Faksys 5. Prijs- en kortingsstructuren. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.2

Transcriptie

1 Faksys 5 Prijs- en kortingsstructuren versie 5.2 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Prijs- en kortingsstructuren Introductie 1 prijzen en kortingen Voorbereiding 2 initiële FAKSYS-instellingen Stap 3 1: Stap 4 2: Stap 5 3: Stap 6 4: Stap 7 5: Stap 8 6: Samenvatting 9 Invoeren artikelprijsgegevens Invoeren artikelstaffelkortingen Aanmaken debiteurgroepen Koppelen debiteuren aan debiteurgroep Invoeren debiteurgegevens met betrekking tot staffelkorting Invoeren prijs- en kortingsafspraken

3 2 1 Prijs- en kortingsstructuren Het pakket FAKSYS 5 is in eerste instantie ontwikkeld voor de facturering van oliehandelgerelateerde producten. In principe kunnen echter vrijwel alle producten en diensten met behulp van het pakket worden gefactureerd, omdat u deze uiteindelijk zelf vastlegt in uw artikelenbestand. Bovendien beschikt u over de mogelijkheid om tijdens de facturering vrije tekst in te geven. Hoe u zelf de te factureren artikelen kunt aanmaken en onderhouden binnen het pakket wordt beschreven in het stappenplan "Aanmaken artikelen". Het vastleggen en onderhouden van debiteurgegevens binnen het pakket wordt uitgebreid uiteengezet in het FAKSYS-stappenplan "Debiteuronderhoud" Binnen de oliehandel is het niet ongebruikelijk om te factureren op basis van met klanten gemaakte prijs- en kortingsafspraken. Dit stappenplan richt zich op het vastleggen van structurele prijs- en kortingsafspraken in het pakket zodat hier tijdens de facturering automatisch rekening mee kan worden gehouden. Maar natuurlijk kan er ook worden gefactureerd op basis van eenmalige individuele kortingsafspraken. Deze geeft u direct in bij de invoer van de factuurgegevens. De in de bestanden vastgelegde prijs- en k ortingsafsprak en worden tijdens de invoer van de factuurgegevens c.q. tijdens de invoer van de afleverbongegevens veelal direct getoond in een apart kadertje onder in het scherm. De inhoud van dit kader is context-afhankelijk, oftewel gekoppeld aan het veld waarop de cursor zich op een bepaald moment bevindt. Zo zult u als u bijvoorbeeld een prijs invult in het veld [Brutoprijs] in het factuurscherm in het kader direct zien of er een prijsafspraak geldt of dat er voor het artik el dat u wilt factureren een historische prijs of een historisch prijsaantal is ingegeven. Achter de diverse stappen hebben wij het pad aangegeven dat binnen het menu dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de beschreven handelingen dienen te worden verricht. Sommige zaken behoeven slechts eenmalig te worden ingevoerd voordat met het pakket kan worden begonnen. Deze gegevens worden aangeduid als Initieel. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:

