Dhrn. Dirk Cocquyt, Gilbert De Ruysscher, Marc Biebauw, Herman De Rycke, Wilfried Van Droogenbroeck Mevr Nadine Strobbe

Transcriptie

1 Aanwezig Dhrn. Dirk Cocquyt, Gilbert De Ruysscher, Marc Biebauw, Herman De Rycke, Wilfried Van Droogenbroeck Mevr Nadine Strobbe Verontschuldigd Dhr. Pierre Vingerhoets, Stijn Van Kerckhove, Gilbert Moorthamer 1. Dagelijks bestuur: 1.1. Voorzitter: Volley Vlaanderen nieuws: RVB 24 september 18 Toegang wedstrijdbladen: Raad van bestuur dringt aan dat de mensen van de ontmoetingscommissies de nodige toegangen krijgen om de controle te kunnen uitvoeren van de wedstrijdbladen GDPR: Er is nog altijd geen afdoende leidraad. Vlaamse Sport Federatie noch Sport Vlaanderen doen enige actie om dit in orde te brengen. Wanneer er info gestuurd wordt naar de clubs vanuit Volley Vlaanderen, ook de Boven lokale vereniging en de RVB als bestemmeling zetten. Tiebreak. Er wordt een bijkomende opleiding voorzien, die is doorgegaan op donderdag 4 oktober. Coachlijnen: Deze moeten niet meer getrokken zijn. Niemand zal beboet worden als deze lijnen er nog staan. Clubs moeten deze niet direct verwijderen. Uitzonderlijke transfert: Werd besproken en goedgekeurd. Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 10 september 2018: goedgekeurd Reglement VJCL: Het vernieuwde reglement (toevoeging betalingen) werd goedgekeurd. RVB VV is akkoord om op die basis verder te werken. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 1

2 RVB 08 oktober 18 Werking detectie n.a.v. voltistests in Volley Vlaams-Brabant: Er werd een opmerking gemaakt dat er te weinig afnemers waren voor de testen: Er zouden afspraken geweest zijn i.v.m. het aantal te leveren mensen. Er zak ook info verspreid worden naar de BLV hoe de structuur van doorstroming vanuit de provinciale selecties naar de TSS gebeurt. Aanbestedingsvoorwaarden organisaties VV en nationale jeugdkampioenschappen: Er is hierover nog een vergadering gepland op 15 oktober. Zullen op RVB van 22 oktober goedgekeurd worden. EVC: Verschillende vergaderingen hadden plaats: Volley Vlaanderen zal derde beheerdersmandaat in EVC opnemen met als vaste vertegenwoordiger Frank Desmet. Dit dient nog bekrachtigd te worden door de Algemene Vergadering EVC. VolleySpike: Alle opmerkingen welke binnen komen worden in de mate van het mogelijke verwerkt. Reeds diverse kleine zaken werden bijgestuurd. Mogelijks zal er een 2.0 versie verschijnen die dan tot einde seizoen zal moeten gebruikt worden. EK 2019 Heren. Gezien het EK 2019 deels in België plaats vindt, werd het akkoord gevraagd om geen competitie toe te laten vanaf 13 tot en met 22 september 19. RVB geeft zijn akkoord. Wordt ook overgemaakt aan Volley Belgium en aan FVWB Coachlicenties: evolutie: Er zijn actueel ongeveer 1600 aanvragen waarvan er een kleine 1500 verwerkt en goedgekeurd zijn. Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 24 september 2018: goedgekeurd Verslag Jeugdcommissie van 26 september 2018: goedgekeurd Update administratief reglement: goedgekeurd. Naamswijziging Volley Haasrode Leuven naar BDO Haasrode Leuven: goedgekeurd. Aanvulling bondsparket voor Oost-Vlaanderen en Limburg: Voor Oost-Vlaanderen en Limburg zijn er kandidaten gevonden. De nodige gegevens zullen doorgezonden worden naar de leden van de RVB zodat deze mensen de volgende RVB kunnen bekrachtigd worden. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 2

