Jaarverslag 2009 Griffie Gemeenteraad Sliedrecht

Transcriptie

1 Jaarverslag 2009 Griffie Gemeenteraad Sliedrecht De griffie De Griffie wordt gevormd door drie personen. Per 1 januari 2009 is de vacature voor de functie van raadsgriffier ingevuld door Arjen Overbeek en de (nieuwe) functie van waarnemend griffier door Heleen Vos-Hulleman. Maya Feddema heeft tot de komst van Arjen en Heleen een aantal werkzaamheden van de griffie opgevangen. De griffie heeft haar missie vastgesteld, toegevoegde waarde ingevuld voor de gemeenteraad en werkafspraken voor 2009 gemaakt. Tevens is eind oktober een werkplan 2010 opgesteld, dat aan het Groot Presidium en de gemeenteraad is aangebonden. Missie: De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. De griffie heeft het contact met B&W en het ambtenarenapparaat aangehaald. Deze contacten leiden inmiddels tot samenwerking en gericht op ondersteuning van de gemeenteraad. Tot slot zijn rond de zomer door de griffier de startgesprekken gehouden met de medewerkers. In december gevolgd door respectievelijk een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Vergaderingen van de gemeenteraad Jaaragenda De griffie heeft de opzet, inrichting en actualisering van de jaaragenda van de gemeenteraad op zich genomen. Dit omdat de griffie beschikt over zowel agendawensen van de gemeenteraad als het college van B&W. De griffie stelt aan de hand van de jaaragenda de conceptagenda s voor vergaderingen van de raad op. De jaaragenda wordt regelmatig verspreid via vergaderingen en geplaatst op de website. Voorzitterspoule Om de vergaderingen van de raad aantrekkelijker en dynamischer te maken is een aantal initiatieven genomen. Ook zijn er initiatieven ontplooid om de voorzitters, deelnemers en Versie: pagina 1

2 toehoorders van de vergaderingen te faciliteren en meer inzicht te bieden. Er is een voorzittersoverleg (poule) ingesteld. Aan dit overleg nemen de raadsvoorzitters en de voorzitters van de informatieve- en opiniërende bijeenkomsten deel. In 2009 zijn er twee bijeenkomsten geweest. Doel van het overleg is de voorzitters verder te faciliteren en te ondersteunen bij hun rol. Eén van de eerste besluitpunten van dit overleg is inmiddels uitgevoerd; De voorzitter en griffie stellen samen de concept-agenda van de informatieve- en opiniërende bijeenkomsten op. Raadsvoorstel- en raadsbesluit Sinds de zomer is het format voor een raadsvoorstel en -besluit aangepast, waardoor in een oogopslag helder is wat de besluitenpunten zijn en wat de kaderstellende- en controlerende aspecten van het voorstel zijn. Door middel van dit format zijn doel, kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad, (inzet van de) communicatie en financiën prominenter aangezet en daardoor inzichtelijker voor de gemeenteraad. Geannoteerde agenda s van opiniërende bijeenkomsten en technische vragen In de agenda s van de opiniërende bijeenkomsten is vanaf de zomer de tekst van de te besluiten punten uit de raadsvoorstellen opgenomen. Op deze wijze wordt duidelijk wat er aan de aanwezigen bij de agendapunten wordt gevraagd. In feite kan het als een geannoteerde agenda beschouwd worden. Om technische vragen in de opiniërende bijeenkomst tegen te gaan, wordt sinds april bij de agenda s van de opiniërende bijeenkomsten een overzicht gevoegd met de contactgegevens van de behandelend ambtenaren. Technische vragen worden vooraf (rechtstreeks aan ambtenaren) gesteld en niet tijdens de vergadering(en). De voorzitters letten hier ook op tijdens de bijeenkomsten. Inmiddels is deze manier van (technische) vragen stellen ingeburgerd en gaat tijdens de bijeenkomsten de aandacht meer uit naar het inhoudelijke debat. De (burger)raadsleden bepalen zelf of zij de antwoorden op technische vragen willen delen met collega-raadsleden. Deze wens geven zij zelf door aan de griffie t.b.v. de verspreiding. Spiekbrief Speciaal voor de voorzitter stelt de griffie een zogenaamde spiekbrief op. Deze spiekbrief bevat een geannoteerde agenda, achtergrondinformatie, aangemelde sprekers, last-minuteinformatie. De spiekbrief is alleen bedoeld voor de voorzitter en helpt hem bij het leiden van de bijeenkomst. De spiekbrief is in januari geïntroduceerd bij alle bijeenkomsten. Terugkoppeling Notulen blijven leidend voor wat betreft de weergave van de vergaderingen. Voor de interne logistiek stelt de griffie direct na een opiniërende bijeenkomst en de gemeenteraadsvergadering een korte terugkoppeling op. Deze terugkoppeling bevat slechts de procedurele kant van de bijeenkomst, vermelding van sprekers, feitelijk ingediende moties/amendementen en harde toezeggingen aan de gemeenteraad. De terugkoppeling wordt verspreid onder de (burger-) raadsleden, B&W en gemeentesecretaris. Versie: pagina 2

