Informatiebrochure. Invoering HR21. Gemeente Littenseradiel

Transcriptie

1 Informatiebrochure Invoering HR21 Gemeente Littenseradiel Verbindt functies, competenties en resultaten April 2012

2 Inhoudsopgave Een nieuw functieboek voor de gemeente Littenseradiel 3 HR21 3 Het selecteren van functies uit het normbestand HR21 5 Methode van waarderen binnen HR21 6 Wat betekent dit voor mij als medewerker in de praktijk? 8 Het proces 9 Nazorg 9 Bij wie kan ik terecht met vragen? 10 Bijlage: het proces 11 2

3 Een nieuw functieboek voor de gemeente Littenseradiel Waarom sluiten we aan bij HR21 en waarom verschijnt deze brochure? In deze brochure vind je informatie over alle stappen die worden gezet om aan te sluiten bij HR21, het nieuwe functiebeschrijvings- en waarderingssysteem voor de sector gemeenten. Met het aansluiten bij HR21 krijgt de gemeente Littenseradiel een nieuw functieboek. Je wordt geïnformeerd over hoe het nieuwe functieboek er uit komt te zien, welke methodieken gebruikt worden en wat dit voor jou, als medewerker, betekent. Het huidige functiegebouw van de gemeente Littenseradiel kent circa 55 organieke functies voor ongeveer 80 medewerkers. Hoewel het functieboek behoorlijk actueel is, is de gemeente Littenseradiel toe aan vernieuwing. HR21 Per 1 april 2011 is er een nieuwe systematiek voor functiebeschrijving en -waardering voor gemeenten ingevoerd, HR21. HR21 is ontwikkeld in opdracht van de Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) voor alle gemeenten en aan de gemeentelijke rechtspositie gelieerde organisaties. HR21 heeft als voornaamste doel meer eenduidigheid en transparantie te brengen in functiewaardering en beloningsverhoudingen bij (gemeentelijke) organisaties. De naam HR21 verwijst naar Human Resource Management (HRM) beleid in de 21 ste eeuw. HR21 is een systeem dat is ingebed in een zogenaamde integrale HR-benadering. Organisaties kunnen hiermee hun functiebeschrijving en -waardering verbinden aan hun organisatieontwikkeling en HRbeleid. Gemeente Littenseradiel heeft besloten om aan te sluiten bij HR21. Ook onze OR heeft inmiddels haar instemming gegeven op HR21. De basisfuncties van HR21 zijn gebaseerd op de drie-eenheid (generieke) functiebeschrijving, competentieprofiel en resultaatbeschrijving. 1. De generieke functiebeschrijving (normfunctie) weerspiegelt de essentie van de functie in termen van niveaubepalende taken en de daarmee samenhangende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In deze generieke (algemene) functiebeschrijvingen worden niet zozeer 3

4 de feitelijke werkzaamheden genoemd, maar ligt de nadruk op de aard van de functie en de complexiteit en de soort taken die bij de functie horen. Binnen verschillende afdelingen van onze gemeente komen namelijk functies voor die in aard vergelijkbaar zijn, zoals beleidsfuncties, beheersmatige functies, dienstverlenende functies of ondersteunende functies. Hoewel de medewerkers inhoudelijk ander werk doen, kan de soort werkzaamheden hetzelfde zijn. In een generieke functiebeschrijving worden functies die in aard en zwaarte van het werk gelijk zijn, ingedeeld in dezelfde generieke normfunctie van HR Het competentieprofiel beschrijft welke gedrag, houding en vaardigheden hiervoor nodig zijn. 3. De resultaatbeschrijving is een weergave van concrete resultaatafspraken en de criteria op basis waarvan de beoordeling plaatsvindt. Door concrete prestatie-indicatoren op te nemen in de resultaatbeschrijvingen kan per afdeling een slag worden gemaakt in de doorvertaling van de planning- en controlcyclus. Vanuit de systematiek van de jaargesprekken kan de HR-cyclus vervolgens worden rondgemaakt. De drie-eenheid functiebeschrijving, competentieprofiel en resultaatbeschrijving ondersteunt dus de HR-cyclus: functie-indeling, planningsgesprek, ontwikkel- en voortgangsgesprek, eindbeoordeling en beloning. 4

