Vlootschouw. Wat houdt een vlootschouw in?

Transcriptie

1 Vlootschouw Wat houdt een vlootschouw in? Een vlootschouw (of een personeelsschouw) is een methodische aanpak om de aanwezige kennis, talenten en competenties van medewerkers in een organisatie in kaart te brengen en deze te koppelen aan de gewenste kennis, talenten en competenties. De vlootschouw is een onderdeel van strategische personeelsplanning. Een vlootschouw wordt meestal door het MT (of meerdere MT s) van een organisatie uitgevoerd, ondersteund door de adviseur HR. Tijdens een vlootschouw bespreken leidinggevenden alle medewerkers individueel en als groep - op hun competenties, performance, en groeipotentieel. Vervolgens worden medewerkers gecategoriseerd (bijvoorbeeld high potential, high performer, low performer ) of geplot in een matrix. De schouw geeft inzicht in de kwaliteit van een afdeling, directie of organisatie, en laat zien waar gaten vallen in het arbeidspotentieel. Meestal wordt een vlootschouw één keer per jaar uitgevoerd en is aanvullend op de doelen van een HR-gesprekscyclus. Hoe werkt een vlootschouw in de praktijk? Met het invoeren van een nieuwe en organisatiebrede HR gesprekscyclus, heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een slag gemaakt in het transparanter beoordelen van het functioneren en het sturen op resultaten, ontwikkeling en mobiliteit. Aan de HRgesprekscyclus is sinds twee jaar ook een beoordelingsgesprek toegevoegd, waar voorheen alleen sprake was van een functioneringsgesprek. De nieuwe gesprekscyclus vormde de aanleiding en een logische stap naar het inbedden van de personeelsschouw. Vanuit P&O is hiervoor een voorstel gedaan richting de Bestuursraad, wat is geaccepteerd. Het doel van de personeelsschouw binnen BZK is te sturen op kwaliteit en optimale inzet door een gezamenlijk beeld te vormen van de medewerkers. De schouw is een collegiaal gesprek tussen leidinggevenden waarin de beoordelingen, beloningen, ontwikkeling en mobiliteitswensen van de medewerkers van dat onderdeel aan de orde komen. Er wordt een gezamenlijke meetlat bepaald, waarbij leidinggevenden van elkaar leren in de normering. De schouw geeft inzicht in de kwaliteit van een afdeling of directie. Gezamenlijk wordt bepaald welke acties voor welke (groepen) medewerkers gewenst zijn. De personeelsschouw is als

2 volgt geïntegreerd in de gesprekscyclus: Tijdens de Personeels-schouw wordt zowel het functioneren als het ontwikkelpotentieel van medewerkers besproken. Het functioneren van de medewerkers wordt ingedeeld in vijf categorieën: A) gaat in opvallende mate boven de gestelde eisen uit; de medewerker functioneert op nauwelijks te overtreffen wijze; B) gaat boven de gestelde eisen uit; de medewerker doet meer dan wordt verwacht; C) voldoet aan de gestelde eisen; de medewerker functioneert goed en doet wat wordt verwacht; D) voldoet nog- niet geheel aan de gestelde eisen; de medewerker schiet op enkele punten tekort; E) voldoet niet aan de gestelde eisen; de medewerker schiet op meerdere punten tekort. Medewerkers krijgen bij de beoordeling een score op zowel resultaten als competenties, waarmee een gecombineerde score ontstaat die het functioneren van de medewerker weer geeft. Het ontwikkelpotentieel wordt ook in vijf categorieën ingedeeld: 1. Potentiële doorgroeier binnen 2 jaar: de medewerker heeft potentieel om binnen twee jaar op een hoger schaalniveau effectief te kunnen functioneren (voor doorgroeiers vanaf s13 zijn nadere definities opgesteld) 2. Potentiële doorgroeier op termijn: de medewerker heeft potentieel op binnen 2 a 4 jaar op een hoger schaalniveau effectief te kunnen functioneren 3. Huidige werkplek is passend: de medewerker heeft binnen de huidige werkplek mogelijkheden om zich verder te ontwikkelen. Blijvende aandacht voor duurzame inzetbaarheid van belang 4. Horizontale mobiliteit binnen 1 jaar: overstap naar een andere werkplek op een gelijk functieniveau is gewenst 5. Huidige werkplek is niet passend: het ontwikkelpotentieel van de medewerker is onvoldoende op de huidige werkplek en een overstap op een hoger of gelijk functieniveau is niet haalbaar Alle leidinggevenden vullen de scores in op functioneren en ontwikkelpotentieel van hun medewerkers. De scores op functioneren en ontwikkelpotentieel waartussen een logische relatie