4 3 1.1 Introductie prijzen en kortingen Omdat er in dit stappenplan een aantal verschillende begrippen met betrekking tot verkoopprijzen en kortingen door ons worden gehanteerd, is het misschien goed om te beginnen met een korte uitleg van de door ons in het pakket gebruikte begrippen. Voor alle duidelijkheid: Alle prijzen en kortingen binnen FAKSYS zijn altijd exclusief [BTW]. De B.T.W. wordt bepaald aan de hand van het BTW-tarief (verkoop) bij de artikelgroep van het betreffende artikel en wordt altijd berekend over het netto verkoopbedrag. Er wordt binnen het pakket gewerkt met verschillende soorten verkoopprijzen. Dit zijn: [Verkoopprijs] Een artikel heeft een standaard verkoopprijs. Met deze verkoopprijs bedoelen wij de actuele, laatst bekende verkoopprijs van het artikel. Deze verkoopprijs kunt u in het artikelenbestand ingeven. [Historische verkoopprijs] Wanneer er bij een artikel een datumgerelateerde prijs wordt genoteerd, spreken wij over een historische verkoopprijs. Een historische verkoopprijs heeft dus altijd een ingangs- en einddatum. De einddatum wordt hierbij bepaald door de ingangsdatum van de volgende verkoopprijs. De historische verkoopprijzen kunt u in het artikelenbestand invoeren op het tabblad [Prijzen FAKSYS] of via een aparte menukeuze onder [Prijzen]. Een historische verkoopprijs is met name van belang wanneer er na de feitelijke levering een prijswijziging heeft plaatsgevonden. Bij het gebruik van historische verkoopprijzen wordt tijdens de facturering namelijk gekeken naar de prijs zoals deze gold op de afleverdatum. Maakt u geen gebruik van de mogelijkheid tot het vastleggen van historische verkoopprijzen, dan zal tijdens de facturering altijd worden uitgegaan van de actuele -op het moment van facturering geldende- verkoopprijs van het artikel. Tenzij u een prijsafspraak heeft vastgelegd bij de betreffende debiteur natuurlijk. Hoe dat in zijn werk gaat wordt uitgebreid beschreven in dit stappenplan. [Brutoprijs] Een brutoprijs is de prijs die u aan een klant berekent, exclusief korting. Een eventuele korting wordt dus nog op de brutoprijs in mindering gebracht. [Nettoprijs] Een nettoprijs is de prijs die u aan een klant berekent, inclusief korting. Over een nettoprijs wordt geen korting meer berekend. [Prijs per] Bij iedere verkoopprijs -standaard, historisch of afgesproken- kunt u een prijsaantal meegeven. Dit doet u door de [Prijs per] in te vullen. Hierbij kunt u kiezen uit de volgende waarden: [Prijs per] [1], [10], [100], [1000] of [Verpakking]. Wanneer u kiest voor de [Prijs per] [Verpakking] is het bij een verpakking ingegeven aantal naast het verkochte volume mede bepalend voor de berekening van het verkoopbedrag van het artikel. Zie voorbeelden van diverse berekeningen in dit stappenplan onder -Stap 1-. U k unt voor een artik el ook een prijsaantal (prijseenheid/prijs per) afsprek en met een debiteur en/of debiteurgroep. Een afgesprok en prijsaantal geldt boven een standaard of historisch ingegeven prijsaantal van het artik el.

5 4 [Prijs Afspraken] U kunt voor een bepaalde debiteur of debiteurgroep ook specifieke prijsafspraken met betrekking tot verkoopprijzen en kortingen binnen het pakket vastleggen. Prijsafspraken -dit zijn afspraken met een debiteur of debiteurgroep over de prijs of de korting van een artikel- kunnen worden vastgelegd in het pakket. Bij het vastleggen van prijs- of kortingsafspraken speelt het hierboven genoemde prijsaantal overigens ook een rol. Zo kunt u bijvoorbeeld afspreken dat een bepaalde klant van u een zekere prijs voor een artikel betaalt per 100 liter, hoewel u gewoonlijk voor datzelfde artikel een prijs hanteert per 10 liter. Dan zal de prijs per 10 liter dus zijn vastgelegd bij het artikel [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Prijzen Faksys]. De prijs per 100 liter voor deze ene klant wordt dan vastgelegd bij de prijsafspraken [Prijzen] [Prijsafspraken] [Muteren]. Bij het vastleggen van de prijsafspraken krijgt u te maken met de volgende begrippen: [Netto voorkeurprijs] Over deze prijs wordt geen korting meer berekend. U kunt een nettoprijs vastleggen per: - afleverdebiteur - afleverdebiteurgroep - factureerdebiteur - factureerdebiteurgroep U heeft hierbij dus keuze uit vier verschillende combinaties. Wanneer u gebruik maakt van meerdere combinaties, wordt er een zekere volgorde gehanteerd voor de keuze van de toe te kennen nettoprijs. Hierbij gaat debiteur voor debiteurgroep en afleverdebiteur voor factureerdebiteur. De vier combinaties en de volgorde daarbinnen zijn als volgt: 1. per afleverdebiteur + artikel 2. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikel 3. per factureerdebiteur + artikel 4. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikel [Bruto voorkeurprijs] Over deze prijs kan nog wel een korting worden berekend, zie hieronder bij [Korting]. Ook de bruto voorkeurprijs kunt u vastleggen voor een van de hierboven genoemde combinaties. De eventueel op de brutoprijs in mindering te brengen korting zal altijd volgens dezelfde artikel-debiteurcombinatie worden berekend als is vastgelegd bij de brutoprijs. [Korting] U kunt een korting geven door een vast kortingsbedrag of een percentage in te vullen. De korting kan op een afleverdebiteur(groep) of factureerdebiteur(groep) en artikel(groep) worden ingevoerd. U heeft hierbij dus keuze uit acht verschillende combinaties. Wanneer u gebruik maakt van meerdere combinaties, wordt er een zekere volgorde gehanteerd voor de keuze van de toe te kennen korting. Hierbij gaat artikel voor artikelgroep, debiteur voor debiteurgroep en afleverdebiteur voor factureerdebiteur.

