HANDLEIDING. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker. TFC TrainingsMedia

Transcriptie

1 HANDLEIDING Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker TFC TrainingsMedia

2 Video Arts Limited Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: Performance Review 2 In Nederland en België uitgebracht door: TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) / Bestelnummer handleiding: Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3546 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

3 Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Over Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker... 5 Synopsis van het programma... 5 Tips voor toepassing Leerpunten... 7 Bereid informatie over het verleden voor... 7 Bereid suggesties over het heden voor... 7 Bereid ideeën voor de toekomst voor Trainingsopzet... 9 Over de training... 9 Cursusprogramma Uitwerking van de trainingsopzet Zelfstudie Over dit hoofdstuk...15 Inleiding Synopsis van het programma Tips voor toepassing Uitwerking van het zelfstudieprogramma Antwoordsuggesties Leerpunten Cursistenmateriaal Actieplan Leerpunten Doelstellingen De aanpak Opzet van de training Effectieve functioneringsgesprekken: voorbereiding over Prestaties uit het verleden gebruiken Praten over het heden Naar de toekomst kijken De voorbereiding van de medewerker Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 3

4 4 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

5 1. Inleiding Over Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker Functioneringsgesprekken moeten een positieve, stimulerende ervaring zijn die medewerkers helpen om hun prestaties te verbeteren, managers helpen om beter te managen en organisaties tot aantrekkelijkere en productievere plekken om te werken maken. Helaas bereiken niet alle functioneringsgesprekken dit resultaat en sommige komen niet eens in de buurt. Succes is afhankelijk van hoe beide partijen de manager en de medewerker zich gedragen. Als zij het functioneringsgesprek niet belangrijk vinden, als zij het zien als een kwestie van lijstjes afvinken of formulieren invullen, als één van beiden slecht is voorbereid, als de manager niet de juiste competenties heeft, als de medewerker zich lastig gedraagt, dan zou het voor niemand een verrassing moeten zijn als het gesprek tijdverspilling blijkt te zijn. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker illustreert wat medewerkers kunnen doen als hun functioneringsgesprek gehouden wordt door een manager die er niet erg goed in is. Het programma kan ook voor zelfstudie worden gebruikt. Hoofdstuk 4 bevat een complete opzet voor zelfstudie. Synopsis van het programma Ray, de baas van Tracy, die op de transportafdeling van een grote organisatie werkt, weet niet hoe hij een functioneringsgesprek moet houden. Helaas gelooft Tracy dat zij hier niets aan kan doen, dus bereiken ze niets met hun gesprekken. Op een dag ontdekt ze dat ze een nuttig virus op haar computer heeft. Dit virus laat haar zien hoe ze het functioneringsgesprek met Ray kan ombuigen door zich voor te bereiden en informatie over haar prestaties uit verleden en heden te gebruiken en te bepalen waar ze in de toekomst heen wil in haar werk. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 5

6 Tips voor toepassing 1. Bekijk het programma enkele malen voor aanvang van uw training, om vertrouwd te raken met de belangrijkste scènes en de goed/fout-voorbeelden. 2. Lees deze handleiding door. 3. Bepaal hoe u de hoofdpunten wilt belichten en welke andere leerpunten, relevant voor uw groep, u in uw training wilt verwerken. 4. Bereid de handouts en overheadsheets voor. Planning Breng de deelnemers en hun managers tenminste twee weken voor de training op de hoogte van: tijd plaats cursusopzet doelstellingen 6 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

