van de gegevens bevestigen. Het verbonden document (met de oorspronkelijke aanvraag) verschijnt (indien u dit via de parameters gevraagd hebt) : klik op OK. Afhankelijk van uw instellingen wordt er ook een activiteit voorgesteld. Klik op Opslaan als u deze activiteit wilt bewaren. De prospect bestaat nu in BRIO. Opmerking: het ondertekenen van documenten op een tablet via de elektronische identiteitskaart zal in de loop van 2015 ook mogelijk zijn! Pagina 72 van 82

73 6.2. Op PC Formulieren Klantenfiche en Financieel overzicht ondertekenen De formulieren Klantenfiche en Financieel overzicht kunnen nu dus door middel van de elektronische identiteitskaart door uw klanten getekend worden bij u op kantoor. Beide formulieren zijn hiervoor beschikbaar in MyBroker makelaar op PC. Hoe gaat u te werk? Klik vanuit het scherm Verzekeringsnemer in het menu Wat doen op MyBroker (makelaar) starten. MyBroker makelaar wordt geopend. Klik nu op het formulier Klantenfiche. Overloop dit document samen met uw klant. Plaats en datum werden al automatisch ingevuld. Pagina 73 van 82

74 Klik vervolgens op Bevestigen : het document verschijnt nu met een nieuwe knop Ondertekenen met EID'. Klik op de knop Ondertekenen met EID Pagina 74 van 82

75 Plaats de identiteitskaart in de lezer: de identiteitsgegevens worden gelezen. Klik op Ja om uw akkoord te geven. Laat de klant de PIN code van zijn identiteitskaart intikken. Een bevestiging verschijnt nu op het scherm: klik op OK. Het document is nu elektronisch ondertekend. Het document beschikt nu over een knop Signature Panel die de technische gegevens van de handtekening bevat. Pagina 75 van 82

76 Naast datum en plaats vindt u eveneens de handtekening terug. Het ondertekende formulier Klantenfiche is nu ook automatisch toegekomen in BRIO in de aanvragen MyBroker. Klik op de aanvraag om deze te behandelen. Het tabblad Bijlagen bevat het getekende document. Pagina 76 van 82

77 Na opslaan en bijwerking van de gegevens bevat het verbonden document in BRIO ook de informatie met betrekking tot de handtekening. Het overzicht van de verbonden documenten toont de informatie Klantenfiche wettelijke in de kolom Documenttype. Het programma om verbonden documenten op te zoeken (zie het menu Extra Verbonden documenten ) beschikt over bijkomende criteria aangaande de handtekening. Pagina 77 van 82

78 Opmerkingen 1. Hetzelfde principe is van toepassing voor het Financieel overzicht. Nadat het document ingevuld werd, klikt u op de knop Bevestigen. De knop Ondertekenen met EID verschijnt en laat u toe aldus het document te tekenen met de identiteitskaart van uw klant. Het ondertekende document komt automatisch in de MyBroker aanvragen terecht in BRIO. Door het te behandelen wordt er een verbonden document gecreëerd voor de betrokken verzekeringsnemer. 2. Een getekend document kan niet meer verplaatst, gearchiveerd of geschrapt worden. Dezelfde regels gelden ook voor de activiteiten die gekoppeld zijn aan verbonden documenten met elektronische handtekening Een prospect toevoegen Met MyBroker Makelaar kunt u nu een formulier Prospect vervolledigen op basis van de elektronische identiteitskaart (of manueel) en vervolgens dit formulier via de aanvragen MyBroker integreren in BRIO. Door de aanvraag te behandelen wordt de prospect automatisch gecreëerd. Op PC Open MyBroker Makelaar via het menu MyBroker MyBroker (makelaar) starten. Het zoekscherm Verzekeringsnemer verschijnt. Klik op de knop Start. Pagina 78 van 82

79 Klik op het formulier Prospect maken. Het formulier verschijnt op uw scherm. Klik nu op de knop eid uitlezen. Plaats de identiteitskaart in de lezer. Bevestig door op Ja te klikken. De gegevens van de identiteitskaart verschijnen. Klik op Bevestigen. Pagina 79 van 82

80 De aanvraag wordt doorgestuurd naar BRIO. In BRIO Via het menu MyBroker Aanvragen klikt u op de aanvraag om deze te behandelen. De gegevens van de prospect verschijnen. Klik op Opslaan. De prospect is nu gecreëerd. Het formulier kan ook handmatig ingevuld worden. Pagina 80 van 82

81 Consultatie van prospecten MyBroker makelaar laat nu ook de consultatie van prospecten toe. Kies via het afrolmenu voor het type Prospect. Geef dan de naam in en klik op Zoeken. Selecteer de gewenste prospect. Zijn gegevens worden getoond. Pagina 81 van 82

82 7. MyBroker Smart Als uw klant toegang heeft tot zijn gegevens kan hij vanaf nu ook gebruik maken van MyBroker Smart, de nieuwe app. Waarmee men in enkele muisklikken een schade kan aangeven vanaf een smartphone (iphone of Android). Momenteel biedt MyBroker Smart uw klanten al 2 mogelijkheden, namelijk een aangifte voertuig of een aangifte woning. Daarbij herneemt de applicatie automatisch alle noodzakelijke en gekende informatie betreffende uw klant rechtstreeks vanuit BRIO. Verder is het mogelijk om foto s mee te sturen, commentaar toe te voegen en gebruik te maken van de geolocalisatie functie. Kortom, MyBroker Smart is een praktische en intuïtieve toepassing! De aangifte komt rechtstreeks toe in MyBroker van BRIO, net zoals het geval is met een schadeaangifte verstuurd via de online MyBroker of vanaf een tablet. Hoe MyBroker Smart installeren? Neem op de smartphone de icoon App Store of Play store. Typ in het zoekveld MyBroker Smart. Als de applicatie gevonden wordt, verschijnt er eerst een scherm met de omschrijving van de toepassing. Neem hier de Install knop om het downloaden te starten. Na de download staat het MyBroker icoon op uw scherm. Bij het opstaren van MyBroker Smart moet u eerst uw adres ingeven (hetzelfde e- mailadres dat gebruikt wordt voor de Klantenzone), evenals uw wachtwoord. Nu verschijnt het MyBroker Smart scherm. U kunt nu een aangifte ingeven voor uw voertuig of uw woning. Bekijk de film via deze link Pagina 82 van 82