sportadministratie Hoe werken met lidgelden

Transcriptie

1 sportadministratie Hoe werken met lidgelden

2 sportadministratie 2 Inhoud 1 Hoe worden de lidgelden berekend Clublid gekoppeld aan actieve groep, geen lidgeld laten betalen Ander tarief voor bepaald clublid, dan het tarief van de groep STAP 1 : ACTIEVE ploegen STAP 2 : lidgeld betalen als SPELER van een ploeg? NIVEAU 1 : Lidgeld instellen per geboortejaar NIVEAU 2 : Lidgeld instellen per clublid NIVEAU 3 : Lidgeld instellen per ploeg/groep Het lidgeld in de boekhouding Overzicht betaalde lidgelden Lidgelden voor het volgende seizoen VOORBEREIDEN Lidgelden naar de clubleden VERSTUREN Exporteren naar Excel De intro Het overzicht van de verschillende lidgelden Het overzicht per clublid Het overzicht per familie Het overzicht clubleden zonder lidgeld... 13

3 sportadministratie 3 1 Hoe worden de lidgelden berekend Volg deze flowchart om te weten hoe het lidgeld van een bepaalde speler wordt berekend. Is het clublid gekoppeld aan een ACTIEVE ploeg? NEE Geen lidgeld betalen JA Instellen via SPORTIEF >> ploegen Staat LIDGELD BETALEN voor deze speler binnen deze ploeg Op JA JA NEE Geen lidgeld betalen Instellen via SPORTIEF >> spelers Is er een bedrag ingesteld als CLUBLID? NEE JA LIDGELD = CLUBLIDBEDRAG Instellen via SETUP >> leden Is er een bedrag ingesteld voor zijn/haar GEBOORTEJAAR? NEE JA LIDGELD = GEBOORTE BEDRAG PLOEG/SPELER KORTING Instellen via SETUP >> leden >> lidgeld Gekoppeld aan een BETALENDE FUNCTIE binnen deze ploeg? NEE JA LIDGELD = FUNCTIE BEDRAG PLOEG/SPELER KORTING Instellen via SPORTIEF >> spelers Is het BEDRAG van de PLOEG GROTER DAN 0,00 JA LIDGELD = PLOEG BEDRAG PLOEG/SPELER KORTING NEE Instellen via SPORTIEF >> ploegen Geen lidgeld betalen

4 sportadministratie 4 Voor WIE worden de lidgelden berekend? Alle clubleden die gekoppeld zijn aan een ACTIEVE ploeg/groep kunnen in aanmerking komen voor bovenstaande berekening Toch, er zijn verschillende manieren om hier van af te wijken : 1.1 Clublid gekoppeld aan actieve groep, geen lidgeld laten betalen Niet elk clublid dat gekoppeld is aan een lidgeldbetalende groep hoeft daarom lidgeld te betalen. Dit kan men op individueel niveau instellen aan de koppeling groep/clublid Een voorbeeld : 1 clublid is gekoppeld aan 2 betalende groepen, maar dient zelf maar 1 keer lidgeld te betalen Dit wordt verder uitgelegd, via stap Ander tarief voor bepaald clublid, dan het tarief van de groep A D HV F UN CT IE S U kan per groep het lidgeld laten variëren door bijkomende tarieven in te stellen op functieniveau zodra u het clublid deze functie geeft, zal het nieuwe tarief voor deze persoon van toepassing zijn Een voorbeeld : een clublid met de functie monitor/coach kan een ander tarief hanteren als de andere clubleden gekoppeld aan de groep Dit wordt verder uitgelegd via stap 1 & A D HV KORT IN GEN U kan tevens een clublid een individuele korting geven door het ingeven van de kortingspercentage Dit wordt verder uitgelegd via stap 2

5 sportadministratie 5 2 STAP 1 : ACTIEVE ploegen U mag zoveel clubleden hebben als u wenst, zolang ze niet gekoppeld zijn aan een ACTIEVE ploeg, komen ze niet in aanmerking voor de lidgeldberekening. Via SPORTIEF >> ploegen kan u de ploegen beheren en instellen of voor deze ploeg lidgeld in aanmerking komt. U kan hier tevens het bedrag van het lidgeld doen afwijken adhv functies 3 STAP 2 : lidgeld betalen als SPELER van een ploeg? Omdat niet altijd elk clublid dat gekoppeld is aan een ploeg lidgeld moet betalen (bv. coach, verantwoordelijken, ) moet er per koppeling speler/ploeg aangeduid worden of deze het lidgeld van de ploeg dient te betalen. Via de menu SPORTIEF > spelers U kan tevens hier een korting voor deze speler ingeven in percentage Een voorbeeld : Lidgeld van de ploeg = 180 De korting voor speler X = 25% Het lidgeld wordt berekend als volgt : (25%) = 135 Indien u bij de ploeg een functie heeft aangeduid als afwijkend lidgeldbedrag, dient u via deze optie de spelers die hiervoor in aanmerking komen, ook deze functie te geven

