Ja Hoogeveen! Projectopdracht en plan van aanpak. Concept 3 28 april 2006

Transcriptie

1 Ja Hoogeveen! Projectopdracht en plan van aanpak Concept 3 28 april 2006 Inhoud 1. Inleiding 2. Projectopdracht 3. Plan van aanpak Bijlagen: A. Planning B. Personeelsinzet C. Communicatieplan Inleiding De visie op promotie (januari 2006) vormt de basis voor het project. In deze visie stelt en onderbouwt het college van B&W dat het tijd is te werken aan gerichte imagoversterking door middel van promotie. Vervolgens schetst de visie de uitgangspunten voor het te vormen promotieplan.

2 PROJECTOPDRACHT Ja Hoogeveen! is de naam van het project dat moet leiden tot een promotieplan voor Hoogeveen. Hieronder wordt de opdracht nader omschreven. 1. Aanleiding De aanleiding tot het project staat weergegeven in de promotievisie (par. 2). Kort samengevat is de aanleiding: 1. Hoogeveen wordt zelfbewuster: Hoogeveen staat op een kruispunt in zijn geschiedenis, de puber staat op de drempel van de adolescentie en volwassenheid. Het zelfbewustzijn groeit en wordt versterkt door successen en prestaties op diverse terreinen. Er klinkt een roep om een nieuwe houding van Hoogeveners over Hoogeveen. 2. Structuurvisie: de ambities en de gewenste identiteit zijn bepaald. Kwaliteit is de rode draad. Groeien naar inwoners in 2030 is een van de ambities. Zelfbewustzijn en eigenwaarde heeft met het maken van de Structuurvisie een impuls gekregen. 3. Rol overheid: de raad ziet de gemeente in dit tijdsvak graag in de rol van vernieuwer, inspirator en regisseur. 4. Economische acquisitie en promotie: draait goed en volgens plan, maar er is een sterke behoefte aan een paraplu om een goed gevoel bij ondernemende relaties los te maken. 2. Doel Het algemene doel van promotie Hoogeveen is imagoversterking. 3. Beoogde projectresultaten We willen een promotieplan opstellen dat draagvlak heeft bij de belangrijkste betrokkenen in en buiten de gemeentelijke organisatie. Op basis van het promotieplan stellen we een uitvoeringsprogramma op. 4. Afbakening Wat is promotie? Promotie is marketing-communicatie. We zetten Hoogeveen gericht in een te bepalen markt en communiceren binnen dat kader over de goede kanten van Hoogeveen. Promotie is bedoeld om de imagoversterking te versnellen en om te inspireren. Promotie biedt focus en een platform voor de successen op diverse terreinen (zie schema 1). 2

3 Imagoversterking Promotie Ruimtelijke ontwikkelingen Schema 1 Sociale ontwikkelingen Economische ontwikkelingen Culturele en toeristische ontwikkelingen En meer Wat is promotie niet? Promotie is marketing-communicatie, dus niet productontwikkeling of productvernieuwing. Met andere woorden: promotie is niet hetzelfde als het organiseren van Hartstocht in Hoogeveen of een open bedrijvendag, het opknappen van een weg of buurt, het aanleggen van een bedrijventerrein, het verbeteren van de gemeentelijke dienstverlening, enzovoort. Dit zijn producten die we mogelijk in de promotie van Hoogeveen kunnen gebruiken, maar de ontwikkeling of vernieuwing ervan valt buiten dit project. Welke producten en onderwerpen aan bod komen in het promotieplan, wordt in het project vastgesteld. Daartoe worden eerst criteria bepaald om keuzes te kunnen maken. Promotie is een van de communicatieinstrumenten die we kunnen inzetten om de gemeentelijke beleidsdoelen te ondersteunen. Promotie impliceert het maken van andere keuzes dan bij een communicatie-instrument als voorlichting. Via promotie benadrukken we de sterke kanten van de zaak en willen we beïnvloeden. Bij voorlichting zijn we transparant en genuanceerd en wijzen we de ontvangers op hun rechten. Zie het schema hieronder. Schema 2 Communicatie-instrumenten Zender centraal Beïnvloeding groot Propaganda Reclame en promotie Ontvanger centraal Beïnvloeding klein P.R. Voorlichting Informatie Wat is promotiebeleid niet? Promotiebeleid omvat niet ander gemeentelijk communicatiebeleid. Promotiebeleid vormt wel een kapstok voor verdere beleidsontwikkeling: Opstellen representatiebeleid Opstellen evenementenbeleid Opstellen gemeentelijke communicatievisie en gerelateerde actiepunten, zoals opstellen/bijsturen arbeidsmarktcommunicatiebeleid, interne-communicatiebeleid, huisstijl 3

