Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 10 februari 2018.

Transcriptie

1 Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 10 februari PUNT 1. OPENING De voorzitter, Geert Joris, opent de vergadering om 10u00. Aanwezig RvB: Verslaggeving: Mathieu Beysen Hedwig De Clercq - François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans - Geert Joris Marc Nobels Rudy Schuermans - Jean Stroobants Laurens Van Puyenbroeck vervoegt de vergadering om 10u30 Anneleen Devlaminck Secretariaatscoördinator: Niki De Brucker PUNT 2. VERSLAGEN Goedkeuring van het verslag van de raad van bestuur van 13 januari 2018 Er zijn een aantal inhoudelijke opmerkingen over het verslag. De notulen werden niet rondgestuurd. Het verslag en de notulen worden niet goedgekeurd. Het verslag wordt aangepast en samen met de notulen ter goedkeuring naar de raad van bestuur gestuurd. Er zijn nog een aantal vragen: Beslissingen in verband met kosten werden nog niet meegedeeld aan de verschillende commissies. Het secretariaat zal hiervoor het nodige doen via mail. Beslissingen die worden gemaakt aangaande commissies, worden per mail bevestigd aan de commissies. De reeds goedgekeurde notulen werden nog niet op de website geplaatst. Dit moet dringend in orde gemaakt worden. Opvolging actiepunten Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid: het secretariaat dient dit verder na te kijken. Secretariaat + zetel: Warandelaan 1 B 9230 Wetteren Tel : contact@vkf.be

2 PUNT 3. ALGEMENE VERGADERING Wijziging in de statuten goedkeuren De wijzigingen zoals voorgesteld worden aanvaard: Artikel 3: Wijziging van de zetel Artikel 12: Stemrecht clubs wijzigen, al stem vanaf 1 lid. Bespreking / organisatie bekijken / jaarverslag 1 e versie Jaarverslag 2017 a) Agenda en taakverdeling 1. Jaarverslag 2. Financieel verslag Verslag rekeningen Decharge van de aansprakelijkheid als bestuurder van het afgelopen jaar 5. Decharge van de rekeningnazichters van het afgelopen jaar 6. Goedkeuring statuten 7. Budget Installatie raad van bestuur Bepalen van vergunningsbijdrage Aanstellen rekeningnazichters Situatie BKF (vertegenwoordiging vanuit VKF) 12. Beleidsplan miv 2018 laten goedkeuren 13. Regeling rond activiteiten toelichten (kalendercommissie): later in de vergadering werd beslist dit niet mee te delen op de Algemene Vergadering. De agenda dient doorgestuurd te worden naar François en Geert ter goedkeuring. b) Locatie De Algemene Vergadering zal doorgaan in zaal Intermezzo te Lede. De zaal voor de Algemene vergadering voor de toekomstige jaren moet vroeger vastgelegd worden. c) Jaarverslag Het jaarverslag wordt overlopen: Het jaarverslag wordt overlopen: Vergoedingen raad van bestuur: dit mag in het jaarverslag komen, maar niet nominatief. Risicobeheer: Er zijn in de loop van 2017 geen risico s geweest Organigram: het organigram werd aangepast en wordt goedgekeurd zoals hieronder vermeld. 2

3

4 De 1 e lijn is steeds het secretariaat. Aantal vergunningen per leeftijd: de leeftijdsgroep +80 dient hier een toegevoegd te worden. Gezond en ethische sporten: er is op dit moment geen uitgewerkt anti-dopingbeleid binnen de federatie. Het secretariaat werkt dit verder uit. Competitie: o o provinciaal kampioenschap Limburg staat 2 maal vermeld. Er mogen geen stijlgebonden activiteiten vermeld worden. Enkel Ippon en WKF kampioenschappen. Clubondersteuning: vermelden dat in de komende jaren het optimaliseren van de doelgroepen zal gebeuren. (G-karate, karate voor senioren en kleuterkarate): : Elite en topsport: hier mogen de gesubsidieerde atleten bij naam genoemd worden. Resultatenrekening: dit hoeft niet in detail. Het afgewerkte jaarverslag wordt naar de volledig raad van bestuur verzonden ter goedkeuring. PUNT 4. SPORT VLAANDEREN Nieuwe samenwerkingsovereenkomst De nieuwe samenwerkingsovereenkomst werd door beide partijen ondertekend. PUNT 5. TOPSPORT Program driver Hij is een heel goede aanwinst voor de federatie, er is veel communicatie., hij werkt heel transparant. Hij heeft een goed systeem om in contact te blijven met het secretariaat, er is een goede verslaggeving van de activiteiten. De raad van bestuur beslist dat hij een vergoeding van 500 euro per maand zal krijgen. Headcoach Tijdens het EK voor jongeren is Sochi is er iets fout gelopen op de terugreis. Er is een jongere in Moskou moeten blijven. In overleg met de ouders werd er toch een oplossing gevonden voor de jongen. Dus dit probleem is secuur opgelost. Probleem: de headcoach heeft op facebook een sneer gegeven naar FFkama. Zij zijn hierdoor erg kwaad en vinden dat hij geen afgevaardigde meer mag zijn op internationale wedstrijden. Er moet een gesprek plaatsvinden met hem. Naar aanleiding van de vacature van headcoach bij VKF heeft hij een vergunningskaart aangevraagd bij VKF. Dit is echter tegen de reglementen aangezien hij al een vergunningskaart heeft bij FFkama.

