Art. 1: Bestuur Olympia B.C. vzw wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (RvB) overeenkomstig de statuten en dit Reglement van Inwendige Orde (RIO).

Transcriptie

1 Reglement van Inwendige Orde 1: Organieke reglementen HOOFDSTUK 1: Bestuur en Financiën Art. 1: Bestuur Olympia B.C. vzw wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (RvB) overeenkomstig de statuten en dit Reglement van Inwendige Orde (RIO). Art. 3: Uitgaven De penningmeester en 2 (twee) door de Raad van Bestuur aangeduide bestuurders hebben handtekenbevoegdheid voor de financiële rekening(en) van de vereniging. De betalingen gebeuren door de penningmeester na goedkeuring van de uitgaven door de betrokken bestuurder. Tot een bedrag van 2500 (tweeduizendvijfhonderd) Euro is een enkelvoudige handtekening voldoende. Voor bedragen hoger dan 2500 (tweeduizendvijfhonderd) Euro zijn 2 (twee) handtekeningen nodig. Art. 4: Archief De boekhouding wordt bewaard voor een periode van minstens 10 (tien) jaar. Alle briefwisseling, zowel inkomende als uitgaande, wordt gedurende minstens 5 (vijf) jaar bewaard. Dossiers waarover een gerechtelijke beslissing is genomen, dienen echter gedurende 10 (tien) jaar te worden bewaard. Het archief wordt bewaard op de maatschappelijke zetel, op het secretariaat of bij de penningmeester. HOOFDSTUK 2: Algemene Vergaderingen Art. 5: Samenstelling Toegetreden leden en ereleden mogen als waarnemer de vergadering bijwonen. Zij hebben GEEN stemrecht. Art. 6: Voorwaarden voor uitnodiging Om aan de Algemene Vergadering te kunnen deelnemen moeten werkende leden: minimum 18 (achttien) jaar oud zijn; de burgerlijke en politieke rechten bezitten. Art. 7: Volmachten Een werkend lid dat in de onmogelijkheid verkeert aanwezig te zijn op de Algemene Vergadering, kan een volmacht verlenen aan een andere werkend lid. Deze volmacht moet worden meegegeven en dient ondertekend te zijn door het betrokken volmacht verlenend lid. De volmacht moet aan de secretaris bij aanvang van de vergadering overhandigd worden. Een werkend lid kan maximum twee (2) andere werkende leden vertegenwoordigen. Versie 2 mei

2 Art. 8: Rechtsgeldigheid van de Algemene Vergadering De Algemene Vergadering is rechtsgeldig samengesteld ongeacht het aantal aanwezige of bij volmacht vertegenwoordigde leden, behalve in die gevallen waarin de wet anders bepaalt. Voorstellen worden aanvaard bij gewone meerderheid, behalve indien er gestemd wordt over zaken waarvoor volgens de statuten een tweederde (2/3) of viervijfde (4/5) meerderheid vereist is. Stemmingen over personen gebeuren steeds geheim. Indien éénderde (1/3) van de aanwezigen dat wensen moeten er geheime stemmingen gehouden worden. De besluiten van de Algemene Vergadering zijn bindend. Art. 9: Data en oproepingen De Algemene Vergadering wordt jaarlijks in het eerste kwartaal na het einde van het boekjaar, overeenkomstig Art. 17 van de statuten, in de agglomeratie Antwerpen gehouden. Tenminste veertien (14) dagen vóór de datum van de Algemene Vergadering worden de werkende leden en ereleden door de secretaris bij gewone brief of e- mail uitgenodigd. Art. 10: Statutaire verkiezingen Bestuursverkiezingen vinden plaats Art 11 van de statuten. Kandidaturen voor het mandaat als voorzitter of bestuurder dienen één (1) week vóór de vergadering aan de secretaris te worden toegestuurd. Art. 11: Buitengewone of Bijzondere Algemene Vergadering 11.1: Indien er volgens Art. 14 van de statuten een Buitengewone Algemene Vergadering moet gehouden worden is de Raad van Bestuur Olympia B.C. vzw verplicht de oproepingsbrief of -mail te versturen minstens vijftien (15) dagen vóór de datum van de vergadering. Deze uitnodiging bevat een toelichting van de te bespreken agendapunt(en). 11.2: Indien er volgens Art. 15 van de statuten een Bijzondere Algemene Vergadering moet gehouden worden is de Raad van Bestuur Olympia B.C. vzw verplicht dat te doen binnen de twee (2) maanden na het verzoek. De oproepingsbrief voor de Bijzondere Algemene Vergadering wordt minstens vijftien (15) dagen vóór datum van de vergadering door de secretaris per post of verzonden naar alle werkende leden, in opdracht van de voorzitter. Deze uitnodiging bevat een toelichting van de te bespreken agendapunt(en). In beide gevallen ontvangen de in Art. 17 van de statuten of Art. 9 van dit reglement vernoemde personen een uitnodiging. Art. 12: Dagorde van een Algemene Vergadering De dagorde van een Algemene Vergadering moet vermelden: de aanwezige werkende leden en controle van de volmachten; samenstelling van het stembureau; goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering; Versie 2 mei

