HANDLEIDING. Time-management met resultaat. TFC TrainingsMedia

Transcriptie

1 HANDLEIDING Time-management met resultaat TFC TrainingsMedia

2 Melrose Film Productions Ltd Nederlandstalige bewerking: TFC TrainingsMedia Oorspronkelijke titel: Making Time In Nederland en België uitgebracht door: TFC TrainingsMedia, Velp (Nederland) / Bestelnummer handleiding: Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3462 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 Time-management met resultaat

3 Inhoud Blz. 1. Inleiding... 5 Over Time-management met resultaat... 5 Synopsis van de video Leerpunten... 9 Over dit hoofdstuk... 9 Belangrijke leerpunten...9 Interpersoonlijke vaardigheden Trainingsopzetten Over de training Trainingsopzet 1: Training van een uur Voorbereiding Uitwerking van trainingsopzet Trainingsopzet 2: Training van een halve dag Voorbereiding Uitwerking van trainingsopzet Zelfstudie Over dit hoofdstuk...27 Tijdlog De video Hoe de belangrijkste ideeën van toepassing zijn op u Belangrijkste leerpunten Plannen en prioriteren Belangrijk versus urgent Planningsoefening...39 Omgaan met mensen Onderbrekingen aanpakken Werkmethoden...42 Actieplan Time-management met resultaat 3

4 5. Cursistenmateriaal Time-managementvragenlijst Belangrijke leerpunten Actieplan Time-managementproblemen Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden...55 Alvorens het programma te vertonen Time-management met resultaat

5 1. Inleiding Over Time-management met resultaat Inleiding In de jaren zestig waren er slechts een tiental boeken over time-management op de markt. Tegenwoordig zijn er over de honderd, om nog maar te zwijgen over de agenda s, planners en andere time-managementinstrumenten. Dit geeft aan dat mensen enorme behoefte hebben aan hulp bij persoonlijk tijdbeheer. Een van de oorzaken van deze groeiende behoefte is, dat mensen op het werk steeds meer onder druk komen te staan. Een andere is, dat er geen magische oplossing bestaat voor het probleem van zelforganisatie en tijdplanning. Ieder individu heeft een ander karakter, een andere attitude tegenover tijd, en iedereen heeft te maken met andere beperkingen. Time-management met resultaat houdt niet alleen rekening met het feit dat alle individuen van een ander beginpunt vertrekken, maar ook met het feit dat mensen vaak heel goede bedoelingen hebben. De meeste mensen hebben wel een soort systeem. Ze doen erg hun best om georganiseerd te werken, maar blijven toch vaak in kringetjes ronddraaien. Door deze kwesties te bespreken, kan Time-management met resultaat mensen in elke organisatie helpen inzien waarom hun time-managementproblemen blijven bestaan en hoe ze deze op een effectieve en blijvende manier kunnen aanpakken. Doelen Time-management met resultaat heeft twee hoofddoelen: De deelnemers helpen zich bewuster te worden van hun eigen attitudes tegenover tijd en time-managementproblemen. De deelnemers praktische hulp en richtlijnen bieden om hen te helpen hun tijd effectiever te managen. Time-management met resultaat 5

