Verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 30 november AGENDA

Transcriptie

1 Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité Verslag van de vergadering van de raad van bestuur van 30 november Opening 2. Wijziging zetel VKF 3. Verslagen 4. Financieel 5. BKF AGENDA A. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de raad van bestuur van 09 november 2017 (bijlage) B. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de raad van bestuur van 30 november 2017 (bijlage) C. Opvolging actiepunten A. Budget 2018 B. Vrijwilligersvergoeding a) Vergoeding bestuur en commissieleden b) Dagvergoeding scheidsrechters A. Belgisch Kampioenschap 6. Clubwerking en leerscholen 7. Commissies A. Ludovic De Cuypere (Frost) A. Privacy-commissie B. Sportcommissie a) Aanstellen wedstrijddirecteur VKF en BKF C. Scheidsrechtercommissie a) RvIO WKF scheidsrechters b) Wedstrijdreglement Ippon D. Kalendercommissie

2 8. Diverse 9. Varia a) Overlapping Vlaams Kamp. Ippon & Zipangu Pro A. Lidboekjes VKF B. Verzekering Ethias lijst van return C. Uitleencontract VKA aan VKF D. Wedstrijdklokken, hard- en software E. Get fit to sport F. Seksueel grensoverschrijdend gedrag G. Data RvB H. Data Algemene Vergadering (tem 2020) I. Scanners Geert Joris Voorzitter

3 PUNT 1. OPENING De voorzitter, Geert Joris, opent de vergadering om 19u00. Aanwezig RvB: Mathieu Beysen Hedwig De Clercq - François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans - Geert Joris Marc Nobels Rudy Schuermans. Aanwezig met volmacht: Laurens Van Puyenbroeck Jean Stroobants Secretariaatscoördinator + verslaggeving: Niki De Brucker PUNT 2. WIJZIGING ZETEL VKF De RvB stelt voor de zetel van de Vlaamse Karate Federatie te veranderen naar het nieuwe adres van het secretariaat. Nieuw adres: A, 9230 Wetteren De zetelverandering moet bekrachtigd worden op de Algemene Ledenvergadering PUNT 3. VERSLAGEN A. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de raad van bestuur van 09 november 2017 (bijlage) Geen opmerkingen B. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de raad van bestuur van 30 november 2017 (bijlage) Enkele aanpassingen moeten gebeuren. C. Opvolging actiepunten Selectieprocedure Nieuw voorstel (door S.A.) ten vroegste vanaf 2019 Website Uitnodigen E.B. op RvB Nieuwe website combineren met nieuwe huisstijl. G.J. spreekt verder af met J.S. om dit te bekijken. PUNT 4. FINANCIEEL A. Budget 2018 We eindigen met een positief resultaat. Budgettering 2018: - Dezelfde subsidies worden gevraagd aan Sport Vlaanderen - Nieuwe regeling vrijwilligersvergoeding die waarschijnlijk start in april 2018

4 - Scheidsrechters krijgen forfaitaire vergoeding indien zij geen vergoeding krijgen van de wedstrijdorganisatie. - Er zullen zowel minder kosten, als opbrengsten zijn. B. Vrijwilligersvergoeding a) Vergoeding bestuur en commissieleden Bestuursleden hebben recht op een vergoeding. b) Dagvergoeding scheidsrechters Scheidsrechters krijgen forfaitaire vergoeding indien zij geen vergoeding krijgen van de wedstrijdorganisatie. PUNT 5. BKF A. Belgisch Kampioenschap Afspraken (wie doet wat, wie zorgt voor het financiële ) werden afgesproken tussen VKF en FFKama. PUNT 6. CLUBWERKING EN LEERSCHOLEN A. Ludovic De Cuypere (Fros) De club wordt voorlopig aanvaard. Eens alle voorbereidingen ten einde zijn, kunnen zij officieel aanvaard worden (clubbijdrage, leden aansluiten ). Nieuwe clubs moeten niet kiezen voor een leerschool maar voor een examensysteem. Het secretariaat maakt een nieuwe procedure en clubaansluitingsformulier en legt dit voor aan de RvB ter goedkeuring. PUNT 7. COMMISSIES A. Privacy-commissie We hebben tijd tot 25 mei om in orde te zijn met de nieuwe wetgeving omtrent privacy. Het secretariaat maakt een nieuw inschrijvingsformulier tegen 1 maart en legt dit voor aan de RvB ter goedkeuring. B. Sportcommissie S.W. wordt wedstrijddirecteur voor BKF. Voor VKF zet F.D. de verwachtingen van een wedstrijddirecteur op papier, rekening houdende dat het secretariaat terug taken moet overnemen. De beslissing wordt hernomen de volgende RvB.

