Projectopdracht en Plan van aanpak. Speciale lesplaats Hoogeveen

Transcriptie

1 onderwerp Projectopdracht en Plan van aanpak CONCEPT Speciale lesplaats Hoogeveen datum versie 31 mei 2011 Gemeente Hoogeveen SBP Postbus , 7900 PA Hoogeveen Tel: Fax: E: I: 1

2 Inhoud A. Inleiding 3 B. Projectopdracht 4 C. Plan van aanpak gehele project 6 D. Plan van aanpak fase 1 8 E. Plan van aanpak vervolgfasen 13 Bijlagen 1. Communicatieplan 2. Capaciteit gemeentelijke organisatie 3. Rol coördinator verkenning samenwerking 4. Persbericht 18 april

3 A. Inleiding A1. Aanleiding In Hoogeveen start een verkenning naar speciale onderwijshuisvesting voor leerlingen die buiten het regulier basisonderwijs les krijgen. Nu hebben deze kinderen in Hoogeveen nog drie alternatieven: sbo De Kameleon, sbo De Carrousel, so G.J. van der Ploegschool. Het plan is deze scholen op één locatie te huisvesten. De drie scholen hebben hun eigen kwaliteit, deskundigheid en identiteit (christelijk en openbaar). De besturen van de drie scholen zijn gezamenlijk met het initiatief gekomen om de onderwijskwaliteit te versterken, vooral door het delen van expertise en voorzieningen. Carrousel en vd Ploegschool werken al enkele jaren in die zin samen (met name rond kwaliteitszorg) en bereiden een bestuurlijke fusie voor. Het belang van de leerling staat centraal bij de besturen. Behalve de drie scholen doen ook andere partijen mee aan de samenwerkingsverkenning, zoals onderwijsaanbieders voor leerlingen met een gedragsproblematiek (cluster 4). Een andere aanleiding naast de behoefte de onderwijskwaliteit te versterken, is de noodzaak tot nieuwe huisvesting bij met name De Kameleon. Dit schoolgebouw dateert van 1960 (51 jaar oud) en is in slechte staat. Ook de Van der Ploegschool is redelijk gedateerd (1979). De Carrousel is van 1967 en inmiddels een keer gerenoveerd. De landelijke plannen voor passend onderwijs en de veranderingen die deze financieel, organisatorisch en onderwijskundig met zich mee brengen, zijn geen aanleiding voor het initatief maar eerder een extra stimulans voor het bundelen van de krachten in Hoogeveen. A2. Leeswijzer Dit document begint met een projectopdracht waarin wordt ingegaan op het doel van het project, het projectresultaat, de projectafbakening en de uitgangspunten. Dan volgt het plan van aanpak, met eerst een totaalplan voor het project en vervolgens een plan voor de eerste fase. A3. Projectaanpak Op dit project is het Protocol Projectmanagement van de gemeente Hoogeveen van toepassing. 3

4 B. Projectopdracht B1. Doel Maatschappelijk effect De betreffende leerlingen hebben kansen hun talenten te ontwikkelen. Projectdoelen 1. Een succesvolle leerloopbaan voor de kinderen die in het regulier basisonderwijs (nog) niet kunnen participeren 2. Een dekkende voorziening voor de kinderen uit Hoogeveen en de regio die vallen onder - in ieder geval - cluster 3 en 4 en SBO 3. Een oplossing voor de verouderde huisvesting 4. Een klimaat waarin de relevante organisaties vruchtbaar kunnen samenwerken om deze eerste drie doelen te bereiken B2. Projectresultaat 1. Een samenwerkingsvisie als drager voor de samenwerking binnen speciaal onderwijs en speciaal basisonderwijs op korte en lange termijn. 2. De realisatie van gezamenlijke huisvesting in de gemeente Hoogeveen voor speciaal onderwijs en speciaal basisonderwijs. B3. Projectafbakening en relatie met andere ontwikkelingen/projecten De direct betrokken projectdeelnemers zijn bestaande en geïnteresseerde partijen rondom a. Speciaal onderwijs en speciaal basisonderwijs voor leerlingen in Hoogeveen en de regio b. Zorg voor deze doelgroep c. Buitenschoolse opvang voor deze doelgroep NB: in fase 1 onderzoeken we de mogelijkheden voor voorschoolse opvang en educatie als onderdeel van het project. Afstemming met andere ontwikkelingen/projecten is in ieder geval nodig wat betreft: Project Eduwiek (i.v.m. voortgezet speciaal onderwijs waar ook de vd Ploegschool en RENN4 bij betrokken zijn) Project Wolfsbos multifunctioneel (i.v.m. ligging Carrousel in de wijk Wolfsbos en belangstelling van Promens Care/Krulekoare voor dit project en voor project Speciale lesplaats) Nieuwe wet (in voorbereiding) passend onderwijs Transformatie jeugdzorg B4. Uitgangspunten project 4

