Flexys 5. Kaart- en debiteuronderhoud. Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel. versie 5.3

Transcriptie

1 Flexys 5 Kaart- en debiteuronderhoud versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel

2 1 Kaart- en debiteuronderhoud Stap 1 1: Stap 2 2: Definiëren van diverse coderingen Definiëren van diverse FLEXYS 5 instellingen Stap 3 3: Aanmaken van blokkeercodes -COMSYS 5- Stap 4 4: Stap 5 5: Stap 6 6: Stap 7 7: Stap 8 8: Invoeren Debiteurgroepen Invoeren Kaartsoort Invoeren Standaarddebiteur Invoeren van Debiteuren Invoeren van kaartgegevens

3 2 1 Kaart- en debiteuronderhoud Tijdens de invoer van de debiteur- en kaartgegevens wordt diverse malen de mogelijkheid geboden om de stamgegevens te koppelen aan bepaalde codes. Hierbij kan in de betreffende velden veelal een keuze worden gemaakt uit zogenaamde selectievensters. Binnen een aantal van deze selectievensters worden de gegevens gepresenteerd zoals ze door u zelf in een tabel zijn aangelegd. We beginnen dit stappenplan dan ook met het aanleggen van deze door u zelf te onderhouden tabellen zodat u hiervan straks direct bij de invoer van de kaart- en debiteurgegevens gebruik kunt maken. U kunt deze tabellen overigens altijd ook op een later tijdstip nog uitbreiden of veranderen. Omdat we ons hier met name richten op de debiteuren en de kaarten, een bestand dat uitsluitend binnen de pakketten FLEXYS en COMSYS wordt gebruikt, besteden we in dit stappenplan met name aandacht aan de binnen FLEXYS relevante velden. Het pakket FLEXYS is verkrijgbaar in een Junior- en een Senioruitvoering. Daar waar de handelingen specifiek zijn afgestemd op een bepaalde uitvoering van het pakket hebben wij dit zoveel mogelijk aangegeven. Deze stappen zijn te herkennen aan de toevoeging Senior. Daar waar velden slechts eenmalig dienen te worden gevuld om een startsituatie te creëren hebben wij in dit stappenplan de aanduiding Initieel opgenomen. Achter de diverse stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:

4 3 1.1 Stap 1: Definiëren van diverse coderingen [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Selectiecodes] Initieel Na het maken van deze menukeuze treft u een aantal tabbladen aan. Op het tweede tabblad vindt u de zogenaamde selectiecodes. Deze coderingen worden met name gebruikt als -de naam zegt het al- selectiefilters. Aan de hand van deze codes wordt dus als het ware een filter gelegd over een grote hoeveelheid data zodat u deze data gericht kunt benaderen, bijvoorbeeld wanneer u slechts een gedeelte van de in de statistiek opgeslagen informatie wenst te raadplegen. Met deze selectiecodes kunt u dus uw Crediteuren en uw Debiteuren in voor u interessante groepen indelen. Afbeelding 1 - Beweeg de muis naar de betreffende tabel. - Druk in de kolom [Afkorting] op [Insert]. - Voer de gewenste afkorting -dit mag ook een nummer zijn- en de omschrijving in. - Na invoer van alle gewenste codes klikt u op [OK].

5 4 [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Vertegenwoordigers] Op een volgend tabblad treft u de vertegenwoordigerscodes aan. De invoer hiervan gebeurt op dezelfde manier als bij de selectiecodes. Aan iedere debiteur kunt u straks bij de invoer maximaal twee vertegenwoordigers koppelen. Ook deze code wordt voornamelijk gebruikt als zogenaamd selectiefilter. Afbeelding 2