6 Doelgroep Dit pakket is gericht op medewerkers op alle niveaus in elk soort organisatie. Het is bijzonder nuttig voor mensen die: verantwoordelijk zijn voor het indelen van hun eigen tijd, vooral als ze niemand hebben aan wie ze taken kunnen delegeren. in teams werken - teamleden met time-managementproblemen kunnen de prestaties van het hele team beïnvloeden. Synopsis van de video Time-management met resultaat vertelt het verhaal van drie mensen die op verschillende afdelingen van hetzelfde bedrijf werken. Ze hebben allemaal een andere attitude ten opzichte van het organiseren van zichzelf en hun tijd. Ze moeten in wezen alledrie dezelfde taak uitvoeren in dezelfde hoeveelheid tijd - ze moeten allemaal een onderdeel van een informatiepakket maken dat nodig is voor een belangrijke presentatie. Ze benaderen het inplannen van de taak in hun drukke schema ieder op hun eigen manier en met een verschillende mate van succes. Hoofdpersonen De drie hoofdpersonen zijn: Carl, die op de PR afdeling werkt. Carl is creatief, een ideeënmens die van spontaniteit houdt en routine verafschuwt. Hij zal de eerste zijn om toe te geven dat hij ongeorganiseerd is. Hij besteedt veel tijd aan de aspecten van zijn werk die hij leuk vindt en niet genoeg aan de taken die hij saai of lastig vindt. Deze stelt hij uit of probeert hij op een ander af te schuiven. Carl kan goed met mensen omgaan en hierdoor kan hij vaak met dingen wegkomen. In dit verhaal loopt het niet goed af, omdat hij zichzelf in tijdnood brengt. Tina, die op de Boekhouding werkt, is een streber, altijd bereid om dingen te doen. Ze denkt dat ze zeer georganiseerd is, omdat haar leven zich afspeelt rond haar personal organiser. Hoewel ze het altijd druk heeft, is Tina slecht in het stellen van prioriteiten - ze heeft moeite om te bepalen welke taken urgent zijn en welke belangrijk. Terwijl ze in principe degene zou moeten zijn die de deadline met gemak kan halen, is het resultaat in de praktijk anders. Bruce werkt op de marketingafdeling onder Julia, de Marketing Director. Net als Tina maakte hij vroeger lange dagen en zag hij zijn gezin nauwelijks. Maar een ultimatum van zijn gezin dwong hem zijn prioriteiten bij te stellen. Hij heeft vanaf dat moment geleerd om zijn tijd te managen, beter te worden in het plannen van zijn dagen en het prioriteren van taken - dit stelt hem in staat om ruim voor de deadline klaar te zijn. Omdat hij door bittere ervaring geleerd heeft om zijn eigen tijd te managen, heeft Bruce echter weinig geduld met mensen die dat niet kunnen. 6 Time-management met resultaat

7 Het verhaal Achtergrondinformatie De manager van Bruce, Julia, is in onderhandeling met een nieuwe distributeur die zou kunnen helpen om het bedrijf in een van hun regio s weer winstgevend te maken. Er komen hoge vertegenwoordigers van de distributeur langs voor een bijeenkomst en Julia wil indruk op hen maken. Als onderdeel van haar presentatie wil ze hen een speciaal samengesteld informatiepakket geven. Ze heeft een bijeenkomst met Bruce, met Carl van PR en met Tina van de Boekhouding waarin ze allemaal de toezegging doen om een onderdeel van het pakket voor hun rekening te nemen. Deze bijeenkomst vindt plaats op maandag. De deadline voor de bijdragen is volgende week woensdag om 4 uur - tien dagen later. Bruce is verantwoordelijk voor het coördineren van de bijdragen en hij moet er ook voor zorgen dat deze bij de ontwerpers komen, die hebben afgesproken om deze klus met spoed te voltooien. De video De video speelt zich af op donderdagochtend, de dag na de deadline. Bruce is boos. Hij heeft de deadline gehaald, maar Carl heeft zijn bijdrage - een profiel van de organisatie - pas op het laatste moment gemaakt. Omdat het een haastklus was, moest Bruce er zelf twee uur aan besteden voordat het naar de ontwerp-studio kon. Tina haalde de deadline wel, maar haar cijfers waren onvolledig. Ze moest nog een laatste sectie afmaken die twee pagina s langer bleek te zijn dan was toegestaan toen ze hem naar de ontwerp-studio stuurde. Het ziet ernaar uit dat het informatiepakket niet op tijd klaar is voor de vergadering van Julia. Terwijl ze alledrie bezorgd op een telefoontje van de ontwerp-studio wachten in het kantoor van Bruce, wil Bruce weten wat er verkeerd is gegaan. Hij heeft de deadline gehaald, hoewel hij het druk had. Waarom konden zij dat dan niet? Via een reeks flashbacks zien we de pogingen van Carl en Tina om de deadline te halen - en de verschillende obstakels die hen daarin belemmerden. Geleidelijk beginnen ze in te zien hoe ze dingen anders hadden kunnen aanpakken. Carl plant slechts één dag tegelijk - als een deadline ver weg lijkt, bant hij deze vaak uit zijn gedachten. We zien dat zelfs toen hij besloot om het bedrijfsprofiel op een bepaalde dag te doen, hij makkelijk afgeleid werd door onderbrekingen en door andere taken die hij interessanter vond. Toen hij eindelijk zijn aandacht bij het profiel had, had hij een aantal goede ideeën - maar het was te laat om deze erin op te nemen. Zijn bureau lag zo vol dat hij een deel van de beperkte tijd die hij nog had tot de deadline, besteedde aan zoeken naar het materiaal dat hij nodig had. Het resultaat was een haastklus die Bruce moest corrigeren. Tina is anders. Zij plant wel vooruit en zet al haar taken in haar organiser. Tina plande een tijdstip om de taak te doen - maar werkte toen aan een op het oog urgente taak voor haar chef Adam. Ze plande het werk aan het informatiepakket toen opnieuw, maar werd onderbroken door Adam die haar een taak liet uitvoeren die best kon wachten - maar daar kwam ze later pas achter. Toen ze eindelijk aan het informatiepakket kon werken, kwam ze erachter dat een van de mensen van wie ze informatie nodig had op vakantie was. Dat betekende dat ze te laat was met de laatste sectie cijfers - hierdoor kwam het hele project in gevaar. Time-management met resultaat 7