7 2. Leerpunten Bereid informatie over het verleden voor Kijk terug naar het vorige functioneringsgesprek. En vergeet de wijzigingen niet die zijn doorgevoerd in tussentijdse evaluatiegesprekken in de loop van het jaar. Noem positieve resultaten. Het is heel belangrijk om te zorgen dat functioneringsgesprekken niet alleen, of grotendeels, gaan over dingen die niet goed gegaan zijn. Bespreek manieren om fouten recht te zetten. Er zijn maar weinig mensen die geen fouten maken of niet te ver gaan of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden die hun plannen in de war schoppen. En degenen die dit niet doen, werken waarschijnlijk op de automatische piloot. Het belangrijkste wat u met fouten moet doen is ze gebruiken als leerkans. Dat vergt voorbereiding. Bereid suggesties over het heden voor Wees eerlijk over uw zwakke punten. Het functioneringsgesprek is bedoeld om u te helpen uw werk beter en makkelijker te doen. Hiervoor moet u onder andere een open gesprek aangaan over hoe u uw zwakke punten kunt afzwakken of omzeilen. De eerste stap in dat proces is eerlijk zijn tegen uzelf over dingen waar u niet zo goed in bent en naar het functioneringsgesprek gaan met ideeën over hoe u deze problemen gaat aanpakken. De oplossing is niet altijd een gedragsverandering of het aanleren van nieuwe competenties. Soms is het mogelijk om een collega de dingen te laten doen waar u niet goed in bent, terwijl u uw sterke punten toepast op taken waar hij minder goed in is. Benadruk uw sterke punten. Het is deprimerend, zinloos en onrealistisch om het hele functioneringsgesprek lang alleen maar boete te doen. Benoem waar u goed in bent en vraag uw baas om u te helpen uw sterke punten effectiever te gebruiken. Bespreek actuele problemen. Het is heel positief om een functioneringsgesprek te verlaten met acties die u direct kunt implementeren. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 7

8 Bereid ideeën voor de toekomst voor Uw competenties verbeteren. Dit kan het volgen van formele trainingen en opleidingen inhouden, maar in veel gevallen betekent het nadenken over nieuwe competenties die u zullen helpen uw werk beter te doen en hoe u deze het beste kunt verwerven. Meer ervaring opdoen. Eén van de grootste factoren die de efficiency van organisaties belemmert, is de groei van functionele zuilen groepen medewerkers die goed zijn in wat ze doen, maar totaal geen idee hebben van de invloed van hun werk op dat van anderen. Het verbreden van uw horizon binnen de organisatie kan uw waarde als medewerker flink vergroten en is ook goed voor uw loopbaan. Lange-termijnplanning. Het is maar al te makkelijk om belangrijke, lange-termijnactiviteiten op het werk te laten verdringen door urgente, korte-termijntaken. Functioneringsgesprekken zijn een kans om afstand te nemen en naar de toekomst te kijken. En tot slot bevestig actiepunten en maak een afspraak voor evaluatie. 8 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

9 3. Trainingsopzet Over de training Doelgroep Het programma is bedoeld voor alle medewerkers die een functioneringsgesprek krijgen. Aantal deelnemers Acht tot twaalf personen is de optimale groepsgrootte. Doelstellingen Na afloop van de training hebben de deelnemers het volgende geleerd: Ze begrijpen hoe ze zich moeten voorbereiden en informatie over hun prestaties uit heden en verleden moeten gebruiken, in combinatie met hun plannen en ambities voor de toekomst; op deze manier kunnen ze een positief resultaat uit hun functioneringsgesprek halen, zelfs als hun manager niet goed is in het houden van functioneringsgesprekken. Ze kunnen specifieke acties benoemen die ze kunnen ondernemen om hun functioneringsgesprekken te verbeteren. Benodigde materialen Het programma Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker en de apparatuur om dit te vertonen. Een overheadprojector en scherm. Een flipover en stiften in verschillende kleuren. Voldoende kopieën van de handouts. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 9

10 Cursusprogramma Sessie Inhoud Tijdsduur Sessie 1 Sessie 2 Sessie 3 Sessie 4 Sessie 5 Inleiding Doelstellingen Opzet van de training Aanpak Prestaties uit het verleden gebruiken Vertoning video Oefening Discussie Praten over het heden Vertoning video Oefening Discussie Naar de toekomst kijken Vertoning video Discussie Actieplan Individueel werk Discussie Totale tijdsduur: 10 minuten 30 minuten 30 minuten 30 minuten 30 minuten 2 uur en 10 minuten Uitwerking van de trainingsopzet Inleiding 10 minuten Toon Overheadsheet 1 en vat aan de hand hiervan de doelstellingen van de training samen. Toon Overheadsheet 2 om uit te leggen hoe u gaat samenwerken om deze doelstellingen te bereiken. Benadruk het belang van discussies om de leerpunten van het programma te relateren aan de werkomstandigheden van de deelnemers. Vraag de deelnemers om hun specifieke doelstellingen voor de training te noteren. Toon Overheadsheet 3 en neem aan de hand hiervan de opzet van de training door. 10 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