6 5 De acht combinaties en de volgorde daarbinnen zijn als volgt: 1. per afleverdebiteur + artikel 2. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikel 3. per afleverdebiteur + artikelgroep 4. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikelgroep 5. per factureerdebiteur + artikel 6. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikel 7. per factureerdebiteur + artikelgroep 8. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikelgroep [Vaste korting] Hier kunt u een kortingsbedrag ingeven dat in mindering dient te worden gebracht bij de gekozen artikel-debiteurcombinatie op de bruto voorkeurprijs. Zie hierboven. [Kortingspercentage] Hier legt u de korting vast in procenten voor de gekozen artikel-debiteurcombinatie. [Staffelkorting] Binnen FAKSYS is het mogelijk om te werken met zogenaamde staffelkortingen. Dit is een korting waarbij u de hoogte van de korting afhankelijk stelt van de afgenomen hoeveelheid. Voor alle duidelijkheid: staffelkortingen zijn altijd kortingsbedragen en geen percentages. De staffelkorting kan worden ingegeven bij het artikel op het tabblad [Staffelkorting]. Zie ook het FAKSYS-stappenplan "Aanmaken van artikelen" en zie -Stap 2- van dit stappenplan. In de standaarduitvoering van het pakket FAKSYS 5 senior -dat wil zeggen zonder gebruikmaking van de Module Kortingsstaffeldifferentiatie- geldt dat per debiteur kan worden aangegeven of er rekening dient te worden gehouden met een eventuele staffelkorting, maar dat deze korting voor iedereen gelijk is. Oftewel: u kunt per product één staffel aanleggen en per debiteur aangeven of deze staffel wel of niet wordt gehanteerd bij de prijsberekening. Wel kunt u per debiteur aangeven of de staffelkorting altijd dient te gelden of alleen wanneer er geen andere kortingsafspraak is vastgelegd. [Gedifferentieerde staffelkorting] Maakt u gebruik van de Module Kortingsstaffeldifferentiatie, dan heeft u de mogelijkheid om verschillende staffels aan te leggen per artikel. Zie -Stap 2- van dit stappenplan. Bij de prijsafspraken kunt u dan aangeven welke staffel bij een bepaalde artikeldebiteurcombinatie dient te worden gehanteerd. [Staffelcode] Dit is de code waaronder de verschillende door u zelf aan te leggen kortingsstaffels per artikel -bij gebruik van de module Kortingsstaffeldifferentiatie- kunnen worden vastgelegd. Zie stap "Voorbereiding initiële FAKSYS-instellingen" van dit stappenplan.

7 6 1.2 Voorbereiding initiële FAKSYS-instellingen [Overige Functies] [Instellingen] [Faksys instellingen] Initieel De meeste FAKSYS-pakketinstellingen zullen waarschijnlijk al zijn doorgenomen en gevuld bij het aanmaken van het artikelenbestand. Toch moeten we eerst nog even een paar zaken controleren die met name in het kader van de prijs- en kortingsbepaling bijzonder relevant zijn. Na het maken van bovengenoemde menukeuze treft u -afhankelijk van de versie van uw pakket- maximaal een tiental tabbladen aan. Op deze tabbladen vindt u een aantal velden. We vermelden hier alleen de binnen het kader van dit stappenplan relevante tabbladen en velden. [Overige Functies] [Instellingen] [Faksys instellingen] tabblad [Keuzelijsten] Afbeelding 1 Op dit tabblad vindt u een aantal door uzelf te vullen tabellen. Deze tabellen komen in het pakket op diverse plaatsen naar voren als keuzevensters. U bepaalt dus zelf de keuzes binnen deze vensters.

8 7 In de tabel [Verpakkingen] geeft u aan hoe, en in welke hoeveelheden de artikelen verkocht worden. Bijvoorbeeld: Stuk, Los, Doos, Vat. Het bijbehorende aantal is met name van belang voor de berekening van de verkoopprijs per verpakking. In de tabel [Eenheidomschrijvingen] geeft u de eenheden aan waarin de artikelen worden verkocht. Bijvoorbeeld: Per Liter, Stuk of Kg. Dit veld is voornamelijk van belang voor een juiste vermelding van de eenheid op de factuur.