6 5 [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Mailingcodes] Op dit tabblad kunt u de mailingcodes ingeven. De invoer hiervan gebeurt op dezelfde manier als bij de selectie- en vertegenwoordigerscodes. Aan iedere debiteur kunt u straks bij de invoer maximaal drie mailingcodes koppelen. Deze codes worden gebruikt voor specifieke selecties uit het debiteurenbestand ten behoeve van mailings en/of andere correspondentie. Afbeelding 3

7 6 [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Overige codes] Invoeren doet u ook hier op dezelfde manier als hierboven beschreven. Afbeelding 4 De verzendcode wordt voornamelijk als filter gebruikt bij het afdrukken van externe documenten, zoals facturen, aanmaningen en dergelijke. De rayoncode heeft voornamelijk een functie als filter bij de diverse overzichten die vanuit de statistiek kunnen worden afgedrukt.

8 7 [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Krediettermijnen] De hier ingevulde waarden kunnen straks bij het aanmaken van debiteuren worden gekozen. Bij doorboeken naar de financiële administratie worden de betaaltermijnen vanzelfsprekend meegenomen. U kunt hier net zoveel betaaltermijnen aanmaken als u zelf wenst. Afbeelding 5

9 8 [Overige functies] [Instellingen] [Algemene instellingen] tabblad [Administratiekosten] Senior Indien u op de factuur administratiekosten in rekening wenst te brengen, dan kunt u dat op dit tabblad aangeven. De hier te vullen tabel kan later worden opgeroepen in een zogenaamd selectievenster bij invoer van de debiteurgegevens. In het veld [Bedrag] voert u het in rekening te brengen bedrag aan administratiekosten in. Het veld [Grenswaarde] heeft betrekking op het totale factuurbedrag of -volume waaronder de administratiekosten in rekening dienen te worden gebracht. Wanneer u tevens beschikt over de senioruitvoering van FINSYS kunt u gebruik maken van kostenplaatsen. Wanneer dit in uw administratie is ingesteld, kunt u op dit tabblad ook een kostenplaats meegeven, waarop de boeking van de administratiek osten wordt geregistreerd. Zie voor een verdere uitleg over het gebruik van k ostenplaatsen het stappenplan "FINSYS - Stambestanden financiële administratie". Het grootboek rek eningnummer waarop de opbrengsten van de doorberek ende administratiek osten worden geboek t, wordt ingevoerd bij [Overige functies] [Instellingen] [Toekennen grootboekrekeningen] in het veld "Administratiek osten". U kunt hier maximaal 9 verschillende administratiecodes aanmaken. Afbeelding 6 De overige tabbladen laten we even voor wat ze zijn, daar deze in het licht van dit stappenplan niet direct relevant zijn. Uitzondering hierop vormt wellicht het tabblad [Lengte]. Echter de hier in te vullen waarden worden veelal bij installatie direct al vastgelegd en zijn ook niet zonder consequentie zomaar te wijzigen.

10 9 1.2 Stap 2: Definiëren van diverse FLEXYS 5 instellingen [Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] Initieel/Senior Ook na het maken van deze menukeuze treft u een aantal tabbladen aan. We gaan er vanuit dat de meeste instellingen onder deze keuze bij installatie reeds zijn gedaan. Twee tabbladen lichten we er even uit omdat we de daar in te vullen keuzes straks weer tegenkomen bij het invoeren van de debiteuren: [Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [Bonus] Senior Binnen FLEXYS 5 kan gebruik gemaakt worden van een zogenaamd bonuspuntensysteem. Deze bonuspunten -een alternatief voor zegeltjes- kunnen worden gekoppeld aan het afgenomen volume of het afgenomen bedrag. Afbeelding 7 Vanuit de statistiek kan dan een bonuslijst worden afgedrukt per debiteur of debiteurkaartcombinatie. Na uitgifte kunnen deze punten binnen het pakket FLEXYS van het aldus ontstane tegoed worden afgeboekt.