5 Leidraad MF omgeving en MFC s 1 Integraal accommodatiebeleid gemeente Hoogeveen Planning en control cyclus gemeente Hoogeveen B5. Opdrachtgever en projectleider De bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Ton Bargeman, de ambtelijk opdrachtgever is Mike Hacking, manager Strategie, Beleid en Projecten. De projectleider is Bert Hansma. 1 Zie er_wolfsbos_multifunctioneel/leidraad_mf_omgeving_en_mfc s_is_leidraad_voor_project_wolfsbos_multif unctioneel 5

6 C. Plan van aanpak gehele project C1. Projectstart en voorbereiding daarop Op 18 april 2011 is de projectstartbijeenkomst geweest in De Tamboer te Hoogeveen met de betrokken partijen. Tijdens deze bijeenkomst is eerst een persmoment geweest met daarbij een brede genodigde groep. Daarna zijn met een aantal betrokkenen de contouren getekend van dit plan van aanpak. C2. Projectfasering en resultaten C3. Financiën Fase Resultaat Planning Projectstart Plan van aanpak 18 april 2011 Fase 1 Verkenning van de Samenwerkingsvisie 1 november 2011 mogelijkheden tot samenwerking Fase 2 Haalbaarheidsonderzoek Hard plan om 1 april 2012 realisatiejaar en financiën mee te kunnen plannen Fase 3 Voorbereiding realisatie - Ontwerp Nader te bepalen - Bestemmingsplan - Overeenkomst beheer en exploitatie Fase 4 Realisatie Nieuwe huisvesting Nader te bepalen Fase 5 Nazorg Oplossing voor nog openstaande actiepunten Nader te bepalen Bij de Voorjaarsnota (vaststelling juni 2011) wordt het voorbereidingskrediet voor dit project bepaald. Bij de afronding van fase 2 (haalbaarheidsonderzoek) is bekend welk investeringskrediet nodig is en volgt besluitvorming daarover. C4. Risicoanalyse Risico s fase 1 verkenning Stroperigheid door te grote groep betrokkenen Beheersmaatregel Organisatie project met projectgroep ( binnencirkel ) en klankbordgroep ( buitencirkel ) Zie hierboven Samenwerkingskansen laten liggen door te kleine groep betrokkenen Interim directies bij vd Ploegschool en Kameleon Interimmers betrekken maar ook schoolteams meenemen, nieuwe directies direct betrekken Ruis en vertraging door onduidelijke rolverdeling Rollen bespreken en vastleggen in plan van 6