9 8 [Overige Functies][Instellingen][Faksys instellingen] tabblad [Staffelcodes] Module Afbeelding 2 Met de Module Kortingsstaffeldifferentiatie heeft u de mogelijkheid om 99 verschillende staffelcodes in te voeren, die later in -Stap 2- aan artikelen kunnen worden gekoppeld. Hier geeft u uitsluitend de code aan en de aanduiding waaraan u de staffel later wenst te herkennen bij de invoer bij de prijsafspraken. De feitelijke staffel -waarin dus de k orting per staffeltrede wordt vastgelegd- wordt altijd ingegeven bij het artikel. Het ligt voor de hand om in de omschrijving te kiezen voor een aanduiding die de verschillende stappen binnen de staffel aanduidt.

10 9 1.3 Stap 1: Invoeren artikelprijsgegevens [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Prijzen Faksys] Op dit tabblad kunt u de prijsgegevens van het artikel invoeren. Voor een volledige beschrijving van het invoeren van artik elgegevens verwijzen wij naar het stappenplan FAKSYS "Aanmaken van artikelen". Wellicht ten overvloede vermelden we nog eens dat alle prijzen in FAKSYS exclusief B.T.W. worden ingevoerd. Afbeelding 3 - Geef de [Eenheid] aan waarin u het product/artikel wenst te prijzen door een selectie maken uit het betreffende venster. U kunt de tabel waaruit u een selectie kunt maken achter de keuze [Eenheid] naar eigen inzicht vullen. Zie ook het hoofdstuk -Voorbereiding initiële FAKSYSinstellingen- eerder in dit stappenplan. - Bij het volgende veld [Verpakking] geeft u aan of het artikel los verkocht wordt (zogenaamd bulkartikel) of hoe, en in welke hoeveelheid, het artikel is verpakt. Deze tabel kunt u zelf onderhouden. Zie ook het hoofdstuk -Voorbereiding initiële FAKSYS-instellingen- eerder in dit stappenplan. - Geef vervolgens de [Verkoopprijs] in euro's in. - Geef bij het veld [Prijs per] aan per welke hoeveelheid de ingevulde prijs dient te gelden. U kunt hier kiezen uit: [1] (Stuk), [10], [100], [1000] of [Verpakking].

11 10 Houdt bij het invoeren van de [Verkoopprijs] rek ening met de hiervoor ingestelde waarden. Een prijs per stuk heeft vanzelfsprek end een totaal andere betek enis dan bijvoorbeeld een prijs per verpakking van 100 liter. U k unt binnen FAKSYS werk en met datum-gerelateerde prijzen, zogenaamde historische verk oopprijzen. Dat wil zeggen dat bij de facturering wordt gek ek en naar de verkoopprijs zoals die gold op de datum van aflevering. In dat geval voert u de prijs in, in de tabel met de desbetreffende datum. In deze tabel kunnen dus meerdere datum-gerelateerde prijzen worden ingevoerd. U kunt de historische verkoopprijzen ook invoeren en onderhouden via een menukeuze onder [Prijzen] Afbeelding 4 Voorbeelden Hieronder wordt een drietal voorbeelden geven van verschillende combinaties van gegevens (prijs per, verpakking en verkoopprijs) en de bijbehorende verkoopbedragen. We gaan in de voorbeelden uit van de verkoopprijs inclusief accijns: Voorbeeld I Artikel: Smeermiddel Eenheid: Liter Prijs per: 100 Verpakking: Los Verkoopprijs: 125,-- Op de factuur zal in rekening worden gebracht bij een levering van 1000 liter: 1000 liter "smeermiddel" á 1,25 = 1.250,-- Voorbeeld II Artikel: Smeermiddel Eenheid: Stuks Prijs per: Verpakking Verpakking: Vat 206 liter Verkoopprijs: 250,-- Op de factuur zal in rekening worden gebracht bij een levering van 2 vaten: 2 (stuks) vaten "smeermiddel" á 250 = 500,--

12 11 Voorbeeld III Artikel: Vetpatroon Eenheid: Kg Prijs per: 1 (kilo) Verpakking: 400 gram (0,4) Verkoopprijs: 14,55 Op de factuur zal in rekening worden gebracht bij een levering van 2 vetpatronen: 2 (stuks) 400 gram "vetpatroon" á 5,82 = 11,64

13 Stap 2: Invoeren artikelstaffelkortingen [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Staffelkorting] Senior Op dit tabblad kunt u voor een artikel een kortingsstaffel aanleggen. Afbeelding 5 Op dit tabblad kunt u dus uitsluitend een aantal volume-gerelateerde kortingsstaffels voor het betreffende artikel ingeven. - Geef steeds het [Beginvolume] in vanaf waar de volgende kortingsstap dient te gelden; het [Eindvolume] wordt automatisch bepaald aan de hand van het volgende ingegeven beginvolume. Wanneer er geen volgend beginvolume is ingegeven, geldt de korting dus voor ieder volume boven het laatste beginvolume. - Voer in de kolom [Korting] het kortingsbedrag exclusief B.T.W. voor de betreffende kortingsstap in.

