Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 10 maart Opening. A. Aanwezigheden / Verontschuldigingen

Transcriptie

1 Ondernemingsnummer: Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel: B 9230 Wetteren contact@vkf.be Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 10 maart 2018 Opening A. Aanwezigheden / Verontschuldigingen Aanwezig RvB: Hedwig De Clercq - François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans - Geert Joris - Rudy Schuermans - Jean Stroobants - Laurens Van Puyenbroeck Aanwezig met volmacht: Mathieu Beysen - Marc Nobels Verslaggeving: Anneleen Devlaminck Secretariaatscoördinator: Niki De Brucker B. Opvragen dringende items a. Functies van de raad van bestuur. De RvB beslist dat de functies ongewijzigd blijven: Voorzitter: Geert Joris Ondervoorzitter: Rudi Holemans Secretaris: François Demesmaeker Penningmeester: Cathy De Meulenare b. Evaluatie Algemene Vergadering Dit wordt besproken op het einde van de vergadering c. Punten die toegevoegd zijn: Budget Topsport (financiën) Topsport vs IW (financiën) G-commissie of para karate commissie Intern 1 Raad van Bestuur A. Goedkeuring verslagen Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité

2 a. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de RvB van 13 januari 2018 De RvB keurt het verslag en de notulen goed. b. Goedkeuring van het verslag en de notulen van de RvB van 10 februari 2018 De RvB keurt het verslag en de notulen goed. 2 Financiën A. Budget Topsport prognose tem mei 2018 Er moet een controleur aangeduid worden die de budgetten en uitgaven heel kort moet opvolgen. Deze moet tijdig communiceren en overleggen met de program Driver. Alsook kritische vragen durven stellen. De program driver moet de uitgaven beperken. De RvB beslist dat het niet nodig is dat hij meegaat naar de PL wedstrijd in Rabat en naar het EK in Servië. B. Budget Topsport wat na mei 2018 Wat is de federatie van plan indien er na mei 2018 geen subsidies topsport vanuit Sport Vlaanderen meer komen? Er wordt voorgesteld om een topsportcommissie op te richten. De volgende vergadering wordt dit verder besproken. C. Sponsoring Tot vorig jaar betaalden Martial Sport en Matsuru 300 euro sponsoring om op de website te staan. Aangezien het aantal gebruikers van de site ongeveer verdubbeld is, wordt aan deze sponsors gevraagd om 500 euro te geven om op de website te staan. Het secretariaat neemt hierover contact op met de sponsors. 3 Commissies / werkgroepen A. Sportcommissie WKF a. Locatie VK 2020 Leopoldsburg stelt zich kandidaat voor de organisatie. De RvB bekrachtigt deze locatie. 2

3 A. Goed bestuur a. Start en einddatum mandaat + duurtijd van eventueel vroegere mandaten Bestuurder Historiek Mathieu Beysen Lid: '16 Lid x x x herkiesbaar Hedwig De Clercq Lid: '95-'01 SG: '02-'16 Lid x x x Niet herkiesbaar François Demesmaeker VZ: '14 SG: '15-'16 SG x x x herkiesbaar Cathy De Meulenaere Lid: '99-'01 PM: '02-'16 PM x x x herkiesbaar Holemans Rudi Lid x x x Niet herkiesbaar Geert Joris Lid: '02-'14 VZ: '15-'16 VZ x x x herkiesbaar Marc Nobels Lid: '95-'98 Lid: Lid x x x herkiesbaar Rudy Schuermans Lid: '98-'99 Lid: '02-'06 PM:'07-'16 Lid x x x Niet herkiesbaar Stroobants Jean Lid x x x herkiesbaar Laurens Van Puyenbroeck Lid: '11-'16 Lid x x x herkiesbaar De RvB aanvaardt dat bovenstaande tabel op de website mag verschijnen. Bijkomende bedenkingen: Er moet uitgekeken worden naar nieuwe bestuurders. Vanaf 2019 worden kandidaat-nieuwe-bestuurders uitgenodigd naar de vergaderingen. b. Opmaken bestuurdersprofielen. Er werden bestuurdersprofielen opgemaakt en doorgestuurd. Op de profielen ontbreken nog de kwalificaties (= competentieprofiel). Deze worden tegen de volgende RvB aangepast en rondgestuurd. c. Opmaken van procedure voor het opstellen van de agenda De nieuwe procedure werd toegepast voor deze vergadering en er zijn geen opmerkingen. d. Procedure voor het vastleggen van besluiten en voor de goedkeuring van verslag. Deze procedure werd reeds opgenomen in het RvIO VKF. e. Jaarverslag Er werd een procedure opgemaakt voor de opmaak van het jaarverslag. Inhoudelijk dient het jaarverslag wel herbekeken te worden. f. TO DO Afbakening taken AV RvB directie comités/commissies moet ook in RvIO Gedragscode van toepassing op bestuurders, directie en personeel. Hebben we met de RvB een werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden? 3

