Proces-verbaal van de Raad van Bestuur (RvB) van 27 november 2018

Transcriptie

1 Proces-verbaal van de Raad van Bestuur (RvB) van 27 november 2018 Aanwezig: Patrick Keusters, voorzitter PK Edward Bolluijt, bestuurder - EB Patrick Celis, bestuurder PC Yves De Decker, bestuurder YDD Jeanne Gilleman, bestuurder JG Axel Guillemyn, bestuurder - AG Ilse Haest, bestuurder IH Jacques Lechat, bestuurder JL Leo Lucas, bestuurder LL Manou Van der Brempt, bestuurder MVB Christoph Van Dessel, secretaris-generaal CVD De vergadering wordt geopend om 19u30 op de Wilrijkse Plein te Antwerpen, onder het voorzitterschap van Patrick Keusters. 1. Goedkeuring Proces-verbaal De raad van bestuur (RvB) keurt het proces-verbaal van de vergadering van 9 oktober 2018 unaniem goed. 2. Zelfevaluatie Raad van Bestuur De voorzitter bedankt de bestuurders voor het invullen van het voorbereidend document. De individuele antwoorden op de 17 vragen rond de werking van de RvB vormen een zeer goede basis om het gesprek hierover gezamenlijk te voeren. De voorzitter start met een kort overzicht van de resultaten van deze interne enquête. Daaruit blijkt dat de bestuurders algemeen een (zeer) positieve evaluatie geven over de werking van de RvB, met een gemiddelde score van 3,5 op een schaal van 1 (laag) tot 4 (hoog); slechts 4% van de antwoorden scoren lager dan 3.

2 Hij richt zich vervolgens op de 2 belangrijkste aanbevelingen, waarover verder debat ontstaat: De RvB is van mening dat het ter beschikking stellen van informatieve documenten vóór de vergadering nog meer ruimte zal geven voor debat en constructieve besluitvorming. Momenteel wordt veel tijd besteed aan informatieverstrekking (door de SG) en begripsvorming over de geagendeerde thema s. Door bepaalde informatie (bijv. forecast en/of budgetten) op voorhand te bezorgen, kan de RvB zich nog meer richten op de beleidsvorming. Dit houdt wel in dat de secretaris-generaal meer voorbereidend werk heeft. De RvB realiseert zich dat dit niet voor alle punten kan en afhankelijk blijft van het onderwerp en de beschikbare tijd bij de SG. Dit betekent ook dat de bestuurders van elkaar verwachten dat ze tijd nemen om de dossiers ook op voorhand aandachtig in te lezen, en hun eerste gedachten reeds vormen voor aanvang van de vergaderingen. Gelinkt aan het eerste punt vinden de bestuurders dat er nog meer aandacht kan besteed worden aan de strategie van de VHL. In dat kader zal er in de komende maanden een aparte meeting over de strategie 2020 and beyond worden georganiseerd. 3. Update financiën 3.1. Forecast 2018 CVD geeft een nieuwe gedetailleerde update van de cijfers Samengevat: Opbrengsten: o lidgelden minus euro (door iets lagere groei) Kosten: o alle posten werden naar de realiteit gebracht (reserves weggewerkt); o verschillen met de vorige forecast werden toegelicht (een belangrijke: terugbetaling RSZ-voordeel uit voorgaande jaren: euro) Resultaat: o euro (waarvan 80K euro te verklaren door de extra subsidies (40k uit 2017 en 40k uit 2018)); De RvB voert vervolgens het debat of we, gezien het sterk verhoogde resultaat t.o.v. het budget, bepaalde kosten in mindering kunnen brengen van het resultaat: 2

3 De websitekosten bovenop het (KBHB) budget: de RvB beslist om de extra kosten van de website op 1 enkel jaar (2018) te laten facturen door de KBHB (i.p.v. over 3 jaren). E.e.a. betekent een extra kost van 2x euro voor 2018 t.o.v. het resultaat van euro; De RvB keurt het voorstel van CVD goed om in het kader van het Hockey2school project (dat begin 2019 aan de clubs zal worden voorgesteld) reeds 50 pakketten (materiaal) aan te kopen, die aan de clubs gratis ter beschikking worden gesteld (1 per club, op specifieke aanvraag van de club), indien de club actief aan de slag gaat met een Hockey2School werking; totaal budget : 300x 50= euro; E.e.a. betekent dat het finaal resultaat 2018 op euro wordt geforecast (100K- 26K-15k) BUDGET 2019 CVD stelt het budget 2019 voor. Hij overloopt de verschillende opbrengsten-en kostenposten en besteed bijzondere aandacht aan: Opbrengsten Subsidies: in 2019 voor 75% o.b.v. het nieuwe decreet (gunstiger voor de VHL) + projectsubsidies (beleidsfocussen af te wachten; meer nieuws half januari 2019) Opbrengsten uit lidgelden berekend o.b.v. een geschatte ledengroei van 5% t.o.v WP: conform de P&L zoals die besproken werd in de RvB van 9 okt 2018 (nota: de P&L van het center of excellence zal apart worden behandeld); Kosten Personeel: o full year cost in 2019 voor 1 medewerker t.o.v. 7 maanden in 2018 o Aanwerving 1 extra VTE Werking: o creatie online platform voor HK Academy + Management Tool o voorlopig nog -13k euro voor website (mogelijk al in 2018 verwerkt) o extra kosten voor nieuwe server inhouse o verzekering o.b.v. ledenaangroei van 5% 3

4 Projecten o jeugdsportfonds: rekeninghoudend met lagere subsidie (teruggebracht naar niveau van 2017 ter herinnering: eenmalig verhoogde subsidie 2018), hetgeen betekent dat ook de bijdrage van de liga terugvalt naar niveau van 2017; o andere projecten afhankelijk van de subsidies (kost = subsidies); Nota: e-learning staat 30k euro in zowel kosten als opbrengsten (wij factureren aan de clubs wat Drillster factureert aan ons via de KBHB); Resultaat Het budgetsvoorstel 2019 toont een negatief resultaat van euro dat, op basis van de beslissing van de RvB eerder op de vergadering om de kosten van de website in 2019 reeds in 2018 op te nemen, uiteindelijk een positief resultaat vertoont van euro. De RvB keurt dit budgetsvoorstel 2019 unaniem goed. De RvB keurt ook de aanwerving van één extra VTE goed. CVD zal begin 2019 een gedetailleerde profiel-en jobomschrijving opmaken, die de basis zal vormen voor de openstelling van de vacature. 4. Wilrijkse Plein Center of Excellence CVD stelt de raad voor dat de opvolging van de bouw van het Hockey Center of Excellence op de WP wordt geoutsourced. Daartoe had hij samen met de voorzitter reeds enkele verkennende gesprekken met Belfius Real Estate (BRE). De bedoeling is dat deze externe partij de VHL volledig ontzorgd, haar belangen verdedigt (zgn. leidend ambtenaarschap ), alsook instaat voor de prefinanciering van het project (subsidies euro eigen inbreng). De kostprijs bedraagt 3,25% van het investeringsbedrag: euro. De RvB keurt het voorstel unaniem goed. Christoph zal spoedig een vervolgmeeting inplannen met BRE. Vanuit de raad van bestuur zal Patrick Celis het project mee helpen opvolgen. 4

5 5. Hervorming U14-U19 (systeem van stijgen en dalen) Op aanvraag van de raad van bestuur presenteert CVD het hervormingsvoorstel zoals dat vorig jaar reeds uitgewerkt werd, én vervolgens ook voorgesteld werd aan alle clubs (via de district vergaderingen). CVD licht eerst toe waarom er een behoefte bestaat om te hervormen: in het huidige systeem wordt de afdeling waarin een ploeg aantreedt bepaald door de prestaties van een ploeg in diezelfde categorie, van het jaar voordien, m.a.w. niet door de spelers zélf maar door de spelers van een generatie ervóór. Het huidige systeem kent dus een aantal nadelen/risico s: Een ploeg met een sterke generatie die een zwakke generatie opvolgt, speelt mogelijk niet op het gewenste niveau (omdat de vorige generatie gezakt is naar een lagere divisie); dat is nadelig voor deze (sterke) generatie én de tegenstanders van de lagere categorie, die tegen een ploeg spelen van een te hoog niveau; Een ploeg met een zwakke generatie speelt mogelijk in een te hoge afdeling (als de generatie die haar voorgaat, sterker was). Een (kleinere) club met één sterke generatie kan zelden op het hoogste niveau spelen (want die ploeg heeft 2 jaar nodig om te stijgen vanuit VHL/LFH 1 naar Nat1 en vervolgens naar ere-afdeling), en kan dan niet meer zélf genieten van die promotie (omdat ze naar een oudere leeftijdscategorie stijgt, en dus opnieuw onderaan moet beginnen); De doelstelling van het hervormingsvoorstel is om elke ploeg verantwoordelijk te maken voor de eigen resultaten, en niet langer afhankelijk te stellen van een vorige generatie. CVD licht vervolgens het nieuwe systeem toe, dat gebaseerd is op een puntensysteem (vergelijkbaar met hetgeen ook in NL wordt gehanteerd). We hebben daarvoor enkele simulaties gemaakt die gebaseerd zijn op een aantal verschillende paramaters. De RvB is positief gestemd over dit uitgewerkt voorstel, dat duidelijk een verbetering is t.o.v. het huidige systeem. 5

6 Gecombineerd met het feit dat ook de feedback vanuit de clubs in alle VHL districten positief was, vraagt de RvB om verder te werken aan het zo goed mogelijk vastleggen van de paramaters die de (relatieve) puntenscores bepalen. CVD herhaalt dat het voorstel jammer genoeg niet positief onthaald werd door de leden van de LFH jeugdcommissie, en vervolgens bijgevolg ook niet door een duidelijke meerderheid van de LFH clubs ondersteund wordt. CVD geeft de RvB een overzicht van de bezorgdheden langs Franstalige kant (met name m.b.t. het fenomeen van jeugdstransfers, dat groter is in Franstalig België). Gezien dit concept uiteraard op Belgisch niveau moet gelanceerd kunnen worden, zitten we momenteel in een patstelling. De voorstellen vanuit de LFH jeugdcommissie bieden echter geen betere oplossing; die voorstellen zijn erop gericht correcties aan te brengen gedurende het seizoen, en niet om het probleem van het huidige systeem structureel, ttz. aan de basis, aan te pakken. Binnen de jeugdcommissie van de KBHB is nu beslist een werkgroep samen te stellen met vertegenwoordigers uit beide liga s, waarin álle voorstellen (inclusief dit puntensyteem) opnieuw geëvalueerd kunnen worden (zonder geruis vanuit de bestaande commissie). CVD hoopt dat onze argumenten alle bezorgdheden aan Franstalige kant definitief kunnen wegnemen, en we vervolgens gezamenlijk (VHL én LFH samen) werk kunnen maken om de parameters te verfijnen/zo goed mogelijk vast te leggen. 6. Varia 6.1. Lancering nieuwe projecten CVD toont de 2 nieuwe projecten waarop de VHL de afgelopen maanden heeft gewerkt: Multiskillz for hockey (MSFH) Hockey2school (H2S) Het MSFH project werd uitgewerkt door, en in samenwerking met, Coach 2 Competence, een extern bedrijf dat eigenaar is van het concept, en dat concept rond motorische ontwikkeling voor kinderen vertaalt naar verschillende sporten. Het project werd volledig gefinancieerd door de subsidies die de VHL heeft bekomen in het kader van de beleidsfocus innovatie. De VHL heeft het project van A tot Z gecoördineerd. 6

7 De RvB feliciteert de staf met de realisatie van dit project dat ongetwijfeld een belangrijke meerwaarde zal creëren voor de clubs. In het kader van het H2S project zal niet alleen materiaal ter beschikking worden gesteld, maar daarnaast werd ook een volledig info-en lessenpakket uitgewerkt, zullen bijscholingen worden georganiseerd en zullen samenwerkingsverbanden op touw worden gezet met BVLO en MOEV. Om de projecten te lanceren, zal de VHL staf: in janauri (op 14/01, 21/01 en 28/01) info-avonden organiseren in de 3 VHL districten, voor de bestuursleden & vrijwilligers van de clubs (opleidingsverantwoordelijken, verantwoordelijken ledenwerving, etc ); MSFH opleidingen organiseren voor opleidingsverantwoordelijken binnen de clubs (op 1/02 en 8/02); MSFH opleidingen organiseren voor trainers binnen de clubs (feb/maart); clubs individueel opvolgen in het kader van het H2S project (één van de hoofdtaken van de nieuwe -te rekruteren- medewerker voor de VHL) Ethische commissie Jacques Lechat bezorgt de RvB een update. De commissie is inmiddels opgericht en is een eerste maal bijeengekomen. JL vraagt de bestuurders mee op zoek te gaan naar een nieuwe API zodat Cindy Vanduffel, als vaste medewerker van de liga, deze taak niet op haar hoeft te nemen. JL adviseert dat ook de clubs zelf een API zouden aanstellen. Leo Lucas haalt het voorbeeld aan van het systeem van de vertrouwenspersoon bij HC Victory. De RvB beslist dat we eerst moeten werk maken op het niveau van de liga (6- stappenplan Sport Vlaanderen), om pas in een 2 de fase de clubs te benaderen en te sensibiliseren Administratieve vereenvouding CVD komt terug op het door de VHL genomen initiatief om de administratie voor de clubs (in bijzonder de secretarissen) te helpen vereenvoudigen. Daartoe werd een werkgroep opgericht bestaande uit 6 clubsecretarissen. Vanuit de input van de clubsecretarissen zijn 5 werkdomeinen gedefenieerd, waarvoor de staf elk een werkgroep (met project owner, projectgroep en timing heeft vastgelegd). 7

8 De feedback van de betrokken clubs over het initatief en de openheid vanuit de liga is alvast zeer positief. Het komt er nu op aan in de komende maanden concrete stappen (lees: verbeteringen) aan te brengen die het administratief werk van de clubs kunnen verlichten. De 5 werkdomeinen zijn: Het papieren proces in een aantal dossiers (inschrijvingen, derogaties, JSF, ); Facturatie (duidelijke omschrijving facturen, transparantie, ); Sportlink (enquête uit te voeren eind januari/begin februari om te polsen naar de ervaringen van de clubs, voorstellen tot aanpassingen vanuit de clubs); Communicatie; Team registraties (inschrijvingsproces met puntensysteem onderbouw); 6.4. Werkgroep U7-U14 Tot slot geeft de SG de raad van bestuur feedback over de werkgroep die op initiatief van de SG en de coach academy manager van de VHL werd opgericht m.b.t. de competitieformats in de onderbouw (vanuit opleidingsoogpunt). Deze werkgroep bestaat uit de technische directeurs van de jeugdscholen van de 7 grootste Vlaamse clubs: hockeykenners met heel veel ervaring in de opleiding van jeugdspelers. De adviezen van deze werkgroep (waarvan de SG een korte samenvatting bezorgt) zullen nog eerst besproken worden in een (nog samen te stellen) gelijkaardige werkgroep langs LFH kant, zodat daarna gezamenlijk een aantal conclusies kunnen worden geformuleerd richting staf en raden van bestuur. Nota: deze ad-hoc werkgroep is ook een illustratie van een efficiëntere werking van onze commissies (onderwerp van debat ter hervorming van commissies en comités), waarbij met een juiste doelgroep sneller en beter tot concrete adviezen gekomen wordt vanuit het terrein. Alle agendapunten werden besproken, waarop de voorzitter de vergadering om 22u30 beëindigt. De volgende vergadering staat gepland op woensdag 16 januari