7 Risico s project algemeen Onduidelijke samenwerkingsvisie Nieuwe wetgeving passend onderwijs Verslechterde financiële situatie overheid Achterban haakt niet aan Krimp leerlingenaantal aanpak Beheersmaatregel Aandacht van alle projectbetrokkenen, zeker van projectleider en coördinator samenwerking Voldoende tijd nemen voor goede visie als basis voor hele project en voor lange termijn Het project zelf is een pro-actieve manier van omgaan met nieuwe wetgeving Democratische middelen inzetten Communicatieplan en uitvoering ervan Goede prognoses maken in fase 2 bij Programma van eisen, op basis van de juiste uitgangspunten C5. Participatie en besluitvorming Voor het project geldt een interactieve planvorming. Participatie van en interactie tussen betrokken partijen is van belang om tot een optimaal en breed gedragen projectresultaat te komen. We starten het project met de volgende participatievarianten: er is een groep die actief meedoet, een groep die actief meedenkt en een groep die meeweet, met andere woorden: die op de hoogte wordt gehouden. In het schema hieronder staat dit geschetst. In het communicatieplan (bijlage 1) staan de relaties verder uitgeschreven. Uiteindelijk ligt de besluitvorming bij stuurgroep, college van B&W en (na fase 1) gemeenteraad. Beslissen: stuurgroep, college en gementeraad Meedoen: projectgroep Meedenken: klankbord-groep Meeweten: relaties 7

8 D. Plan van aanpak fase 1 Fase 1 omvat vooral een verkenning van de mogelijkheden van samenwerking. D1. Definitie samenwerking en samenwerkingsvisie Onder samenwerking en samenwerkingsvisie in dit verband verstaan we het volgende: Samenwerking: Partijen maken afspraken over a. welke doelen ze willen bereiken door samenwerking in de nieuwe huisvesting op lange termijn b. welke partijen hier bij horen c. op welke punten ze willen samenwerken in de nieuwe huisvesting om de doelen te realiseren, te weten: kindprofiel 2 functies: zoals onderwijs, zorg, buitenschoolse opvang voorzieningen activiteiten overig d. op welke punten ze meteen al (intensiever) willen samenwerken om de doelen te realiseren e. op welke punten ze met wie (intensiever) willen samenwerken los van de nieuwe huisvesting Samenwerkingsvisie: Een notitie waarin je de afspraken vastlegt D2. Doel 1. Duidelijkheid over de mogelijkheden voor samenwerking van de betrokken partijen 2. Draagvlak bij betrokken partijen voor het projectresultaat, te weten de samenwerkingsvisie en gezamenlijke huisvesting 3. Duidelijkheid over de onderwerpen voor het haalbaarheidsonderzoek (voor fase 2) D3. Beoogd resultaat 1. Samenwerkingsvisie ondertekend door de betrokken partijen 2. Notitie met de onderwerpen benoemd die in fase 2 (haalbaarheidsonderzoek) worden onderzocht 2 Kindprofiel wil in ieder geval zeggen: voor welke leeftijden/doelgroepen 8

9 D4. Activiteiten fase 1 Activiteit Toelichting Eigenaar Besluit door Planning (streven naar afronding op) 1. Opstellen projectopdracht / plan van aanpak 2. Opstellen concept samenwerkingsvisie Dit document Projectleider College van B&W Zie ook D1 3. Subsidiescan Quickscan naar mogelijkheden subidies. Mogelijk gevolgd door een nader onderzoek naar subsidies in fase 2 (haalbaarheidsonderzoek). Projectleider 4. Toetsen concept visie Bij klankbordgroep, stuurgroep Projectleider en coördinator samenwerking 1 juni aug aug okt 2011 Bij gemeente Projectleider 1 okt 2011 Bij achterban leden projectgroep: Leden 1 okt 2011 projectgroepleden zijn verantwoordelijk voor de communicatie met de achterban. Bijvoorbeeld: schooldirecties zijn verantwoordelijk voor betrekken van schoolbesturen en schoolteams en anderen. projectgroep Bij overige partijen: landelijke coördinatoren passend onderwijs en in het veld Projectleider 5. Opstellen onderwerpen Projectleider 1 okt 2011 haalbaarheidsonderzoek 6. Opstellen plan van Projectleider 1 okt 2011 aanpak fase 2 7. Besluiten over visie en Projectleider Stuurgroep 1 nov onderwerpen haalbaarheidsonderzoek en College van B&W Ondertekenen visie Projectleider 15 nov