5 Het secretariaat stelt een brief op met de melding dat een dubbele vergunning één bij FFKama en één bij VKF niet kan. Hij moet kiezen voor VKF of FFkama. Indien hij beslist lid te blijven bij FFkama, zal de VKF vergunningsbijdrage terugbetaald worden. FFkama wordt op de hoogte gebracht van de stappen die VKF zal ondernemen. PUNT 6. FINANCIEEL Realisatie 2017 De penningmeester stelt de cijfers voor zoals in bijlage. Er wordt een winst van ongeveer euro voorgesteld. Afschrijvingen Pc s en meubilair moeten, volgens afgeschreven worden over een aantal jaren. Dit zal er voor zorgen dat de er minder kosten zullen zijn, waardoor het resultaat zal verbeteren. De raad van bestuur gaat akkoord dat deze zaken zullen worden afgeschreven. Achterstallige lening Achterstallige leningen worden boekhoudkundig weggewerkt. Op de algemene vergadering zal dit zeer goed toegelicht worden. De aangepaste realisatie 2017 (bovenstaande aanpassingen moeten nog gebeuren), zoals ze zal worden voorgesteld op de AV, wordt ter goedkeuring naar de raad van bestuur gestuurd. Budget 2018 De penningmeester stelt de cijfers voor zoals in bijlage. Er wordt een resultaat van euro voorgesteld. De raad van bestuur keurt deze cijfers goed en ze zullen zo voorgesteld worden op de AV. Verzekering Het systeem is op dit moment niet optimaal en duidelijk voor de clubbestuurders. Tijdens de AV moet dit verder toegelicht worden. Scheidsrechters Na controle blijkt dat voor grote verplaatsingen naar het buitenland een huurwagen goedkoper is dan de verplaatsing te doen met eigen wagen. Voorstel is om dit mee te delen aan de scheidsrechters die arbitreren op internationale wedstrijden De raad van bestuur steunt de penningmeester hierin dat dit mag gevraagd worden aan de scheidsrechters. Ze kunnen hiertoe echter niet verplicht worden. PUNT 7. BKF Voorstel van afgevaardigden van VKF in BKF. De vergadering is akkoord dat dezelfde personen als vorig jaar zullen worden voorgesteld. 2

6 PUNT 8. CLUBWERKING EN LEERSCHOLEN Overzicht van het aantal leden per leerschool op 31/12/2017 Leerscholen Aantal clubs Aantal vergunningen BKSA JKA JKF Goju Kai OGKKB VKA WIKF Aanvaarding nieuwe club: TIELT (SEIKAN VZW --) Administratief in orde: Clubbijdrage betaald Bestuur in orde (3 leden) Club werd op 21/12/2017 voorlopig aanvaard. De raad van bestuur aanvaardt deze club. Lidgeld terugstorten? Wat doen we met mensen die hun vergunningsbijdrage betaalden, maar zich bedenken om lid te worden en hun bijdrage terugvragen. De raad van bestuur beslist dat er geen bijdrage terugbetaald wordt. De raad van bestuur vraagt dit op te nemen in het reglement inwendige orde. Goed om weten is dat VKF als sportfederatie niet valt onder de consumentenwetgeving. PUNT 9. COMMISSIES Kalendercommissie De procedure die werd opgemaakt wordt besproken. Mits een aantal aanpassingen gaat de raad van bestuur akkoord met het volgende voorstel: 1. Belgisch Kampioenschap 2. Vlaams Kampioenschap WKF/IPPON 3. Provinciaal Kampioenschap WKF/IPPON 4. Alle door de VKF georganiseerde evenementen met voorwaarde dat ze open staan voor alle VKF-leden: (niet hiërarchisch) Kampioenschappen / Tornooien Bijscholingen georganiseerd door het VKF Stages (minstens 2 trainingen per dag, minstens 1 externe lesgever) Provinciale trainingen Elitetrainingen 3

