Projectopdracht en Plan van aanpak

Transcriptie

1 Projectopdracht en Plan van aanpak Beheersverordening Buitengebied Hoogeveen Datum: 7 oktober 2015 Eenheid Realisatie Postbus , 7900 PA Hoogeveen Telefoon Fax info@hoogeveen.nl Internet

2 PAGINA 2 VAN 11 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Projectopdracht... 3 Plan van aanpak gehele project... 5 Plan van aanpak fase Plan van aanpak vervolgfasen 2, 3, 4 en BIJLAGE 1. Communicatieplan BIJLAGE 2. Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie... 11

3 PAGINA 3 VAN 11 A. Inleiding A1. Aanleiding Aanleiding is de noodzakelijke periodieke herziening van het bestemmingsplan Buitengebied. Volgens de Wro moeten bestemmingsplannen elke 10 jaar worden herzien, om leges te mogen heffen voor omgevingsvergunningen. De huidige bestemmingsplannen zijn in november 2007 vastgesteld, waardoor het noodzakelijk is een nieuw bestemmingsplan of beheersverordening voor november 2017 vastgesteld te hebben. A2. Leeswijzer A3. Projectaanpak Op dit project is het Protocol Projectmanagement van de gemeente Hoogeveen van toepassing. B. Projectopdracht B1. Doel 1. Herziening van de huidige bestemmingsplannen Buitengebied binnen de wettelijke termijn middels het vaststellen van een beheersverordening. 2. Aansluiten bij de nieuwe Omgevingswet die per 1 januari 2018 in werking treedt. B2. Projectresultaat Een door de gemeenteraad vastgestelde beheersverordening Buitengebied binnen de wettelijke termijn van 10 jaar na vaststelling van de huidige bestemmingsplannen (22 en 30 november 2007). Deze beheersverordening voldoet aan de volgende vereisten: Digitaal conform welke wettelijke eisen. Herstellen van fouten en onjuist bestemde situaties, duidelijke begripsbepalingen Met facetbestemmingsplannen de meest belangrijke onderwerpen regelen/beleidswijzigingen Afgestemd met milieufederatie, LTO o.a. Dat ter visie heeft gelegen en inspraakavonden heeft gehad, met als doel om eventuele fouten te traceren en te herstellen, Een beleidsdocument dat tot bruikbaar is, hoewel niet optimaal is.

4 PAGINA 4 VAN 11 B3. Projectafbakening Het project start met de vaststelling van deze projectopdracht en het plan van aanpak, en eindigt op het moment dat de beheersverordening door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Na vaststelling van de beheersverordening wordt het project geëvalueerd, gearchiveerd en de projectorganisatie ontbonden. B4. Uitgangspunten project Een heldere en flexibele planologische regeling met draagvlak bij de milieufederatie cs. Doel is niet draagvlak bij de inwoners, maar wel herstellen van fouten. Idem niet intern draagvlak, wel zoveel mogelijk van de huidige fouten e.d. herstellen. Randvoorwaarde is afronden project/vaststelling door de raad vóór november Inhoud ( wat-vraag ) Repareren van de meest noodzakelijke tekortkomingen. Vastleggen van de huidige situatie Via facetbestemmingsplannen voor herstel van onvolkomenheden in huidige bestemmingsplannen, recreatie en toerisme, cultuurhistorisch beleid en actualisatie zones (externe veiligheid, geluid en dergelijke) voor onder andere aardgastransportleidingen, gasbehandelstation Nijstad, rioolwaterzuivering Nijstad, hoogspanningsleidingen en overige stationaire bronnen de meest noodzakelijke ontwikkelingen mogelijk maken. Proces ( hoe vraag ) De deadline van november 2017 is leidend. Belangrijk is dat de beheersverordening voor 22 november 2017 is vastgesteld. Nieuw beleid leggen we vast in facetbestemmingsplannen. Idem binnen beschikbare budget blijven is leidend B5. Opdrachtgever en projectleider Dit is een bestuurlijk project. De bestuurlijk opdrachtgever is Anno Wietze Hiemstra, wethouder van de gemeente Hoogeveen. De ambtelijk opdrachtgever is Richard Dekker, afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling. De projectleiders zijn: Frank Berting. Reinder Jacobi, Marije Eising (vervanging tijdens zwangerschapsverlof door Harmen van der Meer). Frank Berting fungeert als eerste aanspreekpunt voor de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. De wethouder wordt periodiek om reactie gevraagd, dan wel geïnformeerd via de trojka Aantrekkelijk Wonen dan wel bilateraal.