10 D5. Projectorganisatie fase 1 Organigram Hieronder allereerst een schematisch overzicht van de projectorganisatie voor de eerste fase met daarna een toelichting per groep. College van B&W Bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever Gemeenteraad Stuurgroep Projectleider Projectgroep o.l.v. Coördinator verkenning samenwerking Klankbordgroep College en gemeenteraad: Sturing en besluitvorming op financiën en maatschappelijke effecten Stuurgroep Doel Sturing en besluitvorming op inhoud en samenwerking Samenstelling Jan van Vulpen (v.d. Ploegschool) Jan Slagter (de Kameleon en SWV 4.06) Wim Lutgendorff (Carrousel en SWV 4.02) Leendert de Boom (RENN4) Ton Bargeman (Gemeente Hoogeveen) Leon t Hart (Coördinatie verkenning samenwerking) Bert Hansma (Gemeente Hoogeveen) Mike Hacking (Gemeente Hoogeveen) Frequentie In fase 1 tweemaal: bij toets en bij ondertekenen samenwerkingsvisie Opdrachtgevers Doel Bewaking inhoud en proces op hoofdlijnen 10

11 Projectleider Doel Bewaking inhoud en proces Projectgroep Doel Opstellen samenwerkingsvisie (NB in de vervolgfasen kan doel en samenstelling veranderen) Samenstelling Hiljo Stefes (De Kameleon) Jarich Renema (De Carrousel) Ineke Janssen (v.d. Ploegschool) Adri Blansjaar (RENN4) Hendrien Zijlstra (Ambelt) Murko Greidanus (SWV 4.02) Carla Tulleken (SWV 4.06) Leon t Hart (Coördinator verkenning samenwerking) Arie de Jong (beleidsmedewerker huisvesting speciaal onderwijs Gemeente Hoogeveen) Dorina Smid (projectmedewerker passend onderwijs Gemeente Hoogeveen) Bert Hansma (Projectleider Gemeente Hoogeveen) Taak coördinator Zie bijlage 3 Freqentie Eens per drie weken ongeveer (in overleg) Klankbordgroep Doel Toetsen van en reageren op de samenwerkingsvisie Samenstelling (bij meerdere personen van 1 organisatie volgt nog afweging wie deelneemt) 11

12 Ina Kuipers (Ambiq) Aukina de Bruin/Cathrien Burgler/Karin Kolman (Promens Care) Inge Reijnders/Bert Wienen/Sijke Dijkstra (Yorneo) Ineke Stolmeijer/Ria Hogervorst (CJG Hoogeveen) Jaap Bakker/Joan Bosma (De Twijn) Lex Olive (De Vier Provinciën) Trees Galema (RENN 4) Wilma De Graaff (REC3 Noordoost Nederland) Kees ter Heide (VO RSG Wolfsbos) Martha v.d. Molen (VO Roelof van Echten College) Bert Hansma (Gemeente Hoogeveen) Leon t Hart (Coördinator verkenning samenwerking) Eventueel andere vertegenwoordigers van de projectgroep (in overleg) NB: contact met reguliere basisscholen verloopt via SWV (bestuurder en coördinator), zie ook Communicatieplan bijlage 1. Freqentie Drie maal in fase 1: begin juli 2011, bij toets na zomervakantie 2011 en bij ondertekening 12

13 E. Plan van aanpak vervolgfasen 2, 3, 4 en 5 E1. Fase 2 Haalbaarheidsonderzoek In deze fase wordt een haalbaarheidsonderzoek gedaan naar bijvoorbeeld locaties, pogramma van eisen, financieel kader, en dergelijke. Doelen, beoogde resultaten en activiteiten volgen t.z.t. Ook worden in deze fase de bestaande en de eerste nieuwe samenwerkingsinitiatieven die in fase 1 zijn besloten verder opgepakt of opgestart. E2. Fase 3, 4 en 5 Doelen, beoogde resultaten en activiteiten volgen t.z.t. 13

