Shopsys 5. Aanmaken van bestellingen. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.3

Transcriptie

1 Shopsys 5 Aanmaken van bestellingen versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Aanmaken bestellingen 2 Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Stap 4 4: Stap 5 5: Stap 6 6: Aanmaken Crediteuren Actualiseren voorraadgegevens Aanmaken Besteladvies Muteren Besteladvies Aanmaken Bestellingen Raadplegen Afgesloten Bestellingen

3 2 1 Aanmaken bestellingen In dit stappenplan gaan wij ervan uit dat het artikelenbestand volledig is gevuld. Met name de gegevens met betrekking tot het gekozen voorraadsysteem (normvoorraad of minimumvoorraad en bestelaantal) en de bestelgegevens van de crediteur (artikelnummer leverancier, verpakking en inkoopprijs) moeten per artikel bekend zijn. Mocht dit nog niet het geval zijn, dan adviseren wij u om eerst het stappenplan "Aanmaken van Artikelen" door te nemen. Voor we aan de slag gaan, nog even een paar zaken voor de volledigheid: Sommige velden dienen gewoonlijk slechts éénmalig te worden gevuld om een startsituatie te creëren. Deze velden worden in dit stappenplan aangeduid met de toevoeging Initieel. Achter de diverse stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten, zoals u hierboven kunt zien, worden gekenmerkt door dit symbool: Dan nu aan de slag. Eén van de eerste zaken waar we straks mee te maken krijgen als we willen gaan bestellen is de aanwezigheid van een correct gevuld crediteurenbestand. U moet immers wel kunnen aangeven bij wie u iets wilt bestellen! Laten we daar dan ook maar mee van start gaan. Binnen de Juniorversie van het pakket SHOPSYS kunt u straks maximaal twee crediteuren koppelen aan een artikel. Binnen de Senior- en Masterversie is dit aantal in principe onbeperkt. Afhankelijk van uw instelling onder [Overige Functies] [Instellingen] [Algemene Instellingen] kunt u crediteurnummers van 3, 4, 5 of 6 posities invullen.

4 3 1.1 Stap 1: Aanmaken Crediteuren [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens] Initieel Na het openen van bovenstaande menukeuze vindt u een aantal tabbladen in uw scherm, afhankelijk van de gebruikte versie van het pakket. Dit zijn: We handelen ze in volgorde af: Afbeelding 1 - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. Het crediteurnummer zal nu automatisch met "1" worden opgehoogd en u kunt uw crediteurgegevens invoeren. Eventueel kunt u ook direct in het veld [Nummer] een door uzelf gekozen nummer invoeren.

5 4 - Geef de NAW-gegevens van de crediteur in, in de betreffende velden. - Indien van toepassing geeft u ook het adres in; door de knop [ ] onder in het scherm aan te klikken wordt uw programma geopend en wordt het hier ingevoerde adres direct bij de geadresseerde gevuld. Het veld [Valuta] heeft binnen de pakketten op dit moment nog geen betekenis. Ook in dit veld hoeft u dus niets in te voeren. De velden [Landcode] en [Default grootboekrekening] hebben geen betek enis binnen het pakket SHOPSYS of COMSYS. U kunt deze velden hier overslaan. Het veld [Verbergen] wordt uitsluitend gebruik t om bestaande crediteuren te blokkeren en desgewenst in de presentatie uit te schakelen. Het veld [Importformaat] wordt gebruik t voor het importeren van bijvoorbeeld een artik elenbestand van een leverancier. U k unt dit veld hier overslaan. - Voer eventueel de overige ontbrekende gegevens in; de betekenis van de diverse overige velden in dit scherm spreekt voor zich.

