Verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 9 november 2017.

Transcriptie

1 VLAAMSE KARATE FEDERATIE vzw Ondernemingsnummer Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité Verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 9 november OPENING De voorzitter, Geert Joris, opent de vergadering om 19u00. Aanwezig RvB: François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Geert Joris Rudy Schuermans - Mathieu Beysen Rudi Holemans - Jean Stroobants- Hedwig De Clercq Marc Nobels Laurens Van Puyenbroeck. Verslaggeving: Katrien Bogaert Secretariaatscoördinator: Niki De Brucker VERSLAGEN GOEDKEURING VAN HET VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN 28 SEPTEMBER EN 12 OKTOBER Het aangepaste verslag van 28 september 2017 wordt aanvaard. Verslag 12/10/17: punt 5.a. goedkeuring activiteiten wordt geschrapt en uitgesteld naar de vergadering van 30/11/17. Er wordt een kalendercommissie opgericht. Deze zorgt voor een terugkoppeling op de RvB 30/11/2017. VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE G-COMMISSIE VAN 20 OKTOBER Dit verslag wordt uitvoerig besproken. Het opsommen van de punten voor de raad van bestuur op het einde van het verslag wordt positief onthaald. I : G-STRUCTUUR Een beperkt aantal (60) G-karateka s is ingeschreven bij VKF. De overige zijn dat bij Parantee. De G-commissie vraagt een verhoging van het budget van 500 naar 1000 euro. VKF kan hier eventueel de voorwaarde aan koppelen om dit te laten afhangen van het aantal aangesloten leden. II : G-GRADENCOMMISSIE Dit werd niet besproken. III : LIDGELDEN G-KARATEKA S Sinds 1 augustus 2017 betaalt iedereen 20 euro voor een VKF-vergunning. Tot dan was dat voor G-karateka s slechts 10 euro. De raad van bestuur overweegt de mogelijkheid om aan bepaalde

2 doelgroepen 10 euro per persoon terug te storten. Dat kan (gedeeltelijk) worden gebruikt om het gevraagde budget te dekken. IV : BUDGET WEDSTRIJDEN Op 25/02/18 gaat het kampioenschap G-commissie door. Dit valt samen het BK. Ze vragen geen scheidsrechters. De raad van bestuur beslist om dit punt te hernemen op de vergadering van 30/11/17. In tussentijd zal het secretariaat contact opnemen met Parantee om duidelijkheid te krijgen over de samenwerkingsafspraken tussen hen en het VKF. Er wordt nog overlegd met de verantwoordelijke van de G-karate in functie van het budget en de voorziene subsidie. VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE TOPSPORTCOMMISSIE VAN 28 OKTOBER De werking van de topsportcommissie wordt later in de vergadering nog uitvoerig besproken. De raad van bestuur neemt akte van dit verslag. OPVOLGING ACTIEPUNTEN De actiepunten die volgden uit het verslag van 12 oktober worden overlopen. FINANCIEEL FINANCIËLE SITUATIE OKTOBER 2017 De penningmeester overloopt het budget. Er moeten een aantal noodzakelijke wijzigingen in het beleidsplan doorgevoerd worden, die ook gevolgen hebben voor de financiële notatie. De prognose is om 2017 met een klein overschot af te sluiten. De brief betreffende de subsidies voor de provincies zal in de loop van november verstuurd worden. De subsidie wordt per provincie op 1 rekening gestort. De brief rond de provinciale subsidies wordt vanaf 2018 in het begin van het jaar verstuurd. VERGOEDEN VAN DE VRIJWILLIGERS Dit item is nog niet volledig afgewerkt. In tussentijd zal aan de betrokken vrijwilligers gevraagd worden om een informele kostennota op te sturen (deadline: eind november 2017). De penningmeester bekijkt dan op welke manier dit voor 2017 zal opgelost worden. Over de vergoeding van de raad van bestuur en commissieleden is er discussie. Dit punt wordt hernomen tijdens de vergadering van 30/11/17. CLUBWERKING EN LEERSCHOLEN STOPZETTING EN NAAMSWIJZIGING Clubs 4035 (Shotokan Geraardsbergen) en 4076 (Budokan Wetteren) stoppen de werking. JKA Wortegem-Petegem wenst zijn naam te wijzigen naar Mushin. Er zal eerst worden nagevraagd waarvoor mushin staat, en gemeld worden dat de clubnaam ook de naam van de gemeente moet vermelden waar de club gevestigd is. Notulen raad van bestuur 9 november 2017 p.2 van 5

3 BETALING CLUBBIJDRAGEN Tot op heden zijn er 5 clubs die hun clublidmaatschap 2018 nog niet betaalden. Indien zij op 30/11/17 nog niet betaald hebben, worden zij als ontslagnemend beschouwd (agenda 30/11). ATTESTEN VKF VOOR LEERSCHOLEN Dit werd niet voorbereid en wordt uitgesteld naar de vergadering van 30/11/17. SECRETARIAAT WETTEREN Het huurcontract voor het kantoor in Wetteren is ingegaan op 1 november Profiel Niki + taken Op 16/10/17 werd een nieuwe secretariaatscoördinator (SC) aangeworven. De taken van SC worden toegelicht. zie bijlage 1. VTS TRAINER A De raad van bestuur gaat akkoord met de organisatie van een VTS-cursus Trainer A waarbij geen opsplitsing wordt gemaakt tussen kata en kumite. SPORT VLAANDEREN / OVERHEID a. Bilateraal gesprek met Sport Vlaanderen Voorstel aanpassingen doelstellingen Zie bijlage 2. De raad van bestuur krijgt tot 17 november om opmerkingen door te sturen rond het hernieuwde beleidsplan. b. Bilateraal gesprek met topsport op 6/11/17 Zie bijlage 3. De verantwoordelijken topsport van VKF en Sport Vlaanderen zullen worden uitgenodigd op de RvB van 30/11/17 om de werking toe te lichten. Voor de budgettering kan contact opgenomen worden met de penningmeester. c. Nulmeting / prioriteitenlijst goed bestuur Zie bijlage 4. Indien de statuten moeten gewijzigd worden, kan de juridisch adviseur deze nakijken. Voor 15/12/17 zal een aantal cruciale zaken moeten aangepast worden. Dit komt op de agenda van 30/11/17. BKF De eerstkomende BKF-vergadering vindt plaats op donderdag 7 december Onder andere de wijziging van het selectiesysteem zal besproken worden. Tijdens de RvB VKF van 30/11/2017 zak dit punt besproken worden zodat VKF hun standpunt kan verdedigen tijdens de RvB BKF van 07/12/2017. Notulen raad van bestuur 9 november 2017 p.3 van 5

