Performance Strategies. Performance Strategies

Transcriptie

1 Performance Strategies Performance Strategies

2 FUNCTIEWAARDERING BIJ DE WATERSCHAPPEN De Unie van Waterschappen heeft een aantal jaren geleden, middels s sectoraal overleg, bij cao besloten tot één n functiewaarderingssysteem voor alle 26 waterschappen. De Unie kiest hierbij voor Fuwater. Fuwater is een n door de Human Capital Group speciaal voor deze sector ontwikkelt functiebeschrijving- en waarderingssysteem. De keuze ligt voor de hand omdat het systeem aansluit bij de wensen van de leden van de Unie die er mee gaan g werken. Zo is het een analytisch systeem en biedt het de gewenste duidelijkheid d en transparantie voor de Waterschappen. In het tijdsbestek van een aantal jaren heeft Human Capital Group de conversie gemaakt van diverse oude oude systemen naar het nieuwe Fuwater systeem. Bij een aantal Waterschappen bestond de conversie uit het totale traject. Dit omvatte het actualiseren van v de bestaande functiebeschrijvingen, door het houden van interviews, en de implementatie van het nieuwe systeem. Dit was vaak inclusief communicatietrajecten cten voor leiding en medewerkers. Bij andere Waterschappen bestond het traject uit het opstellen van een generiek functieboek met behulp van Fuwater, was w het actualiseren overbodig en werd de gehele communicatie in eigen beheer uitgevoerd. Ook zijn er Waterschappen die na certificering van de d e eigen P&O medewerkers het gehele traject in eigen beheer hebben n uitgevoerd. Bij een aantal waterschappen heeft Human Capital Group ook geadviseerd op het gebied van functiebeschrijving en waardering i.v.m. aanstaande fusies. 1

3 BEHOEFTE Tussen de verschillende waterschappen zijn, hoewel de waterschappen pen een zelfde beloningsstructuur hanteren, ongelijke beloningsverhoudingen erhoudingen geconstateerd: gelijk werk wordt niet altijd gelijk beloond. De behoefte bestaat om op een eenduidige, eenvoudige wijze de beloningsverhoudingen over de waterschappen heen op elkaar af te stemmen. VRAAG Voer een systeem van functiewaardering in dat: Transparantie brengt in de onderlinge beloningsverhoudingen Toepasbaar en herkenbaar is voor dit type organisaties Draagvlak onder management en medewerkers creëert ert Mogelijkheden biedt voor koppeling aan andere personeelsinstrumenten nten (in de toekomst). KENMERKEN VAN FUWATER In overleg met partijen (werkgevers en werknemers) is een beproefd systeem (Fuwasys ( Fuwasys) ) van functiewaardering aangepast aan de sector. Basis voor het systeem is een normfunctiebestand,, dat bestaat uit functies uit de eigen sector. Het systeem van functiewaardering is afgestemd op de beloningsst Het systeem van functiewaardering is een geautomatiseerde system individuele waterschappen. Het systeem van functiewaardering is afgestemd op de beloningsstructuur die binnen de Waterschappen wordt gehanteerd. Het systeem van functiewaardering is een geautomatiseerde systematiek, die op relatief eenvoudige wijze over te dragen is aan toepassers binnen de individuele waterschappen. Op centraal niveau zijn procedures ingericht, zodat het systeem voor elk waterschap en voor elke medewerker op een gelijke wijze wordt toegepast. Daarnaast zijn op centraal niveau bezwarencommissies ingericht, die mede een zuivere en uniforme toepassing van het systeem garanderen. De geautomatiseerde methodiek biedt daarnaast handvatten om (in de toekomst) e-hrm binnen de Waterschappen verder vorm te geven door een koppeling met de beschrijving van organisatieprocessen en een systeem van competentie competentieprofielen en het ontwikkelen en toepassen van een beoordelingscyclus). ordelingscyclus). steem van competentie- en performancemanagement (het genereren van AANLEIDING EVALUATIE Afgesproken is dat FuWater binnen alle waterschappen voor 1 januari 2010 zal zijn ingevoerd. Op dit moment is FuWater ingevoerd bij 21 waterschappen en een aantal aan de waterschappen gelieerde organisaties. Een waterschap heeft uitstel aangevraagd en gekregen en 4 waterschappen zijn op dit moment bezig met (voorbereiding van) de invoering. Het oorspronkelijke systeem waarop FuWater is gebaseerd (Fuwasys ( Fuwasys) ) is inmiddels ongeveer 15 jaar oud. Behalve enkele inhoudelijke updates, zoals actualisatie van de systeemteksten en aanpassingen in het bestand d van referentiefuncties zijn geen grote aanpassingen doorgevoerd. d. De stand van zaken met betrekking tot invoering van FuWater en de ouderdom van het systeem zijn voldoende aanleiding voor een e en evaluatie van het systeem en de vraag naar de wensen ten aanzien van de doorontwikkeling keling van FuWater. 2