11 Prestaties uit het verleden gebruiken 30 minuten Toon Overheadsheet 4 en leg aan de hand hiervan uit dat effectieve functioneringsgesprekken gebaseerd zijn op een grondige voorbereiding over: Het verleden Het heden De toekomst Vertel de deelnemers dat ze zo meteen gaan kijken naar het programma Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker. Dit programma gaat over hoe voorbereiding een medewerker kan helpen een positieve ervaring te maken van het functioneringsgesprek, zelfs wanneer de manager niet echt goed is in het managen van het gesprek. Vertel de deelnemers dat u het programma in delen gaat vertonen en tussendoor stopt voor een bespreking van de leerpunten. Vraag hen tijdens het bekijken van het eerste deel van het programma de belangrijkste leerpunten te noteren. Vertoon Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker totdat het tekstplaatje in beeld komt met de samenvatting van de drie aspecten voor het voorbereiden van de evaluatie van prestaties uit het verleden: Dat was het verleden. Kijk terug naar het vorige gesprek, noem positieve resultaten en bespreek manieren om fouten recht te zetten. Leid een korte discussie over de leerpunten. Dit zijn: Kijk terug naar het vorige functioneringsgesprek. Wanneer Ray Tracy vertelt wat hij gehoord heeft over haar te laat komen, kan Tracy antwoorden (en hem laten zien) Tracy: Dat is vorig jaar ook besproken. Ik heb problemen met het forenzen. De trein is onbetrouwbaar. We hebben afgesproken dat ik langer blijf als ik te laat kom. Noem positieve resultaten. Benadruk hoe belangrijk het is om te zorgen dat functioneringsgesprekken niet alleen, of grotendeels, gaan over dingen die niet goed gegaan zijn. Omdat ze zich heeft voorbereid kan Tracy verwijzen naar het bedankbriefje dat ze ontvangen heeft omdat ze eerder dit jaar een probleem heeft opgelost. Bespreek manieren om fouten recht te zetten. Tracy laat zien dat ze heeft nagedacht over hoe ze kan voorkomen dat het probleem met de kerstdrukte zich herhaalt. Tracy: De uitzendkrachten konden het niet aan. Als we ze een week eerder laten komen, kunnen we ze goed opleiden. Verdeel de deelnemers in paren. Vraag hen het volgende te benoemen en met elkaar te bespreken: Eén resultaat uit het afgelopen jaar waar ze heel tevreden over zijn. Eén ding dat mis is gegaan maar waarvan ze nu weten hoe ze dit moeten voorkomen als er nog eens iets dergelijks gebeurt. Vraag om een aantal voorbeelden van beide en bespreek deze. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 11

12 Toon Overheadsheet 5 en vat aan de hand hiervan deze sessie samen. Praten over het heden 30 minuten Het tweede deel van het programma gaat over hoe u zich moet voorbereiden op het bespreken van huidige prestaties. Vraag de deelnemers tijdens het bekijken van het programma de belangrijkste leerpunten te noteren. Vertoon Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker totdat het tekstplaatje in beeld komt met de samenvatting van de drie aspecten van het voorbereiden van het bespreken van het heden: Zo bereidt u het heden voor. Leid een korte discussie over de leerpunten. Dit zijn: Wees eerlijk over uw zwakke punten. Het functioneringsgesprek is bedoeld om u te helpen uw werk beter en makkelijker te doen. Hiervoor moet u onder andere een open gesprek aangaan over hoe u uw zwakke punten kunt afzwakken of omzeilen. De eerste stap in dat proces is eerlijk zijn tegen uzelf over dingen waar u niet zo goed in bent en naar het functioneringsgesprek gaan met ideeën over hoe u deze problemen gaat aanpakken. Leg uit dat ze als oplossing niet altijd hun gedrag hoeven te veranderen of nieuwe competenties moeten leren. Soms is het mogelijk om een collega de dingen te laten doen waar ze niet goed in zijn, terwijl ze hun sterke punten toepassen op taken waar de ander minder goed in is. Tracy is heel snel en kan goed werken onder druk, maar ze heeft moeite met accuraat werken. Dus zegt ze tegen haar manager: Tracy: Karin vindt het wel leuk en zij kan niet tegen tijdsdruk. Benadruk uw sterke punten. Voorafgaand aan het gesprek heeft Tracy nagedacht over het feit dat ze goed om kan gaan met druk en over hoe ze dit sterke punt beter kan benutten. Bespreek actuele problemen. Ze stelt voor om het werk zodanig te reorganiseren dat zowel haar sterke punten als die van Karin benut worden. Tracy: Als zij de controles doet voor de lange en korte ritten, dan doe ik de spoedklussen voor allebei. Verdeel de deelnemers weer in paren (bij voorkeur andere paren). Vraag hen een sterk punt te benoemen en met elkaar te bespreken hoe ze dat effectiever denken te kunnen benutten. Vraag de deelnemers om een aantal voorbeelden te noemen en bespreek deze. Toon Overheadsheet 6 en vat aan de hand hiervan deze sessie samen. Naar de toekomst kijken 30 minuten In het functioneringsgesprek wordt zeker teruggekeken naar prestaties uit het verleden. Vertel de deelnemers dat het absoluut geen zin heeft om dit te doen als ze de lessen die ze geleerd hebben niet gebruiken om beter te gaan presteren in de toekomst. Dat is het derde aspect van haar werk waar Tracy over na moet denken. 12 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