8 Hoewel hij het net zo druk had, was Bruce ruim voor de deadline klaar. Hij deed dit door duidelijke prioriteiten te stellen - dit was een belangrijke taak die koste wat kost gedaan moest worden. Toen hij zijn dag eenmaal gepland had, hield hij zich daar ook aan - en toen het langer duurde dan verwacht om zijn deel van het pakket te schrijven, maakte hij snel nieuwe plannen en zorgde hij ervoor dat hij eerst die dingen deed die andere mensen nodig hadden om door te kunnen met hun werk. De video eindigt met bericht van de studio of het informatiepakket wel of niet op tijd klaar zal zijn. Hierop volgt een korte samenvattingsscène terwijl Carl en Tina het kantoor van Bruce verlaten. Ze reflecteren over wat ze geleerd hebben door terug te kijken op hoe ze zijn omgegaan met deze deadline. Ze hebben allebei lessen geleerd die voor hen relevant zijn. 8 Time-management met resultaat

9 2. Leerpunten Over dit hoofdstuk In dit hoofdstuk vindt u een uitwerking van de leerpunten van de video. Belangrijke leerpunten De belangrijkste leerpunten zijn onder te verdelen in drie categorieën: 1. Plannen en prioriteren 2. Omgaan met mensen 3. Werkmethoden Plannen en prioriteren Stel prioriteiten - en houd ze in gedachten Plan de dag en houd u eraan Stel realistische deadlines Anticipeer op problemen Omgaan met mensen Ga resoluut om met onderbrekingen Wees assertief Besteed minder tijd aan de telefoon Doe zo mogelijk een beroep op anderen Time-management met resultaat 9

10 Werkmethoden Doe moeilijke dingen eerst Ruim rommel op Werk taken één voor één af Concentreer u op een beperkt aantal taken Plan tijd om na te denken Ga bewust om met tijd De dag is te kort. Zo voelt het weleens als u het doorlopend druk heeft. Maar zoals Bruce zegt: of u het hoofd boven water houdt, hangt heel erg af van hoe u de tijd die u heeft, gebruikt. Hij staat sterk - hij had het net zo druk als Carl en Tina maar toch slaagde hij erin de deadline te halen. Hierdoor toonde hij aan dat het kon. In de praktijk is het zo dat hoe meer eisen er aan u gesteld worden, hoe essentiëler het is dat u uw tijd beheerst in plaats van altijd haast te hebben en tegen de klok te werken. Maar dit was dringend. Dat laat je niet liggen. Een van de problemen van Tina is, dat ze niet nadenkt over het verschil tussen wat urgent en wat belangrijk is. In plaats daarvan neemt ze steeds meer taken aan, zelfs taken die niet de hare zijn. Ze denkt dat ze prioriteiten stelt, maar wanneer ze moet kiezen tussen de taak op haar schema en een andere taak die urgent lijkt, bekijkt ze haar prioriteiten niet om haar te helpen een beslissing te nemen. Bruce vat het samen: Heb je jezelf gevraagd - is het belangrijker om deze taak voor Adam te doen voordat hij het me zelfs maar vraagt, of dat ik doorga met de belangrijke taak die op mijn planning staat? De deadline leek nog zo ver weg. Net als veel mensen vindt Carl het moeilijk om ver vooruit te plannen. De meeste mensen hebben een dagplanning, of ze maken er tenminste een op de dag zelf, wellicht door een actielijst door te kijken en te bepalen wat ze gaan doen. Het probleem met deze strategie is, dat u taken met deadlines die aangenaam veraf lijken, uitstelt. Zelfs als u deze taken wel inplant, zijn ze de eerste die u opzij schuift als er iets anders gedaan moet worden. Net zoals met Carl gebeurt, kan het resultaat zijn dat de deadline zich plotseling aandient en dat u de taak waarvoor u genoeg tijd leek te hebben, moet afraffelen. Werk voor een andere afdeling gaat onderop. Mensen die in een interfunctioneel projectteam zitten, zullen dit probleem wel herkennen. Mensen vinden het vaak moeilijk om een taak die buiten hun directe verantwoordelijkheidsgebied valt als werkelijk belangrijk te zien. Een van de redenen waarom Carl en Tina geen prioriteit gaven aan het informatiepakket was, dat het een 10 Time-management met resultaat

