Gemeente in Eergen op Zoom

Transcriptie

1 RAADSVERGADERING Gemeente in Eergen op Zoom d.d. f&aa Beslissing: ^^ Datum raadsvergadering Nummer Onderwerp : 29 januari 24 : SM/4/3 : Kredietvoorstel project functiebeschrijven en -waarderen Aan de gemeenteraad, Voorstel a. Voor het uitvoeren van het project functiebeschrijven en -waarderen een krediet beschikbaar te stellen van 75.,-- excl. BTW en dit te dekken uit de Investeringsreserve. b. De Begroting volgens begrotingswijziging te wijzigen. Inleiding De huidige methodiek van het beschrijven en waarderen van functies binnen onze gemeente kent een aantal tekortkomingen, zowel van procesmatige/procedurele als van inhoudelijke/methodische aard. Ais tekortkomingen kunnen worden genoemd: De doorlooptijden voor het beschrijven en waarderen van functies zijn veel te lang, vooral die voor het opstellen van de functiebeschrijvingen; De verantwoordelijkheden voor deze werkprocessen zijn onduidelijk. Dit geldt zowel binnen de sectoren als tussen de "decentrale" sectoren en de "centrale" Afdeling Middelenbeleid en -beheer Een "centrale" regie/coördinatie van de werkprocessen ontbreekt; De administratieve organisatie rondom deze werkprocessen is niet goed op orde en weinig gebruiksvriendelijk; Kortom het werkproces is niet doelmatig ingericht, wordt onvoldoende aangestuurd en veroorzaakt ergernissen bij belanghebbenden. Naast deze tekortkomingen van procesmatige/procedurele aard, worden allengs ook meer inhoudelijke/methodische kanttekeningen geplaatst bij de huidige wijze van het beschrijven en waarderen. Deze kanttekeningen betreffen: Het grote aantal functiebeschrijvingenawaarderingen. Op ca. 55 formatieplaatsen (fte) zijn er thans ca. 35 beschrijvingen, hetgeen erg veel "onderhoud" vergt om dit bestand actueel te houden. In de praktijk resulteert dit in "beperkt" onderhoud en dus in een minder actueel beschrijvings- en waarderingsbestand. De wijze van beschrijven. De beschrijvingen zijn thans vooral gericht op het vastleggen van taken en niet voldoende "resultaatgericht". Waar het streven gericht is op meer bedrijfsmatig en resultaatgericht werken, zal dit ook zichtbaar moeten worden in de functiebeschrijvingen.

2 -2- Ook bestaat er thans geen koppeling tussen de beschrijving van de functie en de daarvoor benodigde "competenties" (kennis, vaardigheden en gedrag). Aangezien competentie-management in de nabije toekomst een steeds belangrijker rol zal gaan spelen, is het nood- zakelijk de voor de functies vereiste competenties in de functiebeschrijvingen op te nemen dan wel deze daaraan te koppelen; In het kader van toekomstige ontwikkelingen inzake het beloningsbeleid bij de overheid (prestatiegericht belonen) is het noodzakelijk dat de wijze waarop we functies beschrijven en waarderen herzien. Hiermee kan een goede basis worden gelegd voor de gewenste aanpassingen van ons huidige beloningsbeleid in de komende jaren. Aangezien, zoals in CAO Gemeenten is aangegeven, functiewaardering voorlopig nog een essentieel uitgangspunt zal blijven voor de koppeling van een salarisschaal aan de functie, is heroverweging/ aanpassing van de huidige werkwijze (systeem en procedures) absoluut noodzakelijk. Uitwerking voorstel Voor wat betreft werkwijze en systeem van het beschrijven en waarderen van functies zullen de navolgende acties worden ondernomen: Functievorming en -beschrijving: Het aantal organieke functies willen wij substantieel verminderen tot maximaal 75, Dit impliceert dat wij kiezen voor de invoering van standaardfuncties. Standaardfuncties maken het mogelijk om meerdere oude functiebeschrijvingen in één generieke functie onder te brengen. Deze ambitieuze doelstelling past binnen de landelijke ontwikkelingen waarbij meer aandacht en energie geschonken zal worden aan flexibele beloning dan aan de basis van het loongebouw (functieschalen). Door het meer algemeen karakter van de functiebeschrijvingen zal het onderhoud daarvan sterk verminderen, aangezien de beschrijving niet bij elke taakwijziging aangepast behoeft te worden. De beschrijvingen zullen niet alleen compact, duidelijk en herkenbaar zijn, maar ook resultaatgericht. Dit betekent, dat in de functiebeschrijvingen resultaatgebieden gedefinieerd moeten worden. De variabele taakcomponenten dienen in een 'Individueel werkplan' te worden vastgelegd. Dit individueel werkplan wordt jaarlijks opgesteld en is maatwerk. De beschrijvingen zullen tevens competentieprofielen bevatten c.q. daaraan, b.v, middels codering, te koppelen zijn. Bij het doorvoeren van deze aanpassingen kunnen de navolgende aandachtspunten worden genoemd: Het kiezen voor standaardfuncties gaat uit van de gedachte dat beloning niet alleen tot stand komt door middel van functiewaardering (alleen de globale aard van de functie wordt nog maar gewaardeerd), maar ook door middel van een (groter dan voorheen) deel gedifferentieerd belonen. Functiewaardering bepaalt (slechts) de basis van de beloning. Hoge eisen worden gesteld aan de communicatie tussen medewerker en leidinggevende (w.o. kwaliteit functionerings- en beoordelingsgesprekken). Standaardfuncties faciliteren de flexibiliteit in de inzet van medewerkers (emplovabilitv) en in de individuele afspraken tussen medewerker en leidinggevende, waar het gaat om de feitelijk te verrichten werkzaamheden, ontwikkeling en beloning.

