Projecten Educatieve Middelen Pool Aanvraagformulier ondersteuning Onderwijscentrum VU

Transcriptie

1 Projecten Educatieve Middelen Pool Aanvraagformulier ondersteuning Onderwijscentrum VU Titel: Kwaliteitszorg Studieadvisering aan de Vrije Universiteit Auteurs: Jan van Gastel en Hanneke Hovenkamp Opdrachtgever: Dienst Studentenzaken Onderwijscentrum VU De Boelelaan HV Amsterdam Contactpersonen: Procedure en overige vragen: mevr. C.M.J. Peters (E: T: ) ICT&Onderwijs: dhr. drs. G.J. Los (E: T: ) Digitaal Portfolio: mw. drs J. Poortinga (E: T: ) Kwaliteitszorg: dhr. dr. W. van Os (E: T: ) Onderwijsvisie: dhr. drs. G.J. Los (E: T: )

2 1. Projectbeschrijving 1.1 Samenvatting Dit project heeft betrekking op vakoverstijgende 1 studiebegeleiding. Deze vorm van studieadvisering geschiedt aan de VU deels centraal, door de studentendecanen, loopbaanadviseurs en studentenpsychologen, werkzaam bij het Centrum voor Studie en Loopbaan (CSL) van de Dienst Studentzaken (DSZ), deels decentraal in de faculteiten, door studieadviseurs. Het werk van studieadviseurs ligt dicht aan tegen het concrete onderwijsproces van de faculteiten en de daarmee verbonden regels en richtlijnen en planningsproblematiek. De studentendecanen houden zich meer met overkoepelende zaken bezig, zoals studiefinanciering, in- en uitschrijvingsproblematiek, studiekeuzeproblematiek, bijzondere toelatingen en problemen tussen student en faculteit. Studentenpsychologen houden zich specifiek bezig met psychische problemen van studenten. Studenten die een klacht of probleem hebben die niet door een andere instantie aan de VU kan worden opgelost, kunnen terecht bij de studentenombudsman. Er is echter ook een gebied waar het werk van studieadviseurs, loopbaanadviseurs en decanen enige overlap vertonen. Door geregeld overleg (3-4 maal per jaar) worden werkzaamheden zo goed en efficiënt mogelijk afgestemd en worden de klokken regelmatig gelijk gezet. De taakomschrijving van studieadviseurs op faculteiten verschilt nogal, evenals de student-studieadviseur ratio. Hoewel faculteiten soms onderzoeken wat hun studenten vinden van de studieadvisering op de faculteit, ontbreekt inzicht in de mening van studenten over de totale studieadvisering aan de VU. Het laatste grote, door DSZ uitgevoerde onderzoek dateert van Hierin werden echter alleen studieadviseurs geïnterviewd over hun eigen visie en activiteiten op het gebied van studieadvisering. Hoewel de inzet van het onderzoek was om een startpunt te zijn van een optimalisering van studieadvisering aan de VU, is het in de praktijk daar nooit van gekomen. Zeker door grote veranderingen in de organisatie van het onderwijs die na dat onderzoek zijn doorgevoerd, met als belangrijkste de ontwikkeling naar een bachelor-masterstructuur, is het van groot belang dat nu een breder onderzoek naar de kwaliteit en organisatie van de studieadvisering plaatsvindt en tegelijk daarmee een instrument te ontwikkelen voor een integrale kwaliteitszorgsystematiek met betrekking tot de studieadvisering en - begeleiding. Dit laatste is mede van belang in verband met het vigerende accreditatiestelsel. In het accreditatiekader 2003 geldt onder het onderwerp Voorzieningen, facet Studiebegeleiding, als criterium: De studiebegeleiding van en de informatievoorziening aan studenten sluiten aan bij de behoeften van studenten. 1.2 Doelstellingen Doelen van het project zijn er zowel voor studieadviseurs, als voor faculteiten, als voor DSZ en de VU. 1. Inzicht vergaren Voor studieadviseurs, studentendecanen, studentenpsychologen en loopbaanadviseurs: inzicht vergaren in de visie en verwachtingen van studenten op hun werk, en bekendheid met de verschillende soorten van begeleiding zodat waar nodig optimalisering van de dienstverlening mogelijk is. Voor de DSZ en de VU: inzicht vergaren in de kwaliteit van het hele palet aan studiebegeleiding- en advisering, zodat deze indien nodig kan worden geoptimaliseerd. 1 De vakinhoudelijke begeleiding geschiedt door de docenten.