3 Voor Oost-Vlaanderen is dit een substituut die nog niet ingevuld was. Namelijk Dhr. Henri d'haenens zal aansluiten bij VV als individueel lid. Zie ook Bij deze ook de vraag of VOV zijn goedkeuring geeft voor bovenstaande. Ontslag van van Paul Lagae als Voorzitter van Volley-Tuchtraad-Landelijke Kamer-Volley Vlaanderen: Wordt aanvaard en de RVB VV bedankt Paul voor zijn jarenlange bijdrage aan de juridische werking van VV. Mark Kerkhofs wordt bekrachtigd als ai Voorzitter van Volley-Tuchtraad-Landelijke Kamer-Volley Vlaanderen. De procedure voor opvraging kandidaturen zal worden opgestart. Jaarlijkse evaluatie Algemeen Directeur Volley Vlaanderen: Evaluatiedocument wordt plenair besproken. Vragen worden gesteld en beantwoord. De werking wordt unaniem positief beoordeeld. Ereleden Uitnodigingen afspraken ingeval overlijdens: Er is een document opgesteld voor het verkrijgen van de titel erelid VV. Dit document is besproken en daar waar nodig zal het aangepast worden. Verdere info zal volgen als het documenten zijn goedgekeurd. Financieel: Alle betrokken zijn gevraagd om hun input te geven voor het opstellen van het budget Dit document is besproken en daar waar nodig zal het aangepast worden. Verdere info zal volgen als het documenten zijn goedgekeurd. Verenigingswerk: SDWorks zou een testversie klaar hebben. Van zodra meer nieuws hierover zal dit medegedeeld worden. Volleyspike Zijn er vragen en opmerkingen binnengekomen bij de leden van RVB Als Nadine opmerkingen binnenkrijgt, dan stuurt ze die door naar Gilbert Moorthamer. Verdeling van de covers stand van zaken? Er zijn nog een aantal clubs die de covers nog niet hebben afgehaald. Dirk Cocquyt zal nog een mail sturen naar deze clubs. Stock: 6 covers Tablets stand van zaken. Stock: 3 tablets Hoe lang nog in dubbel met wedstrijdblad, veel clubs zijn vragende partij om dit zo vlug als mogelijk als alles goed loopt af te schaffen en enkel met volleyspike te werken Andere provincies geven ook een korte inloop periode. Zie hierboven Indien inkorten zo vlug als mogelijk communiceren aan de clubs Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 3

4 Deze beslissing zal afhangen van de bevraging bij de clubs en wanneer de ontmoetingsverantwoordelijke een GO geeft. Website Opvolging Kan er nog iemand gevonden worden als webmaster? Wilfried en Marc Biebauw hebben afgesproken dat Wilfried de opvolging zal doen. 1.2 Ondervoorzitter Volleyspike: evolutie Zie verder of hoger. Activiteiten jeugd Marc heeft met Stijn gesproken om een deel van het werk van de voorzitter van de jeugdcommissie over te nemen. Marc zal vooral administratief werk doen van thuis uit zoals het ingeven van de activiteiten, de S2C tornooien, VJCL Tornooien JU17 Gimme Waasland Dulpop, Bazel 29 oktober MU13 VDK Bank Gent Edugo, Oostakker 30 oktober JU15 JTV Dero Zele-Berlare Sporthal, Berlare 30 oktober JU13 VC Kalken Sporthal, Overmere 31 oktober MU17 VDK Bank Gent Edugo, Oostakker 1 november JU19 Caruur Gent Edugo, Oostakker 2 november Gilbert De Ruysscher zal de aangeduide scheidsrechters doorgeven. Verantwoordelijke provincie Bazel 29 oktober Marc Biebauw Oostakker 30 oktober Dirk Cocquyt Berlare 30 oktober Marc Biebauw Overmere 31 oktober Stijn Van Kerckhove Oostakker 1 november Herman De Rycke Oostakker 2 november Dirk Cocquyt Nu is het zo dat de scheidsrechters komen fluiten voor 65 euro, maar dan krijgen ze een fiscale fiche van VV. Men kan ook vragen om tegen vrijwilligersvergoeding te fluiten om te vermijden dat er een fiche wordt gegeven. Dirk Cocquyt neemt nog eens mee naar de Raad Van bestuur dat Volley Oost-Vlaanderen klaar is om de scheidsrechters bij de VJCL te betalen via het systeem van de Wet Blijklussen Zo kan men toch het bedrag van 65 euro ontvangen en geen fiscale fiche krijgen voorgelegd. Mag VOV dit toepassen bij de tornooien VJCL in de Herfstvakantie? Men kan via een factuur aan Volley Vlaanderen dan het geld terug krijgen. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 4