6 sportadministratie 6 4 NIVEAU 1 : Lidgeld instellen als clublid Het lidgeld wordt allereerst bepaald adhv het geboortejaar van de speler(s). Staat er lidgeld ingesteld voor het clublid dan worden alle andere bedragen, kortingen en verminderingen Via de menu SETUP > leden/spelers kan u per clublid deze bedragen instellen 5 NIVEAU 2 : Lidgeld instellen per geboortejaar Indien niet voldaan is aan niveau 1, wordt het lidgeld bepaald adhv het geboortejaar van de speler(s). Staat er lidgeld ingesteld voor het geboortejaar van de persoon, dan worden alle andere instellingen op ploeg- en spelerniveau genegeerd Via de menu SETUP > leden/spelers > lidgelden kan u deze bedragen instellen

7 sportadministratie 7 6 NIVEAU 3 : Lidgeld instellen per clublid Indien niet voldaan is aan niveau 2, wordt deze instelling bekeken. Omdat niet altijd elk clublid dat gekoppeld is aan een ploeg lidgeld moet betalen (bv. coach, verantwoordelijken, ) moet er per koppeling speler/ploeg aangeduid worden of deze het lidgeld van de ploeg dient te betalen. Via de menu SPORTIEF > spelers U kan tevens hier een korting voor deze speler ingeven in percentage Een voorbeeld : Lidgeld van de ploeg = 180 De korting voor speler X = 25% Het lidgeld wordt berekend als volgt : (25%) = 135

8 sportadministratie 8 7 NIVEAU 4 : Lidgeld instellen per ploeg/groep Indien niet voldaan is aan niveau 1,2 & 3, wordt deze instelling bekeken. Via de menu SPORTIEF >ploegen kan u de gewenste ploeg selecteren of aanmaken en het bedrag van het lidgeld ingeven. Het lidgeld wordt berekend : ALS de ploeg actief staat ALS het bedrag is ingevuld Het kan mogelijk zijn dat niet iedereen van dezelfde ploeg/groep hetzelfde lidgeld dient te bepalen. Hiervoor kan men een apart bedrag / functie instellen Indien er een bedrag / functie is ingesteld, wordt het bedrag van de ploeg genegeerd voor de speler/clublid die deze functie heeft binnen deze ploeg

9 sportadministratie 9 8 Het lidgeld in de boekhouding Via de menu FINANCIEEL > Boekhouding > inkomsten, kan u een nieuw detailrecord ingeven. Zodra u de (vastgelegde) rubriek lidgeld selecteert, krijgt u een overzicht van alle clubleden die aan bovenstaande vereisten voldoen De vereisten zijn : Clublid gekoppeld aan een ploeg waarvoor het lidgeld is ingesteld Clublid aangeduid als betalend lid bij de koppeling aan een ploeg Selecteer het gewenste clublid waarvoor het lidgeld werd betaald. 9 Overzicht betaalde lidgelden Via de menu LEDEN > lidgeld, kan u een overzicht bekomen van alle ingegeven inkomsten uit de rubriek lidgeld en gekoppeld aan een clublid. Hier wordt het betaalde en te betalen bedrag voorgesteld via de detailknop per clublid

10 sportadministratie Lidgelden voor het volgende seizoen VOORBEREIDEN De voorbereidingen voor het volgende seizoen beginnen ongetwijfeld al tijdens het lopende seizoen. Om geen gegevens van het lopende seizoen in gevaar te brengen, werd een alternatieve database gemaakt, waarin u kan spelen, herkoppelen, zoveel u wenst. Deze database noemen we de planning Via de menu SPORTIEF > planning > setup, kan de huidige sportieve instellingen kopieren naar de planning-database om zo ploegen, spelers, etc. aan te maken, te verwijderen, (zonder dat uw huidige data in gevaar is) U kan met deze gegevens zo veel en zo lang werken als u wenst. Zodra het nieuwe seizoen nadert, kan u deze nieuwe instellingen tevens kopieren naar de huidige database (maar vergeet niet eerst uw gegevens te archiveren)

11 sportadministratie Lidgelden naar de clubleden VERSTUREN Via de menu LEDEN > lidgeld > opmaak, kan u een brief opmaken waarin u meer uitleg geeft over de lidgelden, maar waar u ook kan selecteren welke persoonlijke gegevens aan het clublid worden getoond Dit kan gaan van een persoonlijke fiche, tot het overzicht van het lidgelden en u kan tevens een account aanbieden waarmee uw clublid kan aanloggen om zijn/haar gegevens te bekijken (via CLUBLID-modus) Zodra alles klaar is, kan u deze brief via versturen of afdrukken op PDF Het clublid kan via zijn account steeds de status van zijn/haar lidgeld opvolgen en tevens deze brief opnieuw downloaden.

12 sportadministratie Exporteren naar Excel Via de hoofdmenu OUTPUT >> exporteer, kan men de lidgelden selecteren om te exporteren naar Excel. Deze output kent vijf tabbladen 12.1 De intro Het eerste tabblad geeft u een overzicht van de gegevens die werden opgevraagd + de links naar de pagina s met de detailgegevens 12.2 Het overzicht van de verschillende lidgelden Per groep staat hier aangeduid wat het ingesteld lidgeldbedrag inhoud + de verschillende functies met zijn bedragen

13 sportadministratie Het overzicht per clublid Dit overzicht vertelt welk bedrag elke clublid dient te betalen + het eventueel betaald bedrag 12.4 Het overzicht per familie Indien u uw clubleden heeft opgesplitst in families, kan u het overzicht per familie hier bekijken 12.5 Het overzicht clubleden zonder lidgeld Ter controle staan hier de clubleden vermeld die niet worden behandeld in de lidgeld-berekeningen.