13 Vertoon het laatste deel van het programma tot aan het moment waarop Tracy zegt: Tracy: Alsof dat helpt. Computervirus: Wie weet. En het Computervirus antwoordt: Met die attitude zal ze natuurlijk niet ver komen. Vraag de deelnemers om voorbeelden van vragen die ze kunnen stellen of gesprekspunten over hun toekomst die ze willen behandelen in een functioneringsgesprek met hun manager. Toon de rest van het programma. Benadruk het zeer belangrijke laatste leerpunt uit het programma de noodzaak om actiepunten te bevestigen en een afspraak voor evaluatie te maken. Achterhaal hoeveel van de deelnemers evaluatiegesprekken hebben, ofwel met hun manager ofwel met hun medewerkers, tijdens de beoordelingsperiode. Toon Overheadsheet 7 en vat aan de hand hiervan deze sessie samen. Toon Overheadsheet 8 en vat aan de hand hiervan de drie belangrijkste aspecten samen die medewerkers moeten betrekken bij hun voorbereiding op een functioneringsgesprek. Actieplan 30 minuten Verdeel de deelnemers in groepjes van drie. Deel Handout 1 uit en vraag hen om deze in te vullen. Vraag een aantal deelnemers om voorbeelden te noemen en bespreek deze. Toon Overheadsheet 1 en vat aan de hand hiervan de doelstellingen van de training nog eens samen. Deel Handout 2 uit. Hierop staan de leerpunten nog eens samengevat. Bedank de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 13

14 14 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

15 4. Zelfstudie Over dit hoofdstuk In dit hoofdstuk vindt u een complete trainingsopzet voor zelfstudie aan de hand van het programma Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker. Inleiding Functioneringsgesprekken moeten een positieve, stimulerende ervaring zijn die medewerkers helpen om hun prestaties te verbeteren, managers helpen om beter te managen en organisaties tot aantrekkelijkere en productievere plekken om te werken maken. Helaas bereiken niet alle functioneringsgesprekken dit resultaat en sommige komen niet eens in de buurt. Succes is afhankelijk van hoe beide partijen de manager en de medewerker zich gedragen. Als zij het functioneringsgesprek niet belangrijk vinden, als zij het zien als een kwestie van lijstjes afvinken of formulieren invullen, als één van beiden slecht is voorbereid, als de manager niet de juiste vaardigheden heeft, als de medewerker zich lastig gedraagt, dan zou het voor niemand een verrassing moeten zijn als het gesprek tijdverspilling blijkt te zijn. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker illustreert wat medewerkers kunnen doen als hun functioneringsgesprek gehouden wordt door een manager die er niet erg goed in is. Doelstellingen Na afloop van de training heeft u het volgende geleerd: U begrijpt hoe u zich moet voorbereiden en informatie over uw prestaties uit heden en verleden moet gebruiken, in combinatie met uw plannen en ambities voor de toekomst. Op deze manier kunt u een positief resultaat uit uw functioneringsgesprek halen, zelfs als uw manager niet goed is in het houden van functioneringsgesprekken. U kunt specifieke acties benoemen die u kunt ondernemen om uw functioneringsgesprekken te verbeteren. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 15