3 -3- Hiermee sluit de nieuwe wijze van functiebeschrijven goed aan bij andere doeleinden van het personeelsbeleid (werving, selectie, beoordeling, loopbaanontwikkeling) Functiewaardering: In de nieuwe opzet wordt de waarderingscommissie opgeheven. Het uitbrengen van het rangorde-advies aan ons College gebeurt door het Directieteam in plaats van door de interne waarderingscommissie. Met de vakorganisaties worden binnenkort afspraken gemaakt over hun rol in de waarderingscommissie. Procedures/Administratieve organisatie Snel veranderende omgevingseisen vragen om een flexibele gemeentelijke organisatie. Dit betekent dat ook het beschrijven en waarderen van functies dynamischer van aard moet worden. Een van de mogelijkheden daarvoor Is de inzet van een gebruiksvriendelijk, efficiënt en "computerondersteund" fuwa-systeem. Deze computerondersteuning richt zich met name op de navolgende belangrijkste aspecten van het proces van het beschrijven en waarderen van functies, t.w.: Systematisch (opnieuw) vastleggen van de organieke functie; Uitvoeren van de waardering; Verantwoorden van de resultaten. Hierdoor kunnen de administratieve organisatie van het proces en de doorlooptijden voor het beschrijven en waarderen aanmerkelijk worden verbeterd. Externe advisering en ondersteuning: Ten behoeve van een voortvarende en gedegen afwikkeling van het traject functiebeschrijven en -waarderen, zal eenmalig externe capaciteit moeten worden ingehuurd. Die externe capaciteit is met name nodig voor ondersteuning bij de voorbereiding en bij het beschrijven en waarderen van de functies. Planning. Verwacht wordt dat na de voorbereidingstijd vanaf 1 februari 24 met het project kan worden begonnen. De doorlooptijd wordt ingeschat op ca. 1 maanden. Overwegingen door inspraak ( De voorgestelde verbetering werkwijze en systeem functiebeschrijving en -waardering is een aantal malen besproken met de Ondernemingsraad. De Ondernemingsraad kan leven met het plan van aanpak en is het met de meeste uitgangspunten eens. Op cruciale beslismomenten zal de Ondernemingsraad om instemming worden gevraagd. Eventuele aanpassingen van de conversietabel (tabel die de koppeling legt tussen de resultaten van de functiewaardering en de functieschaal) zullen ter instemming worden voorgelegd aan het Georganiseerd Overleg. Financiële overwegingen & Dekking De eenmalige kosten voor de inhuur van het externe adviesbureau worden ingeschat op ca. 75.,- excl. BTW. Voorgesteld wordt deze kosten te dekken uit de Investeringsreserve.

4 4- Bijlagen - De begrotingswijziging Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, V De secretaris, V Mr. P.B.J.M. Thomassen.

5 & Gemeente jl Eergen op Zoom De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van het college van 16 december 23, nr. SM/4/3; gelet op; BESLUIT: a. Voor het uitvoeren van het project functiebeschrijven en -waarderen een krediet beschikbaar te stellen van 75.,- excl. BTW en dit te dekken uit de Investeringsreserve. b. De Begroting volgens begrotingswijziging te wijzigen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van <* $ s, < -<7~~ ' ' & sji. t ^ De griffier, F.P.deVos

6 Besluit tot wijziging van de begroting Gemeente Provincie Dienstjaar Nummer Bergen op Zoom Noord-Brabant 24 Kredietaanvraag Functiewaarderlingsproject 24 Initiërende SECTOR :MBB AFDELING : Middelen Beheers-begrotingswijziging: Begrotingswijziging behorende bij raadsvoorstel: SM/4/3 Te behandelen in de volgende Commissies: Bestuur & Veiligheid Middelen Maatschappelijke Dienstverlening & Cultuur Ruimtelijke Ontwikkeling, Uitvoering & Beheer De raad van de gemeente Bergen op Zoom besluit; de begroting van de Algemene Dienst voor bovengenoemd dienstjaar, met goedkeuring van de bovengenoemde commissies, onder bovengenoemde nummering en omschrijving te wijzigen als hierna aangegeven. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 29-jan-4 Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Ter kennisname gebracht van Commissie Middelen van de griffier, de voorzitter, wg. Dhr. FP. de Vos wg. Dhr. P.A.C.M. van der Velden Ingevolge artikel 263 van de gemeentewet ter kennisneming gezonden aan Gedeputeerde Staten. Datum van toezending : n december 23 Sector Afdeling Aantal : Middelen : Middelenbeleid en -beheer r -2-

7 Wijziging (meerjaren-)begroting Cat. Prod/kpl GRBR KSTP PRJG OBJS OBJC Externe producten: Lasten Begr. Begr. Begr. Begr Baten Begr. Begr. Begr. Begr Interne producten: 4349 K92 TT335 ; 86 K92 TT K99 V V85! K Investeringen / reserves en voorzieningen: 85 Investeringsreserve Toelichtina : In de deelnota "Verbeteren werkwijze en systeem functiebeschrijvingen en -waarderen"is reeds aangegeven dat ten behoeve van een voortvarende en gedegen uitvoering v an dit project éénmalig externe capaciteit moet worden ingehuurd. De kosten voor het uitvoeren van het project functiebeschrijvingen worden geschat op 75.. Deze kosten kunnen worden gedekt door een onttrekking uit de investeringsreserve.