5 PAGINA 5 VAN 11 C. Plan van aanpak gehele project C1. Projectstart en voorbereiding daarop Op 22 april heeft een projectstartup plaatsgevonden, welke heeft geleid tot dit plan van aanpak met bijbehorende projectopdracht. De project opdracht en het plan van aanpak zijn aangepast naar het opstellen van een beheersverordening. C2. Projectfasering Fase Fase 1 Verkenning en inventarisatie: Overleg met interne gebruikers, met externe overlegpartners en met wethouder inventarisatie RO en milieu Fase 2 Uitvoering: opstellen facetbestemmingsplannen voor recreatie en toerisme, cultuurhistorisch beleid en opnemen veiligheidszones (externe veiligheid) rond stationaire bronnen, buisleidingen, transportroutes gevaarlijke stoffen en hoogspanningsleidingen en aanpassen geluidszones rondom de NAM en RWZI opstellen concept beheersverordening procedure facetbestemmingsplannen doorlopen opstellen digitale bestemmingenkaart Planning Januari t/m mei 2016 juni 2016 t/m mei 2017 Besluiten college en raad op facetbestemmingsplannen Fase 3 Procedure beheersverordening de beheersverordening ter inzage leggen, informatie avonden organiseren en reacties verwerken Vaststellen van de beheersverordening buitengebied door de raad div. tussentijds Mei t/m okt 2017 Oktober 2017

6 PAGINA 6 VAN 11 C3. Financiën Het voor het project benodigde budget wordt geraamd op: Inventarisatie Milieu ,- Inventarisatie RO ,- Overige onderzoekskosten ,- TOTAAL onderzoekskosten Personele inzet project 1 fte gedurende 1,5 jaar TOTAAL projectkosten C4. Risicoanalyse Risico s fase 1 verkenning Het nieuwe recreatie en toerisme beleid is op dit moment nog niet gereed. Dit moet uiterlijk mei 2016 vastgesteld zijn om hiervoor een facetbestemmingsplan op te kunnen stellen. Beheersmaatregel Contact houden met de projectleider recreatie en toerisme J. Bisschop Termijnen van overleg worden overschreden Vroegtijdig (bij de start van fase 1) aankondigen wanneer stukken worden toegezonden en afspraken maken over termijn van reactie Uitvoeren van de inventarisatie werkzaamheden lopen uit. Risico s fase 2 en verder Worden aan het einde van de voorafgaande fase geïnventariseerd. Risico s project algemeen Budgetoverschrijding Het niet halen van de planning Planning leidend laten zijn in het proces Vooraf duidelijke opdracht wegzetten, met levertijden en boetebepalingen en daar op sturen Beheersmaatregel Beheersmaatregel Eén van de projectleiders heeft budgetbewaking als taak. Budgetbewaking is vast onderdeel van de projectbesprekingen tussen projectleiders en opdrachtgever. Uitvoering project wordt aangepast als budgetoverschrijding dreigt; wethouder wordt geïnformeerd. Eén van de projectleiders heeft bewaking van de planning als taak.

7 PAGINA 7 VAN 11 Bespreken van de planning is vast onderdeel van de projectbesprekingen tussen projectleiders en opdrachtgever. Uitvoering project wordt aangepast als overschrijding termijnen dreigt; wethouder wordt geïnformeerd. C5. Participatie Lopende de uitwerking worden in de verschillende fasen diverse in- en externe actoren bij het project betrokken. In de uitwerking van de verschillende fasen is aangegeven hoe dit is vormgegeven. D. Plan van aanpak fase 1: verkenning en inventarisatie D1. Doel inventarisatie RO en milieu D2. Beoogd resultaat Afgeronde inventarisatie RO en Milieu Beslisdocument fase 1 en plan van aanpak voor fase 2 (de uitwerkingsfase) D3. Activiteiten fase 1 Activiteit Toelichting Eigenaar Besluit door Planning (streven naar afronding op)