11 taak voor een andere afdeling was. In werkelijkheid was de presentatie waar ze een bijdrage aan leverden echter essentieel voor de toekomst van het bedrijf, zoals Bruce hen in herinnering bracht. Ik kan wel wat schuiven. Carl reserveerde maandagmiddag om het bedrijfsprofiel te maken, op tijd voor de deadline van woensdag. Maar toen zich een aanlokkelijker aanbod voordeed - een bijeenkomst met een reclamebureau om te brainstormen over een nieuwe campagne - was hij maar al te gauw bereid om wat te schuiven. Daar is niets mis mee, behalve dan dat hij maar weinig bewegingsruimte had - hij zou dinsdag de hele dag buiten de deur zijn. Omdat hij niet zeker wist hoe lang de taak zou duren, kon hij niet weten of het realistisch was om deze te laten liggen tot woensdagochtend. De les die Carl geleerd heeft, was dat als u wat gaat schuiven, u vooruit moet kijken en precies moet plannen wanneer u de taak gaat doen - vooral als die zo belangrijk is als deze. Niet mijn schuld. Tina liep vertraging op omdat Alastair, wiens cijfers ze nodig had, op vakantie bleek te zijn. Ze zegt dat dit niet haar schuld is. Maar Bruce geeft aan dat wanneer u informatie nodig heeft van een ander, vooral van iemand op een andere afdeling, u daar ver van tevoren om moet vragen. Een manier om later tijd te besparen, is door te anticiperen op mogelijke problemen, zodat u zich daar niet door laat verrassen. Je kunt mooi plannen, maar als mensen je steeds storen... Voor veel mensen vallen de beste plannen in duigen door de eisen van andere mensen - die u onderbreken of opbellen of vragen om iets op korte termijn te doen. Bruce zegt dat de oplossing voor dit probleem is, dat u uw tijd zelf in de hand houdt. Dit kan betekenen dat u mensen moet vragen terug te komen op een tijdstip dat u beter uitkomt. Maar u kunt toch behulpzaam zijn. Als u zegt wat u niet kunt doen, kunt u ook zeggen wat u wel kunt doen. Carl had bijvoorbeeld tegen Nick kunnen zeggen: Ik heb het heel erg druk. Heb je in de lunchpauze tijd? Maar zoiets zeg je niet tegen je baas. Het kan moeilijker zijn om assertief te zijn tegen leidinggevenden, vooral wanneer u zichzelf ziet als iemand op wie uw chef altijd kan vertrouwen in een crisis, zoals Tina. Bruce heeft ook problemen met zijn chef. Julia heeft voortdurend goede ideeën en verwacht dan dat Bruce al zijn werk laat liggen om daaraan te werken. Daarom zegt hij dat u assertief moet zijn - voor uw eigen geestelijke gezondheid: U moet het heel duidelijk maken - als ik dit doe, kan ik dat niet doen... praat over welke taken prioriteit moeten krijgen.... Maar als iemand je helpt, wil je wat terugdoen. Maar een deadline gaat voor. Je moet de tijd in de gaten houden. Het werkt twee kanten op. Resoluut met andere mensen omgaan, betekent niet dat u hen buitensluit, hen behandelt als een vijand die uw tijd bedreigt. We hebben andere mensen nodig - zoals Carl heel goed weet. Zo werkt hij, door diensten en wederdiensten. Wat Bruce hem wil Time-management met resultaat 11

