GEMEENTE NUTH Raad: 20 oktober 2015 Agendapunt: RTG: 6 oktober 2015

Transcriptie

1 Reg.nr: Z INT Pagina 1 van 6 GEMEENTE NUTH Raad: 20 oktober 2015 Agendapunt: RTG: 6 oktober 2015 AAN DE RAAD Onderwerp: Meerjaren onderhoudsplan Samenvatting Het voorliggend MOP behelst 32 gebouwen waarvan de Gemeente Nuth eigenaar is. De gebouwen variëren in grootte en worden voor diverse doeleinden gebruikt. Het betreft gebouwen voor de gemeentelijke organisatie, gebouwen voor sport, gebouwen voor sociaal culturele doeleinden en gebouwen voor algemeen gebruik. In het algemeen worden alle gebouwen gebruikt voor maatschappelijke doeleinden. Doel van dit voorstel is het op een zo transparante wijze, inzichtelijk maken van benodigde budgetten voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Het meerjarenonderhoudsplan (MOP) dient als uitgangspunt voor het uitvoeren van zowel dagelijks-, contract als planmatig onderhoud. De actualisatie is uitgevoerd overeenkomstig de NEN 2767 systematiek met als uitgangspositie dat alle gebouwen in de toekomst beheerd moeten worden zodat ze voldoen aan conditieklasse 3 (standaard). Dit betekent dat alle gebouwen die hieraan niet voldoen op dit gemiddelde conditieniveau worden gebracht en de overige hierop geconsolideerd worden. Door deze actualisatie is inzichtelijker geworden de grote van het achterstallig onderhoud die moet worden uitgevoerd op korte/middel lange termijn ter voorkoming van grote gevolgschade. Het uitvoeren van dit achterstallig onderhoud is primair, wil er sprake zijn van in stand houding. De totale kosten hiervoor zijn eenmalig ,- Wij stellen u voor het jaarlijks budget voor het MOP vast te stellen voor de periode Dit omdat momenteel niet duidelijk is hoe het accommodatiebeleid zich verder zal gaan ontwikkelen en omdat om de vier jaar er een actualisatie wordt uitgevoerd voor de gebouwenvoorraad. Uit de herinspectie blijkt dat voor deze periode een jaarlijks bedrag van ,- nodig is. Momenteel is jaarlijks een bedrag van ,- beschikbaar hetgeen betekent een toename van ,- per jaar. Met BTW aspecten is in dit voorstel rekening gehouden. 2. Doelstelling / Beoogd effect In het raadsbesluit van 13 december 2011 met het kenmerk FLO/2011/2725 is aangegeven dat gezien de ouderdom van een groot aantal gebouwen de technische kwaliteit van de gebouwen langzaam vermindert, niet alleen vanwege de levensjaren maar ook vanwege de krapte in het budget. In het coalitieakkoord is expliciet onder paragraaf onderhoud kapitaalgoederen opgenomen dat er in deze periode gerichte keuzes worden gemaakt op het gebied van onderhoud kapitaalgoederen. Tot op heden zijn de kwaliteitsniveaus nog niet bestuurlijk vastgelegd. Op 20 mei 2014 heeft het college besloten om het landelijk kwaliteitssysteem te hanteren als uitgangspunt voor kwantitatieve en kwantificering van onze gemeentelijk gebouwen. M.b.t. beheer en onderhoud gemeentelijke gebouwen is hiervoor een actualisatie uitgevoerd volgens de NEN 2767 systematiek conditiemeting van gebouwen. De conditiemeting is ontwikkeld om het inspectieproces te objectiveren en betrouwbare inspectiegegevens te genereren. Bijkomende voordelen zijn; overdraagbaarheid en uitwisselbaarheid. Vanwege de behoefte aan eenduidigheid voor uniforme toepassing is deze methodiek in een Norm vastgesteld die landelijk wordt gehanteerd.

