Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 1 van 7

Transcriptie

1 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 1 van 7 GEMEENTE NUTH Raad: 27 september 2011 Agendapunt: RTG: n.v.t. AAN DE RAAD Onderwerp: Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP) 1. Samenvatting Gemeente Nuth heeft 33 gebouwen in eigendom, waarvan een groot deel is verhuurd aan derden. Deze gebouwen variëren in grootte en worden voor diverse doeleinden gebruikt en ingezet. Het betreft gebouwen voor de gemeentelijke organisatie, gebouwen voor sport, gebouwen voor sociaal culturele doeleinden en gebouwen voor algemeen gebruik. Gezamenlijke deler is dat alle gebouwen worden gebruikt voor maatschappelijke doeleinden. In dit voorstel wordt het te hanteren beleid voor een doelmatig en efficiënt onderhoud van deze gebouwen beschreven en de hieraan gerelateerde kosten. Om de kwaliteit van het onderhoudsniveau van de gemeentelijke gebouwen op een als kwalitatief redelijk te bestempelen niveau te houden/krijgen is vanaf 2012 t/m 2017 een jaarlijkse storting in de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen van nodig. Daarna ( ) kan dit bedrag afnemen tot per jaar. 2. Doelstelling / Beoogd effect Voorliggend voorstel heeft een directe relatie met, en sluit aan op het door de raad vast te stellen accommodatiebeleid dat eveneens in deze raadsvergadering aan de orde is. Beleidsmatige aspecten ten aanzien van kwantiteit en kwaliteit van de gebouwen hebben een directe (financiële) invloed op het beheer en het Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen. Anticiperend op het accommodatiebeleid dient dan ook de wijze van instandhouding van de gemeentelijke gebouwen voor de periode 2012 t/m 2015 vastgesteld te worden, en de financiële kaders hiervan aan te geven. De keuzes die worden gemaakt kunnen vervolgens worden omgezet in een meerjarenonderhoudsplan en een jaarlijks actieplan voor uitvoering op operationeel niveau. 3. Argumenten / Alternatieven c.q. opties / Toelichting Algemeen Vanwege natuurlijke en mechanische invloeden, en door gebruik is bij vastgoed sprake van slijtage en achteruitgang in kwaliteit. Om toch te garanderen dat het gebouw of de gebouwdelen in stand blijven zijn onderhoudsactiviteiten noodzakelijk. Het onderhoud kan o.a. gericht zijn op bouwkundige voorzieningen, technische voorzieningen, vaste inrichting enz. Naast bovenstaande is het onderhoud te verdelen in het gebruikers- en het eigenaaronderhoud. Eigenaaronderhoud betreft uit te voeren onderhoud door de eigenaar (gemeente Nuth). Bij de gebouwen die worden verhuurd is dit eigenaaronderhoud vastgelegd in de huurovereenkomst. Het betreft vooral onderhoud aan de constructies, de buitenschil en de vaste technische installaties van het gebouw. Voorbeelden van eigenaaronderhoud zijn: buitenschilderwerk, vervangen dakbedekking, vervangen c.v. ketel maar ook legionellabestrijding en brandpreventie. Gebruikersonderhoud betreft uit te voeren onderhoud door de gebruiker. Het gebruikersonderhoud is bij de gebouwen die worden verhuurd vastgelegd in de huurovereenkomst. Bij de gebouwen die worden gebruikt door gemeentelijke diensten valt gebruikersonderhoud samen met eigenaaronderhoud; bij verhuurde gebouwen ligt dit bij de huurder. Het betreft in het algemeen onderhoud aan de binnenzijde van het gebouw. Voorbeelden van gebruikersonderhoud zijn: schilderwerk aan de binnenzijde van het gebouw, vervangen van lampen, kleine reparaties aan hang- en sluitwerk.