11 10 [Overige functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [Codes] Afbeelding 8 De [lay-outcode] wordt gebruikt om per debiteur aan te kunnen geven wat voor type factuur deze dient te ontvangen. U kunt hierbij denken aan een onderscheid tussen gespecificeerde facturen, verdichte facturen, facturen met of zonder kilometerstand enz. In de juniorversie heeft u de beschikking over één mogelijke lay-out, in de seniorversie heeft u de keuze uit maximaal negen lay-outs. Senior De lay-outs worden altijd voor u op maat ontworpen. Dit wordt bij installatie van het pakket door onze installateurs in overleg met u gedaan. Mocht u op een ander moment een aanpassing in een lay-out willen doorvoeren, kunt u dit aan onze afdeling Ondersteuning voorleggen. De invoer van deze codes gebeurt op dezelfde wijze als bij de selectiecodes zie -Stap 1-. Binnen de seniorversie van het pakket kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om de tankingen te laten specificeren op het afschrift van de bank of giro. Hiervoor is vast lay-outcode 9 gereserveerd. Op het afschrift zijn 3 regels van elk 30 posities beschik baar voor extra informatie. In de meest uitgebreide modus worden deze benut voor het vermelden van de volgende informatie per tank ing: dag/maand/bonnummer/product/volume en nettobedrag (incl. B.T.W.). De [frequentiecode] wordt gebruikt binnen FLEXYS om onderscheid aan te kunnen brengen op debiteurniveau in de frequentie waarmee dient te worden gefactureerd. Deze code wordt dan ook gebruikt als filter bij het zogenaamde afzonderen van tank ingen. Afzonderen wil zoveel zeggen als het tijdelijk parkeren van tankgegevens aan de zijlijn om later tijdens een volgende factureer-batch alsnog te worden verwerkt. Voor de beschrijving van de werkwijze met betrekking tot de facturering van gegevens met behulp van FLEXYS is een apart stappenplan beschikbaar. Hierin wordt uitgebreid op het gebruik van deze code ingegaan.

12 Stap 3: Aanmaken van blokkeercodes -COMSYS 5- [Overige functies] [Instellingen] [Stoplijst blokkeercodes] Binnen het kaartnummerbestand kunt u straks binnen een selectievenster kiezen uit diverse blokkeercodes. Ook deze codes kunt u zelf in een tabel onderhouden. De invoer van deze tabel gebeurt op dezelfde manier als hierboven beschreven voor de andere tabellen. Afbeelding 9 Deze keuze is vooralsnog uitsluitend ondergebracht in het pakket COMSYS 5.

13 Stap 4: Invoeren Debiteurgroepen [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteurgroepen] [Muteren] Debiteurgroepen worden binnen FLEXYS en FAKSYS gebruikt in de prijs- en kortingssfeer. Gebruik van debiteurgroepen maakt het mogelijk om in één keer een korting in te voeren voor alle debiteuren die aan de betreffende groep zijn gekoppeld. Voordeel hiervan is dat niet bij iedere individuele debiteur een aparte korting behoeft te worden ingegeven. Vooral bij een eventuele wijziging van de (groeps)korting levert dit veel gemak op. Afbeelding 10 Het invoeren van een debiteurengroep gaat als volgt: - Klik op de knop [Nieuw]; het debiteurgroepsnummer zal nu automatisch met 1 worden opgehoogd. - Voer de [Naam] van de debiteurgroep in het betreffende veld in. - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken. De groepscode kan dus niet worden gebruikt als alternatief voor de selectiecode of de frequentiecode.

