Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 12 mei 2018

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 12 mei 2018"

Margaretha Claessens
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Ondernemingsnummer: 428.240.053 Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel: +32 9 248 03 00 B 9230 Wetteren E-mail: contact@vkf.

1 Ondernemingsnummer: Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel: B 9230 Wetteren contact@vkf.be 1 Opening Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 12 mei 2018 A. Aanwezigheden / Verontschuldigingen Aanwezig RvB: Hedwig De Clercq - Cathy De Meulenaere Rudi Holemans - Geert Joris - Marc Nobels - Rudy Schuermans - Jean Stroobants Aanwezig met volmacht: Verslaggeving: Secretariaatscoördinator: Mathieu Beysen - François Demesmaeker - Laurens Van Puyenbroeck Katrien Bogaert Niki De Brucker B. Opvragen dringende items Transfer vanuit FFkama Een atleet van FFkama maakte op 8 mei 2018 de overstap van FFKama naar VKF. Besluit: de raad van bestuur neemt hiervan kennis. Team Belgium Run to Tokyo 24 juni 2018 Ligas Het BOIC organiseert samen met het VBO een teambuilding voor bedrijven die samen een marathon lopen. Aan de VKF wordt een gratis startplaats aangeboden. Besluit: de raad van bestuur wenst niet in te gaan op dit voorstel en zal NIET deelnemen aan de Run to Tokyo. Ledenbestand: persoonlijke vorming graden Het voorstel is om de niet-erkende graden in te voeren in het veld Opmerking in de individuele fiche. Besluit: de raad van bestuur aanvaardt dit voorstel. Vraag VRT Er kwam een vraag van de VRT naar 70-plussers die willen meewerken aan een nieuw televisieprogramma. Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité

2 Besluit: Het secretariaat zal dit verder opvolgen met het dagelijks bestuur. Intern 2 Raad van Bestuur A. Goedkeuring verslagen Goedkeuring van het verslag en de notulen van de raad van bestuur van 10 maart 2018 Besluit: het verslag en de notulen worden goedgekeurd. Vanaf heden wordt er na afloop van elk agendapunt een duidelijk besluit geformuleerd. B. Stand van zaken actiepunten Er zijn 3 actiepunten die nog niet afgehandeld zijn C. Algemene vergadering Evaluatie bijzondere AV Er was nog een relatief grote opkomst voor de Bijzondere Algemene Vergadering. Voor de algemene vergadering van 2019 is nog geen locatie gekozen. Besluit: Het zoeken naar een locatie voor de AV 2019 is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur en het secretariaat. D. Huishoudelijk reglement Goedkeuring gevraagde wijzigingen De gevraagde wijzigingen werden al goedgekeurd tijdens de vergadering van 10 maart 2018, maar nog niet geofficialiseerd. Besluit: de raad van bestuur keurt de aanpassingen aan het huishoudelijk reglement goed met terugwerkende kracht (ingang vanaf 10 maart 2018). E. Organogram Ombudsman aanstellen Er moet een ombudsman worden aangesteld. Besluit: het secretariaat maakt een profiel en een procedure op voor een ombudsman. De ombudsman kan voor eventuele tussenkomsten een onkosten- en vrijwilligersvergoeding ontvangen. 2

3 F. Installatie dagelijks bestuur Het voorstel ligt op tafel om een dagelijks bestuur te installeren waarin de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris-generaal en penningmeester zetelen. Besluit: Het dagelijks bestuur wordt geïnstalleerd om beslissingen te nemen van dagelijkse aard, die overleg behoeven maar niet aan de raad van bestuur moeten worden voorgelegd omdat ze al beslist waren en die de bevoegdheid van de secretariaatscoördinator te boven gaan. 3 Financieel A. Financiële situatie april De financiële situatie tot eind april wordt toegelicht. Besluit: Het financieel verslag wordt goedgekeurd. 4 Commissies / werkgroepen A. Goed bestuur Statuten 1. Maximale zittingsperiode Besluit: Het secretariaat wint eerst extra informatie in. Dit punt wordt hernomen tijdens de raad van bestuur van 9 juni Binnen de federatie is er geen bestaan van autonome of zelfstandige entiteiten. Besluit: de raad van bestuur gaat akkoord met het voorstel van het secretariaat om dit in de statuten aan te passen. Dit zal worden opgenomen in de agenda van de algemene vergadering van Het cumuleren van voorzitter, raad van bestuur en directeur is verboden. Besluit: Het secretariaat informeert zich verder rond mogelijke consequenties. 4. Quorum bij beslissingen Besluit: Er zal over dit punt eerst extra overleg gepleegd worden. Procedure agenda RvB De voorgestelde procedure rond de opmaak van de agenda wordt overlopen. Besluit: de raad van bestuur gaat akkoord met de voorgestelde procedure, met als aanpassing dat dit wordt besproken met het dagelijks bestuur en niet enkel met de voorzitter. 3

