Proces-verbaal van de Raad van Bestuur (RvB) van 2 mei 2018

Transcriptie

1 Proces-verbaal van de Raad van Bestuur (RvB) van 2 mei 2018 Aanwezig: Patrick Keusters, voorzitter PK Edward Bolluijt, bestuurder - EB Patrick Celis, bestuurder PC Yves De Decker, bestuurder YDD Jeanne Gilleman, bestuurder JG Axel Guillemyn, bestuurder - AG Ilse Haest, bestuurder IH Leo Lucas, bestuurder LL Olivier Van Gompel, bestuurder OVG Manou Van der Brempt, bestuurder MVB Christoph Van Dessel, secretaris-generaal CVD Verontschuldigd: Jacques Lechat, bestuurder JL De vergadering wordt geopend om 20u00 te K. Beerschot HC, onder het voorzitterschap van Patrick Keusters. 1. Goedkeuring Proces-verbaal De RvB keurt het proces-verbaal van de vergadering van 27 februari 2018 unaniem goed. 2. Voorstel aanpassingen statuten en Huishoudelijk Reglement (HR) van de VHL Zoals in de voorgaande jaren evalueerde de reglementencommissie ook dit seizoen het HR en stelt zij enkele aanpassingen voor. Daarnaast heeft ook de werkgroep rond goed bestuur zich gebogen over een aantal elementen die resulteren in een voorstel tot wijzingen en/of aanvullingen. CVD licht de verschillende voorstellen tot wijzigingen van de statuten en HR toe.

2 2.1. Voorstel aanpassingen statuten De Raad van Bestuur keurt unaniem onderstaande wijzigingen en aanvullingen goed: Een extra paragraaf wordt opgenomen in de statuten: Binnen de grenzen van de VHL kunnen geen zelfstandige of autonome entiteiten bestaan die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de Algemene Vergaderingen en de Raad van Bestuur vastgestelde beleid Onverenigbaarheden voor leden van de raad van bestuur De RvB bespreekt een lijst van verschillende mogelijke onverenigbaarheden. Zij keurt unaniem goed dat onderstaande elementen zullen opgenomen worden in de statuten: Personen die lid zijn van een rechtsprekend orgaan binnen de organisatie; Personen die een leidinggevende beleidsfunctie uitoefenen als werknemer in een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met de federatie (*); Directe familieleden (eerste graad) van het directieteam/de secretaris-generaal; Personen die veroordeeld zijn voor zedenfeiten; (*) Hierbij dient opgemerkt dat de RvB aan de SG de opdracht geeft na te vragen bij Sport Vlaanderen (SV) of de tekst zoals die in de documenten van SV wordt omschreven al dan niet letterlijk moet worden overgenomen. De RvB vindt die immers te beperkend, en keurt enkel de tekst goed zoals die hierboven vermeld wordt. Bij de redactie van het PV van deze vergadering is reeds gekend dat SV inderdaad de vrijheid geeft de omschrijving zelf invulling te geven zolang de geest van het artikel gevrijwaard blijft Art 10: Concordonantieverklaring De datum wordt aangepast van het oude decreet van 13 juni 2001 naar het nieuwe decreet van 10 juni 2016; Art 21/22 Het bedrag waarvoor de secretaris-generaal bevoegd is om de VHL te verbinden wordt aangepast van euro naar euro.

3 2.2. Voorstel aanpassingen Huishoudelijk Reglement De RvB keurt volgende aanpassingen goed: a. Art 4.4: Aanpassing van de regels voor het stemrecht op de Algemene Vergadering (harmonisatie met het reglement van de KBHB): 1 stem voor elke club + 1 stem vanaf de club 1 ploeg in competitie heeft + 1 extra stem vanaf resp. 350, 700 en 1000 leden (met een maximum van 5 stemmen per club). b. Art 4.5: Schrapping van het artikel gezien dubbel gebruik met de statuten (en betrekking tot de KBHB en niet de VHL); c. Art 5.2: Uitbreiding en verduidelijking van de belangenconflicten: Niet enkel clubgebonden, maar voortaan ook indien er een commerciële en/of familiale relatie bestaat; De betrokken bestuurder dient bij dergelijke conflicten de vergadering te verlaten tot ná debat en beslissing, waarna hij/zij de vergadering opnieuw kan bijwonen; Er wordt acte genomen van alle belangenconflicten in het PV van de vergadering (zoals reeds van toepassing); d. Aanpassing terminologie: a. Art 6.1 : Arbitragcomité wordt Officials Comittee b. Art 6.2. : Zaalcomité wordt Indoor Comittee e. Art 8.5: Het verbod voor voorzitters van commissies en/of comités om een lid te vertegenwoordigen voor een juridisch comité (zoals al bestaat voor de leden van de RvB); f. Art 10.2: Indoor transfers: wijziging van de woensdag vóór begin van het indoorkampioenschap naar 20 november ; g. Art 11.2: Verduidelijking van het artikel: in dergelijke gevallen mag een getransfereerde jeugdspeler enkel in regionale jeugdcategorieën spelen; h. Art 27.2: Verduidelijking van de regels m.b.t. schorsing van een speler bij algemene afgelastingen, met name: de eerstvolgende speeldag ; i. De beschrijving van de bevoegdheden van het dagelijks bestuur resp. Raad van Bestuur wordt uitgebreid. De RvB vraagt aan de SG om de concrete tekst zoals die getoond werd nog enigszins anders te formuleren. De SG zal de herwerkte tekst per naar de bestuurders doorsturen.