14 Stap 5: Invoeren Kaartsoort [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartsoorten] [Muteren] Initieel De meeste gebruikers zullen in de praktijk slechts gebruik maken van één lokale kaartsoort. In dat geval behoeft dan ook slechts één kaartsoort te worden gedefinieerd in het pakket. Gewoonlijk gebeurt dit reeds tijdens de installatie. Mocht dit het geval zijn, dan kunt u deze stap gevoeglijk overslaan. Het is echter mogelijk om de gegevens van verschillende lokale kaartsoorten te factureren binnen FLEXYS. Afbeelding 11 - Klik op de knop [Nieuw] rechts in het scherm. Het k aartsoortnummer zal nu met "1" worden opgehoogd. Een andere, waarschijnlijk praktischer manier om kaartsoorten aan te maken is om direct het gewenste nummer in het veld [Nummer] in te toetsen zonder eerst op [Nieuw] te drukken. U geeft hier namelijk het eerste deel van de zogenaamde PAN in. De PAN is het volledige k aartnummer, inclusief bijvoorbeeld uitgevernummer/isocode, k lantnummer en/of stationsnummer. Dit eerste gedeelte van het volledige kaartnummer is voor alle kaarten van de betreffende kaartsoort gelijk en wordt hier in het veld [Nummer] bij de kaartsoorten ingevuld. - Voer de naam van de organisatie van uitgifte in; als u meerdere kaartsoorten uitgeeft en factureert doet u er verstandig aan om een naam te kiezen die correspondeert met het type kaart, bijvoorbeeld CCV-k aart of Beta-k aart.

15 14 - Voer de aan de organisatie gekoppelde applicatiecode in; deze code wordt met name op de Fuel POS automaat gehanteerd voor de autorisatie van de verschillende kaartsoorten. - Eventueel vinkt u het boxje bij [Luhncode doorsturen bij exporteren] aan of uit, afhankelijk van het feit of het controlegetal wel of niet meegestuurd dient te worden naar de automaat bij het verzenden van de zogenaamde stoplijst. Op het tabblad [Stations] geeft u aan op welke van uw stations de betreffende kaartsoort wordt geaccepteerd. Dit doet u door het boxje voor het betreffende station aan of uit te vinken. Deze optie is alleen van toepassing in combinatie met COMSYS 5. Bovendien k unnen meerdere k aartsoorten met dezelfde applicatiecode alleen op dezelfde reek s stations worden geaccepteerd. Dit omdat acceptatie van een k aartsoort op de Fuel POS op applicatiecode wordt geregistreerd. Afbeelding 12 - Sla de ingevoerde gegevens op door de knoppen [Opslaan] en [Sluiten] aan te klikken. In geval van twijfel over de inhoud van de automaat- of uitgevergerelateerde velden doet u er verstandig aan eerst even navraag te doen bij de automaatleverancier of bij de mensen van onze Installatie- en Ondersteuningsafdeling. U zou wellicht verwachten nu de kaartgegevens in te moeten voeren. Omdat echter kaarten aan debiteuren gekoppeld dienen te worden, gaan we er in dit stappenplan -omwille van de volgorde van invoer- vanuit dat eerst de debiteurgegevens nog in het pakket ingevoerd dienen te worden.

16 Stap 6: Invoeren Standaarddebiteur [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] De verschillende tabbladen in dit scherm zullen een voor een worden doorgenomen in -Stap 7-. Om de invoer van nieuwe debiteuren te vergemakkelijken, hebben wij de mogelijkheid tot het aanmaken van een zogenaamde standaarddebiteur binnen het debiteurenbestand toegevoegd. Wanneer u een standaarddebiteur in het debiteurenbestand heeft aangemaakt, zullen bij het toevoegen van een nieuwe debiteur alle instellingen van de standaarddebiteur automatisch bij de nieuwe debiteur worden ingevuld. U kunt deze natuurlijk altijd nog naar eigen inzicht aanpassen. Afbeelding 13 Een standaarddebiteur maakt u als volgt aan: - Voer bij het veld [Nummer] debiteurnummer [0] in. - Geef bij de [Zoeknaam] de tekst [DEFAULT] of [DEBITEUR] in.