14 BIJLAGE 1 Communicatieplan COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN 1. De doelgroepen ervaren de communicatie als eenduidig 2. De doelgroepen ervaren de informatie over inhoud en proces als op tijd en als goed KERNBOODSCHAP In Hoogeveen is een verkenning gaande naar speciale onderwijshuisvesting voor leerlingen die buiten het regulier basisonderwijs les krijgen. Nu hebben deze kinderen in Hoogeveen nog drie alternatieven: sbo De Kameleon, sbo De Carrousel, so G.J. van der Ploegschool. Het plan is deze scholen op één locatie te huisvesten. De drie scholen hebben hun eigen kwaliteit, deskundigheid en identiteit (christelijk en openbaar). De besturen van de drie scholen zijn gezamenlijk met het initiatief gekomen om de onderwijskwaliteit te versterken, vooral door het delen van expertise en voorzieningen. Carrousel en vd Ploegschool werken al enkele jaren in die zin samen. Het belang van de leerling staat centraal bij de besturen. Behalve de drie scholen doen ook andere partijen mee aan de samenwerkingsverkenning, zoals onderwijsaanbieders voor leerlingen met een gedragsproblematiek (cluster 4). Een andere aanleiding naast de behoefte de onderwijskwaliteit te versterken, is de noodzaak tot nieuwe huisvesting bij met name De Kameleon. De landelijke plannen voor passend onderwijs en de veranderingen die deze financieel, organisatorisch en onderwijskundig met zich mee brengen, zijn geen aanleiding voor het initatief maar eerder een extra stimulans voor het bundelen van de krachten in Hoogeveen. Zie ook het persbericht van 18 april 2011 in bijlage 4. MATRIX DOELGROEP/MIDDELEN/EIGENAAR Doelgroep Projectbetrokkenen (van stuurgroep tot klankbordgroep) Eigenaar (verantwoordelijk voor communicatie) Projectleider Relaties betrokken scholen (Schoolteams en MR) Directies in projectgroep Relaties educatie/opvang (basisonderwijs, peuterspeelzaal, kinderopvang) Leden projectgroep (bijv. via SWV naar directies) Relaties overig (project Wolfsbos multifunctioneel, project Eduwiek en anderen) Toekomstige ouders en bewoners Hgv Gemeente (relevante medewerkers) Projectleider Projectleider Middelen Site met X X X X X X mailservice* Torentje 3 X X X X X X Persberichten X X X X X X Bestaande X X X X vergaderingen /bijeenkomsten Nieuwsbrieven X X scholen Nieuwsbrief X SWV 4.02 (5x p.j.) en 4.06 Overleg project X 3 De gemeentelijke pagina in de wekelijkse uitgave op dinsdag: de Krant van Hoogeveen 14

15 * FINANCIËN Geen specifiek projectbudget nodig. MONITOREN Communicatie wordt gemonitord door projectleider en in projectgroep. 15

16 BIJLAGE 2 Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie Voor 2011 Activiteit Naam Afdeling Uren in 2011 Fase Ambtelijk Mike Hacking SBP 20 1 en 2 opdrachtgeverschap Beleid speciaal Arie de Jong SBP 50 1 en 2 onderwijs en projectondersteuning Advisering passend Dorina Smid SBP 50 1 en 2 onderwijs en projectondersteuning Inbreng visie en beleid Johanna Sellis SBP 10 1 en 2 Inbreng CJG in Ria Hogervorst/Ineke SBP 20 1 en 2 klankbordgroep Stolmeijer Communicatieadvies en Simon de Roo BMO 20 1 en 2 -ondersteuning Projectleiderschap Bert Hansma SBP en 2 Haalbaarheidsonderzoek Zefanja van Kasteel R&B 20 2 grondzaken Haalbaarheidsonderzoek Sander Klaster SBP 20 2 planeconomie Haalbaarheidsonderzoek Willem van der Heide BMO 10 2 projectcontrol Haalbaarheidsonderzoek Johan Gossen R&B 20 2 verkeer Haalbaarheidsonderzoek Johanna de Vries R&B 10 2 milieu 16