8 PAGINA 8 VAN 11 Activiteit Toelichting Eigenaar Besluit door Planning (streven naar afronding op) Projectgroep idem Inventarisatie Milieu Inventarisatie RO Vooraf dient bepaald te worden welke onderdelen geïnventariseerd dienen te worden. Vervolgens vindt milieudossier-onderzoek plaats. Vooraf wordt afgewogen welke onderdelen geïnventariseerd moeten worden en op welke wijze inventarisatie nodig is. Vervolgens vindt inventarisatie plaats, met als doel te bepalen welke bedrijven en activiteiten plaatsvinden in het buitengebied. Het resultaat is een essentiele basis voor de beheersverordening Beleidsm edewerker Milieu en projectlei der projectlei der Projectgroep idem Communicatie Bepalen wie we betrekken op welk moment bij inventarisatie en kadernotitie. Bepalen welke communicatiemiddelen worden ingezet. Afstemmen met afdeling Communicatie. Afronding fase 1 Opstellen kadernotitie. Archiveren. Opstellen beslisdocument Opstellen plan van aanpak volgende fase projectlei der projectlei ders projectgroep projectgroep idem idem D4. Projectorganisatie fase 1 Projectgroep Doel Coördineren en uitvoeren van de doelen en resultaten van fase 1 (inventarisatie) Samenstelling 1. Projectleiders Frank Berting, Reinder Jacobi, Marije Eising (tijdens zwangerschapsverlof Harmen van der Meer) 2. Beleidsmedewerker RO: zie projectleiders. 3. Beleidsmedewerker milieu, J. de Vries

9 PAGINA 9 VAN Medewerker stedenbouw, nader te bepalen 5. Medewerker vergunningen (vanaf fase 2) 6. Tekenaar (vanaf fase 2) 7. Administratief ondersteuner (nader te bepalen) 8. Ambtelijk opdrachtgever Richard Dekker Naast de vaste leden van de projectgroep zijn de volgende medewerkers / disciplines agendalid en op afroep beschikbaar: 1. medewerker communicatie, Berdine Harke - Breider 2. beleidsmedewerker recreatie en toerisme / EZ, J. Bisschop 3. medewerker geo-informatie (vanaf fase 2) 4. SBC (S. van Slageren) Frequentie Tweewekelijks, later eventueel maandelijks, afhankelijk van voortgang en werkzaamheden. Te bepalen door de projectgroep. E. Plan van aanpak vervolgfasen 2, 3, 4 en 5 Fase 2 en verder Het plan van aanpak voor de volgende fase wordt opgesteld als onderdeel van het beslisdocument van de afgeronde fase. Dat betekent dat een plan van aanpak voor de uitwerkingsfase (fase 2) na afloop van fase 1 wordt opgesteld.

10 PAGINA 10 VAN 11 BIJLAGE 1. Communicatieplan Per fase worden afspraken gemaakt met en input gevraagd van de afdeling Communicatie.

11 PAGINA 11 VAN 11 BIJLAGE 2. Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie De direct betrokkenen bij dit project zijn de volgende medewerkers: 3 x beleidsmedewerkers RO die als projectleiders optreden. Zij besteden circa 60 % van hun tijd aan dit project, in concreto 2,5 tot 3 dagen per week, gedurende het hele project. Samen ca. 1,8 fte. Zij zijn hiervoor vrijgemaakt door het inhuren van 1,0 fte RO beleidsmedewerker gedurende 1,5 jaar. Tekenaar: de capaciteit hiervoor is beschikbaar. Medewerker Milieu: inzet vooral in fase 1. Tijd hiervoor is beschikbaar. Medewerker Stedenbouw: idem. Medewerker Vergunningen: inzet vanaf fase 2. Nadere afspraken met de afdelingsleiding worden gemaakt. Overige collega s: inzet is incidenteel. Adm. Ondersteuner: ondersteuning in overleg met het bedrijfsbureau van de eenheden Realisatie en Beheer. Voorafgaand aan elke fase wordt een capaciteitsplanning gemaakt voor de volgende fase en afspraken met de betreffende leidinggevenden.