Shopsys 5. Tellen en corrigeren van de voorraad. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.3

Transcriptie

1 Shopsys 5 Tellen en corrigeren van de voorraad versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Tellen en corrigeren van de voorraad Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Aanmaken schapposities Toekennen schapposities aan artikelen Aanmaken Correctietypen Stap 4 4a: Invoeren Correcties Stap 5 4b: Afsluiten Correcties Stap 6 5: Afdrukken Tellijst Stap 7 6a: Exporteren artikelen naar handheldterminal Stap 8 6b: Tellen met behulp van de terminal Stap 9 6c: Importeren van via de terminal getelde aantallen Stap 10 7a: Invoeren/corrigeren van getelde aantallen Stap 11 7b: Afsluiten Correcties

3 2 1 Tellen en corrigeren van de voorraad Met behulp van het pakket SHOPSYS wordt onder meer de administratieve voorraad binnen de shop bijgehouden. Om de administratieve voorraad af te stemmen op de daadwerkelijke, fysieke, voorraad zal de fysieke voorraad in de shop van tijd tot tijd moeten worden geteld. Veelal zal dit steekproefsgewijs gebeuren. Na telling dient de administratieve voorraad te worden aangepast aan de actuele situatie. Tellen kan handmatig -aan de hand van een tellijst- of met behulp van een zogenaamde handheldterminal. SHOPSYS biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een tellijst op basis van schappositie. Alvorens tot het toekennen van PLU's aan schapposities over te gaan zal dus eerst een (globale) shopindeling dienen te worden gemaakt. Ook zal de voorraad met enige regelmaat moeten worden bijgesteld in verband met zaken als breuk, bederf of bijvoorbeeld privégebruik. Deze voorraadcorrecties kunnen binnen het pakket naar eigen inzicht worden gecategoriseerd. Voordat met het daadwerkelijke tellen kan worden begonnen zal dus eerst een aantal zaken binnen het pakket dienen te worden ingesteld. Daar waar velden slechts eenmalig dienen te worden gevuld om een startsituatie te creëren hebben wij in dit stappenplan de aanduiding Initieel opgenomen. Achter de diverse stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. Alvorens u de getelde aantallen strak s gaat invoeren of inlezen dienen alle andere correcties -zoals privégebruik, bederf, breuk enzovoorts- te zijn ingevoerd en afgesloten. Om die reden hebben wij het invoeren van de overige correcties dan ook nog voor het tellen in het stappenplan opgenomen. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool: Dan kunnen we nu aan de slag. Laten we beginnen met het aanmaken van de zogenaamde schapadressen of schapposities. Een schapadres duidt dus de plaats aan waar het artikel zich bevindt in de shop. Dit kan het tellen vergemakkelijken als u bijvoorbeeld alleen de artikelen wenst te tellen die zich op een bepaald schapadres bevinden, bijvoorbeeld alleen de artikelen in de koeling.

4 3 1.1 Stap 1: Aanmaken schapposities [Stambestanden] [Artikelen] [Schapposities] [Muteren] Initieel De schapposities kunnen worden ingegeven per locatie. Binnen de Junior- en de Satellietuitvoering van het pak k et wordt altijd gebruik gemaakt van dezelfde locatie. Afbeelding 1 - Klik op de knop [Nieuw] voor het toevoegen van een nieuwe positie-aanduiding. - Voer het gewenste nummer en de omschrijving in. Maak de indeling niet te "fijnmazig". Een al te gedetailleerde positie-indeling leidt ertoe dat u te vaak bij verplaatsing van de artikelen in de shop de schappositie bij het artikel in het pakket moet aanpassen. Daarmee schiet u aan uw doel voorbij. - Klik na het invoeren van de gewenste posities op [Sluiten]. Volgende stap is om de schapposities ook daadwerkelijk toe te kennen aan de artikelen. Voor het aanmaken van nieuwe artikelen binnen SHOPSYS verwijzen wij naar het betreffende aparte stappenplan "Aanmaken van artikelen".

5 4 1.2 Stap 2: Toekennen schapposities aan artikelen [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Muteren] tabblad [Voorraad] Initieel Afbeelding 2 (Senior- en Masterversie) Afbeelding 3 (Junior- en Satellietversie) - Kies het Artikel/PLU-nummer waaraan u een schappositie wenst toe te kennen. - Ga naar het tabblad [Voorraad]. - Ken de schappositie toe aan het artikel. In de Senior- en Masterversie kunt u dit voor alle aanwezige locaties doen. U kunt binnen het veld [Schappositie] zoeken op naam. - Klik na het toekennen van de gewenste positie op [Opslaan] en [Sluiten].