5 Het selecteren van functies uit het normbestand HR21 HR21 bevat een landelijk dekkend normbestand van 101 generieke functiebeschrijvingen die zijn verdeeld over 7 functiereeksen (politiek, management, beleid, realisatie, beheer, dienstverlening en ondersteuning). Binnen iedere reeks zijn functiegroepen met daarbinnen maximaal vijf niveaus te onderscheiden (I tot V). Alle functies uit het normbestand van HR21 zijn van een vaste waardering voorzien. De gemeente Littenseradiel kan uit dit normbestand de functies selecteren die de organisatie nodig heeft. Deze selectie resulteert in een nieuw functieboek. Belangrijk is dat er een duidelijke relatie bestaat tussen de door Littenseradiel geselecteerde normbeschrijvingen uit HR21 en de functiebeschrijvingen uit het huidige functieboek, die afgeleid zijn van de organisatiedoelstellingen. Het selecteren van functies uit de 101 normfuncties van HR21 kun je vergelijken met het winkelen in een grote supermarkt. De verschillende producten zijn overzichtelijk over de schappen in de winkel verdeeld en per categorie geordend. Als bezoeker maak je de keuze uit de aangeboden producten. De selectie van de door gemeente Littenseradiel benodigde functies uit het normbestand van HR21 moet zorgvuldig gebeuren. De directie, P&O en de leidinggevenden hebben een belangrijke rol in dit proces. Zij worden bij de invoering van HR21 ondersteund door Peter Boogaard (senior adviseur bij Leeuwendaal) en Nienke Huitema (adviseur bij BuitenhekPlus). Leeuwendaal en BuitenhekPlus hebben voor de VNG het systeem HR21 ontwikkeld. De HR21 normfuncties die voor de gemeente 5

6 Littenseradiel van toepassing zijn en waarmee de gemeente Littenseradiel haar doelstellingen kan bereiken, worden door P&O (als gecertificeerde gebruiker) geselecteerd en vervolgens door de adviseurs van Leeuwendaal en BuitenhekPlus getoetst. De voorselectie van de normfuncties wordt door de directie en P&O ook besproken met de leidinggevenden, omdat het belangrijk is dat zij de indelingen kunnen motiveren richting de medewerkers. Met de selectie van de normfuncties voor de gemeente Littenseradiel ontstaat een nieuw lokaal functieboek. Nadat de voorselectie is besproken met de toetsings- en indelingscommissie en nadat de OR zijn advies heeft uitgebracht wordt de selectie uit HR21 door het college vastgesteld. De toetsings- en indelingscommissie is een paritair samengestelde commissie die het toetsings- en indelingsadvies toetst. Deze toetsings- en indelingscommissie bestaat uit een lid aan te wijzen door het college, een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie vanuit het GO (Georganiseerd Overleg) en een voorzitter. Methode van waarderen binnen HR21 Zoals gezegd, zijn alle functies uit het normbestand van HR21 van een vaste waardering voorzien. Eventueel in de toekomst lokaal te beschrijven functies zullen volgens de waarderingsmethodiek HR21 van een waardering worden voorzien. HR21 kent een nieuw, vooruitstrevend en generiek functiewaarderingssysteem. Het is geen deskundigensysteem, maar begrijpelijk voor management en medewerkers. In HR21 zijn functies naar zwaarte gerangschikt, vanuit twee invalshoeken: KUNNEN en MOGEN. Bij iedere functie heeft HR21 twee vragen gesteld: wat KAN een functie en wat MAG een functie. Voor beide vragen (invalshoeken) is een functie op drie onderdelen gewaardeerd. De invalshoek KUNNEN weerspiegelt het vereiste vermogen van de functiehouder. De invalshoek meet de complexiteit van het werkterrein en wat dat vraagt van een medewerker om zelf beoordelingen en keuzes te maken. KUNNEN is onderverdeeld in de volgende drie onderdelen: Keuze & Creativiteit De mate waarin naar eigen inzicht keuzes gemaakt, dan wel initiatieven ontplooid kunnen worden. Het gaat daarbij om de keuzevrijheid gekoppeld aan de taken van de functie; 6