5 1.3 Secretaris Volleyspike: Wanneer overschakelen? Als secretaris kan je een volledig wedstrijdblad raadplegen en downloaden. Je gaat naar de website van volleyspike en daar log je in met de gegevens van volleyadm. Zo kan je alle wedstrijden raadplegen, ook de wedstrijden die op verplaatsing gespeeld zijn. Verdeling hoezen/covers De stand van zaken wordt overlopen. De tablets zijn overal terecht, de covers nog niet allemaal. Briefwisseling en facturen Wordt aan de betrokken personen bezorgd. Time Out Overschakelen naar Nieuwsbrief PSC en POC willen dit zelf doen: een info versturen per mail Elke commissie kan dan zelf een mail sturen met nieuws of info. Dit zal dan ook gepubliceerd worden op de website. Bedoeling is dat de verslagen van RvB rechtstreeks op de website worden gezet. Welke periode wordt er bepaald om te laten verschijnen op de website? Voorstel: de verslagen worden per mail goedgekeurd en dan kan na 2 weken het verslag op de site komen. Verslag Bijzondere Algemene Vergadering van 16 juni Er zal een kort verslag gemaakt worden met de unanieme goedkeuring van de gewijzigde statuten en reglementen en beantwoorden van vragen die aan de verschillende commissies werden gesteld. Aankondiging / oproep AV VOV Datum 1 december, nog wachten op bevestiging van Edugo Vraag aan Wilfried Van Droogenbroeck ivm versturen startfacturen Via mail is de factuur verstuurd naar secretarissen en voorzitters, volgende keer zeker ook naar financieel verantwoordelijken. 1.4 Financiën: Stand van de rekeningen VOV Wilfried geeft een overzicht van de verschillende rekeningen. Stand van zaken betalingen Startfactuur clubs Nog 6 clubs moeten betalen, hebben tijd tot 15 oktober. Wilfried stuurt een herinneringsmail anders komt er10% bij. Voorstel budget 2019 Wilfried heeft een voorstel tot budget gemaakt. Wil iedereen dit nakijken en opmerkingen doorgeven. Wilfried zal de stand van zaken doorgeven. 2. Commissies 2.1 POC (Gilbert Moorthamer is verontschuldigd wegens herstel na operatieve ingreep) Time Out Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 5

6 Er zal worden overgeschakeld naar een nieuwsbrief. Volleyspike De verantwoordelijke POC heeft eindelijk toegang tot de wedstrijdbladen. Er zitten nog fouten in de verschillende rapporten. Eind oktober zal er een rondvraag gestuurd worden naar de clubs. Snelle wissel Overschakeling gelijktijdig met overgang naar Volleyspike 2.2 PSC Huishoudelijk reglement VOV De tekst die PSC voorstelt, wordt overlopen. De RvB vraagt om mee te nemen dat de leeftijdsgrens voor vrije scheidsrechter ook wordt opgetrokken naar 65 jaar. Nog een aantal opmerkingen worden gegeven, Gilbert DR neemt dit mee naar de volgende vergadering PSC. Richtlijnen VBSR Overlopen welke punten VOV hierin zal volgen. Best dat dit wordt overlopen als Gilbert Moorthamer erbij is. Tijdstip invoeren snelle wissel Zie hoger. In de tekst zeker vermelden dat de wissel pas kan plaatsvinden als de wisselspeler zich in de 3mzone bevindt met het wisselbordje in de hand. Verenigingswerk 29 scheidsrechters hebben te kennen gegeven dat ze in het systeem van bijklussen willen stappen. VJCL Zie hoger Onkosten waarnemers via volleyadm Een waarnemer kan de onkosten nu ook inbrengen via volleyadm Wordt dit gedaan of blijft het systeem behouden? Voorstel: de waarnemer vullen de onkosten in via volleyadm en Gilbert de Ruysscher trekt de gegevens uit het systeem en vult dit in op een uitgavenstaat voor Wilfried. Goodiebags Gilbert De Ruysscher heeft goodiebags besteld. Hij heeft er te weinig. Hij zal ze verloten op de scheidsrechtersvergaderingen. 2.3 Jeugd, selectie en Techniek Nieuw voorbeeld uitgavenstaat Stijn heeft een nieuwe lijst gemaakt, maar in bijlage zat er een verkeerde staat bij, dus zal later overlopen worden. Verslag detectie 30 september in Stekene 170 effectieve deelnames Iedereen kreeg intussen via mail bericht (soms helaas nog steeds met een omweg) Uitnodiging voor eerste training ook via mail want reeds komend weekend Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 6

