Nieuwsbrief Facturatie Versie april 2015

Transcriptie

1 Nieuwsbrief Facturatie Versie april 2015 Dit is een speciale nieuwsbrief helemaal gericht op de facturatie in Zaalagenda. Er zijn diverse aanpassingen doorgevoerd in de facturatie waardoor deze eenvoudiger te gebruiken is en daarbij ook zeer flexibel. De verschillende aanpassingen zullen worden beschreven aan de hand van het traject dat bij de facturatie van toepassing is. Op die manier komen alle onderdelen van de facturatie aan bod in deze nieuwsbrief. Mocht u nog geen gebruik maken van de facturatiemodule, maar u factureert nu wel het gebruik van uw zalen dan nodigen wij u graag uit de nieuwsbrief te lezen zodat u kunt zien dat factureren eenvoudiger kan zonder de factuur nieuw in te moeten voeren. De facturatiemodule van Zaalagenda bespaart veel tijd en voorkomt fouten. Daarnaast is uw boekhouding direct bijgewerkt door het gebruik van de exportmogelijkheden van Zaalagenda in combinatie met de importmogelijkheden van uw boekhoudsysteem. In deze nieuwsbrief worden de volgende zaken toegelicht. 1. Zalen en tarieven 2. Catering en tarieven 3. Voorzieningen en tarieven 4. Factureerbare reservering 5. Crediteren 6. Instellingen facturatie 7. Aanmaken factuur 8. Uitdraaien facturen 9. Betalingen boeken 10. Gebruik van budgetten 11. Exporteren factuurgegevens naar de boekhouding Zalen en tarieven Bij elke zaal kunt u één of meerdere tariefsoorten opgeven. Bij elk tariefsoort zoals dagdeel, uur etc kunt u een tarief invullen. Wat nieuw is dat dit tarief aan een datum is gekoppeld. U kunt dus nu ook prijswijzigingen die eraan staan te komen verwerken bij de tarieven. Door het opgeven van de nieuwe ingangsdatum en het dan geldend tarief heeft u dit geregeld. Bij de reservering wordt gekeken naar het tarief welke geldt op het moment van de reservering. Nieuw is dat ook uurtarieven gebruikt kunnen worden. Bij de eenheden kunt u de verschillende tariefsoorten benoemen. U kunt daar ook aangeven dat het een eenheid in uren betreft. Wanneer u een eenheid van het soort uren bij een zaal selecteert heeft u de mogelijkheid tijdvakken met prijzen in te vullen. Zo kunt u bijvoorbeeld van 0:00 tot 8:00 50,=, 8:00 tot 18:00 40,= en van 18:00 tot 0:00 55,= invoeren. Wanneer u een reservering aanmaakt waarbij een uurtarief geldt wordt er met deze tijdsvakken gerekend. Een reservering van 15:00 tot 20:00 zal keurig worden bepaald (3 uur à 40,= en 2 uur à 55,= totaal = 230,=).

2 Catering en tarieven Bij de catering kon voorheen slechts één tarief worden ingegeven. Nu is dat een tarief gekoppeld aan een periode. Bij de catering ziet u altijd de actuele prijs weergegeven worden. Prijswijzigingen in de toekomst kunt u nu alvast invoeren. Bij de reservering wordt rekening gehouden met het dan geldende tarief. Voorzieningen en tarieven Bij de voorzieningen kon voorheen meerdere tariefsoorten met één tarief worden ingegeven. Nu zijn de tarieven bij een tariefsoort gekoppeld aan een periode. Bij de voorziening en tariefsoort ziet u altijd de actuele prijs weergegeven worden. Prijswijzigingen in de toekomst kunt u nu alvast invoeren. Bij de reservering wordt rekening gehouden met het dan geldende tarief. Factureerbare reserveringen Bij elke afzonderlijke reservering kunt u aangeven of deze gefactureerd dient te worden. Middels een vink geeft u dit aan. Wanneer de vink is geplaatst en opgeslagen wordt het tabblad Facturatie actief. Hier dient een eenheid geselecteerd te worden. U kunt vervolgens het aantal eenheden aanpassen. Wanneer de eenheid een uur basis betreft zal het aantal eenheden automatisch worden aangepast aan het aantal uren van de reservering. Wanneer er een aparte prijs geldt voor de reservering kunt u dat aangeven middels een prijsafspraak.

3 Maakt u gebruik van aanbetaling dan kunt u dit ook aangeven. Door het invullen van een aanbetalingsbedrag wordt er een factuur klaar gezet bij de factuur aanmaak voor de aanbetaling. Wanneer de reservering achteraf wordt gefactureerd zal de aanbetaling automatisch meegenomen worden en van het factuurbedrag worden afgehaald. Zodra u de reservering wenst te factureren kan dat via de optie Aanmaken factuur. Zodra de reservering is gefactureerd kunt u deze niet meer aanpassen. Om de reservering aan te passen dient er dan eerst een creditfactuur gemaakt te worden. Crediteren Wanneer een uitgedraaide factuur onjuist is kan deze hersteld worden door het maken van een creditfactuur en daarna weer een juiste factuur. Om een reservering te crediteren dient u bij de reservering een vink te plaatsen bij Deze reservering crediteren. Bij de Aanmaken factuur verschijnt nu een creditregel voor de reservering. Daarnaast kan de reservering weer worden aangepast. Zodra u de aanpassing heeft gemaakt kunt u een nieuwe factuur van de reservering maken. Instellingen facturatie Bij de Factuurinstellingen vindt u alle instellingen die van belang zijn. Zonder elke optie toe te lichten kan hier het volgende worden ingesteld: 1. Instellingen: krediettoeslag, zijn de bedragen inclusief of exclusief BTW en betalings- en herinneringstermijnen. 2. Layout: hier staan de layouts voor de facturen, herinnering, aanmaning en ingebrekestelling. U dient een sjabloon te selecteren. Dit is een PDF van uw briefpapier. Hier wordt de factuur, herinnering etc op afgebeeld. 3. BTW: hier staan de actuele BTW percentages ingesteld. 4. Valuta: standaard staat hier de euro ingesteld. 5. Talen: standaard staat hier Nederlands. U kunt andere talen toevoegen indien gewenst. 6. Vaste regels: hier kunt terugkerende kosten zoals schoonmaakkosten, reserveringskosten etc instellen.