5 C. Scheidsrechtercommissie a) RvIO WKF scheidsrechters De RvB geeft het advies om het reglement van inwendige orde opnieuw te bekijken en aan te passen waar nodig, bvb: - Bij voorkeur is er een dokter aanwezig. - Samenstelling van de commissie: Elk kandidaat lid dient minimum 2 jaar in functie te zijn als Nationaal Scheidsrechter A voor kata en kumite en minimum een eerste dangraad te bezitten R.S. bekijkt dit met D.V. b) Wedstrijdreglement Ippon Er dient een aanpassing te gebeuren: : De eerste zin moet aangepast worden zodanig dat de aanvraag van een wedstrijd eerst naar het secretariaat gaat en nadien naar de commissie. D. Kalendercommissie Het kampioenschap Zipangu Pro valt samen met het Vlaams Kampioenschap Ippon Kumite. Het Vlaams kampioenschap heeft normaal gezien voorrang. De organisatie van Zipangu Pro kan hun activiteit niet meer verzetten. Besluit: - De RvB beslist om nog 1 uitzondering te maken en beide kampioenschappen te laten doorgaan. - Alle data van het jaar erop, georganiseerd door VKF, staan steeds aan het begin van de zomer op de agenda. - De regeling rond de activiteiten wordt op de algemene ledenvergadering duidelijk toegelicht. PUNT 8. DIVERSE A. Lidboekjes VKF Probleemstelling: Het secretariaat wordt geconfronteerd met onduidelijkheid omtrent het versturen naar de leerscholen. Voor sommige leerscholen verstuurt het secretariaat de lidboekjes, andere leerscholen versturen hun boekjes zelf. Er is geen gelijkheid en blijkt ook voor leden/clubs onduidelijk te zijn. Besluit: Het secretariaat vraagt aan de verantwoordelijke van elke leerschool wat zij in hun boekje willen. Met deze informatie wordt er volgende RvB op teruggekomen. B. Verzekering Ethias lijst van return Lijst van return wordt goedgekeurd.

6 In de polis staat nergens opgeschreven dat wapens ook verzekerd worden. Kunnen we hierdoor in de problemen komen? De vraag zal opnieuw gesteld worden op de algemene ledenvergadering. C. Uitleencontract VKA aan VKF Het materiaal, eigendom van VKA, mag gehuurd worden door VKF aan het symbolische euro. Zorg wordt geuit dat VKF zal opdraaien voor kosten. Dit wordt ontkrachtigd want de clubs betalen een waarborg. Indien er schade is en/of kosten zijn, wordt het bedrag van de waarborg getrokken. D. Wedstrijdklokken, hard- en software Er zijn verschillende mogelijkheden om deze aan te kopen. De mogelijkheid bestaat ook om dit te huren, zodanig dat de systemen niet telkens moeten aangepast worden. We hebben deze enkel nodig voor de volgende kampioenschappen: BK, VK en Belgian Open. E. Get fit to sport Na overleg tussen N.D.B. en T.D.G. werd volgend voorstel voorgesteld: - 1 opleidingsdag op zaterdag van 9u tem 17u; - inschrijvingsprijs van 10.00; - geven van een attest, uitgeschreven door VKF. RvB is van mening dat het voor mogelijke kandidaten aantrekkelijker is om dit op 2 dagen te organiseren. Volgend besluit werd genomen: - 2 opleidingsdagen van 9u tem 12u; - gratis voor VKF-leden, voor niet-vkf-leden; - geven van een attest, uitgeschreven door VKF. F. Seksueel grensoverschrijdend gedrag In de samenwerkingsovereenkomst tussen het VKF en Sport Vlaanderen zal volgend kader opgenomen worden: De sportfederatie neemt maatregelen die nodig en wenselijk zijn om het kwaliteitsbeleid, preventiebeleid en reactiebeleid rond lichamelijke en seksuele integriteit te verbeteren, om risico s te verkleinen en om incidenten te voorkomen en correct af te handelen. Concreet betekent dit dat - de federatie een aanspreekpersoon integriteit (api) aanstelt. (is reeds oké); - de federatie continue aandacht heeft voor preventie, vorming en sensibilisering; - de federatie een adviesverlenende functie verzekert; - de federatie zijn doelgroepen bepaalt waarvoor gedragscodes uitgewerkt en geïmplementeerd worden - de federatie een tuchtrechtelijk systeem heeft dat beschermend en sanctionerend kan optreden.

7 Het secretariaat stelt een procedure op tegen en stelt dit voor aan de RvB. G. Data RvB De RvB zal telkens op zaterdag doorgaan. De data: 13 jan 10 feb 10 maart 12 mei 09 juni 08 sept 13 oktober 10 november 8 december. H. Data Algemene Vergadering (tem 2020) AV wordt telkens het 1 e weekend van maart gelegd. I. Scanners Er zijn extra scanners aangekocht. 2 per provincie (1 ippon / 1 WKF) zodanig zij de aanwezigheden kunnen bijhouden op activiteiten. PUNT 9. VARIA A. Gebruik vergaderzaal Er kan gebruik gemaakt worden van de vergaderzaal. B. Tewerkstelling arbeidsregeling De arbeidsregeling is niet gelijk voor het personeel. De RvB wil een gelijkvormig secretariaat en er wordt bekeken om dit aan te passen. C. Klacht tav WKF scheidsrechtercommissie Er werd een sanctionele brief verstuurd zonder dat de RvB hiervan op de hoogte werd gesteld. De commissie is gemandateerd om dit te versturen indien de RvB hiervan op de hoogte gesteld is. De RvB bekijkt deze afspraak met de verantwoordelijke van de scheidsrechtercommissie. De voorzitter sluit de vergadering om 23u00