Projectvoorstel Grassroots VU

Transcriptie

1 1. Gegevens van de aanvrager Naam aanvrager: Faculteit: Sam van Loon (student), Niels Keijzer (student). FALW, Biomedische wetenschappen en Biologie adres: Functie: Bestuurslid Gyrinus natans Telefoon: Titel en korte beschrijving van het projectvoorstel Titel: Vutijdlijn.nl Projectbeschrijving: (maximaal 200 woorden) Momenteel bestaat er een VU-tijdlijn voor de studie Gezondheid en Leven. Wij zien het belang van een VU-tijdlijn in, en willen dit graag ook aan de studenten van Biomedische Wetenschappen en Biologie aanbieden, omdat het voor veel studenten niet duidelijk is wat voor belangrijke momenten er zijn tijdens de studieloopbaan. Op de VU-tijdlijn ziet de student in één oogopslag de belangrijkste momenten in de (nabije) toekomst (en verleden) met de mogelijkheid om bijbehorende informatie te zien. Er zal op de website ook een vragenforum zijn. Dit forum wordt bij G&L nog niet optimaal gebruikt. Wij zien de BMW-tijdlijn dan ook als een perfecte mogelijkheid om te experimenteren met een nieuw forum-format, dit kost echter tijd en geld, iets waar we deze beurs voor gebruikt zal worden. Op het forum kunnen studenten en docenten vragen stellen en antwoorden delen. Deze kunnen vervolgens beoordeeld worden op kwaliteit en nut. Hierdoor blijft de tijdlijn up to date. Op deze manier komen ook andere onderwerpen van interesse aan het licht. Ook is er de mogelijkheid een zoekfunctie te gebruiken. Wij gaan brainstormen met studenten over wat de meest praktische invulling en opmaak is van de VU-tijdlijn. Op deze manier hopen wij de

2 effectiviteit hiervan te verhogen. 3. Inzet in Onderwijs Hoe wordt [het project] ingezet in het onderwijs? (maximaal 200 woorden) De VU-tijdlijn biedt een overzicht van alle belangrijke momenten in de studie loopbaan, maar ook informatie over alle instanties binnen de VU, die belangrijk kunnen zijn voor een student. Er is vaak onduidelijkheid over bijvoorbeeld waar een student naartoe moet bij bepaalde problemen, klachten en informatie. Dit kan leiden tot frustraties en een lagere studententevredenheid. Een VU-tijdlijn biedt een perfecte manier om deze onduidelijkheden te verhelpen. Verder merken wij zelf als studenten dat er vaak onduidelijkheid is over belangrijke inschrijfmomenten, zoals bijvoorbeeld minor en master inschrijving en voorlichting. Het missen van deadlines, zoals die voor minorinschrijving kan al snel voor studievertraging zorgen. Dit kan perfect in de tijdlijn verwerkt worden. De VU-tijdlijn bestaat nu nog maar voor één studie, maar blijkt erg veel voordelen te bieden. Daarom willen wij een VU-tijdlijn opzetten voor onze studie, Biomedische Wetenschappen en Biologie. Met dit project willen wij laten zien dat een VU-tijdlijn gemakkelijk en effectief ingezet kan worden voor een andere studie. Verder zullen wij ook andere studies helpen met het opzetten van een VU-tijdlijn, door ze te laten zien hoeveel nut een tijdlijn heeft voor de studenten, onze ervaringen te delen en ze te trainen in het maken van de website zelf. 4. Concrete opbrengsten Welke concrete opbrengsten/resultaten verwacht u van het project? (maximaal 200 woorden) Wij willen duidelijkheid scheppen over alle belangrijke momenten, beslissingen en instanties waarmee studenten te maken krijgen tijdens hun studie loopbaan. Door de duidelijkheid die een VU-tijdlijn schept wordt het onderwijs verbeterd: problemen worden voor studenten makkelijker om op te lossen en omdat zij een overzicht hebben van toekomstige beslissingen kunnen zij hier eerder over nadenken. Zij zullen ook minder vaak de deadlines missen, wat voor desbetreffende instanties ook voordelig werkt (zoals bijvoorbeeld onderwijs inschrijvingen, een punt wat momenteel hevig in de discussie ligt). Verder zullen deze instanties door een VU-tijdlijn ook effectiever gebruikt worden. Een klacht zal bijvoorbeeld eerder de juiste instantie bereiken, wanneer een student ook weet waar hij met deze klacht heen moet. Een voorbeeld: De zoekterm studieklacht op vunet levert geen resultaten op. De pagina van de opleidingscommissie geeft aan dat deze voor