17 16 - In het veld [Naam] dient u ook een tekst in te vullen. Wij adviseren hierbij een tekst te gebruiken waarbij het voor u duidelijk is dat dit de standaarddebiteur betreft. Bijvoorbeeld [Default-instellingen] of [Standaarddebiteur]. - Geef vervolgens op de diverse tabbladen aan welke standaardcodes er bij het aanmaken van een nieuwe debiteur moeten worden ingevuld. Met name de tabbladen met de [Algemene gegevens], [Debiteurcodes] en codes met betrekking tot de facturering zijn hierbij interessant. De overige gegevens zijn meer debiteurafhankelijk. De diverse velden worden nader toegelicht in -Stap Sla de gegevens van de standaarddebiteur op door middel van de knop [Opslaan].

18 Stap 7: Invoeren van Debiteuren [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Algemene gegevens] Na het maken van deze keuze vindt u wederom een aantal verschillende tabbladen in uw scherm. Deze zullen wij een voor een doornemen. Wisselen tussen de diverse tabbladen kunt u overigens met behulp van de toetsencombinatie [Ctrl] [ ] of [Ctrl] [ ]. Afbeelding 14 [Algemene gegevens] De meeste velden op dit tabblad spreken voor zich. U kunt deze dan ook zonder meer invullen. Het is overigens niet verplicht om alle velden in te vullen. U zult echter altijd minimaal een naam en een zoeknaam moeten invullen.

19 18 [Zoeknaam] In dit veld wordt de verkorte debiteurnaam ingevoerd. Dit veld wordt tevens gebruikt om de debiteurgegevens alfabetisch te rangschikken. Als u zoekt in het veld [Debiteurnummer] zal er dus worden gezocht aan de hand van deze zogenaamde zoeknaam. De zoeknaam hoeft overigens niet per se (gedeeltelijk) gelijk te zijn aan de debiteurennaam. [ adres] De betekenis van dit veld spreekt voor zich. Als u hier een geldig adres invult ziet u rechts onderin het scherm de knop [ ] oplichten. Wanneer u deze knop aanklikt, zal uw pakket -veelal Outlook Express- worden geopend en zal het adres van de debiteur alvast worden ingevuld. [T.a.v.] Dit veld wordt gebruikt als bestemmingsveld. U kunt hierin de naam van een vast contactpersoon of afdeling opnemen aan wie u uw correspondentie wenst te richten. De aanduiding "Ter attentie van" kunt u wel of niet in dit veld opnemen. Doet u dit niet, dan zullen ze ook niet in het document in de adressering worden geplaatst. [Debiteurgroep] Dit veld wordt gebruikt binnen FLEXYS in de kortingensfeer, zie -Stap 4-. In dit veld kunt u zoeken op naam binnen de eerder aangemaakte debiteurgroepen. [Eigen gebruik] Senior Binnen de Senior-versie is het mogelijk om tankingen via de eigen lokale pas als eigen verbruik direct naar een kostenrekening te laten boeken, al dan niet met verrekening van BTW. Standaard staat de optie [Eigen gebruik] op "Niet van toepassing". Indien over het eigen gebruik BTW gerekend moet worden, kiest u hier voor "Met inkoop-btw". Als het debiteurnummer wel bedoeld is voor eigen gebruik, maar waar er geen BTW-boeking hoeft te worden opgenomen, kiest u voor "Exclusief BTW". Als er sprake is van eigen gebruik, dan worden automatisch de velden [Grootboeknummer] en eventueel [Kostenplaats] geactiveerd en moeten deze verplicht worden ingevuld. Om met kostenplaatsen te kunnen werken dient u in het bezit zijn van FINSYS 5 en dient u zelf nog wel een kostenplaatsenmethode in te stellen. Zie het stappenplan "FINSYS Stambestanden financiële administratie" voor meer informatie over het inrichten van k ostenplaatsen. [Landcode] Het veld [Landcode] dient om het BTW-nummer en rekeningnummers op geldigheid te kunnen controleren. Voor Nederland bijvoorbeeld de befaamde elfproef. [BTW-nummer] Het hier in te vullen BTW-nummer kan op de factuur worden vermeld. De eerder ingegeven [Landcode] wordt gebruikt om het BTW-nummer op geldigheid te kunnen controleren. [Valuta] Indien de hier ingevulde valuta voor de debiteur afwijkt van de valuta waarin de administratie plaatsvindt, zal op een factuur een omrekening plaatsvinden aan de hand van de hier ingevulde valuta.