6 5 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Crediteurcodes] Afbeelding 2 - Op dit tabblad vindt u een aantal codes. De selectie-, verzenden rayoncode kunt u selecteren uit een selectievenster. De in het selectievenster gepresenteerde keuzemogelijkheden kunt u overigens zelf onderhouden onder [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] op de tabbladen [Selectiecodes] en [Overige codes]. De selectiecode wordt gebruik t om de crediteuren in groepen op te delen, bijvoorbeeld: food, non-food, equipment, tabak enz. om later -bijvoorbeeld vanuit de statistiek- een zekere selectie uit de aan de crediteuren gekoppelde gegevens te kunnen maken. - Het veld [Backordercode] wordt gebruikt om per leverancier te kunnen bepalen hoe later bij de verwerking van de inkooppakbongegevens dient te worden omgegaan met zogenaamde manco's. U kunt hier kiezen uit [Altijd in backorder] [Altijd verwijderen] of [Vraag stellen]. Dit lichten wij voor de duidelijkheid nog even toe: [Altijd in backorder] In het eerste geval gaat het pakket er bij het aanmaken van een nieuwe bestelling vanuit dat de te weinig geleverde goederen in bestelling dienen te blijven staan (als backorder). Deze artikelen zullen bij het aanmaken van een nieuw besteladvies dus niet opnieuw worden meegenomen.

7 6 [Altijd verwijderen] [Vraag stellen] In het tweede geval worden de gegevens verwijderd en zullen de te weinig geleverde artikelen bij het aanmaken van een nieuw besteladvies wel opnieuw worden meegenomen. In het derde geval laat het pakket de beoordeling per voorkomend geval aan u over door de vraag te stellen of de backorder op dat moment verwijderd moet worden. - In het veld [Inkoopprijs shopartikelen] kunt u per leverancier aangeven of deze een inkoopprijs per eenheid/stuk of een inkoopprijs per verpakking hanteert. Dit is met name handig bij de latere verwerking van de pakbongegevens. Deze verwerking is overigens in een apart stappenplan opgenomen.

8 7 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Aantekeningen] Anders dan de algemene aantekenfunctie (F4) kunt u op het tabblad [Aantekeningen] vrije tekst invoeren die gekoppeld is aan een individuele crediteur. Meer informatie over de algemene aantekenfunctie vindt u in het stappenplan "Beschrijving windows-functies". De tekst die u koppelt aan een individuele crediteur is bedoeld voor intern gebruik en wordt niet gebruikt voor externe rapportages. Afbeelding 3

9 8 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Contactpersonen] Hier kunt u de gegevens noteren van uw contactpersonen bij de crediteur. In de omschrijving van het tabblad staat tussen ( ) aangegeven hoeveel contactpersonen er reeds gekoppeld zijn aan de crediteur. Met de extra bladerknoppen bladert u door de contactpersonen en met de knoppen [Nieuw] en [Verwijderen] voegt u nieuwe contactpersonen toe of verwijdert u deze. Per contactpersoon kunt u een adres vastleggen en door middel van de [ ] knop kunt u uw standaard programma gebruiken om de contactpersoon een te sturen. Afbeelding 4

10 9 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Bestelgegevens] Senior/Master Deze functie is bedoeld voor gebruikers die meerdere locaties hebben, verspreid over een groter gebied. Een leverancier kan over meerdere distributiepunten beschikken. Hier kan per locatie worden aangegeven bij welk distributiepunt de bestelling van de crediteur in kwestie dient te worden geplaatst. Afbeelding 5 - In het veld [Debiteurnummer leverancier] geeft u het klantnummer van de betreffende locatie bij de leverancier aan. Dit klantnummer wordt onder andere afgedrukt op de bestelling voor deze leverancier zie -Stap In het venster [Export bestandsformaat] geeft u aan in welk formaat de bestelling in bestandsformaat dient te worden aangemaakt. Ook hier kunt u een keuze maken uit een selectievenster. Wanneer u hiervan gebruik maak t, is het bij sommige leveranciers nodig om het [Organisatienummer leverancier] in te vullen. - De selectie uit het venster [Distributiecentrum code] geeft aan bij welk distributiecentrum de bestelling dient te worden geplaatst.