2 Reg.nr: Z INT Pagina 2 van 6 Deze conditiemeting stelt van ieder materiaal, elk element en iedere detaillering vast wat de eventuele gebreken zijn, de omvang daarvan en de intensiteit. Samenvoeging van deze objectief vastgestelde kenmerken leidt tot een conditieklasse. De klassen lopen van 1 tot 6, daarbij is 1 zeer goed en 6 zeer slecht. Een conditieklasse van 3 is naar de maatstaf van de meeste vastgoedportefeuillehouders of gebruikers voldoende. Met de nu voorliggende grondslag is een beleidskeuze gemaakt om als uitgangspunt het kwaliteitsniveau te hanteren van conditieklasse 3 voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Opbouw en samenstelling MOP De Nul-meting is uitgevoerd en samengesteld door Asset Facility Management. Het zal hoofdzakelijk dienen als beheers instrumentarium. Wijzigingen in de gebouwenvoorraad t.o.v. het MOP 2011 t/m 2020 zijn: - Peuterspeelzaal aan de Keelkampstraat te Nuth en de Peuterspeelzaal aan de Panhuyshof te Hulsberg zijn gesloopt; - Erbij zijn gekomen het gehele gebouw de Elckerlyck aan de Parallelstraat 41 te Nuth (hierin is momenteel de BSO en de peuterspeelzaal gevestigd) en de voormalige basisschool te Vaesrade. Zoals reeds is vermeld wordt uitgegaan van het onderhoud wat voor rekening is van de verhuurder. Echter één gebouw is een uitzondering. Dit betreft het gemeentehuis. Hiervoor zijn in de begroting de kosten voor huurder en verhuurder opgenomen. De opgenomen begrotingsregels zijn als bijlage 1 toegevoegd. Voorheen was het voor de huurder niet duidelijk welke kosten voor rekening van de verhuurder en welke voor rekening van de huurder zijn. Om hierin meer duidelijkheid te creëren is een demarcatielijst samengesteld waarin is aangegeven welke kosten voor ieders rekening zijn. Deze demarcatielijst is als bijlage 2 toegevoegd. De onderhoudstoestand en het noodzakelijk uit te voeren onderhoud is nu op objectieve wijze vastgelegd en gegenereerd via een beheerprogramma. 3. Eerdere besluitvorming Het meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor de gebouwen welke in beheer en onderhoud bij de gemeente is, is voor het laatst in december 2011 vastgesteld (document FLO/2011/2725). 4. Argumenten / Alternatieven c.q. opties / Toelichting Vanwege het feit dat de investering voor het uitvoeren van beheer op conditieklasse 3 hoog uitvalt, is eveneens gekeken naar bezuinigingsmaatregelen. Een viertal scenario s zijn hiervoor omschreven en daarbij zijn ook twee voorstellen omschreven voor het vaststellen van de budgetten. Deze twee voorstellen zijn gedaan omdat het niet duidelijk is hoe het accommodatiebeleid zich in de toekomst gaat ontwikkelen en omdat om de 4 jaar een actualisatie plaats vindt. Dit is in zijn geheel gepresenteerd in de Themabijeenkomst van uw raad op 28 april jl. Deze presentatie is als bijlage 3 toegevoegd. Het college heeft in deze themabijeenkomst de voorkeur uitgesproken voor het uitvoeren van onderhoud bij de gemeentelijke gebouwen aan de hand van scenario 3. Dit betekent het dagelijks en planmatig onderhoud niet uitvoeren bij gebouwen gemeenschapshuis Schimmert en Hulsberg afhankelijk van toekomstige ontwikkelingen. Ook komt al het onderhoud aan de bijgebouwen (tribunes en entreehuisjes) voor rekening van de huurder. Bij de overige gebouwen wordt het kwaliteitsniveau van conditieklasse 3 gehanteerd.

3 Reg.nr: Z INT Pagina 3 van 6 In de Themabijeenkomst is u toegezegd een voorstel te doen aan de hand van de laatste ontwikkelingen binnen de gebouwenvoorraad van de gemeente Nuth. Dit betekent dat t.o.v. de viertal scenario s die tijdens deze bijeenkomst zijn gepresenteerd één wijziging is doorgevoerd. Gezien uw besluit om voor de gemeenschap Vaesrade geen middelen beschikbaar te stellen voor het oprichten van een gemeenschapshuis hebben wij besloten de voormalige basisschool Vaesrade te koop aan te bieden. Dit betekent voor het onderhoudsprogramma dat aan dit gebouw ook géén dagelijks en planmatig onderhoud wordt uitgevoerd. Alleen de contractuele verplichtingen en klachtenonderhoud worden nagekomen. Daarop aansluitend merken wij op dat wij met betrekking tot de motie M-3 Vervreemding gemeentelijke gebouwen een memo (Z INT.11717) hebben opgesteld (Bijlage 6). Kortheidshalve verwijzen wij naar de inhoud van dat document. Omtrent de bij de memo behorende bijlage 7, alsook omtrent het in de bijlagen opgenomen onderhoudsoverzicht en Meerjaren onderhoudsplan (Bijlage 4 en 5), hebben wij op basis van artikel 25, lid 2 van de Gemeentewet geheimhouding opgelegd. Het gaat hier immers om bedrijfsgevoelige informatie waarvan het niet gewenst is dat die met een ieder wordt gedeeld. 5. Past in strategische visie ja/nee (waarom niet) en welk programma Het doelmatig en goed onderhouden van gemeentelijke gebouwen past in de strategische visie 6. Relatie met bevolkingskrimp N.v.t. 7. Juridische aspecten / Wettelijk kader 1. Conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (afgekort BBV) dient er: Een beleidskader voor het onderhoud van kapitaalgoederen te zijn vastgesteld; Een vierjaarlijkse evaluatie plaats te vinden waarbij de raad het beleidskader opnieuw vaststelt. 2. Er geldt wet- en regelgeving welke van invloed is op het onderhoud o.a. invloed op installaties, brandpreventie, milieuzorg en legionellabestrijding. Van toepassing bij gebruik van gemeentelijke gebouwen zijn: Alle relevante bouwregelgeving, o.a. de bouwverordening, bouwbesluit; Milieuwetgeving welke aspecten behandelt zoals gezondheidsrisico s, veiligheidsrisico s en milieurisico s en hinder; Arbowetgeving waarin de Arbeidsomstandighedenwet, Arbo-besluit en Arbo-regeling is opgenomen. 3. De aangegane huurovereenkomsten met gebruikers 8. Financiële aspecten De geraamde budgetten in het MOP moeten worden gezien als een rode draad, waarbij met de volgende uitgangspunten rekening gehouden is: In de voorliggende planning worden kosten geraamd voor de periode 2015 t/m 2024 (tien jaars prognose), maar de vaststelling van de budgetten gaat over de periode 2016 t/m Dit omdat momenteel niet duidelijk is hoe het accommodatiebeleid zich verder zal gaan ontwikkelen en omdat om de vier jaar er een actualisatie wordt uitgevoerd voor de gebouwenvoorraad; De gebudgetteerde bedragen zijn inclusief 1% indexering vanaf De meerjarige prijsindex is afgeleid uit de septembercirculaire gemeentefonds Hier is de geraamde prijsontwikkeling bruto binnenlands product weergegeven over 2015 en Dat is gemiddeld 1%;