16 Synopsis van het programma Ray, de baas van Tracy, die op de transportafdeling van een grote organisatie werkt, weet niet hoe hij een functioneringsgesprek moet houden. Helaas gelooft Tracy dat zij hier niets aan kan doen, dus bereiken ze niets met hun gesprekken. Op een dag ontdekt ze dat ze een nuttig virus op haar computer heeft. Dit virus laat haar zien hoe ze het functioneringsgesprek met Ray kan ombuigen door zich voor te bereiden en informatie over haar prestaties uit verleden en heden te gebruiken en te bepalen waar ze in de toekomst heen wil in haar werk. Tips voor toepassing U kunt het zelfstudieprogramma: Stap voor stap doorlopen Het programma bestaat uit vier secties: Inleiding en het gebruik van prestaties uit het verleden Praten over het heden Naar de toekomst kijken Uw actieplan U moet deze secties wel in de juiste volgorde doorlopen, maar u hoeft ze niet allemaal in één keer te doen. De tijdsduur van het programma aanpassen Als u minder tijd aan het programma wilt besteden, laat dan de oefeningen weg waarin u antwoorden op vragen moet noteren. Benodigde materialen Het programma Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker en de apparatuur om dit te vertonen. Pen en papier. Uitwerking van het zelfstudieprogramma Uw doelstellingen Voordat u met het programma begint, moet u eerst noteren wat u specifiek van deze training wilt leren. Noteer uw doelstellingen. 16 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

17 Sectie 1: Inleiding en het verleden gebruiken Wat kan de medewerker doen? Niet elke manager is goed in het houden van functioneringsgesprekken en sommigen zijn er zelfs heel slecht in. Wat kunt u doen als u een slecht functioneringsgesprek krijgt? Kort gezegd is er niet veel wat u kunt doen tenzij u zich grondig en systematisch op het gesprek heeft voorbereid. Bij de voorbereiding op een functioneringsgesprek moet u nadenken over: Prestaties uit het verleden Problemen in het heden Vooruitgang in de toekomst Prestaties uit het verleden gebruiken Het eerste deel van Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker gaat over het beoordelen van prestaties uit het verleden. Bekijk Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker totdat het tekstplaatje in beeld komt met de samenvatting van de drie aspecten voor het voorbereiden van de evaluatie van prestaties uit het verleden: Dat was het verleden. Kijk terug naar het vorige gesprek, noem positieve resultaten en bespreek manieren om fouten recht te zetten. Noteer tijdens het bekijken van de video de belangrijkste leerpunten. Op pagina 19 staan antwoordsuggesties. Denk na over uw werk in de afgelopen beoordelingsperiode en beschrijf: Eén resultaat waarover u heel tevreden bent. Eén ding dat is misgegaan waarvan u nu weet dat u het kunt voorkomen als er nog eens iets dergelijks gebeurt. Sectie 2: Praten over het heden Het tweede deel van Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker gaat over hoe u zich voorbereidt op het bespreken van huidige prestaties. Bekijk Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker totdat het tekstplaatje in beeld komt met de samenvatting van de drie aspecten van het voorbereiden van het bespreken van het heden: Zo bereidt u het heden voor. Noteer tijdens het bekijken hiervan de belangrijkste leerpunten. Op pagina 19 staan antwoordsuggesties. Denk na over uw huidige werk. Noteer een voorbeeld van een sterk punt dat u effectiever zou kunnen benutten. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 17