4 De secretaris-generaal vervolledigt met de punten die in de komende weken nog op de agenda staan in het kader van de Code Muyters: Opmaak van een gedragscode/document voor interne werking voor Raad van Bestuur, dagelijks bestuur en personeel: een voorstel zal besproken worden op de RvB s vergadering van 29 mei 2018; Bestuurdersprofielen opstellen: CVD toont enkele voorbeelden. De RvB stelt voor dat CVD een vereenvoudigde versie opmaakt o.b.v. deze voorbeelden. Die kunnen dan finaal goedgekeurd worden op 29 mei 2018; De RvB zal jaarlijks een zelfevaluatie maken; 3. Verzekeringen CVD stelt een uitbreiding van de verzkeringspolis voor, met volgende dekking: Voor leden én niet-leden die een hockey-event bijwonen; In geval van lichamelijke schade (geen materiële schade); Ten gevolge van het hockeyspel (bijv. bal in het publiek); Voor officiële matchen, maar ook vriendschappelijke wedstrijden, trainingen, toernooien (maar niet voor grote events die een specifieke dekking behoeven); De kostprijs bedraagt 0,17 euro/lid (indien zowel de LFH als de VHL beslissen de uitbreiding van de polis te nemen). Op basis van het huidig aantal leden betekent dat ongeveer euro voor de VHL. De RvB stemt unaniem in met dit voorstel. De bestuurders vragen de SG ook te onderzoeken wat een bijkomende dekking voor materiële schade zou kosten, en daarover terug te koppelen. 4. SportLink: Update CVD bezorgt de bestuurders een update van dit project: De werkgroep van 16 clubs hebben een 6-tal pijnpunten gecommuniceerd, waarvoor Sportlink naar oplossingen zoekt. Op woensdag 16 mei zal een nieuwe meeting gepland worden om deze punten te bespreken. Het is de bedoeling met deze werkgroep de

5 roadshows (van einde mei) met alle clubs voor te bereiden, zodat deze 16 clubs als ambassadeurs kunnen optreden. 5. Wilrijkse Plein (WP): update CVD informeert de RvB over de stand van zaken: De casco aankleding is bijna voltooid: in de komende week wordt de bar geïnstalleerd; de keuken is voor later; Er werd een samenwerkingsovereenkomst opgesteld, met medewerking van een advokaat; wij wachten nu op de ondertekening ervan door het bestuur van Olympia HC; De contracten met de drankleveranciers (onderhandeld door de 4 clubs op de WP tesamen) worden eerstdaags getekend door Olympia; de VHL wenst dat een clausule wordt opgenomen waarbij de VHL/KBHB vrij is dranken te serveren van de sponsor(s) van de federatie tijdens grote events (zoals EK, Pro League, ); Center of excellence: CVD informeert de RvB over de meeting met de Schepen van Sport Ludo Van Campenhout, op 28 maart Hij licht eveneens toe welke verdere stappen zullen ondernomen worden. Er dient voorzien te worden dat Ilse Haest uitgenodigd wordt voor de vergadering van het bestuur van HC Olympia; 6. Varia Er worden een aantal korte varia-punten besproken. Als belangrijkste te noteren: CVD roept de bestuurders op om kandidaat-leden voor de competitiecommissie 2.0 aan te reiken vanuit de clubs (voorlopig enkel Jeanne Gilleman als vertegenwoordiger van de RvB); De voorzitter geeft de bestuurders toelichting bij de oprichting van de THL en de meeting die de federatie heeft gehad met haar vertegenwoordigers; Alle agendapunten werden besproken, waarop de voorzitter de vergadering om 23u00 beëindigt. De volgende vergadering staat gepland op dinsdag 29 mei 2018.