3 verslagen van de secretaris en van de penningmeester; goedkeuring van de balans met kwijting van de bestuurders; bepalen en goedkeuren van het jaarlijkse lidgeld; goedkeuring van de begroting; behandeling van de ingediende interpellaties en voorstellen; statutaire verkiezingen; mededelingen. Wanneer interpellaties betrekking hebben op punten die zijn vermeld in één der verslagen van een commissie, sluiten deze vragen aan bij de bespreking van dat verslag. Art. 13: Interpellaties en voorstellen Voorstellen tot wijziging van de statuten of dit reglement moeten tenminste één (1) maand voor de AV schriftelijk aan de secretaris bezorgd worden. Interpellaties aangaande de commissieverslagen of bestuursbeslissingen of punten die door een lid aan de Algemene Vergadering ter bespreking worden voorgelegd, dienen 5 dagen voor de Av bij de secretaris ingediend te worden. Het wordt aan het oordeel van de vergadering overgelaten of tijdens de zitting van de AV interpellaties ontvankelijk zijn welke niet in de vereiste vorm werden ingediend. Art. 14: Besluiten De besluiten worden genomen door middel van handopsteking en in overeenstemming met de in Art. 16, 18, 19 en 20 van dit reglement, bepaalde meerderheid. Bij geheime stemmingen worden alle ongeldige stemmen verworpen alvorens het quorum (minimum aantal) wordt bepaald. Een telbureau zal volgens Art. 20 van onderhavig reglement worden samengesteld. HOOFDSTUK 3: Verkiezingen Art. 15: Mandaten In overeenstemming met de statuten stelt de Algemene Vergadering de volgende mandaten vast: dit van de Voorzitter: deze wordt bij een afzonderlijke stemming verkozen; ten hoogste zes (6) bestuurders. Uittredende bestuurders zijn automatisch herkiesbaar tenzij zij vóór de Algemene Vergadering schriftelijk ontslag indienen bij de secretaris. Versie 2 mei