20 19 [Krediettermijn] Hier selecteert u een van de krediettermijnen die u onder -Stap 1- heeft gedefinieerd. Bij het journaliseren van een factuur wordt in de openstaande posten bij de factuur tevens een vervaldatum opgetekend. Deze vervaldatum is de factuurdatum verhoogd met het aantal dagen van de krediettermijn. De vervaldatum van een factuur is weer bepalend voor diverse zaken met betrek k ing tot debiteurenbeheer in FINSYS 5, bijvoorbeeld het afdruk k en van aanmaningen.

21 20 [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Debiteurcodes] Op het tabblad [Debiteurcodes] spreken de meeste velden voor zich. U maakt hier veelal gebruik van de eerder in dit stappenplan gevulde coderingen. De functionaliteit hiervan is in -Stap 1- al uitgelegd. Afbeelding 15 Het veld [Verbergen] dient om de debiteur te onderdrukken in diverse overzichten. Dit bereikt u door het veld op [Ja] te zetten. Debiteuren kunnen niet worden verwijderd zolang er nog gegevens in de statistiek of in het grootboek aanwezig zijn die naar de betreffende debiteur verwijzen.

22 21 Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Aantekeningen] Anders dan de algemene aantekenfunctie (F4) kunt u op het tabblad [Aantekeningen] vrije tekst invoeren die gekoppeld is aan een individuele debiteur. Meer informatie over de algemene aantekenfunctie vindt u in het stappenplan "Beschrijving windows-functies". De tekst die u koppelt aan een individuele debiteur is bedoeld voor intern gebruik en wordt niet gebruikt voor externe rapportages. Afbeelding 16

23 22 Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Facturering Flexys] Afbeelding 17 Van dit tabblad lichten we een aantal velden toe: [Factuurlay-out] Hier selecteert u de lay-outcode die u onder -Stap 2- zelf heeft gedefinieerd. In de Senior-versie heeft u hier dus ook code 9 ter beschikking. Indien u de debiteur helemaal geen factuur wenst te sturen, kiest u voor lay-out code 0. Ook deze code is binnen het pakket gereserveerd. [Prijsberekening] Senior Ook dit veld wordt uitsluitend gebruikt in de Senior-versie. Standaard wordt bij de berekening van de factuurbedragen uitgegaan van de pompprijs. In de Senior-versie kan de pompprijs eventueel worden vervangen door een in het literprijzenbestand in te geven datum-gerelateerde adviesprijs. De keuze Pompprijs of L.A.P. houdt bij facturering rekening met de laagste waarde. Indien de pompprijs lager uitvalt dan de landelijke adviesprijs minus eventuele korting, dan wordt op de factuur alsnog met de pompprijs gerekend. Door middel van de keuze L.A.P. evt. -/- korting wordt in de factuur altijd gerekend met de adviesprijs, ongeacht de pompprijs.