3 studieklachten gebruikt kan worden, maar een student zal hier zelf niet achter komen. Ook biedt de VU-tijdlijn door middel van een forum een mogelijkheid tot het stellen van vragen, waardoor deze vragen en antwoorden ook door andere studenten gezien zullen worden. Hierdoor zullen vragen niet meerdere malen gesteld hoeven worden bij bijvoorbeeld hogere VU instanties (zoals bijvoorbeeld het onderwijsbureau of de studieadviseur). 5. Overdraagbaarheid Hoe kunnen andere vakken en opleidingen met de resultaten van dit project hun voordeel doen? (maximaal 200 woorden) Door geïnteresseerden bij andere opleidingen te zoeken die een tijdlijn voor hun eigen studie willen maken kunnen wij hulp bieden bij het maken van tijdlijnen bij andere studies en kunnen wij streven naar een tijdlijn voor zo veel mogelijk studies. Verder streven wij naar het laten schrijven van een script waarmee de tijdlijn automatisch genereerd kan worden door studenten, zodat er voor elke studie een tijdlijn kan komen. Studenten kunnen dan simpelweg een datum en een event invoegen en deze kan vervolgens op kwaliteit beoordeeld worden. Doordat deze in de toekomst mogelijk automatisch gegeneerd kan worden hoeft er niet langer per opleiding een site gemaakt te worden, maar wordt dit heel eenvoudig door studenten gedaan. (het door studenten voor studenten principe) Het nut van de tijdlijn van G en L is al gebleken uit de enorme hoeveelheid hits die de site heeft behaald in het afgelopen jaar (bijna ) ons doel nu is om deze site voor meer studies beschikbaar te maken, zodat zo veel mogelijk mensen hier profijt van hebben. 6. Globale planning Hoe ziet globaal de planning eruit? (maximaal 200 woorden) Het doel is om in de maand januari met studenten en docenten (onder andere Nienke Stumpel) om de tafel te gaan en een overzicht te krijgen van alles wat zij nuttig vinden om op een dergelijke tijdlijn te hebben. Daarna kan een overzicht worden getekend en worden geëvalueerd door medestudenten. Zodra bekend is wat er allemaal op moet komen kan de website gemaakt worden. Deze zal door ons zelf gemaakt worden. De forums zullen worden gestart en vragen die tijdens de informatiewinning al naar boven kwamen zullen gepost worden met bijbehorende informatie en antwoord. Verder kunnen studenten zelf ook gelijk vragen en antwoorden gaan delen vanaf dit moment. Promotie wordt gestart zodat studenten van het bestaan weten van de