4 Art. 16: Verkiesbaarheidsvoorwaarden Kandidaten voor een functie in de Raad van Bestuur moeten aan volgende voorwaarden voldoen: ten minste 18 (achtien) jaar oud zijn; de burgerlijke en politieke rechten genieten; behoren tot de Nederlandse taalrol. Art. 17: Kandidaatstelling Kandidaatstellingen voor de Raad van Bestuur moeten schriftelijk gebeuren bij de secretaris tenminste vier (4) weken vóór de Algemene Vergadering plaats heeft. De kandidatuurbrief dient duidelijk te vermelden of de kandidatuur geldt voor voorzitter of bestuurder. Indien het gaat om een kandidatuur voor het voorzitterschap moet tevens duidelijk vermeld worden of men eveneens kandidaat bestuurder is bij een eventuele niet verkiezing tot voorzitter. Art. 18: Verloop der verkiezingen Eerst wordt overgegaan tot de verkiezing van de voorzitter, indien dit van toepassing is. Indien bij meer dan twee (2) kandidaten de eerste stembeurt geen tweederde (2/3) meerderheid geeft, blijven slechts die twee (2) over, die de meeste stemmen haalden. Indien bij een tweede stembeurt nog geen van beide tweederde (2/3) meerderheid haalt, zal bij een derde stembeurt verkozen worden wie de meeste stemmen haalt. Vervolgens zal men overgaan tot de verkiezing van de bestuurders. Zijn als bestuurder verkozen zij die de volstrekte meerderheid bekomen (helft + 1 (één) van de geldige stemmen) en dit binnen de grenzen van het aantal beschikbare mandaten. Indien er meer kandidaat bestuurders zijn dan mandaten, zullen deze mandaten worden toegekend aan de kandidaten met de meeste stemmen. Zo er twee (2) of meerdere kandidaten eenzelfde aantal stemmen bekomen waardoor het toekennen van een mandaat niet kan geschieden, zal een herstemming tussen deze kandidaten gehouden worden. Bij herstemming zal het mandaat toegewezen worden aan de kandidaat met de meeste stemmen. Zo deze herstemming nog geen uitsluitsel geeft zal er een tweede herstemming gehouden worden. Indien ook deze nog gelijk is zal de voorzitter bij lottrekking het mandaat toewijzen. Art. 19: Ongeldige en blanco stemmen Volgende stembiljetten zijn ongeldig: deze waarvan de vorm of de afmetingen gewijzigd zijn; waarop een stem is uitgebracht op meer namen dan er mandaten zijn; waarop tekens zijn aangebracht of andere kleuren zijn gebruikt dan zwart of blauw, waardoor het geheime karakter kan doorbroken worden. Op de ongeldig verklaarde stembiljetten wordt door de voorzitter van het stembureau de melding ONGELDIG aangebracht. Ze worden niet in rekening gebracht voor de bepaling van het vereiste quorum. Blanco stembiljetten zijn deze waarop geen enkele stem werd aangebracht. Ze worden wel meegeteld voor het bepalen van het vereiste quorum. Versie 2 mei

5 Art. 20: Stemmen tellen De stemmen worden geteld door het stembureau dat is samengesteld uit twee (2) werkende leden die door de Algemene Vergadering worden aanvaard. Zij tellen de stemmen onder voorzitterschap van een niet-uittredende bestuurder, die door de voorzitter van de Raad van Bestuur wordt aangeduid. De twee (2) tellers mogen bovendien geen kandidaten voor een mandaat zijn. Het stembureau gaat als volgt te werk: Alvorens te openen wordt eerst het aantal stembrieven geteld: deze moeten in overeenstemming zijn met het aantal stemgerechtigden; Vervolgens worden de stembrieven in twee (2) groepen verdeeld, nl.; geldige stemmen; ongeldige stemmen: deze moeten minstens door de bestuurder en één (1) teller als ongeldig worden verklaard; Ongeldige stembrieven worden verwijderd; Tenslotte worden de stemmen voor elke kandidaat geteld. De voorzitter van het stembureau maakt een stemverslag op met: het aantal geldige stembiljetten; het quorum; het aantal stemmen door elke kandidaat behaald. Het stemverslag wordt ondertekend door alle leden van het stembureau en overhandigd aan de voorzitter van de vergadering die de resultaten afleest. Zo het echter om de verkiezing van de voorzitter gaat en de uittredende voorzitter is herkiesbaar, zullen de resultaten afgelezen worden door de ondervoorzitter of bij diens afwezigheid door de bestuurder met de meest dienstjaren. Art. 21: Notulen Een kopie van de door de secretaris van Olympia B.C. vzw opgestelde notulen van de Algemene Vergadering wordt aan de werkende leden verzonden binnen de zestig (60) dagen na de vergadering. Een kopie wordt eveneens ter inzage op de wekelijkse trainingen uitgehangen. Eventuele opmerkingen en/of bezwaren aangaande deze notulen dienen binnen de dertig (30) dagen na verzending aan de secretaris van Olympia vzw te worden toegezonden. 2: Bestuursreglementen HOOFDSTUK 1: Bestuur van Olympia B.C. vzw Art. 22: Bevoegdheid De Raad van Bestuur heeft volgende taken: de organisatie van de Olympia B.C. vzw verzekeren; Versie 2 mei

