Support to the volunteering management in sports clubs

Transcriptie

1 Support to the volunteering management in sports clubs een Preparatory Action van de EU-Commissie geleid door de Vlaamse Sportfederatie The partners Brussel are 1 Impulsen voor VSF Prep.Act = perfecte timing voor VSF want: Belgisch EU voorzitterschap Thema ondersteuning vrijwilligers Wil om ervaring en kennis te delen op EU niveau 2 3 1

2 Hoe eraan beginnen? 3 1. Bepaal de rol die je wil spelen VSF? VSF? 4 3 2

3 2. Doordachte selectie van partners Kwantitatieve aandachtspunten 5 partners nodig? Ga voor 7 partners! Kwalitatieve aandachtspunten Diversifieer in achtergrond (academisch, overheid, middenveld, werkveld, ) Diversifieer in expertise 5 3. Maak meteen goede afspraken Met partners Inhoud project Inbreng (financieel en andere) van elkeen Manier van communiceren Intern Inzet eigen of nieuw personeel op project Financieel beheer project 6 3 3

4 4. Zoek steun voor jouw project Bij eigen achterban Bij eigen overheid Binnen de EU Bij ervaringsdeskundigen of dossierbegeleiders (zoals EOC-EU) 7 5. Ken en beheers de opgelegde criteria Lees goed de vormelijke en inhoudelijke criteria bij indienen Respecteer de strikte timing Zoek contactpersoon binnen EU waar je vragen kan stellen voor en tijdens project 8 3 4

5 6. Diversiteit & specificiteit Meerdere soorten projecten Youth in Action, Europe for Citizens, LLN, Preparatory Actions Verschillende voorwaarden & procedures Tussen de programma s Ook bij de Preparatory Actions (m 9 ir 5) Eén jaar t.o.v. ander jaar De call zélf goed nalezen 9 7. Wijzigingen Wijzigingen tijdens de termijn Mogelijk in vele gevallen Lees de procedures Vooraf aanvragen! Schriftelijk akkoord vragen én krijgen

6 8. Rapportering Tussentijdse rapportering? Finaal rapport Inhoudelijk rapport Engels 3-voud Vormvereisten Financieel rapport Vormvereisten Communicatie Vriendelijk en behulpzaam Beperkt 27 landen +/- 7 medewerkers Geen lang gesprekken en niet elke week Aanpak Lees 1st de procedures goed na Duidelijke en beknopte vraagstelling

7 10. Tijdsinvestering Veel groter dan in te schatten Bereidheid Afspraken Betrekken van de ploeg Diversiteit aan taken = diversiteit aan inbreng Flexibiliteit Avond- of WE Doorschuiven van taken Structurele aanpak Gevarieerd aantal mogelijkheden Alles in eigen hand of delegeren Eindrapport of compilatie van rapporten Open slotforum of enkel symposia Vaste partners, key-partners & experts Aantal bijeenkomsten Type (meeting, symposium, bespreking, bezoek, ) Personeelslid of staff costs verdelen onder partners

8 12. Omgang met partners Attentiepunten Meevallers en tegenvallers bij de partners Weinig mogelijkheid to sturen (gedragscorrectie) Geen organisatie cultuur Grote multi-culturele verschillen Geen overkoepelend controleorgaan zoals de RvB Meer groep dan team Coördinatie door juist profiel en/of ervaring Omgang met het project Uitdaging Een wereld gaat open Creatie van kansen en verwachtingen Meer diversiteit/chaos Vergeet uw kerntaken niet! EU-project is slechts een verruiming een toegevoegde waarde

9 14. Meerwaarde Absoluut! Besef van eigen sterke punten (o.a. Dynamo) Besef van de zwakke punten Begrijpen van de eigen sportstructuur in Vlaanderen Begrijpen van andere sportconstellaties Maatschappelijke ontwikkelingen in de EU Leren van uitgewerkte vaardigheden EU-partners Conclusie Stel 1st uw doelstellingen m.b.t. de EU Begin als partner in een project Kies enkel een project in functie van de EU-doelstelling Definieer grondig de operationele aanpak van partnership Link in met het Vlaams niveau Link in met het Europees niveau

10