3 Audioverslaglegging In het voorjaar is een plan voor audioverslaglegging uitgewerkt en gepresenteerd aan het Groot Presidium. Ooit vastgesteld dat dit er moest komen en uitdrukkelijke wens van gemeenteraad. Helaas is de audioverslaglegging door budgettaire maatregelen (nog) niet uitgevoerd. Evaluatie vergaderstelsel In maart, april en mei heeft een uitgebreide evaluatie plaatsgevonden van het vergaderstelsel. In grote lijnen spreken (burger)raadsleden, wethouders en MT-leden hun tevredenheid uit over het nieuwe vergaderstelsel dat gebaseerd is op de volgorde van behandeling; informatieve- en opiniërende bijeenkomsten en gemeenteraadsvergaderingen. De meeste kritiek werd geuit op de opiniërende bijeenkomsten; teveel onderwerpen en daardoor te lang. Wat betreft de informatieve bijeenkomsten vielen de verschillende opvattingen over de doelstelling van deze bijeenkomst op. Ook werd de wens uitgesproken de Drechtraad en Drechtcarrousel beter op het Sliedrechtse vergaderstelsel aan te laten sluiten en natuurlijk dat er niet méér vergaderd diende te worden. Tevens dat alle vergaderingen op een avond maandag zouden worden gehouden. Na de zomer van 2009 is het vergaderstelsel aangepast naar een achtwekelijkse cyclus met de volgende opbouw: week 1 informatieve bijeenkomst, week 3 opiniërende bijeenkomst 1 week 5 opiniërende bijeenkomst 2 en hamerraad week 7 raadsvergadering Daarnaast in de weken 4 en 8 respectievelijk de Drechtcarrousel en de Drechtraad. De vergaderingen van het Groot Presidium, Klein Presidium en de Auditcommissie vinden ook op de maandag plaats. De Informatieve bijeenkomsten kunnen, indien noodzakelijk, bestaan uit parallelle sessies en op locatie. Reglementen van Orde Door de aanpassingen in het vergaderstelsel waren ook de Reglementen van Orde aan vernieuwing toe. Gekozen is voor een aantal aanpassingen in de Reglementen die slechts betrekking hebben op het vergaderstelsel, inclusief een paar redactionele verbeteringen. Eind 2009 is dit afgerond en in januari 2010 aan de gemeenteraad voorgelegd. Door het Groot Presidium is geconstateerd dat de Reglementen meer op elkaar en op het vergaderstelsel moeten worden afgestemd. Afgesproken is dat halverwege de nieuwe periode een codificatie zal plaatsvinden. Rapport Mandatering, Taken en bevoegdheden en Handvest Actieve Informatieplicht De Rekenkamercommissie Sliedrecht (RKC) publiceerde eind 2008 haar eerste onderzoeksrapport Mandatering. Voordat de gemeenteraad dit rapport in een raadsvergadering besprak, heeft de griffie eind maart een bijeenkomst belegd over de taken en bevoegdheden van zowel gemeenteraad als college. Tijdens deze bijeenkomsten zijn taken en bevoegdheden in het licht van de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad en de uitvoerende rol van het college, besproken en opnieuw geformuleerd. Deze uitkomst vormde de basis voor de raadsvergadering van april, waarin het RKC-rapport Mandatering werd besproken. Versie: pagina 3