11 10 - Wanneer u in de SHOPSYS master versie gebruik maakt van het aanmaken van journaalposten van inkoopmutaties, kunt u in het veld [Crediteurnummer extern pakket] het nummer van de leverancier in het externe financiële pakket ingeven. In de aan te maken journaalpost wordt dan dit crediteurnummer opgenomen. - Wanneer de adresgegevens voor de bestelling afwijken van de adresgegevens die u op het tabblad [Algemene gegevens] heeft ingevoerd, kunt u deze bij [Adresgegevens (indien afwijkend van crediteur)] invoeren. - De velden onder [Orderminima] spreken voor zich. Het zal duidelijk zijn dat er bij het aanmaken van de bestelling met deze waarden straks rekening gehouden zal worden.

12 11 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Import / export] Wanneer u uw bestelling via FTP wilt verzenden aan uw leverancier, dient u hier de benodigde gegevens in te voeren. Senior/Master Afbeelding 6 Per locatie stelt u in of er bij de betreffende locatie via FTP wordt gecommuniceerd. Voor het aanmaken van bestellingen dient u de volgende velden in te geven: - Vink het veld [Communicatie via ftp] aan. - Vink het veld [Bestanden verwijderen na ophalen] aan. Hiermee worden de opgehaalde bestanden van de FTP-server van de leverancier verwijderd. - Vul bij [Ftp site] het FTP-server adres van de leverancier in. - Bij het veld [Gebruikersnaam] en [Wachtwoord] geeft u de inlognaam en het bijbehorende wachtwoord op de FTP-server in. Het FTP-server adres, de gebruik ersnaam en het wachtwoord k unt u opvragen bij uw leverancier. - Bij [Receive folder] vult u de directory op de FTP-server in, waar de digitale bestanden voor de leverancier worden klaargezet. - Bij het veld [Naam bestelbestand] vult u de opbouw van het bestelbestand in zoals de leverancier deze accepteert. Veelal bestaat de bestandsnaam uit een vast deel en een variabel deel zodat u met behulp van het wildcard karakter "*" de bestelbestanden naar de leverancier kunt exporteren. Wanneer u vragen heeft over de vereiste opbouw van de bestandsnaam of hoe het veld in te richten voor een bepaalde leverancier, kunt u bij de leverancier de bestandsopbouw navragen. Voor andere vragen k unt u natuurlijk ook contact opnemen met de afdeling ondersteuning van Lodder Applicaties.

13 12 De overige velden zijn bestemd voor andersoortige communicatie en worden beschreven in het SHOPSYS-stappenplan "Inkoopverwerking en controle pakbonnen".

14 13 [Stambestanden] [Crediteuren] [Muteren] tabblad [Incasso en betaling] Afbeelding 7 De gegevens op dit tabblad hebben binnen Shopsys geen directe betek enis. U kunt de invoer hiervan dan ook overslaan. - In het veld [Incasso] geeft u aan of u al dan niet door de leverancier automatisch geïncasseerd wordt. - Het veld [Krediettermijn] kunt u vullen door op de zogenaamde pick-table te klikken. U kunt zoveel krediettermijnen aanmaken als u wilt via de menukeuze [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Krediettermijnen]. - Voer het [Rekeningnummer] van de leverancier in. - In het veld [BIC] kunt u de Bank Identifier Code van het rekeningnummer van de leverancier invullen. - Het veld [IBAN] staat voor International Bank Account Number. U kunt hier het internationale rekeningnummer van de leverancier invullen. De velden BIC en IBAN zijn bestemd voor toek omstig gebruik in het internationaal betalingsverk eer. Zij hebben op dit moment nog geen verdere betek enis binnen de pakketten.