4 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Alle waterschappen waar FuWater is ingevoerd (21) hebben een enquete ontvangen met het verzoek deze, indien mogelijk in overleg met het directieteam het waterschap,, in te vullen.. Van deze enquetes zijn terug ontvangen. directieteam van zijn er 13 (bijna ( 62%) ingevuld Algemene gegevens invullers 63% vrouw 37% man 56% HBO 38% WO 6% anders 3

5 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête (doelen doelen) De eerste invoering van omdat deze antwoorden van voor de personen aanwezig eerste vragen hebben betrekking op de realisatie van de gestelde doelen bij van FuWater. Hierbij is niet uitgegaan van de resultaten van de deze om technische redenen niet beschikbaar waren, maar is van de enquete is uitgegaan van de van degene die op 3 februari bij de Human Capital Group aanwezig aanwezig waren de presentatie van de uitkomsten van de enquete. Hierbij waren ongeveer aanwezig van 11 verschillende waterschappen. ongeveer 18 Rechtvaardige belongingsverhouding binnen de organisatie Geen Gering Gemiddeld Groot Zeer groot 8 van de respondenten bijgedragen aan binnen de organisatie respondenten geeft aan dat FuWater heeft aan meer rechtvaardige beloningsverhoudingen 4

6 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête (doelen doelen) Rechtvaardige belongingsverhouding in verhouding tot de arbeidsmarkt % 4 33% % 11% Geen Gering Gemiddeld Groot Zeer groot 44% van de respondenten heeft bijgedragen in relatie invoering van realisatie van deze doelstelling respondenten geeft aan dat FuWater gemiddeld bijgedragen aan meer rechtvaardige beloningsverhoudingen relatie tot de arbeidsmarkt.. 33% geeft aan dat er door de van FuWater een geringe bijdrage is geleverd aan de 5

7 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête (doelen doelen) Realisatie van strategische doelstellingen % 25% 13% Geen Gering Gemiddeld Groot Zeer groot De meerderheid van FuWater strategische doelstellingen meerderheid van de respondenten geeft aan dat de invoering FuWater niet heeft bijgedragen aan de realisatie van de doelstellingen van de waterschappen. 6

8 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête (doelen doelen) Inzicht in ontw ikkeling in de personeelsbegroting % 33% 11% Geen Gering Gemiddeld Groot Zeer groot De meerderheid van FuWater in het inzicht meerderheid van de respondenten geeft aan dat de invoering FuWater een geringe tot gemiddelde bijdrage heeft geleverd inzicht in de ontwikkeling van de personeelsbegroting. 7

9 Uitkomsten enquête (doelen ( doelen) De meerderheid dat de heeft geleverd bevoegdheden in de Daarnaast heeft FuWater een van de medewerkers aan de verdere heeft tot meerderheid van de respondenten heeft aangegeven de invoering van FuWater een gemiddelde bijdrage geleverd aan een duidelijke verdeling van taken en in de organisatie. heeft men aangegeven dat invoering van een basis heeft gelegd voor het beter beoordelen medewerkers en dat invoering heeft bijgedragen verdere ontwikkeling van de organisatie en geleid tot beter inzicht in het functiegebouw 8