18 Sectie 3: Naar de toekomst kijken In het functioneringsgesprek wordt zeker teruggekeken naar prestaties uit het verleden. Het heeft echter absoluut geen zin om dit te doen als u de lessen die u geleerd heeft niet gebruikt om beter te gaan presteren in de toekomst. Dat is het derde aspect van haar werk waar Tracy over na moet denken. Het derde deel van Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker gaat over hoe u zich voorbereidt op kijken naar de toekomst. U gaat dit deel in twee secties bekijken. Bekijk het laatste deel van de video tot aan het moment waarop Tracy zegt: Tracy: Alsof dat helpt. En het Computervirus antwoordt: Computervirus: Wie weet. Denk na over uw toekomstige werk. Noteer welke vragen u kunt stellen en welke aspecten van uw toekomstige werk u wilt bespreken in een functioneringsgesprek met uw manager. Bekijk de rest van de video. De leerpunten uit dit laatste deel van de video zijn: Uw competenties verbeteren Dit kan het volgen van formele trainingen en opleidingen inhouden, maar in veel gevallen betekent het nadenken over nieuwe competenties die u zullen helpen uw werk beter te doen en hoe u deze het beste kunt verwerven. Meer ervaring opdoen Eén van de grootste factoren die de efficiency van organisaties belemmert, is de groei van functionele zuilen groepen medewerkers die goed zijn in wat ze doen, maar totaal geen idee hebben van de invloed van hun werk op dat van anderen. Het verbreden van uw horizon binnen de organisatie kan uw waarde als medewerker flink vergroten en is ook goed voor uw loopbaan. Lange-termijnplanning Het is maar al te makkelijk om belangrijke, lange-termijnactiviteiten op het werk te laten verdringen door urgente, korte-termijntaken. Functioneringsgesprekken zijn een kans om afstand te nemen en naar de toekomst te kijken. En tot slot bevestig actiepunten en maak een afspraak voor evaluatie. Noteer hoe deze drie aspecten uit dit laatste deel van het programma van invloed zijn op uw toekomstige werk. Competenties die u wilt verbeteren Ervaring die u wilt opdoen Lange-termijnplanning 18 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

19 Sectie 4: Actieplan Noteer welke stappen u naar aanleiding van dit zelfstudieprogramma gaat ondernemen om uw functioneringsgesprekken effectiever te maken. Op pagina 20 staan de leerpunten van deze training nog eens samengevat. Antwoordsuggesties Sectie 1: Het verleden gebruiken De leerpunten zijn: Kijk terug naar het vorige functioneringsgesprek Wanneer Ray Tracy vertelt wat hij gehoord heeft over haar te laat komen, kan Tracy antwoorden (en hem laten zien) Tracy: Dat is vorig jaar ook besproken. Ik heb problemen met het forenzen. De trein is onbetrouwbaar. We hebben afgesproken dat ik langer blijf als ik te laat kom. Noem positieve resultaten Het is heel belangrijk om te zorgen dat functioneringsgesprekken niet alleen, of grotendeels, gaan over dingen die niet goed gegaan zijn. Bespreek manieren om fouten recht te zetten Er zijn maar weinig mensen die geen fouten maken of niet te ver gaan of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden die hun plannen in de war schoppen. En degenen die dit niet doen, werken waarschijnlijk op de automatische piloot. Het belangrijkste wat u met fouten moet doen is ze gebruiken als leerkans. Dat vergt voorbereiding. Tracy: De uitzendkrachten konden het niet aan. Als we ze een week eerder laten komen, kunnen we ze goed opleiden. Sectie 2: Praten over het heden De leerpunten zijn: Wees eerlijk over uw zwakke punten Het functioneringsgesprek is bedoeld om u te helpen uw werk beter en makkelijker te doen. Hiervoor moet u onder andere een open gesprek aangaan over hoe u uw zwakke punten kunt vermijden, verminderen of omzeilen. De eerste stap in dat proces is eerlijk zijn tegen uzelf over dingen waar u niet zo goed in bent en naar het functioneringsgesprek gaan met ideeën over hoe u deze problemen gaat aanpakken. U hoeft als oplossing niet altijd uw gedrag te veranderen of nieuwe competenties te leren. Soms is het mogelijk om een collega de dingen te laten doen waar u niet goed in bent, terwijl u uw sterke punten toepast op taken waar hij minder goed in is. Tracy is heel snel en kan goed werken onder druk, maar ze heeft moeite met accuraat werken. Dus zegt ze tegen haar manager: Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 19