6 Alle leden, bestuursleden en vrijwilligers te beschermen door het afsluiten van de noodzakelijke verzekeringen organiseren van recreatieve sportbeoefening voor alle aangesloten leden; organiseren van kaderopleidingen en bijscholing voor de verantwoordelijken van de vereniging en de aangesloten werkende leden, zowel op sporttechnisch als op bestuurlijk en administratief vlak; nakomen van de informatieplicht naar de leden; promoten van badminton; stimuleren van sportief en gezond sporten, discriminatie en seksuele intimidatie uitsluiten; een jeugdbeleid voeren; organiseren van trainingen; leden motiveren voor deelname aan competitie en tornooien; de Algemene Vergadering en eventuele Buitengewone of Bijzondere Algemene Vergadering van Olympia B.C. vzw bijeenroepen; de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigen. Art. 23: Bevoegdheden van de voorzitter De voorzitter: leidt de bestuursvergaderingen evenals de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone of Bijzondere Vergadering; vertegenwoordigt Olympia B.C. vzw op alle vergaderingen of gelegenheden die hij/zij op uitnodiging of uit vrije wil bijwoont; coördineert de verschillende commissies, houdt nauw contact met de leden van de Raad van Bestuur en staat open voor de problemen van de leden; kan met elke bestuurder afzonderlijk gesprekken voeren over bepaalde problemen binnen diens commissie. Art. 24: Bevoegdheden van de ondervoorzitter De ondervoorzitter: staat de voorzitter bij in het uitoefenen van zijn/haar taak en zal hem/haar zonodig vervangen. Indien hij/zij de voorzitter vervangt, al dan niet op diens verzoek, geniet hij/zij alle aan de voorzitter verleende voorrechten. Art. 25: Taken van de secretaris De secretaris: ontvangt en behandelt alle briefwisseling. Alle niet vastgelegde zaken dient hij/zij voor te leggen aan de Raad van Bestuur. woont alle vergaderingen van de Raad van Bestuur bij en maakt hiervan de notulen; maakt eveneens notulen van de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone of Bijzondere Vergadering; stelt de agenda op van de bestuursvergaderingen evenals deze van de Algemene Vergadering en de eventuele Buitengewone of Bijzondere Vergadering; beantwoordt alle inkomende briefwisseling. Versie 2 mei

7 Art. 26: Taken van de penningmeester De penningmeester: houdt de boekhouding bij van Olympia B.C. vzw; maakt jaarlijks de jaarrekening op die wordt voorgelegd aan de Algemene Vergadering, alsook een budget volgens de ontvangen behoeften van de verschillende commissies; int alle bedragen en doet volgens Art. 3 van dit reglement alle betalingen; geeft op elke bestuursvergadering een overzicht van de financiële toestand. Art. 27: Taken van de leden van de Raad van Bestuur De leden zijn als bestuurder aansprakelijk voor de goede werking van de Olympia B.C. vzw; De bestuurders verdelen onder elkaar de leiding over de eventuele commissies. HOOFDSTUK 3: Wijzigingen Reglement van Inwendige Orde Art. 28: Wijzigingen De Algemene Vergadering beslist over het door de Raad van Bestuur voorgestelde Reglement van Inwendige Orde. Wijzigingen aan het reglement dienen ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Bij dit Reglement van Inwendige Orde mogen, zonder strijdig te zijn met de bindende voorschriften van de wet of van de statuten, alle maatregelen worden getroffen in verband met de toepassing van de statuten en de regeling van de maatschappelijke zaken in het algemeen, en kan aan de leden of hun rechtverkrijgenden alles worden opgelegd wat in het belang van de vereniging wordt geacht. Stefan Wijckmans (Voorzitter) Schippers Linda (Secretaris) Dit Reglement van Inwendige Orde werd goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 18/03/2008. Versie 2 mei