RVB 21 januari Dagelijks bestuur: Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 1

Transcriptie

1 Aanwezig Dhrn. Dirk Cocquyt, Gilbert De Ruysscher, Marc Biebauw, Herman De Rycke, Wilfried Van Droogenbroeck, Stijn Van Kerckhove, Gilbert Moorthamer Mevr Nadine Strobbe Verontschuldigd Dhr. Pierre Vingerhoets 1. Dagelijks bestuur: 1.1. Voorzitter: Volley Vlaanderen nieuws: Goedgekeurde verslagen RVB VV zijn steeds terug te vinden op de website via de link: RVB 21 januari 18 Omkadering Topsportschool: Omkadering topsportschool : voor volgend schooljaar : vervanging Kris Eyckmans (wanneer bezig met Red Dragons), nood aan extra trainingswerk met B ploegen Red Dragons/Yellow Tigers, gesprekken met huidige trainers aan de gang. Subsidiering door Sport Vlaanderen: De erkenning is bekomen voor Algemeen Directeur Volley Vlaanderen en Topsport geven overzicht van toegekende subsidies (voorschotten) Basissubsidies en bestaande innovatief project zijn goedgekeurd Nieuw innovatief ivm ouderparticipatie werd niet weerhouden. Het laagdrempelig project beach for you werd goedgekeurd Jeugdsport is goedgekeurd. BOIC zal dezelfde subsidies toekennen als vorig jaar. Facturatie Volley Spike: De facturatie voor het gebruik van Volley Spike seizoen is uitgevoerd. De volgende RvB zal het gebruik van Volleyspike voor het komende seizoen vastgelegd worden. Het principe van het vorig seizoen wordt aangehouden: alle wedstrijden waar 6 tegen 6 gespeeld wordt met markeerder. Verenigingswerk en vrijwilligerswerk: Financieel verantwoordelijke Volley Vlaanderen heeft de infonota aangepast na uitleg van Joris De Wortelaer. Deze info nota zal gebruikt worde voor de presentatie op 25 januari 2019 (sr vergadering). Info i.v.m. verenigingswerk zal ook worden doorgespeeld aan de clubs. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 1

2 Jaarrekening Volley Vlaanderen. Afsluiten jaarrekening zal gebeuren tegen 18 maart aanstaande. Zal voorgelegd worden op RvB. Zal ook voorgelegd worden aan het auditcomité op 20 maart Goedkeuring op de Algemene vergadingen VV van 29 maart 2019 Finale Beker Van België: Op 28 januari was er een persconferentie bij Nationale Loterij Verkoop van tickets zit momenteel op het niveau vorige finale is al overschreden. Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 07 januari 2019: goedgekeurd Verslag LSC van 4 december 2018 : goedgekeurd Aansluitingen bij Volley Vlaanderen: Er wordt momenteel in het kader van de administratieve vereenvoudiging gewerkt aan een nieuwe procedure en medisch attest. In dat kader wordt er ook een nieuwe procedure aangemaakt voor het schutblad en vrijheidsaanvragen. Vraag voor transfert van Lotte Vandeginste: hiervoor werd geen uitzondering toegestaan en werd het reglement toegepast. Competitiehervorming: goedkeuring door Volley Belgium FVWD bracht een perscommuniqué uit met deze hervorming alhoewel zij een aantal dagen ervoor meldden dat er geen mandaat was van hun AV. Verschil : VV niveau 5 bij BLVV s (wil zeggen provinciaal niveau)/fvwb niveau 5 in de vleugel. Er werd aan de competitieleider Volley Belgium en Volley Vlaanderen gevraagd om te communiceren over de competitiehervorming : doelstelling en krachtlijnen. RVB 04 februari 2019 Beachcommissie voorzitter Herman De Rycke werd uitgenodigd. Bespreking van het voorbije werkjaar en toekomstplannen: Deze behandelt deze zaken via een presentatie. Deze bestempelt 2018 als een degelijk jaar maar toch zijn er aandachtspunten om het goede niet te verliezen naar de toekomst. De samenwerking met Spetter verliep niet altijd optimaal (niet alle info werd tijdig en volledig doorgespeeld). Zowel BLVV s, organisatoren als deelnemers vonden hun weg naar de website. Er werd een overzicht gegeven van het aantal tornooien en deelnemers in de verschillende categorieën met een variabele belangstelling. Werkpunt is zeker de spreiding van de tornooien over de provincies heen : soms slechts één locatie. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 2