20 Tracy: Karin vindt het wel leuk en zij kan niet tegen tijdsdruk. Benadruk uw sterke punten Voorafgaand aan het gesprek heeft Tracy nagedacht over het feit dat ze goed om kan gaan met druk en over hoe ze dit sterke punt beter kan benutten. Bespreek actuele problemen Ze stelt voor om het werk zodanig te reorganiseren dat zowel haar sterke punten als die van Karin benut worden. Tracy: Als zij de controles doet voor de lange en korte ritten, dan doe ik de spoedklussen voor allebei. Leerpunten Bereid informatie over het verleden voor Kijk terug naar het vorige functioneringsgesprek. En vergeet de wijzigingen niet die zijn doorgevoerd in tussentijdse evaluatiegesprekken in de loop van het jaar. Noem positieve resultaten. Het is heel belangrijk om te zorgen dat functioneringsgesprekken niet alleen, of grotendeels, gaan over dingen die niet goed gegaan zijn. Bespreek manieren om fouten recht te zetten. Er zijn maar weinig mensen die geen fouten maken of niet te ver gaan of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden die hun plannen in de war schoppen. En degenen die dit niet doen, werken waarschijnlijk op de automatische piloot. Het belangrijkste wat u met fouten moet doen is ze gebruiken als leerkans. Dat vergt voorbereiding. Bereid suggesties over het heden voor Wees eerlijk over uw zwakke punten. Het functioneringsgesprek is bedoeld om u te helpen uw werk beter en makkelijker te doen. Hiervoor moet u onder andere een open gesprek aangaan over hoe u uw zwakke punten kunt afzwakken of omzeilen. De eerste stap in dat proces is eerlijk zijn tegen uzelf over dingen waar u niet zo goed in bent en naar het functioneringsgesprek gaan met ideeën over hoe u deze problemen gaat aanpakken. De oplossing is niet altijd een gedragsverandering of het aanleren van nieuwe competenties. Soms is het mogelijk om een collega de dingen te laten doen waar u niet goed in bent, terwijl u uw sterke punten toepast op taken waar hij minder goed in is. Benadruk uw sterke punten. Het is deprimerend, zinloos en onrealistisch om het hele functioneringsgesprek lang alleen maar boete te doen. Benoem waar u goed in bent en vraag uw manager om u te helpen uw sterke punten effectiever te gebruiken. Bespreek actuele problemen. Het is heel positief om een functioneringsgesprek te verlaten met acties die u direct kunt implementeren. 20 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

21 Bereid ideeën voor de toekomst voor Uw competenties verbeteren. Dit kan het volgen van formele trainingen en opleidingen inhouden, maar in veel gevallen betekent het nadenken over nieuwe competenties die u zullen helpen uw werk beter te doen en hoe u deze het beste kunt verwerven. Meer ervaring opdoen. Eén van de grootste factoren die de efficiency van organisaties belemmert, is de groei van functionele zuilen groepen medewerkers die goed zijn in wat ze doen, maar totaal geen idee hebben van de invloed van hun werk op dat van anderen. Het verbreden van uw horizon binnen de organisatie kan uw waarde als medewerker flink vergroten en is ook goed voor uw loopbaan. Lange-termijnplanning. Het is maar al te makkelijk om belangrijke, langetermijnactiviteiten op het werk te laten verdringen door urgente, kortetermijntaken. Functioneringsgesprekken zijn een kans om afstand te nemen en naar de toekomst te kijken. En tot slot bevestig actiepunten en maak een afspraak voor evaluatie. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 21

22 22 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

23 5. Cursistenmateriaal De materialen in dit hoofdstuk mogen, in tegenstelling tot de rest van deze handleiding, worden gekopieerd voor gebruik tijdens een training op basis van het programma Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 23

24 Handout 1 Actieplan Specifieke stappen die u gaat ondernemen om uw functioneringsgesprekken te verbeteren. 24 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

