Raad van Bestuur Vergadering

Transcriptie

1 Raad van Bestuur Vergadering Datum: 14/12/16 Tijd: 20 u. Voorzitter: Thomas Thys Secretaris: Janick Dams Plaats Zandhoven Aantal pagina's: Aanwezig: (x = aanwezig, xv( ) = aanwezig bij volmacht (initialen volmachtdrager), v = verontschuldigd) Thomas Thys - voorzitter Steven Van Suetendael - ondervoorzitter Matthias van Leuvenhaege - ondervoorzitter Janick Dams - secretaris Frank Engelen - penningmeester Werner Wouters stemgerechtigd lid Luc Mortelmans stemgerechtigd lid Jan Van Gestel Adviserend, nietstemgerechtigd lid Nr. Onderwerp 1. Goedkeuring vorig verslag 2. Beleidsplan 3. Nieuwjaarsgala 4. Aanstelling ATD 5. Arbeids- en intern reglement 6. Goed Bestuur 7. Functie delegatieleider 8. Locatie vernieuwing contract 9. Algemene Vergadering 10. Varia 11. Datum volgende bijeenkomst Datum afdruk: 11/12/17 Verslag RvB Page 1

2 VERSLAG RAAD VAN BESTUUR 1. Goedkeuring vorig verslag Geen opmerkingen 2. Beleidsplan opmerkingen van Sport Vlaanderen Dit werd positief onthaald door Sport Vlaanderen. 3. Nieuwjaarsgala V.J.J.F. vzw - Gaat door in Sint-Niklaas - Om 15 u. - Receptie in de cafetaria. - Verwarming moet ook op. - Uitnodigingen met meer info zodat de mensen willen aanwezig zijn. Het moet iets aantrekkelijker zijn. De uitnodigingen en inschrijvingen moeten volgende week buiten. - Club van het jaar: de aanwezigen kunnen beslissen. De clubs kunnen een nieuwe kandidatuur maken die kan worden uitgedeeld aan de clubs. De aanwezigen kunnen dan stemmen. 4. Aanstelling ATD - Er werden 2 kandidaturen ontvangen: Frank Engelen en Luciano Cinelli Frank heeft het lokaal verlaten tijdens de bespreking en stemming. Frank Engelen wordt heraangesteld als ATD. Luciano wordt zeer vriendelijk bedankt voor zijn sterke kandidatuurstelling en zijn bereidwilligheid. Jan maakt een ontwerp van brief voor Thomas. 5. Goedkeuring Arbeids- en intern reglement V.J.J.F. vzw De invulling: Algemeen coördinator: Master of iemand met een Bachelordiploma en voldoende aantoonbare ervaring. Diensthoofd: Bachelor of gelijkwaardig door ervaring. Verder wordt het goedgekeurd. Er moeten wijzigingen aan het Huishoudelijk Reglement doorgevoerd worden. Datum afdruk : Verslag RvB

3 6. Goed Bestuur to do in 2017 Jan volgt dit op met Thomas. De statuten en het Huishoudelijk Reglement moeten hierbij worden aangepast. 7. Functie delegatieleider Een scheidsrechter kan geen delegatieleider zijn. Jordi Michielsen kan delegatieleider zijn. Hij houdt zich met de organisatie van Topsport bezig en heeft ervaring. Jordi mag delegatieleider zijn maar er moet bekeken worden wanneer een delegatieleider vereist is. Zijn functie wordt niet ingebracht als gepresteerde uren als medewerker van de federatie. De vergoeding is via Vlabus-contracten. 8. Locatie vernieuwing contract Jan probeert een afspraak te maken met Kirsten De Blieck op een donderdag namiddag of eventueel op een woensdagavond. 9. Datum en locatie Algemene Vergadering 25 maart (kandidaturen binnen vanaf 25 februari en binnen t.e.m. 12 maart). Er wordt gevraagd of DT beschikbaar is. Einde januari berichtgeving naar clubs van AV en de kandidaturen. 10. Varia Werkgroep Raad van Bestuur Topsport komt samen op woensdag 11/1. PCA: Er wordt een onderhoud voorzien met de voorzitters van alle werkende PCs. Voorstel: van de inschrijvingsgelden wordt 4 euro ingehouden voor de V.J.J.F. vzw. 1,50 euro kan dan naar de PCs gaan. De Raad van Bestuur vraagt aan het PCA om de zaak voor te leggen aan de ombudsman om de resultaten van het OAK van 2016 op te volgen. Aantal verlofdagen Jan: dit wordt gedelegeerd naar de personeelsverantwoordelijke. Benny Van Campenhout: zal 2x 50 euro ontvangen (aan club) voor zijn vrijwilligerswerk op het EOC. Rugnummers: Dana contacteren. De kosten voor de deelnemers moeten worden Datum afdruk : Verslag RvB

4 aangevraagd door het land en moet worden teruggestort aan dat land. Er wordt niet gestort aan eender welke internationale federatie. Er moet ook worden bekeken of wij er een effectieve kost wordt gemaakt. Luc: wenst per uitzondering zijn examens 3 de en 4 de dan te doen wegens tijd gespendeerd aan activiteiten voor het internationale ju-jitsu. De aanvraag wordt ingediend bij de STC en indien goedgekeurd bij de ATC. De Raad van Bestuur neemt hier kennis van en wacht het vervolg af. Luc Teysmans kan een bijscholing rond sportvoeding geven op de Dag van de JJT. Frank neemt nog contact op met Nick. World Kobudo Federation: Edegem (Kattenbroek) op 27 mei wordt er in samenwerking met deze organisatie een tornooi georganiseerd. Duo en ne waza wordt erop aangeboden en onze kampers worden uitgenodigd. De organisatie loopt i.s.m. het WOC. Er moet ook promotie worden verstuurd naar onze buitenlandse partners. Janick overloopt het huurcontract van ons materiaal (uitleendienst). De waarborg voor een wedstrijdmat is 100 euro (12x12). Voor het overige is het ook 100 euro. De storting moet gebeuren voor ontlening. Dit wordt nagekeken en ondertekend op het secretariaat. Mattenkarren: Matthias heeft een offerte gekregen maar deze was heel duur. Er wordt verder gezocht. BK: valt 1 week voor het WK Jeugd. Het valt ook slecht met de Flanders Cup BJJ. Er zal aan de AFJJ gevraagd worden om de datum te verzetten en om in de toekomst rekening te houden met andere agenda s. Er kan gevraagd worden om het ne waza op zondag te zetten. Antwerps Open: het voorstel is dat er in het Fighting System geen Open categorie kan georganiseerd worden. Outfit: andere leden moeten ook toegang kunnen krijgen tot het trainingspak van het Belgische nationale team. Dit is wel betalend. Topsport: U18-ondersteuning moet bekeken worden. Ledenboekjes: vertraging wordt verwacht eenmalig te zijn. Laptops: best betere communicatie naar Matthias in de toekomst. 11. Datum volgende bijeenkomst 1 februari en 15 maart De vergadering wordt afgesloten om u. slot Datum afdruk : Verslag RvB

5 Afsluiten van de vergadering door de voorzitter. Voor eensluidend verklaard afschrift, Janick Dams Secretaris Datum afdruk : Verslag RvB