14 13 Met de Module Kortingsstaffeldifferentiatie heeft u de mogelijkheid om per artikel 99 verschillende kortingsstaffels in te voeren. Met deze module kunt u bovendien per debiteur instellen welke kortingsstaffel van toepassing is. Zie -Stap 5 en Stap 6- Wanneer u beschikt over de Module Kortingsstaffeldifferentiatie geeft u de kortingsstaffels als volgt in: Module Afbeelding 6 - In het veld [Staffel] voert u een staffelnummer in. U kunt hierbij kiezen uit de eerder (bij de voorbereiding) aangemaakte staffelcodes. - Vervolgens geeft u per staffelcode de bij de staffel behorende volumes en kortingbedragen exclusief BTW in. Door middel van de bladerknoppen kunt u bladeren door de ingevoerde k ortingsstaffels van het betreffende artik el.

15 Stap 3: Aanmaken debiteurgroepen [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteurgroepen] [Muteren] Debiteurgroepen worden binnen FAKSYS en FLEXYS gebruikt in de prijs- en kortingssfeer. Gebruik van debiteurgroepen maakt het mogelijk om in één keer een korting in te voeren voor alle debiteuren die aan de betreffende groep zijn gekoppeld. Voordeel hiervan is dat niet bij iedere individuele debiteur een aparte korting behoeft te worden ingegeven. Vooral bij een eventuele wijziging van de (groeps)korting levert dit veel gemak op. Afbeelding 7 Het invoeren van een debiteurengroep gaat als volgt: - Klik op de knop [Nieuw]; het debiteurgroepsnummer zal nu automatisch met één worden opgehoogd. - Voer de naam van de debiteurgroep in in het betreffende veld. - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken. De groepscode kan dus niet worden gebruikt als alternatief voor de selectiecode of de frequentiecode. U kunt dus debiteurgroepen aanmaken voor alle debiteuren die aan een bepaald k ortingscriterium voldoen. Stel: iedere FAKSYS k lant k rijgt bij u standaard een korting van 10 euro op de prijs van 100 liter diesel. Dan kunt u bijvoorbeeld een groep aanmak en "F-Diesel 10". Vervolgens k oppelt u iedere FAKSYS-debiteur waarvoor de korting geldt dan aan deze groep.

16 15 De feitelijke korting geeft u elders in het pakket in bij [Prijzen] [Prijsafspraken]. Zie -Stap 6-. De pakketten FLEXYS en FAKSYS maken beide gebruik van hetzelfde debiteurengroepenbestand. Houd hier indien nodig rek ening mee bij de tenaamstelling van de verschillende debiteurgroepen om eventuele latere verwarring te voork omen.

17 Stap 4: Koppelen debiteuren aan debiteurgroep Nu u de debiteurgroepen bij de vorige stap heeft aangemaakt, kunt u deze eventueel nu dus koppelen aan de debiteuren. Nog steeds geldt: de feitelijke korting geeft u later elders in het pakket in bij [Prijzen] [Prijsafspraken]. Zie -Stap 6-. [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens] - Koppel in het veld [Debiteurgroep] de debiteur aan de gewenste groep. U kunt binnen dit venster zoeken op naam binnen de zojuist onder -Stap 3- aangemaakte debiteurgroepen. Een bijzondere situatie kan zich voordoen indien u op het tabblad [Facturering FAKSYS] heeft aangegeven dat de factuur van de betreffende factuur dient te worden verstuurd naar een zogenaamde factureerdebiteur. Een dergelijke situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als u factureert aan een bedrijf met meerdere vestigingen waarvan de facturen altijd dienen te worden gericht aan het hoofdkantoor. Let in dat geval dan goed op of aan de debiteur waarnaar u verwijst in het veld [Factureerdebiteur] ook niet al een debiteurgroep is gekoppeld. In dat geval is het dus van belang te weten of voor de factureerdebiteur dezelfde kortingscondities gelden als voor de (aflever)debiteur.