4 B. GDPR a. Opvragen rijksregisternummer Sport Vlaanderen adviseert om het rijksregisternummer op te vragen bij de leden omdat dit een uniek identificatienummer is. De nieuwe wetgeving rond de bescherming van de persoonsgegevens raadt dit echter af. Op dit moment is het blijkbaar geen verplicht veld in het ledenbestand. De RvB beslist om hier een afwachtende houding aan te nemen en te wachten op een beslissing van Sport Vlaanderen en ondersteuning van de VSF. C. Ledenbestand Gebruik als inschrijvingstool voor wedstrijden: Er komen vragen van clubs dat als ze een wedstijd organiseren, ze de inschrijvingsmodule van het ledenbestand mogen gebruiken. Totdat de evenementenmodule op punt staat, kan de inschrijvingsmodule enkel gebruikt worden door wedstijden die zijn goedgekeurd door de kalendercommissie. Incorrecte gegevens De clubs die niet administratief in orde zijn (incorrecte of onvolledige gegevens) worden aangeschreven door het secretariaat. D. Scheidsrechterscommissie WKF De scheidsrechtercommissie WKF stelt Tom De Vos voor om lid te worden van deze commissie. De RvB benoemt Tom De Vos als lid van de scheidsrechtercommissie WKF. 4 Clubwerking en leerscholen A. Goedkeuring voorstel nieuwe procedures Door de opmaak van de procedures kwamen een aantal vragen naar boven: Is aanvaarding van een club bij een leerschool een vereiste tot aanvaarding bij VKF? Dit is GEEN vereiste. Is aanvaarding van een club bij een provinciaal comité een vereiste tot aanvaarding bij VKF? Dit is GEEN vereiste. Elke nieuwe club wordt automatisch lid van het provinciaal comité waaronder hij ressorteert. De provincie wordt op de hoogte gebracht als er een nieuwe club wordt opgericht in de provincie. Moet een leerschool een wedstrijdvorm kiezen? Nee want een leerschool heeft niks te maken met een wedstrijdvorm, enkel met de graden. Moet een club een primaire wedstrijdvorm kiezen? Clubs maken een primaire keuze qua wedstrijdvorm voor de provinciale subsidies. Clubs zijn vrij om deel te nemen aan zowel ippon als wkf Wijziging reglement inwendige orde: De wijzigingen zoals in bijlage worden goedgekeurd door de RvB B. Lidboekjes Cover plastiek hoesje: Er wordt een algemeen VKF hoesje gemaakt dat voor iedereen hetzelfde is. 4

5 Lidboekje: Aan de achterzijde wordt een extra pochetje voorzien waarin de vergunningskaart kan gestoken worden. Elke leerschool is vrij een eigen lidboekje van de eigen leerschool te maken. Ze sturen hiervoor het sjabloon door naar het secretariaat. De bestelling en de verzending gebeurt via het secretariaat. De leerscholen krijgen een bedrag van 1 euro per boekje. Indien er een meer kost is, passen ze dat zelf bij. C. Verzekering Er werden problemen geconstateerd met de aangifte bij Ethias. Elke club kreeg dezelfde login. Als gevolg waren sommige aangiftes, indien ze bewaard bleven, voor iedereen zichtbaar. Daarnaast waren er problemen om in te loggen want sommige mensen veranderde de inlog. In overleg met Ethias werd een nieuw document gemaakt die via kan verstuurd worden. De aangiftes worden naar het secretariaat verstuurd. Het secretariaat stuurt de aangifte door naar Ethias. Extern 5 Nationale situatie: BKF A. Deelname Belgisch Kampioenschap deelnemers We kregen van het OCMW van Antwerpen de vraag waarom een lid van VKF niet mag/mocht deelnemen aan het Belgisch kampioenschap (BKF). Het antwoord is dat voor deelname aan dat kampioenschap, de Belgische nationaliteit vereist is. Toch rijst de vraag of een duurzame relatie met België niet zou kunnen gelijkgesteld worden aan de Belgische nationaliteit. Een Italiaans echtpaar dat al 20 jaar in België woont, hoeft geen Belgisch paspoort te hebben. Zoon of dochter idem. Zoon of dochter kunnen niet deelnemen aan het BK. Een erkend vluchteling zou kunnen beschouwd worden als iemand die aan een duurzame relatie met België werkt. Het Agentschap Integratie en Inburgering is bereid om aan een sluitende formulering te werken voor zo n duurzame relatie om misbruiken te vermijden. Zijn wij als VKF bereid om aan BKF zo n wijziging in het reglement voor te leggen? Als dat het geval is, is het Agentschap bereid die formulering op te stellen. De RvB beslist om de reglementen niet te wijzigen. Voor deelname aan het BK blijft de Belgische nationaliteit vereist. B. G-karate of para karate commissie Nationaal standpunt G-karate Met een nationaal standpunt over de reglementering wil BKF wel de visie van I-karate-global verdedigen bij WKF maar hiervoor is een nationale werkgroep nodig. VKF heeft een G-commissie maar is niet op de hoogte van dergelijke werkgroep bij de Waalse FFK. Voorstel Afvaardiging van Eric Bortels en Jean Stroobants naar BKF om daar de standpunten van VKF naar voor te brengen. De RvB gaat hiermee akkoord. 5

