Dhrn. Dirk Cocquyt, Gilbert De Ruysscher, Marc Biebauw, Herman De Rycke, Wilfried Van Droogenbroeck, Stijn Van Kerckhove Mevr Nadine Strobbe

Transcriptie

1 Aanwezig Dhrn. Dirk Cocquyt, Gilbert De Ruysscher, Marc Biebauw, Herman De Rycke, Wilfried Van Droogenbroeck, Stijn Van Kerckhove Mevr Nadine Strobbe Verontschuldigd Dhr. Pierre Vingerhoets, Gilbert Moorthamer 1. Dagelijks bestuur: 1.1. Voorzitter: Volley Vlaanderen nieuws: Goedgekeurde verslagen RVB VV zijn steeds terug te vinden op de website via de link: RVB 22 oktober 18 Evaluatie Human Resource-beleid binnen VV: Raad van bestuur kreeg een uiteenzetting over het HR-beleid over de werknemers binnen volley Vlaanderen. Aanbestedingsvoorwaarden organisaties VV: Vlaamse kampioenschappen werden verder besproken en daar waar nodig aangepast. Het aangepaste document zal bezorgd worden. Nationale kampioenschappen wordt er gewacht op info van FVWB en akkoord binnen Volley Belgium. Zal ook besproken worden op de jeugdcommissie. Verenigingswerk. Er is toegang verkregen tot het programma van SDWorx/Sportspay via welke het systeem verenigingswerk kan gevoed worden. Er is een vergadering gepland met Luc Declercq (financieel gebied), Geert De Dobbeleer met SBB en SDworx voor verdere informatie en uitwerking van de toepassing. EVC: Steun vanuit Volley Vlaanderen op operationeel vlak zoals boekhouding, personeelsadministratie en personeelsaansturing. Omniumverzekering Scheidsrechters, bestuurders en medewerkers: Volley Vlaanderen bekijkt momenteel de mogelijkheden met Ethias voor een globale polis met inbegrip van de Boven Lokale Verening. Aanvulling bondsparket Oost-Vlaanderen: D'haenens Henri (lidnr ) : werd bekrachtigd door de RVB Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 1

2 Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 08 oktober 2018: goedgekeurd Voorlopig verslag LOC: vereenvoudigd wedstrijdblad voor reservewedstrijden op divisie niveau werd besproken en daar waar nodig nog enkele wijzigingen aangebracht. Invoering vanaf 01 november. Clubs zullen tijdig geïnformeerd worden Agenda AV Volley Vlaanderen van 30 november 2018: Begroting 2019 Jaarplan 2019 Nieuwe samenstelling auditcommissie/statuten Wat betreft de stemgerechtigheid Boven Lokale Vereniging: W.-VL., O.-VL, VL.BR. zijn in orde met hun statuten om stemgerechtigd te zijn. Voor Limburg is er een nieuwe ontwerptekst die hopelijk is goedgekeurd tegen de AV van 30 november. Antwerpen is nog niet in orde met het gevraagde artikel en hoopt dit nog voor de AV in orde te krijgen. De statuten werden voorgelegd aan het bondsparket die de gevolgen voor de AV bekijkt. Ere-leden uitnodigingen voor activiteiten afspraken voor overlijdens: De nota s hierover werden besproken en daar waar nodig de aanpassingen uitgevoerd. Finale beslissing op RVB 05 november 2018 Voorstel begroting Volley Vlaanderen 2019: Momenteel wordt met alle actoren de begroting bekeken. Nog niet alle info is binnen. Verdere bespreking op 5 november. RVB 05 november 18 Topsportcommissie: Er werd een overzicht gegeven van de voorbije topsportcommissie Omkadering: De staff blijft en komen erbij voor de 1 ste graad: Didier Witvrongen en in Vilvoorde Frauke Dirickx als vervangster van Fien Callens. Eind november of ten laatste begin december zullen er uitstapgesprekken zijn voor de leerlingen TSV Ontwikkelingsprogramma beach (Michiel) (Vrijdag is vergadering ivm basiswerking), uitbouw ontwikkelingsprogramma ten vroegste 2020/2021 (beachhal en Leuven zijn bereid om dit op te starten in eerste graad) Er waren diverse evaluaties door de trainers over de werking van Red Dragons, Yellow Tigers en de beachteams. De problematiek van de overvolle kalender werd nogmaals aangehaald. Er werden extra middelen voorzien door Sport Vlaanderen voor materiaal. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 2