2 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 2 van 7 De huidige kwaliteit van het onderhoud De meerjaren onderhoudsplanning heeft in de afgelopen 8 jaar zijn nut absoluut bewezen. Op basis van de jaarlijkse inspecties werd zowel de meerjarenplanning geactualiseerd als het jaarlijkse uitvoeringsprogramma vastgesteld. Naast de technische kant van het onderhoud werd heel bewust rekening gehouden met de toekomstvisie van het gebouw. Het is logisch dat aan een gebouw met een nog beperkte levensduur/gebruik minimaal onderhoud wordt uitgevoerd. Toch laat het beheerprogramma zien dat de technische kwaliteit langzaam verminderd vanwege krapte in het budget. Tot op heden zijn de kwaliteitniveaus niet bestuurlijk vastgelegd. Bij het geaccordeerd raadsvoorstel uit juli 2008 is het onderhoudsniveau als volgt verwoord: Het onderhoudsniveau is enerzijds gebaseerd op wettelijke verplichtingen als eigenaar van de gebouwen en anderzijds wat in alle redelijkheid, op grond van reeds lang bestaande verhoudingen tussen huurder en verhuurder verwacht mag worden. Dit is een alleszins rekbaar en subjectief toe te passen kwaliteitsniveau. Het zou dan ook beter zijn te streven naar objectieve en meetbare kwaliteitsomschrijvingen. In het raadsbesluit van 12 april 2011 met betrekking tot de aanleg van een kunstgrasvoetbalveld op het Burgemeester Cortenraad sportpark heeft de raad uitgesproken: dat alle accommodaties op een kwalitatief niveau moeten worden gebracht. Dit is weliswaar nog steeds niet meetbaar maar kan wel als richtinggevend worden beschouwd bij het toekomstig planmatig onderhoud van gebouwen. Organisatie Het beheer en onderhoud van het gemeentelijke vastgoed is ondergebracht bij het bureau Beheer & Onderhoud van de afdeling Fysieke Leefomgeving. Het bureau Beheer & Onderhoud zorgt er in algemene zin voor dat de eigendommen van de gemeente op een doelmatige wijze in stand worden gehouden. Voor het gebouwenonderhoud is een bouwkundig medewerker voor 0,5 FTE beschikbaar. De meeste planmatige onderhoudswerkzaamheden worden uitbesteed aan derden. De verantwoordelijkheden zijn duidelijk vanwege de korte lijnen. Er is sprake van effectieve uitvoering van onderhoudswerkzaamheden en een goede communicatie met de gebruikers. Duurzaamheid en energiebesparing Duurzaamheid is een belangrijk item geworden de laatste jaren. Het beheren van gebouwen moet duurzaam zijn, dus gericht op het langdurig in stand houden van onderdelen. Daarnaast heeft duurzaamheid ook betrekking op het gebruik van niet- of weinig milieubelastende materialen en energiebesparing. Het meerjaren onderhoudsprogramma voorziet niet in middelen om investeringen te plegen welke energiebesparingen, en dus kosten, voor de gebruiker kunnen opleveren. Het risico is dus aanwezig dat er vervangingen plaatsvinden die maatschappelijk gezien niet ten volle efficiënt zijn. Mochten er energiebesparende maatregelen genomen worden dan betekent dit tot op heden dat de verhuurder (de gemeente Nuth) de investeringen pleegt en de huurder de kostenvoordelen heeft. Het zou aan te bevelen zijn bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en een gezamenlijk voorstel uit te werken waarbij een deel van de kostenbesparing als extra-investeringsbedrag wordt ingezet. De medefinanciering zou bijv. kunnen bestaan uit een huurverhoging.op deze manier kan de huurder door medefinanciering van de energiebesparende maatregel in totaal goedkoper uit zijn. 4. Eerdere besluitvorming Het meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor de gebouwen welke in beheer en onderhoud bij de gemeente zijn is voor het laatst in juli 2008 vastgesteld (document VROM/2008/4870).