4 5. Opdrachtgever en -nemer De bestuurlijk opdrachtgever namens het college van B&W is de burgemeester. Ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris. Opdrachtnemer en tevens projectleider is de manager van Advies. 6. Projectleiding De projectleider is de manager van Advies. Een adviseur van Advies/communicatie is assistent-projectleider. In hoofdlijnen is de rol- en taakverdeling als volgt: de projectleider organiseert het project (randvoorwaarden en activiteiten) en is voorzitter van projectbijeenkomsten. De assistent-projectleider adviseert (vanuit zijn communicatiedeskundigheid) en schrijft de projectdocumenten (behalve het promotieplan zelf). De projectleiding wordt ondersteund door een administratief-secretarieel medewerker van het projectbureau. 7. Participatiekeuze Bij het project worden ook externe personen en partijen gevraagd mee te denken. Zij gaan samen een klankbordgroep vormen. In elke fase van het project heeft de groep een adviesrol. In fase 2 (opstellen plan) krijgt de groep een open adviesvraag (participatieve bestuursstijl), in fase 1 (inventarisatie) en 3 (opstellen uitvoeringsprogramma) een gesloten adviesvraag (consultatieve bestuursstijl). Bij de uitvoering de jaren daarop is het vooral zaak partners te vinden en als gemeente de faciliterende, samenwerkende en delegerende bestuursstijl te hanteren. 4

5 PLAN VAN AANPAK Bij de projectstart is naast een duidelijke opdrachtbeschrijving een plan voor de projectaanpak noodzakelijk. Opdracht en aanpak geven samen richting aan het project. Keuzes die hier nu gemaakt zijn hoeven niet opnieuw ter discussie te komen. 1. Projectstructuur Het project kent drie fasen. Deze fasen worden telkens afgesloten met besluitvorming over het resultaat dat bereikt is in die fase en het plan van aanpak van de volgende fase. Fase 1: Inventarisatie We inventariseren de onderwerpen die aan bod komen in het promotieplan. Met onderwerpen wordt bedoeld de kansrijke product-marktcombinaties en eventuele overige thema s, bijvoorbeeld een markering/merk voor Hoogeveen. Voorafgaand aan het maken van een onderwerpenlijst worden selectiecriteria voor die onderwerpen bepaald. Aan de hand van de onderwerpen gaan we uitgangspunten benoemen voor het promotieplan. De algemene uitgangspunten in de visie horen daar in ieder geval bij. De uitgangspunten geven aan hoe we de onderwerpen willen uitwerken. Fase 2: Opstellen promotieplan We vertalen de uitgangspunten in een promotieplan. Fase 3: Opstellen uitvoeringsprogramma Na besluitvorming over het promotieplan maken we een uitvoeringsprogramma met daarin aandacht voor prioriteit, planning en uitvoeringsafspraken. Fase 1: Inventarisatie Doel: Het inventariseren en vaststellen van onderwerpen en uitgangspunten van het op te stellen promotieplan. Beoogd resultaat: Een door de raad vastgesteld beslisdocument met een onderwerpenlijst en uitgangspuntenlijst. Toelichting De gemeente stelt de selectiecriteria op en benoemt de onderwerpen. De uitkomsten worden als concept besproken met een brede klankbordgroep. De gemeente informeert en consulteert op dat moment. Vervolgens stelt de gemeente de uitgangspunten op voor het promotieplan. Activiteiten: 1.1 Formuleren selectiecriteria voor promotie-onderwerpen in interne projectgroep 1.2 Selecteren onderwerpen in interne projectgroep 1.3 Bij externe deelnemers aan het project (brede klankbordgroep) selectiecriteria en onderwerpen toetsen 5

6 1.4 Vaststellen uitgangspunten voor het promotieplan in interne projectgroep 1.5 Opstellen beslisdocument fase 1 en plan van aanpak fase Vaststellen beslisdocument fase 1 en plan van aanpak fase 2 door raad Fase 2: Opstellen promotieplan Doel: Het opstellen van een breed gedragen promotieplan op basis van de uitgangspunten zoals in fase 1 geformuleerd. Beoogd resultaat: Een wervend en inspirerend promotieplan vastgesteld door de gemeenteraad. Toelichting De vorm van het promotieplan is nog ter uitwerking. Het moet een communicatiemiddel zijn dat de doelgroepen inspireert en wervend werkt. De vraag is of het een brochure moet worden en/of een ander middel. Activiteiten: 2.1 Selectiecriteria formuleren voor bureau dat promotieplan opstelt. Een gespecialiseerd bureau kan deze incidentele klus professioneel en zorgvuldig voor ons verrichten. 2.2 Bureaus uitnodigen en selectie maken 2.3 Opdracht verstrekken aan bureau 2.4 Opstellen promotieplan Interactieve bijeenkomst bureau, projectgroep en klankbordgroep Opstellen concept (bureau) Toetsen concept (bureau, projectgroep en klankbordgroep) Definitief plan (bureau) 2.5 Opstellen beslisdocument fase 2 en plan van aanpak fase Vaststellen promotieplan door gemeenteraad en vaststellen beslisdocument fase 2 en plan van aanpak fase 3 Fase 3: Opstellen uitvoeringsprogramma Doel: Het opstellen van een uitvoeringsprogramma op basis van het in fase 2 vastgestelde promotieplan. Beoogd resultaat: Een door het college vastgesteld uitvoeringsprogramma vastgelegd in een beslisdocument. Activiteiten: 6