4 B. Communicatie Website Er is een eerste preview van de nieuwe website. Besluit: Het secretariaat vraagt nog eens na bij de webdesigner of de website responsive is. C. GDPR Privacyverklaring 1. VKF sluit een verwerkersovereenkomst af met de clubs indien zij een vzw zijn, indien feitelijke vereniging een overeenkomst met het bestuur. 2. VKF sluit een verwerkersovereenkomst af met personeel en IT-er. 3. Individuele leden dienen de privacyverklaring te tekenen. Indien zij niet tekenen kan dit gevolgen hebben (persoonsgegevens kunnen niet verwerkt worden, diensten kunnen niet verleend worden). Besluit: de raad van bestuur gaat akkoord met bovengenoemde voorstellen, en wint nog extra info in omtrent de verwerkingsovereenkomst met feitelijke verenigingen. Bijhouden van gegevens voorstel Besluit: Het secretariaat gaat dit voorstel eerst verder onderzoeken en wint juridisch advies in D. GES Samenstelling commissie Besluit: Er zal een vacature worden opgemaakt om mensen met kennis rond ethiek aan te werven. E. Scheidsrechterscommissie Verhogen van niveau als scheidsrechter Kunnen scheidsrechters met een niet-erkende graad verhogen van niveau? Besluit: Enkel scheidsrechters met een door VKF erkende graad kunnen verhogen van niveau. Het secretariaat past het RvIO van de scheidsrechters in die zin aan. 5 Clubwerking en leerscholen A. Nieuwe clubs 3071 G-karateclub Leopoldsburg 4092 Funakoshi Meetjesland Besluit: De G-karateclub Leopoldsburg wordt unaniem aanvaard. 4

5 De naam Funakoshi Meetjesland wordt niet aanvaard omdat deze in strijd is met punt van het reglement van inwendige orde. De raad van bestuur stelt Funakoshi Lievegem voor als alternatief. B. Naamswijziging 2008 Brussels S. Miyazaki Karatecenter (ipv Shotokan Karate-Do Centre Brussel) Besluit: de raad van bestuur aanvaardt unaniem de naamswijziging. C. Controle: clubs die niet in orde zijn Besluit: het secretariaat zal aan de provincies/leerscholen vragen om de clubs die niet in orde zijn te contacteren met de vraag alles in orde te brengen tegen 31 mei Dit punt wordt hernomen op de raad van bestuur van 9 juni Clubs die tegen die datum niet in orde zijn zullen als ontslagnemend beschouwd worden. 6 Kampioenschappen A. Evaluatie VK Ippon Kampioenschap Het Vlaams Ippon Kampioenschap dat doorging op 15 april 2018 in Kortrijk ging voor het eerst door. Extern 7 Nationale situatie: BKF Hierover dient er niets besproken te worden. 8 Sport Vlaanderen / Overheid A. Algemene werking Werkingsverslag Rapportering SV Het werkingsverslag werd doorgestuurd op 21 maart Er kwamen enkele opmerkingen van SV, waarbij VKF de vrijheid krijgt om ze aan te passen of niet. Besluit: De raad van bestuur gaat akkoord met de voorstellen en aanpassingen zoals door SV gevraagd. B. Dag van de trainer 15 december 2018 VKF zal aanwezig zijn op de informatiemarkt en een karatespecifieke bijscholing geven. Ook de secretariaatscoördinator zal aanwezig zijn. Besluit: Het secretariaat volgt dit verder op. 5

6 C. Topsport Wat met Topsport na mei 2018? Besluit: op 24 mei 2018 om 18 uur zal een vergadering doorgaan op het secretariaat. D. VTS Toelatingsvoorwaarden DSKO ontving een aanvraag van een persoon die wenst deel te nemen aan de cursus instructeur B maar nog niet over het diploma 1 e dan bezit. Ze legt hiervoor examen af tijdens de cursus. De DSKO vraagt hiervoor een uitzondering aan de raad van bestuur VKF zodat ze toch kan deelnemen. Besluit: de raad van bestuur gaat akkoord met het voorstel van de DSKO. Het secretariaat brengt de DSKO hiervan op de hoogte. Banner De raad van bestuur bespreekt de voorgestelde foto voor de banner ter promotie van de VTScursussen. Besluit: Het secretariaat vraagt een nieuwe foto op. Kandidatuur docent VTS-verzekeringen De DSKO ontving een kandidatuur van een docent VTS rond verzekeringen. Besluit: de raad van bestuur aanvaardt de kandidatuur onder bepaalde voorwaarden. Andere 9 Diverse A. Samenwerking Fedes De voorzitter had contact met de verantwoordelijke van Fedes omtrent de samenwerking. Fedes vraagt een samenwerking rond de inrichting en promotie van sportkampen karate. Besluit: Het dagelijks bestuur volgt dit verder op. 10 Varia A. Sponsoring Wilsport Matsuru & Martial Sport Besluit: Het secretariaat hoort nog een laatste keer bij Martial Sport. Wilsport Matsuru wordt opnieuw vermeld op de website en de nieuwsbrief. 6

B. Diverse Er is een deelname vanuit de raad van bestuur aan de VSF-inspiratiedag op 20 september 2018 in Gent. De raad van bestuur gaat hiermee akkoord.

7 B. Diverse Er is een deelname vanuit de raad van bestuur aan de VSF-inspiratiedag op 20 september 2018 in Gent. De raad van bestuur gaat hiermee akkoord. Er is een deelname vanuit de raad van bestuur aan de algemene vergadering van het BOIC op 1 juni Het secretariaat volgt dit verder op. Er ging een bestuurder naar de vergadering van het Vlaams Doping Tribunaal. Hij meldt dat de regelgeving rond doping moet toegevoegd worden in het RvIO en tuchtreglement. Dit zal tijdens de volgende raad van bestuur verder besproken worden. De voorzitter beëindigt de vergadering om 14h30. 7

Vergelijkbare documenten

Notulen. Raad van Bestuur van 8 september 2019 te Warandelaan 1a, 9230 Wetteren

Notulen. Raad van Bestuur van 8 september 2019 te Warandelaan 1a, 9230 Wetteren Ondernemingsnummer: 428.240.053 Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel: +32 9 248 03 00 B 9230 Wetteren E-mail: contact@vkf.be Notulen Raad van Bestuur van