3 Belangrijk is de ondersteuning door de BLVV s (aanleveren van schema s, aanwezigheid van iemand van de provincie,.). In 2019 komen er finale voor Vlaamse jeugdkampioenschappen (om beurt ieder jaar in andere provincie). De finale senioren gaat naar de zaterdag van Belgian Beach. De uitdaging is om divisietornooien te organiseren. Iedere BLVV werkt op dit ogenblik aan organisatie van provinciale jeugd en seniorentornooien. Er komen opleidingen voor Beach trainers. Speciale aandacht moet gegeven worden aan jongens. Op termijn moet er gestreefd worden naar meer Beach clubs met opgeleide trainers. In paasverlof zal er organisatie zijn met kennismakingstornooien door zaalclubs in hun omgeving. Verder uitwerken van de selectiewerking en koppeling aan subsidie VV aan de BLVV s voor de Beach werking. De clubs dienen aangesproken te worden i.v.m. Beach werking. Er zal terug medewerking gegeven worden aan de organisatie Belgisch kampioenschap jeugd en Wevza organisatie. Omkadering Topsportschool: Fien Callens wordt trainster bij Oudegem : zal deeltijds blijven in de topsportschool en blijft selecties doen. Er mogen geen conflicten zijn tussen werking in club en topsportschool. Goed bestuur voor Sport Vlaanderen: Evaluatie en toekomstige werking : in de beleidsovereenkomst met Sport Vlaanderen werden harde indicatoren opgenomen als ook een evolutie in bepaalde zachte indicatoren welke opgevolgd moeten worden. In het jaarverslag zal ook een rapportering worden opgenomen i.v.m. goed bestuur.. EVC: Er werd een deel van de voorschotten terugbetaald aan VV. Personeelsbeleid: Er was een teamoverleg met iedereen.. De functies van het personeel zullen vermeld worden op de website. Reglement coachlicenties Er zijn geen verdere wijziging behalve de overgangsmaatregelen die wegvallen. De voorstellen over boetes voor coaching zonder coachlicentie zullen worden meegegeven aan de competitievoorzitters voor toepassing in de competitiereglementen. Dit zal zo vlug als mogelijk op papier gezet worden voor competitievoorzitters en raad van bestuur. Afstemmen in alle BLVV s. Goedkeuring verslagen, samenstelling commissies en reglementen: Verslag RvB 21 januari 2019: goedgekeurd Schutblad en vrijheidsaanvraag : Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 3

4 elektronisch/paperless : schutblad is in voege. De vrijheidsaanvragen zullen eerstdaags online komen en dit vanaf volgende vrijheidsperiode (1/3-15/4/2019). Periode ligt vast volgens het decreet. Afsluiten boekjaar Volley Vlaanderen: De timing is vastgelegd voor de verschillende activiteiten zoals auditcomité, afwerking met SBB en voorlegging op AV. Zelfevaluatie RvB VV: De voorstellen hoe we verder kunnen werken werden overlopen: Er zijn 4 blokken gedefinieerd: Raad van bestuur, Commissies Interactie VV/BLVV s/clubs. Communicatie intern/extern. Volgende RvB zal communicatie worden behandeld. Iedere BLVV levert zijn input over de werking van deze in zijn provincie. VolleySpike tablets Nieuwe vraag voor tablets. Zijn de defecte reeds terug geleverd? 1.2 Ondervoorzitter Beachproblematiek Zie verder Boete leveren niet scheidsrechter Zie verder bij werving scheidsrechters 1.3 Secretaris Briefwisseling en facturen Wordt aan de betrokken personen bezorgd. AV van Mail gestuurd voor bevestiging zaal, nog geen antwoord gekregen - Kandidaturen zijn opgevraagd, overlopen procedure voor kandidatuurstelling van iemand binnen de Raad van Bestuur Opvragen jaarverslagen van de commissies Nogmaals de vraag naar de ontbrekende jaarverslagen. Competitiehervorming senioren en jeugd Hoe worden de clubs verwittigd? Zie verder Online bestellen van documenten bij Volley Vlaanderen De clubs kunnen nu wedstrijdbladen, coachbladen online bestellen via Volley Vlaanderen Wat doen we met de wedstrijdbladen die voor de provincie nog moeten verstuurd worden? Een voorraad bestellen en die versturen naar de clubs zoals vroeger gebeurde bij Volley Vlaanderen? Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 4