15 Stap 2: Actualiseren voorraadgegevens Wanneer u bestellingen gaat aanmaken, is het uiteraard van belang dat de voorraad van de artikelen eerst volledig is bijgewerkt. Dat wil zeggen: Alle correcties dienen te zijn afgesloten (zie SHOPSYS-stappenplan "Tellen en corrigeren van de dagstaat") Alle inkopen dienen te zijn verwerkt (zie SHOPSYS-stappenplan "Inkoopverwerking en controle pakbonnen") Alle verkopen en eventuele lopende omzet dienen te zijn ingelezen (zie SHOPSYS/KASSYS-stappenplan "Inlezen kassabestanden")

16 Stap 3: Aanmaken Besteladvies [Bestellingen] [Besteladvies] [Aanmaken] Aan de hand van de ingelezen verkoopgegevens en de in het pakket aanwezige voorraadinformatie kan nu een besteladvies worden gegenereerd. Dit is dus nog geen bestelling, maar een advies dat nog volledig naar eigen inzicht kan worden aangepast. Na bovenvermelde menukeuze opent zich een scherm "Aanmak en Besteladvies". Hierin kunnen een aantal selectiefilters worden ingegeven. Afbeelding 8 U gaat als volgt te werk: - Geef het locatienummer of de locatienummers in voor de locaties waarvoor u nu een besteladvies wenst te genereren. U kiest voor één locatie door in beide locatievelden hetzelfde nummer in te geven. - Geef het nummer in van de crediteur waarvoor u uw besteladvies wenst aan te maken. - Geef aan welke artikelgroepen er in het besteladvies moeten worden meegenomen. - Voer de PLU-nummers in waarvoor u een besteladvies wenst aan te maken. U kunt in alle selectievelden natuurlijk ook op naam zoeken. - Klik op [Start].

17 16 Het pakket slaat nu aan het rekenen. De voortgang met betrekking tot het aanmaken van het besteladvies wordt grafisch in het venster weergegeven. Klik na de melding " [Besteladvies aangemaakt]" op [OK]. Afbeelding 9 Wanneer er geen artik elen met voorraadtek ort zijn gevonden, wordt er vanzelfsprek end ook geen besteladvies aangemaak t.

18 Stap 4: Muteren Besteladvies [Bestellingen] [Besteladvies] [Muteren] Zoals gezegd, het onder -Stap 3- gegenereerde advies kan nog volledig naar eigen inzicht worden gemuteerd. De hierboven genoemde menukeuze leidt naar een scherm waarin de besteladviezen per locatie of per crediteur kunnen worden aangepast. Afbeelding 10 Bij opening van het scherm komt u automatisch op het tabblad waarin de bestelling [Per Locatie] wordt weergegeven. Om de bestelling per crediteur in het scherm te kunnen zien, klikt u op het tabblad [Per Crediteur].

19 18 Afbeelding 11 De te bestellen artikelen worden standaard gepresenteerd in volgorde van PLU-nummer. U kunt ervoor kiezen om de artikelen binnen het scherm te laten presenteren in volgorde van bestelnummer -dit is het artikelnummer dat wordt gehanteerd door de leverancier-. Hiertoe klikt u op het selectierondje [Bestelnr] rechts in het scherm. U kunt bij het bewerken van uw bestelling net zo vaak wisselen tussen PLU-nummer en Bestelnummer als u wilt. Binnen het besteladvies kunt u vervolgens: - Bestelregels verwijderen: Klik op het veld met het PLU-nummer of Bestelnummer van de te verwijderen regel en klik op de knop [Verwijderen]. Voordat de regel uit het besteladvies wordt verwijderd wordt u nog één keer de vraag gesteld of u de regel inderdaad wilt verwijderen. - Alle bestelregels verwijderen: U kunt alle bestelregels van het scherm in één keer verwijderen door op de knop [Verwijderen bon] te klikken. - Bestelregels toevoegen: Klik op de knop [Toevoegen] onder in het scherm en vul vervolgens de gewenste velden. Binnen het veld PLU-nummer kunt u overigens zoeken op naam. Eventueel kunt u ook regels invoegen door gebruik te maken van de [Insert] toets op uw toetsenbord.

20 19 - Bestelregels muteren: Klik met de muis direct op het veld dat u wenst te wijzigen en pas de waarde van het veld aan. Bij het aantal te bestellen PLU's zal overigens automatisch rekening worden gehouden met het verpakkingsaantal. Zodra u met de cursor het veld PLU-nummer of bestelnummer aank lik t verschijnt links onderin het scherm een kader waarin de meest relevante informatie van het geselecteerde artik el wordt getoond. Na het aanbrengen van de gewenste mutaties in het besteladvies kunt u het venster sluiten door op de [Sluiten] knop te klikken. Het pakket zal u nu vragen of u de aangebrachte wijzigingen wenst op te slaan.