12 laten inzien, is echter dat het bewijzen van een dienst gewoon moet wachten wanneer u een urgente deadline heeft voor een belangrijke taak. U kunt vriendelijk zijn, beleefd, en toch uw prioriteiten in gedachten houden.... Andere mensen zijn een waardevolle bron van ondersteuning, maar u zult toch uw tijd onder controle moeten houden. Stel je dingen altijd zo lang uit? Carl is een klassieke uitsteller. Als hij iets kan uitstellen, vooral een taak die hij niet graag doet, dan doet hij dat. Mensen zoals Carl zeggen vaak dat ze pas echt met een taak kunnen beginnen als de deadline gevaarlijk dicht nadert. Dit kan aanvaardbaar zijn als ze hun deadlines altijd halen. Maar in dit geval lijdt Bruce eronder dat Carl de taak tot het laatste moment heeft uitgesteld. Doe moeilijke dingen dus eerst, adviseert Bruce. Zorg dat ze gedaan zijn. Op die manier bezwaren ze u niet en kunt u uw energie gebruiken voor de dingen die u echt leuk vindt. Overwerken betekent gewoon lange dagen maken. Tegenwoordig werkt Bruce alleen maar over als het absoluut noodzakelijk is. Hij heeft geleerd wat Tina niet geleerd heeft - dat u vaak meer kunt doen als u uzelf minder tijd geeft. Als u denkt dat u altijd langer kunt blijven om een taak af te maken, dan werkt u waarschijnlijk minder effectief en staat u open voor onderbrekingen. Als u weet dat u de taak voor het einde van de werkdag moet afronden, onderneemt u positieve stappen om ervoor te zorgen dat u slaagt. Richt je op een beperkt aantal taken. Tina gaat er prat op dat ze alles inplant, maar ze is onrealistisch omdat ze geen tijd overlaat voor onverwachte dingen of voor taken die langer duren dan ze denkt. Ze begint met taken en moet deze dan halverwege laten liggen en krijgt daardoor niet de oppepper die u krijgt wanneer u een taak van uw lijst kunt schrappen. Bruce moedigt haar aan om zich te concentreren op minder taken tegelijk, en om een taak eerst zo ver mogelijk af te ronden voordat ze verder gaat met het volgende. Zelfs een korte pauze helpt. Dan heb je even tijd om na te denken. Als u elke minuut vult, put u uzelf gewoonweg uit, verbruikt voortdurend energie zonder dat u pauzes neemt om uzelf weer op te laden. Bruce neemt een lunchpauze - omdat hij weet dat hij zijn werk effectiever kan doen als hij weer terugkomt. Iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd Het is maar al te gemakkelijk om te denken dat de problemen waar u mee te maken krijgt uniek zijn - niemand anders heeft te maken met de vereisten en druk waaronder u staat. Maar, zoals Bruce zegt, iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd. U kunt kiezen hoe u uzelf organiseert. Het doel van de video is om de deelnemers te helpen de beste keuzes voor henzelf te maken. 12 Time-management met resultaat

13 Interpersoonlijke vaardigheden Interpersoonlijke vaardigheden richt zich op het omgaan met mensen. Drie flashbackscènes uit de hoofdvideo worden herhaald (Nick onderbreekt Carl om het afscheidsfeestje van Barry te bespreken; Adam onderbreekt Tina en laat haar extra werk doen; Carl begint een lang telefoongesprek). Deze Hoe het niet moet scènes worden gevolg door een Hoe het wel moet versie die toont hoe de hoofdpersonen effectiever met de onderbreking hadden kunnen omgaan en de controle over hun tijd hadden kunnen behouden. Time-management met resultaat 13