4 Reg.nr: Z INT Pagina 4 van 6 Er wordt uitgegaan van een onderhoudsniveau gebaseerd op wettelijke verplichtingen waarvoor de eigenaar verantwoordelijk wordt gesteld; De cijfers zijn gebaseerd op normbedragen en zijn marktconforme prijzen, waarbij wordt uitgegaan van bedrijfsmatige uitvoering door derden. De actualisatie is uitgevoerd met als uitgangspositie dat alle gebouwen in de toekomst beheerd moeten worden zodat ze voldoen aan conditieklasse 3 (standaard). Dit betekent dat alle gebouwen die hieraan niet voldoen op dit gemiddelde conditieniveau worden gebracht en de overige hierop geconsolideerd worden. Door deze actualisatie is inzichtelijker geworden de grote van het achterstallig onderhoud die moet worden uitgevoerd op korte/middel lange termijn ter voorkoming van grote gevolgschade (bijlage 4). Het uitvoeren van dit achterstallig onderhoud is primair, wil er sprake zijn van in stand houding. De totale kosten hiervoor zijn eenmalig ,-. (3 x ). Deze bedragen zijn aan de orde geweest in het prioteringsdebat op 9 juli jl. (SMART-formulier). Deze kosten vallen buiten het regulier onderhoud van het nieuw vast te stellen MOP. Bijlage 5 is het geactualiseerde Meerjaren onderhoudsplan (MOP) voor de periode 2015 t/m 2024 op basis van de laatste ontwikkelingen binnen de gebouwenvoorraad van de gemeente Nuth. Het totale uitgavenniveau op basis van voorgaande uitgangspunten voor de jaren 2015 t/m 2024 bedraagt ,-. Op basis van toegekend budget wordt het onderhoud uitgevoerd. Hieruit blijkt dat volgens het beheerprogramma voor de jaren een jaarlijks bedrag van ,- nodig is. Momenteel is een jaarlijks bedrag van beschikbaar; er is dus sprake van een toename van per jaar. Een SMART-formulier met daarin opgenomen een extra benodigd bedrag van is aan de orde geweest in het prioteringsdebat op 9 juli jl. Het benodigd budget is thans verlaagd t.o.v. het prioteringsdebat i.v.m. de eerder genoemde wijziging in de gebouwenvoorraad. De verhogingen worden veroorzaakt door een aantal factoren: Het BTW tarief is in de afgelopen periode gewijzigd van 19 naar 21%; In het huidige MOP is geen indexering doorgevoerd; De gebouwenvoorraad zoals eerder in dit document vermeld is gewijzigd; Er zijn meer begrotingsregels opgenomen. Uitgangspunt is de demarcatielijst die aangeeft waarvoor de verhuurder verantwoordelijk is. Enkele voorbeelden hiervan zijn, vervangen kozijnen, periodiek vervangen noodverlichting, vervangen cv-installatie, vervangen en onderhouden brandmeldinstallatie; Alle momenteel lopende onderhoudscontracten zijn opgenomen met de huidige kosten; Het geactualiseerde MOP omvat huidige normbedragen die marktconform zijn. Deze normbedragen zijn gekoppeld aan de hoeveelheden zoals deze momenteel in het gebouw aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: schildwerk kozijnen: aantal m2 * het normbedrag; Wijzigingen in de wet- en regelgeving, o.a. keuringen cv-ketels, valbeveiliging op daken, legionellabeheer; In deze actualisatie zijn alle onderdelen opgenomen die onderhoud behoeven. In het bestaande MOP werd u separaat voor grote investeringen zoals vervangen installatie, brandmeldinstallatie gevraagd om financiële middelen beschikbaar te stellen. Nu krijgt u een integraal beeld over het onderhoud gemeentelijke gebouwen; De huidige gebouwenvoorraad omvat 23 gebouwen die gebouwd zijn tussen de jaren 1965 en Dit betekent gezien de leeftijd van de materialen meer onderhoud, o.a. vervangen dakbedekking, vervangen vloeren, vervangen plafond etc. 9. Communicatie en Burgerparticipatie Het besluit van uw raad zal aan de huurders/gebruikers bekend worden gemaakt. Aan het begin van elke jaargang zal met de gebruiker gecommuniceerd worden welke onderhoudswerkzaamheden dat jaar worden uitgevoerd.