7 3.1 Inventariseren van uitvoeringsprojecten vanuit het promotieplan door interne projectgroep. 3.2 Organisatorisch en financieel vertalen van projecten uit Prioriteiten stellen in projectgroep en toetsen bij klankbordgroep 3.4 Opstellen uitvoeringsprogramma (organisatorisch, planning, financieel) 3.5 Vaststellen uitvoeringsprogramma en beslisdocument fase 3 door college 3.6 Opheffen projectorganisatie 2. Projectorganisatie Wat Wie Rol Participatievorm BO en AO Besluitvormend Strategisch Overleg (SO) BO AO PL (Projectleider) Besluitvormend en - voorbereidend Projectgroep Kernteam: PL, assistent PL, ondersteuner, medew. EZ/p&a Projectgroep breed: het kernteam plus aanvullend: medew. Cultuur, Jeugd, Ruimte, comm. Klankbordgroep Externe betrokkenen: ANB: 1 HOC: 1 Zakenkring: 1 PC Hoofdstraat: 1 RveC/RSG wolfsbos: 1 Alfa College/Drenthe College: 1 Hoogeveensche Courant: 1 Dagblad van het Noorden: 1 Domesta: 1 Woonconcept: 1 Makelaars: 2 (woning en bedrijf) ANWB/VVV: 1 Aangemelde inwoners: ca. 3 Serviceclubs: 2 Tamboer: 1 Luxor: 1 Horeca: 1 Bethesda: 1 Communicatiekring Aansturend en initierend Adviserend Adviserend Advisering over open adviesvraag in fase 1 en 2, over gesloten adviesvraag in fase 3 Advisering over open adviesvraag in fase 2 (participatieve bestuurssstijl), over gesloten adviesvraag in fase 1 en 3 (consultatieve bestuursstijl) 7

8 3. Besluitvorming Hoogeveen: 3 Overig uit verenigingsleven: 3 Fase Onderwerp Wie Wanneer Projectstart Vaststellen externe Bestuurlijke en Feb/Maart 2006 deelnemers ambtelijke opdrachtgever (BO en AO) Projectopdracht en Plan College April 2006 van aanpak Fase 1 Beslisdocument fase 1 College en raad Juni/juli 2006 Plan van aanpak fase 2 College en raad Idem Fase 2 Opdrachtverstrekking BO en AO Oktober 2006 bureau Vaststellen promotieplan, College en raad Maart 2007 beslisdocument fase 2 en plan van aanpak fase 3 Fase 3 Vaststellen uitvoeringsprogramma en beslisdocument fase 3 College April Financiën Wat Onderwerp Kosten Projectkosten extern Extern bureau klankbordfunctie hele project Extern bureau promotieplan fase Administratie (ruimtehuur, bezoeken/excursie/kennismaking, e.d.) Drukwerk promotieplan Subtotaal: kosten 2006 (via begrotingswijziging) Onvoorzien Projectkosten intern Inzet personeel Kosten uitvoeringsprogramma 2007 (voorjaarsnota 2006) Vanaf 2008 jaarlijks of (voorjaarsnota 2007) PM 8

9 5. Risico s Fase Risico Beheersmaatregel Algemeen Geen focus (onderwerpenkeuzes, markering) Opvangen in fase 1 Verkeerde verwachtingen externe betrokkenen Kaders helder communiceren Projectstart Kosten Capaciteit Budget tijdig zoeken Capaciteit tijdig zoeken binnen organisatie Fase 1 Draagvlak plan Initiatief en leiderschap tonen als gemeente Interactieve aanpak Enthousiasmeren Planning aanhouden Fase 2 Draagvlak plan Idem Wervend en inspirend plan Financieel: raming van uitvoeringskosten in promotieplan Opvangen door fasering in uitvoeringsprogramma Fase 3 Draagvlak plan Zie bij fase 1 Kosten uitvoeringsprogramma Prioritering en fasering 6. Planning Zie globaal bij 3. Besluitvorming en gedetailleerd in bijlage A. 7. Personeelsinzet Zie bijlage B. 9