18 Stap 5: Invoeren debiteurgegevens met betrekking tot staffelkorting [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Facturering Faksys] Op dit tabblad kunt u aangeven of de betreffende debiteur in aanmerking dient te komen voor staffelkorting door het veld [Staffelberekening] in te vullen. Indien u geen gebruik maakt van de module Kortingsstaffeldifferentiatie is de staffelkorting voor een artikel -indien van toepassing vanzelfsprekend- voor iedereen gelijk. Per artikel is in dat geval dus één kortingsstaffel in te geven. Afbeelding 11 In het veld [Staffelberekening] op dit tabblad kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden: - Altijd staffelkorting. - Nooit staffelkorting. - Berekenen van de staffelkorting indien er geen andere korting van toepassing is. Indien u wel beschikt over de Module Kortingsstaffeldifferentiatie kunt u vervolgens in het veld [Staffelnummer] ingeven volgens welke staffel de korting voor deze debiteur berekend dient te worden. Module Afbeelding 12 U kunt hier kiezen uit de staffelcodes die u eerder onder de stap [Voorbereiding initiële FAKSYS-instellingen] uit dit stappenplan hebt aangemaakt. Ook hier geldt weer: de feitelijke staffelkortingen worden elders in het pakket vastgelegd zie -Stap 2-. Misschien wilt u, bijvoorbeeld gedurende een bepaalde periode of voor een bepaald artikel, een uitzondering op de vastgelegde staffel hanteren. Dit is mogelijk. Hoe u dit kunt vastleggen wordt beschreven in -Stap 6- van dit stappenplan.

19 Stap 6: Invoeren prijs- en kortingsafspraken [Prijzen] [Prijsafspraken] [Muteren] Afbeelding 13 Nu u heeft aangegeven hoe er omgegaan dient te worden met eventuele staffelkortingen en of een debiteur wellicht behoort tot een bepaalde debiteur- of kortingsgroep, kunt u de feitelijke kortings- of prijsafspraken vastleggen in het pakket. De prijzen en kortingen binnen FAKSYS kennen een zekere hiërarchische structuur. Achterin dit stappenplan vindt u een overzicht waarin deze structuur is vastgelegd. Wij adviseren u om dit overzicht goed te bestuderen voordat u de kortingen daadwerkelijk in het pakket vastlegt. Om in het veld [Debiteur] een debiteurgroep te selecteren, geeft u eerst een zogenaamde "backslash" in, dit is het \ teken op uw toetsenbord. Achter de backslash kunt u nu eventueel direct het debiteurengroepsnummer ingeven. U kunt eventueel in dit veld zoeken op naam door achter de backslash de naam, of een deel van de naam, van de betreffende debiteurgroep in te geven. Wilt u de korting direct op debiteurniveau ingeven, dan kunt u ofwel rechtstreeks het debiteurnummer of de naam, of eventueel een deel van de naam invoeren. Prijzen kunnen per debiteur of debiteurgroep worden vastgelegd per artikel. Kortingen kunnen per debiteur of debiteurgroep eventueel worden vastgelegd voor een artikelgroep (bijvoorbeeld 10% korting op alle smeermiddelen) of een artikel. Of u de korting per artikel of artikelgroep invoert, geeft u aan door op de betreffende knop rechts in het scherm te klikken.