6 5 1.3 Stap 3: Aanmaken Correctietypen [Overige functies] [Instellingen] [Shopsys Instellingen] Initieel Ga naar het tabblad [Algemeen]. U kunt hier uw correctietypes invoeren. Binnen de Satellietversie van het pakket is dit niet mogelijk. Daar worden de correctietypes centraal door de Masterlocatie vastgelegd. Afbeelding 4 - Druk op de knop [Toevoegen] of gebruik de [Insert]- of [Tab]-toets om een nieuw correctietype toe te voegen.

7 6 - Voer in het veld afkorting een een- of tweeletterige afkorting in voor het gewenste correctietype. Bijvoorbeeld [BR] voor Breuk of [PG] voor Privégebruik. U bent vrij in de keuze van zowel de afkorting als de omschrijving. Echter een paar afkortingen zijn reeds gereserveerd binnen het pakket. De afkorting [TE] wordt vast toegekend voor het invoeren van getelde aantallen, hetzij via de handheldterminal hetzij handmatig. De afkorting [BG] is gereserveerd voor het invoeren van de beginvoorraad. Voor het inlezen van de periodebestanden zijn de afkortingen [R] en [S] gereserveerd voor retouren resp. statiegeld. - De kolom [Max. afwijking] en het veld [Wachtwoord doorboeken op satellietlocatie] zijn beschikbaar in de Masterversie van SHOPSYS. Deze velden maken het mogelijk om vanaf de Masterlocatie beperkingen in te stellen op correctieboekingen door een Satellietlocatie. Een beperkend maximaal afwijkend bedrag en/of aantal is in te voeren per artikelgroep bij [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelgroepen] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens]. Zie hiervoor het stappenplan "Aanmaken van artikelen". Bij een correctieboeking door een Satellietlocatie mag het totaal van voorraadverhogende en voorraadverlagende correcties de artikelgroep dan niet meer verlagen dan aldaar ingesteld. Bij overschrijding wordt er om het [Wachtwoord doorboeken op satellietlocatie] gevraagd wanneer vanaf de Satelliet geprobeerd wordt de correctiemutatie af te sluiten. Dit wachtwoord wordt dus door de Masterlocatie beheerd. De controle is alleen actief voor correctietypes waarbij de kolom [Max. afwijking] is aangevinkt. - Toets na invoer van de correctietypes op [OK] om de gegevens op te slaan en het scherm te verlaten.

8 7 1.4 Stap 4a: Invoeren Correcties [Mutaties] [Invoeren] [Correctie] [Muteren] In dit scherm geeft u de correcties op de voorraad in. U kunt hier alle correctietypen invoeren met uitzondering van type [BG]. Dit type is gereserveerd voor het ingeven van de beginvoorraad. Deze geeft u echter in onder een aparte keuze, te weten [Mutaties] [Invoeren] [Beginvoorraad] [Muteren]. Hoe u dient te handelen bij invoer van getelde gegevens aan de hand van een tellijst vindt u onder -Stap 6c- en -Stap 7-. Na het maken van de menukeuze komt u in het correctiescherm. Afbeelding 5 Voor het invoeren van correcties handelt u als volgt: - Kies in de Senior- of Masterversie de locatie waarvoor u de correcties wenst in te voeren. - Geef het bonnummer in (dit is een verplicht veld!). - Kies de datum waarop u de correctie wenst in te voeren. - Kies de PLU waarvan u de correctie wenst in te geven. U kunt hier gebruik maken van het zoekscherm waarmee u onder andere op artikelnaam kunt zoeken.

9 8 - Kies het gewenste correctietype. U kunt hier door middel van het selectievenster kiezen uit de correctietypes die u eerder bij -Stap 3- heeft aangemaakt. - Geef het correctie aantal in. - Pas eventueel de inkoopprijs aan. Dit is in de Satellietversie niet mogelijk. - Verlaat het venster via [Sluiten]. Links onderin het scherm ziet u een kader waarin de voorraadgegevens van het betreffende artikel staan vermeld. U ziet hier zowel het huidige voorraadaantal als het aantal na correctie. Er wordt binnen deze k euze altijd geredeneerd vanuit een correctie op de voorraad. Gewoonlijk hebben correcties een negatief effect op de voorraad. U geeft dus altijd het te corrigeren aantal als positief getal in. In het geval u een correctie wenst door te voeren die leidt tot een voorraadverhoging geeft u een negatief aantal in. Het k an voork omen dat u van één PLU-nummer meerdere correcties tegelijk ertijd wilt invoeren (bijvoorbeeld met een ander correctietype). Dit is toegestaan voor alle correcties met uitzondering van de tellingen (type [TE]) en de beginvoorraad (type [BG]).