4 Na de zomer heeft een werkgroep bestaande uit enkele raadsleden, het Handvest Actieve Informatieplicht geëvalueerd. Eind 2009 heeft de werkgroep de evaluatie afgerond en een vernieuwd Handvest aan het Groot Presidium aangeboden. Dit vernieuwde Handvest is in januari 2010 aan de gemeenteraad voorgelegd. Communicatie Raadsnieuwsbrief Om de (burger)raadsleden optimaal te informeren en te attenderen op en over zaken die specifiek voor het raadslidmaatschap spelen, is in februari gestart met de Raadsnieuwsbrief. Een informatiebrief van maximaal 2 A4 die kort en bondig informatie onder de aandacht van de raadsleden brengt. De Raadsnieuwsbrief verschijnt eenmaal per maand. Website - pagina s gemeenteraad De website is inmiddels vernieuwd en meer toegankelijk en gebruiksvriendelijk gemaakt. De griffie realiseert zich dat er nog veel moet gebeuren om een optimale site te kunnen presenteren, maar heeft de (hernieuwde) inrichting van de website tot één van de prioriteiten bestempeld. Printfunctie internet Iedereen heeft de mogelijkheid om de stukken te printen vanaf de website van de gemeente Sliedrecht. De bezoeker van de website kan per document een afdrukopdracht maken, en sinds de zomer ook de mogelijkheid om de gehele set aan vergaderstukken in een keer te printen. Informatieflyer en plattegrond Raadszaal (Publiekshal en Openbare Bibliotheek) Er is een plattegrond van de raadszaal gemaakt waarin is aangegeven wie wie is en waar zit. Tegelijkertijd wordt een uitleg gegeven hoe de gemeenteraad werkt. Deze informatieflyer wordt bij iedere vergadering neergelegd op de publieke- en perstribune. Daarnaast liggen er exemplaren in de Publiekshal en de Openbare Bibliotheek. Tekst voor de krant (Het Kompas) De griffie stelt de tekst op voor aankondigingen van de raadsbijeenkomsten in het blad het Kompas. De teksten, die eerst in de vorm van een agendalijst werden opgesteld, zijn nu meer wervend, inhoudelijk en uitnodigend. De waarnemend griffier houdt zich hier mee bezig. MerweRTV en het gesprek met de gemeenteraad De griffier heeft namens het Groot Presidium voor de zomer contact gelegd met MerweRTV en gesproken over mogelijke uitzendingen met de gemeenteraad in de hoofdrol. Dit heeft geresulteerd in een tv-opname op 10 november 2009 over de begroting Een ongedwongen rondetafelgesprek over de begroting met de fractiewoordvoerders tijdens de Algemene Beschouwingen. Het gesprek is naderhand met de aanwezigen geëvalueerd, en afgesproken hier aan tijdens de campagneperiode in 2010 een gevolg aan te geven. Versie: pagina 4

5 Overige Rondje fracties Arjen Overbeek en Heleen Vos hebben in januari 2009 een bezoek aan alle fracties gebracht. Bovenaan het gesprekslijstje van de griffie stond de vraag welke verwachtingen de raadsleden van ons hadden. De wensen en verwachtingen zijn door de griffie opgepakt in Leeskamer De leeskamer op het raadhuis is opgeruimd en de informatie die daar nu ter beschikking van de gemeenteraad aanwezig is, is actueel. De leesmappen worden na 4 weken opgeruimd. De (burger)raadsleden ontvangen digitaal eenmaal per week een overzicht van de (digitale) leesstukken die in de leeskamer worden gelegd. Nevenfuncties Van alle (burger)raadsleden dienen de nevenfuncties, uitgesplitst in bezoldigd en onbezoldigd, te worden gepubliceerd. In april is de lijst van functies per (burger)raadslid geactualiseerd en op de gemeentelijke website gepubliceerd. Fractievergoedingen Voor de zomer is door de griffie met alle fractiepenningmeesters een gesprek gevoerd over de fractievergoedingen. In deze gesprekken is aandacht besteed aan de verordening en aan de gehanteerde werkwijze van indiening en honorering. Op basis van deze gesprekken is een lijst opgesteld van zaken waarvoor de fractievergoeding kan worden aangewend en een lijst van zaken waarvoor deze gelden niet bestemd zijn. Vertrouwenspersoon en secretarisfunctie(s) van griffier Vanuit de griffie bekleedt de griffier de secretarisrol voor het Klein Presidium, Groot Presidium, Auditcommissie en de projectgroep Sliedrecht 2010 en verder. In samenwerking met de respectievelijke voorzitters stelt de griffie de agenda s op en worden actiepunten bewaakt. De griffier zorgt voor besluitenlijsten en terugkoppeling naar de diverse gremia. Tot slot is de griffier in het kader van het integriteitbeleid door het Groot Presidium gevraagd om op te treden als vertrouwenspersoon voor de gemeenteraad. Drechtsteden, Zuid-Holland-Zuid en Hollandsche Biesbosch De gemeenteraad van Sliedrecht heeft op basis van diverse regelingen en afspraken zitting in diverse besturen: Drechtraad, Raadsledenplatform Zuid-Holland-Zuid en het algemeen bestuur van de Hollandsche Biesbosch. Specifiek is de griffier - zoals alle griffiers binnen het samenwerkingsverband Drechtsteden - lid van de regiogriffie Drechtsteden. Vanaf half december is de griffier tot de coördinerend griffier van de Drechtraad benoemd. Om de communicatie tussen de verschillende besturen en de gemeenteraad van Sliedrecht goed te laten verlopen, zijn verschillende activiteiten in gang gezet. Zo worden de agenda s van de Drechtraad en de commissie Welwijn, Zorg en Inkomen Drechtsteden voor de opiniërende bijeenkomsten geagendeerd en is er een mogelijkheid van een terugkoppeling na afloop door de betreffende leden. In het najaar zijn enkele bijeenkomsten geweest om de positie van het Raadsledenplatform Zuid-Holland-Zuid en de communicatie met de eigen Versie: pagina 5