3 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 3 van 7 5. Past in strategische visie Het onderhavige voorstel is enerzijds een bijstelling van de huidige (financiële) kaders en anderzijds anticiperend op het accommodatiebeleid dat eveneens in de raadsvergadering van 7 juni aan de orde is. Richtinggevend is het raadsbesluit van 12 april 2011 met betrekking tot de aanleg van een kunstgrasvoetbalveld op het Burgemeester Cortenraad sportpark waarin de raad heeft uitgesproken: dat alle accommodaties op een kwalitatief niveau moeten worden gebracht. 6. Juridische aspecten / Wettelijk kader A. Conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (afgekort BBV) dient er: Een beleidkader voor het onderhoud van kapitaalsgoederen te zijn vastgesteld; Een vierjaarlijkse evaluatie plaats te vinden waarbij de raad het beleidskader opnieuw vaststelt. B. Er geld wet- en regelgeving welke van invloed is op het onderhoud. Door enkele grote incidenten (legionella uitbraak Bovenkarspel, vuurwerkramp Enschede en brand Volendam) is de laatste jaren meer nadruk komen te liggen op de naleving van de voorschriften uit wet- en regelgeving. Van toepassing bij gebruik van gemeentelijke gebouwen zijn: De Bouwverordening waarin de gebruiksvergunning is verwoord; Milieuwetgeving welke aspecten behandeld zoals gezondheidsrisico's, veiligheidsrisico's en milieurisico's en hinder; Arbowetgeving waarin de Arbeidsomstandighedenwet, Arbo-besluiten en Arbo-regeling is opgenomen. Bovenstaande wetgevingen hebben invloed op o.a.: uitgangen en vluchtwegen installaties ventilatie geluid brandpreventie en brandbestrijding milieuzorg legionellabestrijding C. De aangegane huurovereenkomsten met gebruikers. 7. Financiële aspecten Voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP); In 2003 is een voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP) ingesteld om pieken en dalen in de jaarbegroting te voorkomen door een vaste storting en de gebouwen planmatig te onderhouden. Deze wijze van planmatig onderhouden heeft de afgelopen jaren zijn nut bewezen. Deze meerjarenplanning is een dynamische planning. De planning wordt jaarlijks bijgesteld en geactualiseerd. De uit te voeren onderhoudswerkzaamheden zijn daarbij gepland op basis van objectieve criteria voor de verwachtte levensduur van materialen en voor de bepaling van de staat van onderhoud. De getallen in de database van de meerjarenplanning zijn gebaseerd op gemiddelde normbedragen per eenheid. Vanwege het feit dat er geen inflatiecorrectie is toegepast loopt het beschikbare bedrag in de voorziening achter op de realistische uitvoeringskosten. Dit is onder andere de oorzaak van het feit dat de voorziening niet meer toereikend is om de gebouwen langjarig op een kwalitatief acceptabele onderhoudstoestand te houden. Op dit moment verkeren de gebouwen in het algemeen in een matige onderhoudstoestand waarbij de tendens is dat deze langzaam afglijd naar een slechte onderhoudstoestand. De kosten voor de dotatie van de voorziening groot onderhoud gebouwen worden opgenomen in de jaarlijkse beheersbegroting. Deze dotatie wordt berekend door het totaal benodigde bedrag voor uit te voeren planmatig onderhoud in de tien jaren te delen door tien. De uitkomst van deze deling, het gemiddelde, wordt als dotatie opgenomen in de beheersbegroting.

4 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 4 van 7 Onderstaand de vergelijking tussen de benodigde bedragen zoals in 2008 vastgesteld en het bedrag op basis van de huidige inspectiegegevens en kwalitatieve uitkomst van het beheerprogramma. (aangepaste versie tov oorspronkelijk voorstel, zoals in memo FLO/2011/14027 verwoord) Voorziening Voorziening Bedrag Bedrag incl. verrekening incl. verrekening Jaar BTW compensatiefonds Jaar BTW compensatiefonds Totaal Gem/jaar Gemiddelde Toename/jaar Om het gebouwenonderhoud weer op een acceptabel peil te brengen, waarbij de langjarige technische onderhoudstoestand kwalitatief als redelijk mag worden bestempeld is er in de komende tien jaar een bedrag van 2,6 miljoen nodig. Dit bedrag dient in jaarlijkse tranches in de voorziening te worden gestort. Omdat een voorziening niet negatief mag zijn is het jaarlijks te storten bedrag niet gelijk aan het gemiddeld jaarbedrag van maar dient in de jaren te bedragen, in de jaren en in 2019 en Grafisch ziet dit er als volgt uit:

5 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 5 van 7 Indien bedragen voor onderhoud en instandhouding worden aangepast aan hetgeen conform het beheerprogramma nodig is betekent dit dat er een correctie op de prognose van 2008 dient plaats te vinden volgens onderstaande tabel: Gereserveerd Tekort ten opzichte van MOP 2008 op basis van aangepaste berekening Ter info: Van het totaal benodigde onderhoudbedrag in de periode is 23% voor het gemeentehuis gereserveerd en 11% voor sporthal De Keelkamp. Dit betekent dat er in totaal bijgeraamd dient te worden gedurende de periode ten opzichte van de bedragen zoals momenteel opgenomen in de begroting. Dekking van de bijraming Voor het bedrag van in totaal ( _is in komende jaarschijven geen budgettaire ruimte binnen de posten van beheer en onderhoud; ook binnen het totaal van de exploitatiebegroting is hiervoor geen dekking aanwezig (bedrag per jaar staat in bovenstaande tabel onder de kolom tekort ). Wel kan er getracht worden dekking te vinden middels vrijval van kapitaallasten van niet uit te voeren investeringen in het kader van ombuigingen of planwijziging. Een voorbeeld hiervan is de aangepaste uitvoering van de Brede school Hulsberg welke wordt ingevuld door vernieuwbouw op de huidige locatie en aanzienlijke vermindering van de investeringslasten oplevert. Besparing op energiekosten Aangetekend dient te worden dat de gegenereerde bedragen uit het beheersysteem dekkend zijn voor instandhouding van de gebouwen conform de huidige situatie. Indien er bijvoorbeeld energiebesparingprogramma s zouden worden uitgevoerd welke investeringen vergen om in de toekomst besparingen op te kunnen leveren is dit niet opgenomen in het MOP. Bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen is het voorstel onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en dit gezamenlijk uit te werken waarbij een deel van de kostenbesparing als extra-investeringsbedrag wordt ingezet. Dit extra investeringsbedrag kan als bijdrage van de huurder gevraagd worden door bijv. de huur te verhogen, waarbij uitgangspunt is dat de totale kosten (huur en energie) voordeel opleveren voor de huurder ten opzichte van de huidige situatie. 8. Communicatie en Burgerparticipatie Het besluit van uw raad zal aan de huurders / gebruikers bekend worden gemaakt. 9. Risico s 1. Indien uw raad niet instemt met het voorliggend voorstel betekent dit dat de technische kwaliteit van de gemeentelijke gebouwen komende jaren fors achteruit zal gaan en er in feite sprake is van kapitaalsvernietiging; 2. Het meerjaren onderhoudsprogramma voorziet niet in middelen om investeringen te plegen welke energiebesparingen, en dus kosten, voor de gebruiker kunnen opleveren. Het risico is

6 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 6 van 7 dus aanwezig dat er vervangingen plaatsvinden die maatschappelijk gezien niet ten volle efficiënt zijn. 10. Planning Bij instemming door uw raad met dit voorstel zal de onderhoudsplanning conform het beheerprogramma planmatig onderhoud gebouwen uitgevoerd worden. 11. Evaluatiemomenten / Rapportages aan raad In 2015 zal er een volgend evaluatiemoment plaatsvinden. 12. Bijlage(n) Memo wethouder d.d (FLO/2011/14027). (Cijfers zijn verwerkt in dit voorstel) 13. Ter inzage liggende stukken Rapportage met uit te voeren planmatig onderhoud conform het beheerprogramma voor de periode Voorstel College Wij stellen uw raad voor om: 1. De kwalitatieve onderhoudstoestand van de gebouwen op een niveau te houden/brengen dat als redelijk beschouwd mag worden; 2. De hiervoor benodigde middelen te putten uit de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP); 3. Om de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP) in stand te houden in de jaren te bedragen, in de jaren en in 2019 en Het, in de periode , noodzakelijk extra bedrag ad te betrekken bij de integrale afweging ten aanzien van mogelijke vrijval van kapitaallasten van niet (meer) uit te voeren investeringswerken zoals bijv. aangepaste uitvoering van de Brede school Hulsberg 5. Bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en een gezamenlijk voorstel uit te werken, waarbij een deel van de kostenbesparing bij de huurder (energiebesparing) als extra-investeringsbedrag wordt ingezet in de vorm van een huurverhoging. Burgemeester en wethouders van Nuth, de secretaris, de burgemeester, Mw. L. Schouterden, a.i. Mr. H.G. Vos

7 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 7 van Besluit Raad De raad van de gemeente Nuth, besluit: 1. De kwalitatieve onderhoudstoestand van de gebouwen op een niveau te houden/brengen dat als redelijk beschouwd mag worden; 2. De hiervoor benodigde middelen te putten uit de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP); 3. Om de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP) in stand te houden in de in de jaren te bedragen, in de jaren en in 2019 en Het, in de periode , noodzakelijk extra bedrag ad te betrekken bij de integrale afweging ten aanzien van mogelijke vrijval van kapitaallasten van niet (meer) uit te voeren investeringswerken zoals bijv. aangepaste uitvoering van de Brede school Hulsberg 5. Bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en een gezamenlijk voorstel uit te werken, waarbij een deel van de kostenbesparing bij de huurder (energiebesparing) als extra-investeringsbedrag wordt ingezet in de vorm van een huurverhoging. Aldus besloten door de raad van de gemeente Nuth in de openbare vergadering van 27 september de griffier, de voorzitter, P.J.M. Boyen Mr. H.G. Vos