24 23 [Splitscode] Senior Binnen de Senior-versie kan gebruik gemaakt worden van deze mogelijkheid. Standaard zullen de tankingen van alle passen van één debiteur op één factuur worden vermeld. In de lay-out wordt dan per pas veelal een subtotaal opgenomen. Met behulp van de splitscode is het mogelijk om van iedere pas een individuele factuur af te drukken zonder dat u hiervoor aparte debiteuren hoeft aan te maken. Bijkomend voordeel hiervan is, dat deze facturen dus ook binnen de openstaande posten allemaal op dezelfde debiteur zijn terug te vinden (tenzij de debiteur vanuit FLEXYS wordt geïncasseerd natuurlijk). Nadeel is dus, dat er meer facturen worden afgedrukt. [Administratiekosten-code] In dit veld -dat eveneens uitsluitend in de Senior-versie kan worden gebruikt- voert u de onder -Stap 1- aangemaakte en eventueel op deze debiteur betrekking hebbende administratiekostencode in. Senior U voert hier dus niet het administratiekostenbedrag in. [Kredietlimiet] Het veld kredietlimiet heeft binnen FLEXYS niet direct betekenis, dat wil zeggen: er is geen functionaliteit aan gekoppeld. Als u factureert, heeft men immers al getankt! [Bonuspunten per debiteur] Wanneer u gebruik maakt van een bonussysteem, zie -Stap 2-, worden de bonuspunten standaard per kaart bijgehouden. Wanneer u de bonuspunten op debiteurniveau wenst bij te houden, kunt u dat hier aangeven.

25 24 Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Incasso en betaling] Afbeelding 18 [BIC] [IBAN] De velden [BIC] en [IBAN] zijn bestemd voor toekomstig gebruik in het internationaal betalingsverkeer. U kunt hier de Bank Identifier Code en het International Bank Account Number (internationaal rekeningnummer) per rekening van de debiteur invullen. Het invoeren van deze gegevens is overigens niet verplicht. Mocht u een debiteur willen incasseren, kunt u bij [Incasseren vanaf] aangeven vanaf welke rekening van de debiteur u dit wenst te doen. U kunt vanzelfsprekend uitsluitend incasseren als er een giro en/of bankrekening is ingevuld bij [Rekening 1] en/of [Rekening 2] op dit tabblad. Pas nadat u gekozen heeft van welke rekening u de debiteur wenst te incasseren, kunt u (optioneel) aangeven bij [Incassotermijn] of deze debiteur een extra krediettermijn krijgt. De daadwerkelijk toe te passen extra krediettermijn voor deze debiteur heeft u eerder op het tabblad [Facturering Flexys] ingevuld. Bij [Incasseren op] geeft u aan op welke van uw rekeningen u de incasso wenst te incasseren. Incasso van de FAKSYS-facturen vindt plaats in het pakket FINSYS 5.

26 25 Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Contactpersonen] Hier kunt u de contactpersonen bij een debiteur ingeven. In de omschrijving van het tabblad staat tussen ( ) aangegeven hoeveel contactpersonen er reeds gekoppeld zijn aan de debiteur. Met de extra bladerknoppen bladert u door de contactpersonen en met de [Nieuw]- of [Verwijderen]-knop voegt u nieuwe contactpersonen toe of verwijdert u deze. Per contactpersoon kunt u een adres vastleggen en door middel van de [ ]- knop kunt u uw standaard programma gebruiken om de contactpersoon een te sturen. Afbeelding 19

27 26 [Stambestanden] [Debiteuren] [Debiteuren] [Muteren] tabblad [Kaarten] De relevante kaartgegevens van de betreffende debiteur worden hier getoond. Afbeelding 20 In dit scherm k unt u de mogelijk heden van het raadpleeggrid (sorteren, filteren, etc.) gebruik en.