3 2. Een instrument ontwikkelen voor de kwaliteitszorg inzake studieadvisering en begeleiding. 1.3 Afbakening Het project heeft geen betrekking op de vakinhoudelijke studiebegeleiding. Deze ligt bij de docenten. Het project heeft betrekking op de vakoverstijgende studieadvisering en - begeleiding. Daarbij gaat het om het zoeken van, experimenteren met en eventueel aanpassen van een bestaand digitaal in te vullen instrument of het ontwikkelen van een nieuw instrument, waarmee de kwaliteitszorg inzake vakoverstijgende studiebegeleiding en advisering op de VU kan worden geoptimaliseerd. Het instrument moet gegevens opleveren op grond waarvan optimaal onderbouwde bijstellingen mogelijk zijn. Of er een bestaand instrument geschikt kan worden gemaakt of een nieuw instrument dient te worden ontwikkeld zal in het begin van het project in overleg met de deskundige van het onderwijscentrum worden nagegaan. 1.4 Resultaten Eigenaar van het te ontwikkelen instrument en verantwoordelijk voor de inzet ervan wordt de Dienst Studentzaken. Een en ander zal worden gerealiseerd in nauwe samenwerking met de betrokkenen bij de DSZ, de faculteiten en het netwerk van studieadviseurs, loopbaanadviseurs en studentendecanen. Concrete resultaten: 1. Een rapport voor de belanghebbenden over de huidige stand van zaken en adviezen op grond waarvan de studiebegeleiding en advisering kan worden beoordeeld en verbeterd indien nodig. 2. Een instrument waarmee de voor optimale kwaliteitszorg benodigde gegevens op efficiënte wijze periodiek verzameld en bewerkt kunnen worden. 3. Een format voor periodieke (jaarlijkse) rapportage aan de belanghebbenden. Resultaten per doelgroep. Studieadviseurs en faculteiten: -inzicht in hoe het werk per opleiding beoordeeld wordt door de doelgroep (gesprekken/advisering/beantwoording vragen); -inzicht in het effect van de inrichting van de studieadvisering per faculteit (bereikbaarheid/oproepsysteem); - inzicht in de positie van de studieadviseur (is de taak helder voor studenten) -inzicht in verschillen per faculteit (wat werkt goed, wat blijkbaar minder) Deze informatie zou kunnen leiden tot wijziging beleid studiebegeleiding op faculteiten, bijscholing van de studieadviseur op bepaald gebied, accentverschil in taken aanbrengen met als doel het werk te optimaliseren. Studentendecanen, studentenpsychologen, loopbaanadviseurs, Dienst Studentenzaken, studentenombudsman: - inzicht in hoe het werk per opleiding beoordeeld wordt door de doelgroep en (gesprekken/advisering/beantwoording vragen); -inzicht in het effect van de inrichting (bereikbaarheid/oproepsysteem)- inzicht in de positie van de betreffende functionarissen (is de taak helder voor studenten); Deze informatie zou kunnen leiden tot wijziging beleid studiebegeleiding door decanen, psychologen en loopbaanadviseurs, bijscholing op bepaald gebied, accentverschil in taken aanbrengen met als doel het werk te optimaliseren.