4 7. hier kunt u aangeven of de facturen per of post dienen te worden verstuurd en in geval van waar naar toe. Bij de sjablonen kunt u de tekst van de opmaken. Hierbij kunnen zogeheten samenvoegvelden worden gebruikt. 8. Proforma: wanneer u een proforma factuur wenst te maken bij een reservering dan kunt u hier de tekst van de opmaken en het sjabloon te kiezen welke als basis geldt voor de proforma. Het sjabloon betreft een PDF. 9. Export boekhouding: hier vult u de grootboeknummers is en geeft u aan welk boekhoudsysteem u gebruikt zodat de juiste exportformaat wordt aangemaakt. Aanmaken factuur Alle factureerbare reserveringen die nog niet gefactureerd zijn worden hier getoond. U kunt hier één of meerdere reserveringen selecteren. Voorwaarde is dat de klant hetzelfde is. Door het plaatsen van een vink voor de betreffende reserveringen en vervolgens op te drukken wordt een factuur aangemaakt. In dit scherm kunt u het adres aanpassen van de klant. U kunt een andere layout kiezen, de kop- en voettekst van de factuur aanpassen. Daarnaast kunt u losse regels toevoegen. Wanneer de factuur gereed is drukt u op Ok waarmee de geselecteerde reserveringen als gefactureerd staan. De aangemaakte factuur staat nu klaar bij Uitdraaien facturen voor verzending. Heeft u op Ok gedrukt, maar u bent toch iets vergeten? Ga naar Factuur uitdraaien en druk hier op en u kunt de factuur alsnog aanpassen. Zodra de factuur is uitgedraaid kan deze alleen nog worden aangepast middels een creditfactuur. Uitdraaien facturen Bij Uitdraaien factuur treft u alle facturen die nog niet uitgedraaid zijn. Het uitdraaien bestaat uit het aanbieden als een PDF om deze uit te kunnen draaien (verzending per post) of het verzenden per . Wanneer de factuur uitgedraaid is krijgt deze een factuurnummer en een factuurdatum. Vanaf dat moment kan de factuur niet meer aangepast worden. Zolang de factuur nog geen nummer en datum heeft kunt u deze aanpassen, maar ook verwijderen. In dat laatste geval treft u de reservering(en) van die factuur weer in de lijst bij Aanmaken factuur.

5 Inboeken betalingen U kunt de betalingen bijhouden in Zaalagenda. Een betaalde factuur kunt u via Inboeken klant en via Inboeken factuur boeken. Het is mogelijk een deelbetaling aan te geven. Daarnaast is het ook mogelijk om de krediettoeslag weg te boeken. In geval van een krediettoeslag is er een percentage over de factuur gerekend. Wanneer deze betaald wordt is er dus meer betaald dan de feitelijke factuurgrootte. Het bedrag wat meer betaald is kan op de krediettoeslag worden afgeboekt zodat de factuur keurig als betaald vast staat. Gebruik van budgetten Heeft u te maken met relaties waar geen factuur voor wordt gemaakt, maar waar wel wordt bijgehouden hoeveel er verbruikt is? Het verbruik gaat ten laste van een budget. Dit is het geval bij bijvoorbeeld werkgroepen en dergelijke. In Zaalagenda is er nu de mogelijkheid om dit bij te houden. Bij de relatie geeft u aan dat hier sprake is van een budget. Bij het maken van een reservering kan aangegeven worden dat de reservering ten laste van een budget gaat. Selecteert u een relatie waar budget als kenmerk is aangezet dat krijgt de reservering automatisch het kenmerk budget. Wat zijn de kenmerken wanneer u gebruik maakt van budget? Bij de reservering dient budget aangevinkt te worden. Er wordt geen factuur aangemaakt. Via de overzichten kan een overzicht van het verbruik worden gemaakt. Zaalagenda beheert dus geen budgetten. Het helpt u bij het gebruik van budgetten. Exporteren factuurgegevens naar de boekhouding Via deze optie kunt een export aanmaken, terugdraaien en downloaden. Bij het aanmaken geeft u aan tot welke datum de facturen meegenomen dienen te worden. Alleen die facturen die nog meegenomen zijn in een export worden aangeboden. Een factuur wordt dus nooit twee keer aangeboden in de export. Is een export niet goed dan kunt u deze terugdraaien. Ook opnieuw downloaden is mogelijk.

6 Ideeën en suggesties Regelmatig worden wij gebeld en ontvangen wij s met verzoeken voor uitbreidingen en aanpassingen. Elk verzoek wordt bekeken op mogelijkheden en uitvoerbaarheid en indien mogelijk wordt deze doorgevoerd. Deze updates worden doorgevoerd zonder dat wij hiervan iedereen op de hoogte stellen. Het kan dus zijn dat u een uitbreiding opmerkt zonder bericht. In de periodieke nieuwsbrief worden de gemaakte wijzigingen wel besproken. Heeft u ideeën of suggesties dan horen wij dat graag van u. U kunt deze per doorgeven. Uiteraard kunt u ons telefonisch bereiken tijdens kantoortijden. Pioen Partners BV Twentepoort West RD Almelo Tel: +31 (0) info@zaalagenda.nl