28 Stap 8: Invoeren van kaartgegevens [Stambestanden] [Kaarten] [Kaartnummers] ]Muteren] Door u uitgegeven kaarten dienen altijd aan het pakket bekend te zijn gemaakt alvorens de via deze kaarten verrichte transacties kunnen worden gefactureerd. Vergeet u een kaart nadat u deze heeft uitgegeven in het pakket in te voeren -en worden er tijdens het rangschikken tankingen op deze kaart aangetroffen- dan zal het pakket hiervan een melding geven. Op dat moment kan de kaart overigens alsnog in het bestand worden ingevoerd en toegekend aan een debiteur. Zie voor de verdere verwerking het stappenplan met betrekking tot de facturering. Kaarten worden altijd gekoppeld aan een kaartsoort. Kaartsoort en kaartnummer tezamen vormen het zogenaamde PAN-nummer (PAN=Personal Account Number). Dit PANnummer is in feite het volledige kaartnummer. Zie ook -Stap 5-. Wanneer u kaarten invoert van dezelfde kaartsoort -hetgeen in veruit de meeste gevallen zo zal zijn- dan kunt u na selectie van de kaartsoort volstaan met het invoeren van het kaartnummer. Het veld PAN-nummer zal dan automatisch worden gevuld. Het invoeren van kaarten -oftewel het koppelen van kaarten aan debiteuren- gaat als volgt: Afbeelding 21

29 28 - Klik de knop [Nieuw] aan, of voer direct het kaartnummer in, in het veld [Kaartnummer]. - Geef in het veld [Debiteurnummer] aan, aan wie u de kaart heeft uitgegeven. In dit veld is de alfabetische zoek functie actief. - Voer eventueel het kenteken in, in het betreffende veld; dit veld kan desgewenst als variabele in de factuur lay-out worden opgenomen. - Voer eventueel een opmerking en een chauffeursnaam in bij [Opmerking] en [Chauffeur]. Ook deze velden kunnen eventueel als variabele in de factuur worden opgenomen. - Het veld [Pincode] heeft uitsluitend een referentiële betekenis. - Geef in het veld [Bonus] aan of op basis van de via deze kaart verkochte transacties bonuspunten dienen te worden gereserveerd, zie -Stap 2-. In het veld [Geblokkeerd] kan eventueel worden aangegeven dat een kaart dient te worden geblokkeerd. Doordat u hier weer gebruik maakt van een selectievenster wordt tevens de reden van blokkering vastgelegd. Deze codes heeft u zelf eerder ingevoerd bij -Stap 3-. Wanneer een kaart van niet geblokkeerd naar geblokkerd gaat, wordt deze blokkade voorzien van een blokkeerdatum. Dit is de datum (en tijd) van het moment waarop de kaart wordt gemuteerd. Indien het pakket FLEXYS 5 geïntegreerd wordt gebruikt met het pakket COMSYS 5 dan wordt dit veld tevens gebruikt voor het aanmaken van de zogenaamde black list of stoplijst. Bij niet-geïntegreerd gebruik heeft dit veld uitsluitend een referentiële waarde. Het veld [Volumelimiet] biedt bij het inlezen van tankingbestanden en bij het invoeren van bonnen een controlemogelijkheid op het afgenomen volume per kaart per transactie. Er verschijnt in beide gevallen een verslag op het beeldscherm van tankingen welke de ingestelde volumelimiet te boven gaan. Uiteraard is het volume dan al met de lokaal kaart door de klant afgenomen, maar wanneer u bijvoorbeeld dagelijks de tankingbestanden inleest, heeft u wel sneller inzicht in de tankinformatie. Bij [Overige Functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 Instellingen] tabblad [Overige Instellingen] k an het veld [Standaard volumelimiet] worden ingevuld dat standaard gehanteerd wordt bij het aanmak en van een nieuwe k aart. Het veld [Aanmaakdatum] wordt automatisch gevuld met de datum van invoer van de nieuwe kaart. Aan de hand van het aantal jaren dat is ingevuld onder [Overige Functies] [Instellingen] [FLEXYS 5 instellingen] op het tabblad [Overige instellingen] in het veld [Geldigheidsduur kaarten] zal nu automatisch het veld [Einddatum] worden gevuld. Beide data zijn overigens eventueel te wijzigen. U kunt hiertoe ofwel direct de datum in het betreffende veld invoeren ofwel een datum selecteren uit het scherm dat zich opent als u het icoontje naast het invoerveld aanklikt.