6 raden te versterken. Tevens is een aantal keren over de ontwikkelingen binnen de Hollandsche Biesbosch gesproken tijdens informatieve en opiniërende bijeenkomsten van de gemeenteraad van Sliedrecht. Raadsuitje Op 25 september hebben de (burger)raadsleden, collegeleden en griffiemedewerkers hun jaarlijks uitje gehouden, waarbij ook de partners waren uitgenodigd. Dit jaar heeft de raad in het kader van duurzaamheid een bezoek gebracht aan het Waterschap in Tiel. Het gebouw van het waterschap is duurzaam gebouwd, ingericht en functioneert ook duurzaam. Terug naar vroeger deed de gemeenteraad door een bezoek aan het openluchtmuseum in Arnhem te brengen. Gemeenteraadsverkiezingen 2010 en raadswisseling Op 3 maart 2010 zijn de gemeenteraadsverkiezingen. De griffie is al in de zomer gestart met de ontwikkeling van een introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraad. Eind november een compleet concept-programma, waaronder vier thema-avonden, afgerond. Winkelbel Door heel 2009 heen zijn er natuurlijk ook veel activiteiten verricht die de griffie standaard op zich neemt en die we betitelen als: winkelbel. De voorbereiding en verzending van vergaderstukken naar de gemeenteraad, de samenstelling van de conceptagenda s, het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, het bijhouden van planningen. Het bijhouden van de website, verzorgen leesstukken en post voor de (burger)raadsleden, ondersteuning Groot- en Klein Presidium, Auditcommissie, telefoon- en behandeling griffiepostbus. Opstellen van planningen en bijbehorende actie(lijsten). Resumerend stond voor de griffie in het teken van vernieuwen en (her) inrichten, organiseren en structureren. Inmiddels opereert de griffie als de spin in het web, en zorgt ervoor dat niemand verstrikt raakt in de draden. Resumerend; een hectisch, innovatief en leerzaam jaar. De stroomversnelling van 2009 zal zich doorzetten in Zeker omdat er een hoop werk te doen valt voor de verkiezingen in dat jaar, maar ook om onze ambitie waar te maken door de gemeenteraad dichter naar de burger te brengen. Dat vraagt inspanning en betrokkenheid. De griffie zal ook in 2010 weer alles op alles zetten om de gemeenteraad zo goed mogelijk te ondersteunen bij haar volksvertegenwoordigende rol. Wij danken de gemeenteraad voor het in ons gestelde vertrouwen in Maya Feddema Heleen Vos-Hulleman Arjen Overbeek Versie: pagina 6

7 Bijlage 1 Aantal 2009 TOTAAL januari februari februari maart april mei juni juni juni juli aug. sept. oktober nov. dec. Informatieve bijeenkomsten 26-jan 16-mrt 27-apr 08-jun 31-aug 01-sep 12-okt Onderwerpen waarvan naar de opiniërende bijeenkomst/dr op locatie werkbezoeken 1 opiniërende bijeenkomsten 09-feb 10-feb 30-mrt 11-mei 08-jun 22-jun 23-jun 14-sep 26-okt 23-nov spreekrecht burgers art 17 RvO raadscie ingekomen stukken concept-raadsvoorstellen begrotin 15 g agendering door leden 10 G Raadsvergaderingen 12-jan 02-mrt 14-apr 25-mei 06-jul 28-sep 09-nov 07-dec mondelinge vragen art 45 RvO raad 1 1 spreekrecht burgers art 18 RvO raad ingekomen stukken art 22 RvO raad Raadsbesluiten hamerstuk zonder hamerstuk met bespreekstukken begrotin g 6 moties, art 39 ingediend aangenomen 0 verworpen 0 overgenomen B&W ingetrokken Amendementen, art 38 ingediend aangenomen verworpen 0 0 Versie: pagina 7

8 aantal 2009 TOTAAL januari februari februari maart april mei juni juni juni juli aug. sept. oktober nov. dec. Overigen ambtelijke ondersteuning zie verordening 0 Initiatiefvoorstel art 41 0 Interpellatie art 43 0 schriftelijke vragen art ontvangen raadsinformatiebrieven Versie: pagina 8