6 6 Sport Vlaanderen / Overheid A. Algemene werking a. Rapportering SV De einddatum voor de rapportering is 1/04/2018. B. VTS a. Beslissing taskforce VTS Er wordt een maximaal budget van 200,92 euro toegekend vanuit de taskforce VTS. VKF heeft euro gebudgetteerd voor VTS. De vergadering vraagt zich af of de DSKO vrij kan beslissen over dit budget of dat de RvB hierover richtlijnen moet geven. De RvB beslist dat wanneer er een vergadering voor lesgevers is, deze 25 euro ontvangen + km vergoeding. Zo wordt het voor iedereen gelijk getrokken. b. Dag van de Trainer De RvB ziet geen meerwaarde bij aanwezigheid van VKF. François geeft aan dat hij het wel belangrijk vindt om de federatie daar te vertegenwoordigen. De RvB beslist dat als François dit voor de federatie wil organiseren, hij dat mag. 7 VSF / Dynamoproject A. Uitnodiging Algemene Vergadering van VSF 27 maart 2018 Jean Stroobants kan hier op aanwezig en het secretariaat zal hem hiervoor inschrijven. Andere 8 Diverse A. Shotokan Karatestage 2018 KAVV is de Koninklijke Antwerpse Vereniging van Vriendenclubs en FEDES is de Federatie voor Dans en Sport waarbinnen karateclubs zich aansluiten om erkend te zijn. Aanzien wij dit als concurrerend voor VKF? Waaruit bestaat de samenwerking? Hoe komt het dat VKF externe Shotokan-activiteiten steunt en interne niet? De RvB beslist om het contract door te sturen naar de voorzitter om te bekijken hoe we hierop kunnen reageren en of we het eventueel kunnen stop zetten. B. Geestig gezond sporten Oproep tot ondertekening charter Ook wij sporten geestig gezond De RvB beslist om dit charter te ontertekenen. C. Freestyle-talent Iemand is op zoek naar een karate team dat een kleine show kan geven. Een videoproductie en entertainmentbedrijf met als specialisatie sport. 6

7 Op de website: sportdemonstraties - vechtsport hebben we nog niet in onze portfolio. Zij plaatsen sportentertainment op heel veel verschillende evenementen zoals sportgala s, bedrijfsevenementen, festivals enzoverder. Het enige wat we nodig hebben om te starten zijn enkele videobeelden om een teaser te maken van de show en de technische details. Het secretariaat antwoordt aan Maarten dat hij hiervoor best contact opneemt met de karateclubs. 9 Varia A. Evaluatie AV 2018 Zaal: de zaal gaf de indruk in een crematorium binnen te wandelen. De catering was wel verzorgd. Bezorgdheid aanwezigheden: als er op voorhand volmachten doorgegevens worden aan het secretariaat, mogen deze nog niet op de lijst als aanwezig aangeduid worden. Men weet namelijk nog niet zeker of de volmachthouder aanwezig zal zijn. Locatie volgend jaar: Er wordt geopperd voor een andere zaal. Eventueel locatie meer centraal of in andere provincie. Het secretariaat volgt dit verder op. B. Bijzondere Algemene Vergadering Er moet een bijzondere algemene vergadering georganiseerd worden om de wijziging van de statuten goed te keuren. Voorstel om deze te plannen op datum van een volgende RvB als eerste punt. De clubs die wensen aanwezig te zijn, kunnen komen. Er wordt gevraagd of zij hun aanwezigheid op voorhand kunnen doorgeven. Nadien kan de RvB verder vergaderen. Voor deze vergadering wordt een grotere zaal gezocht. De voorzitter sluit de vergadering om 13u20 7