3 Uitzonderlijke transfert: Er is een uitzonderlijke transfert gevraagd voor een speler die naar de Topsport school is overgestapt. De transfert om uitzonderlijke redenen werd goedgekeurd. EVC: Nieuwe vergadering RVB EVC is voorzien op 12 november 18. Hoofdstuk 3 van ontmoetingsreglement: (Ontmoetingsreglement zal verdwijnen) Betreft de jeugdkampioenschappen en voorwaarden. Zal verder besproken worden met jeugdcommissie. Verenigingswerk. Er was overleg met SBB en Sdworx (sportspay) De problematiek werd besproken en hieruit blijkt dat alles niet zo evident is om in te voeren, dit gezien er terug nieuwe elementen naar boven zijn gekomen (zoals sperperiode = iemand heeft in de laatste 12 maanden een fiscale fiche ontvangen moet 1 jaar wachten om in te stappen) zullen alle betrokken commissies, Boven Lokale Vereningin en clubs geïnformeerd worden met de huidige stand van zaken. Op 20 november is er een vergadering voor de voorzitters van de diverse Landelijke commissies. Hierop zal dit onderwerp besproken worden. Er zal ook een nota opgemaakt worden over het onderwerp verenigingswerk voor de Raad van Bestuur en de raden van bestuur van de diverse bovenlokale verenigingen. Nationale jeugdkampioenschappen. Nationaal wil U11 dit jaar laten deelnemen op basis van een vraag van de jeugdcommissie en een beslissing van de RVB Volley Belgium Er is dus organisatie van U11 tot en met U19. Goedgekeurd. Wordt verder uitgewerkt door de jeugdcommissie Coachlicenties: evolutie: Er werd terug een update gegeven voor de licenties. Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 22 oktober 2018: goedgekeurd Verslag Jeugdcommissie van 24 oktober 2018: goedgekeurd Agenda AV Volley Vlaanderen van 30 november 2018: Begroting Jaarplan 2019 Nieuwe samenstelling auditcommissie/statuten Statuten BLV: Situatie en evaluatie door het bondsparket worden besproken Bevestiging dat op de AV enkel O-VL, W-VL en Vlaams-Brabant stemgerechtigd zijn. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 3

4 De beheerders van alle Boven Lokale Verenigingen kunnen wel verder functioneren in de RVB. Rondvraag door voorzitter over VolleySpike: De voorzitter vraagt aan de diverse provincies naar de stand van zaken voor het gebruik van VolleySpike. De meeste provincies zijn positief over het gebruik. Hier en daar nog kleine moeilijkheden. Voor Oost-Vlaanderen heb ik medegedeeld dat we vanaf de terugronde VolleySpike gebruiken voor de senioren en vanaf het seizoen voor de jeugd. Voorstel budget (begroting) Volley Vlaanderen: De financieel beheerder presenteert zijn voorstel dat hij zal voorleggen aan het auditcomité en zal tonen op de AV. Er wordt hieraan nog verder gewerkt en zal nog een aantal items verder bespreken met de verantwoordelijken om een break-even resultaat te bereiken. Gebruik van sociale media: Er wordt gevraagd dat er een terughoudendheid voor leden van de federatie in bepaalde functies zou zijn bij het gebruik van sociale media. Er is een gedragscode nodig en de personen die hier tegen zondigen dienen te worden aangesproken. Evaluatie VolleySpike tablets en hoesjes Verdeling van de covers stand van zaken? Zijn er nog covers die niet werden geleverd. Deze kunnen op de AV van 01 december meegegeven worden. Tablets stand van zaken. Resultaten van de bevraging VolleySpike: zal door POC worden meegedeeld via een Nieuwsbrief Website Opvolging GDPR Wat moet er nog gebeuren of is al gebeurd. Opvolging Mail verkeer Stijn - Herman Opvolging Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 4