10 Ist of Soll In de toepassing van FuWater blijkt de nadruk te liggen op de actualiteit.. Het gebruiken van FuWater ten behoeve van het in kaart brengen van de in de toekomst noodzakelijke organisatie wordt in mindere mate gedaan. Als gevolg beschreven functies ook niet gebruikt voor de strategische personeelsplanning. 15% van de respondenten geeft als antwoord tussen beide en ist in. Waarschijnlijk wordt hiermee bedoeld dat in uitzonderingsituaties ook naar de toekomst van de organisatie gekeken wordt als basis voor de functiebeschrijving. gevolg hiervan wordt FuWater en de hierin Uitkomsten enquête (gebruik ( gebruik) SOLL Beide IST 8% Verhouding IST - SOLL 15% 5% 1 15% 2 25% 3 35% 4 45% 38% 38% Generiek of specifiek Steeds meer organisaties gaan over op generieke beschrijvingen als logisch antwoord op de behoefte aan minder beschrijvingen, minder onderhoud en grotere flexibiliteit van organisatie en medewerkers. Het gebruik van generieke functiebeschrijvingen leidt ertoe dat de functiebeschrijving niet voor andere personeelsinstrumenten wordt gebruikt. Hoewel de nadruk ligt op generieke beschrijvingen blijft het specifiek beschrijven in sommige situaties noodzakelijk.. De tabel hiernaast geeft duidelijk aan dat de nadruk ligt op generieke beschrijvingen. Specifiek Beide Generiek 8% Verhouding Generiek - Specifiek 23% 31% 5% 1 15% 2 25% 3 35% 4 45% 38% 9

11 Mate van gebruik FuWater In de praktijk meestal gebruikt en waarderen aantal situaties tekstverwerker. Waarschijnlijk van een gebruiksvriendelijkheid. praktijk blijkt dat het systeem FuWater gebruikt wordt voor het beschrijven waarderen van functies.. In een beperkt situaties maakt men gebruik van de Waarschijnlijk is er sprake een samenhang met de waargenomen Uitkomsten enquête (gebruik ( gebruik) % 15% 8% 8% Eigen functies 62% 46% 23% 23% Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig Beschrijven Waarderen Mate van gebruik van referentiefuncties Ruim 8 maakt voor waarderen (meer dan beschikbare referentiefuncties.. De referentiefuncties worden om de basis voor de eigen specifieke situatie. voor het beschrijven en dan 65%) gebruik van de worden echter niet gebruikt de organisatie te structureren, maar als voor het beschrijven van functies voor % 15% 15% Referentiefuncties 46% 46% 38% 23% Beschrijven Waarderen 1 Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig 10

12 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Communicatie Communicatievormen Documentatie 92% Voorlichtings- bijeenkomsten Workshop(-s) Workshop(s) 46% 85% Training(-en) 31% Anders 15% Het proces bewust ingezet Andere vormen proces van invoering invoering gaat gepaard met een groot aantal vormen van communicatie. Communicatie wordt zeer ingezet voor het soepel laten verlopen van de invoering en toepassing van het waarderingsysteem. vormen van communicatie die zijn toegepast zijn nieuwsbrieven,, intranet, personeelsblad, afdelingsoverleg 11

13 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête FuWater wordt gebruikt door Gebruikers Directie 23% Leidinggevenden 31% OR 23% HRM-adviseurs 85% HRM-medew erkers 46% Overige f uncties 8% Hoewel destijds toepassers meestal HRM toepassing kan FuWater ook management meestal van de functiewaardering waar te kunnen maken. destijds de voorloper van FuWater is ingevoerd als managementsysteem dat door iedereen kon worden HRM-adviseurs en externe experts te zijn. Vergroten van de gebruiksvriendelijkheid en kan een oplossing oplossing hiervoor bieden. Uit de grafieken op de volgende bladzijde blijkt dat ook door management en directie wordt gebruikt. Voor het waarderen van functies is dit worden toegepast blijken de en ondersteuning bij de dat voor het beschrijven van functies dit al weer een stuk minder. Terwijl het meestal verantwoordelijk is voor het structureren van de organisatie (functiebeschrijven functiebeschrijven) ) en het uitleggen van de uitkomsten functiewaardering.. Het ligt voor de hand om management meer en betere instrumenten te geven om deze verantwoordelijkheden 12