4 DIVERSE REGLEMENT ARBITRAGE IPPON De raad van bestuur neemt akte van dit reglement. BAS-SEMINAR OP 30/11/17. VKF zal op deze studienamiddag vertegenwoordigd worden. PRIVACY S. Een wedstrijdorganisatie vroeg naar de adressen van de aangesloten VKF-clubs om hun wedstrijd te promoten. Om in regel te zijn met de privacywetgeving mag het secretariaat deze niet bezorgen. Eerder besliste de raad van bestuur om geen promotie te maken voor clubactiviteiten. Men wil terugkomen op deze beslissing. Of er in de toekomst bepaalde gegevens aan de clubs kunnen bezorgd worden, moet nog bekeken worden. Er gaat wel extra regelgeving omtrent deze wetgeving op de privacy in voege vanaf mei 2018 (zoals: bijhouden van logboek, privacybeleid, aanvinken gebruik foto s, ). VSF en/of SV kunnen hierbij ondersteuning bieden. Momenteel heeft de VKF geen policy rond privacy, kalender, facebook, nieuwsbrief. Er wordt beslist om hier een procedure over op te stellen. Op 15/11 en 15/12/17 organiseert VSF een bijscholing rond dit thema. Iemand van het personeel zal deze volgen en dit dossier verder uitwerken. LEDENBESTAND. Er zijn 2 problemen met het ledenbestand: Er was één het probleem van uniformiteit. Het secretariaat had de mogelijkheid via een interface om bepaalde waarden met de losse pols in te vullen waardoor bepaalde gegevens corrupt werden voor de software. Bij het samenbrengen van de gegevens zorgde dat voor enkele problemen. Voornamelijk bij het tonen van de graden. (Bvb. 1 e kyu wordt anders gelezen door een computer dan 1 kyu ). Er wordt aan gewerkt om deze problemen op te lossen. Tweede probleem is dat door het secretariaat niet alle gegevens in het ledenbestand grondig werden/worden bijgehouden. Dat heeft tot gevolg dat bepaalde gegevens niet of verkeerdelijk zullen gerapporteerd worden aan Sport Vlaanderen. Hierdoor zullen bepaalde records (leden dus), niet meegerekend worden in de subsidie. Hier moet dus dringend werk van gemaakt worden om de waarden, zoals bepaald door Sport Vlaanderen, aan te passen en/of in te vullen. GSM-BETALING Er wordt voorgesteld om bestuurders ook de mogelijkheid te bieden een GSM-abonnement via de VKF te hebben. PROCEDURE WEDSTRIJD EN TRAININGEN VASTLEGGEN OP KALENDER. De kalendercommissie zal worden opgericht. WEDSTRIJDVERTEGENWOORDIGING VKF Daad van bestuur zal vertegenwoordigd zijn op 12/11/17 op de beker van t kamp in Leopoldsburg. De wedstrijdvertegenwoordiging zal gekoppeld worden aan de kalendercommissie. Notulen raad van bestuur 9 november 2017 p.4 van 5

5 GEBRUIK VLAAMSE EN BELGISCH VKF zal de richtlijn geven om Vlaams en Belgisch enkel nog te gebruiken voor de activiteiten ingericht door VKF zelf. COMMUNICATIE NAAR LEDEN/CLUBS Er wordt voorgesteld om de clubs in een nieuwsflash te informeren rond de wijzigingen die in voege zullen gaan vanaf Kunnen aan bod komen: aanvraag wedstrijden, wie is verantwoordelijk voor wat, en telefoonnummer van de verantwoordelijken van de leerscholen. AANPASSING REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE. In het reglement inwendige orde van VKF staan de ondernemingsnummers van de vzw VKF en de vzw BKF nog niet vermeld. Het secretariaat past dit aan. ALLERLEI - De datum van de Algemene Vergadering wordt vastgelegd. Die zal doorgaan op 03/03/18. Dit valt samen met de Beker van Overpelt. - Op 27/01/18 vindt de Teslocup plaats samen met het Vlaams Kampioenschap. Dit zou normaal gezien geen problemen mogen veroorzaken. - Er wordt gevraagd of Ethias ook sportongevallen met wapens dekt (vb Kobudo). Dit wordt nagevraagd bij Ethias na specificatie over welke wapens het gaat. - Er wordt gevraagd of het niet mogelijk is om de provincies van scanners te voorzien. - Er wordt bekeken om te werken met multisafe. Zo kunnen betalingen geautomatiseerd verwerkt worden voor de kostprijs tussen de 0.45 en 0.50 euro per verrichting. De raad van bestuur is hiermee akkoord. Notulen raad van bestuur 9 november 2017 p.5 van 5