14 14 Time-management met resultaat

15 3. Trainingsopzetten Over de training Inleiding Deze sectie is bedoeld voor de trainer of manager die een training gaat geven met behulp van Time-management met resultaat. Er staan twee trainingssessies in dit hoofdstuk: Een training van een uur die u kunt gebruiken als de tijd voor de voorbereiding en training beperkt is. U kunt deze in het werkschema van uw organisatie inpassen, bijvoorbeeld een werklunch of een teambijeenkomst. Een training van een halve dag waarin u de time-managementproblemen die in de video ter sprake komen, uitgebreider kunt onderzoeken. U kunt de training geven zoals die in deze handleiding staat of u kunt hem aanpassen aan uw specifieke omstandigheden. Time-management met resultaat 15

16 Trainingsopzet 1: Training van een uur Sessie Duur Doelstelling Inleiding 2 minuten De training inleiden Wat is het probleem? 5 minuten Ideeën verzamelen en opschrijven over de time-managementproblemen waarmee de deelnemers te maken hebben. Video: Timemanagement met resultaat 18 minuten Tonen hoe en waarom time-managementproblemen ontstaan en een aantal oplossingen aandragen. De dag is te kort 10 minuten Op basis van de video de drie belangrijkste gebieden identificeren waarop mensen problemen hebben met tijdbeheer (Plannen & prioriteren; Omgaan met mensen; Werkmethoden). Meer tijd creëren - oefening Alternatief voor de oefening - discussie Video: Samenvatting 20 minuten De deelnemers specifieke acties laten bedenken om problemen in deze drie gebieden op te lossen. 20 minuten De groep de belangrijkste leerpunten van de video laten onderzoeken. 5 minuten De leerpunten van de training opsommen. Voorbereiding Bekijk Time-management met resultaat, inclusief de Samenvatting. Noteer aspecten van de video die bijzonder relevant zijn voor uw organisatie, of voor de medewerkers die zullen deelnemen aan de training. Lees Hoofdstuk 1 en 2 door. Schenk extra aandacht aan de bespreking van de leerpunten van de video. Lees de uitwerking van de trainingsopzet goed door. Het programma bevat een oefening Meer tijd creëren. U kunt ervoor kiezen om deze te vervangen door een discussie over de leerpunten van de video. Brief uw collega s van tevoren. 16 Time-management met resultaat

17 Vraag hen na te denken over het soort time-managementproblemen waarmee ze het meest te maken krijgen. Maak kopieën van Handout 2: Belangrijke leerpunten. Bereid u erop voor om de tijd strak in de hand te houden. Een uur is zeer kort voor een onderwerp als time-management, waar iedereen dagelijks mee te maken heeft. Uitwerking van trainingsopzet 1 Inleiding 2 minuten Verwelkom de deelnemers. Vraag hen zich aan elkaar voor te stellen als zij elkaar niet kennen. Zet de doelstellingen van de training uiteen (u kunt deze van tevoren op de flipover schrijven). Neem de trainingsopzet door. Benadruk dat de training ten doel heeft, de deelnemers te helpen hun tijd beter in te delen. Wat is het probleem? 5 minuten Vraag de deelnemers een aantal van hun eigen problemen met tijdbeheer te noemen. Schrijf hun antwoorden op de flipover. Er zijn waarschijnlijk veel antwoorden, dus houd de tijd in de gaten! Als u meer dan een flipovervel gebruikt, hang het volle vel dan met plakband aan de muur zodat alle antwoorden zichtbaar blijven. Video: Time-management met resultaat 18 minuten Vertoon de video. Geef een inleiding op de video, vertoon dan de video (18 minuten) en stop vóór de Samenvatting. De dag is te kort 10 minuten Vraag feedback over de video. Vraag de deelnemers welke problemen van de hoofdpersonen in het bijzonder herkenbaar vonden. Toon OHS 1: Time-managementproblemen. Leg uit dat de video een verscheidenheid aan time-managementproblemen getoond heeft. Gebruik OHS 1 om aan te tonen dat deze problemen in drie categorieën onder te verdelen zijn: Plannen en prioriteren - dit zijn de problemen die in de eerste vier flashbacks getoond zijn (Tina schuift een belangrijke taak aan de kant om een taak te doen Time-management met resultaat 17