4 De universiteit -inzicht in hoe het werk universitair beoordeeld wordt door de doelgroep (gesprekken/advisering/beantwoording vragen); - inzicht in de afstemming tussen centraal en faculteiten; - inzicht in verschillen per faculteit; -inzicht in bereikbaarheid van de verschillende functionarissen; De inzichten zouden kunnen leiden tot aanscherpen van pr beleid van de universiteit (wordt de student inderdaad goed begeleid zoals in de brochures vaak staat. Is er voldoende persoonlijke aandacht voor de individuele student?) Deze inzichten zouden ook kunnen leiden tot nauwkeuriger afstemmen van taken decanen/studieadviseurs en/of tot het opzetten/aanpassen van bepaalde voorzieningen/informatiesystemen op centraal en facultair niveau Externe instanties De bedoelde voorziening maakt ook voor externe instanties (visitatiecommissies) duidelijk, dat de universiteit in haar kwaliteitszorg nauwgezet aandacht besteedt aan de kwaliteit van de studiebegeleiding in ruime zin. 1.5 Facultair commitment In een onderzoek in 1996 heeft DSZ de intentie uitgesproken een kwaliteitszorgsysteem voor studieadvisering en -begeleiding in het leven te roepen. Een van de doelen van dit project is om dat nu te gaan realiseren. Voor de realisatie daarvan is een groot draagvlak bij de betrokken medewerkers van DSZ/CSL en bij het reguliere universitaire overleg (platform) van studieadviseurs. 1.6 Onderwijskundig kader Studiebegeleiding- en advisering staat bij de Vrije Universiteit hoog in het vaandel. In de faculteiten vinden deze activiteiten plaats door de studieadviseurs, centraal door studentendecanen, studentenpsychologen en loopbaanadviseurs. Studiebegeleiding is te omschrijven als het geheel van activiteiten dat wordt ondernomen om het studieverloop van de individuele student in goede banen te leiden en te houden. Het werk van facultaire studieadviseurs ligt dicht aan tegen het concrete onderwijsproces van de faculteiten en de daarmee verbonden regels en richtlijnen en planningsproblematiek. De studentendecanen houden zich met overkoepelende zaken bezig, zoals studiefinanciering, in- en uitschrijvingsproblematiek, (studie)keuzeproblematiek, bijzondere toelatingen en eventuele problemen tussen student en faculteit. Studentenpsychologen houden zich specifiek bezig met psychische problemen van studenten. Er is echter ook een gebied waar het werk van studieadviseurs, loopbaanadviseurs en decanen enige overlap vertonen. Door geregeld overleg (3-4 maal per jaar) worden werkzaamheden zo goed en efficiënt mogelijk afgestemd en worden de klokken regelmatig gelijk gezet. Het project sluit aan bij het handboek kwaliteitszorg, waarin een hoofdstuk studiebegeleiding is opgenomen. De faculteiten hebben dit hoofdstuk uitgewerkt voor de situatie binnen de eigen faculteit. Een faculteitoverstijgende kwaliteitszorgsystematiek op dit gebied ontbrak tot op heden. Hierin wil dit EMP-project voorzien. Binnen de onderwijsvisie van de VU is begeleiding van studenten, zoals eerder opgemerkt, van groot belang. Gebleken is, dat sinds de invoering van de BaMa, doordat het aantal keuzemomenten groter is geworden, er vaker een beroep wordt gedaan op

5 studieadviseurs, studentenpsychologen, loopbaanadviseurs en studentendecanen. Naargelang de differentiatie van het onderwijs toeneemt komen er meer keuzemomenten en neemt de vraag naar studieadvies toe. Ook een bindend studieadvies 2 of andere sturingsmechanismen hebben dit effect. Mede uit efficiency overwegingen is het belangrijk de advisering goed te organiseren en de verschillende vormen van studieadvisering goed en voor de potentiële gebruiker transparant op elkaar af te stemmen. Net als onderwijs, hoort studieadvisering van goed niveau te zijn. Dit project past binnen de onderwijsvisie omdat het juist dit wil bereiken. 1.7 Kwaliteit Een gebruikersevaluatie maakt deel uit van het project op twee manieren: 1. Het te ontwikkelen instrument zal worden gebruikt voor een eerste ronde in de kwaliteitszorg. 2. De resultaten zullen met studentenvertegenwoordigers, studieadviseurs, studentendecanen en psychologen, loopbaanadviseurs en relevante personen uit faculteiten om na te gaan op welke punten het instrument zou moeten worden bijgesteld en hoe het in de toekomst optimaal zou kunnen worden gebruikt. 1.8 Disseminatie Van disseminatie in de zin van uitrollen over de universiteit is in dit geval geen sprake. DSZ zal er zorg voor dragen dat alle hierboven vermelde belanghebbenden goed op de hoogte zijn van de kwaliteitszorg inzake studiebegeleiding en advisering op zich, van de uitkomsten, de analyses en de adviezen ter verbetering daarvan die het te ontwikkelen instrument oplevert. Periodiek zullen de resultaten worden teruggekoppeld naar alle belanghebbenden en waar nodig zullen adviezen ter verbetering worden geformuleerd. 2. Gewenste ondersteuning Onderwijscentrum VU Van het onderwijscentrum wordt gevraagd om ondersteuning bij de ontwikkeling van het kwaliteitszorginstrument, het uitvoeren van een try-out, het op grond van de tryout bijstellen van het instrument en het instrument optimaal toegankelijk maken voor de studenten. 2 Zo blijkt uit ervaringen in Rotterdam en Leiden en bij FPP-VU.