5 1.2 Ondervoorzitter Bespreking activiteiten VOV en de aanwezigheid van een lid van het PK Marc stelt voor dat er op de RvB wordt afgesproken wel PK-lid aanwezig zal zijn op bepaalde activiteiten zoals bvb jeugdactiviteiten en beachactiviteiten. Herman stelt de vraag: wat is aanwezig zijn? Wat is de norm daarvoor? Hoelang? Kan dit afgesproken worden, bvb 30% van de duur van de activiteit. Deontologie voor bestuurders bij aanwezigheid op activiteiten VOV en andere activiteiten Als er bestuurders aanwezig zijn op de activiteit van een andere commissie en er is commentaar, dan moet dit uitgesproken worden op het PK en niet op de activiteit zelf. Volleyspike Beslissing genomen zonder afspraak op PK. Marc Biebauw betreurt dat de beslissing is genomen zonder dat dit besproken geweest is op een PK. Het is een onderwerp dat niet alleen het POC aanbelangt, ook nog andere commissies en andere personen. Marc is wel akkoord met de beslissing maar niet met de manier waarop ze genomen is. 1.3 Secretaris Briefwisseling en facturen Wordt aan de betrokken personen bezorgd. AV van Agenda Tekst, info Bezorgen aan clubs, ten laatste tegen Nieuwsbrieven Allemaal afzonderlijk versturen of toch bundelen? Zie verder Klassement MU13 N2 Is ondertussen aangepast. Volleyspike Opmerkingen van clubs Oefenen volleyspike: kan er nu nog een wedstrijd gesimuleerd worden voor een opleiding binnen de clubs? Er kan nog altijd gewerkt worden met VVB-2290 en wedstrijdnummer H2C-0028 Reservenblad bij divisie: de scheidsrechters waren van het gebruik hiervan niet op de hoogte gebracht Welk type van geheugenkaart kan gebruikt worden? Afgelopen weekend (03-04/11) waren er problemen bij bepaalde clubs, zou dit kunnen komen door het feit dat ze een geheugenkaart gebruiken? De problemen werden overgemaakt aan VV en de ontwerper van het programma, Wim Frederickx Verdeling hoezen/covers Bijna alles zijn verdeeld. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 5

6 Wat nog niet bedeeld is, zal worden meegenomen naar de AV. Bijbestelling tablets Dirk Cocquyt vraagt na bij Volley Vlaanderen of dit nog kan en tegen welke prijs. 1.4 Financiën: Stand van de rekeningen VOV Wilfried geeft een overzicht van de verschillende rekeningen. Betalingen Startfactuur clubs Er zijn 6 clubs aangeschreven worden omdat die de deadline hadden overschreven. 5 daarvan hebben onmiddellijk betaald, de 6 de club ook. Iedereen heeft dus de startfactuur betaald. Voorstel budget 2019 Dit wordt nog eens overlopen. De laatste wijzigingen worden aangepast. Dit zal meegestuurd worden met de agenda voor de AV van Onkostennota s Wilfried zal vanaf januari een nieuwe onkostenformulier maken. Zo zal iedereen een uniform formulier gebruiken. Nieuwigheid: de kilometers gereden voor de RvB worden nu ook door de bestuurders zelf ingebracht. 2. Commissies 2.1 POC Aanbestedingsvoorwaarden VOV organisaties De wijzigingen worden overlopen, er zijn geen opmerkingen 2.2 PSC Aanpassingen Huishoudelijk reglement VOV Gilbert De Ruysscher overloopt nog eens de wijzigingen die zullen gebeuren. Aanpassingen richtlijnen VBSR Nog 1 vraag moet gesteld worden aan Gilbert Moorthamer. Mag er gespeeld worden met een hoofddoek. Homologatie Alle zalen zijn nog eens bekeken. Voorstel: op het eind van het seizoen worden nu alle sporthallen eraf gehaald, dan terug erop gezet. Dat is een heel werk. Voorstel: op het homologatieformulier vermelden: deze homologatie is geldig tot en met dd/mm/jjjj Verspreiden nieuwsbrieven PSC heeft een nieuwsbrief verstuurd naar de scheidsrechters. Moet die ook verstuurd worden naar de clubs? Voorstel: naar de scheidsrechters versturen als bijlage, naar de clubs met de link die onmiddellijk naar de website verwijst. Bonus-malus Deze is nog eens overlopen. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 6