5 Besluit: we laten de clubs de wedstrijdbladen in een gewone omslag versturen maar met PRIOR zegel en vermelding afzender. Kandidatuur kampioenenviering Er is 1 kandidatuur binnen gekomen van Caruur Gent Antwoord op vragen van de clubs van vorige vergadering - Vrijheidsaanvragen en schrappingsperiode Dit seizoen kan de periode niet meer worden aangepast omdat dit vastgelegd is bij decreet. Voor volgend seizoen zou de periode mogelijks ingekort worden met 14 dagen - Aanbestedingen VOV Is het mogelijk om de beslissing over de aanbestedingen VOV vroeger te laten indienen? Nu hebben clubs die de aanbestedingen toegewezen krijgen, niet veel tijd om de organisaties op poten te zetten. Voor de clubs die de organisaties niet hebben, is het al laat op het seizoen om eventueel nog een andere actie in te plannen om het budget toch rond te krijgen. Dit is geen probleem omdat vroeger op te vragen. 1.4 Financiën: Stand van de rekeningen VOV Wilfried geeft een overzicht van de verschillende rekeningen. Evaluatie jaarrekening 2018 Wilfried is naar SBB geweest en de jaarrekening is bijna volledig opgemaakt. Rekeningnazichters O-0356 Jevo Maldegem en O-2096 VC Felco Gavere zullen gevraagd worden iemand af te vaardigen als rekeningnazichter Inschrijving en betaling stage Hofstade Zie verder Onbelast bijverdienen Wilfried geeft hier verdere uitleg over. 2. Commissies 2.1 POC Vordering VDK Bank Gent Volley Team DO1 VOV heeft de minnelijke schikking van het Bondsparket afgewezen. Het is nu afwachten wanneer we moeten voorkomen. Als het zo ver is, zou Gilbert Moorthamer graag iemand van de Raad van Bestuur mee hebben om zich mee te verdedigen. Dirk Cocquyt zal hiervoor meegaan. Competitiehervorming senioren Afgelopen donderdag is er een definitieve versie gekomen. Gilbert Moorthamer stelt dit voor. Als dit goedgekeurd wordt op de Raad van Bestuur, zal er vanuit Volley Vlaanderen een communicatie gebeuren naar de clubs toe. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 5