21 Stap 5: Aanmaken Bestellingen [Bestellingen] [Aanmaken Bestelling] [Bestandsformaat] of [Afdrukken] Zoals bovenstaande menukeuze al aangeeft, kunt u een bestelling aanmaken in bestandsformaat of op papier. Het aanmaken van een bestelling in bestandsformaat is een functionaliteit in Master/Senior/Satelliet. Voor het aanmaken van een bestelling in bestandsformaat heeft u op het tabblad [Bestelgegevens] in het crediteurenbestand zie -Stap 1-, tabblad [Bestelgegevens] al aangegeven in welk formaat het bestand dient te worden gegenereerd. Bestelling in bestandsformaat: - Na bovenstaande menukeuze opent zich een venster waarin u kunt aangeven voor welke locatie(s), welke crediteur(en) en van welke artikelgroep(en) u een bestelling wenst aan te maken. Afbeelding 12 Bij het aanmaken van de bestelling controleert het pakket vanzelfsprekend of er ook daadwerkelijk iets te bestellen valt. Mocht dit niet het geval zijn, dan krijgt u hiervan een melding in het scherm. Na het aanmaken van de bestelling vraagt het pakket of de bestelling dient te worden afgesloten. Indien u hier voor [Ja] kiest, krijgt u tenslotte een melding dat het afsluiten is voltooid. Wilt u nog iets aan de bestelling toevoegen of in de bestelling veranderen, kies dan voor [Nee].

22 21 Bestelling afdrukken: - Kies eerst de volgorde waarin u de bestellingen wenst af te drukken. U kunt hier kiezen voor [Bestelnummer], [Artikelnaam] of [Groep]. - Kies nu voor het bereik binnen het betreffende "filterscherm". Ook hier kunt u aangeven voor welke locatie(s), welke crediteur(en) en van welke artikelgroep(en) u de bestelling(en) wenst aan te maken. - Selecteer de printer waarop u de bestelling(en) wenst af te drukken. Kies voor het afdruk k en van de definitieve bestelling ter controle eventueel eerst voor afdrukvoorbeeld op scherm. Sluit in dat geval de bestelling nog niet af. U kunt dan eventueel de bestelling alsnog aanpassen indien nodig en later alsnog afdruk k en en afsluiten.

23 Stap 6: Raadplegen Afgesloten Bestellingen [Bestellingen] [Afgesloten Bestellingen] [Raadplegen] of [Afdrukken] In het raadpleegvenster kunt u ervoor kiezen of u de afgesloten bestellingen -gemakshalve vaak "Bestellingen onderweg" genoemd - per locatie of per crediteur wenst te zien. U maakt uw keuze door het betreffende tabblad in het scherm aan te klikken. Afbeelding 13 Kiest u voor [Afdrukken], dan ziet u vervolgens een venster waarin u kunt aangeven in welke volgorde u de afgesloten bestellingen wenst af te drukken. U kunt hier kiezen voor: Datum / Locatie / Crediteurnummer / Bonnummer / PLU-nummer of Bestelnummer. In het eerstvolgende scherm kunt u vervolgens het van - tot bereik aangeven binnen de door u gekozen volgorde. U weet toch dat u - als alternatief voor de raadpleegfunctie - bij vrijwel alle afdrukfuncties ook kunt kiezen voor een afdrukvoorbeeld op het scherm? Zo kunt u binnen dit scherm snel met behulp van het "verrekijkericoontje" zoeken naar bepaalde woorden of bedragen. Tenslotte: De afgesloten bestellingen worden dus in bestandsvorm bewaard. Deze bestellingen zijn later bij ontvangst van de goederen oproepbaar en muteerbaar. Deze procedure staat in een het stappenplan "Inkoopverwerking en controle pakbonnen" beschreven.