7 Kennis en Inzicht Het geheel aan relevante kennis, inzicht, ervaring en vaardigheden, dat nodig is om een functie naar behoren te kunnen uitoefenen. Hierbij gaat het om de diepte (van basis kennis en inzicht tot innovatieve expertise) en breedte (verscheidenheid en hoeveelheid van vakgebieden, processen, technieken etc.) van de kennis die de functie vereist; Sociale Interactie De vorm van sociale interactie die nodig is om met individuen en/of groepen, zowel intern als extern, te communiceren. De invalshoek MOGEN weerspiegelt de aan de functie gekoppelde bevoegdheden. Deze invalshoek bepaalt de vrijheid om kaders te stellen of een eigen bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstelling van de afdeling. In het verlengde daarvan heeft een functie een bepaalde rol binnen de organisatie. MOGEN is onderverdeeld in de volgende drie onderdelen: Vrijheden De mate van functionele vrijheid binnen de functie om de aanpak en invulling van de werkzaamheden te bepalen in relatie tot de grenzen in werkinstructies, (werk)procedures, richtlijnen, wet- en regelgeving, sturing, toezicht en terugvalmogelijkheden e.d.; Verantwoordelijkheden De mate waarin binnen de functie verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de uit te voeren taken en te ondernemen acties in relatie tot de te realiseren taakstelling binnen de doelstelling van de organisatie in relatie tot de toebedeelde rol; Rol De aard van de bijdrage van de functie binnen het kader van het organisatieproces, in samenhang met de niveaubepalende verantwoordelijkheden die bij de functie worden belegd. 7

8 Door de waarderingen (puntenscores) wordt de onderlinge rangordening van de functies (indeling naar zwaarte) zichtbaar. De puntenscore wordt via een conversietabel vertaald naar een salarisschaal. Deze omzetting dient zodanig te zijn dat de resultaten hiervan als rechtvaardig, onderling evenredig en marktconform ervaren worden. Een conversietabel is voor iedere (gemeentelijke) organisatie anders en vereist maatwerk. De salarisschaal van de gemeentesecretaris vormt de top van de conversietabel. De bandbreedtes (het aantal punten dat nodig is om naar de volgende schaal te komen) van de overige schalen worden in overleg met het GO (Georganiseerd Overleg) vastgesteld. Wat betekent de invoering van HR21 voor mij als medewerker in de praktijk? Er verandert voor jou als medewerker wat betreft de uitvoering van je werkzaamheden niets. De bestaande verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken, vastgelegd in de huidige actuele beschrijving, zijn leidend voor de keuze van de selectie van functies uit het normbestand HR21. De concrete taken en de resultaatafspraken die je daarover maakt met je leidinggevende worden vastgelegd in het jaarlijkse planningsgesprek. Deze taken en afspraken vormen de basis voor het voortgangs- en evaluatiegesprek. HR21 geeft handreikingen om goede afspraken te maken over het werk en het te behalen resultaat. In de regeling Jaargesprekken worden algemene regels opgenomen over de wijze waarop afspraken worden gemaakt over nieuwe en gewijzigde taken. 8

9 Het proces en betrokkenheid van de medewerkers Bij de gemeente Littenseradiel wordt, zoals gezegd, de eerste selectie van functiebeschrijvingen uit het normbestand van HR21 gedaan door P&O (als gecertificeerde gebruiker) met een toets door adviseurs van Leeuwendaal en BuitenhekPlus. De formele verantwoordelijkheid voor het selecteren van de normfuncties uit HR21 ligt bij de directie. De indelingsadviezen worden door de directie en P&O met de leidinggevenden besproken en vervolgens ter toetsing voorgelegd aan de toetsings- en indelingscommissie. De OR heeft hier ook een belangrijke rol in; de OR heeft adviesrecht bij de vaststelling van het functieboek en zal schriftelijk een advies uitbrengen over de opbouw en samenhang van het functieboek van Littenseradiel dat ontstaan is uit HR21. De toetsings- en indelingscommissie, OR en het GO zorgen er vanuit hun rol voor dat het proces zorgvuldig verloopt en de belangen van de medewerkers geborgd zijn. Afspraken over de (juridische) stappen, de verdeling van verantwoordelijkheden (het college, directie, OR en toetsings- en indelingscommissie) en de rechten en plichten van de medewerker worden beschreven in de procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering. Het GO moet hiermee instemmen. Ook moet het GO instemmen met de conversietabel. Nadat de voorgestelde selectie van normfuncties uit HR21 door het college is vastgesteld, worden resultaatbeschrijvingen opgesteld en gebruikt. Het koppelen van de binnen de gemeente Littenseradiel geldende competenties aan de normfuncties is een mogelijk volgende stap. Nazorg De zienswijzenprocedure en de mogelijkheid tot bezwaar en beroep behoren tot de nazorg van het project. Zienswijzenprocedure Iedere medewerker krijgt een voorgenomen besluit over de indeling in de generieke normfunctie van HR21 met de bijbehorende waardering en functionele schaal. In dit voorgenomen indelingsbesluit zijn ook de gevolgen opgenomen voor het salaris en/ of de bezoldiging. Tegen dit voorgenomen besluit kan een zienswijze worden ingediend. Een zienswijze is een brief of een mondeling motivering waarin je gemotiveerd aangeeft waarom je het niet eens bent met de 9