10 9 1.5 Stap 4b: Afsluiten Correcties [Mutaties] [Afsluiten] Na bovengenoemde keuze krijgt u een selectiescherm te zien waarin u kunt aangeven welke mutaties u wenst af te sluiten. Afbeelding 6 - Kies de af te sluiten mutatie soort door het boxje voor de betreffende keuze aan te vinken. - Geef vervolgens aan van welke locatie u de mutaties wenst af te sluiten. Ook hier maakt u uw keuze door de betreffende locatie(s) aan te vinken. - Sluit tenslotte af door op [OK] te klikken. Het pakket zal nu een melding geven dat de mutaties daadwerkelijk zijn afgesloten en biedt de mogelijkheid om een doorboekverslag af te drukken. In het geval er geen mutaties aanwezig zijn om te worden afgesloten zal het pak k et de melding "[Geen mutaties gevonden]" genereren. Wanneer er in de Master/Satelliet omgeving gebruik gemaak t wordt van de mogelijk heid tot beperk ing van de af te sluiten correcties op de Satellietlocatie, zie -Stap 3-, wordt er om een wachtwoord gevraagd wanneer de correcties de voorraad van de artik elgroep teveel zouden verlagen.

11 10 Afbeelding 7 De maximale waarden per artik elgroep zijn overigens in de Satellietversie wel zichtbaar, maar niet wijzigbaar. De controle is alleen actief voor correctietypes waarbij de Masterlocatie het k enmerk [Max. afwijking] tijdens het uitvoeren van - Stap 3- heeft aangezet. - Om de werkelijke voorraad te kunnen vergelijken met de administratieve voorraad kan nu een tellijst afgedrukt worden.

12 Stap 5: Afdrukken Tellijst [Voorraadrapportage] [Tellijst] Na bovenstaande keuze heeft u de mogelijkheid om een aantal zogenaamde filters over de tellijst te leggen. Deze filtering maakt het mogelijk om steekproefsgewijs te tellen op basis van artikelgroep, schappositie of leverancier (crediteur). Binnen de gemaakte selectie kan vervolgens eventueel een verdere verfijning worden aangebracht. Binnen alle filterkeuzes kan op naam worden gezocht. Na het maken van de filterkeuzes komt u in een scherm waarin een aantal opties wordt aangegeven met betrekking tot de lay-out van de tellijst. Zo kunt u er voor kiezen om wel of niet de voorraadaantallen (administratief), de verkoopprijzen, de incourante artikelen en de barcodes in de lijst op te nemen. Afbeelding 8 In het laatste scherm kiest u voor de printer waarop u de lijst wenst af te drukken. U kunt hier eventueel ook kiezen voor het afdrukken van een voorbeeld op het scherm. Op de tellijst zelf geeft u vervolgens in de kolom aantal de werkelijk getelde aantallen in. Deze aantallen gaat u straks ook invoeren bij de telcorrecties. Het pakket rekent bij invoer van correcties zelf de verschillen uit tussen de administratieve en de werkelijke voorraad. Voor gebruikers van de Master-, Senior- en Satellietversie van het pakket SHOPSYS bestaat tevens de mogelijkheid om te tellen met behulp van een zogenaamde handheldterminal. Alvorens met de terminal te kunnen scannen zullen de artikelen barcodegegevens eerst naar de handheldterminal dienen te worden geëxporteerd.

13 Stap 6a: Exporteren artikelen naar handheldterminal [Stambestanden] [Artikelen] [Artikelen] [Exporteren naar handheld] Senior/Master/Satelliet De artikelen die verzonden dienen te worden naar de handheldterminal, dienen vanzelfsprekend wel voor te komen in het artikelenbestand van SHOPSYS. Let er op dat bij deze artikelen in ieder geval een barcode in het artikelenbestand is ingevuld. Afbeelding 9 - Zorg dat de handheldterminal aangesloten is op de pc. Zie hiervoor de handleiding van de handheldterminal zelf. Let erop dat de handheldterminal op de juiste manier in de houder is geplaatst. - Exporteer de artikelen naar de handheldterminal. Voor verzending krijgt u nog de mogelijkheid om de locatie in te geven en een filter aan te brengen op artikelgroep. Wanneer u één artikelgroep kiest, kunt u daarbinnen ook een (reeks) subgroep(en) kiezen. Daarnaast kunt u ook een filter leggen op de schapposities van de gekozen locatie. U kunt dan bijvoorbeeld een aantal artikelen van een bepaald deel van de shop tellen. Tijdens de communicatie krijgt u een melding dat artikelen worden verwijderd. Dit heeft te maken met het feit dat de artikelen in de terminal worden overschreven. Binnen SHOPSYS wordt dus absoluut niets verwijderd. Na communicatie krijgt u een melding dat een en ander goed is verlopen.