14 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Gebruikt door / om Managers % 31% HR-Adviseurs 8% 8% 8% 46% 38% 23% 15% Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig Beschrijven Waarderen % 85% 31% 15% 15% 23% 8% Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig Hoewel het management veelal verantwoordelijk is functiewaarderen gebruiken nooit voor waardering is voor de uitkomsten van gebruiken zij FuWater vrijwel voor het beoordelen van de afgegegeven Beschrijven Waarderen % 23% 8% 8% Externen 15% 46% 38% 23% 31% Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig Beschrijven Waarderen 13

15 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Gebruikt om Basis voor HR-instrumenten/processen % % 23% 2 1 8% Nooit Zelden Soms Regelmatig Zeer regelmatig Huidige produkten en diensten Toekomstige produkten en diensten Organisatie Nieuwe organisatie Hieruit blijkt weergeven van de functiebeschrijvingen aangepast beloning van de medewerkers. Nevenstaand plaatje geeft aan organisatie de basis is rechts). blijkt dat met name de beschrijvingen worden gehanteerd voor het van de actuele situatie, als er ergens iets wijzigt worden de aangepast en gebruikt voor de waardering en daarmee de plaatje is blijkbaar nog geen gemeengoed aan dat het verschil tussen de huidige en gemeengoed binnen de sector en en toekomstige / gewenste de basis is voor de strategische personeelsplanning (zie plaatje Formatie Nieuwe formatie Functies Nieuwe functies Mensen Nieuwe mensen Instroomplannen Uitstroomplannen Opleidingsplannen Competentie-ontwikkeling enzovoorts Strategische personeelplanning 14

16 Uitkomsten enquête (mening ( mening) Mate van tevredenheid over: (1=onvoldoende onvoldoende,, 2=matig matig,, 3=voldoende voldoende,, 4=goed goed,, 5=zeer goed) FuWater algemeen 3,2 Beschrijving referentiefuncties 2,9 Waarderingen referentiefuncties 3 Beschrijvingen eigen functies 3,3 Waarderingen eigen functies 3,3 De scores geven geven aan dat er sprake is van boven gemiddelde tevredenheid over de kwaliteit van FuWater.. De beschrijving en waardering van de referentiefuncties scoren relatief het laagst. 15

17 Uitkomsten enquête (mening ( mening) Acceptatie Directie 3,6 Leidinggevenden 3,2 Medew erkers 2,9 OR 3,0 HRM-adviseurs 3,5 HRM-medew erkers 3,2 Overige functies 2,3 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Acceptatie FuWater (1=onvoldoende onvoldoende,, 2=matig matig,, 3=voldoende voldoende,, 4=goed goed,, 5=zeer goed) Hetzelfde beeld komt terug in de acceptatie laagst bij de medewerkers en de ondernemingsraad en toepassers bekleden die rechtvaardige beloningsverhoudingen inkomen er uitkomsten van de functiewaardering moet worden besteed. acceptatie door de verschillende geledingen binnen de organisatie.. De acceptatie is het ondernemingsraad. Dat betekent wellicht dat het instrument FuWater door management toepassers geaccepteerd wordt en in mindere mate (maar ( nog steeds voldoende) ) door degenen die de functies die gewaardeerd worden. Logisch als je bedenkt dat functiewaardering het algemeen gevoelen ten aanzien van beloningsverhoudingen weergeeft. Weinigen herkennen zich in het algemeen gevoelen, zeker niet als je er van afhankelijk is. Dit betekent dat meer aandacht aan de overdraagbaarheid en communicatie over de 16

18 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Aansluiting behoefte Aansluiting op behoefte van organisatie Zeer goed Goed 15% Voldoende 54% Matig 31% Onvoldoende Bijna 7 mening dat 7 geeft aan dat FuWater aansluit bij de behoefte en het doel dient waarvoor het ontworpen is. Blijft nog altijd ruim 3 van dat een en ander beter kan.. (zie ( wensen) 17

19 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête 77% van de respondenten dat FuWater en door experts moet toegepast. Geen van de respondenten geeft alleen een geeft aan expertsysteem is als een managementtool. respondenten geeft aan FuWater een expertsysteem is moet worden geeft aan dat het een managementtool.. De rest aan dat FuWater zowel een 18