6 3. Projectstructuur (zie criteria projectstructuur) Officiële opdrachtgever voor het project is drs. F. Pijpers-Drenth, directeur van de Dienst Studentenzaken 3.1 Projectleider en medewerkers Naam Functie Afdeling Hanneke Hovenkamp/FSW Projectrol Projectleider studieadviseurs Uren p/w 3 Telefoon h.hovenkamp@fsw.vu.nl Jan van Gastel/CSL Projectleider DSZ/CSL j.van_gastel@dienst.vu.nl Dr. W van Os/Onderwijscentrum Projectbegeleider Onderwijscentrum w.vanos@ond.vu.nl Dr. R.W.J. meijer/studieadviseur Lid projectgroep Rwj.meijer@psy.vu.nl Tweede studieadviseur (nog niet rond) Lid projectgroep Begeleidingscommissie Namen, rol/verantwoordelijkheden/taken, titel, functie, afdeling Drs. F. Pijpers-Drenth, hoofd DSZ, voorzitter begeleidingscommissie Drs. J.H.M. van Gastel, hoofd CSL, projectleiding namens DSZ. Drs. H. Hovenkamp, studieadviseur FSW, coördinator universitair overleg studieadviseurs, projectleiding namens overleg van studieadviseurs. Drs. J. Nieuwenhuis, studentendecaan, lid begeleidingscommissie. Drs. J.M.C. Aalberts, portefeuillehouder onderwijs faculteitsbestuur FPP, lid begeleidingscommissie. Dr. W. van Os, medewerker kwaliteitszorg, Onderwijscentrum, projectbegeleider Onderwijscentrum. 4. Planning 4.1 Projectplanning Beoogde startdatum project: 1 september Beoogde einddatum project: 31 augustus 2008

7 4.2 Activiteitenplanning Maand Hoofdactiviteit Omschrijving Medewerker(s) Rol medewerker(s ) September Startbijeenkomst begeleidingscie; Vaststellen wat in p.v.a. komt. Eventueel aanpassen tijdpad Oktober Opstellen p.v.a. Verdeling taken Opstellen globale inhoud vragenlijst(en) 3 Alle leden begeleidingsgroep November - Vaststellen p.v.a. Go-no go Alle projectgroepleden Begeleidingscsie December Januari Februari Maart April Mei Werken aan instrument Als december, plus keuze en vaststelling vragenlijst Uitzetten vragenlijsten Analyse start verslaglegging rapportage en evaluatie Vaststellen eindverslag Nagaan of er een geschikt instrument is Opstellen conceptvragen -lijst Verwerken ingevulde vragenlijsten; opstellen outline rapportage en evaluatie Schrijven eindverslag met aanbevelingen Bespreking rapportage en evaluatie in begeleidingsgroep; vaststelling rapportage en evaluatie # FTE s 0.03 Leden projectgroep 0.03 Medew. Ond-VU Overige projectgroepleden Alle 0.06 projectgroepleden Begeleidingscommis sie Projectgroep 0.05 Alle projectgroepleden Alle projectgroepleden; Begeleidingscommis sie Projectgroep; Begeleidingscommissie Hiervoor is al voorwerk gedaan door een werkgroep uit het overleg van studieadviseurs.

8 Juni Juli Rapportage en implementatie Eventuele toelichting aan belanghebbenden; Eventuele onvoorziene uitloop Rapportage aan belanghebben den; Vaststellen hoe met het instrument gewerkt zal gaan worden begeleidingsgroep 0.03 Leden projectgroep 0.02 Augustus idem p.m. 5. Begroting Geef in een tabel volgens onderstaand schema aan welk deel van de kosten ten laste komt van de betrokken faculteit(en), voor welk deel een beroep wordt gedaan op personele ondersteuning door het Onderwijscentrum VU en wat de totale kosten zijn. PERSONEEL Fac. in fte # mnd Fac. in K OND in fte # mnd projectleiding onderwijskundige expertise technische expertise vakinhoudelijke expertise n.v.t. n.v.t. secretariële ondersteuning n.v.t. n.v.t. MATERIEEL hardware/ infrastructuur n.v.t. n.v.t. software n.v.t. n.v.t. TOTAAL

9 6. Ondertekening en datum De aanvraag dient door of namens het faculteitsbestuur of het diensthoofd ondertekend te worden, alsmede voor akkoord door het Onderwijscentrum VU. Namens de Dienst Studentenzaken, Namens het Onderwijscentrum VU Drs. F. Pijpers-Drenth Dr. W. van Os Datum: datum: