Samenwerkingsvoorstel voor de selectie van

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 2 Samenwerkingsvoorstel voor de selectie van de mandaatfunctie van directeur Financiën en Begroting Samenwerkingsvoorstel voor de selectie van Directeur Financiën en Begroting Voor Vlaamse Gemeenschapscommissie Projectnummer Jobpunt Search & Selection Jan Haex Annemie Meert Technologielaan 11 Leuvensesteenweg Heverlee 1930 Zaventem Jan.haex@jobpunt.be a.meert@searchselection.com 1

2 1. Omschrijving van de opdracht De Vlaamse Gemeenschapscommisie doet een beroep op Jobpunt om de selectie van Directeur Financiën en Begroting te organiseren. Jobpunt schakelt hiervoor Search & Selection in dat werd geselecteerd op basis van enerzijds hun raamcontract na een Europese aanbesteding en de mini competitie naar aanleiding van selectieprocedures voor mandaathouders bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De selectieprocedure verloopt conform het personeelsstatuut van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en het Collegebesluit van 26 april Omschrijving van de functie Leiden van de Directie Financiën en Begroting teneinde de financiële en budgettaire opdrachten en taken te realiseren waarbij de doelstellingen van de organisatie via een effectief, efficiënt en kostenbewust beheer worden gerealiseerd. Plannen,organiseren, opvolgen, evalueren en rapporteren van alle acties in het kader van finaciënen en begroting van de VGC. Hiertoe wordt onder meer een management en operationeel plan opgesteld dat de prioriteiten vastlegt en verbeterprojecten initieert. 3. Het competentieprofiel De te screenen competenties zijn verder terug te vinden in punt 5 waar de compentiegrid wordt toegelicht. 4. Stappenplan Onderstaand stappenplan is indicatief en heeft als bedoeling om een mogelijke doorlooptijd aan te geven. De precieze timing is afhankelijk van de beschikbaarheid van de externe juryleden, de leden van het College en de kandidaten. Een bepalende factor voor de praktische organisatie van de procedure is eveneens het aantal kandidaten. Dit is op dit ogenblik niet in te schatten, vandaar het voorstel om een definitieve planning op te maken van zodra het aantal kandidaten gekend is die na de preselectie voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden inzake opleiding en ervaring. De timing die we hierna opgeven is geldig voor maximum 20 kandidaten. Indien er meer kandidaten zijn dient de timing te worden aangepast. Alvorens met de procedure van start te gaan is, met het oog op een kwalitatieve en professionele uitvoering, het noodzakelijk om met de aanstellende overheid een voorbereidende vergadering te beleggen om de functie-inhoud, -profiel en specifieke verwachtingen verder te verduidelijken. 2

3 Fase Timing Activiteit Jobpunt 3 VGC Jury Search & Selection 1 mei 2012 Samenwerkingsvoorstel bezorgen aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie 2 5 juni Publicatie vacature (afsluiten 4 juli) 3 Week Intakevergadering met de aanstellende overheid dagen Aangetekende kandideren bij de voorzitter van het College, 20 dagen na de dag volgend op de publicatie in het Belgisch Staatsblad. 5 Week 27 Bezorgen kandidaturen aan selectiekantoor/jobpunt door het kabinet van 6 Week 30- midden 31 de voorzitter Preselectie van de kandidaturen, in geval de kandidaturen beschikbaar zijn op dag 21. Afstemming met Jobpunt 7 Week Brieven aan niet geselecteerde kandidaten en uitnodigen van geselecteerde kandidaten voor het assessment center en het jurygesprek. Afstemming met Jobpunt 8 Week midden 34- midden 37 Testen van de generieke gedrags- en vaktechnische competenties dmv een assessment center 9 Week Opmaken rapporten van het assessment center en kwaliteitscontrole 10 Begin Week Week Einde Week 40 Jurygesprek over functiespecifieke competenties en inhoudelijke materies en opstellen van een long list met geschikte kandidaten Opmaken juryverslagen en kwaliteitscontrole Jobpunt Beraadslaging resultaten jurygesprek en assessment center tussen de jury en het extern bureau. Opstellen short list volgens de criteria zeer goed, goed en voldoende. 13 Week 41 Short list overmaken aan het College 14 Week 41 Uitnodigen van de kandidaten voor het gesprek met het College, de kandidaten kunnen al in een eerder stadium van deze datum worden geïnformeerd. 15 Begin Week 42 Gesprek van het College met de geselecteerde kandidaten over aanspraken en verwachtingen

4 16 Week Opmaken verslag interviews en proces verbaal. Kwaliteitscontrole door Jobpunt 17 Einde Week College besluit 43 De uitnodigingen voor de verschillende onderdelen gebeuren door het selectiekantoor. De rol van Jobpunt is deze van kwaliteits- en procesbewaker en dit volgens de afspraken die met de Vlaamse Gemeenschapscommissie worden gemaakt. In het stappenplan is de rol van de vakorganisaties nog niet opgenomen. Hieromtrent moeten nog afspraken worden gemaakt. 5. Competentiegrid Onderstaande competentiegrids zullen tijdens de verschillende onderdelen van de selectieprocedure gehanteerd worden: 5.1. Competentiegrid volledige procedure In deze eerste matrix worden de competenties en selectiecriteria weergegeven die in de loop van de procedure worden gescreend: Assessment Center Interview met Jury Gesprek College Dienstbaar zijn Integer handelen Betrokken zijn Anderen overtuigen Samenwerken Problemen analyseren Oordelen vormen Visie ontwikkelen Initiatief nemen Organisatie-sensitief handelen Plannen en organiseren Taken en processen opvolgen Functiespecifieke/vaktechnische competenties Inhoudelijke materie inzake de te begeven functie Aanspraken en verwachtingen 4

5 5.2. Competentiegrid assessment center In deze tweede matrix worden de competenties weergegeven zoals ze in de loop van het assessment center zullen worden gescreend: Competentiegericht diepteinterview/sterkte Zwakte analyse Analyse & Presentatie oefening Online Persoonlijkheidsvragenlijst Dienstbaar zijn Integer handelen Betrokken zijn Anderen overtuigen Samenwerken Problemen analyseren Oordelen vormen Visie ontwikkelen Initiatief nemen Organisatie-sensitief handelen Plannen en organiseren Taken en processen opvolgen Vaktechnische competenties De analyse & presentatieoefening die gehanteerd wordt voor deze procedure is specifiek ontwikkeld voor directie en hoger kader functies binnen de overheid. De kandidaat neemt in de oefening de rol op van algemeen directeur van een overheidsinstelling en dient naast een grondige analyse van de werking van de organisatie, tevens een duidelijk plan van aanpak te ontwikkelen teneinde de werking van de instelling op korte en lange termijn te optimaliseren. Met de online persoonlijkheidsvragenlijst worden de persoonlijkheidskenmerken van de kandidaat in kaart gebracht. Deze test meet negen persoonlijkheidskenmerken, namelijk: Overwicht, Verantwoordelijkheid, Emotionele stabiliteit, Sociabiliteit, Voorzichtigheid, Origineel denken, Persoonlijke relaties, Vitaliteit en Eigenwaarde. De score van de kandidaat op deze persoonlijkheidskenmerken worden vervolgens gelinkt aan diverse competenties binnen het competentieprofiel. 6. Selectieprogramma Gedragsgericht interview Persoonlijkheidsvragenlijst on line Analyse & Presentatie oefening 7. Rapportering Assessment center: Search & Selection maakt een inhoudelijk rapport op waarbij over elke competentie een kwalitatieve omschrijving wordt gegeven en een score op een schaal van 1 tot 5: heeft duidelijk niet het verwachte niveau, heeft niet het verwachte niveau, heeft het verwachte 5

6 niveau, overstijgt het verwachte niveau en overstijgt duidelijk het verwachte niveau. Er wordt geen finale beoordeling geschikt/ niet geschikt gegeven gelet op de beraadslaging met de jury Jurygesprek: Search & Selection maakt een verslag op van de gesprekken met de verschillende kandidaten. Long list: na de jurygesprekken wordt de long list opgesteld Na de beraadslaging wordt de short list opgesteld volgens de criteria zeer goed, goed en voldoende Gesprek College: Search & Selection maakt een verslag op van de interviews en een proces verbaal met rangschikking en motivering. 8. Feedback Elke kandidaat heeft recht op feedback over de procedure en kan hiervoor na afloop van de procedure terecht bij het selectiekantoor. 9. Prijsvoorstel 1. Intake : Voorbereidende fase : bespreking inhoud, -profiel, specifieke verwachtingen,timing 2. Administratieve verwerking Uitnodigen, informeren en inplannen van de kandidaten in de diverse selectiefasen 3. Preselectie Preselectie van de kandidaturen 4. Assessment Center Uitvoering AC 135/uur 60/uur 10/CV Gedragsgericht interview : 250 x2=500 Analyse & presentatie oefening : 350 Persoonlijkheidsvragenlijst : 100 Schriftelijke rapportering : Jurygesprekken Jurygesprekken over functiespecifieke & inhoudelijke materies opmaak rapporten van jurygesprekken 6. Beraadslaging Gegevens assessment center en interviews samenleggen en opmaak van long list. 150 /kandidaat 275/kandidaat 135/uur 6

7 7. Gesprek College Gesprek van het College met de gelecteerde kandidaten Opmaken van verslag interviews Opmaak proces-verbaal (max. 10 kandidaten) Per bijkomende schijf van 5 kandidaten 150/kandidaat 275/kandidaat Alle tarieven zijn exclusief 21% btw. De vergoedingen van de externe juryleden worden door de Vlaamse Gemeenschapscommissie geregeld. Desgevallend kan dit kan ook via Search & Selection en Jobpunt lopen indien hiertoe de nodige afspraken worden gemaakt. Als vennoot van Jobpunt heeft u, bij tijdige betaling, recht op een korting van 5%. Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van overeenkomsten met Jobpunt nr van De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Guy VANHENGEL 7