Bestuursorgaan Vergadering

Transcriptie

1 Bestuursorgaan Vergadering Datum: 19 juni 2019 Tijd: 20 u. Voorzitter: Thomas Thys Secretaris: Steven Van Suetendael Plaats Secretariaat, Deurne Aantal pagina's: 4 Aanwezig: (x = aanwezig, xv( ) = aanwezig bij volmacht (initialen volmachtdrager), v = verontschuldigd) TT Janick Dams ondervoorzitter Frank Engelen - penningmeester Danny Hendrikx (via Skype) Thomas Thys - voorzitter Steven Van Suetendael - secretaris Werner Wouters Jan Van Gestel adviserende functie Datum afdruk: 24/07/19 Verslag RvB Page 1

2 VERSLAG BESTUURSORGAAN 1. Naamsverandering: Raad van Bestuur wordt voortaan Bestuursorgaan (nieuwe vzw-wetgeving). 2. Goedkeuring vorige verslag a. Goedgekeurd. 3. Kennisneming en goedkeuring verslagen commissies en comités a. Verslag Topsport wordt overlopen. b. Het voorstel tot de selectiecriteria dient te worden doorgestuurd naar de voorzitter. Janick zorgt hiervoor. c. Verplichting voor deelname aan het BK. i. Voor- en tegenargumenten. 1. Er is soms geen tegenstand. 2. Een atleet heeft een voorbeeldfunctie. ii. De code of conduct moet nog worden overgemaakt aan het bestuursorgaan. Janick zal dit eerst ook doorsturen naar Jan. Hij zal nog aanpassen waar nodig. iii. Misschien komt er een selectiecommissie op het Belgische niveau. Dit wordt opgevolgd. iv. Het gebruik van sociale media moet mee opgenomen worden in de code of conduct. v. Het bestuursorgaan dringt niet aan op de vraag aan de ouders om naar een ander hotel op zoek te gaan. Het is aan de atleet om de instructies van de coach te volgen. Deze zijn prioritair aan de wensen van de ouders op internationale kampioenschappen. vi. Het verslag wordt goedgekeurd. 4. Jeugdsportfonds vzw-statuut. a. Deze wens wordt alleszins uitgesteld. b. Het moet stimulerend werken. Je kan daarom voordelen toekennen in het JSF voor een vzw-statuut. c. Er worden al bijscholingen vzw-wetgeving georganiseerd en er worden ook voorbeeldstatuten gemaakt. d. De federatie kan de helft van de opstartkosten (publicatiekosten) misschien terugbetalen. De vergadering van de Jeugdcommissie wordt afgewacht voor een definitieve beslissing wordt getroffen. e. Er wordt dit jaar een verhoging van het JSF-budget toegekend van euro. 5. Lidmaatschapstarieven bespreking voorstellen, incl. naschools sporten. a. Het voorstel van Jan wordt besproken. b. Wordt goedgekeurd voor toekomstige implementatie: U8 15 euro; U15 20 euro; daarboven blijft het 25 euro. Men betaalt 20 euro in het jaar dat men 8 wordt. Het best werken we dan met een kalenderjaar. c. Het secretariaat kijkt na of dit systeem al vanaf 1 september kan worden geïmplementeerd. Anders wordt dit ingevoerd vanaf 1 september Tatami opslag, huur, vervoer. a. Jan maakt contact met het vervoersbedrijf. b. De voorstellen worden overgemaakt aan de bestuursleden. Deze kwestie kan worden afgehandeld per . c. De voorstellen m.b.t. transpaletten worden ook doorgestuurd naar de bestuursleden. 7. Herstructurering stijlwerking. Datum afdruk :

3 a. Thomas heeft een voorstel doorgestuurd want de ATC wordt te uitgebreid om nog deftig te kunnen werken. Dit wordt doorgenomen een aandachtspunten voor de verdere uitwerking hiervan door de ATD worden meegegeven. b. Stijlgroepen moeten een goedkeuring geven aan leden van andere groepen/clubs om deel te nemen aan hun dangraadtrainingen. Zonder voorafgaande goedkeuring kunnen zij niet deelnemen. 8. Voorstel tot hulp voor opzet van nieuwe clubs. a. Thomas heeft een voorstel overgemaakt. Dit wordt doorgenomen. Het centrale onderdeel is een opstartbonus voor de opstart van nieuwe clubs. Dit zal verder worden uitgewerkt, rekening houdend met onderstaande aandachtspunten: i. Enkel voor aparte vzw s. ii. Apart bestuur en hoofdlesgever = aparte voorzitter en hoofdlesgever dan in een andere club. iii. Er moet dan wel een contract ondertekend worden. iv. Aparte locatie. v. Moet in de erkende stijlgroep blijven. vi. Moeten in de eerste 6 maanden minstens 5 nieuwe leden aansluiten die nog geen lid waren (op dat moment). vii euro + publicatiekosten van de statuten. De statuten moeten eerst gepubliceerd worden. viii. Financieel plan. 9. Begroting a. Deze wordt voorbereid door Frank en Jan. b. De huidige begroting kan worden bijgestuurd. c. Focus: i. Herziene lidmaatschapstarieven ii. Incentives voor nieuwe clubs: 10 nieuwe clubs. iii. Ledenbestand. iv. Maximale benutting voor de verschillende afdelingen (A-Z-aanbod) gezien de winsten van de voorbije jaren. Er moet ook rekening worden gehouden met een faire verdeling tussen de afdelingen. 10. Beleidsplan a. De doestellingen worden herbekeken, maar dat kan worden gedaan bij de begroting. 11. Ledenbestand a. JVD-Solutions heeft een goed voorstel gedaan. Ledenbeheer.be zal iets uitgebreider zijn maar er is een groot verschil in de kostprijs. b. Dojo-Expert is ook een zeer goed systeem maar voor op het clubniveau. Op het federatieniveau is dit minder goed afgestemd. c. Er wordt beslist om met JVD-Solutions in zee te gaan. Er kunnen nadien dan andere functies worden toegevoegd als die vraag komt vanuit voldoende clubs. We willen de rondvraag dan nog opstarten bij de clubs. d. Er kan een sticker worden gemaakt voor op een lidkaart met QR-code. e. Een boekje van goede kwaliteit kan worden voorzien voor leden vanaf niveau 2 de kyu. f. Het vakje akkoord voor bestelling moet groter want er moeten 2 handtekeningen op. Frank en Thomas zullen ondertekenen. g. De offerte wordt goedgekeurd en er wordt een positief gevolg aan gegeven. 12. GDPR a. Wordt verhuisd naar volgende vergadering. 13. Aanstelling commissie- en comitéleden a. Er is een affiche gemaakt. Datum afdruk :