10 indeling van je huidige functiebeschrijving in de generieke normfunctie. Het is niet mogelijk om een zienswijze of bezwaar in te dienen tegen de inhoud van de normfunctie en de waardering hiervan. Deze zijn per algemeen verbindend voorschrift vastgesteld. De termijn voor het indienen van een zienswijze is 4 weken. De toetsings- en indelingscommissie adviseert het college over de zienswijze. De planning is dat alle medewerkers per 1 januari 2013 zijn ingedeeld in een generieke functie. Bezwaarprocedure: Na de zienswijze wordt een definitief indelingsbesluit genomen door het college. Tegen dit indelingsbesluit kan door de medewerker bezwaar worden ingesteld. Een nadere toelichting op het proces vind je in de bijlage. Bij wie kan ik terecht met vragen? Met vragen en/of opmerkingen kun je terecht bij je afdelingshoofd. Vanuit P&O is Saskia Kronemeijer het aanspreekpunt. Voor meer informatie over HR21 kun je de website raadplegen. 10

11 Bijlage: Het proces Op hoofdlijnen wordt het proces van het invoeren van HR21 hieronder aangegeven. Voor de volledige procedure wordt verwezen naar de procedureregeling functiebeschrijving en -waardering die op Nijsnet zal komen te staan. Het proces van functiebeschrijving en functiewaardering is in te delen in 2 fasen en ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: Fase 1: Voorbereiden op aansluiting bij HR21 1) Startbijeenkomst met P&O waarin afspraken worden gemaakt over het verloop van het traject. Deze bijeenkomst heeft inmiddels plaatsgevonden. 2) Vaststellen van de procedureregeling waarin de (juridische) stappen van het functiebeschrijvings- en waarderingsproces, de verdeling van verantwoordelijkheden (college, directie, OR, toetsings- en indelingscommissie) en de rechten en plichten van de medewerker zijn vastgelegd. Het GO heeft inmiddels ingestemd met de procedureregeling. Fase 2: Aansluiten bij HR21 3) Het selecteren van de normbeschrijvingen uit HR21 op basis van de huidige actuele functies door P&O in samenspraak met de externe deskundigen. Deze selectie resulteert in een indelingsadvies. 4) Het indelingsadvies wordt besproken met de directie. 5) Het indelingsadvies wordt besproken met de leidinggevenden en voorlopig vastgesteld door de directie. 6) Het voorlopig vastgestelde indelingsadvies wordt ter toetsing voorgelegd aan de toetsings- en indelingscommissie. 7) Het voorlopig vastgestelde indelingsadvies wordt door de directie ter advies aangeboden aan de ondernemingsraad (OR). 11

12 8) Het college stelt de functiebeschrijvingen en waarderingen per algemeen verbindend voorschrift vast. 9) Een conversietabel wordt opgesteld en met instemming van het GO door het college vastgesteld. Door middel van toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen van alle geselecteerde normbeschrijvingen omgezet naar functionele schalen. 10) Iedere medewerker krijgt een voorgenomen indelingsbesluit over de indeling in de generieke normfunctie met de bijbehorende waardering en functionele schaal. In dit voorgenomen besluit zijn ook de gevolgen opgenomen voor het salaris en/ of de bezoldiging. Tegen dit besluit kan een zienswijze worden ingediend. De termijn hiervoor bedraagt 4 weken. 11) De toetsings- en indelingscommissie adviseert het college over eventuele zienswijzen. 12) Tenslotte wordt een definitief besluit over de indeling in de generieke normfunctiebeschrijving, de inschaling, het salaris en/ of de bezoldiging genomen door het college. Tegen dit besluit kan bezwaar worden ingesteld. De indeling gaat voor alle medewerkers in per 1 januari