3 bestaat- worden vervolgens door P&O geplot in een matrix: Deze matrix geeft inzicht in de spreiding binnen een directie of Directoraat Generaal en in de acties die nodig zijn voor verschillende medewerkers. Daarnaast worden er door de directie P&O ook andere grafieken gemaakt die in de personeelsschouw kunnen worden besproken. Het is mogelijk om met de grafieken afdelingen of directies met elkaar te vergelijken op zowel het functioneren als het ontwikkelpotentieel. Ook vindt een uitsplitsing plaats naar salarisschaal, geslacht, leeftijd en soort aanstelling, om te zien of er daarbij significante verschillen zijn in het functioneren of het ontwikkelpotentieel. Uitschieters worden uitgelicht, evenals de mensen die voor een bijzondere beloning worden voorgedragen. De volgende aandachts- en uitgangspunten gelden bij de vlootschouw: Voor iedere medewerker speelt duurzaam inzetbaar blijven een rol Voor het merendeel van de medewerkers zal gelden dat de huidige functie passend is en dat zij naar tevredenheid functioneren (III C/C). Een risico is dat deze groep weinig aandacht krijgt in termen van ontwikkel en ontwikkelactiviteiten, terwijl het voor deze medewerkers belangrijk is om aandacht te geven aan duurzame inzetbaarheid. Ga als leidinggevende hierover het gesprek aan met je medewerkers! Wanneer op korte termijn mobiliteit gewenst is (I of IV score), spreek dan concrete acties af met actiehouders en deadlines, om te voorkomen dat een jaar later dezelfde constatering wordt gedaan en er tussentijds niks is veranderd. Ook voor mobiliteit op termijn (II score) is het goed tijdig te anticiperen. Wanneer een medewerker zowel op functioneren onvoldoende scoort en/of de huidige werkplek niet passend is, is logischerwijs op zeer korte termijn een interventie nodig. De HRM-adviseur en leidinggevenden spreken af hoe ze de voortgang van de afgesproken acties monitoren. Eventueel kan hiervoor een extra tussentijdse schouw worden ingelast. Er wordt op verschillende niveaus geschouwd. Eerst op directieniveau, daar schouwen de afdelingshoofden samen met de directeur alle medewerkers. Daarna op DG-niveau: daar schouwen de directeuren met de DG de afdelingshoofden en ook de medewerkers, maar dan op een veel abstracter niveau.

4 Eind 2014 is nu voor het 2 e jaar op een rij in deze vorm geschouwd. Het belangrijkste effect van de vlootschouw ligt volgens HRM-adviseur Berenika Matysiewicz in het collegiaal toetsen van beelden en beoordelingen, en in het verkrijgen van inzicht in het functioneren en ontwikkelpotentieel van je personeelsbestand als geheel. Door de vlootschouw komt er tussen leidinggevenden een gesprek op gang over waarom vind je die beoordeling passend?, wanneer presteren medewerkers binnen jouw afdeling goed? ( wat versta je onder goed presteren? ) etc. Een belangrijke randvoorwaarde voor een goede personeelsschouw is dat de stukken en formulieren tijdig ingevuld en aangeleverd worden door leidinggevenden. Op basis daarvan kan P&O grafieken en uitsplitsingen (bijvoorbeeld op basis van geslacht, leeftijd, dienstverband etc.) maken, die besproken worden tijdens de vlootschouw. Als informatie niet wordt aangeleverd door leidinggevenden, zijn er bij de vlootschouw veel blinde vlekken of moeten ter plekke nog scores worden ingevuld. Berenika geeft aan dat de vlootschouw veel werk is voor leidinggevenden en voor P&O ers. Een goede vlootschouw vergt veel voorbereiding, maar het gemeenschappelijke inzicht in het functioneren van mensen en organisatieonderdelen is heel waardevol. Bovenstaand is een voorbeeld van het Rijk. Ook bij andere overheden wordt dit instrument ingezet en maakt het vaak onderdeel uit van het Strategisch Personeelsplan. Wat zijn kansen van een vlootschouw? Geeft een goed beeld van de kwaliteit en kwantiteit van het aanwezige en de gewenste personeelssamenstelling. Geeft een beeld over hoe de kwaliteit verdeeld is over de organisatieonderdelen. Ondersteunt organisaties als deze een strategische verandering of ontwikkeling (moeten) ondergaan of moeten inkrimpen. Biedt een moment voor toetsen en delen van beelden tussen leidinggevenden over functioneren, beoordeling, en ontwikkelpotentieel van medewerkers Draagt bij aan transparanter beoordelen (en belonen) Kan (indirect) horizontale of opwaartse mobiliteit tussen verschillende afdelingen of directies bevorderen, of leiden tot gesprekken over uitstroom. Voor sommige medewerkers zal het carrière- of doorgroeimogelijkheden vergroten. Wat zijn de kanttekeningen van een vlootschouw? Een goede vlootschouw vergt veel tijd en energie van leidinggevenden en P&O-ers in de voorbereiding. Het is inzichtelijk om het functioneren en ontwikkelpotentieel te categoriseren en kwantificeren, maar fingerspitzengefühl blijft daarnaast noodzakelijk, en meewegen. Werkgevers of leidinggevenden zijn soms huiverig omdat het zou kunnen leiden tot meer bezwaarprocedures. Vraag is of dit feitelijk ook zo is. Voor sommige medewerkers zal het carrière- of doorgroeimogelijkheden beperken, omdat er een beeld ontstaat dat er onvoldoende ontwikkel- of groeipotentieel is. Wat zijn aanbevelingen bij een vlootschouw? Van belang is om met name de (toekomstige) sleutelposities voor de organisatie vast te stellen om een goede bezetting van de sleutelposities te realiseren. Zorg voor een duidelijke koppeling met strategisch organisatiebeleid (een goede vlootschouw begint met een goede strategie) en aanknopingspunten met de HR gesprekscyclus.

5 Wees transparant, en geef bekendheid en feedback over het proces van de vlootschouw richting medewerkers, zodat ook medewerkers zich bewust zijn dát en hoe zij worden besproken. Koppel concrete acties aan uitschieters in de vlootschouw. Maak een goede en realistische planning voor de voorbereidingsfase van de vlootschouw (wat wordt op welk moment van wie verwacht? Wat moeten leidinggevenden wanneer aanleveren? En wat doen HR adviseurs?). Een vlootschouw kan beschouwd worden als een vorm van beoordelen, voer hierover open overleg met de OR.