4 b. Een aantal adviezen werd gecommuniceerd en deze worden opgenomen met het secretariaat. c. Vooraleer kandidaturen voor het WOC worden geadverteerd, zit Janick samen met Matthias. d. Wat moeten de vrijwilligers doen zodat een club 500 euro kan krijgen voor een wedstrijd? i. Janick neemt dit nog op met Matthias. 14. Kennisneming data op dashboard a. Er staan een aantal stijlgroepen niet op. b. De data wordt doorgenomen. Een aantal clubs moeten worden opgevolgd (bijna geen leden meer [stopzetting]). 15. Sponsoring en branding incl. federatiepromotie a. Promotiefolder i. Er wordt feedback gegeven tegen 24 juni. ii. Folder richt zich naar clubs, zowel bestaande als nieuwe. iii. Facebook-pagina moet erbij. iv. Laatste pagina: iets minder zwaar. v. Ook een koppelteken (kantlijn laatste pagina). vi. Er kan een aparte folder komen voor andere verenigingen. b. Sponsoring i. Het sponsordossier is zo goed als af maar de finalisering was nog niet mogelijk. ii. Danny volgt de sponsoring op. c. Branding i. Frank zit nog met Elke samen voor een promotiecampagne. 16. Belgische Ju-Jitsu Federatie a. Thomas heeft samengezeten met de voorzitter van de BJJF en FFJJ. Het bestuur van de FFJJ is ook ernstig gewijzigd. b. Het was een constructief gesprek. c. Selectiecriteria: moet op het Belgische niveau worden besproken. Dit moet in orde komen. De FFJJ is wel bereid om hier tot een goed vergelijk te komen. d. De AV zou zijn: 3 bestuurders van elk + een voorzitter. e. De RvB: 2 bestuursleden van elk + een voorzitter. De samenstelling van de AV en RvB moet verder worden opgevolgd. f. Voorlopig worden nog volgende leden afgevaardigd naar de AV van de BJJF: Thomas en Steven. g. De statuten moeten worden aangepast aan de nieuwe wetgeving. Deze van de V.J.J.F. vzw tevens ook. h. De coaches van de TS-commissie hebben gevraagd of de kwestie van de selectiecriteria kan worden opgelost tegen het einde van dit jaar. i. De V.J.J.F. vzw vaardigt leden met een mandaat af naar de BJJF. 17. Internationale Ju-Jitsu a. Er zijn nieuwe regels om een beslissing aan te vechten. Nu zijn er challenges en appeals. Appeals gelden voor alles wat naast de mat gebeurt. b. Voor challenges moet men werken met kaarten met foto s. De atleet en de coach moeten beiden akkoord gaan met een challenge. c. Wij moeten dan video-technologie hebben. Wij kunnen een offerte aanvragen. De beelden op het scherm moeten een vertraging hebben van 5 seconden en men moet kunnen terugspoelen. Er moeten ook laptops zijn. We kunnen aan Nederland vragen welke de huurkosten zijn. 18. Varia Datum afdruk :

5 a. Dagvergoeding scheidsrechters voor internationale tornooien het maximale wettelijke bedrag (34 euro/dag) wordt goedgekeurd. b. Thomas vraagt nog aan Matthias over de vergoedingsregelingen met de coaches. c. Thomas maakt een voorstel tot aanpassing van de statuten. Het is best om dit tegen 1 januari 2020 te doen. d. Er wordt misschien best een bijscholing georganiseerd voor de Topsporters m.b.t. het gebruik van sociale media. 19. Datum volgende vergadering 18 september 2019 slot Afsluiten van de vergadering door de voorzitter om u. Voor eensluidend verklaard afschrift, Steven Van Suetendael Secretaris Datum afdruk :