20 Uitkomsten enquête Beschikbare kennis (1=onvoldoende onvoldoende,, 2=matig matig,, 3=voldoende voldoende,, 4=goed goed,, 5=zeer goed) Kennis functies beschrijven 3,2 functies w aarderen 2,8 w erk derden beoordelen 3,1 uitkomsten over te dragen 3,0 systeem gebruiken 2,8 gebruik systeem overdragen 2,5 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Er is is duidelijk behoefte aan meer kennis (uitlegbaarheid uitlegbaarheid) aan bijvoorbeeld medewerkers. kennis om FuWater te gebruiken (functiewaardering functiewaardering) ) en om de de uitkomsten over te kunnen dragen 19

21 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Gebruiksvriendelijkheid (1=onvoldoende onvoldoende,, 2=matig matig,, 3=voldoende voldoende,, 4=goed goed,, 5=zeer goed) FuWater Is transparant 2,7 Is overdraagbaar 2,3 Is gebruiksvriendelijk 2,5 Is onderhoudsvriendelijk 2,4 Hanteert heldere begrippen 2,4 Sluit aan op alle functies 2,8 Sluit aan bij w ensen 2,3 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Zoals eerder ook om eerder aangegeven is de gebruiksvriendelijkheid van FuWater te klein, behalve de bovenstaande items gaat het om zaken als schermgrootte, tekstverwerking, Zie onder wensen. 20

22 Uitkomsten enquête Uitkomsten enquête Aansluiting op andere HR-instrumenten Aansluiting op andere HR-instrumenten % 38% % 8% Onvoldoende Matig Voldoende Goed Zeer goed De aansluiting FuWater met name karakter van de aansluiting van FuWater op andere HRM-instrumenten wordt als matig tot voldoende ervaren. Dat betekent dat de uitkomsten van met name voor de personele structuur en beloning gebruikt wordt van de beschrijvingen er toe leidt dat FuWater enigszins los komt wordt. Verder is komt te staan van de is aangegeven dat met name ook het generieke van de overige instrumenten. 21

23 Conclusies enquête Conclusies enquête Doelstellingen bij de invoering van FuWater zijn deels behaald behaald (rechtvaardige beloningsverhoudingen, heldere structuur en duidelijke verdeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden), in ), in mindere mate heeft de invoering van FuWater geleid tot een beter inzicht in de personeelsbegroting of heeft invoering zichtbaar bijgedragen aan het bereiken van de strategische doelstellingen van de organisatie FuWater wordt met name gebruikt voor het vastleggen van de huidige situatie en minder voor het plannen van de toekomstige / gewenste situatie Invoering van FuWater heeft geleid tot een kleiner aantal meest generieke functiebeschrijvingen FuWater is een expertsysteem met een beperkte gebruiksvriendelijkheid Kennis niet altijd voldoende in huis FuWater wordt met name gebruikt door HRM en externen 22

24 Conclusies enquête Conclusies enquête WENSEN VERGROTING VAN HET GEBRUIKSGEMAK DOOR: Minder schermen Helderder icoontjes Vergroten van het werkscherm Toe kunnen voegen van het eigen logo Betere koppeling met tekstverwerker / intranet 23

25 Conclusies enquête Conclusies enquête WENSEN FUNCTIEBESCHRIJVEN Minder expertsysteem, dus eenvoudiger toepasbaar door niet experts Actualisatie van de referentiefuncties en systeem systeem teksten teksten waardoor een betere aansluiting ontstaat bij bij het werk van de waterschappen Kortere beschrijvingen Koppeling met tekstverwerker 24

26 Conclusies enquête Conclusies enquête WENSEN FUNCTIEWAARDEREN Makkelijker op juiste juiste niveau krijgen Beleid en strategisch minder zwaar laten wegen Overdraagbaarheid uitkomsten functiewaardering groter maken Conversietabel flexibeler maken (de conversietabel is in de saw afgesproken) Koppeling met tekstverwerker / intranet Marktconformiteit van waardering en beloning bewaken Vergroten interne expertise van de waterschappen 25

27 Conclusies enquête Conclusies enquête WENSEN REFERENTIEFUNCTIES Meer keus uit referentiefuncties Betere referentiefuncties Meer referentiefuncties 26

28 Conclusies enquête Conclusies enquête WENSEN OVERIG Grotere aansluiting op andere HRM-instrumenten Internet versie Gebruiksvriendelijker 27