7 Scoutingtrainingen Buitenlandse activiteiten Informatief : Datum van dan-examens, leerscholen. De procedure moet op de website komen. PUNT 10. DIVERSE Goedkeuring voorstel nieuwe procedures Dit punt wordt naar volgende vergadering verplaatst. Goed bestuur Sinds de vorige raad van bestuur werd hier niet verder aan gewerkt hoewel toen werd beslist dat er elke vergadering 2 punten zouden worden verwerkt. Tegen volgende vergadering worden 4 punten voorbereid. Karate-link: onjuiste gegevens verplichte gegevens Dit punt wordt naar volgende vergadering verplaatst. Arbeidsreglement werknemers De voorgestelde arbeidsvoorwaarden worden aanvaard ten persoonlijke titel. Freestyletalent Dit punt wordt naar volgende vergadering verplaatst Facebookgroep / -pagina De raad van bestuur beslist dat er een facebookpagina mag aangemaakt worden. Uitnodiging: Infosessie decreet erkenning en subsidiëring georganiseerde sportsector Op 7 maart vindt deze infosessie plaats en bestuurder zal hierop aanwezig zijn. Beslissing taskforce VTS Dit punt wordt naar volgende vergadering verplaatst Website en huisstijl Het secretariaat werkt dit verder uit PUNT 11. VRAGEN Scanners uitgedeeld? Ippon: aan elke provincie werd een scanner bezorgd 4

8 WKF: Antwerpen en Limburg hebben nog geen scanner. Op het secretariaat wordt bekeken hoe de gegevens kunnen ingelezen worden. Vergoeding voor dokter op wedstrijden Men kijkt op het risicoplatform na wat de vergoedingen daar zijn en vergelijkbare vergoedingen zullen gebruikt worden door VKF. De voorzitter sluit de vergadering om 13u45 De voorzitter sluit de vergadering om 13u45. 5

9 Actiepunten Efficiëntie werking secretariaat inzake financiën bekijken Secretariaat + Cathy Bezig A Werkgroep vrijwilligersvergoeding oprichten Cathy on hold (april?) Nieuwe procedure clubaansluiting + fiche opstellen Niki Volgende RvB Nieuw inschrijvingsformulier tegen Niki Volgende RvB Danny V & Alain opbellen over klacht scheidsrechtercommissie WKF Geert Website + huisstijl Geert + Niki Voorbereiding AV Secretariaat Boekjes leerscholen Anneleen Lopende Alain Rayen / Danny Voordeckers contacteren ivm klacht scheidsrechterscommissie Geert Belgian Open: verantwoording naar subsidiering Katrien Formulier aanvraag wijziging leerschool Niki Lopende Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid Katrien Lopende Sponsoring Adidas Niki lopende Aanpassen verslag RvB 13/01/2018 secretariaat Opmaken notulen 13/01/2018 secretariaat Versturen verslag RvB en notulen van 13/02 ter goedkeuring secretariaat Brief opmaken om scheidsrechters op de hoogte te brengen over vergoeding secretariaat Beslissingen aangaande commissies per mail bevestigen secretariaat Goedgekeurde notulen online plaatsen secretariaat Zaal AV voor 2019 al vastleggen secretariaat Aanpassen organigram secretariaat Ombudsman VKF benoemen Raad van bestuur Aantal vergunningen per leeftijf ook +80 secretariaat Uitwerken van een anti-dopingbeleid secretariaat Jaarverslag doorsturen naar RvB ter goedkeuring secretariaat Vergoeding van 500 euro/maand uitbetalen aan Tom en hem hiervan op de hoogte brengen secretariaat Rudi, Geert en Gesprek met Junior François Opmaken brief voor Junior - dubbele vergunning secretariaat Ffkama op de hoogte brengen van acties rond Junior Francois Opmaken afschrijvingen PC en meubilair Geert Afboeken achterstallige lening penningmeester Opmaken nieuwe realisatie 2017 penningmeester Verzekeringen: verder toelichten op AV secretariaat De scheidsrechters vragen om auto te huren als ze naar buitenland gaan penningmeester Aanpassen RIO (niet tergubetalen vergunningen van gestopte karateka's secretariaat Uitwerken 4 punten goed bestuur tegen volgende vergadering secretariaat Opmaken addendum bij contracten personeel Niki Opmaken facebookpagina VKF secretariaat Afspraak maken voor website secretariaat Verder verdelen scanners secretariaat Op risicoplatform vergoeding dokters opzoeken secretariaat 6

10 Bijlagen Realisatie 2017: overzicht Realisatie 2017: kosten 1 Realisatie 2017: kosten 2 7

11 Realisatie 2017: opbrengsten Budget 2018: overzicht 8

12 Budget 2018: kosten 1 Budget 2018: kosten 2 9

13 Budget 2018: opbrengsten 10