4 site en de studenten inzien wat zij er aan hebben. Een korte fase wordt verwacht waarin verbeteringen kunnen worden toegevoegd, evenals eventuele missende informatie. Ook kunnen foutjes worden weggewerkt en gebruikers krijgen de mogelijkheid hun mening te geven op de site, om deze zo goed mogelijk te maken (bijvoorbeeld: voorkeur over of alle jaren van de studie op één pagina onder elkaar staan of dat de voorkeur uitgaat naar aparte tabbladen voor elk jaar). De site moet in de toekomst uiteraard bijgehouden worden, iets waar wij eerst zelf de verantwoordelijkheid over nemen en later gaan wij een handleiding schrijven zodat dit door anderen overgenomen kan worden. Dit zal pas over een aantal jaren tijd zijn, en vergt tegen die tijd niet heel veel aandacht meer doordat studenten de vragen en antwoorden zelf up to date houden. Hierdoor zal het onderhoud tegen die tijd vrijwel alleen nog bestaan uit het verwijderen van niet langer kloppende antwoorden etc. 7. Haalbaarheid en risico s Hoe haalbaar is het project? Wij zien de haalbaarheid van het project erg hoog in. Er is al een begin gemaakt en het is duidelijk dat er behoefte is aan het project. Wat nu vooral moet gebeuren is de uitbreiding en verbetering, iets wat erg haalbaar is in onze ogen. De risico s schatten wij erg laag in, wij kunnen zelf geen risico s bedenken die aan dit project zitten. 8. Begroting Wgaat u het toegekende bedrag besteden? Een aardig deel van het bedrag zal worden gebruikt voor de benodigde plug-ins voor de site. Deze plug-ins zijn nodig om de site zo gebruikersvriendelijk mogelijk te maken, maar deze zijn vaak redelijk prijzig. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een VUnet ID plug-in (Erik Boon, via Danny Scholten), een Facebook login functie en een site-evaluatie plugin. Wij betalen voor serverkosten, dit kost 60 euro per jaar ( een substantieel deel van onze uitgaven zal dan ook hiervoor zijn, zodat er voor de komende jaren serverkosten betaald kan worden. Wanneer de site substantieel groter wordt, zullen deze kosten ook hoger worden. Er zal, naarmate de site groeit, behoefte komen aan expertise voor het onderhoud van de website, voor het testen van de plug-ins en het maken van back-ups. Het onderhoud van de tijdlijn zal bijvoorbeeld (in overleg)

5 bij de FSR, de USR of studievereniging komen te liggen. Iets waar zij mogelijk een tegemoetkoming voor zullen ontvangen. Graag zouden wij willen toetsen welke manier van community onderhoud het beste werkt, dus of het bijvoorbeeld beter werkt om hier elk jaar iemand voor verantwoordelijk te laten zijn of om iedereen de mogelijkheid te geven om dit te doen. Dit kost ook geld en tijd, omdat dit getoetst word met studenten, die wij graag een presentje willen geven voor hun tijd. Uiteindelijk is het doel dat er een script komt zodat de tijdlijn automatisch wordt gemaakt. Het schrijven van een dergelijk script kost duizenden euro s. Hiervoor zal dan ook geld apart worden gezet, zodat dit verwezenlijkt kan worden. Verder willen wij een bedankje geven aan studenten die ons helpen de tijdlijn te maken, aangezien zij toch een paar uur van hun tijd in het project steken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een cadeaubon. Om aan dit project te werken zou het erg fijn zijn als wij een simpele laptop of computer aan kunnen schaffen, zodat wij één computer hebben waar alles op staat wat wij nodig hebben. Aanvraagprocedure en sluitingsdata Om in aanmerking te komen voor een bijdrage stuurt u het aanvraagformulier volledig ingevuld uiterlijk 1 oktober 2015 naar N.R.Bos@vu.nl onder vermelding van Grassroots De uitslag wordt uiterlijk 15 oktober 2015 bekend gemaakt. Gedurende de uitvoering van het project dient u tweemaal een blogpost te schrijven waarin u verslag doet van de voortgang van het project. Er vinden gedurende de uitvoering van het project 3 bijeenkomsten plaats: een startbijeenkomst (1 november 2015), een tussentijdse bijeenkomst (29 februari 2016) en een slotbijeenkomst 28 juni (ovb). De vergoeding wordt na afloop van het project uitbetaald als u aan de verplichtingen heeft voldaan. Op 30 mei 2016 start een nieuwe aanvraagronde voor Grassroots. Deze is specifiek gericht op vakken in het eerste semester. De huidige ronde is gericht op vakken in het tweede semester.