6 Kalender Voorstel van LOC wordt ter goedkeuring voorgelegd op de Raad van Bestuur van komende maandag 18 februari. VV-Jeugdkampioenschappen In het verslag van 7 januari staat dat de jeugdkampioenschappen in handen is van de jeugdcommissie maar de competitieleiders blijven betrokken. Wat houdt dit in? Volgens Stijn is alleen aan hen gevraagd om het reglement na te lezen. Dirk Cocquyt moet dringend vragen om vanuit Volley Vlaanderen duidelijke communicatie omtrent bepaalde zaken. Er staan duidelijk tegenstrijdigheden in de verslagen en de het Huishoudelijk Reglement. Competitiehervorming jeugd Zie verder Halve finales beker - Wordt er een programmaboekje gemaakt of enkel een power point. We denken ecologisch en zullen enkel een power point maken. Als alle wedstrijden gekend zijn, zullen de clubs verwittigd worden en zal gevraagd worden om de ploegsamenstelling naar Marc Biebauw door te geven. - Vraag is al meermaals gesteld om voor de provinciale ontmoetingscommissie een inlog te maken zodat bekerwedstrijden en eindronden ook op de tablet door hen kunnen geupload worden. 2.2 PSC Vraag/antwoord van en naar scheidsrechters - Een scheidsrechter wil niet aangeduid worden als 2 de scheidsrechter omdat hij dat niet graag doet. Dat kan alleen maar als zijn graad veranderd. - Een scheidsrechter vraagt of het niet mogelijk is om vanaf nu als stand by aangeduid te worden, omdat hij op dit moment een ganse week weg is en soms in het weekend maar 1 dag thuis is. Dit wordt uitzonderlijk toegestaan voor de rest van dit seizoen. - Een ploeg vraagt om een andere scheidsrechter dan de aangeduide te sturen. Het voorstel is ook gedaan dat ze een 2 de SR kunnen vragen. Hier wordt niet op ingegaan, maar er zal een waarnemer zijn. - Een thuisscheidsrechters is bij een jeugdwedstrijd van de stoel gestapt en zijn fluitje aan de coach gegeven, omdat die alles beter weet. BM onwettige afwezigheden AV en opleidingsvergaderingen - Vanaf volgend seizoen zou de scheidsrechterscommissie een BM systeem willen invoeren bij de afwezigheden op verplichte scheidsrechtersvergadering. Het zijn vaak dezelfde personen en sommigen doen zelfs niet de moeite om zich te verontschuldigen. Werving van scheidsrechters toekomstgericht Gilbert De Ruysscher heeft een vergadering bijgewoond om te brainstormen hoe men mensen kan aanzetten tot scheidsrechter te worden. Hier kwamen laagdrempelige voorstellen: - Geen cursus volgen, omdat het vaak ervaren mensen zijn die scheidsrechter willen worden Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 6

7 - Wel cursus volgen, maar geen examen afleggen - Vrije scheidsrechters moeten niet elk weekend meer fluiten Kandidatuurstelling verantwoordelijke homologatie en scheidsrechters Gilbert De Ruysscher zal zich niet meer kandidaat stellen voor dit mandaat. 2.3 Jeugd, selectie en Techniek Stage Hofstade 53 deelnemers, betalingen worden opgevolgd. Voorschotten zijn allemaal betaald. Een aantal facturen zijn ook al betaald. Supercup voor clubs De clubs hebben een mailing gekregen rond het verbeteren van het vrijwilligersbeleid. Een tweeledige opleiding: - Dynamo geeft een 2 uur durende opleiding - Daarna worden clubs samengezet om good practices uit te wisselen. Hervorming jeugdcompetitie Voor alle duidelijkheid: het is nog geen hervorming van de competitie. Het is het uitschrijven van een aantal krijtlijnen waarvan men denkt dat jeugdspelers worden opgeleid tot betere spelers. Er is tussen de verschillende jeugdverantwoordelijken van de provincies vergaderd geweest om na te denken over een aantal krijtlijnen. Die zijn dan naar de raad van bestuur gegaan. Stijn heeft de vraag gesteld en aangedrongen op het samenwerken met de ontmoetingscommissies. Nu worden de krijtlijnen uitgeschreven door de landelijke jeugdcommissie en die moeten door de provincie zoveel mogelijk opgevolgd worden. Er zou moeten gewerkt worden zoals bij de statuten en reglementen. Vertrekken vanuit een gezamenlijke tekst, die dan per provincie kan besproken worden en daarna worden toegepast. Tot nu toe is er nog geen enkele ontmoetingscommissieverantwoordelijke is verwittigd. De vergadering met landelijke jeugdcommissie is ondertussen 5 weken geleden gebeurd, maar nog altijd is er geen vraag geweest naar gezamenlijk overleg tussen jeugdcommissie en ontmoetingsverantwoordelijken. Dirk moet dringend afdwingen dat er wordt samengezeten tussen de jeugdcommissie en de ontmoetingsverantwoordelijken. Zeker ook weergeven dat de krijtlijnen die uitgeschreven zijn, niet vanuit vijandelijke visie wordt vertrokken. Apotheose JSF bij bekerfinales Het luik met de kinderen die zich mochten opstellen, is goed verlopen. Kinderen van Oost-Vlaanderen mochten bij de mannenfinale optreden. De uitreiking zelf is een trieste zaak, dit wordt meegenomen door Stijn naar de landelijke jeugdcommissie. Het afroepen van de ploegen ging zeer snel, zodat de kinderen geen tijd hadden om naar voor te komen. Van de provincie Oost-Vlaanderen hadden 10 clubs zich ingeschreven maar zijn niet opgedaagd. Dit is niet fijn. Er waren 26 clubs die ingeschreven waren, dus als er dan 10 clubs niet opdagen, is dat niet zo goed. Stijn zou hierover op de AV kort iets willen zeggen. Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 7