18 die urgent lijkt; Carl plant het bedrijfsprofiel niet in; Carl neemt zich voor het profiel te maken maar wordt verleid door een brainstormsessie over een project dat eigenlijk niet het zijne is; Tina vergeet om van tevoren te controleren of Alastair de cijfers die ze nodig heeft, kan leveren en komt er vervolgens achter dat hij op vakantie is). Omgaan met mensen - de problemen in de volgende drie flashbacks (Carl laat zich onderbreken door Nick over iets wat kan wachten; Tina vindt het moeilijk om nee te zeggen tegen Adam, haar chef, die haar ander werk laat doen als ze probeert om de cijfers voor het informatiepakket af te maken; Carl zit een kwartier aan de telefoon terwijl de deadline met rasse schreden nadert). Werkmethoden - dit zijn de problemen uit het laatste deel van de video. Zowel Carl als Tina maken het zichzelf nog moeilijker door hun aanpak om hun werk gedaan te krijgen (Carl stelt dingen tot het laatste moment uit; zijn bureau ligt zo vol rommel dat hij onnodig tijd verspilt met zoeken; Tina probeert te veel te doen met als resultaat dat taken nooit afgerond lijken te worden; ze moet pauzes nemen, tijd plannen om na te denken. Ze moeten zich allebei op hun eigen manier bewuster worden van hun tijd). Geef aan dat de meeste time-managementproblemen in een van deze drie categorieën vallen. Om dit te illustreren, gaat u terug naar de problemen die u op de flipover heeft geschreven en vraagt u de deelnemers om elk van deze problemen in een van de drie categorieën in te delen. Markeer elke categorie met een andere kleur stift. Meer tijd creëren 20 minuten Verdeel de deelnemers in drie groepjes. Geef elk groepje een blanco overheadsheet en een stift. Wijs elk groepje een van de probleemcategorieën toe: Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden Vraag de groepjes om: te bespreken wat ze van de video geleerd hebben over time-managementproblemen op het gebied dat u hen heeft toegewezen. twee specifieke acties te bedenken die zij zouden aanbevelen aan iemand die deze problemen moet oplossen. de twee voorgestelde acties op het overheadsheet te schrijven. Geef de groepjes tien minuten de tijd en kom dan weer met de hele groep samen. Laat elk groepje haar ideeën presenteren met behulp van de overheadprojector. 18 Time-management met resultaat

19 Discussie: alternatief voor de oefening 20 minuten U kunt ervoor kiezen om deze tijd te gebruiken om de problemen uit de video te bespreken. Gebruik hierbij Hoofdstuk 2 als richtlijn. Kies de problemen uit die het meest relevant zijn voor de deelnemers. Video: Samenvatting 5 minuten Toon de samenvatting. Deel Handout 2: Belangrijke leerpunten uit. Time-management met resultaat 19

20 Trainingsopzet 2: Training van een halve dag Sessie Duur Doelstelling Inleiding 10 minuten De training inleiden; de resultaten van de time-managementvragenlijsten samenvatten. Goed nieuws, slecht nieuws Video: Timemanagement met resultaat 20 minuten Uit de vragenlijsten afleiden in welke timemanagementaspecten de deelnemers goed zijn en in welke minder goed; individuen de kans geven om hun eigen time-managementproblemen te vergelijken met die van anderen. 40 minuten De video tonen en de leerpunten bespreken. Plannen & prioriteren 45 minuten De deelnemers helpen het verschil tussen urgente en belangrijke taken te leren kennen; hen de kans geven om het maken van schema s te oefenen. Omgaan met mensen 30 minuten Praktische hulp bieden bij het omgaan met onderbrekingen en nee zeggen met behulp van Interpersoonlijke vaardigheden. Werkmethoden - het uzelf makkelijker maken Samenvatting en actieplan 30 minuten Voorbeelden benoemen van werkmethoden die goed time-management eenvoudiger kunnen maken. 20 minuten De deelnemers laten bepalen wat ze als gevolg van de training anders gaan doen om hun time-management te verbeteren. Voorbereiding Deel Handout 1: Time-managementvragenlijst vóór de training uit. Laat de deelnemers de vragenlijst invullen en terugsturen aan u zodat u de resultaten kunt samenvatten. Neem de ingevulde vragenlijsten door en verzamel de problemen die de deelnemers bij vraag 2 en 3 hebben opgeschreven. Kies de problemen uit die het meest genoemd worden. Bepaal op basis van de antwoorden op vraag 1 en 5 waar de deelnemers in het algemeen goed en minder goed in zijn op het gebied van time-management. Verzamel de resultaten van de vragenlijst. 20 Time-management met resultaat