17 BIJLAGE 3 Rol coördinator verkenning samenwerking Afspraken (11 april 2011) 1. De rol van coördinator op de inhoudelijke samenwerking omvat vooral: a. Pro-actieve leiding van de toekomstgerichte gesprekken om te komen tot afspraken rond samenwerking b. Opstellen van de samenwerkingsvisie in overleg met in ieder geval de gesprekspartners en de projectleider c. Achterban van gesprekspartners betrekken bij de visievorming d. Focus op gezamenlijke belangen bij uitwisseling/samenwerking (expertise en overig) e. Aandacht voor gelijkwaardige inbreng f. Aandacht voor inbreng van buiten (bijv. voorbeeldprojecten) 2. De rol van coördinator inhoudelijke samenwerking geldt minimaal in fase 1, de fase waarin de samenwerking wordt verkend en die uitmondt in de ondertekening van een samenwerkingsvisie. Mocht na fase 1 de dan lopende samenwerking ook om een coördinator vragen, dan kijken we opnieuw naar de invulling van die rol. 17

18 BIJLAGE 4 Persbericht 18 april 2011 Verkenning naar huisvesting speciale lesplaats in Hoogeveen In Hoogeveen start een verkenning naar speciale onderwijshuisvesting voor leerlingen die buiten het regulier basisonderwijs les krijgen. Nu hebben deze kinderen in Hoogeveen nog drie alternatieven: sbo De Kameleon, sbo De Carrousel, so G.J. van der Ploegschool. Het plan is deze scholen op één locatie te huisvesten. Wethouder Ton Bargeman: Met dit initiatief hebben de gezamenlijke scholen en de gemeente Hoogeveen elkaar gevonden op ambitie, want de leerling verdient het! Bundelen krachten De drie scholen hebben hun eigen kwaliteit, deskundigheid en identiteit (christelijk en openbaar). In de ontwikkeling van onderwijskwaliteit is het winst als deze drie scholen hun krachten bundelen. In de huisvesting zijn bijzondere voorzieningen nodig. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een kook- of technieklokaal of een ruimte voor fysiotherapie en motorische remedial teaching. Deze voorzieningen kunnen dan met de drie scholen gedeeld worden. Daarnaast zijn er meerdere deskundigen die elkaar goed van dienst kunnen zijn, omdat de advisering en begeleiding van leerlingen om verschillende invalshoeken vraagt. Ook is het niet voor alle kinderen duidelijk welke speciale vorm van onderwijs het beste past. Een combinatie kan dan ook aangeboden worden. Samenwerking en planning De bedoeling is dat de leerling wel vaart bij de samenwerking. Behalve de drie genoemde onderwijspartijen doen ook andere partijen mee aan de samenwerkingsverkenning. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om onderwijsaanbieders voor leerlingen met een gedragsproblematiek (cluster 4). In Hoogeveen bestaat alleen in het voortgezet onderwijs een aanbod voor deze doelgroep. Na de verkenning met de partners volgt een haalbaarheidsonderzoek. De planning van het realisatiejaar is mede daarvan afhankelijk. Passend onderwijs De nieuwe conceptwet Passend Onderwijs vraagt om afstemming bij speciale zorgarrangementen. De eerste vraag is: wat heeft deze leerling nodig? Deze verplichting tot passende oplossingen geldt voor het regulier basisonderwijs. In de uitvoering van nodige onderwijszorg kunnen verschillende deelnemers elkaar aanvullen en de leerling beter helpen. De begeleiding en ondersteuning aan de basisscholen moet gericht zijn op voortgang in de eigen school. Voor sommige leerlingen is dat niet voldoende. Dan is een speciale (basis-)school gewenst. Het is belangrijk voor Hoogeveen dat dit onderwijs in de eigen regio gegeven kan worden. Het vervoer naar scholen elders kost niet alleen veel tijd, maar het haalt kinderen ook weg uit hun sociale omgeving. De gemeente Hoogeveen is er veel aan gelegen dat deze onderwijsvoorziening in de eigen gemeente goed wordt ingericht. 18