7 Volgende clubs bevinden zich in graad 3, zij zullen dus tegen volgend seizoen een extra scheidsrechter moeten zoeken. O-0713 Richa Michelbeke O-0809 Asterix Avo Beveren O-1464 VC Kalken O-1946 Gevok Gent Volgend bekerweekend Er zijn te weinig scheidsrechters om alle wedstrijden te bevolken. Sommige personen zullen 2 of 3 wedstrijden in dat weekend fluiten. Ingave onkosten thuisscheidsrechters Er komen plots onkostennota s binnen van thuisscheidsrechters. Tegen de thuisscheidsrechters is gezegd dat dit niet moet worden ingevuld. Nu blijkt dat die zijn ingegeven door Rudolf Van Hove. Gilbert De Ruysscher vraagt dit na. 2.3 Jeugd, selectie en Techniek Uitnodiging zomerstage 2019 Stijn wil de uitnodigingen willen versturen na het weekend. De prijs wordt 295 euro. Rudy verzamelt de inschrijving en de gegevens worden dan doorgestuurd naar Wilfried Van Droogenbroeck. Er wordt een voorschot van 50 euro mag pas betaald worden na 1 januari. Later wordt er dan een factuur opgemaakt. Vlaamse Jeugd Champions League Wo JU13 BMV Beveren-Melsele M5 Herman De Rycke Do MU15 JTV Dero Zele-Berlare O6 Dirk Cocquyt Do MU15 Asterix Avo Beveren B10 Marc Biebauw Vr JU13 Rapid Denderhoutem Haaltert Stijn Van Kerckhove Do MU19 Gimme Waasland B1 Dirk Cocuyqt Vr MU17 Mevoc Meerbeke N3 Wilfried Van Droogenbroeck Stijn geeft de verantwoordelijken door. Gilbert De Ruysscher geeft de scheidsrechters door. IPJOT Datum: 5-6 mei 2019 In Wetteren lukt het niet, in Lokeren en Aalst kan het niet. Voorstel om het te vragen aan Aalter en Stekene, die hebben beide 6 terreinen beschikbaar. Een andere optie is om te zoeken naar 2 sporthallen in elkaars buurt. Ronde van Vlaanderen De datum ligt vast op 28 december in Zele s avonds Kris Eyckmans heeft laten weten dat dit niet meer past voor hem. Stijn Van Kerckhove heeft een aantal datums voorgesteld in januari. Voorstellen zijn allemaal op een zondagvoormiddag. Afwachten welke datum uit de bus valt. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 7

8 2.4 Persrelaties en ICT Persrelaties Kampioenenviering: Definitieve versie van de voorwaarden ICT Er is nog altijd geen verantwoordelijke voor deze functie. Koninklijke Oost-Vlaamse Volleybalbond vzw 2.5 Beach Senioren en Jeugd Kalender 2019 Zeer voorlopige kalender Hieronder een voorstel van kalender, wat al voor 90% vaststaat. BeachVolley in Oost-Vlaanderen 2018 Dag Datum Locatie jeugd senioren meisjes jongens dames heren Zo 29/apr gent : interprovinciaal wo 1/mei gent : interprovinciaal? Zo 12/mei Temse zo 13/mei wo 22/mei Gent Gent do 23/mei Gent Gent vrij 24/mei Gent Do 30/mei Oudenaarde vrij 31/mei Oudenaarde Za 1/jun Oudenaarde Oudenaarde zo 2/jun Oudenaarde Oudenaarde Za 29/jun Sint-Niklaas zo 30/jun Sint-Niklaas ma 1/jul Sint-Niklaas zo 1/jul wo 4/jul zo 8/jul za 14/jul Gavere zo 15/jul za 21/jul zo 22/jul za 27/jul finales VV zo 28/jul finales VV zo 4/aug finales VV : knokke-heist do 10/aug finales belgisch Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 8

9 2.6 Recreatie: VOBOG Vereenvoudigde versie Volleyspike Er is een vergadering geweest met alle recreatieve organisaties die geïnteresseerd waren in Volleyspike, belegd door Joeri Van De Wiele. Jammer dat de ontwikkelaar van de app niet aanwezig was. VOBOG zal dit zeker gebruiken, de andere recreatieve organisaties zijn nog niet zeker. Het is de bedoeling dat er een vereenvoudigde versie zal komen waarop namen deelnemers zullen opstaan, setstanden, Een beetje vergelijkbaar met het vereenvoudigd wedstrijdblad van de reserven. 3 Allerlei Wilfried Van Droogenbroeck heeft een mail gestuurd met de vraag welke facturen VOV moet opmaken om als BLV de bedragen te krijgen waar ze recht op hebben. Hierop is nog altijd geen antwoord gekomen. Herman is blij dat er evolutie is in het verhaal van het beachgebeuren en de vergoedingen hieromtrent. 4 Datum volgende vergadering Donderdag 13 december Donderdag 10 januari Donderdag 14 februari Donderdag 14 maart Donderdag 11 april Donderdag 09 mei Donderdag 13 juni Vergadering gestart om 19u00, beëindigd om 22u40 Verslaggever, Nadine Strobbe Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website) pagina 9