25 Handout 2 Leerpunten Bereid informatie over het verleden voor Kijk terug naar het vorige functioneringsgesprek. En vergeet de wijzigingen niet die zijn doorgevoerd in tussentijdse evaluatiegesprekken in de loop van het jaar. Noem positieve resultaten. Het is heel belangrijk om te zorgen dat functioneringsgesprekken niet alleen, of grotendeels, gaan over dingen die niet goed gegaan zijn. Bespreek manieren om fouten recht te zetten. Er zijn maar weinig mensen die geen fouten maken of niet te ver gaan of te maken krijgen met onvoorziene omstandigheden die hun plannen in de war schoppen. En degenen die dit niet doen, werken waarschijnlijk op de automatische piloot. Het belangrijkste wat u met fouten moet doen is ze gebruiken als leerkans. Dat vergt voorbereiding. Bereid suggesties over het heden voor Wees eerlijk over uw zwakke punten. Het functioneringsgesprek is bedoeld om u te helpen uw werk beter en makkelijker te doen. Hiervoor moet u onder andere een open gesprek aangaan over hoe u uw zwakke punten kunt afzwakken of omzeilen. De eerste stap in dat proces is eerlijk zijn tegen uzelf over dingen waar u niet zo goed in bent en naar het functioneringsgesprek gaan met ideeën over hoe u deze problemen gaat aanpakken. De oplossing is niet altijd een gedragsverandering of het aanleren van nieuwe competenties. Soms is het mogelijk om een collega de dingen te laten doen waar u niet goed in bent, terwijl u uw sterke punten toepast op taken waar hij minder goed in is. Benadruk uw sterke punten. Het is deprimerend, zinloos en onrealistisch om het hele functioneringsgesprek lang alleen maar boete te doen. Benoem waar u goed in bent en vraag uw baas om u te helpen uw sterke punten effectiever te gebruiken. Bespreek actuele problemen. Het is heel positief om een functioneringsgesprek te verlaten met acties die u direct kunt implementeren. Bereid ideeën voor de toekomst voor Uw competenties verbeteren. Dit kan het volgen van formele trainingen en opleidingen inhouden, maar in veel gevallen betekent het nadenken over nieuwe competenties die u zullen helpen uw werk beter te doen en hoe u deze het beste kunt verwerven. Meer ervaring opdoen. Eén van de grootste factoren die de efficiency van organisaties belemmert, is de groei van functionele zuilen groepen medewerkers die goed zijn in wat ze doen, maar totaal geen idee hebben van de invloed van hun werk op dat van anderen. Het verbreden van uw horizon binnen de organisatie kan uw waarde als medewerker flink vergroten en is ook goed voor uw loopbaan. Lange-termijnplanning. Het is maar al te makkelijk om belangrijke, lange-termijnactiviteiten op het werk te laten verdringen door urgente, korte-termijntaken. Functioneringsgesprekken zijn een kans om afstand te nemen en naar de toekomst te kijken. En tot slot bevestig actiepunten en maak een afspraak voor evaluatie. Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 25

26 Overheadsheet 1 Doelstellingen Voorbereiden en gebruiken: Het verleden Het heden De toekomst 26 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

27 Overheadsheet 2 De aanpak Uitleg door de trainer (kort!) Discussie Video Werken in groepjes Oefeningen Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 27

28 Overheadsheet 3 Opzet van de training Sessie 1: Inleiding Sessie 2: Prestaties uit het verleden gebruiken Sessie 3: Praten over het heden Sessie 4: Naar de toekomst kijken Sessie 5: Actieplan 28 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

29 Overheadsheet 4 Effectieve functioneringsgesprekken: voorbereiding over Verleden Heden Toekomst Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 29

30 Overheadsheet 5 Prestaties uit het verleden gebruiken Kijk terug naar het vorige gesprek Noem positieve resultaten Bespreek manieren om fouten recht te zetten 30 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

31 Overheadsheet 6 Praten over het heden Wees eerlijk over uw zwakke punten Benadruk uw sterke punten Bespreek actuele problemen Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 31

32 Overheadsheet 7 Naar de toekomst kijken Uw competenties verbeteren Meer ervaring opdoen Lange-termijnplanning 32 Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker

33 Overheadsheet 8 De voorbereiding van de medewerker Het verleden Kijk terug naar het vorige gesprek Noem positieve resultaten Bespreek manieren om fouten recht te zetten Het heden Wees eerlijk over uw zwakke punten Benadruk uw sterke punten Bespreek actuele problemen De toekomst Uw competenties verbeteren Meer ervaring opdoen Lange-termijnplanning Bevestig actiepunten en maak een afspraak voor evaluatie Functioneringsgesprekken: de droom van elke medewerker 33