7 Sommige spelers/speelsters werden een tweede keer uitgenodigd omdat we het er niet over eens waren Wie niet aanwezig kon zijn op detectie maar toch interesse had, werd ook uitgenodigd voor 1e training. Aangepast teamboek Wordt overlopen, Wilfried zal dit op de site zetten. Verdeling trainers komend seizoen Te overwegen - kunnen we iedereen adres geven? Zo hoeft hun priveadres niet gepubliceerd te worden? J04: Morgan Lanssens J05: Martijn Bekaert J06: Stijn Van Kerckhove + Karel De Roo J07: Stijn Van Kerckhove + Martijn Bekaert M04: Wouter Lambrechts M05: Wouter Lambrechts M06: Sabrina Van Mossevelde + Koen Cleemput M07: Morgan Lanssens + nog te zoeken assistent Wilfried zal de aanpassingen doen op de website. Locatie IPJOT Stijn, Is het de bedoeling dat er voorwaarden worden uitgeschreven voor de inrichting? Wordt dit gepubliceerd? Welke datum is dit? 2.4 Persrelaties en ICT Persrelaties Kampioenenviering: Voorlopig 24 mei, aanbesteding wordt hierop opgemaakt De publicatie zal gebeuren op de website en verstuurd worden naar de clubs. Versturen uitslagen Herman heeft voor zijn vertrek naar het buitenland gevraagd wie de uitslagen in zijn plaats wilde versturen. Dit is niet gebeurd. Herman betreurt dit. ICT Er is nog altijd geen verantwoordelijke voor deze functie. 2.5 Beach Senioren en Jeugd Stand van zaken betalingen Volley Oost-Vlaanderen heeft een factuur opgemaakt naar Volley Vlaanderen ivm beach en dat geld is al overgeschreven. 2.6 Recreatie: VOBOG Vereenvoudigde versie Volleyspike Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 7

8 Vergadering met Volley Vlaanderen is op 18 oktober geweest. De andere recreatieverenigingen waren ook geïnteresseerd. Er zou een vereenvoudigde versie komen waarop de spelerslijsten moeten ingevuld worden en ook de uitslag. Dossier Koninklijke Nav 50 jarig bestaan van VOBOG Het dossier is rond en ligt ter ondertekening bij de koning. 3 Allerlei Marc Biebauw zal zorgen voor een bon van Standaard Boekhandel en een boeket bloemen en dit gaan afgeven bij Pierre. Op de mail die Herman gestuurd had om de uitslagen door te sturen heeft niemand gereageerd. Een vorm van respect is toch wel reageren op mails die verstuurd worden. Vraag of er iets moet afgegeven worden aan VOBOG ter gelegenheid van het 50-jarig bestaan. Herman heeft ivm het IPJOT in Tienen niets meer gehoord ivm de verdere afhandeling. GDPR: wat moeten wij als VOV nog doen om hiermee in orde te zijn? Tegen volgende vergadering kan dit eens grondig bekeken worden en zien wat er moet gebeuren. Vergaderingen efficiënt laten verlopen, ze zouden op 3 uur moeten kunnen gedaan zijn. 4 Datum volgende vergadering Donderdag 08 november Donderdag 13 december Donderdag 10 januari Donderdag 14 februari Donderdag 14 maart Donderdag 11 april Donderdag 09 mei Donderdag 13 juni Vergadering gestart om 19u00, beëindigd om 22u25. Verslaggever, Nadine Strobbe Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 8