5 Reg.nr: Z INT Pagina 5 van Risico s Indien uw raad niet instemt met het voorliggend voorstel betekent dit: 1. Dat de technische kwaliteit van de gemeentelijke gebouwen komende jaren fors achteruit zal gaan en er in feite sprake is van kapitaalsvernietiging; 2. Vanaf 2016 geen budget is vastgesteld voor de voorziening MOP-gebouwen en dus geen doelmatig en efficiënt onderhoud gepleegd kan worden aan de gemeentelijke gebouwen; 11. Planning Bij instemming door uw raad met dit voorstel zal de onderhoudsplanning conform het beheerprogramma planmatig worden uitgevoerd. 12. Evaluatiemomenten / Rapportages aan raad In 2019 zal er een volgend evaluatiemoment plaats vinden. Grootschalige wijziging, indien aan de orde, van het gebouwenbestand of anderszins zullen middels een tussenrapportage aan u worden gerapporteerd. 13. Bijlage(n) - Bijlage 1: Lijst met opgenomen begrotingsregels; - Bijlage 2: Demarcatielijst; - Bijlage 3: Presentatie Themabijeenkomst van 28 april jl.; - Bijlage 4: overzicht achterstallig onderhoud; (deze ligt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage bij de griffier); - Bijlage 5: geactualiseerde Meerjaren onderhoudsplan voor de periode 2015 t/m 2024; (deze ligt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage bij de griffier); - Bijlage 6: Memo inzake motie M-3 Vervreemding gemeentelijke gebouwen (Z INT ); - Bijlage 7(horende bij het memo college van bijlage 6): Overzicht verkoopbare gemeentelijke gebouwen (deze ligt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage bij de griffier). 14. Ter inzage liggende stukken Het MOP gemeentelijke gebouwen , hoofdgroepen- en detailniveau ligt voor de raadsen RTG-fractieleden bij de griffier vertrouwelijk ter inzage. 15. Voorstel College Wij stellen uw raad voor om: 1. De onderhoudsmaatregelen zoals in het beheerprogramma MOP-gebouwen is opgenomen uit te voeren; 2. De eenmalige kosten ad ,- voor het uitvoeren van het achterstallig onderhoud over drie jaar uit te smeren en te dekken uit de Algemene Reserve; 3. Het jaarlijks budget voor het uitvoeren van het meerjarenonderhoudsplan vast te stellen op ,- en de extra benodigde middelen van te dekken uit de Reserve Duurzame Financiën. Burgemeester en wethouders van Nuth, de secretaris, de burgemeester, Drs. H.M.J. van Mierlo D.H. Schmalschläger

6 Reg.nr: Z INT Pagina 6 van Besluit Raad De raad van de gemeente Nuth besluit: 1. De onderhoudsmaatregelen zoals in het beheerprogramma MOP-gebouwen is opgenomen uit te voeren; 2. De eenmalige kosten ad ,- voor het uitvoeren van het achterstallig onderhoud over drie jaar uit te smeren en te dekken uit de Algemene Reserve; 3. Het jaarlijks budget voor het uitvoeren van het meerjarenonderhoudsplan vast te stellen op ,- en de extra benodigde middelen van te dekken uit de Reserve Duurzame Financiën; 4. Omtrent de in het voorstel onder 13 vermelde bijlagen 4, 5 en 7 geheimhouding op te leggen op basis van het bepaalde in artikel 25, lid 1 van de Gemeentewet. Aldus besloten door de raad van de gemeente Nuth in de openbare vergadering van 20 oktober de griffier, de voorzitter, Dhr. P.J.M. Boyen Mevr. D.H. Schmalschläger