8 2.4 Persrelaties en ICT Persrelaties Kampioenenviering Er is 1 kandidatuur binnengekomen van Topvolley Gent. De kandidatuur is per mail en per brief toegekomen. Nadine scant deze brief in, stuurt deze dan door naar de volledige raad van bestuur. Herman en Marc zal dan contact opnemen met Hilde De Decker. Zij zullen dan het draaiboek doornemen. ICT Er is nog altijd geen verantwoordelijke voor deze functie. Punt van Dirk Cocquyt Er was een foutje op het beeld van de website. Dit is verholpen. Punt van Marc Biebauw Voor onze website wordt nog steeds niet gewerkt met een beveiligde toegang. (wil zeggen https) Marc zal de makers van de site hierover contacteren. 2.5 Beach Senioren en Jeugd Stand van zaken beach Bedoeling is een kalender klaar te hebben tegen 2-3 maart. Zo kan er promotie gevoerd worden. - Er zal opleiding gegeven aan trainers. - Er zou ook weer een organisatie zijn op verschillende plaatsen in de Paasvakantie, zodat de clubs uit de omgeving hun jeugdleden zouden kunnen laten deelnemen. - Er wordt een datum gezocht om zo snel te vergaderen en de clubs zo snel mogelijk te verwittigen: donderdag 28 februari om 19u30 in Zele - Marco Klok die vorig jaar de trainingen heeft gegeven, zou in Zwitserland blijven. Die kan dus geen trainingen geven. Voorlopig is er geen alternatief. Uitbetaling factuur Martin Van der Sichel De factuur is betaald. Hij moet echter nog een bedrag betalen nav het niet nakomen van het beachreglement van Wordt hiervoor nog een factuur opgemaakt of niet? Het is niet raadzaam om nu (februari 2019) een factuur te maken voor boetes die nog moeten betaald worden vanuit Conclusie: er zal een duidelijk reglement opgesteld worden, dat naar de organisatoren wordt opgestuurd en dat strikt moet worden nageleefd worden. Teruggave organisatoren voor mogelijke organisatie divisietornooi(en) Er zou beach worden georganiseerd op divisieniveau. Er zal zeker 1 manche georganiseerd worden in Nieuwerkerke. Eventueel ook nog op andere plaatsen. Teruggave hetzelfde als op provinciaal niveau. 15 euro per ploeg, als er geen hulp is bij het interprovinciaal tornooi in Gent 18 euro per ploeg, als er wel hulp is bij het interprovinciaal tornooi in Gent Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 8

9 2.6 Recreatie: VOBOG Volleyspike gebruik VOBOG Voor het seizoen zou voor VOBOG een vereenvoudigde versie zijn voor het gebruik van Volleyspike. 3 Allerlei Gilbert Moorthamer en Rudolf Van Hove zitten op 19 februari samen om het homologatiereglement te overlopen en aan te passen. 4 Datum volgende vergadering Donderdag 14 maart Donderdag 11 april Donderdag 09 mei Donderdag 13 juni Vergadering gestart om 19u05, beëindigd om 23u10 Verslaggever, Nadine Strobbe Verslag RvB Volley Oost-Vlaanderen do (website versie) pagina 9