14 Stap 6b: Tellen met behulp van de terminal Na verzending van de artikelgegevens neemt u de handheldterminal uit de houder en gaat u naar de schappen met artikelen. U scant de barcode van een artikel en voert daarna het aantal in dat u van dit artikel geteld heeft. - Na invoer van het getelde aantal drukt u eenmaal op de [Enter] toets van de handheldterminal. Nu is het apparaat gereed om het volgende artikel te tellen. - U kunt meerdere artikelen na elkaar scannen. Dit is echter niet persé noodzakelijk. U kunt bijvoorbeeld besluiten om een deel van het assortiment te tellen, vervolgens te importeren en op een later moment weer verder te gaan met scannen.

15 Stap 6c: Importeren van via de terminal getelde aantallen [Mutaties] [Inlezen] [Tellijst handheld] - Na het tellen plaatst u de handheldterminal weer terug in de houder. Zorg ervoor dat alle andere voorraadcorrecties zijn ingevoerd en afgesloten voordat u de tellijst importeert c.q. invoert. - Nu kunt u de digitale tellijst importeren. De locatie waarvan u de artikelen voor het laatst naar de handheld heeft geëxporteerd wordt bij het importeren automatisch vermeld. - Wanneer u het selectievakje voor de tekst "Afdrukken niet getelde artikelen" aanvinkt, krijgt u een overzicht van de geëxporteerde artikelen waarvan geen telling is opgenomen in de handheld. - Kies nu voor [Importeren]. Afbeelding 10 Tellen van artikelen met meerdere barcodes: Wanneer u meerdere barcodes aan een PLU-nummer heeft gekoppeld, vindt er bij het importeren van de tellijst uit de handheld-terminal een verdichting op PLU-nummer plaats. Dus wanneer u aan een bepaald PLU-nummer een barcode X en een barcode Y heeft gekoppeld en u heeft zowel artikelen met barcode X als barcode Y geteld, dan worden deze tellingen bij elkaar opgeteld en tezamen bij de correctie van dit PLU-nummer vermeld. Mocht u barcode X wel geteld hebben en barcode Y niet, dan wordt de telling van barcode X als geteld aantal bij het PLU-nummer geplaatst. Op het overzicht "Niet getelde artikelen" wordt dan het PLU-nummer met barcode Y vermeld.

16 Stap 7a: Invoeren/corrigeren van getelde aantallen [Mutaties] [Invoeren] [Correctie] [Muteren] De via de terminal ingelezen getelde aantallen krijgen als kenmerk [TE] mee. Ook de handmatig aan de hand van de tellijst in te voeren aantallen dient u als correctietype [TE] in te voeren. De ingelezen terminaltellijst kunt u direct oproepen en muteren. Invoer van telgegevens aan de hand van een tellijst gaat als volgt: Afbeelding 11 - Kies de locatie waarvoor u de aantallen wenst in te voeren. - Geef het bonnummer in. - Kies de datum waarop u de telcorrectie wenst in te voeren. - Kies de PLU waarvan u het getelde aantal wenst in te geven. - Kies bij type [TE] uit het selectievenster. - Geef het getelde aantal in.

17 16 Links onderin het scherm ziet u een kader waarin de voorraadgegevens van het betreffende artikel staan vermeld. U ziet hier zowel het voorraadaantal van de ingevoerde datum van de tellijst als het aantal na correctie. Het type [TE] zorgt ervoor dat u het getelde aantal kunt ingeven. Bij alle andere correctietypen geeft u namelijk het te corrigeren aantal in.

18 Stap 7b: Afsluiten Correcties Het afsluiten van correcties met het type [TE] verwerkt het verschil tussen het ingegeven getelde aantal en het voorraadaantal van het betreffende artikel. Hierbij wordt uitgegaan van de administratieve voorraad op de datum van de telbon. Zie verder ook -Stap 4b-.