21 Als u daar tijd voor heeft, kunt u de resultaten op een leeg exemplaar van de vragenlijst zetten. Zet in elk vakje het aantal personen dat dat vakje heeft aangekruist. Schrijf het soort problemen op dat de respondenten bij vraag 2 en 3 genoemd hebben. Maak kopieën van de totaalresultaten om uit te delen aan de deelnemers. Bekijk Time-management met resultaat inclusief de Samenvatting. Schrijf de aspecten van de video op die bijzonder relevant zijn voor de deelnemers. Lees Hoofdstuk 1 en 2 door. Bekijk de bespreking van de leerpunten van de video. Neem de uitwerking van de trainingsopzet grondig door en bereid de benodigde hulpmiddelen voor. Uitwerking van trainingsopzet 2 Inleiding 10 minuten Leid de training in. Neem het cursusprogramma door en leg uit dat de doelen zijn om: Een aantal van de meest voorkomende time-managementproblemen te identificeren en te kijken hoe deze van toepassing zijn op de deelnemers. Na te denken over waarom deze problemen zich blijven voordoen. Een aantal oplossingen te onderzoeken die de deelnemers zelf kunnen toepassen op hun werk. Bespreek een aantal van de redenen waarom time-management een lastig onderwerp kan zijn om te behandelen. Dit zijn onder andere: Sommige problemen zijn het gevolg van factoren waar het individu geen controle over heeft (bijvoorbeeld: als een afdeling echt onderbezet is of wanneer een deadline werkelijk onrealistisch is). ime-managementproblemen hebben vaak te maken met de attitude die mensen ten opzichte van tijd hebben - en die kan heel moeilijk te veranderen zijn. Sommige schijnbare time-managementproblemen gaan in werkelijkheid ergens anders over, bijvoorbeeld over assertiviteit. Leg uit dat u bereid moet zijn om uw eigen attitudes en uw bereidheid om dingen te veranderen eerlijk te bekijken, om de manier waarop u uw tijd beheert werkelijk te veranderen. Time-management met resultaat 21

22 Goed nieuws, slecht nieuws 20 minuten Vat de resultaten van de time-managementvragenlijst samen. Als u de totaalresultaten heeft verzameld, deel dan exemplaren daarvan uit aan de deelnemers. Kijk naar het goede en naar het slechte nieuws. Haal uit de vragenlijsten: Het goede nieuws - de time-managementaspecten waar de meeste deelnemers goed in zijn. Het slechte nieuws - de aspecten waar ze meer problemen mee hebben. Schrijf het goede nieuws en het slechte nieuws op de flipover. Verdeel de deelnemers in paren. Geef hen vijf minuten de tijd om te bespreken of hun eigen time-managementproblemen overeenkomen met de problemen die uit de vragenlijst naar voren zijn gekomen. Kom weer met de hele groep samen. Bespreek kort de problemen die zijn genoemd. Video: Time-management met resultaat 40 minuten Geef een inleiding op de video Time-management met resultaat. Vertel de deelnemers dat ze drie hoofdpersonen gaan zien - Carl, Tina en Bruce - die allemaal een andere attitude tegenover tijd hebben. Vraag hen vooral te letten op de flashbackscènes waarin we het soort obstakels zien dat de hoofdpersonen in de video ervan weerhoudt hun tijd effectief te managen. Vertoon de video (18 minuten) en de Samenvatting (2½ minuut). Bespreek de leerpunten van de video. Deze worden in Hoofdstuk 2 besproken. Besteed vooral aandacht aan problemen die bijzonder relevant zijn voor de deelnemers. Vat samen door Handout 2: Belangrijke leerpunten uit te delen. Leg uit dat de time-managementproblemen uit de video in drie categorieën zijn onder te verdelen. Dit wordt geïllustreerd op de handout. U kunt ook OHS 1 gebruiken om de drie categorieën te tonen: Plannen en prioriteren Omgaan met mensen Werkmethoden 22 Time-management met resultaat