20 19 Wij gaan hier uit van de ingave van de gegevens op artikelniveau. Hoe u kortingen ingeeft op groepsniveau wijst zich dan verder vanzelf. Als u een korting heeft ingegeven op groepsniveau, dan zal dit bij het ingeven van de gegevens op artik elniveau onder in het scherm worden getoond. Dit, om zoveel mogelijk te voorkomen dat u de korting per ongeluk dubbel in zou geven. Let bij de invoer van de kortingen dus goed op de getoonde informatie onder in het scherm. - Geef in het veld [Artikelnummer] de naam of het nummer in van het artikel waarvoor u bij deze debiteur/groep een prijsafspraak wenst vast te leggen. In het detailgedeelte (informatieblokje) onderin het scherm ziet u verdere informatie van het ingevoerde artikel, zoals de artikelnaam, verkoopprijs en verpakkingsgegevens. - In het veld [Datum] geeft u de datum in vanaf wanneer de korting dient in te gaan. Als u dus een tijdelijke korting dient in te geven, dan kunt u dit oplossen door bij dezelfde debiteur/groep voor hetzelfde artik el meerdere regels aan te mak en met verschillende data en k ortingen/prijzen. Zo kunt u eventueel ook een tijdelijke afwijking ten opzichte van de staffelkorting vastleggen. - In het veld [Bruto voorkeurprijs] kunt u nu eventueel de brutoprijs vastleggen waarover de korting berekend dient te worden. Dit zult u bijvoorbeeld willen doen als u zowel de bruto- als de nettoprijs, en eventueel ook de korting, op de factuur van de debiteur wenst te vermelden. Deze brutoprijs k ent een hogere hiërarchische status dan bijvoorbeeld de historische verk oopprijs of de prijs uit het artik elenbestand. Deze brutoprijs fluctueert dan ook niet mee als u de prijs in het artikelenbestand of het historisch verkoopprijzenbestand verandert. Vult u hier niets in, dan zal altijd worden gerekend met de prijs zoals die staat opgetek end in het artik elbestand of in het historisch verk oopprijzenbestand. Tenzij u in deze regel de netto voork eurprijs vult natuurlijk. (Zie hieronder) - In het veld [Vaste korting] geeft u eventueel een kortingsbedrag in (exclusief B.T. W.). Dit kortingsbedrag zal dan bij de facturering in mindering worden gebracht op de eerder ingegeven brutoprijs of op de prijs van het artikel zoals die is opgetekend in het artikelbestand of het historisch verkoopprijzenbestand - In het veld [Kortingspercentage] kunt u eventueel een procentuele korting ingeven. - In het veld [Netto voorkeurprijs] kunt u eventueel een "harde" nettoprijs vastleggen die altijd aan de betreffende debiteur/groep in rekening zal worden gebracht. Op deze prijs zullen dan overigens geen verdere kortingen van kracht zijn. Deze nettoprijs geldt dus ook boven de elders in het pakket bij dit artikel vastgelegde verk oopprijzen. De hier ingegeven prijs is dus echt een vaste prijs, die niet mee-varieert met de standaard verk oopprijzen.

21 20 - Bij [Prijs per] geeft u aan of de in de regel ingegeven waarden gelden per 1, 10, 100 of 1000 eenheden van het betreffende artikel. Het veld [Prijs per] dat u hier invult geldt dus voor de hier vastgelegde prijs- of kortingsafspraak. Deze kan dus afwijken van de standaard instelling bij het betreffende artikel die u heeft ingegeven bij -Stap 1-. In dat geval wordt bij de facturering rek ening gehouden met de hier -bij de prijsafsprak en- vastgelegde gegevens. - In het veld [Staffelnummer] kunt u eventueel aangeven of er bij de Module prijsberekening rekening dient te worden gehouden met een eventuele staffelkorting. Hier kunt u een van de codes ingeven die u heeft ingegeven bij de initiële instellingen en die u bij -Stap 2- heeft gedefinieerd. U beschikt uiteraard alleen over deze mogelijkheden als u geautoriseerd bent voor het gebruik van de module Kortingsstaffeldifferentiatie. - Om een staffelcode aan een debiteur te koppelen in het prijsafsprakenscherm is het niet noodzakelijk dat dit ook al bij de debiteur zelf is ingegeven zie -Stap 5-. Zo kunt u eventueel dus ook gebruik maken van de mogelijkheid tot het ingeven van een tijdelijke staffelkorting. Wel zal altijd rekening worden gehouden met de instelling bij de debiteur of er altijd een staffelkorting moet worden berekend of alleen als er nog geen andere korting van toepassing is. Deze staffelcode overruled de standaard bij de debiteur ingestelde staffelcode. Met behulp van de knoppen [Toevoegen] en [Verwijderen] onder in het invoerscherm kunt u eventueel kortingsafspraken toevoegen dan wel verwijderen. Toevoegen van een nieuwe regel kan eventueel ook door op [Insert] te drukken. Verwijderen kan ook met behulp van de toetscombinatie [Ctrl] [Delete]. Met behulp van de knop [Verwijderen] rechtsboven in het scherm verwijdert u in één keer alle prijs- en kortingsafspraken van de betreffende debiteur(groep).

22 Samenvatting Start Stroomschema prijsbepaling Faksys 5 8 juli 2004 Gevonden Netto voorkeurprijs per afleverdebiteur + artikel Korting per afleverdebiteur + artikel Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Gevonden Netto voorkeurprijs per debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikel Korting per debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikel Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Gevonden Netto voorkeurprijs per factureerdebiteur + artikel Korting per afleverdebiteur + artikelgroep Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Nettoprijs gevonden brutoprijs = nettoprijs, korting = 0 Gevonden Netto voorkeurprijs per debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikel Korting per debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikelgroep Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Korting per afleverdebiteur + artikel Gevonden Bruto voorkeurprijs per afleverdebiteur + artikel Korting per factureerdebiteur + artikel Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Korting per debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikel Gevonden Bruto voorkeurprijs per debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikel Niet gevonden Korting per debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikel Geen korting gevonden Korting gevonden Korting per factureerdebiteur + artikel Gevonden Bruto voorkeurprijs per factureerdebiteur + artikel Korting per factureerdebiteur + artikelgroep Korting gevonden Niet gevonden Geen korting gevonden Korting per debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikel Gevonden Bruto voorkeurprijs per debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikel Niet gevonden Korting per debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikelgroep Geen korting gevonden Korting gevonden Ingevuld Historische verkoopprijs ingevuld? Geen korting gevonden Afleverdebiteur heeft staffelkorting? Brutoprijs gevonden Zoeken naar een korting Niet ingevuld Brutoprijs = prijs uit artikelenbestand Zoeken naar een korting Module kortingsstaffeldifferentiatie aanwezig? Korting gevonden Afleverdebiteur heeft altijd staffelkorting? Geen korting gevonden Afleverdebiteur heeft staffelkorting? Korting gevonden Afleverdebiteur heeft altijd staffelkorting? Afgesproken staffelnummer bij de afleverdebiteur + artikel Afgesproken staffelnummer bij de debiteurgroep van de afleverdebiteur + artikel Afgesproken staffelnummer bij de factureerdebiteur + artikel Afgesproken staffelnummer bij de debiteurgroep van de factureerdebiteur + artikel Default staffelnummer bij de afleverdebiteur Default staffelnummer bij de factureerdebiteur Staffelkorting bij artikel Staffelkorting bij staffelnummer van artikel Staffelkorting berekenen. korting = korting + Staffelkorting Einde

23 22 Is er een [Netto voorkeurprijs] afgesproken? zie -Stap 6-1. per afleverdebiteur + artikel 2. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikel 3. per factureerdebiteur + artikel 4. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikel Zo ja, dan wordt de brutoprijs gelijk aan de nettoprijs en er wordt geen korting berekend. De prijs- en kortingsberekening wordt beëindigd. Zo nee: Is er een [Bruto voorkeurprijs] afgesproken? zie -Stap 6-1. per afleverdebiteur + artikel 2. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikel 3. per factureerdebiteur + artikel 4. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikel Zo ja, dan is de brutoprijs gevonden en wordt er gekeken op er op de gevonden combinatie ook nog korting moet worden berekend. Bijvoorbeeld er wordt een brutoprijs op factureerdebiteur + artikel gevonden. Dan wordt er alleen gekeken of er op factureerdebiteur + artikel ook korting moet worden berekend. Zo nee: Is er een [Historische verkoopprijs] voor het betreffende artikel? zie -Stap 1- Zo ja, dan is de brutoprijs gevonden en wordt er gekeken of er nog korting moet worden berekend. Zo nee: Staat er een [Verkoopprijs] in het artikelenbestand? zie -Stap 1- Zo ja, dan is de brutoprijs gevonden en wordt er gekeken of er nog korting moet worden berekend. Is er [Korting] afgesproken? zie -Stap 6-1. per afleverdebiteur + artikel 2. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikel 3. per afleverdebiteur + artikelgroep 4. per debiteurgroep afleverdebiteur + artikelgroep 5. per factureerdebiteur + artikel 6. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikel 7. per factureerdebiteur + artikelgroep 8. per debiteurgroep factureerdebiteur + artikelgroep Zo ja en wanneer de debiteur geen staffelkorting krijgt wanneer er andere kortingsafspraken van toepassing zijn dan is het totale kortingsbedrag bepaald. De prijs- en kortingsberekening wordt beëindigd. Zo nee of wanneer de debiteur altijd staffelkorting krijgt: Is er [Staffelkorting] voor het artikel van toepassing? zie -Stap 2- Met module: 1. Afgesproken kortingsstaffel zie -Stap 6-2. Staffelnummer bij afleverdebiteur zie -Stap 5-3. Staffelnummer bij factureerdebiteur zie -Stap 5- Zo ja, dan wordt het totale kortingsbedrag verhoogd met de staffelkorting en is het totale kortingsbedrag bepaald. De prijs- en kortingsberekening wordt beëindigd.